LES 7 RÈGLES 


DE BONNE 

GESTION
D’UNE SOCIÉTÉ DE SERVICE 

ORGANISÉE PAR AFFAIRE

BUSINESS SOFTWARE
Aujourd’hui, 

prendre soin de soi est devenu
une tendance de fond.
Que nous soyons actif ou retraité, jeune ou sénior,
sportif de haut niveau ou fan de pétanque, peu
importe ce que nous faisons de nos journées, 
 part de marché, si nous prenions un moment
nous nous attachons de plus en plus à entretenir
notre forme physique, à faire attention à notre
alimentation et à entraîner notre cerveau. Bref,
nous aspirons à mieux respecter ce capital
humain qui est le nôtre.
En matière d’entreprise, il semblerait que la
tendance soit plus lente à émerger : la gestion
d’entreprise est encore trop souvent cantonnée à
ces drôles de personnages que sont les DAF et
leurs équipes de contrôleurs.
“La gestion c’est une histoire de paperasse et de
tableaux Excel” entendez-vous ici ou là.
 qui travaillent par affaire.
À l’heure, du “business-driven”, de la
“performance” et de la sacro-sainte conquête de
ensemble pour parler du bien-être de votre
entreprise ? Non pas de ce qu’elle fait tous les
jours, mais de ce corps incroyablement riche
qu’elle représente et de sa manière de manger, 

de respirer, de vivre. 
Votre entreprise est un organisme vivant alors
prenez-en soin !
Pour vous aider, voici quelques (modestes)
recettes issues de plusieurs années
d’observation curieuse de ces drôles
d’animaux que sont les sociétés de service 

On y va ?
Ebook : les 7 règles de bonne gestion d’une société de service organisée par affaire
#SOMMAIRE

1. Une bonne gestion commence par ses collaborateurs 4

2. Fiabilisez vos prévisions commerciales 7

3. Production, facturation, CA : faites ménage à 3 10

4. Facturer et encaisser : insufflez de la rigueur 11

5. Maîtrise des dépenses, commencez par les suivre 14

6. Faites des arrêtés réguliers 18

7. Partagez ! 20
RÈGLE 

1

Une gestion bien ordonnée

commence par ses collaborateurs
L’essentiel de la valeur est créé par vos collaborateurs, ils doivent donc être le sujet principal de vos
préoccupations. Pour ce faire, trois démarches très simples vous amèneront à être présent et bienveillant
pour vos “talents”.

Mieux les connaître

Qui possède cette compétence ? Avec qui a-t-il
l’habitude de travailler ? Sur quels projets est-il ?
La première étape est de re-faire connaissance
avec eux. Cela passe par des rencontres bien sûr,
mais aussi par la mise à plat des forces en
présence, compétences, expériences,
organisation des équipes...
Forcez-vous à vous poser ces questions. Ces
fondamentaux existent-ils de manière formalisés et
actualisés ? Et si certaines compétences sont à
acquérir ou à renforcer, modelez votre plan de
formation en conséquence.
Soyez confiant, Rome ne s’est pas faite en un jour
et pas sans fondation non plus.

Les talents qui composent une

société de service représentent
son principal actif mais aussi 

80% de ses coûts. 

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4
RÈGLE 

1
Une gestion bien ordonnée
commence par ses collaborateurs
Savoir ce qu’ils font, savoir ce qu’ils feront.
Un être humain est avant tout une incroyable
éponge à connaissance. C’est pourquoi
l’expérience vécue par un collaborateur lors d’un
projet est un actif précieux… qu’il faut savoir
cultiver ! Soyez intraitable sur le suivi de l’activité
(donc la gestion des temps passés) : qui bosse
sur quoi et quand ? Vous ne pourrez imaginer le
futur si vous ne pouvez pas voir précisément le
présent.
En parlant de futur, vos plannings sont-ils à jour ?
Je veux dire par là : avez-vous une vision fiable de
vos prestations sur le prochain mois ? Les trois
prochains mois ?
Sans entrer dans un exercice divinatoire,
organisez une tenue des plannings rigoureuse
mais compréhensive : les jours convenus avec les
clients, ceux qui sont à confirmer, les journées sur
les projets internes, ce qui sera facturable et ce
qui ne le sera pas.
Bien entendu, les absences n’échappent pas à la
règle : dès la demande, elles doivent être
présentes dans le planning. Et on ne tient pas de
planning chacun de son côté : tout au même
endroit s’il vous plaît ! :o)
(Entre nous : si vous respectez ce qui
précède, obtenir des taux d’occupation et
faire un prévisionnel de facturation seront
un jeu d’enfant ! Tentant, non ?)
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1

Une gestion bien ordonnée

commence par ses collaborateurs
Le temps c’est de l’argent

On ne va pas se raconter d’histoires, le travail de vos

collaborateurs est aussi un coût majeur. Et puisque le
bénévolat n’est pas encore la norme, attachez-vous à
mesurer également l’impact économique de cette main
d’œuvre sur vos projets et sur votre structure.
En synthèse
- Comment valoriser simplement les temps passés ? Je suis une société de service 

donc je connais mes collaborateurs :
- Compte-tenu du plan de charge, dois-je recruter ?
- Si le projet dérape de 10 jours, on perd combien ? Je sais quelles compétences sont présentes 

et celles qui font défaut.
Allez, j’arrête avec les questions qui fâchent.
À tout instant, je sais trouver la bonne personne pour 

la bonne mission.
Mais réfléchissez-y, vous êtes une société de service :
chez vous la prestation c’est de l’opérationnel et du J’ai une vue fiable sur mon activité des prochains mois.
financier mélangé, que dis-je, entremêlé, confondu. Je suis capable de mesurer l’impact financier de chaque
minute de temps passé.
Alors réconciliez les deux en convertissant les 
 Je peux faire un forecast sur mon transat et sans 

heures en euros, ça change la vision des projets ! les mains ! Yesss !

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Fiabilisez vos prévisions 


commerciales
On met tout au même endroit

« Philippe ! Tu ne m’as pas envoyé ton reporting pour la Au passage, on est au 21ème siècle, alors on
revue de pipe commercial ! » essaie de sortir de l’email et on commence à
s’intéresser à l’inbound marketing, vous y verrez
Qui n’a jamais vécu cette scène magique de la
plus clair et vous verrez, ça transforme le métier
« grande consolidation Excel » de tous les fichiers
de commercial.
des commerciaux ?
Fini la Clio blanche et le marketing à la papa !
Une grande histoire, à chaque fois rythmée par les
retards, les décalages de lignes et autres 

« c’est Excel qui a flanché »…

Dans votre métier, la visibilité commerciale est Des prévisions

capitale. On commence donc par tout saisir au commerciales fiables
même endroit, c’est la base. Il est essentiel de servent à anticiper 

disposer d’un référentiel unique, fiable et le plus tôt possible les
régulièrement actualisé. Et je ne parle pas des transformations à apporter
fiches prospects de leurs contacts, je parle des à l’organisation.
opportunités et propositions commerciales,
chacune avec une date de signature
prévisionnelle et une probabilité de signature. 
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2

Fiabilisez vos prévisions 


commerciales

Aller au-delà de la date de signature

Une fois de plus, vous êtes une société de Un client sait généralement quand il veut que le
service : savoir quand le prospect va signer est projet soit fini, un commercial sait généralement
fondamental, et connaître l’impact de cette future quel est le phasage classique du projet qu’il vend.
commande sur vos éventuels recrutements l’est CQFD.
tout autant.
Bien entendu, expliquez-lui qu’il ne doit pas signer
Invitez donc vos équipes de vente à vous fournir ces dates de son sang mais que celles-ci sont
une estimation sur la réalisation prévisionnelle de faites pour être mises à jour, que ce soit par ses
leurs propositions commerciales. 
 soins ou par le chef de projet.
Là encore, il ne s’agit pas de sortir sa boule de
cristal, mais de faire des “hypothèses
raisonnables”.

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2

Fiabilisez vos prévisions 


commerciales
Apprendre à dire non, apprendre à dire mieux

Vendre c’est écouter, vendre c’est dire “oui”, mais

vendre c’est aussi dire non. Même si – nous en
avons bien conscience – c’est un peu contre En synthèse
nature d’inciter un commercial à dire non, essayez Je sais que le forecast commercial relève 

donc d’attiser leur curiosité sur ces projets « un plus de l’aventure que de la ballade donc :

peu signés en force » ou « pas tout à fait dans la Je mets fin aux fichiers Excel à compiler et je
cible ». Ils coûtent des sommes astronomiques centralise tout.
pour une satisfaction client faible et beaucoup de Je sensibilise les commerciaux aux dates de
tensions en interne. Bref, que du mauvais. facturation prévisionnelles.

Pour les aider, essayez de mettre en place une J’instaure une étape de Go / No Go commercial.
étape systématique de « Go / No Go » à laquelle Si l’un de ces 3 préceptes ne prend pas, je
vous prendrez soin de convier un représentant persévère !
des services et un financier. La communication
n’en sera que renforcée, les risques inutiles évités
et vos prévisions fiabilisées. Alors heureux ?

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Production, facturation, CA : 


faites ménage à 3.
On synchronise !

Si la planification des collaborateurs pour produire

les prestations n’est pas organisée, les prévisions
de facturation, de CA et de trésorerie seront
fausses. Il faut donc être en mesure de planifier/
replanifier très régulièrement la production et donc
en conséquence, l’échéancier de facturation pour
rendre l’ensemble cohérent.

C’est un exercice auquel doivent s’astreindre les

chefs de projet : restituer de manière fidèle
l’économie de leur projet est même parfois inscrit
Les plans de charges, 

dans leur contrat de travail.
la capacité de production
Les compétences disponibles, les congés et la facturation
prévisionnels ou les formations doivent être prévisionnelle 

accessibles dès la rédaction d’une offre pour doivent être constamment
garantir la délivrabilité du service et la prévision 
 alignés.
de facturation.

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RÈGLE 

4

Facturez et encaissez : insuffler de la rigueur

Vous le saviez déjà (et si vous ne le saviez pas, pensez à changer de métier rapidement :o) 

mais une bonne trésorerie se prépare très en amont.

En amont, justement

Facturer “justement” commence justement par

savoir ce qui est facturable et ce qui ne l’est pas.
Et entendons-nous, Ghislaine, votre facturator
national n’en a aucune idée ! Ce sont les chefs de
projet (ou toute personne opérationnelle suivant le
projet) qui en sont les premiers informés. Ce sont
eux, qui, ancrés dans la réalité du terrain sauront
aider. Autre idée intéressante : ça ne coûte pas grand
chose de demander au client s’il est d’accord
Alors, inversez la vapeur. Interdisez désormais à
avec ce qu’on s’apprête à lui facturer. Alors,
Ghislaine de prendre son téléphone tous les mois
n’hésitez pas à lui transmettre une pré-facture,
pour faire le tour des chefs de projet et demandez
aux chefs de projets, de prévenir Ghislaine quand une attestation de service, une livraison.
quelque chose de facturable se présente. Celui Enfin bref, tout document qui vous permettra de
qui possède l’information “pousse l’information” et sécuriser votre future facture en évitant de
on n’essaie plus de “tirer l’information”. Règle de coûteux aller-retour, voire même des avoirs.
base du 21ème siècle.

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RÈGLE 

4

Facturez et encaissez : insuffler de la rigueur

Du rythme que diable !

N’en déplaise à Ghislaine, vous n’êtes pas obligés Quelques dizaines de jours de trésorerie
d’attendre la fin du mois pour facturer. Vous avez supplémentaires tout en lissant la charge de travail
généralement négocié avec vos clients des de vos équipes, ça ne se refuse pas, non ?
conditions de règlement certes, peut-être même
un échéancier de facturation mais celui-ci ne fait
pas mention d’une facturation à la fin du mois.
C’est plus une (mauvaise ?) habitude qu’une Recouvrez le plus
condition contractuelle.
rapidement possible les
Alors, faites vos factures au fil de l’eau ! créances arrivées 

à échéance.
Un important jalon vient d’être franchi ? 

Facturez maintenant.

Plus de prestations à réaliser pour ce client dans le

mois ?

Facturez sans attendre.

Tous les frais refacturables ont été saisis ?

Refacturez-les maintenant.

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RÈGLE 

4

Facturez et encaissez : insuffler de la rigueur

De la modernité

Vous imprimez encore vos factures ? 


Allez, on ne va pas vous jeter la pierre mais on
peut peut-être faire mieux…
Sans parler de “dématérialisation” qui est encore
un autre sujet (très règlementé), il est parfaitement
possible de transmettre vos factures par email.
Un moyen très commode pour les faire partir vite
mais aussi pour les faire partir simultanément à
tous les interlocuteurs en même temps :
l’opérationnel qui la valide, le chef qui donne son
aval, la compta fournisseurs, etc…
Et puisque cela existe depuis plus de 10 ans,
mettez-leur à disposition ces factures sur un
portail web. Ils pourront ainsi à tout moment les
consulter et les télécharger. Plus aucune excuse
pour les adeptes du “Ah… je n’ai pas cette
facture.”
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En synthèse
Je dépoussière Ghislaine 

et je prends de nouvelles bonnes habitudes !
Désormais ce sont les opérationnels qui impulsent 

la facturation.
Avant d’émettre une grosse facture, je la fais valider
par le client.
J’émets mes factures dès que possible et pas à la fin
du mois.
Si possible, j’envoie mes factures par email et je les
rends téléchargeables.
Je prends soin de Ghislaine, parce que ça fait quand
même 34 ans qu’elle est là Ghislaine…

13
RÈGLE 

5 dépenses

Maîtrisez vos dépenses

Il existe quatre niveaux de dépenses 


à maîtriser pour assurer la rentabilité 
 Les sociétés qui réalisent des projets longs et/ou
des projets :
1. Par projet ou affaire
 même de le commencer. Analyse très intéressante
(le chef de projet doit assurer un suivi budgétaire poste par
poste de son affaire et sécuriser à minima la rentabilité du
service vendu)
2. Les frais généraux
3. Les investissements commerciaux et marketing 
4. Les stocks (éventuels)
Il peut s’avérer utile, en fonction des volumes et des
montants en jeu, de mettre en place un suivi
budgétaire des dépenses, un processus de
demandes internes d’achat par affaire et enfin de
suivre précisément ce qui reste à engager.
nécessitant beaucoup d’achats ont pris l’habitude
de réaliser la courbe de cash-flow du projet avant
qui permet d’identifier tout de suite des éventuels
trous de trésorerie du projet et d’enclencher la
carte financement si nécessaire. Je vous laisse
méditer là-dessus…
Bien entendu, on ne se contente plus d’attendre
que les factures arrivent : on saisit les commandes
et on suit l’engagé ! Et cela inclut bien sûr la sous-
traitance et la co-traitance, qu’elle soit externe ou
interne au groupe.
Les achats sont trop souvent gérés en mode
rétroviseurs. Pas chez vous, hein ? ;o)

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5

Maîtrisez vos dépenses

Le coût d’une avant-vente ?! dépenses

De plus en plus, les prospects sont frileux. Il faut
sans cesse les rassurer, leur apporter des
preuves, organiser avec eux des ateliers ou des
POC (Proof Of Concept) rarement financés. Et tout
ça a un coût !

Toutes les journées passées par les commerciaux,

les consultants venus les appuyer, les ingénieurs
ayant dimensionné l’offre, ne sont-ils pas
constitutifs des charges du projet même si celui-ci
n’est pas encore signé ?

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5

Maîtrisez vos dépenses

PROJET
Alors, pourquoi ne pas imputer tous ces temps sur
le projet en lui-même ?

Entendons-nous, il ne s’agit pas ici de « fliquer »

les dépenses des uns et des autres, mais tout
simplement de mesurer l’impact économique des
efforts commerciaux grandissants.

À la lumière de ces éléments vous aurez dans vos

mains 2 nouvelles armes :

Le ratio entre ces dépenses investies et le montant
prévu du projet. Il est parfois inutile d’engager 10 jours
d’avant-vente pour un projet de quelques milliers
d’euros… À l’inverse, sur les très grosses affaires, les
dépenses investies sont à suivre comme un mini-projet
dans le projet : budget, réalisé, limites à ne pas
dépasser…
La marge (négative !) au démarrage de l’affaire. En
effet, une fois ces efforts commerciaux réalisés, vous
pourrez aborder différemment un projet pour lequel
20% de la marge prévisionnelle a été consommée et
ceux pour lesquels la phase d’avant-vente n’a
présenté qu’un coût marginal. Un autre instrument
précieux dans la gestion de vos projets !

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RÈGLE 

5

Maîtrisez vos dépenses

dépenses
En synthèse
Comme la Force pour le Jedi, la maitrise des dépenses se
construit lentement, étape par étape :

Je distingue et suis mes 4 natures de dépenses.

Je mets en place un suivi budgétaire pour ces dépenses.
J’impute les temps et frais d’avant-vente sur le projet et non
dans un « pot commun ».
Je mesure le coût des avant-ventes et son impact sur les
projets (mais je ne fais pas de procès trop hâtif, hein ?
Zen…).
J’en tire les bons enseignements dans ma manière de
poursuivre les projets.

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RÈGLE 

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Faites des arrêtés réguliers

Pour bien gérer une société de service, l’arrêté (le cut-off comme disent les anglo-saxons) est un
instrument fondamental : puisqu’il est régi par pratiquement les mêmes règles que votre clôture annuelle, il
vous permet de faire des points d’étape très fidèles.

Une question de méthodes

Vous ne fabriquez pas des boulons ? Dommage,
votre reconnaissance des revenus aurait été
beaucoup plus simple…
En attendant, faites le ménage dans vos méthodes
de reconnaissance : les projets forfaitaires à
l’avancement, la régie à la facturation, les
prestations périodiques au prorata temporis. On
centralise tous ces calculs (en lien avec la
production des prestas, hein, pas dans un autre
système, svp) et on ne fait plus que du contrôle en
fin de période.
Eh oui, vous vivez dans une entreprise où
opérationnel et financier ne font qu’un…
Il est important de 

réaliser des situations intermédiaires
régulières durant l’exercice pour
déclencher les actions correctrices.
Au passage, vous les calculez comment vos
avancements ? 

Par rapport aux nombres de jours vendus ? 

Et si vous vous mettiez à les calculer par rapport
aux ré-estimations des chefs de projet ?
C’est plus prudent et ça évite, en fin de projet, les
phénomènes de revenus qui plafonnent à 100%
pendant que les coûts explosent.

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6

Faites des arrêtés réguliers

Une question d’organisation

L’idéal est de réaliser un arrêté tous les mois, mais

un arrêté trimestriel est déjà un bel objectif en soi.
Il témoigne d’un certain niveau de maturité de
l’entreprise, ce qui est très apprécié des
En synthèse
Le « fast-closing » est mon nouvel ami donc :
interlocuteurs financiers.
Je vise la mise en place d’un cut-off à minima trimestriel voire
Pour ce qui est de la fréquence, entendons-nous, mensuel.
ce n’est pas tant une question d’outil mais plus
Pour ce faire, je bouge légèrement l’organisation de la société
une question d’organisation. 90% du temps d’une à l’aide de la direction générale.
clôture mensuelle est passé au contrôle des
Je remets au propre toutes mes méthodes de reconnaissance
données et aux aller-retour avec les opérationnels de CA et je les automatise.
(encore eux ! ils sont partout !).
Je n’oublie pas les charges et les amortissements.
Dans les sociétés de service, toutes vos écritures Je “checke” mes acronymes préférés : FAE, PCA, FNP, CCA…
de cut-off sont pilotées par la réalité terrain de vos Je frime auprès de la direction et des copains (ben oui,
projets, puis ensuite, nuancées par vos talents pourquoi on ne pourrait pas avoir son heure de gloire ?!).
financiers. C’est donc toute l’entreprise qui doit
s’aligner sur cette nouvelle fréquence d’arrêtés.

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RÈGLE 

7

Partagez !
Nous sommes entrés dans une ère de partage ou sharing, de collaboration, de co-création, de co-traitance
et “d’open innovation”. Comme vous le savez, nous sommes à l’heure de la transformation digitale des
organisations. Et il serait illusoire de croire que les fonctions financières puissent y échapper.

En interne

Le numérique est déjà là pour vous y aider.

Ça commence par le fonctionnement même de

votre équipe : délaissez donc en partie l’email au
profit d’outils de messagerie instantanée qui sont
beaucoup plus souples et largement suffisant pour
la plupart des échanges internes.

Ne stockez plus vos fichiers sur un serveur mais

mettez-les dans un espace collaboratif sur lequel
chacun pourra apporter son commentaire, sa
nouvelle version… Il y des milliers de sociétés qui
font des logiciels géniaux : ils ne sont pas
réservés qu’aux opérationnels ! Lancez-vous !

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RÈGLE 

7
Partagez !
En externe
Ensuite penchez-vous sur vos relations avec
l’extérieur : clients, fournisseurs, partenaires,
financeurs…
N’ayez pas peur, ce sont des gens qui utilisent
Facebook et Gmail tous les jours : au pire vos
nouveaux outils les laissent indifférents, au mieux
vous valorisez l’entreprise. Pas trop risqué, non ?
Quelques exemples glanés dans les bonnes sociétés de service :
• Mettre à disposition des clients leurs factures en
téléchargement (en traquant qui a téléchargé quoi,
bien sûr).
• Relancer automatiquement par email les factures
client qui vont arriver à échéance : « Bonjour, vous
pensez à nous les régler, hein ? ».
• La même chose sur les factures en retard ! :o)
Augmenter et améliorer 

la quantité et la qualité 

des échanges internes comme
externe, augmente la valeur
ajoutée de vos services, améliore
vos marges et votre productivité.
• Mettre en place un espace collaboratif avec les
sous-traitants ou co-traitants, que ce soit pour
l’opérationnel mais aussi pour l’administratif et le
financier du marché.
• Prévenir automatiquement vos fournisseurs quand un
bon à payer a été apposé et/ou quand vous vous
apprêtez à payer sa facture.
Ebook : les 7 règles de bonne gestion d’une société de service organisée par affaire
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RÈGLE 

7

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En synthèse
Je ne sens pas la poussière 

et je suis un DAF 3.0 du 21ème siècle donc :

Je facilite la communication au sein de mes équipes avec des outils

up-to-date (Ghislaine incluse).
J’oublie mes lecteurs réseau et je mets en place un outil
collaboratif.
Je prends la bonne habitude de communiquer dès que je le peux
avec mes fournisseurs sur les évènements qui les intéressent.
J’offre un service moderne et « first-class » à mes clients car ça
améliore l’efficacité tout en valorisant l’image de la boîte.
Je frime à nouveau parce que j’ai quand même appliqué ces 7
règles et ça c’est balèze ! Je fais un beau métier et je le montre :o)

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Qui sommes-nous ?
Akuiteo conçoit et déploie depuis plus de 20 ans une plateforme logicielle de gestion qui est
exclusivement dédiée aux sociétés de service qui travaillent par affaire/projet.

Nous aidons les sociétés de 50 à plusieurs dizaines de milliers de collaborateurs, à redonner

ses lettres de noblesse à la gestion d’entreprise et à en faire un levier d’excellence au même
titre que leur savoir-faire métier.

De la CRM en passant par l’administration des ventes, la planification, les temps passés, la
compta et les cut-off automatisés (et bien d’autres choses !), le périmètre d’Akuiteo est aussi
un incroyable support pour des rencontres, des échanges, des Ghislaine, des partages, des
expériences, des dépoussiérages, des succès, des fous rires mais surtout beaucoup de
sérénité et d’efficacité dans cet exercice périlleux qu’est la gestion des sociétés de service
qui travaillent par affaire.

On vous aide à prendre soin de vous, quoi !

PS : Vous passez au bureau quand vous voulez : on vous y attend avec un bon café !
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La plateforme logicielle de gestion


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