Comment classer ses documents administratifs en 2023 ?

classer ses documents administratifs

Toute structure, quelle que soit son activité, émet et utilise des documents administratifs. Ceux-ci
peuvent être de différents types mais il s’avère nécessaire de bien les organiser. Voyons comment
classer vos documents administratifs efficacement en rappelant l’importance de cette procédure et les
méthodes pour bien l’effectuer.

Qu’est-ce que le classement des documents administratifs ?

DÉFINITION

Avant toute chose, rappelons ce que désigne la notion de classement. Celle-ci inclut l’ensemble des
processus qui traitent, ordonnent, rangent les documents et en facilitent la recherche et la consultation.

Elle intervient donc dans la bonne gestion de vos archives administratives.

Il est important de ne pas confondre rangement et classement. Dans le premier cas, on va simplement
les entreposer. Dans le second, on va les stocker de manière raisonnée, chronologiquement et par type
de document par exemple. Le rangement fait donc partie du classement des documents administratifs,
et non l’inverse.

Ces opérations de classement concernent aussi bien les documents matériels qu’immatériels. Elles
contribuent ainsi à un archivage efficace des archives papiers que numérisées (ou produites
informatiquement).

L’IMPORTANCE DE BIEN CLASSER LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

sécuriser accès document administratif

Ce classement s’avère indispensable à toute structure, et ce, pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il
représente un très précieux gain de temps lors de la recherche d’un document précis. Il assure
également que les documents soient conservés de manière sécurisée, évitant ainsi vol, perte ou
destruction de ceux-ci.

Un classement efficace permet contribue à réduire les coûts organisationnels de votre structure puisque
:

Vos collaborateurs perdent moins de temps à chercher les documents ;

L’espace mobilisé pour les documents est optimisé (via le stockage dans un local d’archives adapté par
exemple) ;

Les risques liés à la perte ou détérioration des documents sont minimisés, y compris pour les documents
importants ;

Bien classer les documents administratifs est également important d’un point de vue juridique. En cas
de litige ou de contrôle (ex : client, fournisseur, administration fiscale…), l’accès rapide aux documents
permet de présenter au plus tôt les documents nécessaires. Par ailleurs, l’archivage (longue durée ou
non) impose le respect de délais précis de conservation. Votre structure se protège de sanctions en cas
de non-respect de ces délais (ex : amendes, dissolution voire emprisonnement). Les enjeux juridiques du
classement des documents administratifs sont donc étroitement liés à ses enjeux économiques.

LA DURÉE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

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Les délais légaux minimum de conservation des documents administratifs dépendent de leur nature
exacte. Ils diffèreront par exemple selon qu’il s’agisse du contrat de travail, d’une attestation fiscale, de
notes de frais, de talon de chèque…

Afin de respecter ces délais obligatoires, il convient de bien les connaître et organiser votre classement
en conséquence.

Voir aussi : tableau de durées de conservation des documents

Classer les documents administratifs aide par la suite à procéder à la destruction de ceux-ci une fois la
durée échue, et une fois qu’ils ne sont plus nécessaires. Exception : les documents à valeur historique ou
patrimoniale faisant l’objet d’un classement définitif. D’où le fait que ces opérations contribuent à
optimiser l’espace (physique ou numérique) alloué à l’archivage des dossiers administratifs.

Les méthodes de classement

méthodes de classement documents administratifs

Utilisées à la fois par ceux qui gèrent le classement que ceux amenés à consulter les documents
administratifs, les méthodes de classement se déclinent de plusieurs manières. Parmi les plus
fréquentes, on trouve ainsi le classement :
Alphabétique: selon le nom du collaborateur, du client, du fournisseur…

Numérique: selon les numéros attribués aux documents

Chronologique: selon la date d’émission des documents

Thématique: selon le sujet concerné par les documents

Géographique: selon les régions ou pays concernés par les document

Il n’existe pas de méthode meilleure qu’une autre pour classer les documents administratifs. Tout
dépend de l’activité et de la taille de votre structure, des outils déjà en place, de l’efficacité des
méthodes de classement actuelles…

Ces différentes méthodes sont d’ailleurs complémentaires : vous pouvez commencer par classer vos
documents de manière chronologique pour constituer des dossiers. Puis, les documents de chaque
dossier seront par exemple classés de manière numérique.

Quelles que soient les méthodes choisies, on retrouve un ensemble de bonnes pratiques à y appliquer
pour un classement efficace et pratique.

Comment élaborer un plan pour bien classer ses documents administratifs ?

efficacité classement documents administratifs

Si votre structure décide d’internaliser la gestion des archives physiques ou numériques, celle-ci veillera
à respecter certains critères d’efficacité.

Les maîtres mots d’un classement réussi ? L’accessibilité, la mise à jour, l’épuration et la fiabilité.

Pour ce faire, le plan de classement suivra une structure logique appliquée à l’ensemble des documents.
Il permettra alors d’uniformiser l’archivage, facilitant grandement la consultation des documents et le
respect des délais légaux de conservation.

Afin de respecter les critères d’efficacité susmentionnés, votre structure pourra solliciter un prestataire
pour bénéficier de conseils d’archivage et mieux savoir comment classer ses documents administratifs.

Ce professionnel est en effet à même d’identifier les méthodes et outils les plus adéquats aux
spécificités de votre structure et de ses documents. Le classement étant intimement lié aux opérations
d’archivage, ces conseils vous seront donc précieux pour une bonne gestion documentaire au quotidien.