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De l’organisation administrative
Organisation : structure.
Organisation administrative : c’est la recherche des méthodes, des structures et moyens qui
permettent d’effectuer les travaux administratifs utiles dans les meilleures conditions et avec
le maximum d’efficacité. Les travaux doivent être le moins coûteux possible, avoir la qualité
requise et être obtenus dans les délais demandés.
Toute organisation a une structure, ensemble d’organes (directions, services, postes de travail)
et de relations entre ces organes et l’environnement.
Spécialisation : le mot spécialisation est ambigu ; il précise la nature des tâches ou le domaine
de compétence (une personne est spécialisée dans le domaine financier) et la réduction du
domaine de compétence (dire qu’un individu s’est spécialisé en comptabilité analytique sous-
entend qu’il a volontairement limité son champ d’action).
Une base de données est un ensemble de données organisé en vue de son utilisation par des
programmes correspondant à des applications distinctes et de manière à faciliter l’évolution
indépendante des données et des programmes (définition parue au Journal Officiel).
Une banque de données est un ensemble de fichiers apparentés rassemblant des données dans
un domaine défini de connaissances et organisé pour être offert aux consultations
d’utilisateurs (exemples : banques de données du Journal Officiel, de l’INSEE).
Le contrôle interne
« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a
pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de
l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser
l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et
procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. »
Audit interne : la fonction d’un service d’audit interne est d’analyser les systèmes
d’information afin d’apprécier s’ils sont conformes aux objectifs de l’entreprise et s’ils
fonctionnent au maximum d’efficacité et au minimum de coût.
La fonction commerciale
Force de vente : la force de vente inclut l’ensemble du personnel commercial chargé des
contacts individuels avec les acheteurs actuels ou potentiels.
Selon le Centre européen de relations publiques, c’est une fonction ou activité de la direction
d’une entreprise, d’un organisme public ou privé, d’un particulier ou d’un groupe, qui vise à
créer, établir, maintenir ou améliorer, d’une part la confiance, la compréhension et la
sympathie, d’autre part les relations avec des groupes généralement appelés publics, qui à
l’intérieur ou à l’extérieur de l’institution conditionnent son existence et son développement.
Parrainage : la firme peut utiliser aussi le parrainage (sponsoring) : c’est un soutien financier
apporté par un commanditaire en contrepartie du surcroît de notoriété qu’il en escompte selon
le Journal Officiel du 3 avril 1982.
La fonction production
Définition : le rôle de la fonction production est de fabriquer des produits en réponse à des
besoins.
Sous-traitance : c’est une coopération inter-entreprises dans laquelle le donneur d’ordre confie
une fabrication ou ordonne un service à un sous-traitant.
La fonction approvisionnement
Définition : la fonction approvisionnement se situe an amont de la production dans le cycle
d’exploitation de l’entreprise. Son rôle est de satisfaire les besoins en fournitures et services
des autres fonctions de l’entreprise au meilleur coût et dans le respect des quantités, de la
qualité et des délais exprimés.
Gestion de stocks : gérer les stocks consiste à trouver un compromis entre les services
commerciaux qui veulent des stocks de produits finis élevés afin de suivre la clientèle au
mieux, les ingénieurs de production qui recherchent la sécurité d’approvisionnement avec des
stocks de matières et en-cours élevés, et les financiers pour qui des stocks élevés sont
synonymes de frais de gestion importants et de financement à trouver. Il s’agit donc de choisir
des processus de réapprovisionnement simples permettant de minimiser les coûts tout en
satisfaisant la demande.
Logistique : la logistique est un concept initialement développé par les militaires (art de
combiner tous les moyens de transport, de ravitaillement et de transport des troupes).
Lorsqu’il s’applique à l’entreprise, c’est l’ensemble des activités ayant pour but la mise en
place, au moindre coût, d’une quantité de produits, à l’endroit et au moment où la demande
existe. La logistique concerne donc toutes les opérations déterminant le mouvement des
produits telles que : localisation des usines et entrepôts, approvisionnements, gestion physique
des encours de fabrication, emballage, stockage et gestion des stocks, manutention et
préparation des commandes, transports et tournées de livraison (définition de l’Association
française des logisticiens d’entreprises).
La fonction personnel
La fonction personnel est mise en évidence depuis peu d’années dans l’entreprise. Au début
de ce siècle, Fayol n’y fait aucune allusion. Depuis, tous les services de la firme sont
concernés par les problèmes de recrutement, de promotion, de formation, de relations
professionnelles...
La définition de Fayol, très large, s’applique bien à ces trois fonctions : la fonction
administrative sert à prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler. Elle est beaucoup
plus actuelle que celle qui limite l’administration à des activités routinières destinées à assurer
la bonne marche de l’entreprise. En effet, on constate que, par un double mouvement,
l’informatisation et la spécialisation, les services administratifs gagnent en efficacité et se
rapprochent de leur objectif premier qui est le soutien aux fonctions opérationnelles de
l’entreprise. L’informatisation permet de traiter de manière rapide et exacte les activités
routinières qui demeurent indispensables. Parallèlement, on observe un éclatement des
fonctions administratives dans l’entreprise. Mêmes dans les PME, les fonctions
opérationnelles prennent de plus en plus en charge leur propre gestion administrative,
notamment grâce à l’informatisation des opérations. Ainsi, la direction commerciale gère
l’administration des ventes et les services de production s’occupent de la gestion des stocks.
Fonction administrative : ce sont les services généraux, la gestion du personnel, les affaires
juridiques et fiscales, l’informatique.
Fonction financière : l’objectif de la fonction financière est d’assurer à l’entreprise les fonds
nécessaires à son fonctionnement, en temps voulu et à un moindre coût. Elle doit donc
prévoir, organiser et contrôler les besoins et les ressources financières de l’entreprise.
Les forces de direction et de gestion sont restées très stables au cours des siècles dans les
domaines économiques, politiques et religieux jusqu’au début de la révolution industrielle en
Angleterre. Le libéralisme des pionniers de l’ère industrielle s’oppose à ces principes. La
Révolution française proclame la liberté de l’individu. La loi Le Chapelier supprime le droit
de coalition, donc les corporations.
Toutes les théories de l’organisation ont pour but de rassembler les connaissances acquises sur
le fonctionnement des organisations, sur la manière dont il convient de les diriger.
Les activités de direction
Le mot « diriger » vient du latin dirigere signifiant aligner, ordonner. Diriger, c’est conduire,
faire aller dans un certain sens, suivant un certain plan.
Le dirigeant a pour rôle de choisir les buts de l’entreprise. Qui sont les dirigeants ? Ce sont les
dirigeants de droit (membres du conseil d’administration, du conseil de surveillance, du
Directoire, les directeurs généraux, les gérants, les chefs d’entreprises individuelles) et les
dirigeants de fait, c’est-à-dire toutes les personnes susceptibles d’exercer une influence
notable sur la direction de l’entreprise.
La stratégie de l’entreprise
« La stratégie désigne un choix de critères de décision dites stratégiques parce qu’elles visent
à orienter de façon déterminante et pour le long terme les activités et structures de
l’organisation. » C’est le choix des activités futures.
La stratégie est une règle pour prendre des décisions, ce qui nécessite la réunion de quatre
éléments :
le vecteur de croissance indiquant les directions dans lesquelles l’entreprise désire
agir ;
la synergie.
Métier : c’est le savoir-faire global, l’ensemble des compétences permettant de satisfaire une
demande avec une offre adaptée à un moment donné. Le métier donne à l’entreprise sa
spécificité, son identité.
Défi technologique : la technologie peut être définie comme un art de mettre en oeuvre, dans
un contexte local et pour un but précis, toutes les sciences, techniques et règles fondamentales
qui entrent dans la conception des produits, procédés de fabrication, méthodes de gestion ou
systèmes d’information de l’entreprise (définition de J. Morin, reprise dans son livre
L’excellence technologique).
Les phases du diagnostic
L’objectif du diagnostic est de mettre en évidence les points forts et les points faibles de
l’entreprise ainsi que les opportunités et les menaces qui peuvent influer sur son évolution.
Le diagnostic peut porter sur l’organisation de l’entreprise, sur sa stratégie ou encore sur sa
situation financière.
Le diagnostic est une remise en cause de l’existant. La nécessité du diagnostic apparaît dans
les situations de crise ou lors d’une rupture d’équilibre.