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Introduction Excel 2007

1. Lancer Microsoft Excel :

Avec la souris :
>Bouton dmarrer
>Tous les programmes
>Microsoft Office
>Microsoft Excel 2007

Excel ouvre alors un document, appel Classeur1.xls . Ce document est constitu par
dfaut de trois feuilles appeles Feuil1, Feuil2 et Feuil3. Elles sont accessibles par les 3 onglets
au bas de la page.

Chaque feuille est un tableau constitu de lignes, numrotes de 1 65000, et de colonnes,


numrotes de A ZZ. Chaque croisement de ligne et de colonne dfini une cellule. La
premire du tableau, dans le coin suprieur gauche, est appele A1 car elle se trouve dans la
colonne A et la ligne 1.

2. Les menus et le dessus


2.1 2.2 2.3 2.4.3

2.4.1 2.4.2

2.1 Le bouton Office


Il est spar en deux parties :
A gauche : >Nouveau : cre un nouveau document/Classeur Excel
>Ouvrir : ouvre document Excel existant
>Enregistrer : enregistre le document sous son nom, son emplacement et son
format actuel
>Enregistrer sous : enregistre le document sous un nouveau nom, un autre
emplacement ou un autre format.
>Imprimer :donne accs laperu avant impression et limpression du
document
>Prparer, >Envoyer, >Publier, >Fermer : Dautres outils disponibles
A droite : La liste des derniers documents ouverts

2.2 La barre daccs rapide


Elle reprend les fonctions les plus courantes : enregistrer, annuler la dernire opration,
revenir lopration suivante et aperu avant impression. La petite flche sa droite permet
de slectionner les oprations affiches (elles apparaissent coches). Cette barre daccs
rapide est donc personnalisable et je ne peux pas me priver de la personnaliser.
La barre daccs rapide est personnalisable. En cliquant sur la petite flche sa
droite , tu peux choisir ce que tu veux y voir apparatre. Pour notre cours,
slectionne en tout cas laperu avant impression.

2.3 Le menu principal, ses titres et ses rubans

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Chaque titre de ce menu principal (Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Donnes)
donne accs un ruban diffrent. Chaque ruban est lui-mme subdivis en groupes doutils.
Ils sont brivement expliqus si dessous de gauche droite et de haut en bas.

2.3.1 Accueil
Le ruban Accueil prsente un grand nombre doutils de base Excel, essentiellement lis la
mise en forme. Certains se retrouvent nanmoins plus dtaills sous dautres titres (ex Trier
et filtrer>Donnes) ou dans les menus contextuels (ex Police> Menu contextuel cellule)

Presse Papier : Coller (Ctrl+V), couper (Ctrl+X), copier (Ctrl+C), copier le format (reproduire la
mise en forme).
Police : Choisir la typographie, la taille du caractre, lagrandir ou le rapetir, le mettre en gras
(Ctrl+G), en italique (Ctrl+I) ou le souligner (Ctrl+U), dessiner des bordures, colorer des
cellules ou des polices.
Alignement : Aligner le contenu des cellules en haut, au centre ou en bas, lincliner. Laligner
gauche, au centre ou droite dfinir un retrait vers la droite ou la gauche et fusionner
plusieurs cellules ensemble.
Nombre : Dfinir le format des nombres (standard, nombre, montaire, date), dfinir la
devise, prsenter en %, sparer les milliers (1000 devient 1 000), retirer ou ajouter des
dcimales.
Style : Changer le style dune cellule selon son contenu. Attribuer un style prdfini ton
tableau ou une cellule.
Cellules : Insrer des lignes, des colonnes ou des cellules (selon ta slection). Supprimer des
lignes, des colonnes ou des cellules.
Edition : Calculer une somme, une moyenne ou nimporte quelle fonction utilise souvent.
Remplir une srie de cellules comme la (ou les) cellule(s) slectionne(s). Effacer le contenu
dune ou plusieurs cellules. Trier (par ordre croissant ou dcroissant) et filtrer les donnes
(permet de slectionner plus rapidement). Rechercher un contenu (Ctrl+F) ou remplacer un
contenu par un autre (Ctrl+H)

2.3.2 Insertion

Le ruban Insertion prsente un grand nombre doutils de base Excel, tous lis linsertion
dobjets dans ou, plus souvent, au dessus du tableau.

Tableaux : Le tableau crois dynamique est bas sur un tableau ou une base de donnes
mais il fait partie des outils avancs dExcel et sera vu plus tard.
Illustrations : Pour insrer une image/photo, une image clipart (bibliothque Microsoft), des
formes (rectangle, cercle, flche), un Smartart (un schma prdfini). Toutes ses
illustrations sont insres par-dessus le tableau et non dans une cellule.
Graphiques : Pour insrer un graphique. Bas sur un tableau, il permet de visualiser une
tendance ou des proportions. Plusieurs formes de graphiques sont possibles.
Liens : Ajouter lien hypertexte sur une cellule permet un accs direct un site Internet ou
un autre document.
Texte : Insrer une zone de texte permet dajouter une explication ou une remarque sur un
tableau (ou au traver dun tableau) sans en gner les calculs. Les en-ttes et pieds de page
sont visibles dans laperu avant impression en haut et en bas de page. Le WordArt est un

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texte dans un format particulier ajouter par-dessus le tableau. Symbole regroupe des signes
qui ne sont pas disponibles sur le clavier (, ,)

2.3.3 Mise en page

Le ruban Mise en page concerne avant tout limpression des documents Les outils sont
aussi accessibles au travers de laperu avant impression et beaucoup plus simples demploi.
Te souviens-tu de comment accder laperu avant impression ?

Thmes : Regroupe des styles prformats


Mise en page : Marges reprend lencadrement du tableau (zone dimpression) lors de
limpression (Elles resteront blanches/vides). Orientation propose dorienter la page imprime
en portrait (A4 vertical, comme ici) ou en paysage (A4 horizontal). Taille permet de choisir la
taille dimpression, le plus souvent en A4 (Rem : A3=2*A4 ; A4=2*A5). La zone
dimpression permet de dfinir ce que lon veut imprimer de notre tableau de 65000 lignes et
XX colonnes. Les sauts de pages montrent o le tableau sera couper pour tre imprim sur
plusieurs pages.
Mise lchelle :
Options de la feuille de calcul : Permet dafficher et imprimer le quadrillage bleu clair dessin
par dfaut dans tous les tableaux excel
Organiser : Permet dorganiser les lments insrs (images, graphique)

2.3.4 Formules

Bibliothque de fonctions : Donne diffrents accs aux fonctions les plus courantes. Insrer
une fonction ouvre le menu principal (galement accessible en cliquant sur fx gauche de la
barre de formule. Somme automatique donne un accs aux fonctions les plus frquentes
(Somme, Moyenne, Maximum, Minimum). Utilises rcemment donne un accs aux
dernires fonctions utilises les autres boutons donnent accs certaines catgories de
fonctions.
Noms dfinis : permet de transformer la rfrence dune cellule en un nom plus
comprhensible (A1 devient titre ).
Audit de formules : permet de tracer les cellules et arguments dont dpend une fonction
(antcdents), ou celles et ceux qui dpendent de la fonction (dpendants) Pour revenir
la normale, il suffit de supprimer les flches
Calcul : Par dfaut Excel calcul automatiquement le rsultat dune formule. Tu peux aussi lui
demander de ne recalculer qu ta demande.

2.3.5 Donnes

Donnes externes :

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Connexions:
Trier et filtrer : permet de tracer les cellules et arguments dont dpend une fonction
(antcdents), ou celles et ceux qui dpendent de la fonction (dpendants) Pour revenir
la normale, il suffit de supprimer les flches
Outils de donnes : Par dfaut Excel calcul automatiquement le rsultat dune formule. Tu
peux aussi lui demander de ne recalculer qu ta demande.

2.3.6 Rvision

2.3.7 Affichage

Le ruban Affichage donne accs aux outils lis laffichage du document ou ses feuilles.

2.4 et le reste ?

2.4.1 La barre nom


Te donne la rfrence de la cellule slectionne. Si tu as renommer une cellule ou un
groupe de cellules, cest le nom que lui/leur a donn qui apparat.
2.4.2 La barre formules
Elle prsente le contenu de la cellule slectionne. Celui-ci peut tre diffrent de ce qui
est affich dans la cellule : Si un calcul a t entr, le rsultat sera prsent dans la
cellule, le calcul lui-mme dans la barre de formule.
2.4.3 Les boutons de droite
Deux ensembles de 3 boutons sont visibles en haut droite de la feuille. Ceux du
dessus agissent sur tous les documents/classeurs ouverts dans Excel. Ceux du dessous
sur le classeur actif (celui sur lequel tu travailles)
Le tiret permet de rduire le classeur actif ou Excel, laissant apparatre les autres
programmes (ou classeurs) ouverts.
Le carr permet de restaurer un Excel ou classeur. Tu peux alors redfinir la taille de la
fentre et organiser ton cran pour travailler en mme temps dans plusieurs
programmes ou sur plusieurs classeurs dans Excel.
La croix permet de fermer Excel ou le classeur actif.

3. Le menu contextuel

Tu peux galement appeler les outils les plus frquemment utiliss partir du bouton droit de
ta souris. Un menu souvre alors, on le dit contextuel car son contenu dpend du contexte,
de lendroit o tu as cliqu.

3.1 Si tu cliques droit sur une ou plusieurs cellules :

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< Tu peux
couper, copier
insrer, supprimer
filtrer, trier ou
accder au menu
complet des outils
de formatage de
cellule (en cliquant
sur Format de
cellule ). Le second
menu prsent ici en
dessous ne donne par
contre accs quaux
outils de formatage
de base.

3.2 Si tu cliques droit dans une cellule :


< le menu est diffrent et plus court car il ne donne accs quaux
outils utiles pour modifier le contenu de la cellule.

3.3 Si tu cliques droit sur un des outils des trois menus expliqus au point 2.
< tu peux lajouter loutil la barre daccs rapide
Personnaliser
cette barre,
lafficher sous
le ruban ou
rduire le
ruban

3.4 Si tu cliques droit sur un des onglets Feuil


< tu peux insrer une nouvelle feuille,
supprimer celle sur laquelle tu as cliqu,
la renommer (galement en double-cliquant),
la dplacer ou la copier dans ce document,
dans un autre document ouvert ou dans un
nouveau document
la protger,
ou colorer longlet (pour le reconnaitre plus
facilement)

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Chapitre I : Formater une ou plusieurs cellules

1.1 Formater une ou plusieurs cellules ?


Pour gagner du temps, il est possible dappliquer un mme format dun coup plusieurs cellules.

Bien entendu ta slection dpendra de loutil appliquer et vice versa. Par exemple, tu
appliqueras un format dun nombre plusieurs cellules dune colonne, alors que tu dessineras
des bordures sur lensemble de ton tableau.

1.2 Deux accs


Nous lavons vu lors de lintroduction, la plupart des outils de formatage dune ou
plusieurs cellules (dessiner des bordures, changer la forme et la taille des caractres,
lalignement, ajouter des dcimales) sont toujours accessibles par deux voies: (1) le
Menu Accueil et son ruban et (2) le menu contextuel de la cellule (ou du groupe de
cellules).
Comme le menu contextuel savre plus complet, cest lui que nous dtaillerons ici

1.3 Format de cellule


Comme indiqu dans lintroduction, au
point 3.1, ouvres le menu contextuel des
cellules que tu veux formater. Clique
ensuite sur format de cellule.

Dans la fentre, 6 onglets donnent accs 6


menus :

>Nombre : pour formater les nombres


>Alignement : pour aligner le contenu des
cellules
>Police : pour formater les caractres
>Bordure : pour dessiner des bordures de
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diffrents styles, paisseurs, couleurs
>Remplissage : pour appliquer une couleur aux cellules
>Protection : pour rendre des cellules non modifiables

Chapitre II : Imprimer une feuille

Comme indiqu dans lintroduction, les outils dimpression sont eux-aussi accessibles de
diffrentes manires mais cest au travers de laperu avant impression que nous te conseillons
de passer.

2.1 Dfinir la zone dimpression

La zone dimpression correspond la partie de la feuille que tu vas imprimer.

>Slectionne la partie de la feuille que tu veux imprimer laide de ta souris.


>Clique sur Mise en page ,
>Clique sur Zone dimpression ,
>Clique sur dfinir

2.2 Accder laperu avant impression

Clique sur la petite flche droite de la barre daccs rapide et slectionne laperu avant
impression pour lajouter.
En cliquant sur aperu avant impression, tu vois tes tableaux tels quils sortiront de
limprimante.

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Zoome

Revoit la mise en
page
Lance limpression

Indique le nombre de
page lcran par
rapport au nombre de
pages total

Dans cet exemple, la zone dimpression a t correctement dfinie mais le document (une
facture) va simprimer sur 2 pages. Pour rsoudre ce problme tu dois passer par la mise en
page.

2.3 Echelle

>Clique sur Mise en page et le menu suivant souvre :

>Clique sur Ajuster et


>dfinis Ajuster : 1 page(s) en largeur sur 1 en hauteur pour que la facture apparaisse sur
une et une seule page.
>Clique sur OK
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2.4 Sauts de page

Si une partie utile de ton tableau nest toujours pas prise pour limpression, ou
si une partie inutile est elle reprise,
tu peux ajouter la premire ou enlever la seconde en dplaant les sauts de page :

>Clique sur fermer laperu avant


impression >Clique ensuite sur le
titre Affichage
>Clique sur Aperu les sauts de
pages

Les sauts de page apparaissent alors


en bleu et tu peux les dplacer
laide de la souris

Chapitre III : Calculer

3.1 La base
Pour calculer, clique sur la cellule dans laquelle tu veux voir apparatre le rsultat du calcul.
Tape ensuite = et la suite de ton calcul
Avec le signe * , tu multiplies les valeurs
Avec le signe / , tu divises une valeur par une autre
Avec le signe + , tu additionnes les valeurs
Avec le signe - , tu soustrais les valeurs.
une fois la formule confirme (Enter), tu vois apparatre le rsultat dans la cellule et la
formule dans la barre de formule (2.4.2)

3.2 Calcul et rfrences de cellule


A la place de rentrer des valeurs dans ta formule (1, 2, 3 100 ou du texte ), tu peux
utiliser les rfrences de cellule (ex : A1, B1,). La formule ira alors rechercher la valeur dans
la cellule dont tu as donn la rfrence.
Cest particulirement utile :
- si la valeur de la cellule vers laquelle tu renvois risque de changer
tu peux alors changer la valeur de la cellule vers laquelle tu renvois et le calcul
sadaptera tout seul
- si tu veux appliquer la mme formule plusieurs cellules
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tu peux alors copier la formule et la coller dans une ou plusieurs cellules

3.3 Les fonctions


Elles sont nombreuses et trs diffrentes. Elles partagent nanmoins (au moins) 7 points
communs :
1. Elles peuvent tre rentres laide du clavier alphanumrique ou slectionnes partir
du bouton fx situ gauche de la barre de formule.
2. Elles commencent toujours par =
3. Elles sont toujours suivies de ()
4. Les arguments (valeurs, rfrences, textes) sont prsents lintrieur des
parenthses (). Ils sont spars par des ;
(Remarque : des rfrences de cellules spares par un : indiquent un champ de
cellules, c--d, toutes les cellules entre la premire et la deuxime rfrence)
5. Les arguments du types rfrence de cellule peuvent tre rentrs partir du clavier
alphanumrique ou en slectionnant la cellule avec la souris (attention : il faut
alors confirmer largument prcdent avec un ; )
6. Comme les calculs, leur rsultat est prsent dans le tableau et leur formule est
prsente dans la barre de formule
7. Une aide est accessible au moment o tu les rdiges en cliquant sur le bouton fx
gauche de la barre de formule.

Fonctions Utilit Arguments


=SOMME() Additionne des valeurs Ils peuvent tre des valeurs ou des
rfrences des cellules dont le
contenu est une valeur.
=RECHERCH Cherche quelque chose (valeur ou Au nombre de 3 (ou 4) :
EV() texte) dans un tableau pour le 1er correspond la valeur
renvoyer autre chose (valeur ou recherche ;
texte) prsent dans une colonne le 2nd au tableau dans lequel
donne cherch (la valeur recherche doit
toujours se trouver dans la 1re
colonne de ce tableau);
le 3e au numro de la colonne dans
laquelle excel va trouver la valeur
renvoyer
=CONCATEN Regroupe plusieurs arguments Ils peuvent tre du texte ou des
ER() pour former un texte rfrences de cellules.

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