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INTELLIGENCE
ECONOMIQUE ET
STRATÉGIES
COMPÉTITIVES
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La gestion
des
archives,
un choix
ou une
obligation
?
Posted on décembre 14, 2015 by Admin M2 IESC
Le capital informationnel est actuellement un levier de développement et de
croissance pour toute organisation. L’information constitue un véritable pilier parmi
d’autres sur lesquels s’appuient les entreprises pour assurer un meilleur
fonctionnement de leurs activités. Elle est devenue une ressource fondamentale et
indispensable au même titre que les ressources humaines, matérielles et
financières. Composantes essentielles de l’information produite ou reçue au sein de
l’entreprise, les archives permettent de prouver, d’attester, de comprendre et de
réduire l’incertitude au moment de la prise de décision.
Dotés d’une valeur administrative, probatoire et de témoignage incontestable, les
documents d’archives constituent de plus en plus un élément et une source
importante pour la prise de décision. Conscients de cette importance, d’une part, et
confrontés aux problèmes de la prolifération des documents produits ou reçus dans
le cadre de leurs activités, à la diversité de leur nature et typologie et à leur
duplication excessive, d’autre part, les décideurs au sein des organismes publics et
privés des pays développés ont introduit depuis longtemps dans leurs procédures de
gestion de l’information administrative les pratiques managériales archivistiques.
Celles-ci, grâce à l’organisation des documents en un système, permettent des
avantages considérables en matière de gain de temps, d’espace et d’argent.
Devant ces avantages, les organisations soucieuses de l’efficacité et de l’efficience
de leurs activités, intègrent dans leurs structures informationnelles les systèmes
d’archives. Ces derniers, conçus en fonction de la réalité de l’organisation et des
besoins de ses usagers, contribuent largement à assurer une qualité quant à la
collecte, le traitement, le repérage et la conservation de la mémoire des
organisations.
De nos jours, dans le contexte de la société de l’information et avec l’émergence des
nouvelles technologies de l’information et de la communication, les systèmes de
gestion des archives se sont informatisés et ont atteint un développement sans
précédent dans les pays développés.
Par ailleurs, l’absence ou la mauvaise gestion de l’information contenue dans les
archives administratives génèrent des maux, qui à la longue nuisent à l’image de
l’organisme dans son ensemble et lui coûtent cher en termes d’efficacité et de
qualité de service.
Cependant, dans beaucoup de pays en voie de développement, les systèmes
d’archivage et les pratiques managériales archivistiques ne préoccupaient guère les
décideurs sous motif d’absence de ressources financières et matérielles, sauf qu’ils
ignorent que l’efficacité voire la contribution significative d’un dispositif de
management des documents d’archives dans l’amélioration des aspects
stratégiques de toute organisation reposent principalement sur les compétences qui
prennent en charge la responsabilité de définir les principaux contours d’une
organisation rationnelle des archives.
Dans un contexte caractérisé par l’abondance, voir la surabondance de la production
paperassière, la maîtrise de ce patrimoine informationnel constitue un véritable défi.
Dans ce sens, la majorité des entreprises ont de plus en plus conscience de l’utilité
stratégique des archives et de leur impact considérable sur l’efficience et la
productivité. La stratégie envisagée par les entreprises prend en compte deux types
de scénarios. Le premier consiste à assurer une gestion en interne du fonds
d’archives tout en déployant des ressources propres à l’entreprise. Le deuxième
scénario opte pour l’externalisation de cette gestion qui sera confiée à une société
spécialisée en la matière.
En effet, tout au long de cet article nous allons essayer de répondre à certaines
questions autour desquelles s’articule actuellement la gestion des archives. Dans un
premier temps, nous traiterons la question suivante, quelles sont les opérations
archivistiques qui composent le processus de management des documents
d’archives ? Ensuite, nous allons discuter la solution externe qui consiste à
externaliser la gestion des archives en confiant cette tâche à des entreprises
spécialisées en archivage « Externaliser sera-t-il source d’efficacité et
d’efficience ? ».

Quelles sont les opérations archivistiques qui

composent le processus de management des
documents d’archives ?

Tout document d’archive est porteur d’une information susceptible de contribuer à la

réalisation d’une tâche ordinaire et de rendre efficace et facile la prise de décision
pour les dirigeants. Une archive peut servir comme preuve juridique et administrative
de l’originalité et la véracité d’une opération administrative, une décision prise ou
encore une dépense, nous citons sous titre d’exemple les factures qui doivent être
conservées 10 ans après leur création dans les bureaux de leurs producteurs. Par
contre, l’absence d’une politique de gestion et l’inexistence de procédures
rationnelles de collecte, de traitement et de diffusion de cette information entravent
sans doute l’utilisation efficiente des archives nécessaires pour la prise de décisions
dans l’institution. Par conséquent, ceci entraîne de fréquents gaspillages en temps,
en argent, en effort et plus particulièrement un grand désordre dû au phénomène de
l’explosion de l’information.
Par ailleurs, un document d’archives acquiert avec sa création trois principales
valeurs. La première provient du fait fait qu’une archive contient l’information
indispensable pour la poursuite des activités de l’organisation, l’efficacité des
procédures administratives et surtout la disponibilité de l’information nécessaire à la
bonne marche des services. Un document d’archive se dote également d’une valeur
financière dans la mesure où il constitue une source primaire pour les études et
recherches rétrospectives ; les archives sont donc une source d’économie de temps,
d’effort et de ressources. Ainsi, une valeur probatoire (juridique) est fortement
présente dans la mesure où une archive peut faire l’objet d’une preuve justifiant des
transactions financières par le biais des factures, des décisions prises dans le cadre
d’un projet donné ou encore comme preuve en cas des inspections.
Nous tenons à signaler que le management des archives est un processus où
s’agrègent de multiples opérations archivistique dont la réalisation nécessite le
déploiement des mécanismes nécessaires. Cette gestion des archives repose sur la
théorie des trois âges qui constitue une norme archivistique définissant 3 types
d’archives qui font référence à une utilité particulière et à un mode de gestion
spécifique.
Dans toute politique archivistique, un responsable des archives est sensé
commencer par inventorier le fonds d’archives afin de pouvoir le dégrossir et par
conséquent déterminer les principales catégories qui font l’objet de lots où nous
pouvons affecter les documents comme mesure d’organisation. Dans cette étape de
l’inventaire, nous procédons à un tri qui permet de déterminer parmi les documents
créés ceux qui revêtent le plus de valeur et doivent être conservés de ceux qui sont
voués à l’élimination dans la mesure où ils n’ont aucune valeur administrative,
financière ou encore probatoire qui peut servir à la réalisation des tâches
administratives. Cela permet, par la même occasion, de fournir à ces archives
conservées des conditions convenables pour leur préservation et d’assurer leur
fiabilité, leur authenticité, leur intégrité et leur exploitabilité. Éliminer pour mieux
conserver.
Après avoir recensé le fonds, l’archiviste se base sur la théorie des trois âges qui
constitue une norme archivistique définissant 3 types d’archives qui font chacune
référence à une utilité particulière et à un mode de gestion spécifique. Nous
distinguons entre le stade courant (c’est la période durant laquelle se fait la
création, la constitution et l’utilisation des documents dans la gestion quotidienne
des affaires administratives), le stade intermédiaire ( à partir du moment où les
archives ne sont plus utilisées de manière quotidienne, et du moment où le recours à
ces documents devint de plus en plus occasionnel ) et le stade définitif ( à la fin
du second âge et après leur évaluation, une partie des archives est versée au
dépôt des archives historiques où elles seront conservées sans limitation de durée
pour leur intérêt administratif, historique ou de recherche ).
De façon générale, il sera primordial dans un premier temps de définir un cadre de
classement qui est une sorte de répartition des fonds et collections entre de grandes
divisions et subdivisions, appelées séries et sous séries. Après avoir réalisé un
cadre général incluant l’ensemble des documents d’archives dansdes catégories,
nous devons mettre en place un plan de classement qui est une opération
consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à
l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds. Il s’agit d’un
instrument de recherche contenant la cote de chaque document, et cela facilite
énormément le repérage des documents et l’accès rapide à l’information recherchée.
Le Calendrier de conservation est un document réglementaire établi par
l’administration centrale des archives du pays (les Archives nationales) décrivant les
types de documents produits par une administration, un service, une institution ou
dans le cadre d’une fonction administrative, et fixant pour chacun d’entre eux le délai
d’utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur
appliquer. Signalons que chaque opération archivistique et précisément la
conservation doit impérativement fonctionner sur la base des règles et des lois
présentés par la Loi sur les archives dans chaque pays. Toute dérivation ou fausse
interprétation de cette loi engage la responsabilité de l’archiviste. Le tableau ci-
dessous illustre quelques exemples de documents et leurs durées de conservation
selon le Portail International des archives francophone : factures et
contrats (10 ans), documents personnels (70 ans après le décès de la personne
et parfois plus en fonction de sa position sociale dans certains pays), les
documents médicaux (ne sont jamais communiqués en aucun cas et sous aucun
motif).

Nous pouvons déduire qu’une gestion efficace des documents permet d’éviter des
pertes de temps, d’effort humain, d’optimiser l’utilisation des équipements, de
l’espace, et ainsi de réaliser d’importantes économies dans les budgets alloués au
fonctionnement d’un organisme.

Externaliser sera-t-il source d’efficacité et

d’efficience ?
La croissance exponentielle de la masse des archives a amené les entreprises à
déployer différents moyens pour assurer une gestion optimale de leur capital
informationnel afin d’en tirer profit dans la prise de décision et d’augmenter la
productivité. Les archives représentent la mémoire organisationnelle et le capital
immatériel de toute organisation et sont actuellement l’un des piliers de
développement des structures économiques. Cependant, la mise en place d’un
système de gestion des archives exige la présence de moyens humains (des cadres
professionnels en Archivistique), des moyens matériels à savoir les locaux qui
respectent les normes, les meubles de conservation, boites de conservation, etc.
Ainsi qu’un montage budgétaire de l’activité archivistique.
La gestion des archives pratiquée en interne implique une procédure rigoureuse tant
dans la conception du plan d’archivage, de l’inventaire, du classement, du
rangement, des mises à jour, de la sélection et de l’évaluation des documents, que
de la consultation des différentes pièces. Il est indispensable de mentionner
qu’actuellement les entreprises sont confrontées à un problème d’infobésité ou de
surinformation dû à l’absence d’une politique destinée au management des archives
et cela ne permet pas à l’entreprise d’avoir accès à l’information utile au moment
opportun et de tirer profit des valeurs informationnelles contenues dans chaque
document. Nous citons sous titre d’exemple, le cas de la France où un cadre
classique produit annuellement un mètre linéaire de documents ce qui représente
6000 pages de format A4, et réalise environ 25 photocopies quotidiennement.
Notons par la même occasion qu’un document coûte 20 euros à classer, 120 euros
à retrouver s’il est mal classé tandis que 35% des dossiers ne sont jamais retrouvés.
C’est du moins ce qu’affirmait Vincent Hochard, directeur commercial Information
chez IBM.
Et par conséquent, le coût élevé de la mise en place d’une telle politique mènent les
entreprises à donner plus de considération à une solution d’ « externalisation ». Le
recours à une telle solution est beaucoup privilégié dans le secteur privé, soucieux
de répondre à certaines contraintes, d’une part l’augmentation structurelle des
volumes de papier dont les espaces de stockage limités représentent des sources
de coûts non négligeables (entretien, achat, location, construction). En addition,
l’absence d’expertise archivistique en interne dont les compétences ne font pas
partie du cœur de métier de l’entreprise. D’autre part, la maîtrise des risques au
regard de la perte inconsidérée des documents vitaux de l’entreprise qui peut
occasionner un préjudice grave dans la gestion des contentieux, la conduite des
affaires et la bonne gouvernance. Cette pratique semble efficace dans la mesure où
l’entreprise se focalise sur ses fonctions fondamentales et externalise la gestion des
activités de support à d’autres entreprises spécialisées en la matière.
Cependant, l’expérience française est mature en la matière. Un décret, publié en
septembre 2009, a fait évoluer la réglementation sur la gestion des archives papiers
et électroniques en France. Ce décret exige que les prestataires répondent à des
normes définies dans un arrêté ministériel (NF Z 40 350, NF Z 42 013) Les
prestataires certifiés NF Service Prestations d’archivage et de gestion externalisée
de documents sur support papier sont les seuls agréés par l’Etat. Parallèlement à la
réglementation en vigueur, les entreprises sont censés vérifier si le prestataire va
assurer une conservation sécurisée, incluant une politique de confidentialité,
destinée notamment à garantir la protection contre les accès non autorisés ainsi que
l’intégrité et la pérennité des archives. Nous voyons utile de présenter une matrice
SWOT qui nous permettra d’assurer une analyse stratégique d’une telle démarche
qui est de plus en adoptée par les moyennes et grandes entreprises.
Les nouveaux métiers de la gestion des archives :
Actuellement, nombreuses sont les entreprises qui n’arrivent plus à gérer
manuellement la masse documentaire dont elles disposent et par conséquent elles
ne sont pas en mesure de tirer profit d’un nombre considérable d’informations utiles
susceptibles d’améliorer la performance organisationnelle et de supporter la prise de
décision. De ce fait, la solution de numérisation des archives semble moins coûteuse
et plus efficace en s’appuyant sur l’usage des NTIC. Une gestion électronique des
documents (GED) est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de
dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications
informatiques dans le cadre normal des activités de l’entreprise. En définitive, la
GED correspond à la gestion du document, de sa création ou numérisation jusqu’à
son archivage ou destruction, mais elle s’intéresse aussi à la gestion de la circulation
de l’information au sein de l’organisation, à la diffusion, à la communication, ainsi
qu’à la technique et au matériel utilisés dans le cadre de cette gestion. En effet, l’ISO
définit le document numérique comme « un ensemble formé par un support et
une information, généralement enregistrée de façon permanente, et tel qu’il
puisse être lu par l’homme ou la machine ».

Enjeux de la GED :
Enjeux organisationnels et stratégiques : La mise en place d’une solution de
GED rend possible une rationalisation des flux d’informations et donc un gain de
temps. Elle permet notamment de localiser plus rapidement l’information -Eviter la
perte de documents – Réduire les coûts – Améliorer la fluidité de circulation et de
traitements des documents. La GED présente également de nombreux avantages
pour la production de documents de manière collaborative. Couplée avec une
fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser le processus
d’édition des documents.
 Enjeux techniques : D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED
garantit :
 La pérennité des documents et de leur support.

 L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur différentes

plates-formes et pour des usages divers.

 La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès.

Cycle de vie du document numérique :

La GED peut proposer deux options :
La numérisation des documents : (processus technique visant à transformer
l’image papier ou tout type de support traditionnel en image numérique)
La dématérialisation des procédures :(processus visant à traiter un ensemble de
documents et de données sous forme entièrement électronique).
Il est à noter que la dématérialisation est une des facettes de la GED. Elle désigne
tout à la fois la transformation d’un flux de documents, ainsi que les traitements qui
leur sont appliqués, en flux numériques. Autrement dit c’est le fait de transférer une
information stockée sur un support papier (analogique) à une information stockée
sur un support numérique. Pour ce faire il existe un ensemble de procédés :
× Convertisseur numérique pour les sons ;
× Scanneur pour les textes et les images ;
× Carte d’acquisition vidéo pour les images animées, les films.
En effet, dans son référentiel « La maîtrise du cycle de vie du document numérique
», l’APROGED définit le cycle de vie du document numérique en 4 grandes étapes
présentées ci-dessous :
 La création
Cette étape contient elle-même quatre sous-étapes élémentaires :
× La création du document numérique : Le document numérique peut être le
résultat d’un traitement informatisé, il s’agit de sa création directement sous une
forme numérique (la saisie d’un texte à l’aide d’un ordinateur ou la génération d’une
facture à l’aide d’un programme informatique). Mais il peut aussi être le résultat
d’une numérisation des documents physiques, cette numérisation se fait en mode
image ou en mode texte. De ce fait, il est indispensable d’avoir des
recommandations pour la création et la mise en forme des documents pour pouvoir
en assurer l’exploitation ultérieure.
× L’enregistrement : Cette sous-étape consiste en l’identification du document
numérique. Il s’agit de l’ensemble des opérations permettant de noter les
caractéristiques du document (Nom, Objet, Auteur, Date…) pour pouvoir le classer
et ultérieurement le repérer facilement.
× Le classement : Il consiste à ranger les documents numériques et les ordonner
dans des espaces informatiques sécurisés (serveur, …) accessibles aux utilisateurs
ayant droit d’y accéder. Le rangement des documents doit être compatible avec le
plan de classement établi pour les documents papiers.
× L’indexation : Elle consiste à extraire les termes et les concepts (métadonnées)
les plus représentatifs des documents dans le but d’en faciliter le repérage et
l’accès.
 La gestion :
La gestion des documents numériques regroupe toutes les opérations qui
s’effectuent sur le document après sa création. Elle comprend :
× La sécurité : Il s’agit de l’attribution des droits d’accès qui consiste à rendre le
document accessible aux utilisateurs autorisés. Cela peut s’effectuer à travers par
des opérations de cryptage et de déchiffrement et de restriction d’actions sur le
document ou d’occultation de champs)
× L’administration : Elle vise à assurer un suivi des opérations de gestion qui
peuvent engendrer des modifications des métadonnées.
 La diffusion :
On distingue deux techniques de livraison du document :
× Le mode push : C’est le transfert systémique et automatique des documents vers
l’utilisateur, notamment à l’aide de la messagerie électronique. Les destinataires de
ce transfert sont définis préalablement. De ce fait, il est nécessaire de bien gérer les
listes de diffusion (changement d’adresses électroniques,…) pour que les bonnes
personnes puissent avoir les bons documents aux bons moments.
× Le mode pull : Il s’agit de la mise à disposition des documents que l’utilisateur va
chercher dans les bases de stockage. L’utilisateur est donc obligé de se connecter
au système de GED. De ce fait, si l’utilisateur est autorisé à accéder au document, il
peut le visualiser après une recherche et une sélection.
 La conservation :
Cette phase a pour objectif de maintenir dans le temps l’intégrité des documents
numériques et leurs composants (métadonnées). La conservation est fortement liée
à la notion de la durée (durée de conservation). Il est donc indispensable de
conserver la lisibilité des documents numériques et leurs composants, afin qu’ils
soient compréhensibles, authentiques et servent à des besoins de preuves.
En guise de conclusion, nous tenons à affirmer qu’une archive n’est plus le
document boiteux qui est voué à être stocké dans des dépôts d’archives
généralement perçus comme un lieu peu valorisant pour le personnel qui y travaille.
L’archive est devenue une donnée stratégique qui participe à la prise de décision
stratégique et à l’amélioration de la productivité. Raison pour laquelle nombreuses
sont les entreprises qui se sont engagées dans la mise en place de systèmes
physiques et numériques dédiés à remplir au mieux cette fonction génératrice de
productivité et de rendement. Nous pouvons également signaler que l’option de
numérisation des archives est de plus en plus adoptée comme une stratégie efficace
qui répond aux enjeux et difficultés en matière de la gestion des documents
administratifs. Cependant, cette alternative nécessite la présence des compétences
professionnelles capables de la rendre opérationnelle et efficace notamment dans le
cadre des administrations publiques ayant des particularités réglementaires et dont
l’authenticité et l’originalité des documents sont primordials dans l’accomplissement
de la majorité des procédures administratives.
Par Oussama El Bougaoui, étudiant promotion 2015-2016 du M2 IESC