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Description du processus dachats

de produits et services de Entreprise XYZ


Note : Ce processus daffaires est driv dun cas rel. Une tude complte, analyse et architecture, a t
ralise par Khalil Mamouny dans le cadre de ses mandats. Le nom de lentreprise est fictif.

Description sommaire du besoin daffaires


Entreprise XYZ voudrait dvelopper, ou acqurir, une solution logicielle qui lui
permettrait de grer lectroniquement lensemble de la documentation gnre par les
diffrentes activits de son processus dachat de produits et services.

Description textuelle du processus daffaires


Le processus dachat de services et de produits de Entreprise XYZ se dcrit comme suit :

Le processus dachat commence quand un employ (requrant) complte et transmet une


demande dachat un des acheteurs de lentreprise.

la rception de la demande dachat, lacheteur doit valider la demande. Si la demande


dachat est complte et recevable, lacheteur, selon le cas :
Scnario A
Sil ny a pas de fournisseur pr-qualifi, publier un appel doffres. Dans ce cas, les
fournisseurs doivent transmettre leur soumission lacheteur. Lacheteur, selon les
rgles administratives de lentreprise, slectionne la soumission la plus avantageuse
puis complte un bon de commande quil transmet au fournisseur slectionn.
Scnario B
Sil y a un fournisseur pr-qualif, avec qui il existe une entente commerciale,
complter un bon de commande et le lui transmettre.

Si la demande dachat consiste rparer un item (par exemple, un meuble ou un


quipement), lacheteur doit, en plus de complter un bon de commande, expdier litem
au fournisseur et lui transmettre un bon dexpdition. Dans ce cas, cest le magasinier de
lentreprise qui prpare litem, complte un bon dexpdition puis envoie le tout au
fournisseur.

Suite la rception du bon de commande, le fournisseur, selon le cas :


Scnario A
Si lachat est un service, il ralise le service conformment ce qui t convenu dans le
bon de commande puis transmet sa facture lacheteur de lentreprise.
Scnario B
Si lachat consiste rparer un item ou des items, effectue la rparation puis livre les
items accompagns dun bon de livraison et de la facture.
Scnario C
Si lachat est un ou des produits, le fournisseur livre le(s) produit(s) accompagn(s) du
bon de livraison et de la facture. Si un produit est homologu, il doit galement
joindre le bon de conformit.

la rception de la facture, si le tout est conforme aux spcifications du bon de


commande, lacheteur transmet la facture ladministration pour paiement.

Le processus dachat est complt une fois la facture du fournisseur est paye.

1999-2013, Khalil Mamouny & MTI Experts-Conseils inc. Tous droits rservs.

Texte extrait sans modification

Reformulation du texte

un employ (requrant) complte et


transmet une demande dachat un des
acheteurs

Le requrant complte une demande dachat (i.e.,


cre et enregistre)

lacheteur doit valider la demande

Lacheteur valide la demande dachat (i.e.,


consulte)

publier un appel doffres

Lacheteur publie lappel doffres (i.e., imprime)

les fournisseurs doivent transmettre leur


soumission lacheteur

Le fournisseur transmet une soumission (imprime


ou envoie par courriel)

Lacheteur slectionne la soumission la plus


avantageuse

Lacheteur slectionne la soumission la plus


avantageuse

Lacheteur complte un bon de commande

Lacheteur complte un bon de commande

il transmet au fournisseur

Lacheteur transmet un bon de commande au


fournisseur

une entente commerciale

Lacheteur consulte une entente commerciale

transmettre un bon dexpdition

Le magasinier transmet un bon dexpdition au


fournisseur

le magasinier complte un bon dexpdition

Le magasinier complte un bon dexpdition

rception du bon de commande

Le fournisseur reoit un bon de commande (i.e.,


numrise et consulte)

transmet sa facture lacheteur de


lentreprise

Le fournisseur transmet une facture lacheteur


(imprime ou envoie par courriel)

accompagns dun bon de livraison et de la


facture.

Le fournisseur transmet un bon de livraison


lacheteur ou au magasinier (imprimer et envoie
par courrier ou envoie par courriel)

il doit galement joindre le bon de


conformit.

Le fournisseur transmet le bon de conformit


lacheteur ou au magasinier (imprime, envoie par
courrier ou envoie par courriel)

la rception de la facture

Lacheteur reoit la facture du fournisseur

lacheteur transmet la facture


ladministration pour paiement

Lacheteur transmet la facture ladministration


pour paiement (imprime ou numrise puis envoie
par courriel)

la facture du fournisseur est paye

Ladministration paie la facture au fournisseur


(enregistre les dtails du paiement)

Le requrant transmet une demande dachat


lacheteur (i.e., imprime ou envoie par courriel)

1999-2013, Khalil Mamouny & MTI Experts-Conseils inc. Tous droits rservs.