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LABORATION DUN MANUEL DE PROCEDURES DES ENTREPRISES

1. DEFINITION DU MANUEL DE PROCEDURES


Un manuel de procdures est un ouvrage dans lequel sont dfinies les procdures permettant dassurer le contrle
interne dune organisation.
Le contrle interne est lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but dun ct
dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre, lapplication des
instructions de la direction et de favoriser lamlioration des performances.

Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de lentreprise pour
maintenir la prennit de celle-ci.
Les procdures dfinies doivent permettre dassurer la sparation des fonctions maximisant ainsi la scurit et
diminuant toute possibilit de malversations internes ou externes.

2. LOBLIGATION DU CORPUS JURIDIQUE DU SYSCOHADA


Ltablissement dun manuel de procdures est prsent comme une ncessit de gestion pour les entreprises et
les associations. Il est devenu une obligation depuis le 1er janvier 1998 avec lentre en vigueur du
SYSCOHADA.
En effet, selon larticle 16 du rfrentiel juridique du SYSCOHADA toute entreprise tablit une documentation
dcrivant les procdures et lorganisation comptable. Cette documentation est conserve aussi longtemps quest
exige la prsentation des tats successifs auxquels elle se rapporte .

a. Champ dapplication
Larticle 16 du rfrentiel juridique prcise quil sagit de toutes les entreprises relevant du champ dapplication
du SYSCOHADA. En consquence toutes les entreprises relevant du SYSCOHADA sont tenues dtablir le
manuel des procdures. Il sagit notamment :
Des socits commerciales,
Des coopratives,
Des associations,
Des entreprises publiques de type priv.

b. Objet du manuel de procdures


Le manuel de procdures est un document descriptif qui doit permettre une meilleure comprhension des
systmes dinformations et une amlioration de la gestion comptable et administrative.
La procdure doit rpondre aux questions suivantes :
Quelle est lorganisation gnrale de lentreprise ?
Comment les informations de base sont-elles saisies ?
Comment sont-elles traites ?
Comment passe-t-on des informations comptables de base aux documents de synthse et
rciproquement ?
Comment conserve-t-on la trace des informations de base ?
3. PRESENTATION DU MANUEL DES PROCEDURES
Nous analyserons les informations contenues dans le manuel avant de prsenter ses caractristiques.

a. Contenu du manuel
Le rfrentiel juridique du SYSCOHADA, ne donne aucune prcision sur le contenu de la documentation.
Mais pour tre un ouvrage de rfrence sur le plan professionnel, le manuel doit contenir au moins les
informations suivantes :
Gnralits sur lentreprise
Informations gnrales (nom, forme, sige social, capital etc.),
Lorganigramme gnral de lentreprise,
Intervenants extrieurs et rle de chacun.

lments gnraux relatifs la saisie des informations


Organigramme dtaill de la fonction comptable (rpartition des tches),
Plan de comptes et listes des journaux utiliss,
Procdures internes dlaboration et de saisie des informations de base,
Classement des pices comptables et archivage,
Type de classement,
Lieu de classement,
Modalits de contrles des procdures.

lments relatifs au traitement des informations de base


Systmes et moyens comptables :
Type de systme : classique centralisateur
Moyens utiliss : manuel, informatique
Informations comptables produites par lentreprise :
Documents obtenus : journaux, balances, comptes et autres tats comptables,
Livres lgaux : journaux, inventaire

lments relatifs ltablissement des comptes annuels


Procdure dinventaire,
Procdures de passage des comptes aux postes des tats financiers,
Rgles dvaluation et options comptables retenues,
Procdures dlaboration de lannexe.
b. Caractristiques du manuel de procdures
Forme du manuel
Aucune prcision nest fournie dans le rfrentiel juridique SYSCOHADA sur la forme du document. Nous
conseillons une prsentation sous forme de feuillets mobiles. En effet cette prsentation permet des mises jour
rapides en fonction de lvolution de lorganisation interne.

Conservation et mise jour


Daprs larticle 16 du rfrentiel juridique SYSCOHADA, le manuel de procdures est conserv aussi
longtemps quest exige la prsentation des tats successifs auxquels il se rapporte . En dautres termes, larticle
24 du SYSCOHADA sapplique en la matire : les livres comptables ou les documents qui tiennent lieu, ainsi
que les pices justificatives sont conserves pendant 10 ans . Il est donc obligatoire de conserver en archives les
diffrentes versions du manuel.

En effet, la rdaction du manuel tant une obligation lgale, ladministration est en droit de rclamer la production
de cette documentation lors dun ventuel contrle. Par ailleurs, tant un outil de gestion, ce manuel doit voluer
au rythme de lvolution de lentreprise.

4. TECHNIQUES DELABORATION DUN MANUEL DES PROCEDURES


La rdaction du manuel de procdures peut tre effectue par un dpartement interne socit ou par un
professionnel extrieur la socit.
Quelque soit le type dapproche retenu, une dmarche logique doit tre suivie allant de la collecte dinformations
relatives aux procdures jusqu la rdaction dfinitive du document.

a. Techniques dapproches de rdaction


Plusieurs techniques sont utilises :
Le libre entretien
Les questionnaires descriptifs
Les diagrammes de circulation

. Le libre entretien
Cette technique consiste se faire dcrire les procdures en vigueur sans utiliser le moindre support.

. Les questionnaires descriptifs


Il sagit de questionnaires servant dcrire les procdures.

. Les diagrammes de circulation


Un diagramme est une reprsentation graphique dune suite doprations dans laquelle les diffrents postes de
travail, de dcisions, de responsabilits et doprations sont reprsents par des symboles runis les uns aux autres
selon lorganisation administrative de lentreprise.

. Indexation gnrale des procdures


Pour faciliter lidentification des diffrentes procdures, on procde une codification de type alphanumrique
qui peut se prsenter de la faon suivante :
Exemple de codification des procdures dachat :
ACHA01 : procdure dachats de fournitures de bureau
ACHA02 : Procdure de rception des commandes
ACHA03 : Procdure de traitement des factures fournisseurs
ACHA04 : Procdure rglement des factures fournisseurs

b. La collecte des informations


Gnralits sur lentreprise
Nom, forme, capital, sige social
Activit, les effectifs
Organigramme gnral de lentreprise avec indication des services et le nom de leur responsable
Intervenants extrieurs (expert comptable, commissaire aux comptes, consultant).

. lments gnraux relatifs la saisie des informations


Organigramme dtaill de la fonction comptable ;
Plan de comptes de rfrence ;
Procdures internes dlaboration et de saisie de linformation de base ;
Description des procdures par les diagrammes de circulation des documents (par les cycles ou processus
dexploitation) ;
Classement et archivage (critres de classement, modalits de classement et lieu de classement)

. lments relatifs au traitement des informations de base


Nature du systme de traitement utilis,
Modalits de contrle,
Liste des documents produits,
Livre journaux, balances gnrales, grands livres etc.

. lments relatifs ltablissement des comptes annuels


La description des procdures dinventaire ;
La procdure de passage des comptes aux postes du bilan du compte de rsultat et du tableau financier des
ressources et emplois (TAFIRE) ;
Les rgles dvaluation et les options comptables retenues par lentreprise ;
La procdure dlaboration de ltat annex.

. Description des fonctions


Il sagit didentifier les diffrentes fonctions de lentreprise et de faire ressortir les relations existant entre elles.
On peut citer par exemple les fonctions suivantes :
Achats,
Ventes
Immobilisations,
Trsorerie,
Stocks,
Personnel, etc..
A ces fonctions nous rattachons leurs composantes pour la dfinition de la procdure concerne.
Procdure dachat
Commande
Rception
Enregistrement comptable
Paiement des factures
Avoirs
Suivi des comptes fournisseurs

Procdure des ventes


Prix de ventes
Commandes
Expdition
Facturation
Enregistrement comptable
Encaissement des factures
Avoirs
Suivi des comptes clients

Procdure des immobilisations


Suivi des mouvements
Inventaire physique
Enregistrement et suivi comptable
Protection

Procdure des stocks


Suivi des mouvements
Inventaire physique
Valorisation
Protection

Procdure de trsorerie
Dpenses
Recettes
Enregistrement et suivi comptable
Protection des valeurs

Procdure de paie
Gestion du personnel
Prparation de la paie
Enregistrement et suivi comptable
Paiement du personnel
. Dfinition des objectifs
Il convient en outre de dfinir pour chaque fonction un objectif prcis.

PROCEDURES PAR FONCTION


Fonctions Services Objectifs des procdures
Achats Achats Les achats de marchandises et
services doivent tre faits en
fonction des besoins de lentreprise,
par les personnes autorises et dans
des conditions optimales de prix,
quantit, qualit et dlais de
livraison.
(exemple dorganisation : existence
de demandes dapprovisionnements,
de bons dautorisation de
commandes, de critres de slection
des fournisseurs, de suivi des
quantits commandes et livres,
etc)

Rceptions Les rceptions doivent correspondre


en qualit et quantit aux
commandes effectues et sont faites
dans les dlais prvus(exemples
dorganisation : existence de bons de
rception/ bons de commande, de
procdure de contrle et de suivi des
quantits commandes et livres,
etc)

Comptabilit fournisseurs Enregistrement correct des factures


au fur et mesure de leur rception.
(exemples dorganisation :
transmission des doubles des bons
de commandes et de rception la
comptabilit, enregistrement direct
des factures au courrier, indication
de la rfrence de lenregistrement
comptable sur la facture, classement,
etc.)

Paiement des factures Le paiement est autoris, effectu


bonne date ; les doubles rglements
sont impossibles. (exemple
dorganisation :rapprochement bons
de commande/ bons de rception/
factures, paiement au vu dun
original de la facture avec mention
immdiate du paye ,
enregistrement comptable, etc.)
Ventes Commercial Les commandes doivent tre
acceptes dans les condition de
vente fixes par lentreprise.
(exemple dorganisation : existence
de bons de commande, procdure
dautorisation, analyse de solvabilit
et des risques clients, etc.)

Comptabilit clients Le suivi des rglements et des


ventuels retards est opr
correctement, (exemple
dorganisation : existence de
relances clients, autorisation prvue
pour les prorogations de dlai,
enregistrement immdiat des
rglements, etc.)

Immobilisations Acquisitions Les investissements doivent


correspondre aux besoins de
lentreprise ; ils doivent avoir t
acquis dans les meilleures
conditions. (Exemples
dorganisation : autorisation des
investissements, suivi par rapport
aux budgets, procdures de
slection, etc.)

Protection Les immobilisations font lobjet de


procdures de conservation
physique, et de maintenance
technique. (exemples dorganisation
suivi dune fiche dentretien,
inventaires physiques rguliers,
procdures dassurances contre les
risques, suivi du fichier comptable
des immobilisations, etc.)

Cession Les cessions dimmobilisations


doivent tre opres dans des
conditions optimales ; les mises au
rebut doivent lobjet dun suivi
particulier. (exemples
dorganisation : tudes des cessions,
constatation des mises au rebut par
procs-verbal, etc.)

Trsorerie Dcaissements Les dcaissements doivent tre


justifis et autoriss. (exemples
dorganisation : sparation des
fonctions, autorisation donne au vu
de pices justificatives, mention du
paiement sur celles-ci,
enregistrement comptable correct,
etc.)
Encaissements Les rglements sont dment suivis et
enregistrs. (exemples
dorganisation : transmission rapide
des rglements du service courrier,
dpt rapide en banque,
enregistrement comptable jour, etc.
)

Contrle et conservation Contrles dexistence et protections


contre vol. (exemple dorganisation :
utilisation de coffres, suivi des tats
de rapprochement bancaire, suivi des
relevs de titres, etc.)

Comptabilisation Enregistrement correct des


oprations en comptabilit. (exemple
dorganisation : sparation des
fonctions, enregistrement jour,
etc)

Stocks Mouvements Les mouvements de stocks doivent


(entres/sorties) tres autoriss et suivis. (exemple
dorganisation : sparation des
fonctions, existence de bons dentre
et de sortie, contrles physiques, etc.
)

Conservation La protection des stocks doit tre


assure contre les dtriorations,
fraudes, dgradations physiques,
gaspillages, etc. (exemple
dorganisation : existence de
procdures de surveillance et de
contrle des accs, assurances
suffisantes, superficie des locaux
adapte au stockage, etc.)

Recensement Une procdure de recensement des


lments en stocks doit exister.
(exemple dorganisation : inventaire
comptable permanent ou
intermittent, rapprochement
priodique avec les quantits relles,
procdures de comptage et
dinventaire, etc.)

Personnel Embauche Le recrutement doit correspondre


aux besoins de lentreprise (en
nombre et en qualification).
(exemples dorganisation : existence
de dfinitions postes, cration de
dossiers du personnel, rdaction de
contrats de travail, etc.)
Etablissement de la paie Le personnel doit tre pay
conformment aux contrats de
travail et la lgislation en vigueur.
(exemples dorganisation : suivi des
heures, contrle des lments de
base, sparation des fonctions,
approbation des lments, etc.)

Paiement des rmunrations Les paiements des salaires et des


charges doivent tre exacts et
correspondre la ralit. (exemples
dorganisation : sparation des
tches, vrification des paiements
avec le personnel prsent dans
lentreprise, pointage et
rapprochement des charges avec les
salaires bruts, etc.)

Comptabilisation de la paie Suivi correct des lments pays et


dclars. (exemple dorganisation :
vrification des soldes,
enregistrement chronologique,
sparation des fonctions, etc.)
5. EXEMPLE DUNE PROCEDURE DE CAISSE-DEPENSE
Entreprise GESTION DE LA CAISSE TRE.01
OPERATIONS SE Rdig le : Rvis le
RAPPORTANT A LA 09/12/04
CAISSE-DEPENSE

OBJECTIFS
Les procdures de la gestion de la caisse dpense visent instaurer une organisation optimale de toutes les
transactions lies aux sorties despces.
Elles permettront de sassurer que toutes les oprations de dcaissements en espce sont autorises par la
direction de lentreprise et quelles sont justifies.

Rgles de gestion des dcaissements


Le seuil maximal de la caisse est de
Toutes les dpenses dun montant suprieur doivent obligatoirement tre rgles par chque ou virement
bancaire.

DESCRIPTION
TRE 01 Les oprations se rapportant la caisse dpenses
Le dcaissement en espce
Lapprovisionnement de la caisse

ETAPES INTERVENANTS DESCRIPTION DE DOCUMENT ET


LA TACHE INTERFACE
1 Sortie de caisse
Responsable du service 1. tablit un bon de caisse Bon de caisse
demandeur matrialise par une fiche
de sortie de caisse, en
deux (2) exemplaires
Responsable du service 2. Transmet le document Bon de caisse
demandeur au responsable
hirarchique pour
validation.
Chef comptable 3. A la rception du bon Bon de caisse
de caisse apprcie
l'opportunit de la dpense
conformment aux rgles
de gestion en vigueur au
sein de lentreprise
Chef comptable 4. En cas de rejet du bon Bon de caisse
de caisse, transmet les
exemplaires du bon de
caisse au responsable du
service demandeur en y
indiquant les motifs du
rejet ,
Chef comptable 5. Dans le cas contraire, Bon de caisse
signe les exemplaires du
bon de caisse et les
transmet au responsable de
la caisse pour le
dcaissement
Assistante 6. Vrifie la signature du Journal de caisse
bon de caisse, procde au
dcaissement, et renseigne
son journal de caisse
Assistante de direction ou 7. Rappelle au bnficiaire
autre que les justificatifs doivent
tre fournis dans les 24
heures.
Assistante de direction ou 8. Archive un exemplaire Bon de caisse
autre du bon de caisse.
2 Arrt de caisse
Chef comptable 1. Fait la situation Dtail des entres et sorties
journalire des entres et de caisse
des sorties de caisse, et y
joint tous les justificatifs
chef comptable 2. Procdent un contrle Fiche darrt de caisse
ou autre contradictoire du solde
physique et du solde
thorique de caisse
chef comptable 3. Renseignent une fiche Fiche darrt de caisse
ou autre d'arrt de caisse
chef comptable 4. En cas de concordance Fiche darrt de caisse
ou autre entre les soldes thorique
et physique, signent
conjointement la fiche
d'arrt de caisse
chef comptable 5. En cas de diffrence de
ou autre soldes, recherchent
ensemble les causes de
lcart.
Le comptable 6. Procde la
comptabilisation des
oprations passes sur la
caisse.
Le comptable 7. Archive tous les
documents obtenus.
3 Autorisation
dapprovisionnement
Assistante de direction ou 1. Ds que la caisse atteint
autre un seuil de 50 000 F CFA
tablit un bon
dapprovisionnement de la
caisse.
Assistante de direction 2. Transmet ltat
d'approvisionnement, la
fiche d'arrt de caisse au
Prsident/directeur de
lentreprise.
Chef comptable 3. Vise le bon Bon dapprovisionnement
dapprovisionnement, Chque + copie
prpare, signe le chque
dapprovisionnement et
transmet la liasse au
responsable de la caisse.
Grant Le grant fait le retrait Chque
des fonds la banque et
les reverse dans la caisse
Comptable 5. Procde la
comptabilisation de
lopration et archive la
copie du chque.

Exemple dune procdure de recrutement


Objectifs
Cette procdure a pour objectif de doter lentreprise en personnel comptent dans le respect des
rglementations en vigueur.
Rgles de gestion
La procdure de recrutement du personnel est soumise aux rgles suivantes :
Le recrutement du personnel doit correspondre un besoin n dune vacance de poste ou dun besoin en
personnel constat par le responsable habilit.
Les tests de recrutement sont effectus par un Comit dEmbauche qui comprend :
- Le Grant ;
- Le responsable du service demandeur.
La slection dfinitive est effectue par le Grant.
Les contrats de travail sont tablis par un conseiller juridique en deux exemplaires.
Les contrats de travail sont rgis par les dispositions du Code du Travail et des Conventions Collectives en
vigueur en Cte dIvoire.
TAPES INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA DOCUMENT ET
TACHE INTERFACE

Expression du besoin en
personnel
Responsable de service 1. Adresse au Grant un mmorandum Mmorandum
motiv de demande de recrutement
comportant la dfinition et le profil du
poste.
Grant 1. Analyse le mmorandum et y Mmorandum
apporte les modifications quil juge Budget
ncessaire.
2. Vrifie dans le budget que le
recrutement a t prvu.
3. Signe le mmorandum pour accord
et le transmet au Responsable
Comptable.
4. En cas de refus, le Grant rdigera
un mmorandum motiv.
Responsable Comptable 1. Sur la base du mmorandum valid Avis de recrutement
par le Grant, rdige un avis de
recrutement
2. Transmet lavis au Grant pour
validation.
Grant 1 .Analyse lavis, fait procder aux Avis de recrutement
corrections ventuelles.
2. Transmet lavis au Responsable
Comptable.
Responsable Comptable 1. Fait publier lavis de recrutement Avis de recrutement
par les voies choisies.

2 Slection des candidats


Assistante de direction 1. Reoit les dossiers des candidats et Liste provisoire des
tablit une liste des candidats quelle candidats
transmet au Comit dEmbauche Dossiers de candidature
accompagn des dossiers des
candidats.
Comit dEmbauche 1. Procde au tri des candidats et Liste provisoire des
tablit une liste dfinitive. candidats
Dossiers de candidature
Assistante de direction 1. Convoque les candidats retenus pour Liste dfinitive des
les entretiens. candidats
Comit dEmbauche 1. Effectue les entretiens avec les
candidats slectionns.
1. Dlibre et retient le candidat
correspondant aux critres de slection
retenus.
1. Rdige un PV de dlibration. PV de dlibration.

3 tablissement du contrat de
travail

Grant 1.tablit un projet de contrat de travail. Projet de contrat de travail


1. Opre une revue du contrat avec le
candidat retenu et effectue les
corrections ncessaires.
1. Fait tablir le contrat de travail Contrat de travail dfinitif
dfinitif en deux exemplaires par le
conseil juridique.
1. Signe, avec le candidat, les deux Contrat de travail dfinitif
exemplaires du contrat dfinitif et sign
remet un exemplaire du contrat sign
au nouveau salari.
1. Obtient la signature du candidat
retenu sur les deux documents et lui
remet un exemplaire du contrat de
travail.
1. Transmet le contrat de travail au Contrat de travail sign
Responsable Comptable ainsi que le
dossier de candidature du nouveau
salari.
Responsable Comptable 1. Classe le contrat de travail et le Contrat de travail
dossier de candidature dans le dossier
individuel du salari.

Exemple dune procdure de cong


Objectifs
Lobjectif de cette procdure est de permettre une organisation rationnelle des dparts en vacances du
personnel de lentreprise afin :
De garantir la continuit du service aux clients par une planification.
Rgles de gestion
Le droit de jouissance au cong est acquis pour tous les travailleurs aprs douze mois de travail effectif (Art.2,
Dcret n 98-39 du 28 janvier 1998 du Code du Travail).
En dbut dexercice, un planning des congs doit tre tabli afin de concilier au mieux les priodes de vacances
choisies par le personnel de lentreprise et la ncessit de continuit de service.
Toute demande de congs doit tre signe par le Responsable du service du salari et par le Grant.
Si la date effective de reprise de service est postrieure la date officielle alors les jours additionnels doivent tre
justifis. Sils ne le sont pas, ils doivent tre traits conformment au rglement intrieur de lentreprise.
Il est dlivr au travailleur une note indiquant les dates de dbut et de fin du cong.

Moyens
Dossiers individuels du personnel
Logiciel de paie

DESCRIPTION DE DOCUMENT ET
TAPES INTERVENANTS
LA TACHE INTERFACE
1 Planification des congs
des congs annuels
Tous les Responsable 1.En dbut dexercice, recense Planning des congs
de service auprs de chaque agent de son
ASM service les dates de dpart en
congs souhaites.
2.Centralise ces prvisions et
procde un arbitrage en
concertation avec le personnel
3.tablit le planning des congs
de la socit.
4.Transmet le planning de
congs au Grant.
Grant 1.Reoit les plannings des Planning des congs
congs des services.
2.Fait porter sur les planning les
corrections ventuelles.
3.Transmet les plannings
dfinitifs :
- A chaque responsable
de service,
- Au Contrleur de
gestion,
- Au Responsable
Comptable.

2 Formulation de la
demande de congs
Agent 1. Renseigne une fiche de Fiche de demande de
demande de congs congs
annuels.
2. Transmet la fiche au
Responsable de son
service.
3 Analyse de la demande de
congs

Responsable de service 1. Vrifie sur le planning Fiche de demande de


que les dates congs
demandes Planning des congs
correspondent aux
dates prvues.
Si les dates concordent

1. Appose sa signature
sur la demande de
congs.
2. Informe le salari de
lacceptation de la
fiche de demande de
congs.
3. Transmet la demande
de congs au Grant.
Si les dates ne concordent
pas

1. Indique sur la fiche son


refus et le motif.
2. Informe le salari du
rejet de la demande de
congs.
3. Transmet la fiche de
demande de congs au
Grant.
Grant 1. Appose sa signature
sur la demande de
congs
2. Transmet la demande
de congs au
Responsable
Comptable.
4 Traitement de la demande
de congs
Responsable La demande de congs a t Demande de congs
Comptable accepte
1. Effectue deux copies
de la demande de
congs.
2. Classe une copie de la
demande de congs
dans le dossier des
variables de paie.
3. Transmet une copie de
la demande de congs
lagent.
4. Classe loriginal de la
demande de congs
dans le dossier
personnel de lagent
la rubrique
correspondante.
La demande de congs a t
rejete
1. Effectue une copie de
la demande de congs.
2. Transmet une copie de
la demande de congs
lagent.
3. Classe loriginal de la
demande de congs
dans le dossier
personnel de lagent
la rubrique
correspondante.
5 Dpart du salari

Responsable 1. tablit lattestation de Fiche de demande de


Comptable cong. congs
2. Joint lattestation la Attestation de congs
fiche de demande de
congs dment signe.
3. Transmet lattestation
au Grant.
Grant 1. Compare les deux
documents.
2. Fait corriger
lattestation de congs
sil y a lieu.
3. Appose sa signature
sur lattestation de
congs.
4. Transmet les
documents au
Responsable
Comptable.
Responsable 1. Effectue une copie de Attestation de congs
Comptable lattestation de cong.
2. Transmet loriginal de
lattestation lagent.
3. Recueille la signature
de lagent sur la copie
de lattestation.
4. Classe la copie de
lattestation dans le
dossier personnel de
lagent.
6 Reprise de service

Responsable de Service 1. Informe le


Responsable
Comptable de la
reprise de service de
lagent.
Responsable 1. Porte linformation
Comptable dans ltat des
variables de paie.

6. GUIDE DUTILISATION DU MANUEL DES PROCEDURES


A quoi sert une procdure ?
Elle sert dcrire ce qui se fait afin :
de connatre ce qui se fait ;
de faire connatre ce qui se fait ;
damliorer ce qui se fait.

Quand doit-on utiliser une procdure ?


Lorsquil y a une affection un nouveau poste ;
Lorsquil y a un remplacement un poste ;
Lorsque lon a oubli ce quil faut faire ;
Lorsque lon ne sait pas ce quil faut faire ;
Lorsque lon doit rgler un problme ;
Lorsque lon nest pas daccord sur ce quil y a faire.

Pourquoi utiliser une procdure ?


Car, elle offre un cadre de justification des dcisions dun agent, avec comme consquence la possibilit :
de faire confiance aux informations reues ou aux agents les ayant fournies, la procdure servant de gage ;
de prendre des initiatives, la procdure servant de justificatif posteriori ;
de sanctionner avec objectivit ;
de rclamer avec objectivit.

Qui vrifie que le travail est effectu selon les procdures ?


Soi-mme ;
Le responsable hirarchique ;
Occasionnellement les Auditeurs et Contrleurs internes ou externes et missions de supervision des
bailleurs de fonds.

Comment seffectue cette vrification ?


En comparant :
ce qui est fait par rapport ce qui est crit ;
ce qui nest pas fait par rapport ce qui est crit ;
ce que lon aurait d faire par rapport ce qui est crit.

Que doit-on faire si la procdure est diffrente de la pratique habituelle ?


En discuter avec la coordination, il se peut que :
la procdure crite doive tre rvise pour prendre en compte ce qui se passe sur le terrain ;
la coordination dsire que lon procde diffremment.

Que fait le responsable avec les procdures ?


Il sen sert pour :
dcrire les postes de travail ;
contrler la qualit des oprations ;
spcifier les amliorations apporter ;
valuer la performance des agents.

Est-il possible de modifier une procdure ?


Une procdure comprend :
les directives qui sont des rgles mises par la Direction. Ces rgles ne peuvent tre changes que par la
Direction ;
une faon dexcuter ces directives. Il est possible de proposer des amliorations sur cette faon de faire.

A quelles questions un manuel de procdures doit nous permettre de rpondre ?


O se situe la procdure ?
O trouve-t-on ces procdures dans le projet ?
A quelle tape de la procdure sommes nous ?
De quel type de procdure sagit-il ?
Quand la procdure a-t-elle t rdige ?
Qui intervient dans la procdure ?
A quel groupe de tche est affect un agent ?
Que doit concrtement faire cet agent ?
Comment doit-il le faire ?
De quels documents et/ou logiciels dispose-t-il ?
A quelles autres procdures doit-il se rfrer ?
Sommaire dun manuel de procdures administratives, comptables
et financires

1re Partie : Prsentation gnrale



o Prsentation de la socit
o Structure organisationnelle
o Descriptif des tches
o
2me Partie : Prsentation du manuel des procdures
Primtre couvert par le manuel
Formalisation des procdures
Vie du manuel
Guide dutilisation du manuel

3me Partie : Revue des procdures administratives, comptables et financires

3.1 Processus Direction et gestion de lentreprise

Processus Direction Gnrale


Processus Gestion des courriers et de la communication interne
Processus Gestion des visiteurs

Etc.

3.2 Processus Mtiers


Processus Achats et relations avec les fournisseurs
Processus Production
Processus Ventes et relation avec les clients

Processus supports fonctionnels

Processus Investissement
Processus Trsorerie
Processus Gestion des ressources humaines
Processus Systmes dinformation et informatique
Processus Production de linformation comptable et financire

Descriptif des tches


Les fiches ci-aprs concernent les postes de responsabilit, ainsi que les agents administratifs principaux.
Elles ne constituent pas des fiches de fonction. Elles rcapitulent, pour chaque agent, les diffrentes tches
identifies dans la description des procdures.
Les tches seront regroupes par domaine tudi.
Les postes dcrits sont les suivants :
Grant
Responsable commercial
Contrleur de gestion
Assistante de direction
Responsable Comptables
Responsable Informatique
Responsable Logistique
Responsable Commercial

CONTRLEUR DE GESTION
Service : Contrle de gestion
Suprieur : Grant
hirarchique
Services : Aucun
dpendants
Domaine Gestion des ressources humaines
Domaine Gestion des courriers et de la communication interne
Domaine Accueil visiteurs
Domaine Imputations comptables:: Valide les provisions
Domaine Arrt des comptes
- Dfini et formalise les procdure dinventaire
- Ralise les inventaires
- Valorise le stock
Domaine Contrles gnraux
Domaine Gestion des stocks
- Dfinition et formalisation des procdures dinventaire
Domaine Vente
Domaine Gestion des immobilisations
Domaine Gestion des frais gnraux
Domaine Gestion de la trsorerie
Domaine Budget et Reporting
Primtre couvert par le manuel
Procdures administratives
ACH Domaine Gestion des achats
ACH01 Suivi des prochains arrivages
ACH02 Rception et dpotage des marchandises
VEN Domaine ventes
VEN01 Ventes aux distributeurs agrs
VEN02 Ventes aux nouveaux distributeurs
DIS Domaine Gestion des distributeurs
DIS01 Formation des distributeurs
DIS02 Gestion des bonus
DIS03 Gestion des rclamations

GRH Domaine Gestion des ressources humaines


GRH01 Procdure de recrutement
GRH02 Procdure de tenue des dossiers du personnel
GRH03 Procdure dtablissement de la paie
GRH04 Procdure de gestion des avances et acomptes
GRH05 Procdure de gestion des prts
GRH06 Procdure de gestion des congs
GRH07 Procdure de gestion des absences et permissions
GRH08 Procdure dvaluation
GRH09 Procdure de gestion de la formation

COM Domaine Gestion des courriers et de la communication interne


COM01 Procdure de gestion des courriers arrivs
COM02 Procdure de gestion des courriers dparts
COM03 Procdure de gestion de la communication interne
VIS Domaine Gestion des visiteurs

Procdures comptables
IMP Domaine Imputations comptables
IMP01 Procdure denregistrement
IMP02 Procdure de classement des documents
IMP03 Procdure danalyse des comptes
ARR Domaine dArrt des comptes
ARR01
ARR02

Procdures financires
CTR Domaine Contrles Gnraux
CTR01
CTR02
STO Domaine Gestion des stocks
STO01
STO02
IMM Domaine Gestion des immobilisations
IMM01 Acquisitions de biens dquipement
IMM02

FRG Domaine Gestion des frais gnraux


FRG01Achats de fournitures stockables
FRG02
TRE Domaine Gestion de la trsorerie
TRE01
TRE02
BUD Domaine Budget et reporting
BUD01
BUD02

Formalisation des procdures


La conception du manuel s'appuie sur le cadre organique de la socit. Pour chaque procdure identifie, le
manuel prsentera :
Lintroduction prcisant :
Les objectifs viss ;
Les rgles de gestion qui gouvernent la procdure dcrite;
La description dtaillant les tapes de la procdure. Elle se prsente sous forme de tableau. Chaque tape sera
dcrite en prcisant :
Le numro de ltape ;
Le nom de lintervenant ;
Les tches excutes par lintervenant, ainsi que les contrles effectus
La liste des documents utiliss comme support.
Vie du manuel des procdures
Ce manuel est bien entendu destin tre mis jour au fur et mesure de lvolution du cadre structurel et des
changements intervenant dans le processus de traitement des oprations au sein de la socit .
La mise jour du manuel de procdures incombe en premier lieu la socit qui est le tmoin privilgi
de limpact de lvolution de lenvironnement sur ses mthodes de travail. Toutefois, le concours de tout
intervenant ou de toute personne partenaire de la socit est vivement encourag.
Fiche de fonction
Intitul de la fonction
Directeur administratif et financier
Mission :
Supervise et coordonne le travail des services dont il a la responsabilit .
Sassure de la production des dclarations fiscales et sociales dans les dlais et dans le respect de la
lgislation en vigueur et des procdures groupe.
Fiche de fonction : organigramme

Directeur administratif
Et financier

Responsable du Contrleur de
Service comptabilit Gestion central

Contrleurs de gestions
Trsorier du groupe
Des socits filiales

Responsable du service Responsable informatique


Paie de gestion

Fiche de fonction : activits et responsabilits


Activits principales
Organise le travail des services identifis ci-dessus et met en place les mthodes et procdures ncessaires
au bon fonctionnement de sa direction.
Sassure que la lgislation comptable , fiscale et sociale, ainsi que les procdures groupe sont bien
respectes par les responsables de services
Met en place , avec le service informatique de gestion , les logiciels ncessaires la production des
comptes (paramtrage, formation des utilisateurs, ), des bulletins de paie et des dclarations sociales et
fiscales
tudie les problmes fiscaux particuliers
tudie les restructurations juridiques ventuelles
Gre les relations avec la direction gnrale et avec le groupe

Fiche de fonction : activits et responsabilits

Caractristiques particulires :
Manage une quipe de responsables comptables , paie, trsorerie, contrle de gestion et informatique de
gestion
Rdige par : Approuv par :

Directeur adm.et Directeur gnral


financier

Fiche de fonction : activits et responsabilits


Caractristiques particulires(suite):
Recrute les responsables de service
La liste ci-dessus correspond aux principales activits du collaborateur. Elle ne peut en aucun cas tre exhaustive
car certaines tches ponctuelles ou annexes peuvent tre demandes en fonction des besoins; une certaines
polyvalence ncessaire quel que soit la fonction exerce.

Fiche de fonction :Autorits


Le directeur administratif et financier a autorit pour organiser sa direction en optimisant les ressources
disponibles et pour grer le personnel prvu par le budget
Remplacement en cas dabsence : directeur gnral

Fiche de fonction : comptences


Formation :
cole suprieure de commerce , option finance
Diplme dexpertise comptable
Capacit grer des quipes , organisation, rigueur , disponibilit

Fiche de fonction : contrle de la fonction


Respect des dlais dans la production des documents comptables , fiscaux et sociaux obligatoires
Contrle des commissaires aux comptes et des auditeurs
Un bilan annuel est ralis lors de lentreprise individuel de fin danne.