ACTIVITÉS

1 Quelle est la relation entre un dossier d’entreprise, des données, des informations et une
prise de décision ?

Un dossier est un ensemble ordonné de documents produits dans le cadre d'activités

commerciales. Dans ce document se trouve une série de données correctement ordonnées qui
permettent d'obtenir des informations.

2 Le développement d'un travail d'archivage adéquat est-il rentable pour une entreprise ?
Parce que?

Oui, c’est rentable à condition qu’il soit correctement organisé, classé et préservé.

3 Si une entreprise ne conserve aucun document dérivé de son activité, est-ce qu'elle ne
respecte pas une disposition légale ?

Oui, puisqu’il existe une obligation légale de le conserver pendant une durée minimale à
compter de sa préparation et si vous ne le conservez pas vous vous exposez à des sanctions
importantes.

4 Expliquer brièvement les conséquences pour une entreprise d'une protection et d'une
conservation inadéquates des informations avec lesquelles son activité est exercée.

Une protection et une conservation inadéquates des informations augmentent la probabilité de

prises de décisions commerciales inappropriées.

5 Toutes les entreprises devraient-elles effectuer le travail d'archivage de la documentation

exactement de la même manière ? Parce que?

Non, car il n’y a pas de réglementation, puisque chaque entreprise a sa propre organisation.

6 Quel système de gestion de fichiers convient aux entreprises qui souhaitent un accès
rapide à la documentation ? Et pour ceux qui ont besoin de contrôler au maximum leurs
fichiers ? Parce que?

-Gestion décentralisée pour un accès rapide.

-Gestion centralisée pour un contrôle maximal.

7 La manière dont vous conservez les notes et annotations est-elle conforme ? Lesquelles
respectez-vous et lesquelles ne le sont pas ?

8 Pourquoi est-il si important de numériser systématiquement lors de la réception et de

l'archivage de la documentation papier ?

Car grâce à ces actions, nous essayons d'éviter une éventuelle perte d'informations en cas de
perte de l'original.

9 Quelle est la différence entre une pré-archive et une archive finale de documents ?

Le pré-archivage implique le classement préalable de la documentation archivée en appliquant

le même système d'archivage que celui établi dans la documentation déjà archivée. Inclure le
précédent dans le dossier implique de l'archiver définitivement.

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10 Quand est-il nécessaire de référencer un document archivé ? Quels sont les avantages
d’agir de cette manière ?

Lorsque, en raison de leur contenu, ils doivent être stockés dans plusieurs fichiers, l'avantage
est que l'original est archivé dans un emplacement spécifique.

11 Quels sont les avantages d'une armoire de sécurité par rapport à d'autres types de
mobilier d'archives ?

Protégez les informations contre tout accès non autorisé. Ils utilisent des matériaux qui
protègent leur intérieur des incendies ou des inondations.

12 Quel est le principal avantage pour un commercial d'utiliser un disque dur amovible au
lieu d'un disque dur interne ?

De petite taille et léger, il permet le transport d'informations d'un ordinateur à l'autre, via une
connexion USB.

13 Quel type de mesures de prévention faut-il prendre lorsqu'un document ou un fichier est
retiré d'une archive ? Pourquoi sont-ils si importants ?

- Laisser une trace dans un dossier auxiliaire des entrées et sorties des documents
préalablement déposés.
- Lorsqu'un document déjà archivé doit être utilisé, il est conseillé de sortir le fichier dans le
fichier où il est contenu.
- Et une fois utilisé, il est restitué dans les plus brefs délais.

14 Explique comment la réception et le classement corrects de la correspondance entrante

peuvent contribuer à rationaliser les fonctions de l'entreprise.

- Réception - Classification
- Signer le bon de livraison - Enregistrer
- Ouvrir le courrier ordinaire - Distribution.

15 Quelles informations utiles pour l'entreprise l'enregistrement du courrier sortant fournit-

il ?

- La date de départ - Le sujet

- Détails de l'expéditeur et du - Où est-il expédié ?
destinataire - Et quelques annexes sont
- Le type d'envoi jointes.

16 Définissez dans vos propres mots ce qu'est un fichier. Pourquoi est-il important pour
l’entreprise de conserver certains documents ?

-Un dossier est un ensemble de documents produits dans le cadre de l'exercice et du

développement de fonctions ou d'activités spécifiques.
-Il est important de faciliter votre activité commerciale.

17 Expliquez brièvement les objectifs poursuivis par le travail archivistique effectué dans
l'entreprise.

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-Enregistrer et conserver correctement les objets de fichier
-Localisez n'importe quel document facilement et rapidement
-Établir des procédures qui réglementent quand un document doit être archivé et quand il doit
être détruit.

18 À l'aide d'un exemple, expliquez ce qui différencie un fichier actif d'un fichier inactif ou
semi-actif.

- Dossier actif : dans un bureau de banque, dossier des quittances en attente à débiter du
compte.
- Dossier semi-actif : dossier bancaire avec dossiers hypothécaires.
- Fichier inactif : fichier du central de la banque.

19 Pensez-vous que la gestion centralisée des dossiers rend le fonctionnement quotidien

d'une entreprise moins opérationnel ? justifiez votre réponse

Oui, car c'est un fichier qui économise de l'espace et des ressources et permet un meilleur
contrôle sur la documentation, réduisant ainsi les possibilités et les pertes.

20 Explique la relation entre les données, la documentation et l'information.

Les documents produits par les activités commerciales, dans lesquels se trouvent une série de
données correctement ordonnées qui permettent d'obtenir des informations.

21 Préparez un tableau récapitulatif dans lequel vous reflètez le système d'organisation

préférable pour le classement des principaux documents de gestion de l'entreprise (factures,
paie, sécurité sociale, etc.).

SYSTÈME Tri de la correspondance, des contrats de travail et des

ALPHABÉTIQUE dossiers du personnel.
SYSTÈME Budgets, factures et commandes des clients et fournisseurs,
NUMÉRIQUE fax reçus et envoyés.
SYSTÈME Procès-verbaux, coordonnées bancaires, quittances, paie et
CHRONOLOGIQUE sécurité sociale.
SYSTÈME Convient pour la documentation des entreprises
GÉOGRAPHIQUE commerciales qui exercent leur activité dans plusieurs zones
ou régions.

22 Faites un diagramme qui reflète la procédure par laquelle déterminer le mot déterminant
s'il s'agit du nom d'une personne, d'une entreprise ou d'une adresse.

NOMS DES PERSONNES PHYSIQUES :

- Les prénoms et noms composés fonctionnent comme un seul
- Les prépositions, articles ou préfixes ne sont pas utilisés.
- Particules précédant des noms-prénoms d'autres langues si elles sont prises en compte.

NOMINATIONS SOCIALES (ENTREPRISES) :

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- Mot de commande un mot de D. Sociale
- Les articles et prépositions ne sont pas comptés
- S’il s’agit d’un prénom et d’un nom, ils sont classés par ordre alphabétique comme ci-
dessus.
- Comprend un numéro, il sera compris écrit en lettres
- Par acronymes, ils sont classés en fonction de ceux-ci.

23 Explique les phases par lesquelles passe un document depuis son arrivée dans un service
et son archivage jusqu'à sa destruction en raison de sa faible valeur opérationnelle ou
juridique.

- Confirmez que le document à déposer ne sera requis à ce moment-là par aucun employé
ou service.
- Déterminer la valeur présente et future des documents d'archives.
- Faites des copies de sauvegarde, des photocopies des documents originaux.
- Référencez les documents qui, en raison de leur contenu, doivent être stockés dans
plusieurs fichiers.
- Documentation préalable au dossier pouvant être archivée
- Archives définitives des documents
- Utilisation et conservation des documents pendant leur durée de vie utile
- Purger et détruire les documents qui ne sont plus utiles

24 Souligne qu'il convient de le vérifier dans la correspondance, une fois ouverte.

- Vérifiez la date
- L'adresse de l'expéditeur
- Vérifiez que toute la documentation se trouve à l'intérieur de l'enveloppe et une fois
ouverte, laissez-la dans la boîte de réception de correspondance .

25 Indiquez si les points suivants sont vrais ou faux :

a) Le service Boîte Postale vous permet de retirer votre correspondance au Bureau de Poste.
VRAI
b) Lorsque l'adresse de retour n'apparaît pas sur le document, il faut agrafer l'enveloppe
avec l'adresse de retour au document. VRAI
c) Les emails non adressés à l'entreprise doivent être détruits FAUX
d) Il est obligatoire de conserver une trace de la correspondance entrante et sortante. FAUX
e) Toutes les pièces jointes nécessaires sont préparées et incluses après l’affranchissement
de l’envoi. FAUX

26 Expliquez brièvement les phases que traverse un dossier depuis le moment où l'on décide
de l'archiver jusqu'à ce que sa conservation ne soit plus nécessaire et qu'il soit détruit.

- Confirmez que le document à déposer ne sera requis à ce moment-là par aucun employé ou
ministère.
- Déterminer la valeur présente et future des documents d'archives.
- Faites des copies de sauvegarde, des photocopies des documents originaux.
- Référencez les documents qui, en raison de leur contenu, doivent être stockés dans plusieurs
fichiers.

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- Documentation préalable au dossier pouvant être archivée
- Archives définitives des documents
- Utilisation et conservation des documents pendant leur durée de vie utile
- Purger et détruire les documents qui ne sont plus utiles

27 Comment pourriez-vous appliquer les principes des 3R (réduire, réutiliser et recycler) à la

gestion que vous faites de vos notes et notes de cours ?

En utilisant autant que possible les pages et les pages du cahier, tant au recto qu'au verso,
réutilisez-les pour d'éventuels exemples ou notes sans importance, puis recyclez-les lorsqu'elles
ne sont pas nécessaires et utilisez des pages recyclées.

28 Complétez dans votre cahier les énoncés suivants concernant les règles de base pour
développer la fonction de fichier :

a) L' organisation des documents en dossiers facilite leur localisation.

b) Des repères visuels tels que des étiquettes colorées , des intercalaires ou des autocollants
facilitent la localisation de la documentation.
c) Être sélectif dans le travail d’archivage permet à l’archive d’être opérationnelle. Pour ce
faire, nous distinguerons les informations utiles des informations non pertinentes.
d) Il est nécessaire de consigner toute entrée ou sortie de documentation dans un dossier
auxiliaire.
e) Il est fortement recommandé d'utiliser tout type d' indices visuels lors de la classification
de la documentation.
f) Dans les documents avec réponse, il est bon de joindre une copie de l' original.
g) Lors de l’ouverture d’un nouveau fichier , il faut s’assurer qu’il n’a pas été ouvert
précédemment.
h) Il est intéressant de placer la documentation la plus récente au début de l’ensemble des
documents.

ESSAI DE RÉVISION . PAGE 143

1. Qu’est-ce qui différencie les données des informations ?

L'information vous permet de prendre des décisions. Pas les données seules.

2. La gestion de toute la documentation en un seul endroit s'appelle...

Centralisé.

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 3. Un avantage du système numérique est que…
Évitez de dupliquer les références.

4. Les fiches de paie et de sécurité sociale sont généralement déposées selon le

système…
Chronologique.

5. Lorsque le volume de documents est très important, il est préférable d’utiliser un

fichier…
Au format électronique

6. Pour éviter tout accès externe indésirable à un ordinateur connecté à Internet, il est
généralement…
Installer un pare-feu

7. Toute entreprise qui travaille avec des données personnelles en Espagne est obligée
de…
Les options ci-dessus sont correctes

8. Dans le développement du travail d’archives, il est recommandé…

Toutes les réponses sont correctes

9. La correspondance est divisée en…

Entrées, sorties et communications internes.

10. L’avantage de faire appel à des sociétés de messagerie est que…

Ils adaptent la collecte et la livraison au client

11. La destruction des documents confidentiels lorsqu’ils ne sont pas nécessaires est
réglementée…
Dans la loi sur la protection des données personnelles.

12. Un ensemble de documents écrits liés les uns aux autres et contenant des
informations sur un sujet spécifique est appelé...
Record

13. Lequel des 3R est appliqué lorsque l’impression recto verso se généralise dans
l’entreprise ?
Recycler

14. Programme informatique capable d'obtenir des informations à partir d'un ensemble
de données informatiques :
Système de gestion de base de données

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