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BASES DU PUBLIPOSTAGE AVEC

LE TRAITEMENT DE TEXTE WORD 2010

Objectifs
Savoir effectuer un publipostage imprim ou par courriel
Pour un autodidacte, contrler et mettre niveau
ses connaissances sur l'usage de ces outils
Complments ncessaires
Des fichiers d'exemple (voir l'enseignant, ou le site de l'auteur *)
Niveau de comptences en pr-requis
Connaissance des manipulations lementaires dans Excel ou Access
Savoir crer un document simple dans Word

Ce document d'enseignement est diffus pour un usage individuel.


Il est librement tlchargeable sur le site de l'auteur *
Michel Cartereau - Janvier 2014

AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CEDEX 05
michel.cartereau agroparistech.fr - Tlphone : +33 1 44 08 16 80
* http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/

PUBLIPOSTAGE SUR PAPIER


PRINCIPE
LISTE DES CONTACTS
DOCUMENT MODLE
FUSION

Publipostage avec Word - Page 2

PRINCIPE DU PUBLIPOSTAGE SUR PAPIER


DIFFUSION DUN DOCUMENT PERSONNALIS DE MULTIPLES PERSONNES

CARACTRISTIQUES GNRALES
DOCUMENT DESTIN UNE LISTE DE CONTACTS
Document modle avec indication des informations sur les contacts
GESTION DE LA LISTE DES CONTACTS
Liste dans Excel, tableau dans Word, base dans Access
FUSION DU DOCUMENT MODLE DANS WORD AVEC LA LISTE DES CONTACTS
Cration dune version personnalise pour chacun des contacts

PRSENTATION ICI DU CAS DE DONNES DE CONTACTS SOUS FORME SIMPLE

Publipostage avec Word - Page 3

PROCDURE DE RALISATION
CAS GNRAL
1) PRPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS
CRATION OU VRIFICATION DE LA
LISTE DE DONNES

informations sur les contacts


identifies par les enttes de
colonne

2) CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODLE


CRATION DU DOCUMENT EN MODE PUBLIPOSTAGE
DANS WORD
lien avec la liste des donnes et indication des
informations sur les contacts issues de la liste

3) FUSION
CRATION DES VERSIONS PERSONNALISES DANS WORD
production dans un nouveau document ou impression directe

Publipostage avec Word - Page 4

PRPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS


INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES DU COURRIER
FORME GNRALE
DESCRIPTION D'UN CONTACT PAR PLUSIEURS CHAMPS
chaque champ correspond une donne et est identifi par un nom

ORGANISATION DES DONNES


une liste dans Excel avec en 1re ligne les noms de champs
une table ou le rsultat d'une requte dans Access
un tableau dans Word avec les noms de champs en tte de colonne
(attention ! pas d'espace avant ou aprs le nom dans la cellule)
GESTION SIMPLIFIE DANS WORD

OUTIL SPCIALIS FORMULAIRE


commandes pour faciliter les manipulations de la liste des donnes :
3
saisie, recherches, parcours - accs via le bouton optionnel

Exemple de formulaire de saisie dans la liste avec Word


FEUILLE DE CALCUL OU BASE CONSEILLES POUR UNE LISTE IMPORTANTE

Nom de champ en un seul mot, compos de lettres, de chiffres ou de traits de soulign ( _ ), sans
espace et de prfrence sans lettre accentue ; mauvais exemples : code postal, Prnom ; exemples
conseills : code_postal, prenom
2
Cas de listes de taille modeste.
3
A installer dans la barre d'outils rapide via FICHIER, OPTIONS, BARRE D'OUTILS ACCS RAPIDE, avec choix de la
catgorie TOUTES LES COMMANDES puis slectionner dans la liste FORMULAIRE DE DONNES puis cliquer sur le
bouton AJOUTER et enfin valider
Publipostage avec Word - Page 5

CAS DE LISTE DES CONTACTS DANS EXCEL


LISTE DE DONNES DANS UNE FEUILLE DE CALCUL
ORGANISATION GNRALE
TABLEAU AVEC LES NOMS DE CHAMPS EN 1RE LIGNE 1
donnes d'un contact dans une ligne du tableau
placement du tableau dans la 1re feuille de calcul du classeur

COMMANDES SPCIFIQUES AUX LISTES

MANIPULATIONS FACILITS PAR UN FORMULAIRE


bouton optionnel

(avec slection pralable dans la liste)


Parcours des lignes de donnes :
boutons SUIVANTE, PRCDENTE
et la barre de dfilement vertical
Ajout de donnes : NOUVELLE
Recherche de donnes : CRITRES
Suppression de donnes : SUPPRIMER

Nom de champ en un seul mot, compos de lettres, de chiffres ou de traits de soulign ( _ ), sans
espace et de prfrence sans lettre accentue ; mauvais exemples : code postal, Prnom ; exemples
conseills : code_postal, prenom
2
Le publipostage avec des donnes dans une autre feuille de calcul que la premire est viter car il
s'avre beaucoup plus dlicat et ncessite des manipulations spciales.
3
Voir les supports de cours de l'auteur sur Excel (matriser les bases et complments sur les listes).
4
A installer dans la barre d'outils rapide via FICHIER, OPTIONS, BARRE D'OUTILS ACCS RAPIDE, avec choix de la
catgorie TOUTES LES COMMANDES puis slectionner dans la liste FORMULAIRE... puis cliquer sur le bouton
AJOUTER et enfin valider
Publipostage avec Word - Page 6

CAS DE LISTE DES CONTACTS DANS ACCESS


LISTE DE DONNES A PRIORI DANS UNE TABLE OU ISSUE DUNE REQUTE
CAS GNRAL DUNE TABLE
STRUCTURE DE LA TABLE
exemple de dfinition des champs

DONNES
enregistrements dans la table

DANS LE CAS O LES DONNES SONT ISSUES D'UNE REQUTE DANS ACCESS, CELLE-CI
DOIT PRODUIRE LES CHAMPS NCESSAIRES AU PUBLIPOSTAGE

Publipostage avec Word - Page 7

CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODLE


DMARRAGE DANS UN NOUVEAU DOCUMENT VIDE A PRIORI
1) MISE EN PLACE DU DOCUMENT MODLE (OU PRINCIPAL )
Utilisation d'un assistant de Word via la commande PUBLIPOSTAGE,
DMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE,
ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE PAS PAS...

Etape 1 : choix du type de document


LETTRES puis passage la suite

Etape 2 : confirmation de l'utilisation


du document actuel
(c'est--dire celui ouvert dans Word)
puis passage l'tape suivante

Publipostage avec Word - Page 8

CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODLE (SUITE)


2) MISE EN RELATION AVEC LA LISTE DES CONTACTS (EXCEL)
Etape 3 : choisir UTILISATION D'UNE
LISTE EXISTANTE
puis le lien PARCOURIR

afin d'indiquer le fichier


des contacts

Choisir comme source de donnes le fichier Excel de la liste des contacts


Aprs ouverture du fichier, il doit 1
s'afficher la bote CONFIRMER LA
SOURCE DE DONNES, choisir a
priori FICHIERS DE BASE DE
DONNES OLE DB
En cas de souci, choisir plutt
FEUILLES DE CALCUL MS EXCEL
VIA UN DDE (*.XLS) puis
confirmer le choix FEUILLE DE
CALCUL ENTIRE, (ou alors
indiquer une plage de cellules
en notation L1C1 2 ou un nom
de zone 3 )

A SLECTIONNER LE TABLEAU,
choisir la feuille de calcul
(a priori la premire)

Le mode OLE DB d'accs aux donnes dans Excel est choisi automatiquement quand l'option
CONFIRMATION DES CONVERSIONS LORS DE L'OUVERTURE n'est pas coche dans les rglages de Word via
OUTILS OPTIONS GNRAL ; ce mode est dconseill pour certaines donnes (cas de dates au format anglosaxon : mois/jour/an).
2
Exemple avec les 3 premires lignes d'une liste dbutant par sa ligne d'enttes en ligne 1 et comportant 4
colonnes : L1C1:L3C4
3
Nom attribu un ensemble de cellules par la commande INSERTION NOM DFINIR
Publipostage avec Word - Page 9

CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODLE (SUITE)


CAS DE LISTE DES CONTACTS DANS UNE BASE D'ACCESS
2 BIS) MISE EN RELATION AVEC LA LISTE DES CONTACTS (ACCESS)
Etape 3 : choisir UTILISATION
D'UNE LISTE EXISTANTE
puis le lien PARCOURIR
afin d'indiquer le fichier
des contacts

Choisir comme source de donnes le fichier Access de la liste des contacts


Aprs ouverture du fichier, il
doit 1 s'afficher la bote
CONFIRMER LA SOURCE DE
DONNES, choisir a priori
FICHIERS DE BASE DE
DONNES OLE DB

Dans la bote SLECTIONNER


LE TABLEAU, choisir
la table ou la requte
associe aux contacts

Ce mode OLE DB d'accs aux donnes d'Access correspond est choisi automatiquement quand
l'option CONFIRMATION DES CONVERSIONS LORS DE L'OUVERTURE n'est pas coche dans les rglages de Word
via OUTILS OPTIONS GNRAL ; ce mode peut dans certain cas s'avrer inadapt (cas de dates au format
anglo-saxon : mois/jour/an) et alors il faut essayer un autre mode ( via ODBC ).
Publipostage avec Word - Page 10

CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODLE (SUITE)


Aprs l'ouverture du
fichier Excel, les
donnes doivent
apparatre dans la
bote DESTINATAIRES
Faire glisser les
sparations de
colonnes pour mieux
voir les donnes si
besoin
Possibilit de
rordonner les
donnes par simple
clic sur le nom d'une
des colonnes
A l'aide de la liste
droulante associe
une colonne, filtrage
possible par choix
d'une valeur ou par
critre via
(AVANCES...)

Aprs validation de la
liste des
destinataires,
possibilit de la
remodifier via
MODIFIER LA LISTE...
Enfin, passage
l'tape suivante pour
crer le texte
publiposter

Publipostage avec Word - Page 11

CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODLE (FIN)


3) ETAPE 4 : PLACEMENT DES CHAMPS ASSOCIS AUX CONTACTS

Obtention de la liste des champs via le lien AUTRES LMENTS,


choix du champ puis insertion avec le bouton INSRER
Notation spcifique d'un champ de publipostage : nom de champ
Autre possibilit d'insertion via l'onglet spcifique PUBLIPOSTAGE

EXEMPLE DE MODLE FINAL

LES CHAMPS DE FUSION SONT DFINIS PAR LA LISTE DE CONTACTS

Publipostage avec Word - Page 12

FUSION DU MODLE AVEC LES CONTACTS


DOCUMENT MODLE PRT AVEC LES CHAMPS EN PLACE
ETAPE 5 : VRIFICATION CONTACT PAR CONTACT
Affichage de la version pour un contact et
possibilit de parcours de la liste des contacts

Alternative via bouton


en arrire

(PUBLIPOSTAGE) et :
en avant

ETAPE 6 : FUSION DANS UN NOUVEAU DOCUMENT


Fusion via MODIFIER LES LETTRES INDIVIDUELLES
puis une slection optionnelle de contacts

Alternative : bouton

(PUBLIPOSTAGE)

Fusion possibilit avec signalement des


(PUBLIPOSTAGE)
anomalies via
puis en choisissant le mode de signalement

Ensuite enregistrer ou imprimer le document obtenu (1 page / contact)

Publipostage avec Word - Page 13

MODIFICATIONS
POSSIBILITS DE MODIFIER LES CONTACTS
SLECTION DANS LA LISTE DES CONTACTS
bouton

(PUBLIPOSTAGE)

CHANGEMENT DU FICHIER DE CONTACTS

bouton

(PUBLIPOSTAGE)

Attention ! il faut bien sr que les champs utiliss dans le document soient
bien dans le nouveau fichier, sinon erreur la fusion :

Cas d'anomalie o le champ NOM n'existe plus dans les contacts


AUTRES POSSIBILITS VIA L'ASSISTANT
Retour l'tape 3 avec les liens pour modification des contacts

Publipostage avec Word - Page 14

CAS DES TIQUETTES


IMPRESSION FINALE SUR DES TIQUETTES AUTO-COLLANTES
PAPIER TIQUETTES
PAPIER POUR IMPRIMANTE AU LASER AVEC DIVERS FORMATS D'TIQUETTES
Exemple : Avery L7160, 63,5 x 38,1 mm2, 3 x 7 tiquettes par feuille
CRATION DES TIQUETTES
PRPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS
comme vu prcdemment, avec Excel, Access ou Word
CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODLE
Onglet PUBLIPOSTAGE,
DMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE,
ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE PAS PAS...
A l'tape 1, choisir le type TIQUETTES

A l'tape 2, choisir
MODIFIER LA DISPOSITION DU DOCUMENT
puis cliquer sur OPTIONS D'TIQUETTES... afin de
choisir le modle de papier tiquettes

Publipostage avec Word - Page 15

CAS DES TIQUETTES (SUITE)


Dans la bote des options, choisir :
- IMPRIMANTE : a priori FEUILLE FEUILLE
- FOURNISSEUR DES TIQUETTES : a priori
AVERY A4/A5
- NUMRO DE RFRENCE : celui associ
votre modle de papier
puis valider avec le bouton OK
Aprs validation, il doit apparatre les tiquettes du document modle :

A l'tape 3, indiquer le fichier des contacts


(voir page 9)

A l'tape 4, placer les champs dans la


premire tiquette du document modle
(voir page 12)
Puis cliquer sur le bouton
MISE JOUR DE TOUTES LES TIQUETTES afin
de reproduire le contenu de la 1re
tiquette sur toutes les autres

Publipostage avec Word - Page 16

CAS DES TIQUETTES (SUITE)


Aprs validation, les tiquettes du document modle doivent se remplir :

A l'tape 5, l'aperu doit montrer les


tiquettes du document modle
remplies avec les contacts :

A l'tape 6, lancer la fusion


soit dans un nouveau document via
MODIFIER LES TIQUETTES INDIVIDUELLES,
soit vers une imprimante via IMPRIMER

Publipostage avec Word - Page 17

FORMAT D'TIQUETTES PERSONNALIS


CAS D'TIQUETTE AU FORMAT NON RPERTORI DANS WORD
PROCDURE D'AJOUT D'UN FORMAT D'TIQUETTES
A l'tape 2 de l'assistant de fusion
et publipostage (voir page 15),
cliquer sur le bouton OPTIONS
D'TIQUETTES puis sur le bouton
NOUVELLE TIQUETTE

Dans la bote de dialogue


DIMENSIONS D'TIQUETTES :
a) indiquer les dimensions (en
centimtres) de ce nouveau
format d'tiquette,
b) vrifier la taille de la page,
c) lui attribuer un nom la zone
RFRENCE DE L'TIQUETTE
Valider la fin avec OK

Le nouveau format doit ensuite


apparatre dans la bote
OPTIONS D'TIQUETTES, associ
au fournisseur d'tiquettes
AUTRES/PERSONNALISES

Publipostage avec Word - Page 18

BARRE DOUTILS DU PUBLIPOSTAGE


ONGLET DDI AU PUBLIPOSTAGE

PRINCIPAUX BOUTONS

Dmarrage d'un publipostage (lettre, tiquette etc.)


Source des donnes des contacts
Slection et-ou tri des contacts
Insertion dun champ dans le document fusionner

Vue soit des noms de champ, soit du rsultat

Mise en surbrillance des champs dans le document

Mise jour de toutes les tiquettes partir de la 1re


Navigation parmi les contacts (premier, suivant,
etc.)
Recherche de contacts (en aperu des rsultats)
Fusion avec signalement des anomalies
Fusion immdiate dans un nouveau document ou
vers une imprimante

AUTRES BOUTONS PARTICULIERS NON PRSENTS ICI

Publipostage avec Word - Page 19

PUBLIPOSTAGE PAR MESSAGERIE


PRINCIPE
PROCDURE SPCIFIQUE AGROPARISTECH

Publipostage avec Word - Page 20

PRINCIPE DU PUBLIPOSTAGE PAR MESSAGERIE


DIFFUSION DUN COURRIEL PERSONNALIS DE MULTIPLES PERSONNES

CARACTRISTIQUES GNRALES
DOCUMENT DESTIN UNE LISTE DE CONTACTS
Document modle avec indication des informations sur les contacts
LISTE DES CONTACTS
Liste dans Excel, tableau dans Word, base dans Access
PARAMTRAGE DE L'ENVOI
Adresse d'expditeur, champ du destinataire, objet du courriel, ...
FUSION DU DOCUMENT MODLE DANS WORD AVEC LA LISTE DES CONTACTS
Envoi d'un courriel personnalis pour chacun des contacts
PRSENTATION ICI AVEC UN OUTIL SPCIFIQUE AGROPARISTECH

Cette opration est impossible avec un outil de messagerie courant (Eudora, Thunderbird ou Zimbra) mais
elle est possible dans Word 2003 en utilisant Outlook de Microsoft.
Publipostage avec Word - Page 21

PROCDURE DE RALISATION
MTHODE PARTICULIRE
Attention ! rglages particuliers et indispensables vrifier (voir page 24)
1) PRPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS
Liste de donnes comme dans le cas du publipostage sur papier
Un des champs contenant l'adresse lectronique du contact

2) CONSTRUCTION DU MODLE DE COURRIEL


Utilisation d'un fichier 1 spcifique pour AgroParisTech :
publicourriel2007-original.docm (document avec formulaire)
copier dans le dossier de travail
Travail sur une copie du document publicourriel2007-original.docm
par exemple : ouverture dans Word puis renregistrement sous un autre
nom dans le mme dossier par FICHIER ENREGISTRER SOUS
Passage en mode de publipostage, mise en relation avec les contacts
via l'onglet PUBLIPOSTAGE (comme vu en pages 8 et 9)
Saisie du texte du courriel et personnalisation avec des champs de fusion
issus de liste des contacts (comme vu en page 9)
Paramtrage de l'envoi via le formulaire prsent dans le document
avec indication de l'adresse d'expditeur, de l'objet du message, ...
3) LANCEMENT DE L'ENVOI DES COURRIELS
Bouton de lancement disponible dans le document
Etape de vrification du paramtrage avant envoi effectif des courriels
OUTIL SPCIFIQUE AGROPARISTECH

Fichier tlcharger partir du site de l'auteur (page du support de cours) sur le publipostage :
http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/agro/cours.html
Publipostage avec Word - Page 22

BASE POUR LE DOCUMENT DE COURRIEL


DOCUMENT AVEC UN FORMULAIRE INCLUS
Fichier publicourriel2007-original.docm

En cas d'avertissement de scurit l'ouverture, effectuer les rglages


particuliers (voir page 23) puis fermer et rouvrir le document

Vrification des bons rglages par clic sur le bouton

qui doit afficher :

sinon aucun affichage obtenu en cas de mauvais rglage


PARAMTRAGE DE L'ENVOI DES COURRIELS
Zones dans le formulaire, avec un style spcial (publicourriel) 1
Au minimum : adresse d'expditeur, champ contenant ladresse du
destinataire et titre du message
En option : copies du message et fichiers joints
1

Pour voir les styles dans la marge gauche : AFFICHAGE, BROUILLON et FICHIER, OPTIONS AVANCES, rgler
LARGEUR DU VOLET DE ZONE DE STYLES EN MODE PLAN ET BROUILLON environ 2 cm
Publipostage avec Word - Page 23

RGLAGES POUR LE DOCUMENT DE COURRIEL


RGLAGES PARTICULIERS LIS L'UTILISATION DE MACROS
PARAMTRES DES MACROS
Commande FICHIER, OPTIONS, CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALIT,

puis bouton PARAMTRES DU CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALIT


et PARAMTRES DES MACROS :
1) choisir ACTIVER TOUTES LES MACROS...
2) cocher ACCS APPROUV AU MODLE OBJET DU PROJET VBA

Publipostage avec Word - Page 24

EXEMPLE DE DOCUMENT DE COURRIEL


DOCUMENT EN MODE DE PUBLIPOSTAGE
Le fichier des contacts doit avoir t associ au document
1

1) Paramtrage du courriel
adresse de l'expditeur, champ du destinataire et titre du message
ici : copie cache destine l'expditeur et un fichier joint

2) Texte du modle de courriel


possibilit d'inclusion de champ de fusion : ici le champ NOM
pas de mise en forme du texte car non conserve dans le courriel
TRAVAIL SUR UNE COPIE DE publicourriel2007-original.docm

Attention ! il faut bien indiquer la localisation complte du fichier joint, avec le chemin d'accs et non pas
seulement son nom ; exemple : C:\temp\plan.png et non pas plan.png
Publipostage avec Word - Page 25

ENVOI DES COURRIELS PERSONNALISS


DMARRAGE DE L'OPRATION
via le bouton
FENTRE DES CARACTRISTIQUES DE L'ENVOI
validation du paramtrage, avec signalement d'anomalies ventuelles
indication des adresses de contacts trouves dans la liste

ENVOI EFFECTIF
clic sur le bouton

et attendre la fin des envois

si pas de signalement de la fin des envois ou affichage d'une anomalie

vrifier alors les rglages (page 24)

Publipostage avec Word - Page 26

INDEX
ACCESS
requte, 8, 12
table, 8
BARRE D'OUTILS FUSION ET
PUBLIPOSTAGE, 14

CENTRE DE GESTION DE LA
CONFIDENTIALIT, 29
CHAMP

erreur, 18
insertion, 14
nom, 5
notation, 14
CONTACTS

Access, 8
Excel, 6, 10
fichier, 18
parcours, 16
slection, 16, 18
visualisation, 16
DDE
Excel, 10
DESTINATAIRES, 13

filtrage, 13
tri, 13
TIQUETTES, 20

format personnalis, 23
EXCEL
Donnes Formulaire, 6

feuille de calcul, 6, 11
formulaire de saisie, 6
plage de cellules, 10
FUSION

anomalies, 17
nouveau document, 16
vrification, 16
MACROS, 29

paramtres, 29
OLE DB
Excel, 10
PUBLICOURRIEL

envoi, 31
fichier joint, 30
modle, 27
paramtrage, 30
principe, 26
RGLAGE

Confirmation des conversions lors


de l'ouverture, 10, 12
SOURCE DE DONNES

Access, 12
Excel, 10
STYLES

marge, 28
WORD
base de donnes, 5
formulaire de saisie, 5

Publipostage avec Word - Page 27

TABLE DES MATIRES


PUBLIPOSTAGE SUR PAPIER....................................................2
Principe du publipostage sur papier ............................3
Procdure de ralisation .............................................4
Prparation de la liste des contacts ............................5
Cas de liste des contacts dans Excel..........................6
Cas de liste des contacts dans Access .......................7
Construction du document modle..............................8
Construction du document modle (suite)...................9
Construction du document modle (suite).................10
Construction du document modle (suite).................11
Construction du document modle (fin) ....................12
Fusion du modle avec les contacts .........................13
Modifications .............................................................14
Cas des tiquettes.....................................................15
Cas des tiquettes (suite)..........................................16
Cas des tiquettes (suite)..........................................17
Format d'tiquettes personnalis ..............................18
Barre doutils du publipostage ...................................19
PUBLIPOSTAGE PAR MESSAGERIE ......................................... 20
Principe du publipostage par messagerie .................21
Procdure de ralisation ........................................... 22
Base pour le document de courriel............................ 23
Rglages pour le document de courriel.....................24
Exemple de document de courriel .............................25
Envoi des courriels personnaliss.............................26
INDEX .................................................................................27

Publipostage avec Word - Page 28