UNIT – I - OFFICE MANAGEMENT

CLASSEMENT ET INDEXATION
1.1 DÉFINITION DU BUREAU
-Un bureau est le centre administratif d'une entreprise.
L'objectif d'un bureau a été défini comme la fourniture
d'un service de communication et d'enregistrement‖-
Mills & Standing Ford.
-Un bureau est un lieu où l'on traite des affaires ou où
l'on peut bénéficier d'un service professionnel-.
1.2 FONCTIONS D'UN BUREAU MODERNE
I Fonctions de base
 Recevoir et collecter des informations
 Enregistrer des informations
 Organiser et traiter les informations
 Stockage des données
 Communication des données enregistrées
II Fonctions administratives
 Fonctions de gestion
 Systèmes et procédures bureautiques
 Conception et achat de formulaires de bureau et de
papeterie
 Sélection et achat de mobilier, d'équipements et de
machines de bureau
 Fonction de relations publiques
 Conservation des documents
 Sauvegarde des actifs du bureau
 Contrôle des coûts de bureau

I. Fonctions de base (ou) Fonctions d'acheminement :

(a) Réception et collecte d'informations : La fonction
première du bureau est de recevoir et de collecter les
informations pour prendre des décisions commerciales
en temps voulu.
de recevoir et de collecter les informations nécessaires
à la prise de décisions en temps utile. Les informations
sont généralement collectées
de sources internes telles que des lettres, des mémos,
des circulaires, des avis, etc.
par les différents départements, sections et des sources
externes telles que les départements
gouvernementaux, les institutions financières, les
banques, les fournisseurs, les clients, les entreprises,
etc.
les institutions financières, les banques, les
fournisseurs, les clients, les universités, le grand public,
etc.
(b) Enregistrement des informations : Les informations
collectées doivent être enregistrées sous une forme
appropriée pour pouvoir s'y référer ultérieurement.
pour référence ultérieure sous une forme appropriée.
Ces informations enregistrées sont nécessaires pour
préparer les plans futurs, les politiques et prendre des
décisions,
(c) Organisation (ou) traitement de l'information :
Toutes les informations reçues ne peuvent pas être
utilisées
en l'état. Le bureau doit convertir les informations
collectées sous forme de notes, de
rapports ,diagrammes, graphiques, etc., en fonction de
la nature de l'information, pour en faciliter l'accès et la
compréhension.
(d) Stockage des données : Les informations
enregistrées doivent être protégées pour pouvoir être
consultées ultérieurement. Le degré de nécessité des
données déterminera la durée de leur protection.
En fonction de l'importance des données, le bureau les
conservera dans un dossier séparé.
En fonction de l'importance des données, le bureau les
conservera dans un dossier séparé.
(e) Communication des données enregistrées : L'Office
doit fournir les bonnes informations au bon moment
aux différents départements ainsi qu'aux organismes
extérieurs qui sont liés d'une manière ou d'une autre à
l'Office pour prendre des décisions rapides et
judicieuses.

II. Fonctions de gestion administrative :

Pour le bon fonctionnement de l'office, certaines
fonctions administratives doivent être exécutées.
Ces fonctions sont décrites ci-dessous :
1. Fonctions de gestion : Le travail de bureau doit être
correctement planifié, organisé et exécuté selon le
plan ; conformément au plan. Pour assurer le
fonctionnement efficace d'un bureau, le directeur doit
remplir les fonctions suivantes
les fonctions suivantes.
 Planifier.
 Organiser.
 Recrutement du personnel.
 Diriger.
 Communication.
 Contrôle.
 Coordination.
 Motivation.
2. Développer des systèmes et des procédures
bureautiques : La fonction la plus importante du
bureau est de planifier et de mettre en place des
systèmes et des procédures adaptées aux principales
activités du bureau. Pour que les opérations du bureau
soient efficaces et économiques, chaque tâche
importante du bureau doit être planifiée et mise en
place.
Pour que les opérations du bureau soient efficaces et
économiques, chaque tâche importante du bureau doit
être soigneusement planifiée et les procédures de
routine pour les exécuter doivent être déterminées à
l'avance.
3. Conception et contrôle des formulaires : Un
formulaire est un enregistrement normalisé, utilisé
pour accumuler et traiter des informations à des fins de
référence. D'accumuler et de traiter des informations à
des fins de référence. Ces formulaires servent
d'entrepôt d'informations.
Étant donné que le travail de bureau est en grande
partie un travail sur papier, le formulaire utilisé doit
être conçu de manière à fournir les informations
requises de manière appropriée.
De manière à fournir les informations requises de
manière appropriée. Il est du devoir du bureau de
concevoir les formulaires qui peuvent être utilisés dans
les différents services.

4. Achat et fourniture d'articles de papeterie : La

majorité des travaux de bureau sont des travaux sur
papier.
Par conséquent, un approvisionnement adéquat en
articles de papeterie de bureau de qualité appropriée
est d'une importance primordiale pour l'exécution
systématique et efficace du travail de bureau.
pour l'exécution systématique et efficace du travail de
bureau. Il incombe au bureau de veiller à
la normalisation, la sélection et l'achat de la papeterie
de bureau et sa distribution aux différents
départements.
départements.
5. Sélection et achat du mobilier, de l'équipement et
des machines de bureau :
Le bureau doit sélectionner et acheter le bon type de
mobilier, d'équipement et de machines dans les
bonnes quantités, de manière à ce que le travail de
bureau puisse être effectué selon le système planifié et
la routine.
que le travail de bureau puisse être effectué selon le
système et la routine prévus, sans aucune interruption.
Le bureau doit sélectionner et acheter le bon type de
mobilier, d'équipement et de machines en quantités
adéquates, afin que le travail de bureau puisse être
effectué conformément au système et à la routine
planifiés sans aucune interruption et doit également
assurer leur utilisation maximale dans l'organisation.
6. Fonctions de relations publiques : Un bureau ne doit
pas seulement entretenir des relations avec les autres
départements, il doit aussi maintenir une image de
marque.
départements, il doit également entretenir de bonnes
relations avec le monde extérieur tel que les
les fournisseurs, les clients, les banquiers, les
administrations et le grand public. Le maintien de
bonnes relations avec ces parties prenantes accroît la
réputation et la bonne volonté de l'entreprise.
7. Conservation des documents : Les archives sont les
documents qui servent de preuves objectives
des activités réalisées, des événements survenus, des
résultats obtenus ou des déclarations faites. Ils sont
créés
/reçus par une organisation dans le cadre de ses
activités courantes ou dans le cadre de ses obligations
légales.
Le bureau conserve des documents tels que la
correspondance, les factures, les commandes, les
documents financiers et les coûts, les procès-verbaux,
etc.
8. Sauvegarde des actifs : L'une des fonctions de l'office
est de sauvegarder les actifs de l'organisation, tels que
les biens immobiliers comme les bâtiments, les usines,
les machines et les équipements d'éclairage et de
climatisation, et les biens mobiliers, tels que le
mobilier, les machines de bureau, les titres de
propriété, les registres et les documents, ainsi que le
matériel de bureau,ou l'argent liquide, etc.
9. Contrôle des coûts de bureau : Avec l'adoption de
méthodes scientifiques dans la gestion des bureaux, un
bureau moderne s'acquitte de la fonction de contrôle
des coûts du bureau par (a) la mécanisation du bureau.
du bureau. (b) L'adoption de dispositifs permettant
d'économiser du temps et de la main-d'oeuvre dans le
bureau. (c) L'utilisation de meilleurs formulaires. (d)
L'analyse des routines de bureau existantes et
l'adoption de routines améliorées.
1.3 IMPORTANCE DES BUREAUX
Un bureau est une unité importante de l'ensemble de
l'organisation qui est également considérée comme le
ressort d'une montre.
comme le ressort d'une montre. Il est tout aussi
important dans le secteur public que dans le secteur
privé.
Il est essentiel pour le bureau d'effectuer un certain
nombre de fonctions administratives et de
Administratives et de bureau dans le processus de
réalisation des objectifs de l'organisation.
4
(a) Centre d'information : Le bureau sert de centre
d'information. Il recueille des informations
de sources telles que les factures, les lettres, les
mémos, les accords, les pièces justificatives, etc.
et les protège en mode sécurisé en fonction de leur
importance pour référence future.
(b) Preuve d'existence : Le bureau est la preuve de
l'existence et de la survie de l'entreprise. En tant que
bureau coordonne les fonctions des différents
départements d'une organisation, sans bureau, aucune
entreprise ne peut survivre.
sans bureau, aucune entreprise ne peut survivre. Les
gens ne tentent de généraliser l'existence d'une
entreprise qu'avec l'existence d'une entreprise qu'avec
l'aide du fonctionnement régulier d'un bureau.
(c) Canal de communication : Le bureau est le canal de
communication entre les différentes personnes et les
différents services de l'entreprise. Les employés
travaillant à différents niveaux de la hiérarchie
managériale sont reliés entre eux par le bureau.
Les employés travaillant à différents niveaux de la
hiérarchie managériale sont reliés entre eux par
l'intermédiaire du bureau. Le bureau transmet les
informations sur le
fonctionnement des différents départements tels que
le personnel, les finances, la production et le
marketing.
production et le marketing.
(d) Coordination du travail : l'entreprise est divisée en
départements et sous-unités pour simplifier le
fonctionnement.
pour simplifier les opérations. Le bureau jouera le rôle
de coordinateur pour maintenir les relations entre les
départements.
Il développe des relations de productivité pour
atteindre les objectifs communs d'une organisation.
(e) Centre de formulation et de communication des
plans et des politiques :
Une entreprise est créée dans le but d'atteindre un
certain résultat. Pour atteindre ce résultat, les
responsables de haut niveau formulent des plans et des
politiques depuis leur bureau.
supérieur élabore des plans et des politiques depuis
son bureau. Ces plans et politiques sont communiqués
aux personnes concernées par l'intermédiaire du
bureau. Le bureau est donc un centre de formulation et
de communication de plans et de politiques.
communication des plans et des politiques.
(f) Contrôle managérial : Le processus consistant à
élaborer des normes de performance et à les comparer
aux performances réelles afin de prendre des mesures
correctives en cas d'écart.
Le bureau aide à contrôler les activités des différents
acteurs de l'entreprise.
Le bureau aide à contrôler les activités des différentes
personnes et des différents départements. Le contrôle
permet de s'assurer que les différentes activités de
l'entreprise sont réalisées avec une grande précision.
sont exécutées avec une grande précision.
(g) Centre de mémoire : Le bureau protège les
informations importantes du passé en toute sécurité.
Les
Les départements et les personnes collectent
généralement les données nécessaires auprès du
bureau au fur et à mesure des besoins.
Il fournit des facilités de stockage de l'information sous
forme de fichiers et de dispositifs sur la base de leur
importance pour une référence future.
en fonction de leur importance pour une référence
future. Le bureau est donc considéré comme un centre
de mémoire.
(h) Centre de services : Le bureau fonctionne comme
un centre de services pour les différentes unités et
départements d'une organisation.
d'une organisation. Il fournit des services administratifs
tels que le courrier, l'archivage, la dactylographie,
l'impression, la fourniture de ressources, etc. à toutes
les personnes travaillant dans les différents
départements.
à toutes les personnes travaillant dans les différents
départements d'une organisation.

1.4 TYPES DE BUREAUX :

 Front office : Le front office, également appelé
réception. Il s'agit du service d'une entreprise
d'une entreprise qui sont en contact avec des
personnes extérieures telles que les clients, les
fournisseurs, les banquiers, les institutions financières
et le grand public.
Le front office accueille les visiteurs, répond à leurs
questions et reçoit le courrier.
Le front office accueille les visiteurs, répond à leurs
questions, reçoit le courrier et le transmet aux services
concernés.
 Le middle office : Le middle office fait généralement
partie de la division des opérations de l'unité d'affaires.
de l'unité opérationnelle. Ces divisions assurent le bon
déroulement du travail au sein de l'organisation. Le
middle
fonctionne généralement avec le front office et
comprend les départements des services financiers.
services financiers. En raison de son rôle critique, il est
supervisé par les responsables du back office.
 Bureau électronique : Il s'agit de systèmes
informatiques intégrés conçus pour gérer le travail de
bureau.
Dans ce bureau, toutes les activités sont réalisées à
l'aide d'applications logicielles. L'objectif du bureau
électronique est de réduire la paperasserie et
d'accélérer les opérations commerciales. L'introduction
du bureau électronique
améliore la précision et l'efficacité des organisations et,
par conséquent, leur niveau de service.
 Bureau virtuel : -Le bureau virtuel est un
environnement de travail mobile ou distant équipé de
liaisons de télécommunication et d'un mobilier de
bureau de base.
équipé de liaisons de télécommunication et d'un
mobilier de bureau de base, mais sans espace de
bureau fixe.
La bureautique a conduit au développement du
concept de bureau virtuel. Il fonctionne comme un
bureau physique, mais sans espace physique ni
installations. Les employés interagissent avec les autres
par le biais d'outils de communication portables tels
que le courrier électronique, le téléphone cellulaire, le
système de messagerie vocale, l'ordinateur portable, le
télécopieur, etc.
système de messagerie vocale, ordinateur portable,
télécopieur et système
d'audioconférence/vidéoconférence. Les employés
armés de ces outils peuvent travailler de n'importe
quel endroit - chez eux, dans leur voiture, au
restaurant, à l'aéroport, chez le client, etc,
les aéroports, les bureaux des clients, etc.
 Back Office : Ces bureaux se trouvent généralement
dans les organisations d'entreprises opérationnelles
où sont exécutées les tâches liées au fonctionnement
de l'entreprise. Le terme provient de l'agencement des
bâtiments des premières organisations.
Le terme vient de l'agencement des bâtiments des
premières organisations, où le front office contenait le
personnel de vente et d'autres
le personnel en contact avec les clients et le back office,
les personnes qui fabriquent ou développent les
produits ou qui s'occupent de l'administration, mais qui
ne sont pas en contact direct avec les clients.
produits ou impliqués dans l'administration, mais sans
être vus par les clients. Bien que les
Bien que les opérations du back office ne reçoivent
généralement pas beaucoup d'attention, leur
contribution à l'entreprise est importante.
à l'entreprise est significative.
1.5 GESTIONNAIRE DE BUREAU
Un chef de bureau est une personne responsable d'un
bureau et dont la fonction est d'organiser et de
contrôler les activités du bureau.
d'organiser et de contrôler les activités du bureau. Il est
nommé à la tête du bureau. -Le chef de bureau est le
pivot autour duquel s'articule l'ensemble des activités
de l'entreprise.
Le chef de bureau est le pivot autour duquel tourne la
fonction de bureau‖ (Denyer, J.C.).
Il extrait le travail des subordonnés pour atteindre les
objectifs de l'organisation. Il est chargé de planifier,
d'organiser et de contrôler les aspects administratifs,
Il lui incombe de planifier, d'organiser et de contrôler
les aspects administratifs de l'organisation, y compris la
préparation,
6
la communication, la coordination et le stockage des
données pour soutenir la production et d'autres
opérations importantes des établissements industriels.
d'autres opérations importantes des établissements
industriels. Il surveille les processus de travail et évalue
leurs résultats.
résultats. Dans l'ensemble, il est désigné comme chef
de service administratif. Aujourd'hui, à l'ère
Aujourd'hui, dans l'ère moderne d'un environnement
commercial dynamique et compétitif, le chef de bureau
doit
tâches, de la gestion des services de bureau de base à
la gestion des techniques les plus modernes
d'intégration des systèmes, d'automatisation, de
gestion des ressources humaines, de gestion des
ressources humaines, etc.
des techniques les plus modernes d'intégration des
systèmes, d'automatisation, de recherche
opérationnelle et de communication.
Dans l'accomplissement de ces tâches, il assume la
position d'un cadre fonctionnel à part entière, au
même titre que les autres cadres opérationnels.
avec les autres cadres opérationnels.
1.5.1 QUALIFICATIONS DE L'OFFICE MANAGER :
(i) Éducation et formation pratique,
(ii) Expérience et
(iii) Qualités personnelles.
(i) Éducation et formation pratique : Un chef de bureau
doit avoir les qualifications
des qualifications éducatives appropriées. Il doit non
seulement être titulaire d'une licence dans la discipline
concernée, mais aussi maîtriser l'anglais et une ou
plusieurs langues étrangères.
Il doit non seulement être titulaire d'une licence dans la
discipline concernée, mais aussi maîtriser l'anglais et
une ou plusieurs langues étrangères. Le chef de bureau
Le chef de bureau doit également avoir reçu une
formation spéciale en administration des affaires, en
comptabilité, en systèmes et procédures de bureau, en
machines de bureau et en méthodes de traitement des
données.
et les procédures bureautiques, les machines de
bureau et les méthodes de traitement des données.
(ii) Expérience : Il doit avoir une expérience
professionnelle suffisante, de préférence dans une
organisation similaire à celle qui l'emploie en tant que
chef de bureau.
similaire à celle qui l'emploie en tant que chef de
bureau. Cela permettra au chef de bureau
de se familiariser avec les procédures courantes de
l'organisation et avec les problèmes du bureau qu'il
doit gérer.
du bureau qu'il doit gérer.
(iii) Qualités personnelles : La tâche principale du chef
de bureau est de faire en sorte que le travail de bureau
soit effectué par le personnel du bureau de manière
efficace et économique.
par le personnel du bureau de manière efficace et
économique. Pour atteindre cet objectif, il doit être
être capable d'organiser, d'inspirer et de diriger le
personnel sous ses ordres. Il doit également s'efforcer
de comprendre les capacités et les aptitudes de chaque
travailleur et de les déléguer.
Il doit également essayer de comprendre les capacités
et les aptitudes de chaque travailleur et leur déléguer
le travail en conséquence. Pour ce faire, il doit
posséder un certain nombre de qualités personnelles
telles que le leadership, un jugement sûr, le sens de la
justice et du
l'impartialité, la sincérité, la compréhension de la
nature humaine, le tact, la persuasion, etc.
1.5.2 FONCTIONS DU CHEF DE BUREAU
1. Fonctions de gestion
2. Fonctions de supervision
3. Fonctions liées au personnel
4. Devoirs envers la direction.
7
1. Fonctions de gestion : Le chef de bureau est le
responsable administratif du bureau. Il est de son
devoir
de gérer l'ensemble des affaires d'un bureau. En tant
que responsable administratif, il est censé
remplir les fonctions suivantes.
 Planifier le travail à effectuer à l'avance.
 Prévoir les demandes futures sur la base des
antécédents.
 Organiser les activités du bureau.
 Coordonner les activités des différents départements.
 Exécuter les politiques et les programmes de la
direction.
 Communiquer diverses décisions politiques aux
responsables fonctionnels.
 Concevoir et mettre en œuvre de nouveaux systèmes
et procédures.
 Revoir périodiquement les systèmes et les
procédures et y apporter des modifications.
2. Fonctions de supervision : La tâche principale du chef
de bureau est d'extraire le travail des subordonnés.
subordonnés. À cet égard, il exerce les fonctions de
supervision suivantes :
 Diviser et répartir le travail entre les subordonnés en
fonction de leur spécialisation.
de leurs spécialisations.
 S'assurer que le travail est effectué selon un
calendrier prédéterminé.
 Exercer un contrôle régulier sur la quantité et la
qualité du travail effectué par les subordonnés. d.
Veiller à ce que le travail soit effectué dans les délais
impartis.
par les subordonnés. d. Assurer la ponctualité.
 Fournir la papeterie et les fournitures adéquates et
contrôler leur utilisation.
 Fournir l'équipement approprié et le maintenir en
bon état de fonctionnement.
conditions de travail adéquates.
 Maintenir le bureau bien organisé, propre et bien
rangé.
3. Fonctions liées au personnel : Le chef de bureau joue
parfois le rôle de responsable des relations humaines
pour son propre service.
département. Pour garantir un degré plus élevé de
précision et d'efficacité au travail, il doit avoir des
subordonnés efficaces.
À cette fin, il s'acquitte des tâches suivantes.
 Recruter ou embaucher des travailleurs qualifiés pour
les départements.
 Organiser des programmes de formation et de
développement pour les subordonnés afin d'améliorer
leurs connaissances.
 Conduire périodiquement des entretiens d'évaluation
du personnel.
 Mesurer le travail des subordonnés par des méthodes
appropriées.
 Fixer la rémunération du personnel et concevoir des
méthodes de compensation appropriées.
 Traiter les questions relatives à l'indiscipline.
 Conseiller et régler les différends entre les
subordonnés dans la mesure du possible.
8
4. Devoirs envers la direction : le directeur est le chef
fonctionnel du département. Il agit en tant qu'expert
en personnel auprès de la direction et donne des
conseils.
Il agit en tant qu'expert du personnel auprès de la
direction générale et donne des conseils sur diverses
questions de politique liées à la routine du bureau.
Il remplit également des fonctions telles que
 Fournir les informations nécessaires à la prise de
décisions politiques.
 Soutenir et mettre en œuvre les politiques de la
direction générale.
 Signaler à la direction les problèmes qui dépassent
ses limites.
 Identifier les problèmes dans la mise en œuvre des
politiques et les signaler à la direction générale pour
qu'elle y remédie.
supérieur pour qu'il prenne des mesures correctives.
 Traiter le courrier et fixer des rendez-vous au nom
des cadres supérieurs.
1.5.3 QUALITÉS D'UN BON CHEF DE BUREAU :
Ces dernières années, l'autorité et les responsabilités
de l'office manager se sont considérablement accrues.
Ils sont davantage impliqués dans les décisions
politiques. Le chef de bureau doit être capable de faire
face
Il doit être capable de relever les défis de la complexité
moderne du monde des affaires. Un chef de bureau
dynamique doit posséder les
les qualités suivantes.
1. Capacité d'organisation : Un office manager moderne
doit être un bon organisateur. Il doit
organiser les services de bureau de manière à ce qu'ils
puissent être exécutés sans heurts, de manière efficace
et économique.
de manière efficace et économique. Il doit agir de la
manière suivante :
2. Leadership dynamique : Il doit être un leader
énergique. Il doit inspirer et créer la confiance dans
l'esprit de ses subordonnés.
Il doit également encourager ses subordonnés à
Il doit également encourager les subordonnés à
effectuer leur travail de manière efficace et efficiente
afin d'atteindre les objectifs communs d'une
organisation.
3. Innovateur : il doit être innovant. Il doit avoir une
pensée créative et la capacité de
développer de meilleures méthodes et de meilleurs
systèmes. En outre, il doit toujours être à la recherche
de méthodes et de techniques nouvelles et innovantes
pour effectuer le travail de bureau afin d'atteindre les
objectifs communs de l'organisation.
méthodes et techniques nouvelles et innovantes pour
effectuer le travail de bureau afin d'accroître l'efficacité
et la qualité du travail.
et la qualité du travail.
4. Capacité à déléguer : Le chef de bureau doit être
capable de diviser et de répartir le travail entre ses
subordonnés en fonction de leurs capacités.
entre les subordonnés en fonction de leurs capacités.
Une délégation efficace de l'autorité garantit la
responsabilisation des subordonnés et renforce
indirectement leur moral.
responsabilise les subordonnés et renforce
indirectement leur moral.
5. Développement du personnel : Il doit être un leader
démographique. Il doit encourager les subordonnés à
effectuer leur travail de routine sans son intervention
et leur permettre de participer aux décisions relatives à
leur travail. Il doit procéder périodiquement à
l'évaluation du personnel pour identifier leurs progrès
et organiser en conséquence des programmes de
formation et de développement pour leur
perfectionnement.
6. Tourné vers l'avenir : Le directeur de bureau doit
être tourné vers l'avenir. Il doit être compétent
de prévoir l'avenir, de visualiser les problèmes futurs et
de concevoir un plan pour éviter ces problèmes. Par
exemple
forte concurrence, baisse de la demande, hausse des
prix, etc,
7. Autres qualités : Outre les qualités susmentionnées,
le chef de bureau doit faire preuve du plus haut niveau
d'intégrité.
le plus haut niveau d'intégrité et doit être honnête et
éthique dans ses relations avec tout le monde, tant à
l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation.
à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Il doit
pouvoir être contacté et consulté librement par les
personnes de tous les départements de l'organisation.
Il doit être capable de gérer les situations avec
diplomatie.