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HARMONISATION DES SYSTEMES DINFORMATION


Lot 3 : Approvisionnement et Stock

Rvis le : 08/06/2009

Harmonisation des systmes dinformations

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Introduction
L'approvisionnement va de l'achat initial jusqu' la mise disposition des utilisateurs. La gestion des approvisionnements n'est pas limite aux seuls flux physiques, mais s'tend galement aux flux d'information. Lentreprise doit disposer, paralllement au flux physique des produits, un flux des documents administratifs, comptables, rglementaires (bons de livraison et rception, factures...) qui permettent de vrifier la conformit par rapport aux rgles tablies : avec les fournisseurs (contrats) avec les services et responsables utilisateurs avec le comptable (Trsorier,...etc..).

Le processus d'approvisionnement doit sarticuler autour des points suivants : - Manifestation d'un besoin - Dfinition du produit susceptible de rpondre au besoin - Collecte d'information : recherche des fournisseurs, analyse de leurs propositions - Ralisation de l'achat - Rception, contrle et stockage des produits. DEFINITIONS Bien souvent, par souci de simplification, les termes "achat" et "approvisionnement" sont utiliss "indiffremment". L'achat et l'approvisionnement des produits s'entend par l'acquisition de biens ncessaires au fonctionnement de l'entreprise. La fonction achat doit couvrir : la dfinition et l'actualisation des besoins sur les plans qualitatif et quantitatif, la prospection et l'valuation du march fournisseur, la prparation, la ngociation, la conclusion, la gestion des contrats d'achats, la diffusion de l'information sur les choix des couples "produits - fournisseurs" et des ventuelles prestations associes, - le suivi des contrats, - l'valuation des fournitures par rapport aux attentes des utilisateurs, - le rglement des litiges. La fonction approvisionnement doit couvrir : la programmation des commandes, des livraisons et des stocks, en fonction des rythmes d'utilisation des produits, la gestion des flux physiques, comptables et administratifs des produits commands et livrs aux services utilisateurs, la scurit d'approvisionnement et de stockage des produits "entrants" dans l'entreprise.

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I.

Processus des Approvisionnements & Gestion des Stocks:

Ce module doit grer tous les achats de lentreprise, de la demande dachat jusqu la rception et la comptabilisation. Il doit donc prendre en charge lachat des Investissements, Produits stocks Consommations directes Prestations et services

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II.

Fonctionnalits
II.1. La demande dachat

Le dclenchement de la dite demande est fait en automatique, dans le cadre du systme de rapprovisionnement (en provenance du module Gestion des Stocks) ou saisie par les diffrents services utilisateurs, et doit tre gre jusqu sa concrtisation.

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion de lapprovisionnement La demande dachat La demande dachat Suivre le besoin exprim par la demande La demande dachat doit tre identifie par les informations suivantes : le numro identifiant, gnr automatiquement, le service et le nom du demandeur, limputation analytique et budgtaire, la date de rception prvue, lidentification des produits demands.

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues Le dclenchement de la demande est fait en automatique cadre du systme de rapprovisionnement. Grer et suivre cette demande jusqu sa concrtisation.

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II.2. La demande de prix


Chaque demande dachat peut gnrer une demande de prix auprs des fournisseurs potentiels.

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion de lapprovisionnement La demande de prix La demande de prix Suivi de la demande des prix Identifiant de la demande dachat. Le code du fournisseur Le code article

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

Chaque demande dachat peut gnrer une demande de prix auprs des fournisseurs potentiels

Cette demande de prix pouvant tre imprime ou produite en format lectronique. Les rponses fournisseurs peuvent tre saisies, archives et compares.

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II.3. Traitement des offres


Ce module doit comporter le maximum dinformation sur les offres (techniques et commerciales) Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Traitement des offres Traitement des offres Le traitement des offres Code fournisseur Code article Prix unitaire Principe et rgles de gestion Lentreprise tudie et classe les offres de prix sur la base de : une volution des prix unitaires dachat des cots dutilisation, frais dapproche et des prestations annexes fournies. dun chiffre daffaire prvisionnel du budget allou Le systme doit gnrer des TCO (Tableaux Comparatifs des Offres) Proposer des choix selon des comparaisons multicritres. Le systme doit garder une traabilit des rsultats sur lanalyse technique des offres.

Fonctions attendues

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II.4. Suivi des commandes


Cette partie concerne les diffrentes tapes ncessaires la ralisation de la commande. Cest surtout le suivi de la position de la commande Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Suivi des commandes Suivi des commandes Suivi des commandes La commande doit comporter les informations suivantes :


Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

magasin numro de consultation numro de commande date du placement de la commande date de rception de la facture dfinitive mode de payement de la commande montant de la facture date de mise en place du mode de payement date denvoi par le fournisseur date darrive en douane date de ddouanement montant de la douane date dassurance montant dassurance date denvoi au magasin montant du transport national date darrive en magasin destination de la marchandise (exploitation ou immobilisation).

le systme doit distinguer entre les diffrents types de commandes (type de march, livraisons tales dans le temps, local et trangreetc.) La commande peut tre saisie ou gnre directement partir dune demande dachat ou dune demande de prix. Une commande valide peut tre imprime ou enregistre sur support lectronique. le systme doit grer : La nature de la commande (investissement, stock, etc.), Ltat des commandes. (en appel doffre, en tude, en rception, solde, annule) Lhistorique des commandes par produit et par fournisseur. Page 19 sur 63

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II.5. Suivi des Contrats


Une fois le fournisseur choisi et retenu, il y a lieu de prparer le contrat selon limportance de loffre. Lentreprise slectionne les offres prsentant un rapport qualit/prix optimal sur la base de lanalyse technique et conomique ralise.

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion de lapprovisionnement Suivi des Contrats Suivi des Contrats Suivi des Contrats Les informations relevant du contrat pass doit comportent pour chaque article : les coordonnes du point de commandes les libells prcis des produits le conditionnement la mention spcifique de lexistence dun conditionnement unitaire les conditions de prix les conditions de livraison le montant du minimum de commande

Principe et rgles de gestion

Lentreprise confronte les diffrentes pices administratives et techniques qui constitueront les contrats. Lentreprise doit dispose des documents permettant de juger la qualit de la prestation des fournisseurs sur la base d'lments probants et opposables (dlais de livraison, non conformit, ...) Le systme doit archiver les contrats selon leur dure lgale de conservation

Fonctions attendues

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II.6. Suivi et choix des fournisseurs


Ce module doit comporter le maximum dinformation concernant les fournisseurs et fabricants permettre ainsi leur suivi par types dquipement et pice de rechange pour faire le bon choix. Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Suivi des fournisseurs Suivi des fournisseurs Faire le bon choix des fournisseurs Le fichier offres fournisseurs doit comporter les donnes ci aprs : le magasin numro de la consultation le code du fournisseur le numro de la facture proforma la date de la facture proforma la date darrive de la proposition le dlai de livraison le code devise le taux des frais dapproche le code interne de larticle le prix unitaire le prix unitaire en dinars la quantit consulte la quantit propose le prix total avec les divers frais et ristourne comprise la raison sociale du fabricant dorigine de la marchandise le prix FOB le cot de transport (terrestre et maritime) le port dembarquement le mode de payement

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

Principe dligibilit sur la base des critres techniques Processus de pr qualification. Rgle de mise a jour du fichier des fournisseurs prs qualifis Ce fichier nous permettra de faire le choix du meilleur fournisseur. Le taux des frais dapproche doit tenir compte des divers frais de transport, emballage et ristournes sil y a lieu. lentreprise doit raliser une prospection et une valuation du march fournisseur lentreprise doit disposer de l'ensemble des informations et documentations attestant la capacit juridique, technique et Page 22 sur 63

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Harmonisation des systmes dinformations conomique des fournisseurs La preuve de la conformit des produits rglementations en vigueur est-elle systmatique. vis--vis des

La tenue jour dune fiche d'information par fournisseur reprenant les donnes relatives au fournisseur et aux produits commercialiss.

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II.7. Gestion des litiges


Ce module, sur la base des informations saisies et/ou gnres par la gestion de la commande et des rceptions le systme doit permettre le bon suivi des oprations litigieuses Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Gestion des litiges Gestion des litiges Gestion des litiges Identifiant commande. Identifiant bon de rception. Identifiant bon de livraison.

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

Principe et rgles dfinis au cahier des charges Dispositions contractuelles Gestion des livraisons non-conformes ou retard. Calcul des pnalits paramtres. selon des formules pralablement

Suivre la rsolution des litiges. Avoir un tat rcapitulatif sur les commandes litigieuses

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II.8. Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie :

Ce module, sur la base des informations saisies et/ou gnres par les modules de gestion de la commande et des rceptions, doit permettre le suivi des cautions bancaires et des retenues de garantie et gnrer les mains leves pour les commandes satisfaites. Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie Suivi des cautions bancaires et retenues de garantie Identifiant commande. Identifiant bon de rception. Identifiant bon de livraison.

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

Caution bancaire nest pas productrice dintrt

suivi des cautions bancaires. suivi des retenues de garantie. gnrer les mains leves pour les commandes satisfaites.

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II.9. La rception :

Ce module doit permettre la gestion de la rception. Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion de lapprovisionnement La rception La rception La rception bon rception. bon de commande. Principe et rgles de gestion Principe dfini au cahier des charges ou au contrat : Rception provisoire Rception dfinitive (DGD) Fonctions attendues la saisie ou confirmation des quantits livres, la saisie ou confirmation des prix dachat, le calcul automatique des frais dapproche, la mise jour du stock et du patrimoine, la comptabilisation en monnaie nationale.

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II.10. Consultations et Editions :


Le module doit produire les principaux tats tels que les demandes dachats, demandes de prix, bons de commandes, commandes en cours et soldes, bordereaux de rception, rceptions valorises et en attente, tableaux de bord, etc.

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion de lapprovisionnement Consultations et Editions Consultations et Editions Consultations et Editions

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

chaque dition doit tre rfrencier (rfrence, date,.etc)

Doit produire les principaux tats tels que les demandes dachats, demandes de prix, bons de commandes, commandes en cours et soldes, bordereaux de rception, rceptions valorises et en attente, tableaux de bord. Le systme doit permettre la recherche multicritres : retrouver une commande, une demande dachat ou de prix, consulter lchancier des commandes et livraisons.

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Harmonisation des systmes dinformations Les tables et fichiers de base utiliss : Le systme actuel utilise, entre autre les tables et fichiers suivants : - Table Classes articles. - Table Sous-classe articles. - Fichier Articles. - Table des Centres de cots (affectations). - Fichiers Fournisseurs. - Fichier Demandes dachats. - Fichier appels doffres. - Fichier inventaire. - Table monnaies et taux de change. - Table des utilisateurs et des profils. Particularits des Traitements : Le processus Achats la SONELGAZ obit la procdure de passation de marchs en vigueur dans le secteur dnergie et des mines. Lorganigramme ci-aprs illustre les diffrentes tapes qui seront appeles tre gres par le systme : - Les consultations sont publies dans le bulletin des appels doffres sparment ou regroupes en lots. - Un fournisseur peut soumissionner pour un ou plusieurs lots dun appel doffre. - Le systme doit grer les offres techniques et commerciales sparment. - Le systme doit enregistrer les informations des commissions douverture des plis, dtude technique et commerciale. - Le systme doit permettre la comparaison des offres commerciales selon des critres pralablement dfinis. - La validation du fournisseur retenu doit gnrer automatiquement une commande ou un contrat.

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Il est noter que la terminologie suivante est utilise : - BAOSEM : Bulletin dAppel dOffre du Secteur de lEnergie et des Mines.

- C.O.P : Commission dOuverture des Plis. - C.E.O.T - P.V - DA : Commission dEvaluation des Offres Technique.

: Procs-verbal. : Demande dachat

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Donnes dentre

A C T I O N

Donnes de Sortie

Cahier des charges

Vrification des donnes


Rquisition

Demande dachat

Traitement de la rquisition

Mise en forme de lappel doffre

Validation
non oui Publication sur BAOSEM

non

oui

Retrait du cahier de charge

Rception et enregistrement des offres techniques Transmission la C.O.P.

Ouverture des plis par la C.O.P Transmission pour tude technique (C.E.O.T)

P.V COP

Avis technique
non oui

Offre rejete

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Critres de slection des fournisseurs

Fournisseur slectionn

Demande de cotation commerciale

P.V CEOT

Rception et enregistrement des offres

Transmission la C.O.P commerciale

Ouverture des plis commerciaux non

Choix du fournisseur

P.V COP

Etablissement de la commande ou du contrat Revue de contrat


Commande ou contrat

Validation technique

Validation Achat

Emission de la commande

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I.

Processus et fonctionnalits de la Gestion des Stocks :

Le module complet de gestion des stocks de lentreprise, doit tre multi-magasins et doit grer tous types de stocks tels que : les matires premires, les produits fabriqus et/ou rpars, les pices de rechange, les produits consommables.

LOGIGRAMME GDS
Responsable
GDS

Input
Facture - Bon de livraison- Bon rintgration

Activits Mettre en stock 01 M.A.J. des Stocks 02 valuer les stocks 03

Output
Produits stocks

Ressources
GDS Magasiniers

GDS

Produits Stocks

Fichiers mis jour

Tech. GDS Logiciel GDS

GDS

Fichiers mis jour

Stocks valus

- C.S.GDS - Tech. GDS - Logiciel GDS

Stocks

- Liste Stock mini

> Seuil
GDS Stocks< mini

<= Seuil
Lancer lachat 04
Demande dachat M.O. Achats

= Seuil

GDS

-Produit en stock.

Mettre disposition
-Bon de prlvement

Produits mis disposition

Magasiniers

05

Sortie
Oui Non

GDS : Gestion des stocks. C.S. GDS : Chef de Section GDS. M.O : Mode Opratoire. Tech : Technicien. Page 33 sur 63 Lot 3 : Approvisionnement et Stock

Harmonisation des systmes dinformations Modalits dapplication : A. Mettre en stock : Aprs rception des produits par la subdivision achats, et le contrle par le chef de section GDS et le contrle qualit, le chef de subdivision et section GDS procde lintgration en stock par ltablissement dun bon dentre magasin conjointement sign par le magasinier, lacheteur et le demandeur. Ils font de mme pour les articles qui nont pas servis et que les structures de ralisation veulent rintgrer au magasin moyennant demande de rintgration. Un bon de rintgration valid par les deux parties est tabli lissue. Sur base de ces formulaires, le magasinier stocke les produits.

B. Mettre jour les stocks : Sur la base des formulaires ; bon dentre ou bon de rintgration, le technicien gestion des stocks met jour le fichier GDS. C. Evaluer les stocks : Le chef de section gestion des stocks value les stocks en fonction des paramtres arrts.

D. Lancer lachat : Si le niveau des stocks est infrieur au seuil de stock minimum, le chef de subdivision GDS tablit une demande dachat rapprovisionnement pour rapprovisionner le magasin.

E. Mettre disposition le produit : Si le niveau des stocks est suffisant (na pas atteint le seuil du stock mini), le produit est mis disposition des utilisateurs.

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I.1. Entre Stock :


Processus dEntres : Communication sur la disponibilit du produit tablissement Dune demande de rapprovisionnement Rception dune copie de la commande Rception physique du matriel accompagn : o P.V de rception provisoire technique (interne et /ou externe) o Factures, Copie Bon de commande, Bon de livraison o P.V dessaie o Certificat de garantie o Certificat de conformit Etablissement dun Bon dentre Mise jour du systme Informatique

Magasin

Produit

Accompagn des docs

Contrle ?

Non Produit rejet

Oui

Magasin

Etablissement dun bon de rception (bon dentre)

BR / BE

GDS

Mise jour du systme

Magasin

Stock disponible

Fin

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Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits : Aprs rception des produits par la subdivision achats, et le contrle par GDS et le contrle qualit, la GDS procde lintgration en stock par ltablissement dun bon dentre magasin conjointement sign par le magasinier, lacheteur et le demandeur. Sur la base de ce formulaire, le magasinier stocke les produits.

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion des Stock Entre en Stock Entre en Stock Suivre lopration dentre de la marchandise en magasin Le bon dentre doit comporter les informations suivantes : le magasin le code du fournisseur lidentification du fournisseur le numro dordre de la commande de marchandise la date de la commande le numro de la facture le code monnaie de payement le taux de change du jour le numro chronologique du document dentre la date de lentre le nom du responsable charg de ltablissement du document dente le nom du magasinier charg de lentre le code interne de la marchandise entre la rfrence fournisseur de la marchandise entre la dsignation de la marchandise entre la quantit commande la quantit entre le prix unitaire le prix total par article le frai dapproche total par article le prix total du bulletin dentre sans frais dapproche le montant total des frais dapproche. le nom de lutilisateur ayant confirm la conformit de la marchandise. La location de la marchandise (lieu de stockage)

Principe et rgles de gestion

contrle de la conformit rejet des non conformes avec quatre (04) types de rejets manquants en plus Page 36 sur 63

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Harmonisation des systmes dinformations endommag Non conforme la commande Les magasins, tant rattachs des structures diffrentes, leurs stocks sont valoriss par structure Lentreprise doit demander des chantillons quand le produit propos na jamais t prsent dans l'entreprise. Lensemble des mouvements dentres de tous les produits doivent tre enregistrs avec le maximum de rigueur Cas particuliers : Un certain nombre de catgories de produits peuvent faire l'objet d'une gestion particulire. Lentreprise doit dispose dune gestion adapte : pour les produits relevant dune mise en dpt dans les magasins pour les fluides et gaz pour les units gratuites de produits pour les produits entrant dans le cadre d'essais

Fonctions attendues

Les entres en stock doivent tre valorises en temps rel par le module des achats et/ou par les transactions de saisie des mouvements. Visualisation des disponibilits et de lvolution du stock. La gestion de la documentation des produits stocks Suivi du dtail de tous les mouvements et des quantits des articles grs en entr Gestion des frais divers (amliorez le contrle des cots en incluant des frais complmentaires au cot ou au prix unitaire dun article, par exemple les frais de transport ou dassurance) la gestion de larticle avec plusieurs units de mesure (unit dachat, unit de gestion magasin, unit de consommation). Avoir une traabilit sur les articles durant leur processus de gestion

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I.2. Demande de marchandise :


Si le niveau des stocks est suffisant (na pas atteint le seuil du stock mini), la marchandise est mis disposition des utilisateurs. Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock Demande de marchandise Demande de marchandise Suivre lopration demande de la marchandise La demande de marchandise doit comporter les informations suivantes : le magasin le code de structure mettrice lidentification de la structure mettrice le numro dordre chronologique de la demande de marchandise la date de la demande le nom du demandeur le nom de responsable autoris demander les marchandises le code de la marchandise demande la rfrence fournisseur la dsignation de la marchandise la quantit demande le numro dinvestissement sur lequel sera installe la

marchandise lunit de mesure la destination de la marchandise (exploitation ou immobilisation) ligne de commentaires Principe et rgles de gestion Cette opration doit tre effectue automatiquement, pour les structures dotes de moyens informatiques et relies au rseau local de lentreprise. Pour les autres structures, principalement les chantiers de lentreprise leurs demandes doivent tre centralises au niveau de leurs structures. les demandes de sortie magasin doivent tre enregistres dans le systme les demandes non satisfaites doivent tre suivies pour le rajustement du module rapprovisionnement, Les demandes de marchandises doivent tre automatiquement transformes en bulletins de Sorties de marchandises qui permettront aux magasiniers de prparer les marchandises Page 38 sur 63 Lot 3 : Approvisionnement et Stock

Fonctions attendues

Harmonisation des systmes dinformations demandes.

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I.3. Sortie de marchandises des stocks :


Processus de Sorties : - Rception dune demande de matriel - Etablissement dun Bon de sortie - Mise jour du systme Informatique

Utilisateur

Demande du produit

GDS
Destination

Prestation

Processus Cession

Fourniture (Vente)

Magasin

Etablissement dun bon de sortie avec la prcision de la destination B.S.

GDS

Mise jour du systme

Fin

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Rgles et fonctionnalits : Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock Sortie de marchandises des stocks Sortie de marchandises des stocks Suivre lopration de sortie de marchandise Le Bon de sortie de marchandise doit comporter les informations suivantes : Principe et rgles de gestion

le magasin le code de la structure servie lidentification de la structure servie le numro dordre chronologique de la demande de marchandise la date de la demande le nom du demandeur (son matricule doit subir un contrle dautorisation) le nom du responsable autoris demander la marchandise le numro chronologique de la sortie la date de la sortie le nom du magasinier charg de la sortie le code de la marchandise demande la rfrence du fournisseur la dsignation de la marchandise la location de la marchandise (lieu de stockage) la quantit demande la quantit servie le numro dinvestissement sur lequel sera installe la marchandise le prix unitaire le prix total par article le prix total du bulletin de sortie. la destination de la marchandise (exploitation ou immobilisation)

le bon de sortie doit comprendre les informations ncessaire pour la lidentification des destinataires. Les sorties de stock doivent tre valorises et comptabilises la clture de la priode selon le mode prdfini par classe (CUMP, FIFO ou LIFO). la transformation automatique de la demande de sortie en bon de sortie Suivi du dtail de tous les mouvements et des quantits des articles grs en sortie

Fonctions attendues

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I.4. Marchandises non conformes :


Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock Marchandises non conformes Marchandises non conformes Suivie des marchandises non conformes les bulletins de marchandise non conforme doivent contenir les informations ncessaires lidentification de la transaction : Principe et rgles de gestion

le magasin le type de non-conformit le code du fournisseur lidentification du fournisseur le numro dordre de la commande de marchandise la date de la commande le numro de la facture le numro du bulletin dentre en magasin le code monnaie de payement le taux de change du jour le numro chronologique du document de non-conformit la date de lentre le nom du responsable charg de ltablissement du document dente le nom du magasinier charg de lentre le code interne de la marchandise entre la rfrence du fournisseur de la marchandise entre la dsignation de la marchandise entre la quantit commande la quantit entre le prix unitaire le prix total par article les frais dapproche total par article le prix total du bulletin dentre sans frais dapproche le montant total des frais dapproche.

Lentreprise doit analyser les documents techniques au regard des exigences propres chaque catgorie de produit et juge leur conformit. les types de non-conformit de marchandises : marchandise en plus marchandise manquante marchandise endommage ou prime marchandise non conforme la commande la gestion des anomalies des marchandises

Fonctions attendues

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I.5. Retour de marchandises au magasin (rintgration) :


Processus de rintgration : - Besoin exprim par excs - Etablissement dun Bon de rintgration Utilisateur Retour du Produit

Magasin

Contrle, Approbation
Oui

Non

Site retour = Site sortie Oui

Non

Pices Transfr
Oui

Processus Cession Magasin Rintgrer la Pice avec le prix de sortie

Magasin

Bon de rintgration

GDS

MAJ Application et Classement

Refuser le Retour

Fin Fin

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Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits : Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock Retour de marchandises au magasin Retour de marchandises au magasin Suivre lopration de rintgration de la marchandise Le retour en magasin de marchandise doit comporter les informations suivantes : Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

le magasin le code de la structure mettrice lidentification de la structure mettrice le numro dordre chronologique du bordereau denvoi de la marchandise la date du bordereau denvoi le nom de lmetteur le numro chronologique du retour de marchandise la date du retour le nom du magasinier charg du retour le code de la marchandise retourne la rfrence fournisseur la dsignation la location la quantit retourne la quantit rceptionne le prix unitaire moyen pondr le prix total par article le prix total du bulletin de retour ligne de commentaires justifiant la cause du retour le numro chronologique de la sortie

la rintgration de marchandise devra tre effectue suite une approbation la prise en charge de la rintgration des marchandises Suivi du dtail de tous les mouvements et des quantits des articles grs relative la rintgration les rintgrations des sorties dun magasin donn ; le module doit rcuprer les informations relatives (prix, centre de cot, date, quantit qui est modifiable, etc.)

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I.6. Le transfert de marchandises de site site :


Processus de transfert de marchandises de site site : Mise disposition du produit au Tiers Etablissement dune demande de sortie du produit MAJ de lapplication Bon de cession Livraison

A. Cession dun produit (unit livreuse) :

Demande refuse

Direction

Approbation Le transfert de marchandises de site site de responsable Cdant

Approuve ? Oui

Non
Demande refuse

Dispo Magasin ? Non


Demande refuse

Oui Magasin Etablissement dun bon de cession et /ou Sortie


BC / BS

GDS

Mise jour du systme

Fin

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Harmonisation des systmes dinformations B. Cession dun produit (unit demandeuse) :

Magasin

Bon de cession et/ou Bon de sortie + Produit

Contrle ? Oui Magasin

Non
Produit Rejet

Etablissement dun bon dentre

BE

GDS

Mise jour du systme

Magasin

Stock disponible

Fin

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Rgles et fonctionnalits :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion des Stock Le transfert de marchandises de site site Le transfert de marchandises de site site Suivre lopration de transfert Le transfert de marchandise de site site doit comporter les informations suivantes :

le magasin le code de la structure mettrice lidentification de la structure mettrice le code de la structure rceptrice lidentification de la structure rceptrice le numro dordre chronologique du bordereau denvoi de la marchandise la date du bordereau denvoi le nom de lmetteur le numro chronologique de transfert de site site de la marchandise la date du transfert le nom du magasinier charg du transfert le code de la marchandise transmise la rfrence fournisseur la dsignation de la marchandise la location la quantit transmise la quantit rceptionne le prix unitaire moyen pondr le prix total par article le prix total du bulletin de retour

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

la cession intra filial pour bute non lucratif lapprobation de lunit cdante Avoir une vision globale du stock en transfert. Introduire les frais divers

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Harmonisation des systmes dinformations

I.7. Gestion des inventaires


- Edition Etat dinventaire thorique (avec et sans quantit) - Partage des classes inventorier sur les quipes dinventaires - Blocage du systme pour la saisie - Comptage des quantits - Contrle des quantits entre le 1er et le 2me comptage, voir mme un 3 me - (Cas de diffrences) - Dgagement des diffrences dinventaire - Dblocage du systme - Introduction des diffrences au Systme - Contrle des carts avec un autre comptage physique - Correction sur le systme - Impression des carts (avant dernire version) - Recherche origines des carts - Redressement avec des documents de gestion - Validation Inventaire - Impression de linventaire finale - Rapport dinventaire

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Harmonisation des systmes dinformations Processus dinventaire :

La fin de lanne Ou priodique Informatique Edition Etat dinventaire thorique (avec ou sans quantit) Partage des classes inventorier sur les quipes dinventaires. Blocage Application Informatique (Saisie et visualisation) Comptage des quantits

Magasin

Equipe dinventaire

Compte<=2 ?

Non

Oui Contrle des quantits entre le 1er et le 2me comptage

Diffrence ? Oui Troisime Comptage

Non

Dgagement des diffrences dinventaire (Version 0) Informatique Magasin Dblocage de lapplication Saisi inventaire

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(6) Equipe dinventaire Contrle des carts avec un autre comptage physique

Erreur ?

Oui

Non

Correction sur lapplication informatique

Magasin

Impression des carts (Avant dernire version) Recherche des origines des carts (Historique)

Ecart justifi ?

Non

Oui Redressement avec des documents de gestion Validation Inventaire Impression de linventaire finale Rapport dinventaire Fin

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Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion des Stock Gestion des inventaires Gestion des inventaires Suivre lopration dinventaire La fiche dinventaire doit comporter les informations suivantes : Code article Code barre Affectation Classe Sous classe Au moins un inventaire par ans

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

Assurer un traitement complet des inventaires, gnral et priodique avec : lintgration du fichier gnrer par le lecteur code barre rapprochement de linventaire physique avec linventaire comptable Gestion des inventaires et des rvaluations.

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I.8. Le rapprovisionnement automatique :


Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Principe et rgles de gestion La gestion de stock doit comporter des rgles de calcules concernant : Le stock minimum Le stock maximum Le stock dalerte dlais de livraison Lentreprise doit organiser la mise en stock selon des mthodes adaptes : dates de premption. facilit logistique et organisationnelle, selon (recommandation relative "la gestion des stocks") Fonctions attendues un plan Gestion des Stock Le rapprovisionnement automatique Le rapprovisionnement automatique Lancement du rapprovisionnement automatique

Assurer le lancement automatique pour le processus de commande. Multiplicit des rgles de calcul Dtermination et calcul automatique du seuil d'approvisionnement

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I.9. La gestion des magasins :


Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes Gestion des Stock La gestion des magasins La gestion des magasins La gestion des magasins Les informations entrantes dans la gestion des magasins : Identifiant du magasin Le lieu du magasin Principe et rgles de gestion Les mouvements de stock sont paramtrs par type magasin (certains magasins ne peuvent effectuer certains mouvements ; Exemple : la "Cession" et la "Rforme" ne peuvent pas se faire aux magasins des chantiers)

Fonctions attendues

Gestion des stocks sur plusieurs sites Avoir une vision globale en temps rel Grer plusieurs centres de cot et de profit Gestion demplacement

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I.10. Consommation directe sur site :


Processus de Consommation directe sur site: Besoin exprim par une urgence sur site Prsentation dun justificatif (Bon pour, ou autres) Etablissement dun document dment sign par le chef des travaux extrieur Rgularisation avec une demande de sortie du produit

Consommateur

Urgence, rentabilit et Non disponibilit sur site

Sce. Appro.

Achat

Magasin

Etablissement des bons de rgularisation (entre / sortie)

BE/ BS

GDS

Mise jour du systme

Fin

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Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion des Stock Consommation directe sur site Consommation directe sur site Suivre lopration de la consommation directe La consommation directe est identifiant par : le magasin le code du fournisseur lidentification du fournisseur le numro dordre de la commande de marchandise

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

Rgularisation avec une demande de sortie du produit Gestion des consommations directes sur sites

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I.11. Codification des Produits :


Processus de Codification des Produits:

Produit

DGS

Dterminer la Classe et la S/Classe adquate

Classe Codifie ?

Oui

Non Crer une nouvelle classe DGS

DGS

Crer une nouvelle s/ classe

Fin

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Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion des Stock Codification des Produits Codification des Produits Suivre lopration de la Codification des Produits Larticle est identifier par : le code article, la famille, la sous- famille .

Principe et rgles de gestion Fonctions attendues

Chaque codification doit tre soumise une approbation Avoir une flexibilit de codification

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I.11. Rforme dun produit :


Processus de Rforme dun produit:

Priodiquement

GDS

Stock mort

GDS

Exploitable ?

Oui
(Dure de vie, facteur denvironnement)

Non GDS Proposition la Rforme (tat de rforme) Etude Rforme E.R.

Commission de rforme

Rforme Approuve ?

Oui
Etablir la rforme MAJ Application

Non

Sortie physique de la pice du magasin vers le site de rforme ( ?)

Fin

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Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion des Stock Rforme dun produit Rforme dun produit Suivre lopration de la rforme des Produits Larticle est identifier par : le code article, la famille, la sous- famille

Principe et rgles de gestion

Lentreprise organise et met en uvre sans dlai le retrait et la mise en quarantaine des produits faisant lobjet dune mesure de vigilance. Chaque opration de rforme doit tre sige par une commission.

Fonctions attendues

Avoir un suivi sur les produits rforms

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I.12. Classement dun produit :


Processus de Classement dun produit:

Priodiquement

GDS

Etat Mouvement de stock Avec lapplication des critres de rotation

Moye n

Rsultat ?

Fort Faible

DGS

Etat prcisant la rotation du stock

Fin

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Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion des Stock Classement dun produit Classement dun produit Suivre lopration de classement des Produits Larticle est identifi par : le code article, la famille, la sous- famille,

Principe et rgles de gestion

Chaque opration de classement doit tre identifie par un niveau de rotation savoir : fort, moyen, et faible Avoir une situation sur ltat des produits (fort, moyen, et faible)

Fonctions attendues

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Harmonisation des systmes dinformations

I.13. Gestion de la rcupration du produit :


Processus de rcupration du produit:

Produit rcuprer

Exploitable

Oui

Non

Processus de codification

Processus dentre Processus Rforme Fin

Fin

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Harmonisation des systmes dinformations Rgles et fonctionnalits :

Domaine Processus Fonctionnalit Objectif Donnes

Gestion des Stock Gestion de la rcupration du produit Gestion de la rcupration du produit Suivre la rcupration des Produits Larticle est identifi par : le code article, la famille, la sous- famille,

Principe et rgles de gestion

Chaque opration de rcupration doit tre soumise une approbation Avoir une situation portant sur les produits relevant dune rcupration

Fonctions attendues

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