Cahier de Charges (GDS)

ELIT Spa
HARMONISATION DES SYSTEMES DINFORMATION

Lot 3 : Approvisionnement et Stock
Rvis le : 08/06/2009
Harmonisation des systmes dinformations
Page 2 sur 63 Lot 3 : Approvisionnement et Stock
Introduction
L'approvisionnement va de l'achat initial jusqu' la mise disposition des utilisateurs. La gestion des approvisionnements n'est pas limite aux seuls flux physiques, mais s'tend galement aux flux d'information. Lentreprise doit disposer, paralllement au flux physique des produits, un flux des documents administratifs, comptables, rglementaires (bons de livraison et rception, factures...) qui permettent de vrifier la conformit par rapport aux rgles tablies : avec les fournisseurs (contrats) avec les services et responsables utilisateurs avec le comptable (Trsorier,...etc..).
Le processus d'approvisionnement doit sarticuler autour des points suivants : - Manifestation d'un besoin - Dfinition du produit susceptible de rpondre au besoin - Collecte d'information : recherche des fournisseurs, analyse de leurs propositions - Ralisation de l'achat - Rception, contrle et stockage des produits. DEFINITIONS Bien souvent, par souci de simplification, les termes "achat" et "approvisionnement" sont utiliss "indiffremment". L'achat et l'approvisionnement des produits s'entend par l'acquisition de biens ncessaires au fonctionnement de l'entreprise. La fonction achat doit couvrir : la dfinition et l'actualisation des besoins sur les plans qualitatif et quantitatif, la prospection et l'valuation du march fournisseur, la prparation, la ngociation, la conclusion, la gestion des contrats d'achats, la diffusion de l'information sur les choix des couples "produits - fournisseurs" et des ventuelles prestations associes, - le suivi des contrats, - l'valuation des fournitures par rapport aux attentes des utilisateurs, - le rglement des litiges. La fonction approvisionnement doit couvrir : la programmation des commandes, des livraisons et des stocks, en fonction des rythmes d'utilisation des produits, la gestion des flux physiques, comptables et administratifs des produits commands et livrs aux services utilisateurs, la scurit d'approvisionnement et de stockage des produits "entrants" dans l'entreprise.
I.
Processus des Approvisionnements & Gestion des Stocks:
Ce module doit grer tous les achats de lentreprise, de la demande dachat jusqu la rception et la comptabilisation. Il doit donc prendre en charge lachat des Investissements, Produits stocks Consommations directes Prestations et services
II.
Fonctionnalits
II.1. La demande dachat
Le dclenchement de la dite demande est fait en automatique, dans le cadre du systme de rapprovisionnement (en provenance du module Gestion des Stocks) ou saisie par les diffrents services utilisateurs, et doit tre gre jusqu sa concrtisation.
Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes
Gestion de lapprovisionnement La demande dachat La demande dachat Suivre le besoin exprim par la demande La demande dachat doit tre identifie par les informations suivantes : le numro identifiant, gnr automatiquement, le service et le nom du demandeur, limputation analytique et budgtaire, la date de rception prvue, lidentification des produits demands.
Principe et rgles de gestion Fonctions attendues Le dclenchement de la demande est fait en automatique cadre du systme de rapprovisionnement. Grer et suivre cette demande jusqu sa concrtisation.
II.2. La demande de prix

Chaque demande dachat peut gnrer une demande de prix auprs des fournisseurs potentiels.
Gestion de lapprovisionnement La demande de prix La demande de prix Suivi de la demande des prix Identifiant de la demande dachat. Le code du fournisseur Le code article
Principe et rgles de gestion Fonctions attendues
Chaque demande dachat peut gnrer une demande de prix auprs des fournisseurs potentiels
Cette demande de prix pouvant tre imprime ou produite en format lectronique. Les rponses fournisseurs peuvent tre saisies, archives et compares.
II.3. Traitement des offres

Ce module doit comporter le maximum dinformation sur les offres (techniques et commerciales) Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Traitement des offres Traitement des offres Le traitement des offres Code fournisseur Code article Prix unitaire Principe et rgles de gestion Lentreprise tudie et classe les offres de prix sur la base de : une volution des prix unitaires dachat des cots dutilisation, frais dapproche et des prestations annexes fournies. dun chiffre daffaire prvisionnel du budget allou Le systme doit gnrer des TCO (Tableaux Comparatifs des Offres) Proposer des choix selon des comparaisons multicritres. Le systme doit garder une traabilit des rsultats sur lanalyse technique des offres.
Fonctions attendues
II.4. Suivi des commandes

Cette partie concerne les diffrentes tapes ncessaires la ralisation de la commande. Cest surtout le suivi de la position de la commande Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Suivi des commandes Suivi des commandes Suivi des commandes La commande doit comporter les informations suivantes :

magasin numro de consultation numro de commande date du placement de la commande date de rception de la facture dfinitive mode de payement de la commande montant de la facture date de mise en place du mode de payement date denvoi par le fournisseur date darrive en douane date de ddouanement montant de la douane date dassurance montant dassurance date denvoi au magasin montant du transport national date darrive en magasin destination de la marchandise (exploitation ou immobilisation).
le systme doit distinguer entre les diffrents types de commandes (type de march, livraisons tales dans le temps, local et trangreetc.) La commande peut tre saisie ou gnre directement partir dune demande dachat ou dune demande de prix. Une commande valide peut tre imprime ou enregistre sur support lectronique. le systme doit grer : La nature de la commande (investissement, stock, etc.), Ltat des commandes. (en appel doffre, en tude, en rception, solde, annule) Lhistorique des commandes par produit et par fournisseur. Page 19 sur 63
II.5. Suivi des Contrats

Une fois le fournisseur choisi et retenu, il y a lieu de prparer le contrat selon limportance de loffre. Lentreprise slectionne les offres prsentant un rapport qualit/prix optimal sur la base de lanalyse technique et conomique ralise.
Gestion de lapprovisionnement Suivi des Contrats Suivi des Contrats Suivi des Contrats Les informations relevant du contrat pass doit comportent pour chaque article : les coordonnes du point de commandes les libells prcis des produits le conditionnement la mention spcifique de lexistence dun conditionnement unitaire les conditions de prix les conditions de livraison le montant du minimum de commande
Principe et rgles de gestion
Lentreprise confronte les diffrentes pices administratives et techniques qui constitueront les contrats. Lentreprise doit dispose des documents permettant de juger la qualit de la prestation des fournisseurs sur la base d'lments probants et opposables (dlais de livraison, non conformit, ...) Le systme doit archiver les contrats selon leur dure lgale de conservation
Fonctions attendues
II.6. Suivi et choix des fournisseurs

Ce module doit comporter le maximum dinformation concernant les fournisseurs et fabricants permettre ainsi leur suivi par types dquipement et pice de rechange pour faire le bon choix. Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Suivi des fournisseurs Suivi des fournisseurs Faire le bon choix des fournisseurs Le fichier offres fournisseurs doit comporter les donnes ci aprs : le magasin numro de la consultation le code du fournisseur le numro de la facture proforma la date de la facture proforma la date darrive de la proposition le dlai de livraison le code devise le taux des frais dapproche le code interne de larticle le prix unitaire le prix unitaire en dinars la quantit consulte la quantit propose le prix total avec les divers frais et ristourne comprise la raison sociale du fabricant dorigine de la marchandise le prix FOB le cot de transport (terrestre et maritime) le port dembarquement le mode de payement
Principe dligibilit sur la base des critres techniques Processus de pr qualification. Rgle de mise a jour du fichier des fournisseurs prs qualifis Ce fichier nous permettra de faire le choix du meilleur fournisseur. Le taux des frais dapproche doit tenir compte des divers frais de transport, emballage et ristournes sil y a lieu. lentreprise doit raliser une prospection et une valuation du march fournisseur lentreprise doit disposer de l'ensemble des informations et documentations attestant la capacit juridique, technique et Page 22 sur 63
Harmonisation des systmes dinformations conomique des fournisseurs La preuve de la conformit des produits rglementations en vigueur est-elle systmatique. vis--vis des
La tenue jour dune fiche d'information par fournisseur reprenant les donnes relatives au fournisseur et aux produits commercialiss.
II.7. Gestion des litiges

Ce module, sur la base des informations saisies et/ou gnres par la gestion de la commande et des rceptions le systme doit permettre le bon suivi des oprations litigieuses Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Gestion des litiges Gestion des litiges Gestion des litiges Identifiant commande. Identifiant bon de rception. Identifiant bon de livraison.
Principe et rgles dfinis au cahier des charges Dispositions contractuelles Gestion des livraisons non-conformes ou retard. Calcul des pnalits paramtres. selon des formules pralablement
Suivre la rsolution des litiges. Avoir un tat rcapitulatif sur les commandes litigieuses
II.8. Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie :
Ce module, sur la base des informations saisies et/ou gnres par les modules de gestion de la commande et des rceptions, doit permettre le suivi des cautions bancaires et des retenues de garantie et gnrer les mains leves pour les commandes satisfaites. Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie Identifiant commande. Identifiant bon de rception. Identifiant bon de livraison.
Caution bancaire nest pas productrice dintrt
suivi des cautions bancaires. suivi des retenues de garantie. gnrer les mains leves pour les commandes satisfaites.
II.9. La rception :
Ce module doit permettre la gestion de la rception. Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement La rception La rception La rception bon rception. bon de commande. Principe et rgles de gestion Principe dfini au cahier des charges ou au contrat : Rception provisoire Rception dfinitive (DGD) Fonctions attendues la saisie ou confirmation des quantits livres, la saisie ou confirmation des prix dachat, le calcul automatique des frais dapproche, la mise jour du stock et du patrimoine, la comptabilisation en monnaie nationale.
II.10. Consultations et Editions :

Le module doit produire les principaux tats tels que les demandes dachats, demandes de prix, bons de commandes, commandes en cours et soldes, bordereaux de rception, rceptions valorises et en attente, tableaux de bord, etc.
Gestion de lapprovisionnement Consultations et Editions Consultations et Editions Consultations et Editions
chaque dition doit tre rfrencier (rfrence, date,.etc)
Doit produire les principaux tats tels que les demandes dachats, demandes de prix, bons de commandes, commandes en cours et soldes, bordereaux de rception, rceptions valorises et en attente, tableaux de bord. Le systme doit permettre la recherche multicritres : retrouver une commande, une demande dachat ou de prix, consulter lchancier des commandes et livraisons.
Harmonisation des systmes dinformations Les tables et fichiers de base utiliss : Le systme actuel utilise, entre autre les tables et fichiers suivants : - Table Classes articles. - Table Sous-classe articles. - Fichier Articles. - Table des Centres de cots (affectations). - Fichiers Fournisseurs. - Fichier Demandes dachats. - Fichier appels doffres. - Fichier inventaire. - Table monnaies et taux de change. - Table des utilisateurs et des profils. Particularits des Traitements : Le processus Achats la SONELGAZ obit la procdure de passation de marchs en vigueur dans le secteur dnergie et des mines. Lorganigramme ci-aprs illustre les diffrentes tapes qui seront appeles tre gres par le systme : - Les consultations sont publies dans le bulletin des appels doffres sparment ou regroupes en lots. - Un fournisseur peut soumissionner pour un ou plusieurs lots dun appel doffre. - Le systme doit grer les offres techniques et commerciales sparment. - Le systme doit enregistrer les informations des commissions douverture des plis, dtude technique et commerciale. - Le systme doit permettre la comparaison des offres commerciales selon des critres pralablement dfinis. - La validation du fournisseur retenu doit gnrer automatiquement une commande ou un contrat.
Il est noter que la terminologie suivante est utilise : - BAOSEM : Bulletin dAppel dOffre du Secteur de lEnergie et des Mines.
- C.O.P : Commission dOuverture des Plis. - C.E.O.T - P.V - DA : Commission dEvaluation des Offres Technique.
: Procs-verbal. : Demande dachat
Donnes dentre
A C T I O N
Donnes de Sortie
Cahier des charges
Vrification des donnes

Rquisition
Demande dachat
Traitement de la rquisition
Mise en forme de lappel doffre
Validation
non oui Publication sur BAOSEM
non
oui
Retrait du cahier de charge
Rception et enregistrement des offres techniques Transmission la C.O.P.
Ouverture des plis par la C.O.P Transmission pour tude technique (C.E.O.T)
P.V COP
Avis technique
non oui
Offre rejete
Critres de slection des fournisseurs
Fournisseur slectionn
Demande de cotation commerciale
P.V CEOT
Rception et enregistrement des offres
Transmission la C.O.P commerciale
Ouverture des plis commerciaux non
Choix du fournisseur
P.V COP
Etablissement de la commande ou du contrat Revue de contrat

Commande ou contrat
Validation technique
Validation Achat
Emission de la commande
I.
Processus et fonctionnalits de la Gestion des Stocks :
Le module complet de gestion des stocks de lentreprise, doit tre multi-magasins et doit grer tous types de stocks tels que : les matires premires, les produits fabriqus et/ou rpars, les pices de rechange, les produits consommables.
LOGIGRAMME GDS
Responsable
GDS
Input
Facture - Bon de livraison- Bon rintgration
Activits Mettre en stock 01 M.A.J. des Stocks 02 valuer les stocks 03
Output
Produits stocks
Ressources
GDS Magasiniers
GDS
Produits Stocks
Fichiers mis jour
Tech. GDS Logiciel GDS
GDS
Fichiers mis jour
Stocks valus
- C.S.GDS - Tech. GDS - Logiciel GDS
Stocks
- Liste Stock mini
> Seuil
GDS Stocks< mini
<= Seuil
Lancer lachat 04
Demande dachat M.O. Achats
= Seuil
GDS
-Produit en stock.
Mettre disposition
-Bon de prlvement
Produits mis disposition
Magasiniers
05
Sortie
Oui Non
GDS : Gestion des stocks. C.S. GDS : Chef de Section GDS. M.O : Mode Opratoire. Tech : Technicien. Page 33 sur 63 Lot 3 : Approvisionnement et Stock
Harmonisation des systmes dinformations Modalits dapplication : A. Mettre en stock : Aprs rception des produits par la subdivision achats, et le contrle par le chef de section GDS et le contrle qualit, le chef de subdivision et section GDS procde lintgration en stock par ltablissement dun bon dentre magasin conjointement sign par le magasinier, lacheteur et le demandeur. Ils font de mme pour les articles qui nont pas servis et que les structures de ralisation veulent rintgrer au magasin moyennant demande de rintgration. Un bon de rintgration valid par les deux parties est tabli lissue. Sur base de ces formulaires, le magasinier stocke les produits.
B. Mettre jour les stocks : Sur la base des formulaires ; bon dentre ou bon de rintgration, le technicien gestion des stocks met jour le fichier GDS. C. Evaluer les stocks : Le chef de section gestion des stocks value les stocks en fonction des paramtres arrts.
D. Lancer lachat : Si le niveau des stocks est infrieur au seuil de stock minimum, le chef de subdivision GDS tablit une demande dachat rapprovisionnement pour rapprovisionner le magasin.
E. Mettre disposition le produit : Si le niveau des stocks est suffisant (na pas atteint le seuil du stock mini), le produit est mis disposition des utilisateurs.
I.1. Entre Stock :

Processus dEntres : Communication sur la disponibilit du produit tablissement Dune demande de rapprovisionnement Rception dune copie de la commande Rception physique du matriel accompagn : o P.V de rception provisoire technique (interne et /ou externe) o Factures, Copie Bon de commande, Bon de livraison o P.V dessaie o Certificat de garantie o Certificat de conformit Etablissement dun Bon dentre Mise jour du systme Informatique
Magasin
Produit
Accompagn des docs
Contrle ?
Non Produit rejet
Oui
Magasin
Etablissement dun bon de rception (bon dentre)
BR / BE
GDS
Mise jour du systme
Magasin
Stock disponible
Fin
Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits : Aprs rception des produits par la subdivision achats, et le contrle par GDS et le contrle qualit, la GDS procde lintgration en stock par ltablissement dun bon dentre magasin conjointement sign par le magasinier, lacheteur et le demandeur. Sur la base de ce formulaire, le magasinier stocke les produits.
Gestion des Stock Entre en Stock Entre en Stock Suivre lopration dentre de la marchandise en magasin Le bon dentre doit comporter les informations suivantes : le magasin le code du fournisseur lidentification du fournisseur le numro dordre de la commande de marchandise la date de la commande le numro de la facture le code monnaie de payement le taux de change du jour le numro chronologique du document dentre la date de lentre le nom du responsable charg de ltablissement du document dente le nom du magasinier charg de lentre le code interne de la marchandise entre la rfrence fournisseur de la marchandise entre la dsignation de la marchandise entre la quantit commande la quantit entre le prix unitaire le prix total par article le frai dapproche total par article le prix total du bulletin dentre sans frais dapproche le montant total des frais dapproche. le nom de lutilisateur ayant confirm la conformit de la marchandise. La location de la marchandise (lieu de stockage)
contrle de la conformit rejet des non conformes avec quatre (04) types de rejets manquants en plus Page 36 sur 63
Harmonisation des systmes dinformations endommag Non conforme la commande Les magasins, tant rattachs des structures diffrentes, leurs stocks sont valoriss par structure Lentreprise doit demander des chantillons quand le produit propos na jamais t prsent dans l'entreprise. Lensemble des mouvements dentres de tous les produits doivent tre enregistrs avec le maximum de rigueur Cas particuliers : Un certain nombre de catgories de produits peuvent faire l'objet d'une gestion particulire. Lentreprise doit dispose dune gestion adapte : pour les produits relevant dune mise en dpt dans les magasins pour les fluides et gaz pour les units gratuites de produits pour les produits entrant dans le cadre d'essais
Fonctions attendues
Les entres en stock doivent tre valorises en temps rel par le module des achats et/ou par les transactions de saisie des mouvements. Visualisation des disponibilits et de lvolution du stock. La gestion de la documentation des produits stocks Suivi du dtail de tous les mouvements et des quantits des articles grs en entr Gestion des frais divers (amliorez le contrle des cots en incluant des frais complmentaires au cot ou au prix unitaire dun article, par exemple les frais de transport ou dassurance) la gestion de larticle avec plusieurs units de mesure (unit dachat, unit de gestion magasin, unit de consommation). Avoir une traabilit sur les articles durant leur processus de gestion
I.2. Demande de marchandise :

Si le niveau des stocks est suffisant (na pas atteint le seuil du stock mini), la marchandise est mis disposition des utilisateurs. Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock Demande de marchandise Demande de marchandise Suivre lopration demande de la marchandise La demande de marchandise doit comporter les informations suivantes : le magasin le code de structure mettrice lidentification de la structure mettrice le numro dordre chronologique de la demande de marchandise la date de la demande le nom du demandeur le nom de responsable autoris demander les marchandises le code de la marchandise demande la rfrence fournisseur la dsignation de la marchandise la quantit demande le numro dinvestissement sur lequel sera installe la
marchandise lunit de mesure la destination de la marchandise (exploitation ou immobilisation) ligne de commentaires Principe et rgles de gestion Cette opration doit tre effectue automatiquement, pour les structures dotes de moyens informatiques et relies au rseau local de lentreprise. Pour les autres structures, principalement les chantiers de lentreprise leurs demandes doivent tre centralises au niveau de leurs structures. les demandes de sortie magasin doivent tre enregistres dans le systme les demandes non satisfaites doivent tre suivies pour le rajustement du module rapprovisionnement, Les demandes de marchandises doivent tre automatiquement transformes en bulletins de Sorties de marchandises qui permettront aux magasiniers de prparer les marchandises Page 38 sur 63 Lot 3 : Approvisionnement et Stock
Fonctions attendues
Harmonisation des systmes dinformations demandes.
I.3. Sortie de marchandises des stocks :

Processus de Sorties : - Rception dune demande de matriel - Etablissement dun Bon de sortie - Mise jour du systme Informatique
Utilisateur
Demande du produit
GDS
Destination
Prestation
Processus Cession
Fourniture (Vente)
Magasin
Etablissement dun bon de sortie avec la prcision de la destination B.S.
GDS
Mise jour du systme
Fin
Rgles et fonctionnalits : Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock Sortie de marchandises des stocks Sortie de marchandises des stocks Suivre lopration de sortie de marchandise Le Bon de sortie de marchandise doit comporter les informations suivantes : Principe et rgles de gestion
le magasin le code de la structure servie lidentification de la structure servie le numro dordre chronologique de la demande de marchandise la date de la demande le nom du demandeur (son matricule doit subir un contrle dautorisation) le nom du responsable autoris demander la marchandise le numro chronologique de la sortie la date de la sortie le nom du magasinier charg de la sortie le code de la marchandise demande la rfrence du fournisseur la dsignation de la marchandise la location de la marchandise (lieu de stockage) la quantit demande la quantit servie le numro dinvestissement sur lequel sera installe la marchandise le prix unitaire le prix total par article le prix total du bulletin de sortie. la destination de la marchandise (exploitation ou immobilisation)
le bon de sortie doit comprendre les informations ncessaire pour la lidentification des destinataires. Les sorties de stock doivent tre valorises et comptabilises la clture de la priode selon le mode prdfini par classe (CUMP, FIFO ou LIFO). la transformation automatique de la demande de sortie en bon de sortie Suivi du dtail de tous les mouvements et des quantits des articles grs en sortie
Fonctions attendues
I.4. Marchandises non conformes :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock Marchandises non conformes Marchandises non conformes Suivie des marchandises non conformes les bulletins de marchandise non conforme doivent contenir les informations ncessaires lidentification de la transaction : Principe et rgles de gestion
le magasin le type de non-conformit le code du fournisseur lidentification du fournisseur le numro dordre de la commande de marchandise la date de la commande le numro de la facture le numro du bulletin dentre en magasin le code monnaie de payement le taux de change du jour le numro chronologique du document de non-conformit la date de lentre le nom du responsable charg de ltablissement du document dente le nom du magasinier charg de lentre le code interne de la marchandise entre la rfrence du fournisseur de la marchandise entre la dsignation de la marchandise entre la quantit commande la quantit entre le prix unitaire le prix total par article les frais dapproche total par article le prix total du bulletin dentre sans frais dapproche le montant total des frais dapproche.
Lentreprise doit analyser les documents techniques au regard des exigences propres chaque catgorie de produit et juge leur conformit. les types de non-conformit de marchandises : marchandise en plus marchandise manquante marchandise endommage ou prime marchandise non conforme la commande la gestion des anomalies des marchandises
Fonctions attendues
I.5. Retour de marchandises au magasin (rintgration) :

Processus de rintgration : - Besoin exprim par excs - Etablissement dun Bon de rintgration Utilisateur Retour du Produit
Magasin
Contrle, Approbation
Oui
Non
Site retour = Site sortie Oui
Non
Pices Transfr
Oui
Processus Cession Magasin Rintgrer la Pice avec le prix de sortie
Magasin
Bon de rintgration
GDS
MAJ Application et Classement
Refuser le Retour
Fin Fin
Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits : Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock Retour de marchandises au magasin Retour de marchandises au magasin Suivre lopration de rintgration de la marchandise Le retour en magasin de marchandise doit comporter les informations suivantes : Principe et rgles de gestion Fonctions attendues
le magasin le code de la structure mettrice lidentification de la structure mettrice le numro dordre chronologique du bordereau denvoi de la marchandise la date du bordereau denvoi le nom de lmetteur le numro chronologique du retour de marchandise la date du retour le nom du magasinier charg du retour le code de la marchandise retourne la rfrence fournisseur la dsignation la location la quantit retourne la quantit rceptionne le prix unitaire moyen pondr le prix total par article le prix total du bulletin de retour ligne de commentaires justifiant la cause du retour le numro chronologique de la sortie
la rintgration de marchandise devra tre effectue suite une approbation la prise en charge de la rintgration des marchandises Suivi du dtail de tous les mouvements et des quantits des articles grs relative la rintgration les rintgrations des sorties dun magasin donn ; le module doit rcuprer les informations relatives (prix, centre de cot, date, quantit qui est modifiable, etc.)
I.6. Le transfert de marchandises de site site :

Processus de transfert de marchandises de site site : Mise disposition du produit au Tiers Etablissement dune demande de sortie du produit MAJ de lapplication Bon de cession Livraison
A. Cession dun produit (unit livreuse) :
Demande refuse
Direction
Approbation Le transfert de marchandises de site site de responsable Cdant
Approuve ? Oui
Non
Demande refuse
Dispo Magasin ? Non

Demande refuse
Oui Magasin Etablissement dun bon de cession et /ou Sortie

BC / BS
GDS
Mise jour du systme
Fin
Harmonisation des systmes dinformations B. Cession dun produit (unit demandeuse) :
Magasin
Bon de cession et/ou Bon de sortie + Produit
Contrle ? Oui Magasin
Non
Produit Rejet
Etablissement dun bon dentre
BE
GDS
Mise jour du systme
Magasin
Stock disponible
Fin
Rgles et fonctionnalits :
Gestion des Stock Le transfert de marchandises de site site Le transfert de marchandises de site site Suivre lopration de transfert Le transfert de marchandise de site site doit comporter les informations suivantes :
le magasin le code de la structure mettrice lidentification de la structure mettrice le code de la structure rceptrice lidentification de la structure rceptrice le numro dordre chronologique du bordereau denvoi de la marchandise la date du bordereau denvoi le nom de lmetteur le numro chronologique de transfert de site site de la marchandise la date du transfert le nom du magasinier charg du transfert le code de la marchandise transmise la rfrence fournisseur la dsignation de la marchandise la location la quantit transmise la quantit rceptionne le prix unitaire moyen pondr le prix total par article le prix total du bulletin de retour
la cession intra filial pour bute non lucratif lapprobation de lunit cdante Avoir une vision globale du stock en transfert. Introduire les frais divers
I.7. Gestion des inventaires

- Edition Etat dinventaire thorique (avec et sans quantit) - Partage des classes inventorier sur les quipes dinventaires - Blocage du systme pour la saisie - Comptage des quantits - Contrle des quantits entre le 1er et le 2me comptage, voir mme un 3 me - (Cas de diffrences) - Dgagement des diffrences dinventaire - Dblocage du systme - Introduction des diffrences au Systme - Contrle des carts avec un autre comptage physique - Correction sur le systme - Impression des carts (avant dernire version) - Recherche origines des carts - Redressement avec des documents de gestion - Validation Inventaire - Impression de linventaire finale - Rapport dinventaire
Harmonisation des systmes dinformations Processus dinventaire :
La fin de lanne Ou priodique Informatique Edition Etat dinventaire thorique (avec ou sans quantit) Partage des classes inventorier sur les quipes dinventaires. Blocage Application Informatique (Saisie et visualisation) Comptage des quantits
Magasin
Equipe dinventaire
Compte<=2 ?
Non
Oui Contrle des quantits entre le 1er et le 2me comptage
Diffrence ? Oui Troisime Comptage
Non
Dgagement des diffrences dinventaire (Version 0) Informatique Magasin Dblocage de lapplication Saisi inventaire
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(6) Equipe dinventaire Contrle des carts avec un autre comptage physique
Erreur ?
Oui
Non
Correction sur lapplication informatique
Magasin
Impression des carts (Avant dernire version) Recherche des origines des carts (Historique)
Ecart justifi ?
Non
Oui Redressement avec des documents de gestion Validation Inventaire Impression de linventaire finale Rapport dinventaire Fin
Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits :
Gestion des Stock Gestion des inventaires Gestion des inventaires Suivre lopration dinventaire La fiche dinventaire doit comporter les informations suivantes : Code article Code barre Affectation Classe Sous classe Au moins un inventaire par ans
Assurer un traitement complet des inventaires, gnral et priodique avec : lintgration du fichier gnrer par le lecteur code barre rapprochement de linventaire physique avec linventaire comptable Gestion des inventaires et des rvaluations.
I.8. Le rapprovisionnement automatique :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Principe et rgles de gestion La gestion de stock doit comporter des rgles de calcules concernant : Le stock minimum Le stock maximum Le stock dalerte dlais de livraison Lentreprise doit organiser la mise en stock selon des mthodes adaptes : dates de premption. facilit logistique et organisationnelle, selon (recommandation relative "la gestion des stocks") Fonctions attendues un plan Gestion des Stock Le rapprovisionnement automatique Le rapprovisionnement automatique Lancement du rapprovisionnement automatique
Assurer le lancement automatique pour le processus de commande. Multiplicit des rgles de calcul Dtermination et calcul automatique du seuil d'approvisionnement
I.9. La gestion des magasins :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock La gestion des magasins La gestion des magasins La gestion des magasins Les informations entrantes dans la gestion des magasins : Identifiant du magasin Le lieu du magasin Principe et rgles de gestion Les mouvements de stock sont paramtrs par type magasin (certains magasins ne peuvent effectuer certains mouvements ; Exemple : la "Cession" et la "Rforme" ne peuvent pas se faire aux magasins des chantiers)
Fonctions attendues
Gestion des stocks sur plusieurs sites Avoir une vision globale en temps rel Grer plusieurs centres de cot et de profit Gestion demplacement
I.10. Consommation directe sur site :

Processus de Consommation directe sur site: Besoin exprim par une urgence sur site Prsentation dun justificatif (Bon pour, ou autres) Etablissement dun document dment sign par le chef des travaux extrieur Rgularisation avec une demande de sortie du produit
Consommateur
Urgence, rentabilit et Non disponibilit sur site
Sce. Appro.
Achat
Magasin
Etablissement des bons de rgularisation (entre / sortie)
BE/ BS
GDS
Mise jour du systme
Fin
Gestion des Stock Consommation directe sur site Consommation directe sur site Suivre lopration de la consommation directe La consommation directe est identifiant par : le magasin le code du fournisseur lidentification du fournisseur le numro dordre de la commande de marchandise
Rgularisation avec une demande de sortie du produit Gestion des consommations directes sur sites
I.11. Codification des Produits :

Processus de Codification des Produits:
Produit
DGS
Dterminer la Classe et la S/Classe adquate
Classe Codifie ?
Oui
Non Crer une nouvelle classe DGS
DGS
Crer une nouvelle s/ classe
Fin
Gestion des Stock Codification des Produits Codification des Produits Suivre lopration de la Codification des Produits Larticle est identifier par : le code article, la famille, la sous- famille .
Chaque codification doit tre soumise une approbation Avoir une flexibilit de codification
I.11. Rforme dun produit :

Processus de Rforme dun produit:
Priodiquement
GDS
Stock mort
GDS
Exploitable ?
Oui
(Dure de vie, facteur denvironnement)
Non GDS Proposition la Rforme (tat de rforme) Etude Rforme E.R.
Commission de rforme
Rforme Approuve ?
Oui
Etablir la rforme MAJ Application
Non
Sortie physique de la pice du magasin vers le site de rforme ( ?)
Fin
Gestion des Stock Rforme dun produit Rforme dun produit Suivre lopration de la rforme des Produits Larticle est identifier par : le code article, la famille, la sous- famille
Lentreprise organise et met en uvre sans dlai le retrait et la mise en quarantaine des produits faisant lobjet dune mesure de vigilance. Chaque opration de rforme doit tre sige par une commission.
Fonctions attendues
Avoir un suivi sur les produits rforms
I.12. Classement dun produit :

Processus de Classement dun produit:
Priodiquement
GDS
Etat Mouvement de stock Avec lapplication des critres de rotation
Moye n
Rsultat ?
Fort Faible
DGS
Etat prcisant la rotation du stock
Fin
Gestion des Stock Classement dun produit Classement dun produit Suivre lopration de classement des Produits Larticle est identifi par : le code article, la famille, la sous- famille,
Chaque opration de classement doit tre identifie par un niveau de rotation savoir : fort, moyen, et faible Avoir une situation sur ltat des produits (fort, moyen, et faible)
Fonctions attendues
I.13. Gestion de la rcupration du produit :

Processus de rcupration du produit:
Produit rcuprer
Exploitable
Oui
Non
Processus de codification
Processus dentre Processus Rforme Fin
Fin
Gestion des Stock Gestion de la rcupration du produit Gestion de la rcupration du produit Suivre la rcupration des Produits Larticle est identifi par : le code article, la famille, la sous- famille,
Chaque opration de rcupration doit tre soumise une approbation Avoir une situation portant sur les produits relevant dune rcupration
Fonctions attendues

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HARMONISATION DES SYSTEMES DINFORMATION

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Processus des Approvisionnements & Gestion des Stocks:

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Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

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II.2. La demande de prix

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

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II.3. Traitement des offres

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II.4. Suivi des commandes

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II.5. Suivi des Contrats

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Principe et rgles de gestion

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II.6. Suivi et choix des fournisseurs

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

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II.7. Gestion des litiges

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

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II.8. Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie :

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues