LIVRE BLANC

Tout savoir sur

l’archivage électronique
 TOUT SAVOIR SUR L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE - Livre blanc Numen

Sommaire
EDITO : Vers une ère nouvelle de l’archivage électronique
INTRODUCTION

A quels besoins répond un système d’archivage électronique (SAE) ?.......7

Quelle différence entre archivage et hébergement de données ?.............8

1. Infrastructure HDS vs. archivage des données de santé :
Le système d’archivage quelle différence ? .................................................................................9
électronique (SAE) De quoi est constitué un système d’archivage électronique ? ..................10

Quelles sont les normes en vigueur en matière de SAE ?..........................11

Système d’archivage électronique : un projet lourd et complexe ?...........12

De quoi est constitué un coffre-fort numérique ?....................................14

Est-il possible d’utiliser un coffre-fort numérique pour

archiver des documents ?......................................................................15

Les services de coffre-fort numérique sont-ils encadrés par la loi ?.........16

2. Quelles normes pour le composant coffre-fort numérique ?....................16

Le coffre-fort Que dit le réglement eiDAS au sujet du coffre-fort numérique ?..............18
numérique (CFN)
Quels documents est-il possible d’archiver dans un
coffre-fort numérique ?.......................................................................20

Les atouts du coffre-fort numérique......................................................21

Le coffre-fort numérique : quelles différences avec un drive

ou avec une GED ?...............................................................................22

Synthèse comparative SAE vs. CFN

CONCLUSION

Infographie Numen x Archimag

A PROPOS DE NUMEN

2
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Vers une ère nouvelle de

l’archivage électronique

Edito
L’archivage électronique est un enjeu majeur pour les
entreprises à l’ère numérique. Alors que la transition vers
des processus numériques s’accélère, il devient essentiel de
garantir la préservation et la disponibilité des données et
documents essentiels. C’est dans ce contexte que nous vous
présentons ce livre blanc dédié à l’archivage électronique,
un guide exhaustif pour les entreprises françaises en quête
de solutions adaptées.

Dans le paysage de l’archivage

électronique en France, deux
solutions majeures se démarquent :
le Système d’Archivage Électronique
(SAE) et le Coffre-Fort Numérique
(CFN). Chacune de ces solutions
offre des avantages spécifiques et
s’inscrit dans un cadre réglementaire
rigoureux, garantissant la conformité
et la sécurité des données archivées.
Ce livre blanc aborde en détail les
aspects juridiques et réglementaires
de l’archivage électronique, fournissant
ainsi aux entreprises un aperçu clair des
obligations auxquelles elles doivent se
conformer.

L’archivage électronique est une étape cruciale dans la

transformation numérique des entreprises. Le livre blanc
que nous vous présentons ici offre une vision d’ensemble
complète des solutions disponibles sur le marché français.
Nous espérons qu’il vous guidera dans votre démarche
d’archivage électronique, en vous aidant à faire les choix les
plus éclairés et les plus pertinents pour votre entreprise.

L’avenir est numérique, et l’archivage électronique en est

la pierre angulaire. C’est le moment idéal pour explorer les
possibilités offertes par ces solutions et assurer la pérennité
de vos précieuses données et documents d’entreprise.

3
48%
des entreprises n’ont pas de
politique d’archivage
clairement définie
Enquête Archimag x Numen - mars 2023
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Introduction
Les entreprises privées
Il n’y a pas d’obligation légale universelle
pour les entreprises privées de mettre en
place une solution d’archivage électronique.
Cependant, dans certaines situations
spécifiques, il peut y avoir des obligations
légales ou réglementaires pour les entreprises
de conserver et de stocker certains types de
données.
Certaines réglementations fiscales ou
comptables peuvent, en effet, exiger que
les entreprises conservent leurs documents
financiers pendant une certaine période, et
les lois sur la protection des données peuvent
exiger que les entreprises conservent les
données personnelles de leurs clients
pendant une certaine période.
Les organisations publiques
L’archivage électronique est obligatoire pour
les acteurs publics, du moins dans la plupart
des pays européens. Ces derniers ont des
obligations légales et réglementaires strictes
en matière de gestion et de conservation
des documents, y compris des documents
électroniques.
En France, la loi n°2016-1321 du 7 octobre
2016 pour une République numérique
impose aux administrations publiques
d’assurer la conservation des documents
électroniques et des données qui ont
une valeur juridique ou probante. Cette
loi impose également que les documents
électroniques soient conservés dans des
5
Les entreprises peuvent par ailleurs avoir
intérêt à mettre en place une solution
d’archivage électronique pour des raisons
opérationnelles, de conformité ou de gestion
des risques. Il est donc important pour
chacune d’elles de comprendre les exigences
légales et réglementaires applicables à leur
activité et de mettre en place des pratiques
de gestion des documents qui répondent à
ces exigences.
conditions garantissant leur intégrité, leur
pérennité et leur lisibilité.
En outre, de nombreux pays ont adopté des
lois ou des normes relatives à l’archivage
électronique, telles que la norme ISO 14641
ou la norme européenne ETSI TS 102 778,
qui énoncent les exigences relatives à la
conception et à l’exploitation de systèmes
d’archivage électronique.
Les acteurs publics ont donc l’obligation de
mettre en place des systèmes d’archivage
électronique conformes aux exigences
légales et réglementaires applicables dans
leur pays.
 LA GESTION DES COURRIERS SORTANTS - Livre blanc Numen

LE SYSTÈME D’ARCHIVAGE
1.
Les flux de courrier au sein de l’entreprise
ÉLECTRONIQUE
entrants, circulants et sortants (SAE)

Schéma / illustration

Exemple d’une gestion maîtrisée des flux de documents

Avant tout, il convient de

distinguer les trois types
de flux de documents
au sein d’une entreprise :
les flux entrants, circulants
et sortants.

XX
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A quels besoins répond un système d’archivage

électronique (SAE) ?

Stockage à long terme

Les organisations ont besoin de stocker les données et les documents pour une période
prolongée, souvent pendant plusieurs années, voire plusieurs siècles. Un système d’archivage
électronique permet un stockage à long terme de ces données, tout en garantissant leur
intégrité (non altération) et leur lisibilité.

Amélioration de l’efficacité opérationnelle

La gestion d’un grand nombre de documents issus de différentes sources et disponibles dans de
nombreux formats est aussi une gageure. D’autant que ces documents doivent être facilement
accessibles pour les utilisateurs autorisés. Un système d’archivage électronique permet une
gestion efficace de ce patrimoine documentaire, grâce à des fonctionnalités de versement,
d’indexation et recherche adaptées.

Conformité réglementaire

Les organisations sont par ailleurs soumises à des obligations légales et réglementaires en
matière de conservation de documents, notamment pour des raisons fiscales, comptables ou
juridiques. Un système d’archivage électronique leur permet de répondre à ces exigences et
d’être conforme à la réglementation en vigueur.

Réduction des coûts

La gestion des documents papiers peut très vite s’avérer coûteuse, en termes de stockage, de
manipulation et de gestion de l’espace physique. Un système d’archivage électronique permet
de réduire ces coûts et d’éviter les problèmes d’espace, en assurant un stockage numérique
des documents.

Sécurité des données

Dans un environnement digital soumis à de nombreuses menaces, les organisations ont besoin
de protéger leurs données sensibles et confidentielles, notamment les données personnelles
des clients et les données financières. Un système d’archivage électronique permet de renforcer
la sécurité de ces données grâce à des fonctionnalités de contrôle d’accès, de sauvegarde et de
récupération, ainsi qu’à des mesures de protection contre les accès non autorisés.

7
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Quelle différence
entre archivage et
hébergement de
données ?

L’archivage de données et l’hébergement de données sont deux concepts différents, bien qu’ils
puissent parfois être liés.

L’archivage de données fait référence à la conservation à long terme de

données importantes, qui ne sont pas souvent consultées mais qui doivent
être conservées pour des raisons légales, réglementaires ou historiques.

L’hébergement de données, en revanche, fait référence au stockage et à la

gestion de données sur des serveurs accessibles via Internet ou un réseau
local. Les données hébergées peuvent être régulièrement consultées et mises
à jour.

Bien que les deux concepts soient liés à la gestion des données, l’archivage est davantage
axé sur la conservation à long terme de données engageantes, tandis que l’hébergement est
davantage axé sur la fourniture de services d’accès et de gestion des données.

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Infrastructure HDS vs. archivage des données de santé :

quelle différence ?

La certification HDS (ou Hébergeurs de L’archivage des données de santé est un

Données de Santé) permet à un hébergeur
de garantir la sécurité et la confidentialité
des données de santé qu’il conserve et traite.
Cette certification HDS a pour objectif de
garantir la fiabilité d’un partenaire potentiel.
service qui permet de stocker des données
de santé à caractère personnel pour une
durée déterminée, conformément à la
réglementation en vigueur. L’objectif de
l’archivage est de conserver les données de
santé à des fins légales, médico-légales ou
de recherche, une fois que ces données ne
sont plus nécessaires à la prise en charge
médicale du patient.

En résumé, l’hébergement des données de santé

concerne le stockage et la gestion des données de
santé actives, tandis que l’archivage des données
de santé concerne le stockage à long terme des
données de santé inactives.

9
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De quoi est constitué un système d’archivage électronique ?

Une infrastructure de stockage

Cette infrastructure peut être constituée d’un ou plusieurs serveurs, de disques durs (HDD ou
SSD), de bandes magnétiques (LTO) ou de stockage cloud, selon les besoins de l’organisation.

Un logiciel de gestion de contenu

Celui-ci permet l’indexation, la classification, la recherche et la récupération des documents
électroniques présents dans le système d’archivage électronique.

Des métadonnées
Il s’agit des informations descriptives associées aux documents archivés, telles que la date de
création, le nom de l’auteur, le type de document, le numéro de version, etc. Les métadonnées
sont utilisées pour faciliter la recherche et la récupération des documents.

Des protocoles de sécurité

Les protocoles de sécurité sont mis en place pour protéger les documents archivés contre
l’accès non autorisé, la perte de données ou la corruption. Ces protocoles peuvent inclure des
mesures de contrôle d’accès, de cryptage, de sauvegarde et de récupération de données.

Des processus et des politiques

Les processus et les politiques définissent les règles et les procédures pour la gestion des
documents électroniques versés dans le système d’archivage électronique. Ils déterminent
qui a accès aux documents, comment les documents sont classés et archivés, comment les
documents sont récupérés et comment ils peuvent être éliminés à la fin de leur DUA (Durée
d’Utilité Administrative). Il s’agit de la durée durant laquelle les documents d’archives doivent
être conservés à des fins de consultation et d’utilisation. Durant cette durée minimale de
conservation à respecter, les documents archivés ne peuvent être détruits.
Un SAE nécessite une organisation adaptée aux métiers de l’archivage. De plus, des protocoles
de conversion doivent être mis en place pendant toute la durée de conservation en cas
d’évolution des technologies cryptographiques.

Intégrité
La norme NF 42-020 établit des exigences en matière de conservation, d’intégrité et de
traçabilité des opérations.

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Quelles sont les normes en vigueur en matière de SAE ?
ISO 14721 : 2012
Cette norme définit un modèle de référence
pour un système ouvert d’archivage
d’information (OAIS). Elle établit un système
pour archiver l’information (numérique ou
physique) avec une organisation adaptée
qui accepte la responsabilité de préserver
l’information et de la rendre disponible sur
le long terme (période suffisamment longue
pour être soumise à l’impact des évolutions
technologiques).
ISO 14641-1
Cette norme définit les exigences et les
recommandations pour la conception,
l’implémentation et le fonctionnement d’un
système d’archivage électronique.
ISO 15489-1
Cette norme fournit des lignes directrices
pour la gestion des documents et des
enregistrements dans une organisation. Elle
inclut des recommandations pour l’archivage
électronique.
ISO 19005-1
Cette norme énonce les exigences pour
la création, la conservation et l’utilisation
des documents électroniques à des fins
d’archivage à long terme.
11
ISO 27001
Cette norme énonce les exigences pour la
mise en place d’un système de gestion de
la sécurité de l’information. Elle inclut des
recommandations pour la protection des
documents électroniques stockés dans un
système d’archivage électronique.
NF Z42-013
Cette norme française AFNOR NF Z42-013
devenue une norme internationale (ISO
14641-1) porte sur les spécifications pour la
conception et l’exploitation des systèmes
informatiques utilisés pour l’archivage
électronique.
NF 461
Notez enfin que depuis 2021, pour pouvoir
offrir un service d’archivage électronique
pour les archives courantes et intermédiaires,
la solution doit être certifiée NF 461.
Cette certification formalise les exigences
fonctionnelles, organisationnelles et en
matière d’infrastructure pour la conception
et l’exploitation d’un SAE.
Agrément SIAF
Cet agrément délivré par le Service
Interministériel des Archives de France
permet de contrôler l’ensemble des garanties
que doivent fournir les prestataires, pour
la conservation d’archives publiques
courantes et intermédiaires sur support
numérique et papier. Le service doit être
certifié NF 461 pour obtenir l’agrément.
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Système d’archivage électronique : un projet lourd et
complexe ?
Malgré ses bienfaits sur la conservation à long
terme, un système d’archivage électronique
présente quelques inconvénients majeurs
dont :
Coût élevé
La mise en place d’un système d’archivage
électronique peut représenter un coût élevé
en raison de l’infrastructure de stockage,
du logiciel de gestion de contenu, des
processus, des politiques, des normes et
réglementations nécessaires pour garantir
la sécurité et la confidentialité des données
archivées.
Complexité
La mise en place et la gestion d’un système
d’archivage électronique peuvent s’avérer
complexes en raison de la nécessité de
respecter les normes et les réglementations,
de concevoir et de mettre en place une
organisation adaptée, des processus,
des politiques, et de gérer le stockage, la
récupération et la suppression des données.
Risques de sécurité
Comme pour tout système informatique,
les données archivées dans un SAE peuvent
aussi être vulnérables aux cyberattaques,
aux erreurs humaines et aux défaillances
techniques, ce qui peut entraîner des pertes
ou des violations de la confidentialité.
Obsolescence technologique
Le SAE doit maintenir dans le temps la
lisibilité des données qu’il abrite. Sauf que
les technologies cryptographiques utilisées
pour l’archivage électronique évoluent très
vite et peuvent devenir obsolètes, ce qui
peut rendre les données archivées illisibles
ou difficiles à récupérer. Des protocoles de
conversion doivent être implémentés pour
garantir la lisibilité des données dans le
temps.
12
Risques de conformité
Les réglementations en matière d’archivage
électronique peuvent évoluer au fil du temps,
ce qui peut rendre les systèmes existants non
conformes. Les organisations doivent donc
être vigilantes et s’assurer que leur système
d’archivage électronique reste conforme
aux normes et réglementations en vigueur.
Ressources et compétences humaines
Même si un archiviste n’est pas obligatoire, la
gestion efficace d’un système d’archivage
électronique nécessite une organisation,
des compétences et des connaissances
spécifiques. Il est donc recommandé de
disposer d’une personne ou une équipe
responsable de la gestion des données
archivées. Celle-ci doit être formée et qualifiée
pour gérer efficacement l’ensemble des
processus d’archivage électronique (collecte,
traitement, conservation, récupération et
suppression des données). Un archiviste
peut apporter une expertise supplémentaire
dans la gestion des documents et des
enregistrements, notamment en matière de
respect des normes et des réglementations
en vigueur, de mise en place de politiques de
conservation des documents, de planification
de la gestion à long terme des données et de
sort final (destruction des documents, droit
à l’oubli, etc.).
Contrainte de format
Les données versées dans un SAE doivent
être impérativement dans un format
spécifique (SEDA).
 LE COFFRE-FORT
2. NUMÉRIQUE (CFN)
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De quoi est constitué un coffre-fort numérique ?

Par analogie avec le monde physique, le coffre-fort numérique s’apparente à un tiroir sécurisé
permettant de construire une salle des coffres. Il y a donc bien deux concepts derrière ce terme
“coffre-fort numérique” : un “service” permettant d’archiver en toute sécurité des documents
qui permettront ultérieurement à son propriétaire de faire valoir ses droits et un “composant”
à intégrer dans une application.

Sur le plan purement technologique, le coffre-fort numérique s’appuie sur plusieurs briques
dont :

Une plateforme de stockage

Il s’agit de l’infrastructure sur laquelle les données sont stockées. Celle-ci
peut être composée de disques durs, de serveurs, de systèmes de stockage
en réseau ou de solutions cloud.

Des dispositifs de sécurité

Le coffre-fort numérique doit intégrer des mesures de sécurité robustes pour
protéger les données stockées, telles que des protocoles d’authentification
forte, de chiffrement des données, de pare-feu et de surveillance de la
sécurité.

Des interfaces
Les interfaces sont les moyens par lesquels les utilisateurs accèdent et
interagissent avec le coffre-fort numérique. Les interfaces peuvent inclure
des applications mobiles, des portails web, des API, des extensions de
navigateur ou des intégrations avec d’autres systèmes.

Intégrite
La norme NF 42-020 établit des exigences en matière de conservation,
d’intégrité et de traçabilité des opérations.

L’importance de l’interopérabilité
Le coffre-fort numérique doit être en mesure de communiquer avec
d’autres systèmes pour faciliter l’échange de données et l’intégration avec
des applications tierces, telles que les logiciels de gestion de documents,
les applications de signature électronique ou les systèmes de facturation
électronique.

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Est-il possible d’utiliser un coffre-fort numérique pour
archiver des documents ?
Oui, il est possible d’utiliser un coffre-fort
numérique pour archiver des documents
électroniques. Un coffre-fort numérique
(CFN) est un dispositif de stockage sécurisé
et protégé par un système de cryptage
qui permet de stocker et de partager des
documents électroniques sensibles de
manière fiable.
Les coffres-forts numériques sont souvent
utilisés par des individus dans la vie courante
comme un espace personnel sécurisé. Ce qui
leur permet de stocker des documents tels
que des factures, des contrats, des fiches de
paie, des relevés bancaires, des documents
d’identité, etc. Ces documents sont
conservés dans un environnement crypté
et protégé par des mécanismes de sécurité
pour empêcher tout accès non autorisé.
15
Si la conservation à court terme est souvent
privilégiée, les coffres-forts numériques
peuvent être utilisés par les entreprises
comme un espace professionnel sécurisé
accessible à un groupe de personnes pour
archiver des documents à long terme
avec moins de contraintes qu’un SAE. Ils
constituent également une solution pratique
pour partager des documents avec des tiers,
comme des partenaires commerciaux ou
des clients. Ils sont par ailleurs accessibles
depuis différents terminaux (ordinateur,
smartphone, etc.), via une interface en ligne
facile à utiliser.
Notez que l’utilisation d’un coffre-fort
numérique pour l’archivage de documents
doit être conforme aux normes et
réglementations en vigueur en matière
d’archivage électronique.
39%
des entreprises ne
connaîssent pas les
caractéristiques et usages
du CFN.
Enquête Archimag x Numen - mars 2023
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Les services de coffre-fort numérique sont-ils encadrés par

la loi ?

Le coffre-fort numérique est encadré par la loi :

• L’article L103 du code des Postes et des communications électroniques (CPCE), relatif aux
prestataires de services de confiance.
• L’article L122-22 du code de la consommation.
• Le Décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de
coffre-fort numérique.
• Le Décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 relatif aux conditions de récupération des
documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique.

Les coffres-forts numériques sont considérés comme des moyens de stockage de données
personnelles, et sont donc soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
de l’Union Européenne.

Quelles normes pour le composant coffre-fort numérique ?

Il existe des normes pour le coffre-fort numérique, qui garantissent la qualité et la sécurité des
services proposés par les fournisseurs de coffres-forts numériques dont :

ISO/IEC 27001 ISO/IEC 27002

est un standard international qui spécifie les
exigences pour la mise en place, la mise en
œuvre, la maintenance et l’amélioration d’un
système de management de la sécurité de
l’information (SMSI). Cette norme garantit
que le fournisseur de coffre-fort numérique
dispose d’un système de gestion de la
sécurité de l’information efficace et conforme
aux normes internationales.
est une norme complémentaire à la norme
ISO/IEC 27001, qui fournit un ensemble de
bonnes pratiques en matière de sécurité
de l’information. Cette norme fournit un
cadre pour la mise en œuvre de mesures de
sécurité de l’information efficaces et pour la
gestion des risques associés.

NF Z42-020

est une norme française qui propose les « spécifications fonctionnelles d’un composant
coffre-fort numérique (CCFN) destiné à la conservation d’informations numériques dans des
conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps ». La norme Z42-020 traite
uniquement du “composant”. Elle présente des avantages en matière de :

• Conformité : La norme NF Z42-020 garantit que le système d’archivage électronique est

conforme aux exigences légales et réglementaires françaises en matière de conservation
des documents électroniques.

16
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• Sécurité : La norme NF Z42-020 définit les mesures de sécurité nécessaires pour protéger
les documents électroniques contre tout accès non autorisé, tout risque de destruction, de
falsification ou de vol.

• Intégrité : La norme NF Z42-020 décrit dans quelles conditions les objets numériques
doivent être conservés afin de garantir leur intégrité dans le temps.

• Interopérabilité : La norme NF Z42-020 permet l’interopérabilité entre différents systèmes

de gestion documentaire, facilitant ainsi l’échange de documents entre les différentes
parties prenantes.

Certification NF Logiciel 203 Composant coffre-fort numérique

est une certification délivrée par l’AFNOR (Association française de normalisation) qui atteste
que le composant logiciel de coffre-fort numérique répond aux exigences de sécurité de la
norme NF Z42-020. Ses avantages sont multiples :

• Garantie de sécurité : La certification atteste que le composant logiciel respecte les

exigences de sécurité de la norme NF Z42-020, ce qui offre une garantie de sécurité aux
utilisateurs.

• Conformité réglementaire : La certification NF Logiciel 203 Composant coffre-fort

numérique (CCFN) est reconnue par les autorités françaises et européennes comme un
moyen de garantir la sécurité des données sensibles. Elle permet donc de se conformer aux
réglementations en matière de protection des données.

• Amélioration de la crédibilité : La certification atteste de la qualité et de la fiabilité du

composant logiciel, ce qui améliore la crédibilité de l’entreprise qui le développe et la
confiance que les utilisateurs peuvent accorder à ce dernier.

• Avantage concurrentiel : La certification constitue un avantage concurrentiel pour les

entreprises qui proposent des coffres-forts numériques, en leur permettant de se démarquer
de la concurrence et de renforcer leur image de marque.

La Loi pour une République numérique d’octobre 2016

Vers une prévoit une certification des services de coffre-fort
numérique par l’Agence Nationale de la Sécurité des
Systèmes d’Information. Celle-ci est encore en cours
certification d’élaboration. Une fois en vigueur, les services de coffre-
fort numérique bénéficieront d’une certification de même
de l’ANSSI nature que celle en vigueur pour les services de tiers-
archivage avec la certification AFNOR NF 461.

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Que dit le règlement

eiDAS au sujet du
coffre-fort
numérique ?

Le règlement eIDAS (Electronic Les coffres-forts numériques peuvent être

IDentification, Authentication and trust
Services) est un règlement de l’Union
européenne qui vise à renforcer la confiance
dans les services électroniques en Europe.
En ce qui concerne les coffres-forts
numériques, le règlement eIDAS prévoit des
dispositions spécifiques pour les services de
confiance qualifiés.
Selon le règlement eIDAS, un service de
confiance qualifié est un service électronique
qui remplit certaines conditions spécifiques
en matière de sécurité et d’authentification.
considérés comme des services de confiance
qualifiés s’ils respectent ces critères.
Le règlement eIDAS établit également des
normes pour les prestataires de services
de confiance qualifiés, notamment en ce
qui concerne la confidentialité, l’intégrité,
la disponibilité et la traçabilité des données
stockées. Ces derniers doivent également
respecter des exigences spécifiques en
matière d’identification et d’authentification
des utilisateurs.

En résumé, le règlement eIDAS reconnaît la valeur juridique

des coffres-forts numériques en tant que services de confiance
qualifiés et établit des normes pour leur utilisation en Europe.
Les coffres-forts numériques qui respectent ces normes peuvent
être utilisés pour stocker des données confidentielles et sensibles
en toute sécurité.

18
59%
des entreprises n’utilisent le
CFN que pour transmettre et
stocker les bulletins de paie
des collaborateurs
Enquête Archimag x Numen - mars 2023
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Quels documents est-il possible d’archiver dans un coffre-

fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est un dispositif polyvalent qui peut être utilisé pour archiver
différents types de documents et de fichiers électroniques dont :

Les documents civils et commerciaux Les données d’entreprise

Contrats, déclarations de douane, documents Statuts, comptes annuels, registre de titres,

de transport de marchandise, dossiers registre de procès-verbaux d’assemblées et
d’avocat, documents bancaires, etc. de conseils d’administration, rapports des
commissaires aux comptes, etc.

Les pièces comptables et Les données RH

les documents fiscaux
Bulletins de salaire, registres du personnel,
Factures, bons de commande, bons de contrats de travail, primes, indemnités,
livraison, livres d’inventaire, livres, registres, soldes de tout compte, régimes de retraite,
déclarations, etc. mutuelle, déclarations d’accident du travail,
etc.

Il est important de noter que certains types de documents peuvent être soumis à des
réglementations spécifiques en matière de conservation et de confidentialité, comme
les données personnelles ou les documents comptables et fiscaux.

20
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Les atouts du coffre-fort numérique
Sécurité
Il n’existe pas de système informatique
totalement inviolable. Cependant, les
coffres-forts numériques sont conçus pour
offrir une sécurité maximale et protéger
les données stockées contre les attaques et
actes malveillants. Ils bénéficient de mesures
de sécurité strictes, telles que le chiffrement
des données, l’authentification forte et
des pare-feu pour protéger les données
contre les menaces (phishing, malwares,
ransomwares, etc.).
Accessibilité
Les documents archivés dans un coffre-fort
numérique sont accessibles à tout moment
et de n’importe où. Ils peuvent être consultés
à partir d’un ordinateur ou d’un smartphone,
à condition d’avoir une connexion Internet.
Les coffres-forts numériques sont conçus
pour être facilement utilisables par les
utilisateurs finaux. Ils sont généralement
dotés d’interfaces conviviales et intuitives,
ce qui permet aux utilisateurs de stocker,
de partager, de récupérer et de gérer leurs
données en toute simplicité.
Interopérabilité
Le coffre-fort numérique est capable de
fonctionner avec différents protocoles
de communication, formats de données
et systèmes d’exploitation. Ses capacités
natives d’interfaçage garantissent le dépôt,
la collecte et le partage d’informations
en toute sécurité. Cette interopérabilité
constitue un pilier fondamental pour assurer
la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité
des informations archivées.
Traçabilité/Suivi
Le coffre-fort numérique permet
généralement de tracer les opérations
effectuées. Il est ainsi possible de connaître
Autant d’atouts qui font du coffre-fort numérique un outil utile pour les entreprises qui cherchent
à gérer efficacement leurs documents électroniques.
21
l’historique de toutes les actions réalisées
sur les documents, telles que le dépôt, la
visualisation et la suppression. Le suivi des
opérations permet par exemple de détecter
les activités suspectes et de retracer toutes
les actions effectuées en cas de besoin, par
exemple pour répondre à des demandes de
conformité réglementaire ou pour enquêter
sur des incidents de sécurité.
Capacité
Les capacités de stockage d’un coffre-
fort numérique peuvent aller de quelques
gigaoctets seulement à plusieurs téraoctets,
voire plus. Comme tous les systèmes de
stockage en ligne, il est important de noter
que la capacité de stockage d’un coffre-
fort numérique ne doit pas être considérée
comme illimitée. Les utilisateurs doivent donc
prendre en compte la quantité de données
qu’ils stockent pour éviter de dépasser la
capacité maximale.
Gain de temps
Le coffre-fort numérique permet de stocker
et de rechercher facilement les documents
électroniques. Ces derniers peuvent être
consultés rapidement, sans avoir à chercher
dans des dossiers papiers ou dans des
fichiers électroniques dispersés dans
plusieurs systèmes.
Économie de coûts
Le coffre-fort numérique permet de réduire
les coûts liés à la gestion de documents
papier, tels que l’achat d’armoires sécurisées,
les frais de stockage et les frais d’archivage
dans des locaux verrouillés par digicode, etc.
Conformité
En utilisant un coffre-fort numérique, les
entreprises peuvent se conformer aux
exigences réglementaires en matière de
conservation des documents électroniques.
 TOUT SAVOIR SUR L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE - Livre blanc Numen

Le coffre-fort numérique : quelles différences avec un

drive ou une GED ?

CFN vs Drive

Bien que pratique et efficace, le drive ne
permet pas une conservation à vocation
probatoire des documents. Sans compter
que la plupart des drives ne proposent
pas de chiffrement et ne garantissent
pas la confidentialité des données. Le
CFN, lui, garantit l’intégrité, la pérennité,
la traçabilité et la sécurité des documents
et données qu’il abrite. Il s’agit également
d’une solution de conservation sécurisée
garantissant la préservation de leur valeur
probatoire dans le temps. Le drive doit être
réservé aux documents peu engageants ne
nécessitant pas de garantie forte en matière
de confidentialité.

49% des entreprises estiment que l’archivage

numérique est une étape à optimiser prioritairement.
Etude Markess by Exaegis - Les défis de la gestion de contenus pour une meilleure
gouvernance de l’information - 2023

CFN vs GED

La GED (Gestion Electronique de rédaction. Mais il s’agit d’un simple espace

Documents) constitue un espace central
permettant aux entreprises de créer, éditer,
collaborer, valider et stocker des documents.
Aussi, leurs différentes versions sont ainsi
conservées tout au long du processus de
de stockage. Le coffre-fort numérique, lui,
est complémentaire à un logiciel de GED
et peut donc prendre le relais pour archiver
les documents et les conserver sur le long
terme.

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 SYNTHÈSE COMPARATIVE
3. SAE VS. CFN

23
 TOUT SAVOIR SUR L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE - Livre blanc Numen

Le CFN et le SAE sont des services qui garantissent la conservation sécurisée et l’intégrité des
documents électroniques sur des durées de conservation légales. Mais de grandes différences
sont à prendre en compte pour choisir la solution qui répondra le mieux aux besoins de votre
organisation. Voici un tableau qui synthétise les différences notables et fondamentales entre
ces deux solutions.

SAE CFN

Vocation probatoire

Conservation de l’intégrité pendant

des siècles (support de ré-encryptation
si changement de technologie)

Conservation à échelle de 50 ans

Conservation éternelle des documents

patrimoniaux nationaux

Mise en place sans changements

d’organisation profonds

Besoin d’archivistes

Opérer vous-même votre système de

conservation (sans devenir un tiers
archiveur*)

Conservation à faible coût

Logiciel en mode SaaS

Service de tiers archivage*

Interopérabilité avec vos SI de gestion

Interopérabilité avec les Archives

Nationales de France

*Organisme offrant des prestations de services de tiers archivage (collecte, stockage et conservation) soit pour son
compte, soit pour le compte de tiers. Ces prestations sont encadrées par des textes réglementaires et nécessitent
différentes certifications de type NF 461, NF 342 ainsi qu’un agrément spécifique pour des prestations de tiers
archivage d’archives publiques.

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 TOUT SAVOIR SUR L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE - Livre blanc Numen

Conclusion
Il est indéniable que le coffre-fort numérique
répond à la majorité des besoins d’archivage
des entreprises. En offrant un stockage
sécurisé, une accessibilité à tout moment
et en contrôlant l’accès aux documents
tout en empêchant leur modification, le
coffre-fort numérique représente une
solution efficace et pratique pour la
conservation à long terme des informations
essentielles.
Il garantit la protection des documents
contre les risques de perte, de détérioration,
de violation ou de destruction, grâce à des
mesures de sécurité avancées. Son socle
technologique permet par ailleurs aux
entreprises de rapidement retrouver et
consulter les informations nécessaires, sans
avoir à modifier l’organisation de l’entreprise,
mettre en place des procédures parfois
complexes et faire appel à un archiviste.
Ce qui offre un gain de temps considérable
et améliore l’efficacité opérationnelle des
entreprises.
Le SAE, lui, est un dispositif qui répond
surtout aux exigences auxquelles sont
soumis les établissements publics.
Plus souple, moins onéreux et plus facile à
déployer qu’un SAE, le coffre-fort numérique
constitue donc une solution complète pour
l’archivage des entreprises, et ne doit plus
concerner uniquement la transmission et
l’archivage des bulletins de paie pour les
salariés. De nombreux autres documents
peuvent y être déposés et de nombreux
usages sont à développer.

Retrouvez notre infographie complète de l’enquête Numen réalisée avec

Archimag sur les systèmes d’archivage électronique.

Besoin d’informations ?
Contactez-nous sur www.numen.fr

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 Enquête : l’archivage électronique
Réalisée par Archimag en mars 2023 auprès de 101 entreprises françaises

Archivage électronique : où en sont les entreprises

française ?
Est-ce que l’archivage électronique est un sujet prioritaire dans votre entreprise ?

18%
Oui, c’est prioritaire à court terme
39%
C’est en cours de réflexion

43% Non pas du tout

Existe-t-il une politique d’archivage Actuellement, au sein de votre entreprise,

clairement définie au sein de votre l’archivage se fait de quelle manière ?
entreprise ?

48% Format papier 17%

des entreprises n’ont Electronique 10%
pas de politique
Hybride 73%
d’archivage
papier + électronique
clairement définie.

Connaissez-vous la réglementation en Savez-vous combien de temps vous devez

matière d’archivage ? conserver vos documents ?

6%

30%
81% savent
Oui combien de temps ils
doivent conserver les
Vaguement documents qu’ils
traitent au quotidien.
Non 64%
 documents qu’ils
traitent au quotidien.
Non 64%
60% des entreprises ne disposent pas
d’un système d’archivage électronique.

60% des entreprises ne disposent pas

Les entreprises
d’un françaises & le coffre-fort
système d’archivage numérique.
électronique.
Connaissez-vous la différence entre un SAE (Système d’Archivage Electronique) et un
CFN (Coffre-Fort Numérique) ?

Les entreprises françaises & le coffre-fort numérique.

Oui
Connaissez-vous la 25% 39%
différence entre un SAE (Système d’Archivage Electronique) et un
CFN (Coffre-Fort Numérique) ? des entreprises ne
connaissent pas bien les
caractéristiques et usages
Non 75% possibles du CFN
Oui
25% 39%
des entreprises ne
connaissent pas bien les
Êtes-vous caractéristiques et usages
Non équipé d’un coffre-fort
75%
Utilisez-vous votre CFN à d’autres
possibles du CFN
fins que
numérique ? la conservation des bulletins de paie ?

Êtes-vous équipé d’un coffre-fort

Oui Utilisez-vous votre CFN à d’autres fins que
numérique ? 60%
la conservation des25% 15%
bulletins de paie ?
42% 58% Non

Non Oui Autres

Oui
60% 25% 15%
42% 58% Non

Non Oui Autres

A PROPOS DE NUMEN

Numen est un spécialiste de la

gestion documentaire

Numen accompagne les entreprises Numen intervient sur le cycle global

et les acteurs du secteur public
dans la dématérialisation et
l’optimisation de leurs processus
documentaires.
Partenaire de confiance, nous
offrons des solutions complètes
de gestion documentaire
afin d’améliorer l’efficacité de
votre gestion de l’information
et simplifier vos opérations
quotidiennes.
de vos documents
Dématérialisation
Plateformes, extraction de données,
numérisation, copie fiable
Gestion documentaire
Gestion électronique des documents,
éditique et production
Diffusion
Gestion de la communication clients,
distribution collective ou individuelle

Nos plateformes éprouvées

répondent aux besoins les plus Archivage
complexes. Coffre-fort numérique, traçabilité et
conformité

28
Vos processus documentaires
de bout en bout avec Numen
Nous proposons des solutions standards ainsi que des
solutions spécifiquement adaptées à votre secteur
d’activité.

Que ce soit la numérisation des documents physiques,

la gestion des flux de documents électroniques,
la gestion des archives ou d’autres aspects de la
transformation numérique, Numen se positionne en
tant que partenaire de confiance pour vous aider à
réaliser vos objectifs de dématérialisation.

Grâce à notre expertise et à nos solutions complètes,

Numen contribue à améliorer votre efficacité
opérationnelle, à renforcer la sécurité de vos
documents, à accélérer les processus et à fournir une
meilleure expérience utilisateur.

Chaque plateforme ou solution Numen repose sur

un socle technologique commun éprouvé, fruit
de nombreuses années d’expérience, intégrant les
dernières innovations et les meilleures pratiques en
termes de confiance et de sécurité numérique.

En choisissant Numen, vous bénéficierez d’une

expertise solide et d’une approche personnalisée
pour réussir votre transition vers des processus
documentaires numériques et hybrides plus efficaces et
plus durables.

Assurances Banques Industries Immobilier

Mutuelles Finances Services Construction

Secteur Experts Retail

public comptables Distrbution
29
Pourquoi choisir Numen ?
EXPERTISE
PERSONNALISÉE
Vous faites face à une problématique
spécifique avec des exigences particulières ?
Numen excelle dans la réalisation et
l’accompagnement de projets complexes
pour répondre à vos besoins uniques.
CONFIANCE
ÉTABLIE
Des banques et de grandes institutions
en France et en Europe font confiance à
Numen depuis de nombreuses années pour
la gestion de leurs documents et processus
documentaires les plus sensibles.
30
UNE APPROCHE
HYBRIDE
Nous comprenons que tous les processus
documentaires ne sont pas entièrement
numériques. C’est pourquoi nous sommes
experts dans le traitement de flux mixtes et
multicanals, pour une adaptation optimale à
vos besoins spécifiques.
PERFORMANCE
QUALITÉ
Nous nous engageons à fournir des données
d’une qualité irréprochable, car nous savons
que c’est essentiel pour nos clients. Parce que
la sécurité des données est indispensable,
Numen s’engage à maintenir des normes
élevées de conformité.
La conformité au coeur de nos
services et plateformes

La conformité réglementaire est bien plus qu’une simple obligation légale.

C’est un élément essentiel de notre identité d’entreprise, de notre culture
et de nos valeurs.

ISO 27001
ISO 9001
Sécurité des systèmes
Management de la qualité
d’informations

PSDC NF 544
Prestataire de Services Prestations de numérisation
de Dématérialisation et fidèle de documents sur
Conservation support papier

PSF NF K11-112
Prestataire de Services Production de formules de
Financiers chèques normalisées

NF 203
Logiciel Coffre-Fort
Numérique

La sécurité des données et des process que nous traitons est indispensable. C’est
pourquoi nous sommes engagés à maintenir des normes élevées de conformité,
à surveiller en permanence les évolutions réglementaires et à adapter nos
processus et nos politiques en conséquence.

Nous sommes conscients de l’impact que

nos activités peuvent avoir sur les ressources
naturelles et la biodiversité, et nous nous
efforçons donc de réduire notre empreinte
carbone en adoptant des pratiques de
production éco-responsables et en favorisant
une utilisation efficace de l’énergie.

31
Accompagne les entreprises
dans leur gestion documentaire

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