des voyages d'affaires

1.1 Définition des voyages d'affaires

Selon Wursanto (2006 : 209), les voyages officiels sont
"Voyage officiel effectué par le chef d'une institution ou d'une entreprise en vue d'exercer des fonctions
officielles". La définition générale d'un voyage officiel est un voyage effectué par des employés ou le
personnel d'une entreprise et lié à ses fonctions officielles.

Types de voyages d'affaires

Revu en fonction du pays de destination, les voyages d’affaires se répartissent en deux types, à savoir :
 Voyages d'affaires nationaux
 Voyages d'affaires interurbains dans une province
 Voyages d'affaires interprovinciaux
 Voyages d'affaires à l'étranger ou voyages inter-pays

1.2 Objet du voyage d'affaires

1. Déplacements d'affaires pour assister à des réunions d'affaires. Dans le but d'explorer des
opportunités commerciales de collaboration avec d'autres entreprises. Ce qui doit être préparé par les
dirigeants, entre autres, c'est un matériel de coopération contenant les objectifs de la coopération, les
formes de coopération et les mécanismes de partage des bénéfices.
2. Déplacements professionnels pour assister à des séminaires ou à des réunions de travail nationales.
Ce que les dirigeants doivent préparer, c'est étudier attentivement les documents de réunion ou les
documents de séminaire qui sont généralement spécifiés et joints à l'invitation au séminaire.
3. Déplacement professionnel pour assister à l'Assemblée Générale des Actionnaires (GMS). Les
dirigeants doivent comprendre les droits et obligations des actionnaires et préparer les documents qui
ont été reçus par les actionnaires.
4. Déplacements d'affaires pour ouvrir un bureau ou une succursale. Les éléments à préparer sont le
profil de l'entreprise en vue de la rédaction d'un acte notarié établissant la succursale de l'entreprise,
ainsi que la personne qui sera préparée en tant que dirigeant de la succursale.
5. Voyages d'affaires pour suivre des études et des formations. Les dirigeants doivent préparer des
ouvrages de référence et des documents de formation.
6. Voyages d'affaires pour effectuer des visites de travail dans d'autres régions ou pays. Les dirigeants
doivent être capables de formuler clairement les buts et les objectifs de la visite.

1.3 Procédures pour effectuer des voyages d'affaires

Il existe trois manières de gérer et de préparer tout ce qui concerne un voyage d'affaires, à savoir :

1) Département des voyages internes (Division des voyages)

Le département des voyages d'affaires est une division ou une section d'une entreprise qui gère
spécifiquement les voyages d'affaires pour une entreprise et est responsable de la préparation
des documents, de l'organisation des billets et des hôtels où la direction séjournera, ainsi que
des finances et du financement pendant les voyages d'affaires.

2) Bureau de voyages (Bureau de voyages)

Certaines entreprises font appel aux services d’agents de voyages pour préparer leurs voyages
d’affaires car c’est plus pratique et moins compliqué pour l’entreprise. Dans ce cas,
 l'administration du bureau ou le secrétaire doit choisir une agence de voyages digne de
confiance.
3) Administration de bureau ou secrétaire
Si le chef du bureau demande lui-même à l'administration du bureau ou au secrétaire de
préparer lui-même le voyage d'affaires, alors l'administration du bureau ou le secrétaire doit
immédiatement préparer tout ce qui concerne le voyage d'affaires du chef, comme tous les
documents de l'entreprise, les dispositions relatives aux passeports, aux visas, les billets et
l'hôtel que le chef préfère.

1.4 Documents à emporter en voyage d'affaires

Un document de voyage d'affaires est une preuve écrite ou imprimée qui peut fournir des
informations à la direction lors d'un voyage d'affaires. Les documents de voyage d’affaires
peuvent être regroupés en deux types, à savoir :

- Documents internes
Les documents internes sont des documents émis par l'entreprise ou l'agence concernée. Les
documents internes comprennent :
 Lettre de mission
 Ordre de voyage officiel (SPPD)

- Documents externes
Les documents externes sont des documents délivrés par les agences compétentes et
utilisés pour les voyages d'affaires. Les types de documents externes comprennent :

 Passeport (Passeport)
Un passeport est l'identité d'un citoyen qui voyagera à l'étranger. Un passeport peut être
utilisé plusieurs fois tant qu'il est encore valable ou qu'il existe encore une feuille pour
l'autorisation de sortie. La durée de validité du passeport est de cinq ans.

Échange hors site

2.1 Échange hors site

Selon inevent.com, l'échange hors bureau est un processus ou une activité dans lequel les travailleurs ou
les employés d'une entreprise ou d'une organisation échangent leur lieu de travail ou leurs tâches avec
des travailleurs d'un autre bureau ou emplacement. L'échange hors site, dans le contexte des affaires ou
du commerce, fait référence à l'activité d'échange de biens ou de services qui a lieu en dehors de
l'emplacement physique du bureau ou du lieu d'affaires d'une entreprise. Cela peut inclure des
transactions sur le terrain, des ventes directes aux consommateurs dans un endroit spécifique ou des
échanges commerciaux en dehors d'un environnement de bureau en général.

Le hors site est une technique largement utilisée. Il s'agit d'offrir la possibilité d'exercer des activités
professionnelles en dehors de l'entreprise. Ce type de travail s'est développé et a fourni de meilleurs
résultats aux entreprises.

a. Les principaux avantages que les entreprises peuvent obtenir pendant et après les réunions hors
site :
1. Innovation accélérée : quitter son environnement habituel, changer sa routine quotidienne et
interagir avec des collègues avec lesquels on ne travaille pas habituellement est inspirant.

2. Construire une communauté : les travailleurs apprécient souvent des actions comme celle-ci, ils
auront donc une bonne impression de l'entreprise.

b. Définir le succès en dehors du bureau

La meilleure façon de mesurer les résultats positifs hors site est de vous assurer de convertir les
informations que votre équipe vous apporte hors site en action après l'événement.

Profitez également de cette opportunité pour identifier de nouveaux comportements. Par

exemple : une personne timide peut devenir un excellent orateur. Ou peut-être qu’une équipe
qui ne travaille pas efficacement révélera probablement les problèmes de communication
auxquels elle est confrontée.

2.2 Gestion des rendez-vous clients en dehors du bureau

La gestion des réunions clients hors site est le processus de planification, d'organisation et de
réalisation de réunions entre une entreprise ou une organisation et des clients ou des
partenaires commerciaux en dehors de leur bureau ou de leur lieu d'affaires. Voici quelques
étapes importantes dans la gestion des réunions clients hors site :
1. Planification : identifiez les objectifs de la réunion, l'ordre du jour et les messages à transmettre
aux clients. Déterminez un lieu et une heure appropriés.
2. Planification : planifiez des réunions en fonction de la disponibilité de vos clients et de votre
équipe. Assurez-vous de fournir un préavis suffisant à toutes les parties impliquées.
3. Préparation : Assurez-vous que tous les documents ou présentations requis sont prêts avant la
réunion. Vérifiez les équipements et les appareils technologiques qui pourraient être
nécessaires.
4. Exécution : Lors des réunions, communiquer clairement, écouter les besoins des clients et
fournir des solutions ou des informations pertinentes.
5. Suivi : Après la réunion, effectuez le suivi approprié, comme l'envoi d'un résumé de la réunion,
le suivi d'un rendez-vous ou la création d'un plan de suivi.

2.3 Technologie en échange hors site

La technologie a joué un rôle important en facilitant les échanges en dehors du bureau,
notamment dans les affaires et les communications. Voici quelques exemples de technologies
utilisées pour les échanges hors site :
1. Email : L’e-mail est l’un des principaux outils de communication en entreprise. Il permet aux
gens de communiquer et d’échanger des informations par voie électronique, sans avoir à se
trouver au bureau.
2. Applications de collaboration : des applications telles que Slack, Microsoft Teams et Zoom
permettent aux équipes de travailler ensemble et de communiquer efficacement, quel que soit
leur emplacement physique.
3. Cloud Computing : les services cloud tels que Google Drive, Dropbox et Microsoft OneDrive
permettent d'accéder aux documents et aux données de n'importe où, facilitant ainsi l'échange
d'informations en dehors du bureau.
4. Applications mobiles : les applications mobiles permettent d'accéder aux e-mails, aux calendriers
et à d'autres outils de collaboration sur les téléphones, permettant ainsi aux utilisateurs de
rester connectés même lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

2.4 Éthique dans les échanges hors site

L’éthique dans la conduite des échanges en dehors du bureau est très importante pour maintenir
le professionnalisme et de bonnes relations. Voici quelques principes éthiques à garder à
l’esprit :
1. Transparence : Parlez honnêtement et ouvertement du but de l’échange et des conflits d’intérêts
potentiels.
2. Conformité légale : assurez-vous que la bourse est conforme aux réglementations et lois
applicables.
3. Respect : Respectez la vie privée et les droits des personnes impliquées dans l'échange.
4. Ouverture : Fournir les informations nécessaires aux parties impliquée et bien communiquer.
5. Conflits d'intérêts : évitez les conflits d'intérêts ou, s'ils existent, gérez-les judicieusement et
transparent.
6. Courtoisie : Maintenir un comportement poli et respectueux lors des échanges à en dehors du
bureau.
7. Considérations sociales et environnementales : prendre en compte les impacts sociaux et
environnementaux de l'échange.