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Objectifs
Savoir effectuer un publipostage imprim ou par courriel
Pour un autodidacte, contrler et mettre niveau
ses connaissances sur l'usage de ces outils
Complments ncessaires
Des fichiers d'exemple (voir l'enseignant, ou le site de l'auteur *)
Niveau de comptences en pr-requis
Connaissance des manipulations lementaires dans Excel ou Access
Savoir crer un document simple dans Word
AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CEDEX 05
michel.cartereau agroparistech.fr - Tlphone : +33 1 44 08 16 80
* http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/
CARACTRISTIQUES GNRALES
DOCUMENT DESTIN UNE LISTE DE CONTACTS
Document modle avec indication des informations sur les contacts
GESTION DE LA LISTE DES CONTACTS
Liste dans Excel, tableau dans Word, base dans Access
FUSION DU DOCUMENT MODLE DANS WORD AVEC LA LISTE DES CONTACTS
Cration dune version personnalise pour chacun des contacts
PROCDURE DE RALISATION
CAS GNRAL
1) PRPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS
CRATION OU VRIFICATION DE LA
LISTE DE DONNES
3) FUSION
CRATION DES VERSIONS PERSONNALISES DANS WORD
production dans un nouveau document ou impression directe
Nom de champ en un seul mot, compos de lettres, de chiffres ou de traits de soulign ( _ ), sans
espace et de prfrence sans lettre accentue ; mauvais exemples : code postal, Prnom ; exemples
conseills : code_postal, prenom
2
Cas de listes de taille modeste.
3
A installer dans la barre d'outils rapide via FICHIER, OPTIONS, BARRE D'OUTILS ACCS RAPIDE, avec choix de la
catgorie TOUTES LES COMMANDES puis slectionner dans la liste FORMULAIRE DE DONNES puis cliquer sur le
bouton AJOUTER et enfin valider
Publipostage avec Word - Page 5
Nom de champ en un seul mot, compos de lettres, de chiffres ou de traits de soulign ( _ ), sans
espace et de prfrence sans lettre accentue ; mauvais exemples : code postal, Prnom ; exemples
conseills : code_postal, prenom
2
Le publipostage avec des donnes dans une autre feuille de calcul que la premire est viter car il
s'avre beaucoup plus dlicat et ncessite des manipulations spciales.
3
Voir les supports de cours de l'auteur sur Excel (matriser les bases et complments sur les listes).
4
A installer dans la barre d'outils rapide via FICHIER, OPTIONS, BARRE D'OUTILS ACCS RAPIDE, avec choix de la
catgorie TOUTES LES COMMANDES puis slectionner dans la liste FORMULAIRE... puis cliquer sur le bouton
AJOUTER et enfin valider
Publipostage avec Word - Page 6
DONNES
enregistrements dans la table
DANS LE CAS O LES DONNES SONT ISSUES D'UNE REQUTE DANS ACCESS, CELLE-CI
DOIT PRODUIRE LES CHAMPS NCESSAIRES AU PUBLIPOSTAGE
A SLECTIONNER LE TABLEAU,
choisir la feuille de calcul
(a priori la premire)
Le mode OLE DB d'accs aux donnes dans Excel est choisi automatiquement quand l'option
CONFIRMATION DES CONVERSIONS LORS DE L'OUVERTURE n'est pas coche dans les rglages de Word via
OUTILS OPTIONS GNRAL ; ce mode est dconseill pour certaines donnes (cas de dates au format anglosaxon : mois/jour/an).
2
Exemple avec les 3 premires lignes d'une liste dbutant par sa ligne d'enttes en ligne 1 et comportant 4
colonnes : L1C1:L3C4
3
Nom attribu un ensemble de cellules par la commande INSERTION NOM DFINIR
Publipostage avec Word - Page 9
Ce mode OLE DB d'accs aux donnes d'Access correspond est choisi automatiquement quand
l'option CONFIRMATION DES CONVERSIONS LORS DE L'OUVERTURE n'est pas coche dans les rglages de Word
via OUTILS OPTIONS GNRAL ; ce mode peut dans certain cas s'avrer inadapt (cas de dates au format
anglo-saxon : mois/jour/an) et alors il faut essayer un autre mode ( via ODBC ).
Publipostage avec Word - Page 10
Aprs validation de la
liste des
destinataires,
possibilit de la
remodifier via
MODIFIER LA LISTE...
Enfin, passage
l'tape suivante pour
crer le texte
publiposter
(PUBLIPOSTAGE) et :
en avant
Alternative : bouton
(PUBLIPOSTAGE)
MODIFICATIONS
POSSIBILITS DE MODIFIER LES CONTACTS
SLECTION DANS LA LISTE DES CONTACTS
bouton
(PUBLIPOSTAGE)
bouton
(PUBLIPOSTAGE)
Attention ! il faut bien sr que les champs utiliss dans le document soient
bien dans le nouveau fichier, sinon erreur la fusion :
A l'tape 2, choisir
MODIFIER LA DISPOSITION DU DOCUMENT
puis cliquer sur OPTIONS D'TIQUETTES... afin de
choisir le modle de papier tiquettes
PRINCIPAUX BOUTONS
CARACTRISTIQUES GNRALES
DOCUMENT DESTIN UNE LISTE DE CONTACTS
Document modle avec indication des informations sur les contacts
LISTE DES CONTACTS
Liste dans Excel, tableau dans Word, base dans Access
PARAMTRAGE DE L'ENVOI
Adresse d'expditeur, champ du destinataire, objet du courriel, ...
FUSION DU DOCUMENT MODLE DANS WORD AVEC LA LISTE DES CONTACTS
Envoi d'un courriel personnalis pour chacun des contacts
PRSENTATION ICI AVEC UN OUTIL SPCIFIQUE AGROPARISTECH
Cette opration est impossible avec un outil de messagerie courant (Eudora, Thunderbird ou Zimbra) mais
elle est possible dans Word 2003 en utilisant Outlook de Microsoft.
Publipostage avec Word - Page 21
PROCDURE DE RALISATION
MTHODE PARTICULIRE
Attention ! rglages particuliers et indispensables vrifier (voir page 24)
1) PRPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS
Liste de donnes comme dans le cas du publipostage sur papier
Un des champs contenant l'adresse lectronique du contact
Fichier tlcharger partir du site de l'auteur (page du support de cours) sur le publipostage :
http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/agro/cours.html
Publipostage avec Word - Page 22
Pour voir les styles dans la marge gauche : AFFICHAGE, BROUILLON et FICHIER, OPTIONS AVANCES, rgler
LARGEUR DU VOLET DE ZONE DE STYLES EN MODE PLAN ET BROUILLON environ 2 cm
Publipostage avec Word - Page 23
1) Paramtrage du courriel
adresse de l'expditeur, champ du destinataire et titre du message
ici : copie cache destine l'expditeur et un fichier joint
Attention ! il faut bien indiquer la localisation complte du fichier joint, avec le chemin d'accs et non pas
seulement son nom ; exemple : C:\temp\plan.png et non pas plan.png
Publipostage avec Word - Page 25
ENVOI EFFECTIF
clic sur le bouton
INDEX
ACCESS
requte, 8, 12
table, 8
BARRE D'OUTILS FUSION ET
PUBLIPOSTAGE, 14
CENTRE DE GESTION DE LA
CONFIDENTIALIT, 29
CHAMP
erreur, 18
insertion, 14
nom, 5
notation, 14
CONTACTS
Access, 8
Excel, 6, 10
fichier, 18
parcours, 16
slection, 16, 18
visualisation, 16
DDE
Excel, 10
DESTINATAIRES, 13
filtrage, 13
tri, 13
TIQUETTES, 20
format personnalis, 23
EXCEL
Donnes Formulaire, 6
feuille de calcul, 6, 11
formulaire de saisie, 6
plage de cellules, 10
FUSION
anomalies, 17
nouveau document, 16
vrification, 16
MACROS, 29
paramtres, 29
OLE DB
Excel, 10
PUBLICOURRIEL
envoi, 31
fichier joint, 30
modle, 27
paramtrage, 30
principe, 26
RGLAGE
Access, 12
Excel, 10
STYLES
marge, 28
WORD
base de donnes, 5
formulaire de saisie, 5