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1.

Exploiter un schéma de circulation des documents

 Plusieurs outils permettent de visualiser un processus.


o La fiche de processus : le processus est décomposé en tâches, chacune correspondant à une
opération. Les opérations sont numérotées (« qui fait quoi »).
o Le tableau de circulation des documents : il fait apparaître les personnes ou les services
concernés par le document. Les opérations y sont détaillées.
o Le diagramme de circulation des documents : c’est un schéma dans lequel sont utilisés des
symboles normalisés.

 Les outils de planification et de suivi du projet :


o Pour l’analyse préalable, on utilise le tableau d’avancement.
o Pour la planification, on utilise le réseau PERT.
o Pour le suivi, on utilise le PGI.

2. Repérer une opération dans un processus administratif

 Un processus peut se révéler complexe. L’entreprise veille à maîtriser chaque étape du


traitement, à identifier les salariés responsables, les documents utilisés.

 Une action administrative est un enchaînement d’opérations réalisées par plusieurs services,
plusieurs postes. Chaque salarié peut intervenir sur différents documents.

 Chaque document peut être utilisé par plusieurs salariés. Les documents circulent entre les
services, entre les salariés. Ils sont manipulés, transformés, classés, envoyés (aux clients,
fournisseurs, transporteurs, administrations, banques, etc.).

 La méthode d’analyse est celle du « QQOQCP » : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ?


Pourquoi ?
3. Automatiser le traitement de l’information

 Les objectifs :
o conserver et protéger les informations ;
o stocker dans une base de données ;
o diffuser le bon document à la bonne personne ;
o gérer les droits d’accès, l’organisation des dossiers ;
o capturer tout type de document.

 La GED (Gestion Électronique des Documents) permet d’organiser, de gérer et de distribuer


l’information et les documents électroniques produits et reçus, quel que soit leur format de
sauvegarde.

 Sa fonction est de capturer ou dématérialiser des documents, afin de gérer, indexer,


stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes
origines. Les documents sont numérisés et sont accessibles facilement via le réseau Internet
ou intranet.

 Le fichier est indexé grâce à des mots-clés. Il existe deux principaux types d’indexation :
o à partir de la lecture automatique des documents, le logiciel accordera au document un certain
nombre de mots-clés, qui le relieront à une base de données structurée ;
o la création pour chaque document une étiquette signalétique du document qui comportera un
certain nombre d’indications sur le document lui-même (date, émetteur, destinataire(s),
nature du document, mots-clés, etc.). Cette étiquette permettra au document d’être
simultanément diffusé dans l’entreprise, et archivé dans son dossier électronique.

 Avantages :
o stockage hiérarchisé, exploitation et mise à disposition facilitées, traçabilité et diffusion des
documents améliorées, réduction du nombre de documents papier et fluidité de circulation de
l’information ;
o diminution de la consommation de papier.

4. Le rapport d’étape

 Le rapport d’étape permet aux acteurs d’un projet de suivre son évolution et son état
d’avancement :
o en fonction des objectifs :
- Quelles phases ont été réalisées ?
- Quelles phases ont été réalisées partiellement ?
- Quelles sont les prochaines opérations ?
o en fonction des difficultés
- Quelles solutions sont mises en place ou envisagées ?