Guide interne des achats et

de la commande publique

Juillet 2022
Ce document a été validé par le Collège de la Haute Autorité de Santé le 13 juillet 2022.

© Haute Autorité de Santé juillet

 2022 
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 Sommaire

 Préambule _______________________________________________________________________ 4

 1. Les principes et les règles de la commande publique _________________________________ 5

 1.1 Les grands principes de la commande publique _________________________________ 5
 1.2 Les procédures et les seuils applicables _______________________________________ 6

 2. Les différentes étapes de la procédure de passation _________________________________ 12

 2.1 La définition du besoin ___________________________________________________ 12
 2.2 La rédaction des pièces ___________________________________________________ 12
 2.3 La validation avant publication ______________________________________________ 12
 2.4 La publication ___________________________________________________________ 13
 2.5 L’ouverture des plis ______________________________________________________ 13
 2.6 L’analyse des candidatures et des offres _____________________________________ 14
 2.7 Les demandes de précisions et de compléments _______________________________ 16
 2.8 Les négociations ________________________________________________________ 17
 2.9 Rapport de présentation, commission de choix et désignation de l’attributaire ________ 17
 2.10 Les courriers aux candidats non retenus _____________________________________ 17
 2.11 La mise au point ________________________________________________________ 18
 2.12 La notification à l’attributaire ______________________________________________ 18

 3. L’exécution des marchés publics _________________________________________________ 19

 3.1 La mise en place d’un comité de suivi ________________________________________ 19
 3.2 Le suivi budgétaire des marchés ____________________________________________ 19
 3.3 Le suivi de l’exécution des marchés _________________________________________ 20

 4. Le rôle des différents acteurs ____________________________________________________ 22

 4.1 Le rôle des services prescripteurs ___________________________________________ 22
 4.2 Le rôle des juristes marchés publics _________________________________________ 22
 4.3 Les niveaux de prise de décision ____________________________________________ 23
 4.4 Le rôle de l’agent comptable _______________________________________________ 24

 Conclusion : donner du sens aux achats_____________________________________________ 25

 Liste des annexes ________________________________________________________________ 26

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Préambule
Dans une démarche de maîtrise des risques liés au processus d’achat, le pôle achats et marchés pu-
blics a mis au point, pour l’ensemble de la Haute autorité de Santé (HAS), un guide de procédure por-
tant sur les règles applicables à la commande publique.
Ce guide s’est appuyé en premier lieu sur un recueil, au mois de juin 2019, des attentes des collabo-
rateurs de la HAS à ce sujet. Ainsi, le présent guide s’efforce de rester un document court, pratique et
pédagogique. Il précise notamment le rôle des juristes marchés publics et la répartition des tâches
entre le pôle achats et marchés publics, les autres pôles du service achats, budget et finances (no-
tamment budget et dépenses courantes) et les services prescripteurs (c’est-à-dire les services qui
passent des marchés). Une meilleure connaissance des règles incontournables – notamment en ma-
tière de délais – permettra aussi une meilleure planification des procédures et ainsi d’accroitre la per-
formance globale des achats effectués.
La 1ère version du guide a été présentée et approuvée en Collège délibératif le 16 octobre 2019. Une
actualisation des seuils a ensuite été effectuée en décembre 2019.
Une revue des procédures effectuée dans l’objectif d’une meilleure sécurisation aboutit à la présente
2nde version de guide interne des achats et de la commande publique, diffusée au 3ème trimestre de
l’année 2022.
L’objectif de ce guide est de sécuriser le processus d’achat de la HAS et de décrire les règles appli-
cables en matière de commande publique, aussi bien les principes et procédures applicables (partie
1), que les différentes étapes de procédures, de la définition du besoin à la notification du marché à
l’attributaire (partie 2). La phase d’exécution des marchés est abordée en partie 3. La répartition du
travail entre le pôle achats et marchés publics et les services prescripteurs est aussi présentée (partie
4). Les annexes comportent des fiches pratiques, des modèles de document, une présentation des
risques juridiques, ainsi qu’un glossaire.
Conformément au 5° de l’article R 161-78 du code de la sécurité sociale, le Collège de la Haute auto-
rité de Santé délibère sur « les conditions générales de passation des contrats, conventions et mar-
chés ». Le présent guide a été présenté et approuvé en Collège délibératif le 13 juillet 2022.

Le pôle achats et marchés publics

Service achats, budget et finances

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1. Les principes et les règles de la commande
publique

La Haute autorité de santé (HAS), en tant que personne morale de droit public, est soumise aux
règles de la commande publique, regroupées dans le code de la commande publique.
La commande publique a un objet large, portant sur l’ensemble des moyens auxquels l’entité a re-
cours en plus de ses propres moyens, dès lors que le recours à ces moyens se fait à titre onéreux.
Elle englobe ainsi tous les achats de fournitures, services et travaux.
Ne relèvent pas de la commande publique :
- Les contrats de travail ;
- Les transferts de compétences ;
- Les subventions ;
- L’occupation domaniale.
Dans l’organisation budgétaire de la HAS, l’ensemble des budgets de fonctionnement (hors loyers et
remboursements de frais de déplacement) et d’investissement relève du périmètre de la commande
publique.

1.1 Les grands principes de la commande publique

Les grands principes de la commande publique, qui s’appliquent à l’ensemble des achats, même si
les règles de procédure sont souples pour les achats de faible montant, sont :
- L’égalité de traitement des candidats,
- La liberté d’accès à la commande publique,
- La transparence des procédures.
Les grands principes répondent à l’objectif d’assurer l'efficacité de la commande publique et la bonne
utilisation des deniers publics.
Le non-respect de ces principes peut faire l'objet d’une sanction administrative (notamment risque
d’annulation partielle ou totale de la procédure et des contrats, éventuellement avec des indemnisa-
tions) ou d'une sanction pénale (cf. annexe 12 sur les risques de contentieux liés à la commande pu-
blique).
Un autre principe essentiel de la commande publique réside dans la prééminence du besoin dans le
processus d’achat : le processus d’achat est tout entier tourné vers la réponse au besoin : il est ainsi
fondamental de caractériser le besoin aussi précisément que possible, au niveau des fonctionnalités
et services rendus recherchés. Certaines procédures sont toutefois prévues lorsque le besoin est diffi-
cile à caractériser.

 Egalité de traitement des candidats

Le respect du principe d’égalité de traitement interdit toute discrimination et s’étend à l’ensemble de la
procédure :
- La rédaction du cahier des charges doit être objective et ne pas orienter le choix ;
- Toutes les offres arrivées avant la date limite de remise des offres, doivent être examinées,
quelle que soit la nationalité ou l’implantation du candidat ;
- Tous les candidats doivent disposer d’une information équivalente et, si l’un d’entre eux pose une
question complémentaire, le pôle achats et marchés publics doit transmettre sa réponse à
l’ensemble des candidats.

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 Liberté d’accès à la commande publique
Toute personne doit pouvoir prendre connaissance des besoins d’un acheteur public.
Ce principe est garanti par la publicité diffusée pour faire connaître ses besoins. Lorsque l’achat cons-
titue une somme importante (cf.1.2 les procédures et les seuils applicables), cette publicité permet
une mise en concurrence effective des entreprises potentiellement candidates.

 Transparence des procédures

La transparence permet à tous les candidats ou à toute personne intéressée de s’assurer du respect
des deux principes évoqués ci-dessus.
Les critères de choix sont portés à la connaissance des candidats dès la publication de la publicité et
la transmission du dossier de consultation des entreprises (DCE). Ils permettront de choisir l’offre
économiquement la plus avantageuse.
De même, tout candidat dont l’offre est rejetée doit être informé et les motifs de ce rejet présentés.

Le développement durable

La commande publique participe à l’atteinte des objectifs de développement durable. Dans la dimen-
sion environnementale, cela peut se traduire par une réflexion sur le besoin (nécessité de procéder à
l’achat, quantité utile, caractéristiques des produits ou prestations), par des contraintes sur les condi-
tions d’exécution et/ou par une valorisation des démarches effectuées par les fournisseurs dans le
choix. Dans la dimension sociale du développement durable, il peut également exister des clauses
d’exécution ; il est possible aussi de réserver certains marchés à des structures accueillant majoritai-
rement des personnes en situation de handicap ou travaillant à l’insertion de personnes éloignées de
l’emploi.

1.2 Les procédures et les seuils applicables

Les procédures d’achat sont plus ou moins contraignantes selon le volume financier concerné. Le
code de la commande publique fixe ainsi des seuils, que la HAS a complété pour préciser les règles
internes à appliquer pour les achats de faible montant.

 Comment déterminer les seuils ?

Un seuil ne s’apprécie pas achat par achat (bon de commande par bon de commande, marché par
marché), mais par groupes d’achats de même nature et indissociables en différentes prestations :
prestations de tierce maintenance applicative (TMA), prestations d’enquêtes, etc. Un besoin homo-
gène, touchant plusieurs services différents et/ou se répétant dans le temps, doit être considéré dans
sa globalité.
Quelques exemples :
- Les sommes des commandes de prestations de formations en marchés publics et en droit de la
santé passées auprès de plusieurs prestataires différents s’additionnent sur le même segment
achat : formations gestion - droit.
- Les prestations de sténotypie qu’elles soient pour la DAQSS, la DEAI ou le Collège s’ajoutent les
unes aux autres sur le même segment achat : sténotypie.
- Que le service des systèmes d’informations achète des ordinateurs portables ou des tablettes à
un ou plusieurs prestataires, ce sera toujours un seul segment achat qui sera concerné, celui re-
latif aux postes de travail.
Toutefois, la prise en compte globale d’un besoin homogène ne doit pas conduire à ne pas différen-
cier les besoins. Au contraire, dès lors que des spécificités existent au sein d’un besoin, permettant
d’identifier des prestations distinctes et dissociables, il est obligatoire de procéder à un allotissement,
car celui-ci permet d’avoir des fournisseurs et des réponses au besoin mieux adaptés, ainsi que
d’ouvrir davantage les appels d’offre à de petites entreprises.

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 Allotir consiste ainsi à fractionner un marché en plusieurs sous-ensembles appelés lots, susceptibles
d’être attribués séparément et pouvant donner lieu chacun à l’établissement d’un marché distinct. Lors
de la définition de son besoin, le service prescripteur doit se demander si les prestations peuvent faire
l’objet de plusieurs lots, attribuables à plusieurs sociétés différentes.

Si l’allotissement est la règle, le « saucissonnage » des achats est à proscrire.

Saucissonner, c’est :
• Passer plusieurs procédures les unes après les autres pour rester en-deçà des seuils de procédures
formalisées
• Scinder artificiellement des prestations en plusieurs marchés
En cas de contentieux, le juge peut tout-à-fait reconstituer le montant réel du marché hors « saucis-
sonnage » et prendre pour référence la procédure qui aurait dû être appliquée pour en tirer les con-
séquences en termes d’irrégularité et d’annulation.

Conformément à l’article R. 2121-1 du code de la commande publique, « l’acheteur procède au calcul

de la valeur estimée du besoin sur la base du montant total hors taxes du ou des marchés envisa-
gés ».
Pour déterminer ce montant, il faut prendre en compte l’ensemble des dépenses prévues, c’est à
dire :
- L’ensemble des lots du marché ;
- La durée totale du marché, reconductions comprises ;
- La part forfaitaire mais aussi le prévisionnel à passer sur la part à commandes.
La vérification portant sur le respect des seuils pour les besoins homogènes est qualifiée de computa-
tion des seuils. La HAS s’est ainsi dotée en 2019 d’une nomenclature achat pour contrôler le respect
des seuils (cf. annexe 1 : La nomenclature achat de la Haute autorité de santé). Les dépenses appar-
tenant au même segment achat se cumulent afin de s’assurer qu’aucune procédure de mise en con-
currence ne devrait être établie. Lors de la saisie du bon de commande, le champ « Clé de contrôle
du CMP » devra être renseigné par le service prescripteur (en accédant à la liste des clés reliées à
l’imputation budgétaire renseignée en cliquant sur le bouton de menu déroulant)

Extrait de PEP
L’attention à porter à la computation des seuils intervient à plusieurs niveaux :
- Au niveau de chaque service, la connaissance d’un besoin répété ou récurrent devant conduire à
dépasser les seuils doit être signalée et prise en compte aussi tôt que possible ;
- Au niveau des différentes étapes de validation dans la chaîne de la dépense, en particulier lors
de la validation des bons de commande, l’observation de montants conséquents hors marché ou
de commandes répétés doivent donner lieu à interrogation du service prescripteur et/ou du pôle
dépenses courantes.
En outre, le pôle achats et marchés publics met en place une vérification annuelle du respect des
seuils en procédant à une revue des dépenses réalisées hors marché l’année précédente, à partir de
la nomenclature achat et des fournisseurs.

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 Les seuils de dépenses
L’article L. 2120-1 du code de la commande publique prévoit que les marchés peuvent être passés
selon différentes procédures (sans publicité ni mise en concurrence préalable, procédure adaptée ou
procédure formalisée) en fonction notamment des seuils de dépenses identifiés.
En outre, chaque établissement peut mettre en place des règles internes afin d’appliquer des seuils
intermédiaires de dépenses (cf. annexe 2 : Les seuils de procédure).
Pour les achats hors marché public, les seuils suivants sont ainsi appliqués à la HAS :
- Jusqu’à 2 999 € HT : le choix du prestataire ou fournisseur est effectué par le service de façon
libre, en veillant à choisir une offre techniquement et financièrement avantageuse et à ne pas
contracter systématiquement avec la même entreprise. Le bon de commande peut être saisi di-
rectement sur PEP, mais il est toujours préférable de disposer d’un devis dès que le montant est
substantiel, voire d’en avoir sollicité plusieurs. Le devis doit être signé par le chef de service.

- Entre 3 000 et 19 999 € HT : une mise en concurrence d’au moins 3 prestataires (sauf étroi-
tesse du marché fournisseurs à justifier), prenant la forme d’une demande de devis, doit être réa-
lisée. La demande de devis doit comporter les éléments d’information nécessaires à la réalisation
d’un devis adéquat, ainsi que les conditions d’exécution éventuellement requises. Le devis rete-
nu, signé par le chef de service, accompagné d’une fiche achat analysant les réponses obte-
nues à la mise en concurrence, doivent être transmises au SABF dans PEP lors de la saisie du
bon de commande à destination du prestataire retenu (cf. annexe 3 : Modèle de fiche achat hors
marché de moins de 40 000 € HT).

- Entre 20 000 et 39 999 € HT : une procédure écrite doit être respectée. Un cahier des charges
techniques (« lettre de consultation »), décrivant le besoin et les conditions d’exécution sou-
haitées, doit être rédigé par le service prescripteur, avec l’appui du pôle achats et marchés pu-
blics. Cette lettre de consultation est transmise aux prestataires potentiels (au minimum 3 presta-
taires, sauf étroitesse du marché fournisseurs). Le service analyse les offres reçues, au besoin
avec l’appui du pôle achats et marchés publics, et retient l’offre économiquement la plus avanta-
geuse. Il saisit alors la commande dans PEP, en y joignant le devis signé par le chef de service,
le cahier des charges signé par le prestataire, ainsi que la fiche achat analysant les offres re-
çues (cf. annexe 3).

L’ensemble formé par le cahier des charges et le devis signés par les parties constitue un contrat.

Dans les différents niveaux d’achat, au lieu de l’ensemble formé par le cahier des charges et le devis
signés, le service prescripteur peut se voir proposer la conclusion d’un contrat par le prestataire. Cela
peut s’avérer tout-à-fait pertinent pour préciser les modalités d’exécution des prestations.
Dans ce cas, pour assurer un contrôle sur la validité des clauses et leur conformité au droit applicable
à la commande publique, il est nécessaire que le service prescripteur saisisse le pôle achats et mar-
chés publics pour avis et conseils.

La nécessaire vigilance à porter sur les clauses RGPD des contrats de commande publique

Lors de la conclusion de contrats de commande publique, il est fréquent que la réalisation des presta-
tions inclue le traitement de données à caractère personnel, en particulier dans le domaine informa-
tique ou du traitement de données, mais aussi pour des études et prestations de conseil.
Quel que soit le montant de la prestation envisagée, la demande d’avis du pôle achats et marchés
publics permet d’effectuer un contrôle sur la nécessité d’intégrer des clauses de protection et de trai-
tement des données à caractère personnel, d’associer au besoin le service juridique et d’inclure le
contrat concerné dans le recensement que l’institution doit effectuer à ce sujet.

- A partir de 40 000 € HT, un avis d’appel public à la concurrence doit être publié, soit selon une
procédure adaptée, soit selon une procédure formalisée.

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 Les procédures
Les seuils indiqués ci-dessous sont ceux applicables au 1er janvier 2022, pour les fournitures et ser-
vices. Le seuil requérant une procédure formalisée est plus élevé pour les marchés de travaux, mais
ces derniers étant très limités à la HAS, le guide a procédé à une présentation simplifiée. En cas de
modification du montant des seuils dans le code de la commande publique, les nouveaux montants se
substituent automatiquement à ceux indiqués.
Le code de la commande publique prévoit la mise en place de plusieurs procédures de passation des
marchés. Elles font l’objet d’une publicité adaptée à la valeur estimée du besoin. Entre 40 000€ HT et
89 999€ HT, un avis d’appel public à la concurrence sera émis au bulletin officiel des annonces des
marchés publics (BOAMP). Au-delà de 90 000€ HT, cet avis sera également publié au journal officiel
de l’Union Européenne (JOUE). Dans certains cas, le pôle achats et marchés publics pourra proposer
aussi une publication dans une revue spécialisée pour sensibiliser des prestataires spécifiques.
Les procédures se classent en deux catégories : les procédures adaptées et les procédures formali-
sées.

Les procédures adaptées

Les procédures adaptées permettent des modalités de publicité et de mise en concurrence souples,
au niveau des supports de publicité (mais la publicité d’une annonce est nécessaire, l’envoi de de-
mandes de devis n’est pas suffisant) et des délais pour la remise des candidatures et des offres. Il est
possible de passer un marché en procédure adaptée dans deux hypothèses :
- Lorsque le montant estimé est inférieur au seuil de 140 000€ HT (seuil applicable au 1er
janvier 2022), les marchés peuvent être passés en procédure adaptée ;
- Pour certaines prestations (par exemple des prestations de formation, des services de restau-
ration collective, des services de traiteur, des services juridiques ou encore de réalisation de
films…), il est possible d’utiliser cette procédure jusqu’à 750 000€ HT.
La procédure adaptée permet le recours à la négociation après réception des offres.

Les procédures formalisées

Il existe plusieurs types de procédures formalisées. Seront évoquées ici uniquement les procédures
qui pourraient être utilisées à la HAS.

La procédure de l’appel d’offres (article R. 2124-2 du code de la commande publique)

Il s’agit de la procédure selon laquelle « l’acheteur choisit l’offre économiquement la plus avanta-
geuse, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des
candidats ».
Il existe deux types d’appel d’offres :
- L’appel d’offres ouvert, qui se déroule en une seule phase au cours de laquelle tous les candi-
dats peuvent remettre une offre.
- L’appel d’offres restreint, qui se déroule en deux phases. Lors de la première phase, tous les
candidats peuvent présenter un dossier de candidature. Lors de la seconde phase, après ana-
lyse des candidatures présentées, seuls certains candidats sont admis à présenter une offre.

Le dialogue compétitif (articles R. 2124-5 et R. 2124-6 du code de la commande publique)

La procédure de dialogue compétitif est une procédure dans laquelle un dialogue est conduit avec les
candidats admis à y participer en vue de définir ou de développer une ou plusieurs solutions de nature
à répondre aux besoins et sur la base de laquelle ou desquelles les participants au dialogue seront in-
vités à remettre une offre.
Le recours à cette procédure est limité à différents cas, liés à la difficulté de définir précisément le be-
soin dans le cahier des charges (solution innovante ou nécessité d’adapter les solutions disponibles,
négociation nécessaire du fait de la complexité, spécifications techniques impossibles à définir, ou ré-
ception seulement d’offres irrégulières suite à un appel d’offre).

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 La procédure avec négociation (articles R. 2124-3 et R. 2124-4 du code de la commande
publique)
Il ne faut pas la confondre avec la procédure adaptée où la négociation est permise, ce qui
n’est pas le cas habituellement pour les procédures formalisées comme l’appel d’offres.
La procédure avec négociation est la procédure par laquelle l’acheteur négocie les conditions du mar-
ché avec un ou plusieurs opérateurs économiques autorisés à participer aux négociations. Il s’agit
donc d’une procédure qui se déroule en plusieurs phases. Lors de la première phase, tous les candi-
dats peuvent présenter un dossier de candidature. Puis, après analyse des candidatures présentées
et sélection des candidats admis à présenter une offre, l’acheteur négocie avec les soumissionnaires
les offres initiales et toutes les offres ultérieures sauf les offres finales.
Les cas de recours sont les mêmes que pour le dialogue compétitif (cf. paragraphe ci-dessus relatif au
dialogue compétitif).

Les marchés publics sans publicité ni mise en concurrence préalable

Les articles R. 2122-1 à R. 2122-9 du code de la commande publique détaillent les motifs pour les-
quels l’acheteur peut passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalable, quel que soit
le montant estimé. C’est notamment le cas (liste non exhaustive) :
- En raison de l’existence de droits d’exclusivité (droits de propriété intellectuelle) ;
- Lorsqu’aucune offre régulière n’a été remise dans le cadre d’une précédente mise en concurrence
(par exemple, absence d’offre déposée, pas d’offres conformes) ;
- Dans une situation d’urgence impérieuse (pour des prestations répondant à l’urgence).
Avant de procéder à une commande sans publicité ni mise en concurrence pour l’un des motifs ci-
dessus, le pôle achats et marchés publics doit être sollicité pour confirmer le cadre juridique. Les justi-
fications sont détaillées dans la fiche de saisine fournie par le service prescripteur. Des documents
complémentaires peuvent être demandés : par exemple, une attestation d’exclusivité sera nécessaire
dès lors que des motifs de droits d’exclusivité sont invoqués pour justifier l’absence de mise en con-
currence.

 Les délais de publicité

Les délais de publicité sont différents selon les types de procédures :
Délais Délais minimum appliqués (en nombre de
Types de procédure
règlementaires jours calendaires)
Marché à procédure adaptée Non 21 jours suggérés

Appel d’offres ouvert Oui 30 jours

Appel d’offres restreint
Dialogue compétitif
Procédure avec négociation
Marché public sans publicité ni mise en
concurrence préalables
30 jours en phase de remise des candidatures
Oui
puis 25 jours en phase de remise des offres
30 jours en phase de remise des candidatures
Oui
puis 25 jours en phase de remise des offres
30 jours en phase de remise des candidatures
Oui
puis 25 jours en phase de remise des offres
Non 21 jours suggérés

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 Les principaux types de marchés et de forme des prix
Les marchés à prix forfaitaire :
Un marché est dit à prix forfaitaire lorsqu’il rémunère un ensemble de prestations défini dans le mar-
ché, indépendamment de la quantité réellement mises en œuvre. La prestation sera décrite de ma-
nière exhaustive dans le cahier des charges afin de permettre aux prestataires d’évaluer les moyens
nécessaires pour assurer la bonne exécution des prestations et ainsi fixer le prix. La pièce financière à
compléter est la Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF)
Exemple : la rémunération d’une maintenance annuelle sera fixée à prix forfaitaire, le prix sera fixé in-
dépendamment du nombre d’interventions du prestataire.

Les marchés à prix unitaire :

Un marché est dit à prix unitaire lorsque le prestataire est rémunéré sur la base des prix unitaires fixés
dans le contrat appliqué aux quantités exactes qu’il réalise. La pièce financière à compléter est le
Bordereau des prix unitaires (BPU).
Exemple : dans un marché de fourniture de bureaux, le BPU précisera le prix applicable pour un stylo,
une ramette de papier ou encore une gomme. Ce prix sera multiplié par les quantités effectivement
commandées par l’acheteur.

Les accords-cadres mono- / multi-attributaires :

Un accord-cadre est un contrat soumis au Code de la commande publique qui fixe les règles appli-
cables à l’émission des bons de commande qui seront émis tout au long du marché ou qui organise
les règles applicables à la passation de marchés subséquents. L’accord-cadre peut être mono ou mul-
ti attributaire : ce choix relève de la libre appréciation de l’acheteur. Dans le cas d’un accord-cadre
multi-attributaire les prestations seront attribuées aux opérateurs économiques soit sur la base du
classement déterminé au cours de la procédure de passation, soit après remise en concurrence des
opérateurs économiques (marchés subséquents), étant précisé que les modalités d’attribution seront
définies dès le lancement de la procédure de passation du marché.

Les tranches :
Une tranche est un fractionnement du marché en différents ensemble d’opérations appartenant à un
même programme global. Conformément aux dispositions du code de la commande publique, les
acheteurs peuvent passer un marché comportant une tranche ferme et une ou plusieurs tranches op-
tionnelles. Le marché définit la consistance, le prix ou ses modalités de détermination et les modalités
d'exécution des prestations de chaque tranche. Les tranches optionnelles permettent à l’acheteur de
prévoir des prestations pour lesquelles une incertitude subsiste. L’exécution de chaque tranche op-
tionnelle est soumise à la décision de l’acheteur.

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2. Les différentes étapes de la procédure de passation

Les différentes étapes de la procédure et leur durée estimative font l’objet de fiches réflexes, annexées
au guide (cf. annexe 7 Fiche de synthèse appel d’offres ouvert et annexe 8 Fiche de synthèse procédure
adaptée).

2.1 La définition du besoin

Le service prescripteur doit exprimer son besoin et s’assurer auprès du pôle budget et contrôle de
gestion qu’il disposera des crédits nécessaires pour engager le marché après notification. Ce besoin
doit être formalisé dans un cahier des charges. Celui-ci peut prendre la forme d’un document exclusi-
vement technique (le cahier des clauses techniques particulières – CCTP) ou d’un document combi-
nant clauses administratives et techniques (le cahier des clauses particulières – CCP). Il est accom-
pagné des annexes financières (bordereau de prix unitaires et/ou décomposition du prix global et for-
faitaire).
Le service prescripteur transmet en amont de la rédaction des pièces une fiche de saisine (cf. annexe
4 Modèle de fiche de saisine comportant le calendrier prévisionnel de procédure). Cette fiche de sai-
sine est une présentation synthétique du marché et détermine notamment l’estimation financière et
sur quels critères seront jugées les offres de la consultation à venir.
Une réunion de cadrage du marché est organisée entre le service prescripteur et le pôle achats et
marchés publics.
Elle permet de :
- Cadrer l’achat (objet, historique, besoin, évaluation du montant, durée, existence d’un marché ré-
pondant aux mêmes besoins, segment correspondant de la nomenclature achat)
- Etablir les axes de la performance de l’achat (gains économiques visés, aspects environnemen-
taux et sociaux qui pourraient être intégrés au marché, etc.)
- Etablir les choix retenus pour la construction du projet de marché (modalités de publicité, choix
de la procédure, forme, prestations supplémentaires éventuelles, variantes éventuelles, nature et
forme du prix (forfaitaire et/ou unitaire), visite, candidatures, choix des critères de jugement des
offres, grille d’analyse des offres, négociations, réunion, calendrier…) ;
- Prévoir la réunion de la commission de choix.
Cette phase est aussi l’occasion d’un échange entre le service prescripteur et le pôle achats et mar-
chés publics sur l’opportunité du recours à une centrale d’achat (comme le réseau des acheteurs
hospitaliers (RESAH) ou l’union des Groupements des achats publics (UGAP)…) pour répondre aux
besoins.
Cette modalité d’achat permet d’acquérir directement des produits ou des prestations auprès des en-
treprises référencées par la centrale. En effet, les obligations de publicité et de mise en concurrence
sont déléguées à la centrale. Ce mode d’achat est à privilégier pour les besoins standards, pour les-
quels des prix plus avantageux peuvent être proposés.

2.2 La rédaction des pièces

Le pôle achat et marchés publics est chargé de rédiger le dossier de consultation des entreprises
(DCE) en collaboration avec le service prescripteur et de contrôler la cohérence entre les pièces tech-
niques et les pièces administratives (Cf. pour le détail des tâches à réaliser, partie 3 Le rôle des diffé-
rents acteurs).

2.3 La validation avant publication

Le pôle achat et marchés publics est chargé de faire valider la fiche de saisine du marché avant le
lancement de la consultation. Le circuit de validation inclut les représentants du service prescripteur,

 

 de sa direction, du service achats budget et finances, du secrétariat général et de la direction géné-
rale.
Les pièces de la consultation sont validées à minima par le responsable du SABF ou son adjoint et si
nécessaire par le directeur en charge du secrétariat général.

2.4 La publication
Le pôle achats et marchés publics, après les validations prévues à l’article 2.3 ci-dessus, procède à la
publication de l’avis d’appel public à la concurrence et met en ligne le dossier de consultation des en-
treprises (DCE) via l’outil de dématérialisation « PLACE ».

L’outil PLACE (Plateforme des achats de l’Etat)

C’est un portail qui permet aux entreprises d’accéder aux différentes annonces (avis de publicité, avis
d’attribution, etc..) émises dans le cadre des consultations de tous les ministères et les établissements
publics. Cette plateforme dématérialisée permet aux entreprises de télécharger les dossiers de con-
sultation et de transmettre leurs réponses (candidatures et offres) par voie électronique.

Durant la consultation, les candidats peuvent poser des questions ou demander des compléments.
Pour les questions techniques, le service prescripteur est responsable des réponses, le pôle achats et
marchés publics étant lui chargé de les mettre en ligne à destination des candidats potentiels. Pour ce
qui est des compléments, il est possible d’ajouter des documents afin d’éclairer les candidats en cours
de consultation.
Une date de fin de réponse aux questions est prévue dans le règlement de la consultation. Si les ré-
ponses étaient trop tardives ou les modifications du dossier de consultation trop nombreuses ou trop
importantes, il peut être décidé de décaler la date limite de remise des offres pour assurer l’égalité de
traitement des candidats.

2.5 L’ouverture des plis

Le pôle achats et marchés publics procède à l’ouverture des plis à l’échéance de la date limite de re-
mise des offres. Les représentants des services prescripteurs peuvent, s’ils le souhaitent, assister à
l’ouverture des plis.
La remise des plis sous format papier n’est plus autorisée depuis le 1er octobre 2018 hors cas spéci-
fiques prévus par le code de la commande publique. Ainsi, tous les candidats ont l’obligation de re-
mettre leur pli par voie électronique via l’outil de dématérialisation « PLACE ». Lorsque la consultation
nécessite l’envoi d’échantillons, il est nécessaire que ceux-ci parviennent également avant la date li-
mite de remise des offres.
Lors de l’ouverture des plis, le pôle achats et marchés publics vérifie que l’ensemble des pièces a bien
été transmis.
Les candidats indiquent notamment dans les documents remis s’ils se présentent individuellement ou
en groupement. En effet, les candidats peuvent s’associer temporairement pour répondre à un mar-
ché public, grâce à la constitution d’un groupement momentané d’entreprises. On parle alors de co-
traitance. Cette notion ne doit pas être confondue avec celle de sous-traitance, où une entreprise
confie à une autre entreprise une partie de l'exécution des prestations prévues dans un marché.
En cas de co-traitance, les deux entreprises sont titulaires du marché. En revanche, en cas de sous-
traitance, seule la société ayant remis une offre est titulaire du marché. Il n’y a pas de lien contractuel
entre la HAS et le sous-traitant.
Enfin, à l’issue de l’ouverture des plis, il est procédé à la rédaction d’un procès-verbal. Il est signé à
l’issue de la séance par le représentant du pôle achats et marchés publics et le représentant du ser-
vice prescripteur s’il a souhaité être présent.

 

 L’ensemble des offres des candidats est mis à disposition des services prescripteurs afin qu’ils procè-
dent à l’analyse des offres.

2.6 L’analyse des candidatures et des offres

L’analyse des candidatures a pour but de s’assurer que l’entreprise candidate dispose des capacités à
exercer les prestations objet du marché, à la fois sur le plan financier (chiffres d’affaires) et sur le plan
technique (effectifs de la structure et références notamment).
L’analyse des offres, quant à elle, étudie la réponse de l’entreprise candidate au besoin exprimé par le
service prescripteur, au regard du cahier des charges qui a été transmis.

 L’analyse des candidatures

Cette phase d’analyse a pour objectif de s’assurer d’une part de la conformité des candidatures et
d’autre part des capacités financières, humaines et professionnelles des sociétés. Cette vérification
est opérée le SABF sauf pour les procédures restreintes où le service est chargé d’analyser et valori-
ser les candidatures.

Les motifs d’exclusion

Pour s’assurer de la conformité des candidatures, il est nécessaire de vérifier qu’aucun des candidats
ne se trouve dans un des cas d’exclusions obligatoires ou facultatives de la procédure prévus par le
code de la commande publique (articles L. 2141-1 et suivants). Les cas d’exclusion de plein droit sont
les suivants : condamnation définitive, irrégularité en matière sociale et fiscale (absence de déclara-
tion ou non acquittement des impôts, taxes, contributions…), liquidation judiciaire, faillite personnelle
ou interdiction de gestion, procédure de redressement judiciaire, condamnations en application du
code pénal ou du code du travail.
Les cas d’exclusion facultatifs c’est-à-dire laissés à la libre appréciation de l’acheteur sont les sui-
vants : manquement aux obligations contractuelles issues de l’exécution d’un marché public et ayant
conduit au versement de dommage et intérêt au profit de l’acheteur ou à la résiliation du contrat, in-
fluence sur le processus décisionnel, accès à des informations confidentielles, entente avec d’autres
opérateurs économiques faussant le jeu de la concurrence, situation de conflit d’intérêts…

La liste des éléments pouvant être demandés

L’arrêté du 29 mars 2016 fixe la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés
aux candidats aux marchés publics (cf. annexe 5 Liste des renseignements et des documents pouvant
être demandés aux candidats aux marchés publics).
Il est demandé a minima :
- Le chiffre d’affaires global du candidat et, le cas échéant, le chiffre d'affaires du domaine d'activi-
té faisant l'objet du marché public, portant au maximum sur les trois derniers exercices dispo-
nibles ;
- Une liste des principales livraisons effectuées ou des principaux services fournis au cours des
trois dernières années ;
- Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel
d'encadrement pendant les trois dernières années
Selon les types d’achats, il est parfois pertinent de demander au stade des candidatures les informa-
tions suivantes :
- Une description de l'outillage, du matériel et de l'équipement technique dont le candidat dispose-
ra pour la réalisation du marché public ;
- Des échantillons, descriptions ou photographies des fournitures.
Des certificats établis par des instituts ou services officiels peuvent être demandés notamment pour
les professions règlementées (huissiers, avocats, sécurité et sûreté…).

 

 D’autres certificats peuvent être demandés pour attester de certaines spécifications techniques
(normes AFNOR, normes ISO, normes de gestion environnementale, etc.).

Les entreprises nouvellement créées

Les entreprises nouvellement créées peuvent ne pas être en mesure de fournir certains documents
demandés. D’autres types de documents de preuve peuvent alors être acceptés.
De même, elles ne doivent pas être pénalisées si elles ne sont pas en capacité de fournir des réfé-
rences témoignant de leurs expériences dans l’exécution de prestations de même nature.
Néanmoins, leurs candidatures doivent être examinées sur la base des mêmes critères que celles
des autres sociétés candidates.

Evaluation des candidatures

Dans le cadre d’une procédure ouverte, les candidatures ne sont pas notées mais appréciées au
regard des obligations règlementaires et des dispositions du règlement de la consultation. Si elles
sont jugées conformes et suffisantes, les offres sont alors analysées.
Dans le cadre d’une procédure restreinte (appel d’offres restreint, procédure avec négociation,
dialogue compétitif), les critères d’analyse des candidatures et leur pondération sont déterminés
dans le règlement de la consultation de la phase candidature.
Des minimaux de capacité peuvent être fixés : il est alors demandé un chiffre d’affaires ou un effectif
minimum proportionnel, au regard de la complexité des prestations à réaliser.
A l’issue de l’analyse, les candidatures sont alors notées puis classées en fonction des notes obte-
nues.
L’analyse des candidatures dans les procédures restreintes est déterminante : en effet, l’objectif est
de retenir un nombre de candidats admis à présenter une offre. Ce nombre est préalablement fixé
dans le règlement de consultation. L’analyse est réalisée par le service prescripteur.

Les spécificités relatives à la co-traitance

En cas de co-traitance, tous les membres du groupement remettent les éléments de candidature de-
mandés dans le règlement de la consultation. En cas de procédure restreinte, ce sont les capacités
financières, techniques et professionnelles de l’ensemble des membres du groupement qui sont addi-
tionnées, analysées puis classées.

 Analyse des offres

L’analyse des offres se déroule en deux temps.
D’abord, le service prescripteur vérifie que les offres sont régulières (conformes aux exigences du
cahier des charges), acceptables (inscrites dans les crédits budgétaires alloués) et appropriées (ré-
pondant sans modification substantielle au besoin). Puis il analyse les offres au regard des critères
prévus dans le règlement de la consultation.
L'objectif de l’analyse des offres est de choisir l'offre économiquement la plus avantageuse. Celle qui
obtiendra la meilleure note globale (financière et technique) sera retenue.
Pour rappel, pour attribuer le marché au candidat qui a présenté l’offre économiquement la plus avan-
tageuse, le service prescripteur se fonde :
- Soit sur une pluralité de critères non discriminatoires et liés à l’objet du marché, notamment la
qualité, le prix et la valeur technique.
- Soit, compte tenu de l’objet du marché, sur un seul critère, qui est celui du prix.
Cette analyse sera formalisée par le pôle achats et marchés publics au sein d’un rapport dédié, sou-
mis à la validation du directeur en charge du secrétariat général ou du directeur général (Ci-dessous
2.9 Rapport de présentation, désignation de l’attributaire et commission de choix).

 

 Analyse financière
L’analyse des prix doit se faire sur la base du prix proposé hors taxes (HT) sur la durée totale du mar-
ché, reconductions comprises.
Pour la part à commande, l’analyse des prix doit s’appuyer sur un devis quantitatif estimatif (DQE) : ce
support permet d’assurer une transparence de l’analyse financière.
La formule la plus répandue et conseillée par la direction des affaires juridiques (DAJ) du ministère
des finances est la suivante : par exemple, pour un critère prix noté 40 points sur 100 :
Note sur 40 = (prix le plus bas/prix de l’offre examinée) x 40
Cette méthode est à la fois simple et neutre. Elle octroie à l’offre la plus basse la meilleure note, les
autres offres étant notées proportionnellement à celle-ci.

Analyse technique
Pour éviter toute subjectivité, le service prescripteur s’appuie sur les sous-critères décomposant le cri-
tère de la valeur technique.
La pondération des sous-critères énoncée dans le règlement de la consultation doit être respectée par
le service prescripteur au moment de l’analyse des offres.
Chaque point attribué à la valeur technique doit pouvoir être explicité et être motivé pour permettre au
service prescripteur à l’issue de la mise en concurrence, de rendre compte de l'analyse effectuée en
cas de demande d'un candidat évincé.
Ainsi la valeur technique d'une offre est fréquemment jugée sur l'analyse d'un mémoire technique ou
d’un cadre de réponse fonctionnel et technique (CRFT) exigé avec la remise de l'offre. Le règlement
de la consultation explicite généralement ce que le service prescripteur attend au titre du contenu du
mémoire technique.
L’analyse technique pour chaque candidat est formalisée dans un tableau (cf. annexe 6 Modèle de
grille d’analyse des offres).

Les bonnes pratiques

• Faire la liste des avantages et des inconvénients pour chaque offre

• Analyser chaque offre par rapport aux exigences du cahier des charges et aux critères d’analyse
définis dans le règlement de la consultation et non au regard des offres remises par les candidats
concurrents
• Rédiger une conclusion pour chacune des offres récapitulant les points positifs et négatifs justifiant
la note obtenue
• Ne pas faire de copier-coller ou de paraphrase du mémoire technique des candidats mais analyser
le contenu de l’offre du candidat au regard des critères du règlement de la consultation

2.7 Les demandes de précisions et de compléments

Les demandes de précisions et de compléments ne doivent pas être confondues avec des de-
mandes de négociations. Elles ne doivent pas changer substantiellement le contenu de l’offre.
Dans le cas où certaines candidatures se révèlent incomplètes, le pôle achats et marchés publics ré-
dige un courrier de demande de compléments aux candidats. Ces demandes sont dématérialisées et
sont envoyées via l’outil « PLACE ». Le pôle achat et marchés publics informe, dès réception des
compléments remis par les candidats, le service prescripteur.
Dans le cadre de l’analyse des offres, il est possible de demander des précisions aux candidats. A
l’instar des demandes de compléments de candidatures, il est procédé par le pôle achats et marchés
publics à une demande de précision et ou de complément via l’outil « PLACE ».

 

2.8 Les négociations
Certaines procédures de la commande publique permettent le recours à la négociation (les marchés à
procédures adaptées, la procédure avec négociation et le marché public sans publicité ni mise en
concurrence préalables). Les négociations peuvent être écrites (par e-mail) ou orales (à la HAS).
Le pôle achat et marchés publics assure l’organisation de la négociation (convocation, PV de négocia-
tion…) en collaboration avec le service prescripteur concerné. Il est convenu qu’un juriste marchés
publics participe à ces réunions afin de rappeler notamment le cadre juridique spécifique à la négocia-
tion.
Il est préconisé d’organiser une réunion de préparation à la négociation afin d’établir une grille tech-
nique commune permettant d’acter la stratégie du service prescripteur.
Le service prescripteur effectue une nouvelle analyse des offres aussi bien au plan technique que fi-
nancier, prenant en compte les réponses écrites fournies par les candidats à l'issue des négociations.

2.9 Rapport de présentation, commission de choix et

désignation de l’attributaire
Le rapport d’analyse des candidatures et des offres est préparé par le pôle achat et marchés publics,
sur la base des analyses réalisées par les services prescripteurs. Sa validation est un préalable à la
mise à la signature des courriers de rejet, à la mise au point et à la notification du marché.
Pour les procédures adaptées de fournitures et services, il est soumis à la validation et mis à la signa-
ture du représentant du pouvoir adjudicateur, en fonction des délégations de signature en vigueur
permettant l’engagement des dépenses considérées.
Pour les autres procédures et les marchés de travaux, ou sur initiative du pôle achat et marchés pu-
blics ou demande du représentant du pouvoir adjudicateur, la validation et la signature du rapport
d’analyse des offres sont précédées d’une commission de choix. En cas de procédure restreinte, la
phase de sélection des candidatures fait également l’objet d’une commission de choix.
La commission de choix est présidée par le représentant du pouvoir adjudicateur, directeur général ou
secrétaire général, et composée du chef de service achats, budget et finances et du (ou des) chef(s)
de service prescripteur(s), ainsi que, sur demande, du (ou des) directeur(s) concerné(s).
Participent également à la commission de choix les agents du pôle achats et marchés publics et du
(ou des) de service prescripteur(s) ayant participé à l’analyse des offres.
L’invitation à la commission est envoyée dans la mesure du possible au moins une semaine avant sa
tenue, en y adjoignant le projet de rapport d’analyse, ainsi que la grille d’analyse. Le représentant du
pouvoir adjudicateur et les autres membres composant la commission de choix formulent un avis sur
la proposition émise dans le rapport d’analyse des offres. Un procès-verbal de la commission est
dressé par le chef du service achats, budget et finances, retranscrivant les échanges et l’avis formulé.
Après réunion de la commission, le représentant du pouvoir adjudicateur procède à la validation et à
la signature du rapport de présentation.

2.10 Les courriers aux candidats non retenus

L'information des candidats non retenus constitue une formalité essentielle d’achèvement des procé-
dures de marchés publics imposée par le code de la commande publique.
Lorsque l'information du rejet est apportée au stade des offres, un délai de 11 jours doit être respecté
entre la date d'envoi de la notification et la signature du contrat, à l'exception des marchés lancés en
procédure adaptée où un délai raisonnable doit être appliqué. Les candidats dont l’offre a été rejetée
peuvent demander une motivation détaillée s’ils souhaitent des éléments d’informations complémen-
taires sur le rejet de leur offre.
Les mêmes dispositions s’appliquent pour le rejet des candidatures, le délai courant jusqu’à la notifi-
cation du marché à l’entreprise retenue.

 

2.11 La mise au point
La HAS et l’attributaire retenu peuvent procéder à une mise au point des composantes du marché
avant sa signature (article R2152-13 du code de la commande publique).
La mise au point est l'acte écrit annexé à l'acte d'engagement permettant de préciser les modalités
d'exécution ou de lever les ambiguïtés qui demeurent.
Cependant, cette mise au point ne peut avoir pour effet de modifier des caractéristiques substantielles
de l’offre ou du marché.

2.12 La notification à l’attributaire

Le pôle achats et marchés publics notifie le marché à l’attributaire, et en informe le service prescrip-
teur.
Le pôle achats et marchés publics, pour finaliser la procédure de passation, rédige et publie un avis
d’attribution. L’attributaire de la procédure de passation devient alors le titulaire du marché.

Pour conclure, les principales étapes de la procédure :

 

3. L’exécution des marchés publics

Cette partie a pour but de préciser les principales étapes d’exécution des marchés.

3.1 La mise en place d’un comité de suivi

A la demande des services, le suivi des marchés peut donner lieu à la mise en place d’un comité de
suivi, en général semestriel ou annuel, des marchés. Ce comité permet d’échanger sur l’exécution des
marchés en cours et d’assurer une bonne anticipation des marchés à lancer ou relancer.

3.2 Le suivi budgétaire des marchés

Les marchés enregistrés dans la gestion électronique des documents (GED) de PEP
Le module Marché permet d’effectuer un suivi financier des marchés et contrats :
 Gérer : les marchés à procédure formalisée ; les marchés à procédure adaptée ; les autres
contrats de dépenses ;
 Gérer les différents événements qui s’y rapportent : modifications, avenants, reconduction
ordre de service, cession de créance ;
 Suivre l’exécution du marché/contrat (part forfaitaire, part variable dotée d’un maximum) ;
 Suivre les paiements ;
 Gérer les clés de contrôle marché (seuils de procédure).

 Le rôle du pôle achats et marchés publics

Le pôle assure :
 La gestion des avenants,
 La gestion des reconductions de marchés, pour lesquelles il saisit préalablement le service
prescripteur (cf. sous-titre “Reconduction”)
 La saisie dans PEP des marchés et avenants
 Le dépôt sur la GED de PEP des pièces constitutives des marchés et les pièces particulières
(décision de reconduction, états liquidatifs, etc.) telles que prévues par la liste des pièces justifi-
catives des dépenses à produire à l’agent comptable.

 Le rôle du pôle dépenses courantes et du pôle budget et contrôle

de gestion
Ces deux pôles du SABF se chargent :
 De la saisie dans PEP des engagements juridiques (hors bons de commandes décentralisés
dans les services) notamment les avances pour chaque marché à part forfaitaire lors de la noti-
fication ou de la reconduction
 Du suivi de consommation des marchés utilisés par plusieurs directions et de ceux comportant
un montant maximum
 De la transmission des données financières des marchés en cas de besoin.

 

 3.3 Le suivi de l’exécution des marchés
 La fiche d’exécution des marchés
Dès notification du marché, le SABF met en place une fiche de suivi d’exécution des marchés. Cette
fiche reprend les informations administratives et financières telles que : la date de notification, la durée
du marché, les interlocuteurs internes et externes dédiés, les clauses financières du marché (part uni-
taire et montant maximum, part forfaitaire…), ainsi que le suivi des dépenses.
Cette fiche peut être communiquée aux services prescripteurs sur simple demande.

 Pénalités
Les pénalités sont des sanctions contractuelles qui s’appliquent en cas de non-respect par le Titulaire
d’une des obligations définis dans les documents du marché. Les pénalités prennent la forme d’une
sanction financière.
De par leur nature, les pénalités doivent avoir été définies en amont dans les documents constitutifs
du marché ayant une valeur contractuelle (en règle générale dans le cahier des clauses administra-
tives particulières).
Les pénalités dépendront de la nature du marché et peuvent sanctionner un retard du prestataire, la
non-remise des attestations d’assurance ou des attestations fiscales et sociale, l’indisponibilité d’une
plateforme… Un recueil de clauses de pénalité applicables est disponible au pôle achats et marchés
publics.

 Reconduction
Un marché peut être reconduit c'est à dire s'exécuter pour une durée supplémentaire. L'acheteur pré-
voit alors dans le contrat que la reconduction du marché est soumise à une décision expresse de sa
part, il notifiera alors au titulaire sa décision. L’acheteur peut également prévoir que le marché soit
automatiquement reconduit, il s'agit alors d'une reconduction tacite. Dans ce dernier cas, le pôle
achats et marchés publics pourra interroger le service prescripteur qui confirmera ou non la reconduc-
tion.
Lorsqu’un service envisage de ne pas reconduire un marché à une échéance, il convient d’en alerter
le pôle achats et marchés publics à l’avance, afin d’anticiper les délais de prévenance et, au besoin,
de lancer une nouvelle procédure de marché.
Le titulaire du marché ne peut refuser sa reconduction, sauf disposition contraire prévue dans le mar-
ché.

 Révision des prix

Un marché public est conclu soit à prix définitif, soit à prix provisoire. Un prix définitif peut être ferme
(invariable pendant toute la durée du marché) ou révisable. La révision du prix permet de tenir compte
des variations économiques au cours de l'exécution du contrat. Les conditions de la révision doivent
être prévues dans le contrat (date de révision, formule, indexation, limites). Les règles diffèrent selon
le type de marché public qui est passé.
Une révision hors des conditions prévues au contrat est subordonnée à la conclusion d’un avenant,
qui ne peut modifier l’équilibre économique du contrat sans justification dûment étayée de mise en dif-
ficulté de la réalisation de la prestation.

 

 Modifications des contrats en cours d’exécution
La modification du marché (ou avenant) est un accord de volonté, signés des deux parties, ayant pour
objet de modifier les dispositions d’un contrat ou d’un marché public en cours de validité, sans nou-
velle procédure de mise en concurrence. Les avenants ne peuvent ni bouleverser l’économie du mar-
ché, ni en changer l’objet, sauf en cas de circonstances imprévues ou de sujétions techniques impré-
vues ne résultant pas du fait des parties.
Conformément aux dispositions du code de la commande publique, les cas de modification d’un mar-
ché sont restreints (cf. article L.2194-1 du code de la commande publique). En outre, ces modifica-
tions ne sont justifiées que dans des cas restreints à savoir :
a) Ces modifications doivent avoir été prévues dans les documents contractuels initiaux ;
b) des travaux, fournitures ou services supplémentaires sont devenus nécessaires ;
c) les modifications sont rendues nécessaires par des circonstances imprévues ;
d) un nouveau titulaire se substitue au titulaire initial du marché ;
e) les modifications ne sont pas substantielles ;
f) les modifications sont de faible montant (inférieur aux seuils européens à savoir 10 % du
montant du marché initial pour les marchés de services et de fournitures ou 15 % du montant
du marché initial pour les marchés de travaux).

 

4. Le rôle des différents acteurs

Un tableau récapitulant la répartition des tâches entre les services prescripteurs et le pôle achats et
marchés publics se situe en annexe (Cf. annexe 9 : Répartition des rôles).

4.1 Le rôle des services prescripteurs

Le service prescripteur (c’est-à-dire le service prescripteur demandeur) est chargé de :
- Identifier le besoin à l’origine de l’achat souhaité, le caractériser et le quantifier, éventuellement
en se rapprochant d’autres services ayant des besoins communs
- Compléter la fiche de saisine (cf. annexe 4 Modèle de fiche de saisine comportant le calendrier
prévisionnel de procédure) pour chacun des marchés relevant de sa compétence, de participer à
la réunion de lancement du marché et de proposer un cahier des charges définissant précisé-
ment le besoin
- Proposer des critères d’analyse en lien avec le besoin
- Analyser les candidatures et les offres reçues
- Durant la consultation, proposer des réponses aux questions des candidats et participer aux vi-
sites du site si celles-ci sont prévues dans le règlement de la consultation
- Animer les réunions de négociation avec les candidats le cas échéant
- Exécuter les marchés, c’est-à-dire commander et veiller à la réalisation des prestations prévues
dans les conditions des documents contractuels, en relevant les défauts d’exécution, mauvaise
qualité ou retards susceptibles d’engendrer des pénalités
- Assurer le suivi budgétaire des marchés en collaboration avec le pôle dépenses courantes et le
pôle budget et contrôle de gestion.

4.2 Le rôle des juristes marchés publics

Le pôle achats et marchés publics a pour mission principale de procéder au montage juridique du
marché et de la consultation des entreprises. Le pôle est chargé de la gestion des systèmes
d’information découlant de cette mission (PLACE, BOAMP).
Les juristes marchés publics s'assurent de la performance des achats en matière de gains écono-
miques, de respect des objectifs de développement durable, dans des conditions favorisant le plus
large accès des PME à la commande publique, et contribuant à la diffusion de l'innovation.
Les juristes marchés publics sont chargés de :
- Conseiller, dans le cadre des procédures de commande publique les services prescripteurs
- Assister les services prescripteurs dans le montage du dossier de consultation (rédaction des
pièces administratives du DCE)
- Vérifier la pertinence du segment choisi de la nomenclature achat et contrôler la computation des
seuils afin de déterminer la procédure applicable
- Valider et mettre en ligne la publicité et le dossier de consultation des entreprises sur la plate-
forme des achats de l’Etat (PLACE)
- Procéder à l’ouverture des plis remis par les candidats
- Assister les services prescripteurs lors de l’analyse des candidatures et des offres et valider le
contenu des analyses au regard des attentes formulées dans le cahier des charges, le règlement
de la consultation
- Assister aux négociations avec les candidats, le cas échéant
- Rédiger et valider les rapports d’analyse et programmer les commissions de choix chargées de
l’attribution du marché lorsque cela est nécessaire
- Envoyer les courriers de rejet
- Notifier les marchés publics après demande des pièces administratives aux candidats retenus
- Participer à la demande des services prescripteurs aux réunions de lancement et de suivi
- Procéder aux reconductions des marchés le cas échéant

 

 - Rédiger les avenants, les protocoles transactionnels et tout acte ayant une incidence sur
l’exécution du marché
- Appuyer les services prescripteurs durant l’exécution du marché en cas de difficultés (application
de pénalités, mises en demeure, etc.)
- Vérifier les déclarations de sous-traitance le cas échéant
- Contribuer aux actions de formation en direction des agents des services prescripteurs en ma-
tière de commande publique.

Bonnes pratiques réciproques services prescripteurs/ juristes marchés publics

Établir une programmation pluriannuelle des marchés à lancer

Respecter les délais prévisionnels établis lors de la réunion de lancement du marché
Fluidifier les échanges lors des différentes étapes de la passation
Apporter toute information impactant la passation et l’exécution du marché
Assurer un suivi efficient des procédures

4.3 Les niveaux de prise de décision

Chaque direction et service détient l’initiative dans la réalisation d’achats, en fonction des besoins
identifiés pour répondre aux objectifs assignés et en tenant compte des disponibilités budgétaires.
Toutefois, en matière de choix du prestataire et de la prestation et pour l’engagement ferme de dé-
pense, les délégations de signature différencient les niveaux de responsabilité en fonction du montant
concerné.

 Les signatures des devis et marchés

Pour le choix du prestataire et de la prestation, chaque chef de service (ou adjoint en cas d’absence)
est décisionnaire pour les achats de moins de 20 000 € HT hors marché (cela vaut également pour les
devis détaillant une prestation sur un marché à bons de commande et pour les devis passant com-
mande auprès d’une centrale d’achat). Cela se traduit par la signature des devis concernés. Pour les
marchés conclus à moins de 20 000 € HT, la signature revient au chef de service SABF en cohérence
avec les missions du service pour les procédures de marché public.
A partir de 20 000 € HT, la signature des contrats, marchés, devis ou ensembles formés par les devis
+ cahiers des charges revient à la secrétaire générale.

 Les validations des bons de commande

Dès après signature du devis ou du marché, qui vaut engagement juridique, le montant concerné doit
donner lieu à engagement comptable.
L’engagement correspondant à la signature d’un devis ou d’une commande unitaire sur marché se
traduit par la saisie d’un bon de commande sur PEP, donnant lieu au circuit de validation suivant.
Bon de commande inférieur Bon de commande entre Bon de commande supérieur à
3 000 € HT 3 000 € et 19 999 € HT 20 000 € HT
Saisie par assistant du service Saisie par assistant du service Saisie par assistant du service
prescripteur prescripteur prescripteur
Confirmation par le chef de Confirmation par le chef de
service prescripteur (ou adjoint service prescripteur (ou adjoint
en cas d’absence) en cas d’absence)
Validation par le pôle dépenses Validation par le chef de service Validation par la secrétaire
courantes du SABF SABF (ou adjointe en cas générale (ou le chef de service
d’absence) SABF en cas d’absence)

 

 La réalisation des prestations et le service fait
Dès après réalisation de la prestation (ou réception des fournitures ou travaux), le service prescripteur
est responsable de la validation des prestations effectuées, des livrables remis, du PV de livraison ou
de réception.
Cela donne lieu à saisie du service fait par un assistant du service prescripteur, avec une constatation
du service fait par le chef de service et une certification par le service SABF ou la secrétaire générale
en fonction du montant.
La liquidation et le paiement des factures est ensuite gérée par le SABF (pôle dépenses courantes),
avec des demandes auprès du service prescripteur en cas de difficulté, puis traitée par l’agence
comptable.

4.4 Le rôle de l’agent comptable

L’agent comptable est chargé de contrôler la régularité des dépenses ordonnancées avant la mise en
paiement. Il vérifie que l’ensemble des pièces requises au titre de la liste des pièces justificatives et
selon la procédure de marché, ont été fournies.
Lorsque les pièces justificatives fournies sont insuffisantes pour établir la validité de la créance,
l’agent comptable suspend le paiement.

 

Conclusion : donner du sens aux achats
Le présent guide a pour objectif d’appuyer les services prescripteurs dans la passation des marchés
publics nécessaires à leur activité. Il n’a pas vocation à se substituer aux conseils et accompagne-
ments du pôle achats et marchés publics au quotidien. De même, des formations sur la passation des
marchés publics auront lieu pour expliciter ce guide. Des documents plus visuels pourront aussi être
mis à disposition sur l’Intranet.
Appréhender au mieux les règles applicables permettra également de donner à cette obligation
administrative davantage de sens.
En effet, à terme, si les questions de respect de la règlementation ne sont plus au centre de la préoc-
cupation du pôle achats et marchés publics, il sera en mesure de mener une réelle politique d’achats
afin notamment de favoriser l’insertion des clauses environnementales dans ses marchés, de lutter
contre l’exclusion en incitant ses fournisseurs à proposer des dispositifs d’insertion professionnelle ef-
ficients ou encore de favoriser l’ouverture des marchés de la HAS aux petites et moyennes entre-
prises (PME) ou aux start-up aux projets innovants.

 

Liste des annexes

Annexe 1 : La nomenclature achat de la Haute autorité de santé

Annexe 2 : Les seuils de procédure
Annexe 3 : Modèle de fiche achat pour les achats hors marché compris entre 3 000€ et 39 999€ HT et
modèle de lettre de consultation
Annexe 4 : Modèle de fiche de saisine comportant le calendrier prévisionnel de procédure
Annexe 5 : Liste des renseignements et documents pouvant être demandés aux candidats aux mar-
chés publics (Arrêté du 22 mars 2019)
Annexe 6 : Modèle de grille d’analyse des offres
Annexe 7 : Fiche de synthèse appel d’offres ouvert
Annexe 8 : Fiche de synthèse procédure adaptée
Annexe 9 : Répartition des rôles
Annexe 10 : Logigramme « Au moment de réaliser un achat »
Annexe 11 : Les risques contentieux liés à la commande publique
Annexe 12 : Foire aux questions
Annexe 13 : Glossaire

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