EXERCICE METHODOLOGIE DE REDACTION DE MEMOIRE

Rapport de stage

Thème : Classement et archivage des documents

L’objectif premier de ce stage est la mise en application des connaissances acquises
durant le cursus universitaire. Pour atteindre cet objectif des taches nous ont été
confiées et en exécutant ces taches, nous avons pu :
- Faire prendre conscience aux responsables, du caractère important et utile de
la mise en œuvre d’une politique de gestion de l’information documentaire au
sein d’une entreprise au même titre que la gestion financière ou celle des
ressources humaines… ;
- Faire de la gestion des archives et de la documentation une priorité
- Faire des archives et de la documentation, un outil stratégique de gestion et
de productivité dans les institutions de sécurité sociale.
Problématiques :
- La mauvaise gestion des documents essentiels de l’institution : la gestion de
certains documents laisse à désirer : certains dossiers de personnel et des
prestations sont incomplets rendant souvent difficile la détermination des
droits des employés et fournisseurs ;
- La documentation existante est obsolète et dispersée au sein de certaines
entités, rendant difficile la mise en place d’une structure documentaire
capable d’informer et de renseigner les et les usagers de l’entreprise.
Les entreprises gèrent de nombreux documents numériques ou papiers d’origine
interne et externe. Selon le type, la source et la nature du document, les modalités de
traitement et d’archivage ne seront pas les mêmes. Dans ce contexte, les entreprises
organisent leurs informations sont plus performantes. Cette gestion concerne
l’organisation des supports de stockage, le nommage rationnel des fichiers et la mise
en œuvre des solutions de sauvegarde dans le cadre d’une gestion électronique et
manuelles des documents.
Ces problèmes énoncés ne facilitent pas un bon archivage des documents au sein de
dans l’entreprise. Notre objectif est donc de partir de ces constats afin de pallier ces
goulots d’étranglement. D’où nous voyons la nécessité de ce stage qui qui a permis la
mise en place d’une politique cohérente de gestion des archives.
L’importance du sujet pour l’entreprise d’accueil :
Au travers ce sujet nous proposons à l’entreprise d’opter pour le meilleur mode
d’archivage des documents, le mode numérique. Les incidents (incendie,
inondations…) étant imprévisible l’entreprise doit penser à mettre en place place
l’archivage des documents afin de les conserves aussi longtemps que possible.
Approche méthodologique en termes de collecte et traitement des informations  :
Notre travail a été structuré autour des étapes suivantes :
- La revue de la littérature
Elle nous a permis de faire le point sur la question que nous nous sommes proposés
d’étudier. Elle a consisté à :
1) Collecter la documentation susceptible de fournir des informations pertinentes
afin d’éclairer notre démarche pour l’atteinte des objectifs visés
2) Voir ce qui a été fait pour le même sujet et évaluer les mérites des uns et des
autres ;
3) S’inspirer des études et recherches analogues afin de mettre en place une étude
originale
- Le questionnaire
Le questionnaire avait pour but de confirmer les appréciations que nous avons de la
situation de l’information documentaire au. Aussi c’était une manière pour nous
d’impliquer les collègues dans la perspective de recherche de solutions idoines en vue
de faire de l’information documentaire surtout de la question des archives un
élément central dans la gestion efficiente de l’entreprise.
- Les entretiens et interviews
Afin d’avoir les points de vue et les propositions des autorités de l’institution et de
certaines personnes ressources relatifs à la notion des archives, leur utilité, les
propositions envisagées pour une gestion efficiente de l’information documentaire,
nous avons utilisé la méthode d’entretiens
Annonce du plan : En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique des
quelques mois passés au sein de l’entreprise, il apparaît logique de présenter à titre
préalable l’environnement économique du stage, à savoir le secteur d’activité de
l’entreprise (I), puis d’envisager le cadre du stage : la culture d’entreprise, comme
décisive dans la prise de décision (II). Enfin, il sera précisé les différentes missions et
tâches effectuées au sein du service administratif, et les nombreux apports que l’on a
pu en tirer (III).