Construire son plan de

classement de A à Z
comme un Pro

Omgbwa Yasse Emmanuel Fabrice

Omgbwa Yasse Emmanuel Fabrice
Consultant en gouvernance documentaire
Archiviste assermenté
Mes références
Ministère de la défense, Ministère des marché public, Conseil
constitutionnel, Standard Chartered Bank Cameroun, AGS Cameroun,
Swiss Eco, Eiservi, Green Light, Ministère de Cadastre et des Affaires
frontières (Kiama S.A), formation Port de Douala, Port de Kribi,
Ministère de l’emploi et de la formation professionnelle, Camrail,
Hevecam (ST Digital), Greeners Pastures, Holly Cross Inter. College, LB
évolution, Université Dahomey, etc…
+ 34 expériences professionnelles
Audit, Formation, Archivage Physique, Archivage numérique,
Système d’archivage, Documentation, Bibliothèque Numérique et
Formation
PLAN DE CLASSEMENT
(1) Système qui fixe l’organisation des archives courantes et
intermédiaires en usage dans les bureaux doivent être organisés,
permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
(2) Ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou
d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service
d’archives. A ne pas confondre avec cadre de classement.
Que dit les normes ?
ISO 15 489 – 2 : Guide pratique
ISO 16 175 de 2020
Les plans de classement des
activités sont une méthode
permettant de relier les
documents à l'activité exercée au
moment de leur création.

Il s'agit d'un outil de contrôle

essentiel de l'archivage,
notamment pour les systèmes
d'archivage sur papier et les
logiciels de gestion de
l'information.
Généralité sur la gestion des documents d’activité
Généralité sur les documents administratifs
• Cette section analyse les grandes catégories des documents administratifs,
l’organisation des collections (séries ou fonds) et l’informatisation.

• Il présente la relation entre les documents et les fonctions qui les

engendre, les principes qui guident l’organisation de ces derniers et la
constitution des collections.

• Ce chapitre présente les étapes de mise en œuvre d’une solution

informatisée de gestion du courrier et quelques cas de logiciels dédiés à la
gestion du courrier administratif.
Typologie des principaux actes administratifs
• Si vous êtes responsable du courrier ou des archives auprès d’un
hôpital, il est logique pour vous de recevoir régulièrement
 des documents d’assurance liés aux dossiers des patients
 dans une banque des demandes de crédit
 dans une école de formation des dossiers de candidature
 dans une entreprise de distribution des bons de commandes, et
bien d’autres.
Ces documents forment un groupe que l’on appelle les documents de
fonction.
Typologie des principaux actes administratifs
• Par la suite, que vous soyez
 dans un hôpital,
 une épicerie,
 une école de formation quel que soit la forme juridique,
 vous aurez à votre table les rapports,

Documents relevant des activités de pilotage, contrôle de gestion,

communication et relations extérieures et biens d’autres.

Ces documents forment le groupe des documents de gestion.

Typologie des principaux actes administratifs
Dans la gestion courante des affaires de toute organisation, on fait
appel à un ensemble

 de dossiers du personnel
 Factures normes
 et textes juridiques.

Tous ces documents composent le groupe que l’on appelle les

documents de référence ou support.
Typologie des principaux actes administratifs
En conclusion, quelle que soit sa taille, sa forme juridique, son périmètre
d’action, toute organisation pour fonctionner, produit et/ou exploite des
documents

 de fonction,
 de gestion et
 de référence ou support.

La connaissance de ces différentes catégories de documents permet de

mieux analyser la gestion de l’information et d’être sensible aux enjeux
associés derrière chaque document.
Hiérarchie d’un plan de classement
Les processus
Le terme processus désigne un système d’activités (mission) qui utilise des ressources pour
transformer des éléments d’entrée en éléments de sortie. Au sein de toute organisation, on
distingue trois processus

Processus de Gestion Processus de Fonction Processus support

 La création de l’institution
 La stratégie et le pilotage des  Achats des biens et des services
activités  Budgets et finances
 Les politiques et procédures
 La gestion des contentieux
 Ressources humaines
 Les activités propres à
 Gestion mobilière et immobilière
 La relation extérieure et la l’institution
 Gestion et de la documentation
communication. et archives.
1/5 Les processus
Le terme processus désigne un système d’activités (mission) qui utilise
des ressources pour transformer des éléments d’entrée en éléments de
sortie. Au sein de toute organisation, on distingue trois processus :

Processus sont les processus qui participent au

La création de l’institution ; La stratégie et le pilotage des activités ; La gestion
pilotage de la mission de l’organisation. Ce
de gestion des contentieux ; La relation extérieure et la communication.
processus regroupe les fonctions suivantes.

sont les processus qui participent à la

Processus Les politiques et procédures ;Les activités propres à l’institution (la formation,
réalisation de la mission de l’organisation.
la gestion des plantations, la gestion des patients, la gestion des étudiants, la
de fonction Ce processus regroupe les fonctions
gestion des stocks, la gestion des entrepôts selon l’organisation en face).
suivantes :

sont les processus qui contribuent au bon

Processus déroulement de la mission de Achats des biens et des services ; Budgets et finances ; Ressources humaines ;
de support l’organisation. Ce processus regroupe les Gestion mobilière et immobilière ; Gestion et de la documentation et archives.
fonctions suivantes :
2/5 Missions
Une mission est un ensemble d'activités complémentaires (fonctions)
permettant de gérer toutes les phases de vie d’une composante dans
une organisation.

Pour la mission ressource humaine, on aura les fonctions suivantes :

• Développement des ressources humaines ;
• Gestion du dossier du personnel ;
• Mouvement du personnel ;
• Affaire sportive et associative ;
• Gestion du temps ;
• Gestion des assurances
3/5 Fonctions
Une fonction est un ensemble d'activités qui se rapportent à un but précis.
Dans la fonction de développement des ressources humaines, on retrouvera
des activités tels que :
• Rédiger l’avis d’embauche ;
• Publier l’avis d’embauche ;
• Recevoir les offres d’emploi ;
• Trier les offres d’emploi ;
• Rédiger un rapport d’entretien d’embauche ;
• Rédiger l’attestation de prise de service ;
• Concevoir des fiches de poste ;
• Élaborer d’un plan de recrutement ;
• Élaborer des règles et critères d’embauche ;
• Élaborer des procédures d’embauches ;
• Élaborer des règles sur la constitution des dossiers.
4/5 Activités
De manière basique, une activité est une tâche effectuée et retranscrite sur un
document. Certaines activités peuvent regrouper plusieurs documents et plusieurs
actions.
Quel que soit le cas, pour qu’on parle d’une activité dans une administration, on
parlera d’une action finie et est retranscrit sur un document qui justifie l’effectivité
de cette dernière.
Dans l’élaboration des procédures d’embauches, on retrouvera les documents
suivants :
• La note de service associée à mandat de l’activité (les dates, les acteurs, le périmètre, les
lieux d’intervention, les livrables, etc.) ;
• La procédure d’embauche à appliquer ;
• La lettre de soumission de la procédure d’embauche à la hiérarchie ;
• La lettre d’invitation du personnel à la réunion de validation ;
• Le contrat de l’employé
• Le rapport de réunion de l’équipe de travail constitué pour valider la procédure etc
5/5 Documents
Un document est un ensemble composé d’une information et d’un
support.

Les documents administratifs qu’en à eux sont tous documents

produits ou reçus par l’administration dans le cadre de leur mission,
quels que soient leur date, leur forme ou leur support.

Cette définition soulève un constat selon lequel il faut toujours une

activité pour que le document administratif existe. La relation
document et activité est indissociable.
 Hiérarchie des documents administratifs : des processus aux documents
Processus Mission Fonction Activité Documents
Processus Support Ressources humaines Développement des RH Recrutement

Gestion
 Rédiger l’avis d’embauche
 Développement  Publier l’avis d’embauche
 Achats des biens
des ressources  Recevoir les offres d’emploi  La note de service associée à
et des services  Trier les offres d’emploi mandat de l’activité La procédure
humaines
 Budgets et  Rédiger un rapport d’entretien d’embauche à appliquer
 Gestion du dossier d’embauche  La lettre de soumission de la
finances
du personnel  Rédiger l’attestation de prise procédure d’embauche à la
Support  Ressources de service hiérarchie
 Mouvement du
humaines  Concevoir des fiches de poste  La lettre d’invitation du
personnel  Élaborer d’un plan de personnel à la réunion de
 Gestion mobilière
 Affaire sportive et recrutement validation
et immobilière  Élaborer des règles et critères  Le contrat de l’employé
associative
 Gestion et de la d’embauche  Le rapport de réunion de l’équipe
 Gestion du temps  Élaborer des procédures de travail constitué pour valider
documentation et
 Gestion des d’embauches la procédure
archives  Élaborer des règles sur la
Fonction assurances.
constitution des dossiers.
Processus de gestion

Processus support

Processus support

Processus support

Processus de gestion

Processus support

Processus de fonction

Processus de fonction

Processus de fonction
 Mission

Fonction

Activité

Sous activité 1

Sous activité 1

Sous activité 1
Mission

Fonction

Activité