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S. Lavirotte H.

Renard
PolytechNice Sophia
PeiP 1
2014-2015

TD sance n 20
Comment mettre en forme un
document long, rapidement et efficacement (2)
1 Objectifs du TD

Ce TD & le TD prcdent vous prsentent ou vous ont prsent les diffrentes notions fondamentales dans
lutilisation avance dun traitement de texte pour gagner en efficacit et en rapidit dans la production de vos
documents.

2 Mise en page laide des styles


Les titres ne sont pas les seuls lments constitutifs dun document. La plus grande partie du contenu se situe dans
les paragraphes de texte qui doivent eux aussi tre en forme laide des styles.

2.1 Pas aussi "Normal" que cela


Le style utilis pour le texte lors de la cration d'un document dans le traitement de texte est le style Normal. Il est
logique de vouloir modifier ce style pour raliser la mise en forme des paragraphes. Pour l'exemple, le style Normal
sera modifi en ajoutant une animation sur la police de caractres utilise pour ce style. Dans le menu "Accueil",
cliquez sur "Styles" (affiche la fentre Styles), slectionnez le style Normal puis Modifier dans Format
slectionnez "Effets de texte" (Figure 1). Il ne reste plus qu slectionner leffet dsir.

Figure 1 : Animation sur une police de caractres

Aprs validation des modifications apportes au style, que pouvez-vous constater ? La mise en forme ne se limite
pas aux seuls paragraphes de texte qui ont le style Normal, mais aussi aux lments possdant un style de Titre
(Figure 2). En fait cette modification est rpercute sur tous les styles du document, en fait, tous les styles qui sont
bass sur le style Normal (cas de la grande majorit des styles pour ne pas dire tous).

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930, Route des Colles B.P. 145 - 06903 Sophia Antipolis Cedex France
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Figure 2 : Modification du style Normal


Il ne faut donc modifier le style Normal que si lon souhaite apporter une modification globale tous les lments
du document (comme le changement de la couleur de la police pour tout le document par exemple). Le style
normal ne doit pas tre utilis pour mettre en forme les paragraphes. Des styles adapts la mise en forme des
paragraphes existent. Ce sont les styles "Corps de Texte" ou "Retrait Corps de Texte".

2.2 Mise en forme des paragraphes


Aprs avoir slectionn et affect le style "Corps de texte" aux paragraphes du document, modifiez ce style : Pour
l'exemple, le paragraphe de texte devra commencer par un alina, le texte devra tre justifi et une ligne blanche
devra tre ajoute entre deux paragraphes.

1. Dans le menu Accueil, cliquez sur Styles (affiche la fentre Styles).


2. Dans la zone Styles, cliquez sur le style auquel doivent tre apports des changements (Corps de
Texte), puis sur Modifier (voir Figure 5 dans le TD prcdent).
3. Cliquez sur Format, puis sur l'attribut modifier (dans notre cas, Paragraphe).
4. Deux onglets sont disposition pour rgler lensemble des informations relatives aux paragraphes :
Retrait et Espacement : permet de rgler lalignement, le retrait et lespace dans ou autour
dun paragraphe de texte (Figure 4)
Enchanement : permet de spcifier la manire dont les paragraphes senchanent dans le
document.
2.2.1

Retraits et espacements

Cette bote de dialogue (Figure 4) mrite quelques explications dtailles sur les diffrents paramtres et les
actions de chacun.
Alignement : Cela va permettre de rgler lalignement du paragraphe de texte sur la marge de gauche, de droite,
de centrer le texte entre les deux marges ou de le justifier (aligner sur la marge de gauche et de droite).
Retrait Gauche et Droite : Ces paramtres vont permettre dajuster lespacement gauche et droite du texte par
rapport aux marges du document.
Retrait de 1re ligne : Cette option permet de crer automatique un alina. Au lieu de saisir le caractre tabulation
au dbut de chaque paragraphe, il est prfrable dutiliser ce paramtre et ce pour les mmes raisons qui
conduisent utiliser les styles. Si lon souhaite modifier la valeur de ce dcalage il est plus ais de la faire dans le
style que pour chacune des tabulations de chacun des paragraphes du document.
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Espacement Avant et Aprs : Ces deux options vont autoriser lajout automatique despacement avant et aprs le
paragraphe. Le seul petit point claircir est lunit employe pour ces deux paramtres. Le sigle "pt" signifie
"point" et cest une unit typographique correspondant la hauteur des caractres. Une police de caractre "Times
New Roman taille 12" est une police dont la taille des caractres est de 12 points. Pour voir une ligne blanche
ajoute automatiquement aprs un paragraphe, si ce paragraphe utilise une police de caractres de taille 12, il suffit
de rgler lespacement aprs 12pt.
Interligne : Enfin, et comme son nom lindique, ce dernier paramtre permet de rgler la valeur de linterligne
lintrieur dun paragraphe de texte.

Ces quelques lignes de


texte doivent permettre de
montrer la mise en forme
des paragraphes dans un

Figure 3 : Exemple de Retrait et Espacement


Figure 4 : Retrait et Espacement

2.2.2

Enchanements

Cette deuxime partie (Figure 7) sur la mise en forme des paragraphes permet de rgler les proprits de
rpartition des paragraphes dans le document.
viter veuves et orphelines : En cas de csure dun paragraphe pour un changement de page, le traitement de
texte sassurera de ne pas laisser la premire ligne dun paragraphe seule en fin de page (veuve : Figure 5) ou la
dernire ligne dun paragraphe seul en dbut de page (orpheline : Figure 6).
Ces quelques lignes de
texte doivent permettre de
montrer enchanement des

Ces quelques lignes de


texte doivent permettre de
montrer enchanement des

Figure 5 : viter veuve

Figure 6 : viter orpheline

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Paragraphes solidaires : Signifie que ce paragraphe et le suivant ne peuvent tre sur des pages spares. Cette
option est typiquement utilise sur les styles de titre pour viter quun titre soit seul en bas dune page.
Lignes solidaires : Indique quaucun saut de page ne pourra tre effectu au milieu du paragraphe.
Saut de page avant : Ajoute un saut de page avant llment possdant ce style. Si lon souhaite que chaque
nouveau chapitre de notre document commence sur une nouvelle page, il suffit dactiver cette option sur le style de
titre utilis pour les chapitres.
Supprimer les numros de lignes : Si lajout automatique des numros de ligne a t activ pour le document
(menu Mise en page, cliquez sur Numros de lignes), permet de le supprimer dans le style.
Ne pas couper les mots : Permet dviter la csure automatique des mots dans un paragraphe.

Figure 7 : Enchanements

2.3 Automatisation dans lutilisation des styles


Appliquer le style Corps de Texte chacun des paragraphes est une tche rptitive et fastidieuse. Heureusement, il
est possible automatiser la slection dun style.
Pour cela, il faut paramtrer le style pour automatiquement passer un nouveau style au lieu de se retrouver avec
le style Normal. Il suffit de paramtrer correctement le "Style du paragraphe suivant :" dans la bote de dialogue de
la Spcifier que le "Style du paragraphe suivant" est "Corps de Texte" au lieu de "Normal" aura comme consquence
quautomatiquement, suite l'appui sur la touche Entre aprs un titre, on bascule dans le style "Corps de Texte".

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Figure 8 : Automatisation dans lutilisation des styles

3 Rutilisation des styles dans diffrents documents


La modification des styles est trs intressante, mais si l'on est oblig de refaire lensemble de ces manipulations
chaque document, le systme perd un peu de son intrt. Il est expliqu ci-dessous comment enregistrer les styles
dfinis et comment rcuprer ces styles et aussi des styles prdfinis utiliss dans les documents.

3.1 Enregistrement de ses propres styles dans une feuille de styles


Lensemble des styles utiliss dans un document peuvent tre enregistrs dans un fichier spcial appel "Modle de
document". Cette opration permettra de sauvegarder les styles, donc la reprsentation du document
indpendamment du contenu du document.

Figure 9 : Enregistrer le modle de document


Pour effectuer cette action :

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.


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2. Dans la zone Type, cliquez sur Modle Word.


3. Le dossier Modles dans la zone Enregistrer dans est suivant : dans Windows 7, remontez
jusquen haut de la liste des dossiers puis, sous Microsoft Word, cliquez sur Modles.
4. Dans la zone Nom de fichier, saisir le nom du nouveau modle, puis cliquez sur le bouton
Enregistrer.
Cette opration a pour consquence de crer un fichier-modle qui contient les styles qui ont t dfinis.

3.2 Chargement de feuilles de styles (propres ou prdfinies)


Mais enregistrer un modle sans tre capable de le rutiliser manque un peu dintrt. Voici donc la possibilit de
rcuprer vos styles, mais aussi des styles prdfinis.
3.2.1

Nouveau document avec un style prenregistr

La premire mthode consiste crer un nouveau document avec un style pralablement enregistr.

1. Si vous voulez uniquement enregistrer les styles et la mise en page, effacez le contenu du fichier en
appuyant sur la combinaison de touches Ctrl+A (Slectionner tout) puis sur la touche Suppr.
2. Cliquez sur le menu Fichier, Enregistrer sous.
3. Slectionnez le dossier cible puis saisissez le nom du modle. Nous vous conseillons de crer un
dossier spcifiquement rserv aux modles. Un dossier nomm Modles dans le dossier Mes
Documents, par exemple (restons simples et logiques).
4. Dans la liste Type de fichier, choisissez un des trois types de modle (*.dotx, *.dotm ou *.dot)
(Figure 10).
5. Pour terminer, cliquez sur Enregistrer.

Figure 10 : Nouveau document avec un style prenregistr


3.2.2

Application dun style prenregistr un document existant

La deuxime approche consiste appliquer un style un document dj existant et qui utilise la notion de style.
Cette deuxime mthode permet dappliquer une autre prsentation (feuille de style) les styles appliqus
chacun des lments du document existant.

1. Dans le menu Mise en page, cliquer sur Thmes.


2. Choisir le modle appliquer au nouveau document (Figure 11). Il est possible dafficher un aperu
du document avec cette nouvelle feuille de style ou bien un exemple du style.

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Figure 11 : Application dun style prenregistr un document existant

4 Mise en page du document


Pour finir avec la mise en forme de vos documents, voici les dernires fonctionnalits qui pourront tre
ncessaires.

4.1 Sections
4.1.1

Utilit des sections dans un document

Il est possible de dfinir des mises en page diffrentes sur diffrentes parties dun mme document. Voici quelques
cas concrets de ncessit de la dfinition de "sections" :

Avoir un document avec une orientation portrait, mais quune ou plusieurs page(s) du
document soit oriente(s) en mode paysage.
Avoir un document o les marges ne sont pas dfinies aux mmes valeurs sur lensemble du
document.
Avoir des en-ttes et pieds de page diffrents dans un mme document (pas de pagination
sur la page de titre et la page de garde, pagination avec des chiffres romains sur les tables
des matires et des illustrations et des numros de pages avec des chiffres arabes sur le reste
du document ou bien encore commencer la numrotation des pages partir de la troisime
page du document.
La solution tous ces problmes est la cration de sections dans le document.
4.1.2

Cration de sauts de section dans un document

Pour crer ces sections lintrieur dun document :

1. Dans le menu Mise en page, cliquer sur Sauts de pages


2. Il existe deux types de sauts (Figure 12):
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Types de sauts : permet dinsrer un saut de page, de colonne ou un simple retour la ligne
(tout en restant dans le mme paragraphe)
Types de sauts de section : permet dajouter un saut de section en changeant de page, en
restant sur la mme page, en allant la prochaine page paire ou impaire.

Figure 12 : Types de sauts : cration de section


Aprs linsertion dun saut de section, le document est subdivis en deux sections. Ceci va permettre la gestion des
diffrentes parties dans un mme document.

4.2 Marges du document et orientation papier


Le rglage des marges de lorientation du papier sont des paramtres qui sont dfinis soit pour lensemble du
document, soit pour une section du document. Pour dfinir leurs valeurs, il est prfrable de ne pas utiliser les
rgles (menu Mise en page / Rgle (Figure 13)) qui auront une action locale la partie slectionne dans le
document. Il est prfrable d'avoir recours la bote de dialogue ci-dessous (Figure 14).

Figure 13 : Afficher ou masquer les rgles


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3. Dans le menu Mise en page, slectionnez longlet Marges.


4. Rglez les diffrentes valeurs pour les marges du document : haut, bas, gauche, droite, reliure, entte et pied de page.
5. Slectionnez quoi sappliquent les modifications ("A cette section", "A partir de ce point", "A tout
le document").

Figure 14 : Mise en page : Marges

1. Slectionnez longlet Papier.


2. Slectionner le Format du papier, lOrientation.
3. Slectionner quoi sappliquent les modifications ("A cette section", "A partir de ce point", "A tout
le document").

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Figure 15 : Mise en page : Format du papier

4.3 En-ttes et pieds de pages


La dfinition de len-tte et du pied de page peut seffectuer pour tout le document o pour une section donne.

1. Dans le menu Insertion, cliquez sur En-tte ou pied de page


2. La barre doutils suivante (Figure 16) permet :
dajouter le numro de page, le nombre total de pages, de changer le type de numrotation
utilise
dinsrer la date, lheure
de lier (rendre identique ou diffrent) un en-tte ou un pied de page la section prcdente
de basculer entre len-tte et le pied de page, de revenir ou de passer len-tte ou au pied de
page de la section prcdent ou suivante.

Figure 16 : En-tte et pied de page


La dfinition de cette mise en page des en-ttes et pieds de page peut tre applique tout le document ou bien
une section. Enfin les en-ttes et pieds de page peuvent tre dfinis comme tant diffrents sur les pages paires et
impaires et sur la premire page du document ou de la section.

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Figure 17 : Mise en page en-tte et pied de page

5 Filigrane - La procdure pas pas


1. Dans longlet Mise en Page, cliquez sur le logo
Vous pouvez ajouter un filigrane votre document tout moment, qu'il s'agisse d'un nouveau document, d'un
document termin ou d'un document en cours de rdaction.

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Figure 18 : Insrer un filigrane


2. Un menu droulant affiche alors les filigranes les plus utiliss. Vous pouvez slectionner le filigrane qui vous
intresse, le personnaliser et mme en crer un nouveau. En cliquant sur Filigrane personnalis, vous pouvez
choisir le texte, la police, la taille, la couleur et le positionnement voulus. Lorsque vous avez dfini vos paramtres,
cliquez sur Appliquer pour les activer.

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Figure 19 : Filigrane : une image ou un texte


3. Remarque : les filigranes sont destins aux documents imprims et ne sont donc visibles quen mode
d'affichage "Page". Pour une visualisation en ligne, vous pouvez, par exemple, appliquer un arrire-plan. Pour cela,
cliquez sur Couleur de Pages, puis cliquez sur une couleur ou sur "Motifs et textures".

Figure 20 : Couleur du filigrane


4. Avec Microsoft Word 2010, vous pouvez galement utiliser des images comme filigranes. Pour cela, dans la bote
de dialogue "Filigrane imprim", cliquez sur "Image en filigrane", puis sur "Slectionner Image". Recherchez l'image
souhaite, puis cliquez sur "Insrer".
Vous pouvez slectionner des options supplmentaires telles que "chelle" pour modifier la taille de l'image. Par
dfaut, Word applique un aspect Estomp aux images pour qu'elles soient plus claires que le texte. Si votre
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image est bien contraste par rapport au texte et que vous n'avez pas besoin de l'estomper, il est inutile d'appliquer
ce paramtre. Une fois les rglages effectus, cliquez sur "Appliquer".
Conseil : si votre document contient beaucoup de texte, une image peu dtaille est prfrable pour que votre
lecteur ne soit pas dtourn du texte.

Pour supprimer du texte ou une image en filigrane dans votre document, il suffit de cliquer sur
sur "Supprimer le filigrane".

, puis

6 Conclusion
Si vous suivez ce petit manuel pour la rdaction de documents longs, vous gagnerez du temps dans la mise en
forme de votre document. Vous commencez utiliser correctement un traitement de texte en tirant le maximum
des fonctionnalits de celui-ci.

6.1 Pourquoi utiliser Microsoft Word ?


Maintenant que vous connaissez les bons tuyaux pour lutilisation dun traitement de texte, il reste une question
rsoudre. Pourquoi utiliser Microsoft Word ? Nous vous rappelons que le logiciel est une uvre de lesprit, et ce
titre, il est rgi par le Code de la Proprit Intellectuelle. Toute installation et utilisation dun logiciel ou progiciel
est subordonne la possession dune Licence dutilisation. Une licence dutilisation est lie une et une seule
machine quil sagisse de logiciels "ditoriaux" ou "libre" (libre ne veut pas forcment dire gratuit).
Contractuellement, les diteurs sont autoriss demander faire des audits.
Toutefois, vous pouvez disposer depuis quelques annes dun produit quivalent Microsoft Word. Il s'agit d'un
logiciel libre et gratuit que vous pouvez librement tlcharger sur Internet, installer et utiliser chez vous ou dans
les tablissements que vous frquentez, et mme redistribuer vos collgues, amis ou famille. Le logiciel qui
prsente tous ces avantages s'appelle OpenOffice. Vous pouvez le tlcharger ladresse suivante :
http://www.openoffice.org/.
Ce manuel nest pas un guide pour lutilisation de Microsoft Word, mais pour lutilisation dun traitement de texte.
Les principes dutilisation des styles, de la mise en page, etc. sont des grands principes que lon retrouve dans tous
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les traitements de texte. Seule change la prsentation des diffrentes fonctionnalits. Pour vous en convaincre,
essayez de faire les mmes manipulations avec OpenOffice et vous constaterez qu quelques dtails prs, vous
retrouverez les mmes fonctionnalits aux mmes endroits.

7 Exercices
Pour les 3 exercices : ne les faites pas btement , rflchissez un tant soit peu svp !!!
Posez-vous les bonnes questions.

7.1 Exercice n1 : Mise en forme dun paragraphe


Tlchargez le fichier E x M i s e E n F o r m e P a r a g r a p h e . d o c x dans votre rpertoire EnvInfo1/TDX.
Pensez enregistrer rgulirement votre travail.
Consignes :
o
o
o
o

Modifiez chaque paragraphe en suivant les consignes donnes par les titres ;
Choisissez une bordure de page quelconque ;
Numrotez les noncs ;
Modifiez loption tirer lespace des lignes finissant par MAJ/Retour et observez comment cela
modifie la prsentation de la premire phrase des paragraphes justifis.

7.2 Exercice n2 : Exercice de synthse sur la mise en page


Tlchargez le fichier E x M i s e E n P a g e . d o c x dans votre rpertoire EnvInfo1/TDX.
Pensez enregistrer rgulirement votre travail.
Voici les informations dont vous avez besoin :
Marges (haut, bas, gauche, droite) : 2 cm.
Pied de page : 1,5 cm.
7.2.1

Page 1
Titre : taille 24, gras, centr, espacement aprs 40 points ; appliquez le mme encadrement, avec une
distance au texte de 20 points.
Corps de texte : taille 14, justifi, retrait de 1e ligne de 1,5 cm ; 2 colonnes avec un espacement entre les
colonnes de 2 cm.

7.2.2

Page 2
Titre : mmes caractristiques que pour celui de la page 1.
Corps de texte : taille 13, justifi, retrait de 1e ligne de 2 cm ; colonnes 5 cm, 4 cm et 5 cm, ligne sparatrice

7.2.3

Mise en page
Page 1 : ajoutez votre nom et prnom droite de len-tte ; dans le pied de page, vous ajouterez la date
gauche et une numrotation (type 1/3, 2/3) au centre.
Page 2 : en-tte : mme en-tte que pour la page 1 ; pied de page : ajoutez PeiP 1 gauche, mettez la mme
numrotation au centre et ajoutez votre numro de groupe droite.
Sur les 2 pages : mettez le texte en filigrane personnalis BASKET & BALNEA , Police : Cooper Black (ou
ce quil ressemble Cooper Black) en rouge plus clair de 60%.

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7.3 [C. Boisson Univ. Diderot] Exercice n3
Tlchargez le fichier s y n o n y m e s . d o c x dans votre rpertoire EnvInfo1/TDX.
Pensez enregistrer rgulirement votre travail.
1.
2.

Comment appliquer une police Century Gothic de taille 12pt ?


Que faut-il faire pour ajouter automatiquement un saut de page pour qu'une rubrique dbute en dbut de
page ? (Votre document doit maintenant comporter 7 pages ; la dernire page contenant les rfrences du
livre source.)
3. Comment centrer les textes verticalement dans la page ?
4. Comment insrer un numro de page centr en bas de page ?
5. Que faut-il faire pour linsertion dun titre courant ? (Faites figurer en haut et droite de chacune des
pages, lun en dessous de lautre, dans la police Century Gothic, le titre : Synonymes franais et la date
de parution de louvrage : M. DCC. LXXVI.)
6. Slectionnez les rfrences de louvrage (fin de page 7), coupez-les et collez-les en dbut de page 1. Insrez
2 paragraphes vides entre le titre et le nom de lauteur et un saut de page avant la 1re rubrique (260.
Habile homme)
7. Crez un style de titre que vous nommerez titreS , dfini par les paramtres suivants :
Police : Century Gothic 16 points, petites majuscules; Alignement : gauche ;
Espacement aprs : 20 points ; Bordure : ombre applique : paragraphe
Appliquez ce style aux titres des 7 rubriques.
8. Crez un style de corps de texte que vous nommerez synonyme , dfini par les paramtres suivants :
Police : Century Gothic 12 points ; Alignement : justifi ; Retrait positif de 1re ligne : 1,2 cm ;
interligne : exactement 15 pt
Appliquez ce style aux textes de chacune des 7 rubriques (slectionnez dans leur totalit celles qui
comprennent plus dun paragraphe).
9. Utilisez la commande Remplacer pour rechercher les occurrences de labrviation Rfl. et les remplacer
une une par Rflexions.
10. Crez, en page 9, une table des matires tablie partir du style titreS et prsentant les caractristiques
suivantes :
Police : Century Gothic, 12 pt ; interligne double ; affichage des numros de page droite ;
caractres de suite : points
11. Au-dessus de la table, tapez le titre : Synonymes franais et appliquez-lui le style titreS .

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930, Route des Colles B.P. 145 - 06903 Sophia Antipolis Cedex France
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S. Lavirotte H. Renard
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PeiP 1
2014-2015

TD sance n 20
Comment mettre en forme un
document long, rapidement et efficacement (2)
8 Astuce

Grce ce mini-guide pratique et concis, truff de conseils et autres informations utiles, apprenez bien utiliser
Word 2010 au quotidien :

Cration, partage et impression dun document.

Outils, trucs et astuces.

Mise en forme dun document et gestion des styles.

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