La gestion documents électroniques sur le portail des

marchés publics marocain et la necessité d’une politique

d’archivage unifiée pour les supports papiers et
electronique des documents de valeur probante.

Dans un contexte économique de plus en plus concurrentiel, la conformité des

acteurs économiques à la recherche d’opportunités d’affaires et d’investissement
rentable s’impose comme un sujet primordial. Dans ce sens, le portail des marchés
publics constitue aujourd’hui un outil hors pair pour incarner la transparence en
matière de la passation et de la dématérialisation de la commande publique au
Maroc, Le moteur de recherche multicritère, offert par cette plateforme mise en
place par la trésorerie générale du royaume en 2007, rend l’accès à l’information
facile pour les acheteurs publics, les entreprises, et les comptables publics, leur
offrant un gain de temps et de coût en matière de recherche d’information. Les
entreprises ayant l’accès aux différentes fonctionnalités du portail des marchés
publics peuvent soumissionner de manière électronique, programmer des alertes
selon les critères de leur choix et de télécharger les dossiers de consultation des
acheteurs publics en un clic. Pour leur part, les acheteurs publics bénéficient à
travers le meme portail de la mise en ligne de leurs consultations, des résultats des
appels d’offres et des rapports de clôture et d’achèvement des marchés publics.
Ils bénéficient en outre du système de gestion des alertes, de la traçabilité de tous
leurs échanges avec les différents intervenants, des informations variées sur les
différentes entreprises ayant accès au portail, ainsi que de l’archivage électronique
de toutes leurs consultations. De leur côté, les instances de contrôle peuvent utiliser
le même portail pour contrôler toute la documentation relative aux appels d’offres
ainsi que vérifier le respect des délais réglementaires de publication. Le portail des
marchés permet aux citoyens, d’avoir une documentation riche et variée sur les
données concernant la passation de la commande publique. Enfin, le portail offre à
ses visiteurs qu’ils soient entreprises, ou chercheurs des informations sur l’arsenal
juridique régissant la commande publique au Maroc.

La gestion des documents s’inscrit au cœur des préoccupations des administrateurs

du portail des marchés publics, de la collecte, de l’exploitation jusqu’au l’archivage
et le stockage sécurisé de ces documents ayant une valeur probante.
Dans cet article, nous mettrons la lumière sur les enjeux d’un archivage sécurisé de
ces documents selon les règles de l’art pour les décideurs de la TGR.
Les documents archivés au niveau du portail de la commande publique
apportent une preuve juridique probante qu’un soumissionnaire (personne physique
ou morale) respecte la réglementation, et les textes de loi en vigueur, qui peuvent
être liés à son statut juridique, comme par exemple ( statut de l’entreprise, acte
engagement, attestation des pouvoirs des signataires). Comme pour l’acheteur
public concernant son respect à la règlementation relative à la passation des
marchés publiques (Appel d’offre, avis, Cahier de prescription spécial, règlement de
consultation, bordereau des prix)

1/ L’archivage électronique dans la passation des marchés publics

au Maroc,
1.Un cadre réglementaire

La loi 69-99 sur les archives, l’arrêté du ministre des finances n°255-07 de 2007
fixant la nomenclature des pièces justificatives liées à la passation de la commande
publique , ainsi que le décret applicatif du 4 novembre 2015 définissent la notion
d’archive, le cycle de vie des archives, les conditions et les procédures de versement
des archives, les différents intervenants dans l’opération d’archivage , . L’archivage
de la commande publique doit donc s’inscrire à la fois dans ce cadre réglementaire
et dans une politique plus globale d’archivage. Les éléments à prendre en
considération sont nombreux .
La gestion du cycle de vie des documents relatifs aux marchés publics dépend du
type de document. Au Maroc La conservation au stade intermédiaire est souvent de
10 ans pour la majorité des documents comptables et de 5 ans pour certains (offres
non retenues, marchés déclarés infructueux). Par ailleurs, le sort final (élimination, tri
ou conservation), en fonction du type de document et sa version, principale ou
secondaire, entraine de la complexité dans la gestion des archives. La décision de
conserver certains de ces documents au stade définitif relève de la haute autorité au
niveau de chaque département ministériel. Ces choix peuvent varier d’un
département à un autre et en fonction du contexte.
Enfin, les textes réglementaires en vigueur ne précisent pas la politique de
sécurisation des documents signés électroniquement. Ainsi se pose la question de
la nécessité de valider la signature pour un document en archivage définitif.
Manque de vision autour de l’archivage électronique
Dans le cas où la solution de gestion des archives existe, elle est soit directement
attachée au profil d’acheteur, soit gérée par les départements ou organismes,
disposent déjà de solutions d’archivage. De ce fait, le versement des documents
depuis le profil d’acheteur doit permettre de supporter ces deux cas précités.
Par ailleurs, les pratiques d’archivage dépendent fatalement du service de gestion
des archives. Une telle situation complique la mise en œuvre d’une politique
d’archivage normalisée concernant les documents des marchés publics.
Si certains profils d’acheteurs disposent des applications intégrées pour gérer
l’archivage intermédiaire, celles-ci ne permettent pas toujours d’avoir une vue globale
d’un marché (achat, exécution, etc.), on peut dire qu’elles assurent purement la
conservation sécurisée des documents en tant que coffre-fort électronique sans avoir
une vision globale sur le sort final du marché en tant que processus métier.

Le besoin d’intégration de la solution archivage avec le profil d’acheteur

L’intégration de la notion d’archivage dans les profils d’acheteurs semble une

nécessité urgente. Le champ actuel des solutions d’archivage mise en place montre
différents niveaux à prendre en considération, allant du simple stockage à
l’interfaçage avec d’autres solutions.
Si la conservation est assurée pour la plupart des solutions, cela ne répond pas aux
exigences d’un système d’archivage électronique, telles que figurant dans la norme
NF Z 42-0134.
Les profils d’acheteurs devraient également pouvoir verser facilement dans des
systèmes d’archives électroniques (SAE) déjà opérationnels. Pour cela, ils doivent
disposer de fonctionnalités d’extraction de métadonnées et de création de
bordereaux de versement électronique conformes au standard de données
d’échanges pour l’archivage (SEDA).
Enfin, l’archivage électronique nécessite que l’ensemble du processus de la
commande publique soit totalement dématérialisé, ce qui nécessite la mise en œuvre
d’un système d’archivage hybride, prenant en considération les documents de nature
physique et les documents numériques.

2.Vers l’élaboration d’ un référentiel pour l’archivage électronique

Au vu de la situation actuelle, trois démarches doivent être menées dans le futur
pour répondre aux objectifs du PNDCP (Programme Nationale de la
Dématérialisation de la Commande Publique) en matière d’archivage électronique.
Elles permettront graduellement, d’arriver à un référentiel sur le sujet.

Démarche 1 : identifier les documents et définir les règles de gestion.

L’objectif est de faire l’inventaire de l’ensemble des pièces intervenant dans la
gestion de la commande publique, en précisant les durées de conservation en
fonction des exigences réglementaires et leur sort final, c’est-à-dire une élimination
ou une conservation à titre définitif ou autre. Cela consiste plus précisément à :
- Inventorier les documents, en les regroupant par typologie avec leurs interactions
dans le processus de la passation des marchés publics et les intervenants
concernés ;
- Fixer les durées de conservation par type de documents en stade d’archivage
intermédiaire ;
- définir à quelle étape du processus ces documents doivent être versés vers le SAE
ou à quelle étape l’autorisation de l’élimination doit être accordée par l’autorité en
charge du portail marocain des marchés publics
- Définir le sort final par typologie de documents, soit une élimination, soit une
conservation à titre définitif ;
- Revoir l’arsenal juridique relatif à l’archivage des documents des marchés publics,
afin de proposer une approche de conservation claire pour tous les intervenants
dans la commande publique.
Démarche n° 2 : réaliser une charte d’archivage des documents de la
commande publique
L’objectif est de mettre en place une charte d’archivage pour sensibiliser l’ensemble
des acteurs sur les besoins de l’archivage électronique tout au long du processus de
gestion de la commande publique et aussi durant les phases d’exécution du marché.
Cette charte devra :
rappeler les règles d’archivage selon la nature des pièces et leur producteur, qu’elles
soient sous format papier ou numérique ;
- identifier les exigences réglementaires de conservation ;
- préciser les rôles des différents intervenants autour de la commande publique ;
- définir les principes des opérations d’archivage au stade intermédiaire ;
- Mettre en place un calendrier de conservation par typologie de document pour
faciliter l’archivage.

Démarche n° 3 : créer un manuel des procédures et de bonnes pratiques

L’objectif est de créer un manuel des procédures et des bonnes pratiques, c’est-à-
dire mettre un ensemble de recommandations et d’outils à disposition des
intervenants. Ce manuel devra permettre d’aider les différents acteurs (éditeurs de
logiciel, plates-formes de mutualisation de profils d’acheteurs, acheteurs) dans la
mise en œuvre d’une solution d’archivage. Cela consiste à :
- définir les différents cas d’usage de consultation des archives pour la commande
publique ;
- identifier les métadonnées utiles à la gestion des archives permettant d’identifier les
informations importantes pouvant être extraites des profils d’acheteur ;
- construire un profil SEDA spécifique pour la commande publique, ce qui doit
permettre de faciliter, voire d’automatiser, les opérations de versement d’archives du
profil d’acheteur à la solution d’archivage déployée ;
- définir les axes d’amélioration des solutions solutions de SAE, et proposer aux
éditeurs des recommandations pour faciliter le déploiement de leur solution.

Les documents injectés au niveau du portail des marchés publics , que ce soit par
les entreprises soumissionnaires ou les acheteurs publiques, dans le cadre de la
dématérialisation de la commande publique Conformément aux dispositions de
l’arrêté n° 1982-21 du 14 décembre 2021, intègrent des documents signés
électroniquement. Alors s’il est important de pouvoir valider par exemple, la
signature d’une offre technique, le problème existe aussi pour un document archivé.
En effet, la durée de validité d’un certificat comme celle de Barid eSign est de 3 ans
ce qui n’est pas compatible avec la durée de conservation des documents (de cinq à
10 ans). Le souci des archivistes consiste à s’assurer en amont de la validité de la
signature. Ce n’est pas l’affaire du SAE de conserver la validité de la signature. C’est
une problématique purement juridique . la question se pose en cas d’un contrôle ou
audit ultérieur de la validité de la signature. A cet égard , il semble nécessaire, en
première analyse, de pouvoir lire la signature au moment du versement du document
signé et de conserver la trace (piste d’audit) de cette vérification dans le SAE avec le
document signé si nécessaire. Si cette démarche est possible, elle représente des
contraintes qui doivent être analysées au regard de l’exigence de la preuve.
3/ quel rôle pour la signature électronique

3.1Définition d’une signature électronique

Une signature électronique est un procédé qui attache à un document, un marquage

encrypté qui authentifie de manière stricte l’identité d’une personne qui “accepte” ce

document. Cette signature permet de se passer d’une signature manuscrite et

réaliser une contractualisation purement dématérialisée.

Sont reconnus trois niveaux de signature :

- La signature électronique simple :

« données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à

d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer » ;

- La signature électronique avancée :

Elle satisfait aux exigences suivantes : être liée au signataire de manière univoque,
permettre d’identifier le signataire, avoir été créée à l’aide de données de création de
signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé,
utiliser sous son contrôle exclusif, et être liée aux données associées à cette
signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

- La signature électronique qualifiée :

Signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié (recours à une

autorité de certification) et créée au moyen d’un dispositif de signature qualifié
(certificat, cryptographique de la signature).

Selon( l’article 5 de la loi n° 43-20 de 2020) relative aux services de confiance pour
les transactions électroniques au Maroc, une signature électronique doit satisfaire les
conditions suivantes :

- Etre propre au signataire et permettre son identification

 - Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que
le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif, avec un niveau de
confiance élevé défini par l’autorité nationale ;

L’enjeu majeur lié à l’utilisation de la signature électronique est celui de son

intégration dans le processus de la dématérialisation de la commande publique. Par
tous les acteurs amenés à intervenir dans ce processus : acheteurs publics,
entreprises, autorités de certification, éditeurs de solutions et des plates formes,
autorités de contrôle ou encore archivistes.

Le certificat et la signature électronique associée se présentent sous forme de clé

USB, de carte à puce ou sous forme de logiciel. La réglementation accepte trois
formats : PAdES, XAdES et CAdES. Le PAdES permet la signature électronique de
documents PDF. Le XAdES permet la signature électronique avancée de document
XML. Enfin, le CAdES permet la signature électronique avancée de données. La
signature n’est pas nécessairement visible dans le document signé.
Le format PAdES est le seul à permettre la visibilité et l’imbrication de la signature
dans le fichier signé. Une balise recensant les informations relatives au signataire est
insérée dans le document. Dans le cas d’une signature au format XAdES ou CAdES,
le jeton de signature se présente sous la forme d’un fichier détaché.

Le niveau d’exigence requis est variable selon l’utilisation de la signature

électronique. La signature électronique dans la commande publique doit être
conforme aux exigences d’un certificat de signature qualifié « classe 3 »n sont à
commander auprès d’un prestataire de services de confiance qualifié comme Barid
Al Maghreb, référencé par la Direction Générale de la sécurité des systèmes
d’information, relevant de l’administration de la défense nationale
Le certificat de signature qualifié est conçu par une autorité de certification et délivré
par une autorité d’enregistrement.
L’identité du signataire est contrôlée physiquement par l’autorité de certification
avant la remise du certificat et de la signature. Deux éléments distincts sont fournis :
un support physique contenant une clef privée, propre au signataire, et une clef
publique intégrée au certificat afin que chacun puisse être en mesure de vérifier la
validité de la signature. La signature est dite « qualifiée » lorsque le contrôle
d’identité est ré- alisé physiquement et que le certificat est remis exclusivement sur
un support physique. Autrement, la signature est dite « avancée ».
La signature d’un document électronique suppose d’ouvrir son logiciel de signature,
de sélectionner le format de signature désiré, de sélectionner le document à signer,
de brancher son support physique de signature électronique, de sélectionner son
certificat, de renseigner le mot de passe de son certificat électronique et de valider la
signature.
Signer électroniquement est simple après un peu de pratique. Pour tout nouvel
utilisateur, il est nécessaire de passer par une période d’apprentissage. Comme
beaucoup de nouvelles technologies, la signature électronique pour un usage
professionnel devrait entrer dans les habitudes
Les actions en cours et à venir
Informer pour un meilleur usage et éviter la rematérialisation
L’objectif est d’accompagner les acheteurs, les opérateurs économiques et les
agents publics à utiliser et/ou vérifier la signature électronique à chaque étape du
processus : de l’acquisition d’un certificat de signature à son utilisation et son
contrôle, en passant par son installation technique et opérationnelle. Un guide de
trois pages a été réalisé en ce sens par la direction de projet du PTNCP, disponible
sur www.economie.gouv. fr/commande-publique-numerique.

La sensibilisation et l’accompagnement à l’utilisation de la signature électronique vise

également à prévenir le risque du plus grand « ennemi » de la complète
dématérialisation de la commande publique, qui est la rematérialisation. Il convient
de signaler l’outil « parapheur électronique » qui simplifie l’usage de la signature
électronique tout en évitant les actes de rematérialisation. Il est utilisé par certaines
collectivités locales et permet de mettre en place un processus de gestion dé-
matérialisé avec l’avantage de pouvoir lire, vérifier et signer des documents à
distance, quel que soit le logiciel métier qui soumet des documents à signer. Cela
suppose néanmoins que les systèmes d’information soient interopérables.
Une implication obligatoire des utilisateurs
La gestion des certificats peut s’avérer complexe en l’absence d’organisation
adaptée et anticipée. Les collectivités, les services de l’Etat et les opé- rateurs
économiques doivent se structurer pour garantir une gestion optimale des
commandes, des délivrances, des pertes et vols potentiels, des arrivées et des
départs (périodes électorales) dans les services ou encore des évolutions de
compétences mais aussi des délégations de signature.
Un message simple : limiter la signature électronique au strict nécessaire
Avec le temps, la signature électronique devrait être une étape simple et rapide dans
un processus de contractualisation. Elle devrait se limiter à un strict nécessaire.

Dans l’exemple de la commande publique, la réglementation a été simplifiée pour ne

rendre obligatoire que la signature entre l’acheteur public et le ou les candidats
retenus à la suite de la consultation. Il n’est donc nécessaire ni pour les acheteurs de
signer les documents de consultation, ni pour les entreprises candidates de signer
leurs réponses et leurs offres. La traçabilité assurée par le profil d’acheteur garantit
la provenance des documents.
Quand elle est appliquée, c’est une mesure extrêmement simplificatrice. Pour
acheteurs et entreprises, cela nécessite parfois de changer leurs habitudes. Le
retour des éditeurs de profil d’acheteur sur ce changement est unanime : la
circulation des flux d’information a été fortement allégée, les performances des
plates-formes améliorées.
4/ Les évolutions futures

Le portail des marchés publics (PMP) permettra dans le futur proche de déposer en
toute sécurité des soumissions électroniques et initier les cautionnements provisoires
auprès des organismes bancaires et organismes agréés.

Il est à noter que dans le cas où la consultation exige la constitution d’un

cautionnement provisoire, l’entreprise, avant de pouvoir déposer électroniquement
son offre :

1. devra au préalable procéder à la demande électronique de son cautionnement

provisoire électronique auprès de l’organisme bancaire ou de l’organisme agréé (cas
d’une consultation où la réponse électronique est obligatoire), sous peine
d’écartement de son offre.

2. Pourra au préalable procéder à la demande électronique de son cautionnement

provisoire électronique auprès de l’organisme bancaire ou de l’organisme agréé (cas
d’une consultation où la réponse électronique est autorisée mais pas obligatoire).

A noter que le cycle de vie du document de cautionnement provisoire est

entièrement dématérialisé aussi bien pour sa production que pour sa restitution ou
main levée y afférente, avec un archivage sécurisé des documents engendrés.

© Lavoisier | Téléchargé le 04/08/2023 sur www.cairn.info (IP: 196.75.170.130)

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