La satisfaction de l’intérêt général et la continuité du service public est

l’une des missions fondamentales de toute administration publique.

L’administration publique regroupe l’ensemble des services chargés de la

gestion des affaires publiques. Au plan juridique, l’ensemble de

l’administration est composé d’un certain nombre de personnes publiques

que sont : l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements

publics. Pour assurer le fonctionnement de l’administration et la

satisfaction des besoins de la population, ces personnes publiques sont

amenées à réaliser des travaux, à acquérir des fournitures et des services

suivant des normes législatives et réglementaires préalablement bien

définies. Il s’agit des marchés publics qui sont considérés comme un

instrument de politique publique et un levier pour impulser le changement

socio-économique. Par ailleurs, Le Centre de Formation pour

l’Administration locale qui est un établissement public sous tutelle du

Ministère de la Décentralisation et de Gouvernance Locale et est

spécialisé dans la formation des élus et des agents communaux Au

Bénin.

l’assainissement des finances publiques est devenu un impératif. Le souci

de réglementer les dépenses publiques en général et les marchés publics

en particulier, a conduit à la prise en 1996 de l’ordonnance Nº 96-04 du

31 janvier 1996 portant Code des Marchés Publics en République du

Bénin, celle-ci a été à plusieurs reprises modifiée par des lois et à ce jour

c’est la loi N° 2020-26 du 29 Septembre 2020 portant Code des Marchés

Publics en République du Bénin et ses décrets d’application qui

constituent le cadre dans lequel est organisé les procédures de passation

et d’exécution des marchés publics. Bien que des dispositions aient été

prévu dans cet arsenal réglementaire actualisé pour assurer l’efficacité et

la transparence dans la passation et l’exécution des marchés publics en

vue de garantir la qualité de la commande publique, force est de constater

que les procédures sont longues, rendant la consommation des crédits

lentes, la procédure de passation des marchés complexes et parfois

inadaptée. L’analyse de la procédure de passation des marchés publics

CeFAL révèle, entre autres, le retard dans la passation et la mauvaise

élaboration des demandes de cotation. Ces dysfonctionnements entraînent

de faibles taux de consommation des crédits budgétaires et des pratiques

contraires au principe d’une bonne gestion des deniers publics. Cette

situation risque de paralyser le fonctionnement des entités si des mesures

idoines ne sont pas prises. C’est pourquoi, dans le souci d’apporter des

solutions aux problèmes identifiés, nous avons choisi d’effectuer notre

recherche sur le thème : « Passation des marchés publics à procédures

simplifiées : cas des demandes de cotation à l’UAC ». Le choix de

l’Université d’Abomey-Calavi comme champ d’investigation, se justifie

par le fait qu’elle est la plus grande université du Bénin et par conséquent

présente une grande population d’étudiant qui a des besoins de formation

dans de bonnes conditions. La présente étude s’articule autour de trois

(03) chapitres. Le premier chapitre est consacré à la présentation du cadre

général de l’étude et au ciblage de la problématique. Dans le second

chapitre, le cadre théorique et méthodologie seront exposés. Le dernier

chapitre va présenter l’analyse des données et les résultats de la recherche

ainsi que des suggestions pour l’amélioration du processus de passation

des demandes de cotation à l’Université d’Abomey-Calavi.

Les termes de référence jouent un rôle essentiel dans le processus de

passation des marchés de prestations intellectuelles. Leur contribution

peut être observée à plusieurs niveaux :

1. Définition des besoins : Les termes de référence permettent de définir

clairement les besoins du client en termes de prestations intellectuelles.

Ils précisent les objectifs à atteindre, les livrables attendus, ainsi que les

critères de qualité et de performance requis. Cela facilite la

compréhension mutuelle entre le client et les prestataires potentiels, en

évitant toute ambiguïté ou malentendu.

2. Structuration du processus de sélection : Les termes de référence

fournissent un cadre et des directives précises pour la sélection des

prestataires. Ils définissent les critères d'évaluation, les compétences

requises, les qualifications souhaitées, ainsi que les modalités de

présentation des offres. Cela permet d'assurer une sélection objective et

transparente, en favorisant la concurrence équitable entre les prestataires.

3. Communication efficace : Les termes de référence servent de

document de référence commun pour toutes les parties impliquées dans le

processus de passation des marchés. Ils facilitent la communication en

fournissant des informations claires et détaillées sur les attentes et les

exigences du projet. Cela permet aux prestataires potentiels de

comprendre les besoins du client et de formuler des offres adaptées.

4. Gestion du contrat : Les termes de référence servent également de base

pour la gestion ultérieure du contrat entre le client et le prestataire retenu.

Ils définissent les obligations et les responsabilités de chaque partie, les

délais de réalisation, les modalités de paiement, ainsi que les mécanismes

de suivi et d'évaluation. Cela permet d'assurer une exécution efficace et

harmonieuse du contrat.

En résumé, les termes de référence contribuent à structurer, clarifier et

faciliter l'ensemble du processus de passation des marchés de prestations

intellectuelles. Ils sont essentiels pour assurer l'efficacité, la transparence

et la qualité des prestations fournies.

Le processus d'élaboration des termes de référence implique plusieurs

étapes clés :

1. Identification des besoins : La première étape consiste à identifier les

besoins du client en termes de prestations intellectuelles. Il est essentiel

de comprendre en détail les besoins du client et les problèmes auxquels il

est confronté. Cela nécessite une analyse approfondie de la situation, des

objectifs à atteindre et des résultats attendus. Il est important d'impliquer

les parties prenantes concernées dans cette étape afin de garantir une

compréhension complète des besoins. Une communication ouverte et

régulière avec le client est nécessaire pour clarifier les attentes et les

exigences.
2. Faire une analyse de l'environnement : Il est important de comprendre

l'environnement dans lequel les prestations intellectuelles seront réalisées.

Cela peut inclure des éléments tels que la législation et la réglementation

en vigueur, les politiques publiques, les contraintes budgétaires, les

contraintes techniques, les risques potentiels. Cette analyse permet

d'adapter les termes de référence en conséquence.

3. Définition des objectifs : Une fois les besoins identifiés, il est

nécessaire de définir clairement les objectifs à atteindre avec les

prestations intellectuelles. Ces objectifs doivent être spécifiques,

mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART).

4. Identification des livrables : Les livrables sont les résultats tangibles

attendus des prestations intellectuelles. Ils peuvent prendre la forme de

rapports, d'études, de recommandations, de plans d'action, etc. Il est

important de définir clairement les livrables attendus, ainsi que les délais

de réalisation.

5. Spécification des critères de sélection : Les critères de sélection

permettent d'évaluer les prestataires potentiels et de choisir celui qui

répond le mieux aux besoins du client. Ces critères peuvent inclure des
éléments tels que les compétences techniques, l'expérience pertinente, la

capacité financière, les références, etc. Il est important de définir ces

critères de manière objective et transparente.

6. Précision des modalités de présentation des offres : Les termes de

référence doivent préciser les modalités de présentation des offres, y

compris les informations à fournir, le format des offres, les délais de

soumission, etc. Cela permet d'assurer une concurrence équitable entre les

prestataires potentiels.

7. Établissement du calendrier : Les termes de référence doivent

également inclure un calendrier détaillé du processus de passation des

marchés, indiquant les différentes étapes, les délais à respecter et les

responsabilités de chaque partie.

8. Validation et diffusion : Une fois les termes de référence élaborés, ils

doivent être validés par les parties prenantes concernées, notamment le

client et les autorités compétentes. Une fois validés, les termes de

référence doivent être diffusés auprès des prestataires potentiels, afin

qu'ils puissent formuler leurs offres.

Il est important de noter que le processus d'élaboration des termes de

référence doit se faire de manière transparente et en respectant les

principes de bonne gouvernance, tels que l'égalité d'accès, la concurrence,

la transparence et l'efficacité.
Avant de rédiger les termes de référence, il est important de prendre en

compte certains préalables :

1. Comprendre les besoins du client : Il est essentiel de comprendre en

détail les besoins du client et les problèmes auxquels il est confronté.

Cela nécessite une analyse approfondie de la situation, des objectifs à

atteindre et des résultats attendus. Une communication ouverte et

régulière avec le client est nécessaire pour clarifier les attentes et les
exigences.

2. Impliquer les parties prenantes : Il est important d'impliquer toutes les

parties prenantes concernées dans le processus d'élaboration des termes

de référence. Cela peut inclure le client lui-même, les utilisateurs finaux,

les experts techniques, les décideurs politiques, les représentants de la

société civile, etc. Leurs perspectives et leurs besoins doivent être pris en

compte pour garantir la pertinence des termes de référence.

3. Faire une analyse de l'environnement : Il est important de comprendre

l'environnement dans lequel les prestations intellectuelles seront réalisées.

Cela peut inclure des éléments tels que la législation et la réglementation

en vigueur, les politiques publiques, les contraintes budgétaires, les

contraintes techniques, les risques potentiels, etc. Cette analyse permet

d'adapter les termes de référence en conséquence.

4. Définir les contraintes et les ressources disponibles : Il est essentiel de

définir clairement les contraintes et les ressources disponibles pour la

réalisation des prestations intellectuelles. Cela peut inclure des

contraintes de temps, de budget, de personnel, de technologie, etc. Ces

contraintes doivent être prises en compte dans les termes de référence

pour s'assurer qu'ils sont réalistes et réalisables.

5. Considérer les bonnes pratiques et les normes professionnelles : Il est

important de prendre en compte les bonnes pratiques et les normes

professionnelles applicables au domaine d'intervention. Cela peut inclure

des normes de qualité, des normes éthiques, des normes de gestion de

projet, etc. L'objectif est de s'assurer que les prestations intellectuelles

seront réalisées selon les meilleures pratiques et les normes reconnues.

En prenant en compte ces préalables, il est possible de rédiger des termes

de référence complets, précis et adaptés aux besoins du client. Cela

permet de garantir la réussite des prestations intellectuelles et la

satisfaction du client.