QUELLE EST LA STRATÉGIE DE

CONSERVATION À LONG TERME DES

DOCUMENTS NUMÉRIQUES DES
ENTREPRISES  ?
 Sommaire
 Introduction

 I. Les avantages de l’archivage électronique

pour une entreprise

 II. Les contraintes de l’archivage électronique

pour une entreprise

 III. Des moyens de conservation numériques

efficaces à plus ou moins long terme

 Les sources

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 Introduction :
INTRODUCTION
La conservation de documents et données numériques sont
un réel enjeu dans tous les domaines, aussi bien
professionnels que personnels. L’archivage est l’ensemble
des actions qui ont pour but de garantir l’accessibilité des
informations sur le long terme, qui doivent être conserver
pour des raisons règlementaires ou juridiques, voire
historiques ou culturelles. 
Dès la préhistoire, l’humain a commencé à stocker des
informations (les hiéroglyphes…). Puis les années 1940 ont
marqué les débuts du stockage numérique avec l’apparition
des premiers ordinateurs. De la carte perforée autrefois aux
solutions de stockage numériques de nos jours, de
nombreux supports apparaissent, en constante évolution
technologique.

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I. LES AVANTAGES DE
L’ARCHIVAGE
L’ a r c h i v a g e est essentiel pour
toute entreprise souhaitant conserver
son patrimoine économique et social.

Les raisons d’archiver des

documents produits par une
entreprise sont nombreuses. Elles
apportent la justification, la preuve
et l’explication à la fois des actions
passées et des décisions actuelles
q u i p e u v e n t e n d é c o u l e r.

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La conservation numérique permet :
- un gain de temps : elle rend l’accès aux documents plus efficaces et plus
rapide (en cas de contrôle fiscal par exemple), et donc génère une
économie du temps consacré au tri et à la recherche des documents.
- un gain de place : un disque SSD de 1 téraoctet par exemple contient les
informations d’une salle d’archives papier de plusieurs milliers de m², et
les grosses entreprises utilisent des serveurs encore beaucoup plus
puissants.
- la réduction des coût liés aux papiers (imprimer ou envoyer des factures,
contrats…).
- de sécuriser de l’accès aux archives : l’accès aux données est contrôlé,
tracé et donc mieux sécurisé (maintien de la confidentialité)
- de faciliter la manipulation des documents et le partage d’informations
(accessible depuis un terminal, donc qu’importe le lieu où l’on se trouve).
- de limiter les risques de destruction d’information occasionnés par des
incidents (feu,dégâts des eaux) grâce aux sauvegardes effectuées sur
d’autres supports
- de restituer l’information sur des supports variés (mails, ressources
partagées,
réseaux sécurisés,…)
- de conserver des archives qui ont une valeur patrimoniale afin de
préserver la mémoire de certaines entreprises
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Une entreprise a l’obligation d’archiver ses documents pendant une durée légale de conservation et en fonction de la
réglementation applicable dans son secteur d’activité.

Au niveau écologique, la conservation numérique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, du
recyclage des documents, des espaces de stockage, de la consommation énergétique,…

De ce fait, l’archivage électronique permet d’améliorer le fonctionnement de l’entreprise et sa productivité, tout en

étant écoresponsable.

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 II. Les contraintes de l’archivage
électronique pour une entreprise
Malheureusement l’archivage n’est pas sans défaut, et quelques
contraintes sont à déplorer. En effet, une fois les documents numérisés, il est
primordial de mettre en place une solution de gestion électronique des
documents (GED). Ce dispositif informatisé permet de gérer les documents et
les informations au sein d’une administration.
Pour cela :
- II est nécessaire d’encadrer et former le personnel pour intégrer ce nouveau
dispositif d’indexation des documents.
- Les serveurs de stockage doivent être installés dans un environnement
propre et en respectant des espaces entre les machines afin de prévenir la
détérioration des supports physiques (serveurs, NAS,…)
- Il faut utiliser un matériel performant qui nécessite un coût important à
l’achat.
- Il faut sécuriser les données à travers un système d’archivage électronique
(SAE) interdisant toute modification ou suppression d’un document sécurisé.
Cela garantit la sécurité des documents et une bonne conservation dans la
durée.
- Le réseau informatique de l’entreprise doit être sécuriser afin de se défendre
contre des virus, cyberattaques, vol de données,...
- Il faut programmer des purges périodiques des documents les plus
anciens. Elles peuvent varier d’un document à l’autre en fonction de la
valeur réglementaire des documents stockés.

Le concept de zéro papier est considéré comme une démarche

écologique, néanmoins on observe des effets rebonds. Les data centers sont
très énergivores. Selon Guillaume Pitron (journaliste spécialiste en
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géopolitique) : si le cloud était un pays, il se classerait au cinquième rang

Les systèmes de stockage existants sont soumis à des
contraintes de durée de vie, detaille…. Les chercheurs tentent
de développer de nouvelles solutions qui permettraient de
réduire ces contraintes.
Des solutions existent déjà pour permettre d’archiver sur
le très long terme. Par exemple, les disques Milleniata
permettent de conserver des données sur de très longues durées
(entre 100 et 1000 ans). De plus, depuis plusieurs années, la
possibilité de stocker des données dans de l’ADN synthétique
est à l’étude par les chercheurs.
III. Des moyens de conservation
efficaces à plus ou moins long terme
Ces dernières années, les entreprises et administrations connaissent une
croissance progressive des documents et données à gérer et donc des moyens de
stockage.
L’archivage électronique s’est démocratisé et est de plus en plus mis en
pratique dans ces organismes.
Mais il doit répondre à diverses exigences (durée de conservation, stockage…)
qui varient selon les entreprises et leurs besoins.
Il existe divers types de moyen de conservation à utiliser à des fins
professionnelles, mais aussi pour tout individu à titre privé :
- Les solutions matérielles légères : ce sont les disques durs, les clefs USB,
CDRom, … (insuffisant pour les entreprises). Il s’agit de copier les données sur un
autre support, comme des photos par exemple
- Le Cloud : il recouvre l’ensemble des solutions de stockage distant. Ici, les données
sont disponibles sur des serveurs délocalisés et sont accessibles par internet.
- Les serveurs internes : ce sont des ordinateurs reliés à Internet ou à l’Intranet qui
permettent de stocker différents documents (utilisé principalement par les entreprises)
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 Sources :
Archivage électronique : avantages et inconvénients - Reisswolf

Les avantages et inconvénients de l’archivage | Lire l'article | Numerize

Archivage en Cloud : les points à considérer avant de se lancer | LeMagIT

Archivage des documents en Entreprise : Bon à savoir | SGA

Quels sont les avantages du format archive ? - cristeal.com