l.

1
Guide d’organisation

Vo administrative et comptable

Guide de démarrage

e ur

Créat e
repris
d’ent

Bien gérer

ses premiers

papiers
ps
Tem
gie
éner
Quels papiers

conserver ? À

quoi servent-ils ?

Où et comment

les ranger ?...

Nous répondons à

toutes ces questions

Dougs - L'expert-comptable en ligne

L’édito
Patrick Maurice,
cofondateur de Dougs,
vous livre ses conseils.

Notre objectif ?

Apporter des réponses et des solutions concrètes

pour gérer et classer tous les documents papier
inhérents à la vie d’une entreprise, et ainsi vous
permettre de ne dépenser ni temps ni énergie sur ces
tâches qui peuvent vite devenir chronophages sans
une bonne méthodologie.

Expert-comptable de métier, cofondateur de

ans la vie comme dans le business,
l’organisation est clé pour garder la
maîtrise et se libérer du temps pour se
consacrer à l’essentiel. C’est particulièrement vrai
pour les dirigeants, pour qui la gestion administrative
Dougs, solution d’expertise-comptable en ligne,
cela fait 30 ans que j’éprouve et parfais cette
méthode pour mes activités et avec mes clients. Je
pense être en mesure aujourd’hui de vous livrer mes
astuces pour que la gestion ne soit plus synonyme
d’appréhension ni d’approximation. Attention, vous
risquez même d’y prendre goût !

a des répercussions directes sur leur activité : des

répercussions positives si l’organisation est fluide et
optimale, mais désastreuses, si l’organisation est
chaotique ou pire, inexistante. C’est pour venir en
aide aux dirigeants que nous avons pensé cette série
de guides de l’organisation administrative et
comptable.
Je vous vois venir : oui, nous sommes au 21e siècle et
oui, nous avons créé une solution digitale et
technologique hyper puissante. Mais en attendant
une dématérialisation totale vers 2030, le papier fait,
encore aujourd’hui, légalement office de preuve en

cas de problème. Autant faire avec !

1
Dougs - Guide de démarrage
Introduction
Guide de démarrage
ou comment bien gérer ses premiers papiers
Ce premier guide est dédié aux créateurs d’entreprise.
S’il est une période propice à l’organisation, c’est bien
le démarrage de son activité ! Il est d’autant plus
nécessaire de mettre immédiatement en place un
fonctionnement optimal que vous allez recevoir pas
mal de documents que vous ne connaissez pas
encore et desquels, par conséquent, vous ne saurez
que faire.
aurez (et que vous ignorez sans doute encore).
Reconnaître les
arnaques
Il est très facile de récupérer les coordonnées, le code
APE et le numéro de SIRET d’un entrepreneur qui
vient de s’inscrire au Greffe du tribunal de commerce.
Attendez-vous à recevoir de nombreux courriers
frauduleux, se faisant passer pour des organismes
officiels (RSI, INPI…) et requérant des actions ou des
paiements soit disant obligatoires et urgents de votre
part.
mutuelle en particulier ni à un annuaire, l’INPI ne vous
Sans parler des arnaques qui vous seront envoyées,
vous invitant à donner de l’argent et qu’il faudra
absolument ignorer.
On vous aide à faire le point sur les vrais documents
de la création d’entreprise, leur intérêt, leur valeur et
la façon dont les ranger selon l’utilisation que vous en
Notre conseil
Lisez attentivement les petites lignes et les CGV pour
vous assurer de l’expéditeur et de sa provenance (les
arnaqueurs ont souvent une adresse à l’étranger).
Pour rappel
Un logo orné d’un drapeau français ou européen ne
garantit pas un organisme officiel, vous n’avez aucune
obligation de souscription à une assurance ou une
demandera jamais de payer deux fois…
Pratique
Si vous avez le moindre doute, demandez conseil à
votre expert-comptable ou auprès des organismes
“usurpés”. Nous avons également recensé pour vous
quelques-uns des courriers d’arnaque les plus
courants.
2
 Sommaire

01 La méthode de classement
et le matériel nécessaire
P.5

02 Le Kbis P.10

03 Le mémento fiscal P.14

04 Le questionnaire relatif à
l’activité professionnelle
P.18

(751-SD)

05 La déclaration initiale de
CFE (1447-C-SD)
P.22

06 Les autres documents du

créateur d’entreprise
P.28

3
Ce guide pratique vous permet de
mettre en place, dès la création de
votre entreprise, l’organisation optimale
pour gérer sereinement tous vos
documents professionnels. Notre
méthode vous fera gagner du temps et
de l’énergie pour vous consacrer au
plus important : le développement de
votre activité !

4
La

Méthodo

Dougs - Methode de classement et matériel nécessaire

L’organisation
Comment conserver et ranger les documents
de son entreprise ?

Vivement le 100 % digital pour faciliter sa gestion

administrative ! Mais en attendant, vous allez
recevoir un certain nombre de documents par
email et d’autres en format papier. Pour vous
simplifier la gestion de ces documents, nous
vous conseillons d’opter pour une organisation
mixte : numérique + papier. Dans les deux cas,
nous vous conseillons d’utiliser le même
classement pour vous y retrouver au mieux.

Nos conseils pour la gestion numérique

L’application Dougs pour une
Nous vous recommandons de sauvegarder vos comptabilité et une gestion
documents sur minimum deux de ces supports, afin optimisées de votre entreprise
de protéger vos fichiers numériques en cas de
problème (panne / perte d’ordinateur ou de disque
dur, mauvaise manipulation, bug…) :

Ordinateur
Disque dur interne

Solution de stockage externe

Disque dur externe, clé USB, carte
mémoire…

Testez l’application Dougs

gratuitement et sans
Solution de stockage en ligne engagement pendant
ICloud, Google Drive, OneDrive, 30 jours
Dropbox…

6
 Le matériel
Vous êtes peut-être un adepte du tout
numérique. Vous allez néanmoins recevoir un
certain nombre de documents papier qu’il vous
faudra ranger, même si vous les numérisez.

Voici le matériel dont vous aurez besoin pour

suivre au mieux tous les conseils proposés dans
ce guide et les suivants. Nous vous conseillons
de vous en munir avant d’aller plus loin dans
votre lecture.

Version papier *Version numérique

1 gros classeur A4

1 jeu d’intercalaires A4 cartonnés

Factures de vente
1 perforatrice Factures d’achat

Récurrent Assurances
1 boîte en carton format A4* par année
Relevés bancaires

Déclarations fiscales / TVA

Récurrent Social

Bulletins de paie

Déclarations sociales

7
Le classement
Organisation du classeur et des dossiers
numériques permanents
Voici les neuf parties constituant la vie d’une entreprise, classées de la plus
utilisée à la moins utilisée, ainsi qu’un aperçu de ce que vous trouverez dans
chacune d’elles. Nous vous conseillons d’opter pour cette organisation, pensée
pour vous faciliter la gestion quotidienne de votre entreprise. Chaque partie
représente un chapitre de votre classeur (soit un intercalaire) / un dossier
numérique.

01 02 03
Juridique Assurances Contrats
Statuts

Responsabilité civile

Bail commercial

Kbis

Multirisque professionnelle

Contrats de location

M0

Perte d’exploitation

Contrats de crédit bail

Assemblées générales

Assurance homme-clé

Contrat de franchise

Convention entre sociétés

Assurance vie
Autres contrats
commerciaux

04 05
Fiscalité Banque et
Mémento fiscal

emprunt
Lettre d’option régime de Conditions bancaires

taxation des bénéfices

Contrats d’emprunts

Lettre d’option régime de

TVA

Caution

CFE

8
 06 07 08
Investissements Gestion de travail Cotisations
Acquisition du fonds de du personnel et sociales de
commerce

Copie des factures

convention l’entrepreneur
d’investissements

collective Régime obligatoire : SSI...

Dépôt et cautionnement

Contrats de travail

Régime optionnel

Rachat des crédits Baux

Médecine du travail

Achat de parts sociales

Convention collective

Décision unilatérale de
l’Employeur (DUE)

DPAE

Document Unique

09
Divers
Dépôt INPI

Journal d’annonces légales

Documentation

Téléchargez
En bonus, découvrez nos intercalaires
prêts à imprimer !

9
L’extrait
Kbis
Dougs - Les premiers documents de votre création d’entreprise

Le Kbis
Premier document de la création d’entreprise

Un élément symbolique fort de votre démarche

puisqu’il donne une existence tangible à votre
activité. Cette nouvelle aventure est désormais
bien concrète !

Quelles entreprises sont concernées ?

Le Kbis concerne toutes les activités à but commercial.

C’est lorsque vous inscrivez votre entreprise ou votre
société au Registre du Commerce et des Sociétés
(RCS) qu’il vous est automatiquement délivré par le À quoi sert l’extrait Kbis ?

Tribunal de Commerce.

à l’ouverture d’un compte

Si vous êtes artisan, il ne s’agira pas de Kbis mais d’un bancaire pour votre
formulaire D1, généré lors de l’inscription au Registre entreprise
des Métiers. Et si vous vous lancez en profession
dans le cadre d’une
libérale ou en tant que micro-entrepreneur, il sera
candidature à un appel
question de numéro de Siren délivré par l’URSSAF.

d’offre public

Qu’est-ce que le Kbis ?

lors de certains achats de
matériel professionnel...
Le Kbis est la carte d’identité de votre entreprise. C’est
le document légal qui atteste de son existence et qui
contient toutes les informations la concernant
(immatriculation, identité et adresse de la personne
morale ou physique, organes de direction…) .

À noter que c’est un document officiel mais pas

confidentiel : il peut être consulté par quiconque en
fait la demande.

Le papier qui vous sera délivré est un extrait Kbis (ou

extrait K dans le cas d’une personne physique). Dans
la plupart des cas, seul un extrait Kbis datant de
moins de 3 mois pourra faire foi dans le cadre de
démarches administratives.

11
Comment obtenir un extrait de Kbis ?
Vous pouvez dorénavant obtenir un extrait Kbis
gratuitement en en faisant la demande par courrier
auprès de votre greffe du Tribunal de commerce, ou
en ligne sur infogreffe.fr.

Que faire de son extrait Kbis ? Bon à savoir

Dans le cas d’une personne morale, vous pouvez vous

faire envoyer régulièrement et automatiquement
votre extrait Kbis. Il vous suffit pour cela de cliquer sur
“Recevoir régulièrement un extrait Kbis” et de définir
Le prendre en photo la fréquence à laquelle vous souhaitez le recevoir sur
infogreffe.fr.

Pour en savoir plus

N’hésitez pas à consulter les articles Dougs en ligne

Garder un extrait sur notre blog, notamment :

Comment obtenir gratuitement son Kbis en ligne ?

À quoi sert le Kbis de mon entreprise : la réponse en 5

Ranger un extrait points

Donner un exemplaire

12
 À quoi ressemble
un extrait Kbis ?

1
Le mémento
fiscal
Dougs - Les premiers documents de votre création d’entreprise

Le mémento
fiscal
Un simple courrier d’accueil

15 jours à 1 mois après la création de votre

société ou de votre micro-entreprise et la
délivrance du Kbis par le greffe, vous recevrez
un mémento fiscal de la part du Service des
Impôts des Entreprises (SIE) dont vous
dépendez. Rassurez-vous, il s’agit simplement
d’un courrier d’accueil !

Qu’est-ce que le mémento fiscal ? À quoi sert le mémento fiscal ?

Le mémento fiscal est un document administratif qui
regroupe toutes les informations d’identification et les
obligations fiscales de votre entreprise :

Activité
Votre régime fiscal
Lieu d’exercice
Le centre d’impôts duquel
Statut juridique vous dépendez

Coordonnées

Impôts et taxes auxquels

vous êtes assujetti

15
Comment obtenir un mémento fiscal ? Bon à savoir

Vous n’avez aucune démarche à effectuer pour Trouvez en un clic le Service des Impôts des
recevoir votre mémento fiscal, ce dernier vous est Entreprises (SIE) auquel vous êtes rattaché ainsi que
automatiquement envoyé après la création de votre ses coordonnées.
entreprise et l’obtention de votre Kbis.

Néanmoins, si vous n’avez pas reçu votre mémento

fiscal ou si vous l’égarez, vous pouvez vous en
procurer un autre auprès de votre Service des Impôts
des Entreprises (SIE) en en faisant la demande par
email.

Que faire de son mémento

fiscal ?

Vérifier que le choix fiscal

Ranger votre mémento fiscal

16
 À quoi ressemble
un mémento ?

1
Le
formulaire
751-SD
Dougs - Les premiers documents de votre création d’entreprise

Le formulaire
751-SD
Ou questionnaire relatif à l’activité
professionnelle

Ce formulaire vous est envoyé dans le même

courrier que le mémento fiscal.

Qu’est-ce que le formulaire 751-SD ?

Le formulaire 751-SD est un questionnaire vous
demandant un certain nombre de renseignements
comme :
À quoi sert le formulaire 751-SD ?
Vos coordonnées, les dates de début d’activité et
de clôture de votre premier exercice

L’identité et les coordonnées de votre comptable

Les caractéristiques des locaux affectés à votre

activité

Ainsi que toute autre information que vous

jugerez utile de transmettre aux impôts

À ne pas confondre avec la déclaration La déclaration 751-SD

1447-C-SD
Toutes deux relatives à la CFE, les deux déclarations
sont souvent confondues. Il s’agit pourtant de deux
formulaires distincts et nécessaires :
19
ou questionnaire relatif à l’activité professionnelle
est un document d’une page, qui n’est à renseigner
qu’une fois, au moment de la création d’entreprise.
La déclaration 1447-C-SD
ou déclaration initiale de CFE est à renseigner
chaque année en cas de modification
d’établissement (voir p.23).
Comment obtenir le formulaire 751-SD ? Bon à savoir

Vous n’avez rien à faire. Il vous est automatiquement Vous pouvez vous faire aider par un comptable pour
envoyé en même temps que le mémento fiscal, 15 remplir ce formulaire. N’hésitez pas à contacter les
jours à 1 mois après la création de votre entreprise. équipes Dougs au 04 28 29 62 62 ou sur le tchat de
notre site directement.

Vous pouvez également consulter notre tutoriel

Comment remplir le questionnaire relatif à mon
activité professionnelle (751-SD) ?

Que faire du formulaire 751-SD ?

Remplir

Réaliser une copie

Le retourner

20
 À quoi ressemble
le formulaire
751-SD ?

1
Dougs - Les premiers documents de votre création d’entreprise

La déclaration
1447-C-SD
Ou déclaration initiale de Cotisation Foncière
des Entreprises

La déclaration initiale de CFE est à faire l’année

de création de votre entreprise, via le formulaire
1447-C-SD. Vous n’aurez pas besoin de refaire de
déclarations les années suivantes, sauf si votre
entreprise connaît des changements, comme un Qu’est-ce que la déclaration initiale
déménagement, de nouveaux locaux, un de CFE 1447-C-SD ?
transfert de siège social, une création
d’établissement.

Qu’est-ce que la CFE ?

La CFE ou Cotisation Foncière des Entreprises est une
taxe sur le local d’activité des entreprises à payer Des informations sur votre
chaque année. Un peu l’équivalent de la taxe entreprise
d’habitation des entreprises. Avec la CVAE (Cotisation
sur la Valeur Ajoutée des Entreprises), elle fait partie
de la Contribution Économique Territoriale (CET).

Cet impôt local collecté par la Direction Générale des Le lieu d’exercice de l’activité
Finances Publiques est reversé aux collectivités
territoriales pour participer au fonctionnement et au
développement de leurs infrastructures (communes,
établissements publics, chambres de métiers et de L’origine de l’établissement
l’artisanat, chambres de commerce et d’industrie,
etc.).
L’identification de l’ancien
exploitant

23
Comment obtenir une déclaration de CFE
1447-C-SD ?
La déclaration de CFE vous est généralement envoyée
automatiquement, par courrier, peu de temps après
l’enregistrement de votre entreprise.

Que faire de la déclaration

1447-C-SD ?
Si toutefois vous ne la receviez pas, vous pouvez la
télécharger sur le site des impôts. Les nouvelles
déclarations sont mises en ligne chaque automne.

Votre avis d’imposition CFE, indiquant le montant de

votre taxe, sera ensuite accessible en ligne dans votre
espace professionnel impots.gouv.fr courant
novembre. Vous recevrez un email pour vous
informer de sa disponibilité (l’administration fiscale
n’envoie plus de courrier).

Remplir
Rappel
Tout changement lié à votre établissement
(déménagement, nouveaux locaux, transfert de siège Réaliser une copie
social, création d’établissement...) doit faire l’objet
d’une nouvelle déclaration 1447-C-SD, pour permettre
à l’administration fiscale de recalculer la Cotisation
Foncière de votre Entreprise.

Le renvoyer

Bon à savoir

Vous pouvez vous faire aider par un comptable pour

remplir ce formulaire. N’hésitez pas à contacter les
équipes Dougs au 04 28 29 62 62 ou sur le tchat de
notre site directement.
Vous pouvez également consulter notre tutoriel
Comment remplir ma déclaration de Cotisation
Foncière des Entreprises (1447-C-SD) ?

24
 Lorsque votre avis d’imposition Bon à savoir

CFE est disponible en novembre :

Plus d’informations sur l’avis d’imposition et le
paiement de la CFE dans notre tutoriel complet :

Vous rendre
dans votre espace
professionnel impots.gouv.fr Récupérer l’avis d’imposition de Cotisation Foncière
des Entreprises (CFE)

Procéder au paiement

Télécharger votre avis

Les attacher dans votre appli

Dougs

Conserver un exemplaire

25
 À quoi ressemble
la déclaration
1447-C-SD ?

1
 e n t e n
Documges
4 pa

1
Les autres
documents
Dougs - Les premiers documents de votre création d’entreprise

Les autres docs

du nouvel
entrepreneur
À classer dans la partie Banque de votre
classeur ou de votre dossier numérique :

Attestation de dépôt de capital

Documents d’ouverture de compte

bancaire

RIB

À classer dans la partie Juridique

CG bancaires et assurances de votre classeur ou de votre
dossier numérique :
Contrat CB
Statuts
Éventuellement autres contrats
services bancaires Liste des souscripteurs

(pour les SAS et SASU)

PV de non rémunération

29
Vous savez désormais tout des
premiers documents que vous recevez
dans le cadre de la création de votre
entreprise. Maintenant que vous
connaissez leur utilité et que vous savez
précisément où les trouver en cas de
besoin, vous pouvez avoir l’esprit
tranquille pour vous concentrer sur
l’essentiel : le lancement de votre
activité ! Bien sûr, il vous faudra gérer
encore plein de documents à venir
mais, rassurez-vous, nous serons
encore là pour vous accompagner ;)

Notre prochain guide portera sur les

documents récurrents à gérer tout au
long de votre activité.

30
Dougs - L'expert-comptable en ligne

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pour qu’ils puissent se consacrer
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