INTRODUCTION GENERALE

La comptabilité doit être absolument fiable, non seulement pour

informer correctement le chef d’entreprise, mais aussi, et c’est primordial,
parce qu’elle est toute sa force probante et sa valeur juridique vis à vis de tous
les tiers avec qui l’entreprise est en relation.
Elle est donc soumise à des obligations légales strictes, et elle doit être
organisée de façon à faciliter le travail d’enregistrement, d’établissement des
états annuels de synthèse et de contrôle.

Il en résulte :
 sur le plan juridique : l’obligation de tenir certains livres et d’appuyer
les écritures comptables sur des pièces justificatives
 sur le plan organisationnel : de prévoir une organisation et des
procédures permettant de respecter les règles juridiques.

Il doit de plus être possible d’examiner et contrôler la validité d’un

enregistrement en le comparant avec la pièce de base ou la pièce
récapitulative. De s’assurer de la concordance entre les opérations saisies dans
les journaux et les comptes du Grand-Livre.

PREMIERE PARTIE : ORGANISATION ET CONTROLE COMPTABLES

CHAPITRE N°1 :L’ORGANISATION COMPTABLE

DEFINITION DE L'ORGANISATION COMPTABLE

L'organisation comptable peut être définie comme étant un ensemble de moyens humains, matériels et
financières indispensables et nécessaires pour le bon fonctionnement du service comptable de
l'entreprise.
Elle peut également être définie comme un ensemble des méthodes, système et procédés comptables
destinés au suivi des informations des opérations, économiques dans le but de faciliter la meilleur
compréhension du déroulement de ses activités et ceux -ci à travers les opérations économiques.

IMPORTANCE DE L'ORGANISATION COMPTABLE

« La comptabilité n'est pas seulement un ensemble formellement parfait, mais elle est effectivement le
reflet de toutes les caractéristiques patrimoniales de l'entreprise. »7(*) Cet ensemble organisationnel
est constitué, en amont de la comptabilité, par un système de Captation et de traitement des flux
d'informations et, en aval, par un système de contrôle des procédures et des enregistrements
comptables.

L'organisation comptable d'une entreprise et la régularité de la tenue de sa comptabilité s'inscrivent

dans l'organisation administrative d'ensemble de cette entreprise, quant à la collecte des faits
comptables à enregistrer, quant aux circuits d'informations quant aux vérifications des faits
d'exactitude et de vraisemblance, quant aux supports matériels mise en œuvre.

« C'est-à-dire qu'une comptabilité régulière ne peut être construite que dans le bon ordre
organisationnelle ». Une comptabilité régulière s'inscrit dès lors dans un ensemble de mesures à
prendre quant au système de traitement de l'information.

Ces mesures visent à assurer la réalité et le caractère des faits à saisir, ainsi que le respect de délais
corrects de saisie et les mesures de contrôle interne à intégrer. La comptabilité ne peut, en effet,
donner des informations fiables que si toutes les informations sont correctement traduites dans la
comptabilité. Ceci suppose, outre le respect des principes et des règles comptables, des contrôles
internes suffisants.

LES OBJECTIFS DE L’ORGANISATION COMPTABLE

D’une manière générale, la comptabilité est un système d’organisation de l’information

financière permettant :
- de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées ;
- de fournir, après traitement approprié, un ensemble d’informations conforme aux besoins
des divers utilisateurs intéressés.
Pour garantir la qualité et la compréhension de l’information, toute comptabilité implique :
- le respect de principes ;
- une organisation répondant aux exigences de contrôle et de vérification ;
- la mise en œuvre de méthodes et de procédures ;
- l’utilisation d’une terminologie commune.
A cet effet, la comptabilité doit être organisée de telle sorte qu’elle permette :
- la saisie complète, l’enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;
- la disponibilité des informations élémentaires et l’établissement, en temps opportun, d’états
dont la production est prévue ou requise ;
- le contrôle de l’exactitude des données et des procédures de traitement

L’objectif de l’organisation comptable préconisé est de définir l’architecture matérielle légale

qui garantit la fiabilité et l'homogénéité des informations. Cette organisation doit permettre:
  La description du système comptable et des procédures;
 L'identification, la classification et la conservation des documents de base et des
pièces justificatives;
 L'exhaustivité de la saisie des informations;
 La continuité de traitement allant de l'enregistrement de base aux états de synthèse;
 Le respect des règles de fonctionnement des comptes et d'établissement des états de
synthèse;
 Les corrections d'erreurs.
L'organisation de la comptabilité suppose l'adoption d'un plan de comptes, le choix de
supports et la définition de procédures de traitement.

I. LES CONCEPTS DE BASE ET LEUR DEFINITION

1- LES REGLES FONDAMENTALES DE L'ORGANISATION DE LA COMPTABILITE

La tenue de la comptabilité de l’entreprise doit satisfaire aux conditions fondamentales suivantes:

- Tenir la comptabilité en monnaie nationale (Franc CFA);

- Employer la technique de la partie double garantissant l'égalité arithmétique des mouvements
"débit" et des mouvements "crédit" des comptes et des équilibres qui en découlent;
- S'appuyer sur des pièces justificatives datées, conservées, classées dans un ordre défini,
susceptibles de servir de moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en
comptabilité;
- Respecter l'enregistrement chronologique des opérations;
- Tenir des livres et supports permettant de générer les états de synthèse prévus par le C.G.N.C.;
- Permettre un contrôle comptable fiable et préventif des erreurs et des fraudes afin de protéger
le patrimoine;
- Contrôler par inventaire l'existence de la valeur des éléments actifs et passifs;
- Permette pour chaque enregistrement comptable d'en connaître l'origine, le contenu,
l'imputation du mouvement, la qualification sommaire ainsi que les références de la pièce
justificative qui l'appuie.

2- Les documents de support de l’organisation comptable

Les livres et autres supports comptables rendus obligatoires par le SYSCOH (art. 19 et
suivants) :

Manuel des procédures :

Les documents décrivant les procédures et l'organisation comptable permettant un contrôle

interne et externe (art 16 et 69)
  Le manuel doit :

 être détaillé en fonction de l’activité et la taille de l’entreprise

 être mis à jour lors de toutes modifications touchant l’organisation et les procédures
 Contenir au minimum (outre les aspects techniques), les informations suivantes :

 Généralités sur l’entreprise (forme, activités, capital, etc.)

 Organigramme détaillé de tous les services, en particulier des services
comptables (fiches de poste et fiches de fonction avec le nom de chacun
des responsables, les interfaces et mises en évidence des pouvoirs et des
latitudes)
 Cadre comptable et plan des comptes de référence de l’entreprise
 Guide d’application du plan comptable (modalités d’utilisation et
spécificités)
 Procédures opérationnelles et comptables par cycle d’opérations (Achats,
Ventes, …) et le système de classement (art. 17, al. 3), avec diagrammes de
circulation
 Système de traitement (manuel et informatique avec documentation relative
à l’analyse, la programmation et l’exécution des traitements)
 Modalités de contrôle de l’application des procédures de traitement (art. 22,
al. 6)
 Documents de sortie : nature, périodicité et délais (art.19)
 Procédures d’inventaire (art. 22, al. 6) : inventaire physique, valorisation,
provisions et amortissements, événements postérieurs à la clôture, …
 Procédures de passage des comptes aux postes du bilan et du compte de
résultat
 Règles d’évaluation et les options comptables retenues par l’entreprise
 Procédures d’élaboration de l’état annexé

 Le livre journal :

Qui retrace chronologiquement les mouvements de l'exercice dans les comptes de l’entreprise (il doit
être coté et paraphé) : c'est la mémoire comptable de l’entreprise (le film des transactions)

 Le grand livre :

Ensemble des comptes de l’entreprise où sont reportés simultanément au journal, compte par compte, les
différents mouvements de l'exercice.
NOTA
Le livre journal et le grand livre peuvent être détaillés en autant de livres ou de journaux auxiliaires que de
besoins, lesquels donnent lieu à récapitulation mensuelle sur le grand livre et le livre journal (article 19 in
fine)

 La balance générale des comptes (6 colonnes au minimum):

Qui récapitule à la clôture de l'exercice, pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur à
l’ouverture de l’exercice, le cumul depuis l’ouverture de l’exercice des mouvements débiteurs et
créditeurs ainsi que les soldes débiteurs et créditeurs à la date considérée.
  Le livre d'inventaire

Sur lequel sont transcrits le bilan et le compte de résultat (plus annexe) de chaque exercice ainsi que
l'opération d'inventaire Valorisé.

L’inventaire est obligatoire (article 71) «  A la clôture de chaque exercice, les organes d’administration ou
de direction, selon le cas, dressent l’inventaire et les états financiers. Et établissent un rapport de gestion
ainsi qu’un bilan social, le cas échéant.)

L’inventaire est l’état descriptif et estimatif du patrimoine de l’entreprise. « C’est le relevé de

tous les éléments d’actif et de passif et la valeur de chacun d’eux à la date d’inventaire »

Son utilité est de permettre l’établissement et la présentation d’un bilan sincère

 Les pièces justificatives :

Le comptable n'est pas un poète. Toute inscription comptable doit être supportée de pièces justificatives
probantes.

 Le plan comptable :

« Le plan comptable de l'entreprise est un document qui rassemble, dans un ordre logique, la
nomenclature des comptes à utiliser, définit leur contenu et précise les règles particulières de leur
fonctionnement figurant dans le plan comptable générale ».15(*)

Après s'être bien pénétré de la technique particulière de l'entreprise et avoir surtout observé les faits
sous un angle comptable, il y aura lieu pour l'organisation ou l'expert de rechercher quel seront les
comptes à créer et quel sera le jeu de ces comptes, afin d'obtenir un parfait enregistrement des
mutations des valeurs et des résultats qui s'en suivront.

« Toute unité retenue pour enregistrer une opération constitue un comptes »16(*) . Tout compte ainsi
créer doit avoir été reconnu nécessaire de façon à pouvoir enregistrer tous les mouvements qui lui sont
propres les rapports de compte entre eux pourront être schématisé pour permettre leurs parfaite
compréhension.

Aussi, le plan des comptes de chaque entreprise doit être suffisamment détaillé afin de faciliter
l'enregistrement, procède à la subdivision des comptes nécessaires pour ses activités et qui puissent
permettre l'établissement normal des états financiers et leur contrôle.

 Le rapport de gestion (art 71) :

L'obligation incombe aux organes d'administration qui doivent l'établir à la clôture de chaque exercice. Il
contient les informations suivantes :

 situation de l’entreprise durant l'exercice écoulé

 ses perspectives de développement ou son évolution prévisible (et perspective de
continuation de l'activité),
 évolution de la situation de trésorerie, plan de financement
 événements importants entre date de clôture et date d'établissement
 Le bilan social :
Inspiré de l'école anglo-saxonne, il est institué par le SYSCOH. Il récapitule en un document unique, les
principales données chiffrées permettant d'apprécier la situation de l’entreprise dans le domaine social.

 Le livre de paie :

Non prévu par le SYSCOH (code de travail)

3- Organisation comptable humaine

Nous y trouvons les personnages qui ne peuvent pas échapper à une bonne organisation comptable
humaine ;

- Le chef comptable : il conçoit le système comptable et assure la répartition et la coordination

des tables à exécuter ;
- Le comptable : il analyse les pièces d'origine et prépare les documents d'imputation et traduit
en écriture toute les opérations et pièces comptables ;
- L'aide comptable : il enregistre les pièces comptables sur le livre comptable, il collecte et
classe les documents comptable, il établit les balances et contrôle la concordance des journaux
et des comptes aux documents d'origine externe.
- L'expert-comptable : il s'occupe de feed back, contrôle l'exactitude des écritures et la
conformité la procédure et instruction établie.
- L'analyste financier : son rôle est de faire sur base des états comptable le diagnostic de santé
financière de l'entreprise.
- Le caissier : il procède au payement et aux encaissements sur présentation des pièces
justificatives.
- Le secrétaire : il est chargé de l'organisation administrative de la fonction comptable.

4- Définition des concepts de base

a. Système comptable

Le système comptable peut être défini comme tout ensemble organique des registres ou document
permettant l'inscription chronologique des faits que la comptabilité en a pris connaissance
généralement, on trouve les systèmes suivants :

- Système classique ;
- Système des livres auxiliaire ;
- Système centralisateur ;
- Système ultra centralisateur ;

Nous savons que le système comptable est un ensemble de registre ou document destiné à
l'enregistrement chronologique des opérations comptables. C'est un agencement des journaux.

b. Méthodes comptables

Les méthodes comptables sont la combinaison d'écriture permettant de présenter les faits comptables
ou la traduction en écriture d'un fait comptable.
On distingue plusieurs méthodes comptables, notamment :

- Méthode d'inventaire ;
- Méthode de valorisation des sorties de stocks;
- Méthode d'amortissement des immobilisations.

c. Procédés comptables

Quand nous parlons des procédés comptables dans une entreprise, nous pensons directement au moyen
matériel d'exécution des travaux comptables.

Autres fois, les entreprises utilisaient les procédés manuels, mécanographiques qui sont aujourd'hui
dépassé et nous constatons que l'enregistrement des opérations comptables, l'information de sont
impasses dans toutes les entreprise modernes.

Actuellement, les procédés informatiques s'imposent une place de choix dans le traitement comptable
du fait de nombreux avantages qu'ils offrent.

En fait, il est vrai que les procèdes informatiques libèrent le comptable des tâches fastidieuses,
permettant la mise en réserve des informations sous la forme manuelle.

Bien que ces procédés dégagent le comptable des tâches fastidieuses, ce dernier doit toujours doter son
organisation d'une structure adaptée aux travaux à exécuter.

d. Règles comptables

e. Principes comptables

R.N. ANTHONY définit les principes comptables comme des lois ou règles adoptées et conseillées en
tant que guide d’action.

L’étude présentée au 36 ème congrès de l’ordre des experts comptables écrit ceci: « les principes sont
des conventions de portée très générales, alors que certaines méthodes et procédures peuvent être plus
ou moins ponctuelles, c’est-à-dire d’une application limitée à des aspects particuliers. Certains
principes de portée générale se retrouvent dans la plupart des pays sous forme de règles écrites ou
d’usages. On les qualifie de principes comptables généralement admis » .

Ces principes sont fortement ancrés dans la nature même du comportement comptable et tellement
familiers aux yeux des spécialistes qu’ils peuvent oublier d’y faire référence.

Les principes comptables retenus sont:

La permanence des méthodes

Les coûts historiques

La non compensation

La prudence
La continuité de l’exploitation

L’indépendance des exercices

L’intangibilité du bilan d’ouverture

L’importance relative

La prééminence de la réalité sur l’apparence

f. Procédures comptables

Les procédures comptables sont l’ensemble d’instructions permettant de traiter les opérations
comptables.

On a :

- Les procédures de traitement sont les modes et les moyens utilisés par l’entreprise pour que
les opérations nécessaires à la tenue des comptes et à l’obtention des états de synthèse soient
effectuées dans les meilleures conditions d’efficacité sans pour autant faire obstacle au respect
par l’entreprise de ses obligations légales et réglementaires.

g. Nomenclature comptable

Liste méthodique des éléments entrant dans le champ de la comptabilité et constituée d’une suite de
catégories homogène, elles même subdivisées en catégories plus fines.

h. Pièces comptables

Dans une entreprise chaque opération doit être authentifiée par un document : la pièce
comptable. Sans cette justification, l’administration fiscale, lors d’un contrôle, peut rejeter
l'opération. Ces pièces sont des documents particuliers de différents types et doivent être
archivées pour une durée de vie déterminée au minimum.
Pièces comptables
Toute opération de l’entreprise doit faire l’objet d’une pièce justificative, appelée pièce
comptable. Ces pièces comptables devront être enregistrées comptablement avant d’être
classées.
Chaque opération de l'entreprise entraîne l'établissement d'une pièce comptable plus
communément appelée pièce justificative.

Définition et objectif

Une pièce comptable est un document qui justifie chaque opération effectuée par une
entreprise avec des tiers. Ces pièces comptables sont de nature très diverse, elles peuvent
revêtir plusieurs formes : d’une facture d’achat, d’une facture de vente, des notes de frais, des
bulletins de paie, des déclarations fiscales et des charges sociales etc...
L'objectif d'une pièce comptable est de pouvoir retracer à tout instant l'ensemble des
opérations qui ont affecté l'activité de l'entreprise. Elles permettent de pouvoir disposer de
l'ensemble des éléments dans le cas d'un litige avec un fournisseur ou un client. Ainsi, sans la
pièce comptable justificative, il n'est pas possible d'enregistrer une opération dans votre
comptabilité.

Caractéristiques d'une pièce comptable

Bien que chaque pièce comptable ait ses propres caractéristiques, certaines sont et doivent
être communes à toutes. Ainsi, chaque pièce comptable doit contenir les éléments suivants :
• Date de l'opération
• Identification des parties en présence
• Caractéristique et montant de l'opération

Si vos pièces comptables ne contiennent pas ces éléments, c'est au comptable de faire le
nécessaire pour les régulariser.

Condition de validité juridique d’une pièce comptable

Selon l’article 24 du droit comptable OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en

Afrique du Droit des Affaires) qui stipule que : « Les livres comptables ou les documents qui
en tiennent lieu, ainsi que les pièces
Justificatives sont conservés pendant dix ans ».

Peu importe le type de classement ou le type de format, une pièce comptable papier ou
électronique doit être conservée. C'est une obligation légale et aucune société ne peut y
déroger. Un dirigeant doit être capable de fournir les pièces comptables justificatives lors de
contrôles de l'administration.

i. Documents comptables

2.1- Les procédures d’enregistrement

 Toute opération comptable est traduite par une écriture affectant au moins deux comptes dont l’un
est débité et l’autre est crédité d’une somme égale (principe de la partie double) selon les conventions
suivantes :

• Les comptes d’actif sont mouvementés au débit pour constater les augmentations et au crédit
pour constater les diminutions ;

• Les comptes de passif sont mouvementés en sens inverse des comptes d’actif ;

• Les comptes de charges enregistrent au début les augmentations, et exceptionnellement les

diminutions au crédit ;

• Les comptes de produits sont mouvementés en sens inverse des comptes de charges.
Lorsqu’une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit des comptes et le total des
sommes inscrites au crédit des comptes doivent être égaux.

Les écritures comptables sont enregistrées sur le livre journal dans un ordre chronologique.

- Les enregistrements sont reproduits ou reportés sur le grand livre ;

- Le total des mouvements du journal doit être égal au total des mouvements du grand livre.

Le grand livre doit pouvoir isoler distinctement les mouvements relatifs à l’exercice exclusion faite
des soldes correspondant à la reprise des comptes du bilan de l’exercice précèdent au début de
l’exercice en cours.

 Le journal doit être tenu sans blanc ni altération d’aucune sorte.

 Les écritures sont passées dans le journal opération par opération et jour par jour.

Toutefois, les opérations de même nature réalisées en in même lieu et au cours d’une même journée
peuvent être regroupées et enregistrées en une même écriture.

Toute correction d’erreur dot laisser lisible l’enregistrement initial erroné.

- La comptabilité doit être organisée, pour ces corrections d’erreurs, de façon à permettre de
retrouver les montants des mouvements des comptes, expurgés des conséquences de ces erreurs :
correction par nombre négatifs ou par contre passation.

- La comptabilité en négatif n’est admise que pour les rectifications d’erreurs.

 Les écritures comptables sont enregistrées au moyen de tous systèmes appropriés : système du
journal unique (système classique) ou le système des journaux divisionnaires (système centralisateur).

2.2- Les procédures de traitement

Les procédures de traitement sont les modes et les moyens utilisés par l’entreprise pour que les
opérations nécessaires la tenue des comptes et à l’obtention des états de synthèse soient effectuées
dans les meilleures conditions d’efficacité sans pour autant faire obstacle au respect par l’entreprise de
ses obligations légales et réglementaires.

 L’organisation du traitement informatique doit :

• Obéir aux principes suivants :

- la chronologie des enregistrements écarte toute insertion intercalaire ;

- l’irréversibilité des traitements effectués exclut toute suppression ou addition ultérieure

d’enregistrement ;

- la durabilité des données enregistrées offre des conditions de garantie et de conservation

prescrites par la loi.
• Garantir les possibilités d’un control et donner droit d’accès à la documentation relative à
l’analyse, à la programmation et aux procédures de traitement.

Les états périodiques fournis dans le système de traitement doivent être numérotés et datés.

 Chaque donnée entrée dans le système de traitement par transmission d’un autre système de
traitement, doit être appuyée d’une pièce justificative probante.

Etapes de traitements comptables

1. Contrô le des pièces justificatives
Toutes les pièces justificatives en provenance de l'extérieur ou des services internes de l'entreprise doivent faire l'objet d'une
vérification préalable par le comptable. Ce dernier vérifie notamment :

- l'existence des cachets et signatures ;

- la justesse des calculs ;

- la concordance entre factures, bon de commande et bordereaux de livraison s'il y'a lieu.

Lorsqu'il décèle des anomalies sur les pièces qu'il vérifie, le comptable procède à leurs corrections par des émetteurs de ces pièces
avant leur enregistrement dans la comptabilité.

2. Imputation des pièces comptables

Après avoir été vérifiées par le comptable, les pièces justificatives sont imputées à l'aide d'une pièce d'imputation comptable (PIC).

Les informations ci-après doivent figurer sur la pièce d'imputation comptable :

- numéro et intitulé du journal ;

- date comptable ;

- numéro de la pièce comptable ;

- numéro de compte ;

- libellé de l'opération ;

- montant débit et crédit.

3. Saisie des pièces comptables

La saisie se fait à partir des pièces d'imputations comptables et par journal. Afin d'éviter toute confusion entre les PIC saisies et les PIC
non saisies, il sera apposé un cachet portant la mention « SAISIE » sur toutes les PIC traitées, ainsi que la date de saisie.

Les pièces comptables doivent être saisies sans retard dans la chronologie des opérations.

4. Contrô le des saisies

A partir des brouillards des journaux, le comptable procède au contrôle des saisies en faisant le rapprochement avec les PIC. Les
éventuelles erreurs de saisie constatées seront corrigées avant l'édition des journaux définitifs.
 5. Classement des pièces justificatives
Les pièces justificatives auxquelles sont agrafées les pièces d'imputations comptables ayant fait l'objet de saisie doivent être classées
dans des chronos, par ordre chronologique et en raison d'un chrono par journal. A l'intérieur de chaque chrono, le classement se fait à
partir du numéro de la pièce comptable, lequel tient compte du mois et de l'ordre d'arrivée de la pièce justificative.

II. LES PRINCIPAUX SYSTEMES COMPTABLES UTILISES

a. Le système classique

C'est le système le plus simple, pratique et claire car il suppose l'emploi de trois éléments comptable
ou registrer comptable : le journal classique, la balance et grand livre.

b. Le système centralisateur

Il consiste dans le remplacement du journal unique par un certain nombre de journaux

divisionnaires(ou originaires), puis récapitulés périodiquement par compte (au grand livre
mensuellement) les totaux seuls de ces récapitulations étant chaque période reportée à la fin
de chaque période au central puis au grand livre.
Chaque journal originaire est tenu en forme du journal. Un journal originaire est affecté à
chaque genre principal d'opération.
En outre, un journal originaire des opérations diverses est ouvert pour enregistre les faits de
nature unique après que toutes les opérations principales en ont été écartées pour être portées
dans les journaux spécialisés.

Le système centralisateur automatisé 1 est le système comptable le plus utilisé aujourd’hui. Ce

système d’organisation se caractérise par :

o L’utilisation de journaux spécialisés (Journaux auxiliaires ou JA) comme support

d’enregistrement ;
o L’utilisation des comptes de virement interne (585) pour éviter les doubles
emplois.

a) Appelés aussi journaux divisionnaires ou spécialisés, ils reçoivent dans l’ordre

chronologique, les écritures d’une période comptable. A chaque journal, correspond
un compte mouvementé commun à toutes les écritures.

b) Le compte commun regroupant les opérations de même nature donne son mon au
journal (par exemple le compte caisse pour le JA de caisse, le compte banque pour
le JA de banque, le compte achats pour le journal des achats, etc.)).

c) La création des JA est tributaire de la nature et du nombre des opérations effectuées

mais aussi des besoins de gestion ou de statistiques. Il revient alors aux
responsables des services financiers et comptables (Directeurs et chefs de services)
1
 d’en juger l’opportunité pour atteindre l’efficacité dans le respect des règles et des
principes comptables.

c. Le système informatique

a- SIC

Définition

Le système d'information comptable et financier (SICF) est l'ensemble des informations comptables
et financières circulant dans l'entreprise et des moyens (humains, matériels, méthodes) mis en œuvre
pour les gérer.

Les SIC sont habituellement informatisés

SIC = Architecture informatique + org cptable

Type de système d'information Architecture informatique Organisation de la comptabilité Taille d

comptable

Comptabilité autonome Micro-ordinateur autonome Saisie manuelle Petite

Progiciel comptable Axe réglementaire

Comptabilité semi-intégrée Réseau local Génération automatique des Moyenn

écritures comptables
Applications fonctionnelles
"interfacées" Axe réglementaire et axe gestion

Comptabilité intégrée Architecture client-serveur Saisie unique des événements Grande

Applications "intégrées" Axes d'analyse multiples

b- Exigences minimales de système comptable informatisé

L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la

documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements, en vue,
notamment, de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de
conservation des écritures.

Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme
directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière
de preuve.
L’organisation du traitement informatique doit :

• Obéir aux principes suivants :

- la chronologie des enregistrements écarte toute insertion intercalaire ;

- l’irréversibilité des traitements effectués exclut toute suppression ou addition ultérieure

d’enregistrement ;

- la durabilité des données enregistrées offre des conditions de garantie et de conservation

prescrites par la loi.

• Garantir les possibilités d’un contrôle et donner droit d’accès à la documentation relative à
l’analyse, à la programmation et aux procédures de traitement.

Les états périodiques fournis dans le système de traitement doivent être numérotés et datés.

Chaque donnée entrée dans le système de traitement par transmission d’un autre système de
traitement, doit être appuyée d’une pièce justificative probante.

c- Contrôle des comptabilités informatisées

Les éléments légaux sur les contrôles des logiciels comptables

Le contrôle des comptabilités informatisées est prévu dans un cadre légal.

Les exigences de la DGFIP (Direction Generale des Finances Publiques) en matière de comptabilités
informatisées se résument ainsi :

• validation des écritures comptables,

• clôtures périodiques et d’exercice,

• comptabilisation des pièces des applications en amont de la Comptabilité,

• conservation et archivage des documents comptables.

Retrouvez ci-dessous la description de ces principes.

Validation des écritures comptables

Principe du caractère intangible ou de l’irréversibilité des écritures comptables.

• Historisation des écritures « brouillard »

• Un traitement informatique volontaire et irréversible de validation des écritures comptables,

qui s’oppose à la saisie en mode « brouillard », interdit toute modification ou suppression des
enregistrements ayant fait l’objet de ce traitement assurant ainsi l’intangibilité des enregistrements
comptables.

• Attributs des écritures validées

Chaque écriture validée doit présenter les attributs non modifiables suivants : date de valeur comptable
ou date de validation, référence de la pièce justificative afin d’assurer la permanence du chemin de
révision.

Principe d’une procédure de clôture périodique des enregistrements chronologiques.

• Clôture périodique

Il s’agit d’un processus figeant la chronologie et garantissant l’intangibilité des enregistrements

comptables. Il doit être mis en œuvre au plus tard avant l’expiration de la période suivante.

La période est l’intervalle de temps durant lequel les écritures sont enregistrées en vue de leur
centralisation (mois ou trimestre par exemple) afin d’établir des situations intermédiaires en cours
d’exercice comptable. D’un point de vue pratique, il est vivement conseillé de procéder à la clôture
après envoi de la déclaration de TVA.

• Comptabilisation d’un évènement intervenant sur une période déjà clôturée

Cette opération sera enregistrée avec une date de comptabilisation égale à la date du premier jour de la
période non encore clôturée avec mention expresse de sa date de survenance.

Clôture d’exercices

« […] au terme d’une période de 12 mois […], il doit être obligatoirement procédé à la clôture de
l’exercice. ». C’est à la clôture annuelle que sont établis les comptes annuels au vu des enregistrements
comptables et d’inventaire : bilan, compte de résultat et annexe forment un tout indissociable.

Pour les contrôles fiscaux engagés à partir du 1er janvier 2014, le contribuable doit remettre à
l’administration fiscale un fichier des écritures comptables au format décrit dans l’article « A 47 A I
du 02/08/2013 ».

Archivage des données de la comptabilité

Paragraphe 96 de l’instruction – Une procédure d’archivage vise les objectifs suivants :

• donner date certaine aux documents et données pour une période utile (période comptable,
exercice comptable et fiscal) […]

• copier sur support informatique pérenne ces documents et données, de manière à permettre
leur exploitation indépendamment du système […]

Paragraphe 100 et 101 de l’instruction : Le logiciel pourra proposer une procédure d’archivage lors de
la clôture de chaque période ou de l’exercice correspondant aux déclarations déposées.
Il est précisé que rien ne s’oppose à ce que la clôture et l’archivage des douze périodes mensuelles
soient réalisés en une seule opération avant de réaliser la clôture et l’archivage de l’exercice.
Cependant, la précision suivante est importante :

« Si pour l’administration, la périodicité de l’archivage doit être annuelle, car liée à la clôture de
l’exercice, et corrélativement, au dépôt de la déclaration de résultat, la réalisation d’archivages
mensuels ou trimestriels, en fonction du régime d’imposition des entreprises en matière de taxe sur la
valeur ajoutée, peut constituer une sécurité supplémentaire. »

Article A 47 A du livre des procédures fiscales – « Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de
systèmes informatisés, le contribuable peut satisfaire à l’obligation de représentation des documents
comptables […] en remettant, sous forme dématérialisée

[…], une copie des fichiers des écritures comptables définies aux articles 420-1 et suivants du plan
comptable général. »

Principe de la permanence du chemin de révision

Paragraphe 30 de l’instruction – « […] les comptabilités informatisées doivent permettre de

reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes,
états et renseignements, soumis à la vérification » et inversement il doit être possible depuis les
comptes de remonter jusqu’aux pièces justificatives.

Archivage dans les applications périphériques

Paragraphe 63 de l’instruction – « Les entreprises doivent conserver les livres, registres, documents
[…] sous une forme dématérialisée dans un format immédiatement lisible. »

Le délai général de conservation est de 6 ans et de 3 ans minimum sur support informatique.

Documentation

Une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables est établie en vue de
permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement ; cette documentation est
conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se
rapporte.

Chemin de révision

L'organisation du système de traitement permet de reconstituer à partir des pièces justificatives

appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la
vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces
justificatives.