Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Une action administrative est un enchaînement d’opérations réalisées par plusieurs services,
plusieurs postes. Chaque salarié peut intervenir sur différents documents.
Chaque document peut être utilisé par plusieurs salariés. Les documents circulent entre les
services, entre les salariés. Ils sont manipulés, transformés, classés, envoyés (aux clients,
fournisseurs, transporteurs, administrations, banques, etc.).
Les objectifs :
o conserver et protéger les informations ;
o stocker dans une base de données ;
o diffuser le bon document à la bonne personne ;
o gérer les droits d’accès, l’organisation des dossiers ;
o capturer tout type de document.
Le fichier est indexé grâce à des mots-clés. Il existe deux principaux types d’indexation :
o à partir de la lecture automatique des documents, le logiciel accordera au document un certain
nombre de mots-clés, qui le relieront à une base de données structurée ;
o la création pour chaque document une étiquette signalétique du document qui comportera un
certain nombre d’indications sur le document lui-même (date, émetteur, destinataire(s),
nature du document, mots-clés, etc.). Cette étiquette permettra au document d’être
simultanément diffusé dans l’entreprise, et archivé dans son dossier électronique.
Avantages :
o stockage hiérarchisé, exploitation et mise à disposition facilitées, traçabilité et diffusion des
documents améliorées, réduction du nombre de documents papier et fluidité de circulation de
l’information ;
o diminution de la consommation de papier.
4. Le rapport d’étape
Le rapport d’étape permet aux acteurs d’un projet de suivre son évolution et son état
d’avancement :
o en fonction des objectifs :
- Quelles phases ont été réalisées ?
- Quelles phases ont été réalisées partiellement ?
- Quelles sont les prochaines opérations ?
o en fonction des difficultés
- Quelles solutions sont mises en place ou envisagées ?