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Chapitre  0  –Système  de  gestion,  transparence  et  traçabilité

Fiche  d'information  –  Gestion  des  documents

Quel  est  l'objectif ?

Comprendre  l'importance  d'un  système  de  gestion  de  documents  et  comment  en  mettre  en  place  un  efficace.

Gestion  des  documents :  les  politiques  et  les  systèmes  en  place  pour  organiser  les  fichiers,  les  dossiers,  les  politiques  et  tout  autre  
document  d'une  manière  cohérente  qui  permet  l'accès  aux  personnes  autorisées.

L'objectif  principal  est  de  comprendre  les  risques  associés  à  une  mauvaise  gestion  des  documents  et  comment  mettre  en  œuvre  
un  système  de  gestion  des  documents  efficace.

Comment  atteindre  l'objectif ?

Comment  gérer  les  documents ?

1­  Catalogue  de  tous  les  documents  existants  ­  l'établissement  doit  connaître  et  avoir  enregistré  tous  les  documents  existants  à
l'établissement  par  l'intermédiaire  d'un  service/division  (généralement  le  service  qualité).

2­  Classification  des  documents  ­  si  l'établissement  ne  fournit  pas  déjà  un  « type »  ou  une  « classification »  
pour  chaque  document  (par  exemple,  « politique »,  « procédure »,  « instruction »  ou  « enregistrement »),  
cela  doit  être  fait  pour  comprendre  facilement  les  types  de  documents  et  les  différentes  politiques  ou  
procédures  dont  chacun  peut  avoir  besoin.  Par  exemple,  un  dossier  des  ressources  humaines  peut  
nécessiter  des  règles  de  confidentialité,  contrairement  à  une  demande  de  congé.

3­  Création  ou  révision  de  documents  –  l'établissement  doit  mettre  en  place  une  procédure  de  création/
révision,  incluant  la  gestion  du  versioning*,  la  personne  habilitée  à  rédiger,  valider  et  approuver  les  
documents  selon  leur  nature  et  leur  portée.

*La  procédure  de  gestion  des  documents  doit  inclure  le  processus  de  mise  à  jour  des  documents.  Chaque  document  doit  avoir  une  
codification,  un  numéro  de  version,  une  date  de  création/validation,  le  nom  du  propriétaire/personne  qui  valide/personne  qui  approuve  le  
document.  Chaque  mise  à  jour  doit  être  identifiée  grâce  à  un  nouveau  numéro  de  version  et  une  date  de  mise  à  jour/validation.

4­  Confidentialité  et  stockage  ­  l'établissement  doit  imaginer  une  procédure  de  stockage  et  créer  toute  la  structure  
de  stockage  nécessaire  pour  chaque  document.  Cette  procédure  de  stockage  doit  être  envisagée  avec  
l'autorisation  nécessaire  (pour  éditer /  lire)  afin  d'assurer  la  confidentialité  appropriée  et  de  rendre  les  
documents  disponibles  pour  toute  personne  qui  en  aurait  besoin.  Cette  procédure  doit  également  inclure  la  
durée  pendant  laquelle  tout  document  (version  actuelle/ancienne)  doit  rester  disponible  conformément  à  la  
politique  interne  ou  aux  exigences  légales.

5­  Audit  régulier  du  système  de  gestion  des  documents  –  l'établissement  doit,  au  moins  une  fois  par  an,  vérifier  
que  les  règles  qu'il  a  mises  en  place  fonctionnent.  Par  exemple,  si  le  personnel  non­ressources  humaines  
(RH)  ne  doit  pas  avoir  accès  aux  dossiers  RH,  un  personnel  non­gestionnaire  des  opérations  (et  non­RH)  
devrait  tester  pour  voir  si  les  documents  sont  accessibles.
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Chapitre  0  –Système  de  gestion,  transparence  et  traçabilité

Fiche  d'information  –  Gestion  des  documents

Non­conformités  courantes

  L'accès  aux  documents  confidentiels  n'est  pas  limité  aux  personnes  appropriées ;

  Il  y  a  un  manque  de  politiques  ou  de  procédures  liées  à  l'utilisation,  à  l'édition  et  au  stockage  des  documents.

Bonnes  pratiques

  Système  de  gestion  documentaire  partagé  avec  les  parties  prenantes  (clients,  fournisseurs,  sous­traitants,  etc.).