CLASSEMENT COMPTABLE] Méthodes

& techniques
Dans le monde complexe de la finance et de la comptabilité, le classement comptable est un
outil essentiel qui permet aux entreprises de maintenir l’ordre, la précision et la transparence
dans leurs opérations financières. Il s’agit de l’organisation, de la classification et de la
conservation de documents financiers importants, tels que les factures, les reçus, les relevés
bancaires et d’autres pièces justificatives.

Ne perdez plus un seul document comptable

Vous
avez besoin d’aide dans votre classement comptable ? Vous connaissez un fort pic d’activité
et les factures, dossiers et devis s’accumulent ? Cependant vous ne souhaitez pas embaucher
quelqu’un définitivement pour prendre en charge cette tâche chronophage et rébarbative.

Je cherche à classer ma comptabilité

Déjà assistant(e) comptable, je postule.

Ne perdez plus votre temps et optez pour notre solution d’assistance administrative
et comptable à la carte, sans embauche. Le pré-classement des factures, le tri
des factures de vente et le traitement des factures d’achats sont maîtrisés, votre
suivi de comptabilité assuré.
Sommaire

 Définition du classement des documents comptables

 Pour votre classement comptable, choisissez l’efficacité
 Pour gérer et classer vos documents comptables, l'expertise est à votre portée
 Pourquoi classer ses documents comptables ?
 Comment sont classés les comptes et quelles sont les différentes pièces comptables ?
 Facture comptabilité : Quels sont les documents comptables à classer ?
 Quels sont les différents formats de justificatifs comptables à classer ?
 Quelles sont les méthodes de classement des documents comptables ?
 Où classer les documents de l'entreprise ?
 Optez pour l’externalisation de votre gestion de comptabilité plutôt qu'un cabinet
d'expertise comptable
 Questions fréquentes

Définition du classement des documents comptables

Le classement de documents comprend les tâches et les processus qui permettent
d’ordonner, traiter, et classer les documents dans une entreprise afin de rendre leur recherche
plus facile.

Le classement de documents en entreprise est essentiel car il permet au chef d’entreprise de

gagner en temps et en productivité ainsi qu’à réaliser des économies.

Par ailleurs, quand une entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit effectuer
l’enregistrement de ses pièces comptables. Ces dernières prennent plusieurs formes comme
les factures d’achats, les factures de ventes, les relevés bancaires, etc. et doivent être classées
de manière rigoureuse.

Le classement des documents comptables contribue à la gestion efficace de l’entreprise et

limite les risques de perte d’informations comptables importantes.

Pour votre classement comptable, choisissez l’efficacité

Finies les heures perdues à rechercher les factures fournisseurs

réclamées par l’expert-comptable… Confiez votre classement document comptable à une
assistante Officéo. Professionnelle de l’organisation, de la numérisation et de l’archivage
documentaire, elle peut vous faire gagner un temps précieux.
Vos différentes pièces comptables sont systématiquement rangées et enregistrées grâce à un
enregistrement méthodique de vos différentes pièces comptables (notes de frais, comptes
annuels, écritures comptables, TVA etc).

Votre assistant comptable Officéo classe vos documents comptables selon votre organisation
ou sa propre méthode. Que ce soit sur un tableur ou un logiciel comptable, il ou elle
s’adapte rapidement à la méthode de travail.

Chaque plan comptable général est unique. Aucune règle de classement pour les pièces
justificatives n’est obligatoire. Face aux adoptions libres de méthodes de classement propres à
chaque entreprise, nos services d’assistance administrative et comptable s’adaptent. Dans
l’efficacité et la réactivité, votre futur(e) assistant(e) s’harmonise avec vos pratiques
internes dès le début de sa mission. Ainsi, vos obligations comptables sont respectées avec
un classement de chaque pièce justificative appropriée.

Pour gérer et classer vos documents comptables,

l’expertise est à votre portée
Que vous soyez à la recherche d’une aide ponctuelle ou sur le long terme, Officéo sait
comment répondre à votre besoin. Nos assistant(e)s comptables Officéo peuvent réorganiser
le classement de vos documents comptables pour que vous ne perdiez plus rien.

Ils ou elles interviennent pour rapidement classer vos pièces comptables et ainsi permettre
une tenue de la comptabilité efficace. Avec un classement intelligent, les experts Officéo
vous offre une gestion comptable plus sereine.

Pourquoi classer ses documents comptables ?

Le classement des documents comptables est nécessaire à la bonne gestion de l’entreprise et
son organisation.

Le classement des documents offre plusieurs avantages à l’entreprise :

 Un gain de temps dans la gestion comptable quotidienne ;

 Un gain de productivité et d’efficacité dans la gestion des tâches ;
 Une limitation des risques de perte de données ou de documents ;
 Un suivi méticuleux de toutes les procédures de gestion d’entreprise ;
 Une préservation du patrimoine de son entreprise ;
 Une gestion optimisée de son entreprise.

Comment sont classés les comptes et quelles sont les

différentes pièces comptables ?
En comptabilité, les différentes classes comptables désignent des catégories utilisées pour
regrouper les différents types de comptes utilisés dans la tenue des livres comptables d’une
entreprise. Les classes comptables sont généralement définies par les normes comptables et
les lois fiscales en vigueur dans un pays donné.

Les classes comptables se divisent en 8 types :

 Classe 1 : Comptes de capitaux

Cette classe comprend les comptes liés au capital social, aux réserves, aux bénéfices ou pertes
accumulés et aux dividendes.

 Classe 2 : Comptes d’immobilisations

Cette classe comprend les comptes relatifs aux actifs durables de l’entreprise tels que les
terrains, les bâtiments, les machines, les véhicules, etc.

 Classe 3 : Comptes de stocks et en-cours

Cette classe englobe les comptes liés aux marchandises et aux produits en cours de
fabrication, ainsi que les comptes de stocks de matières premières et de marchandises.

 Classe 4 : Comptes de tiers

Cette classe regroupe les comptes associés aux créances et aux dettes envers les tiers, tels que
les clients, les fournisseurs, les salariés et les organismes sociaux.

 Classe 5 : Comptes financiers

Cette classe comprend les comptes liés aux investissements, aux prêts, aux emprunts et aux
autres opérations financières de l’entreprise.

 Classe 6 : Comptes de charges

Cette classe regroupe les comptes relatifs aux charges d’exploitation, tels que les achats, les
frais de personnel, les impôts et les charges financières.

 Classe 7 : Comptes de produits

Cette classe englobe les comptes liés aux produits de l’entreprise, tels que les ventes, les
prestations de services, les subventions et autres produits non courants.

 Classe 8 : Comptes spéciaux

Cette classe représente tous les comptes spéciaux qui ne sont pas couverts par les autres
classes, tels que les comptes de clôture, les comptes de transfert et les comptes d’attente.

Il est important de noter que les classes comptables peuvent varier d’un pays à l’autre en
fonction des normes comptables et des lois fiscales locales. Il est donc nécessaire de se référer
aux règles et réglementations applicables dans le pays concerné lors de la tenue des livres
comptables d’une entreprise.
Facture comptabilité : Quels sont les documents
comptables à classer ?
Les documents comptables à classer concernent, de manière générale, toutes les pièces qui
font l’objet d’un enregistrement comptable, comme :

 Les factures d’achats et de ventes ;

 Les bulletins de paies et les déclarations annuelles ;
 Les documents relatifs au personnel de l’entreprise ;
 Les déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, etc.) ;
 Le courrier ;
 Les relevés bancaires avec les justifications de toutes les opérations bancaires.

Le classement des documents comptables constitue un réel intérêt pour l’entreprise du fait des
avantages qu’il peut offrir.

Quels sont les différents formats de justificatifs comptables

à classer ?
Le classement peut être réalisé de deux manières :

Le format papier Le format dématérialisé

Il est conseillé d’utiliser dans ce cas des
classeurs selon les journaux comptables
utilisés par l’entreprise.
Le lieu de stockage et d’archivage est très
important, choisissez un endroit à l’abri de
l’humidité pour préserver leur qualité.
Un classeur est nécessaire pour chaque
journal utilisé, ainsi il faudrait un classeur
pour les achats, un classeur pour les ventes et
un classeur banque. Ces classeurs doivent
contenir toutes les pièces justificatives de
chaque journal.
Les pièces comptables dans ce cas sont
numérisées et stockées sur des espaces
numériques sécurisés.
L’entreprise doit protéger ses données si la
sauvegarde est faite sur des disques durs
externes ou CDROM et doit, par ailleurs,
protéger l’accès aux informations
confidentielles.
Il est recommandé néanmoins de conserver
les originaux en format papier.

class= »titre-temoignage »>Témoignage de Laëtitia

Maussant, responsable comptabilité générale et
d’établissement chez Saint-Gobain
 « J’ai fait appel à Officéo pour des missions régulières telles que : la gestion de courrier, du
traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi
des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes… »

Témoignage complet

Quelles sont les méthodes de classement des documents

comptables ?
L’entreprise doit pouvoir, grâce au classement des documents comptables, de retrouver
facilement et rapidement une pièce comptable ou un justificatif à partir d’un numéro attribué.

On retrouve plusieurs méthodes de classement des pièces comptables, selon la fréquence de

saisie, le secteur d’activité et la taille de l’entreprise.

D’abord, il est important de classer, dans un premier temps, les pièces comptables selon leur
nature : achat, vente, administration fiscale, banque, etc.

Avant l’enregistrement dans les comptes, les pièces comptables peuvent être classées par
ordre chronologique croissant pour rendre le processus de saisie comptable moins ardu.

Ensuite, ces pièces comptables peuvent être classées dans des différents classeurs :

 Un classeur ventes : pour les factures de ventes ;

 Un classeur achats : pour les factures d’achats ;
 Un classeur TVA : pour toutes les déclarations de TVA ;
 Un classeur banque : pour les relevés bancaires et justificatifs d’opérations ;
 Un classeur paie : pour les bulletins de paie et les bordereaux ;
 Un classeur administration fiscale : pour les déclarations fiscales ;
 Un classeur caisse : pour les brouillards de caisse…

Les entreprises autorisées à pratiquer une comptabilité de trésorerie peuvent utiliser une autre
méthode de classement des documents comptables, celle d’agrafer derrière chaque relevé
bancaire les justificatifs de tous les mouvements par ordre chronologique.

Enfin, une méthode qui est aussi recommandée est celle de numérotation des pièces
comptables selon une codification propre à l’entreprise. Le service comptable attribue
donc un numéro au justificatif, le saisit, et y appose un cachet « comptabilisé » pour enfin le
ranger dans un classeur.

Où classer les documents de l’entreprise ?

Les documents de l’entreprise sont très importants et leur classement est très réglementé par
la loi. Etant donné le risque de rappel en matière fiscale et sociale, tous les documents de
l’entreprise doivent être classés dans des classeurs.

Ensuite, l’accès aux documents comptables est réservé à certains employés uniquement pour
éviter tout vol d’informations sensibles de l’entreprise.

Existe-t-il des solutions numériques de classement des documents en ligne ?

Le classement des documents d’entreprise peut être dématérialisé. Il existe de nombreuses

solutions logicielles de dématérialisation des documents.

Cependant, la dématérialisation des documents ne remplace pas le classement des documents

papiers, vous ne devez donc pas le négliger.

Les garanties Officéo

Plus flexible que l’intérim.

Plus experte que la sollicitation

d’un stagiaire.

Plus rapide que l’embauche

en CDD.

Continuité de service
en cas d’absence.
 Je souhaite avoir une aide en comptabilité

J’appelle directement : 01 49 70 98 63

Témoignage de Corinne Jonas, cliente Officéo

« Trouver une secrétaire pour une demi-journée, c’est très compliqué. Et trouver un profil de
qualité l’est d’autant plus. Avec Officéo le premier point n’était plus un problème, quant au
second, ils s’en sortent haut la main en mettant à notre disposition des assistants compétents et
qualifiés. »

–> Témoignage complet <–

Optez pour l’externalisation de votre gestion de

comptabilité plutôt qu’un cabinet d’expertise comptable
En plus du classement de votre comptabilité, notre entreprise de gestion administrative
vous propose d’opter pour une solution de gestion plus complète dont les missions peuvent
être :

 La gestion de trésorerie d’entreprise, ainsi que son suivi ;

 L’utilisation des tableaux de suivi de trésorerie Excel ;
 Le pointage comptable ;
 Le suivi de la trésorerie ;
 La gestion des litiges clients ;
 Le suivi de la déclaration de TVS pour les véhicules de catégorie N1 ;
 Les démarches concernant la fiscalité entreprise dirigeant.

Gestion administrative et comptable] La clé

de la réussite
Un accompagnement pour la gestion de votre
entreprise sans embauche, c’est possible !
Gestion admin. & comptable

Secrétariat

Gestion des achats

ADV / Relation client

Gestion de projet

Gestion RH

Vous êtes en plein processus de création d’entreprise ? Vous devez estimer et interpréter les
chiffres de votre structure ? Cependant, il n’est pas toujours évident de mettre en œuvre et
coordonner les ressources de l’entreprise. Choisissez l’externalisation de la comptabilité et
faites appel, sans embaucher, à un assistant administratif et comptable Officéo.

J’ai besoin d’aide dans ma gestion administrative et comptable

Assistant administratif et comptable, je postule.

Prévoir, mesurer, contrôler et agir pour développer et pérenniser votre société : 4

engagements de votre assistant administratif et comptable Officéo.

[VIDÉO] Notre solution de préparation comptable

et de gestion administrative
Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution de préparation
comptable en une vidéo !
Quels services contient cette solution et pourquoi devriez-vous optez pour celle-ci ?
Découvrez-le en appuyant sur le bouton Play !
L’assistance comptable : qu’est-ce qu’elle regroupe ?
L’assistance comptable, aussi appelée pré-comptabilité, consiste à effectuer des tâches qui
relèvent de la gestion administrative et financière et de la comptabilité d’entreprise, ses
principales missions relèvent de la comptabilité générale et concernent les travaux
d’enregistrements comptables et d’imputation comptable.

L’assistance comptable est assurée par un professionnel des chiffres qui représente souvent
le bras droit du comptable car il lui apporte une aide au quotidien dans l’accomplissement des
ses tâches.

La pré-comptabilité regroupe des missions administratives et d’assistance comptable comme

:

 Le classement des documents comptables ;

 Le suivi de la trésorerie et les premiers gestes de gestion ;
 Le pointage comptable et lettrage comptable ;
 Les rapprochements bancaires ;
 La saisie comptable ;
  La gestion des notes de frais comptables ;
 L’amortissement comptable ;
 La relance des factures et le suivi des litiges ;
 La liaison avec l’expert comptable ;
 Les bilans comptables auto-entrepreneur ;
 Les démarches concernant la fiscalité en entreprise et l’impôt du dirigeant.

Les activités liées à l’assistance comptable sont plurielles. De la réalisation des opérations
comptables courantes au suivi des immobilisations, prenez également en main la relation
avec les banques. Un logiciel de gestion d’entreprise peut vous apporter une aide mais
l’assistance comptable Officéo vous apporte une aide sur vos opérations de consolidation
financière, avec par exemple la production des comptes annuels et le contrôle des coûts et
des charges.

Notre solution de gestion administrative et et comptable

La gestion administrative et comptable Officéo vous épaule sur l’ensemble de ces missions
et éventuellement d’autres missions de gestion de votre comptabilité d’entreprise. Il veille à la
bonne santé financière de votre société quelle que soit sa taille TPE/PME, startup ou grande
entreprise, en assurant entre autres, pour vous :

Classement et archivage des documents comptables

Votre assistant administratif et comptable prépare vos documents comptables (factures, taxe
d’apprentissage, TVA, etc.) indispensables à l’établissement des déclarations par l’expert-
comptable.

 Classement et archivage des factures d’achats, vente, relevés bancaires, brouillards

de caisse, bulletins de paies, bordereaux de charges sociales ;
 Suivi de la gestion formalisée, respect des délais de mise en archive des documents
d’entreprise, dont les déclarations annuelles et déclarations fiscales.

Je découvre !

Gestion et suivi de trésorerie d’entreprise

Les bases d’un bon suivi de trésorerie s’établissent par des opérations de rapprochement
bancaire et vérification de solde. Anticiper les impératifs financiers, entretenir de bonnes
relations avec ses partenaires et investisseurs tout en trouvant des solutions agiles, c’est là que
se trouve notre force de proposition.

 Création et tenue de tableaux de trésorerie et bilans prévisionnels ;

 Référencement des documents de comptabilité, rédaction de rapports et plans de
classement ;
  Gestion des notes de frais en comptabilité.

Ça m’intéresse !

Pointage comptable

Vous souhaitez obtenir de l’aide pour votre gestion comptable et financière ? Votre gestion
administrative et comptable par un assistant Officéo qui s’occupe pour vous de réaliser
votre pointage comptable. Votre comptabilité est à jour, vous suivez le fonctionnement de
vos comptes, ajustez les placements budgétaires, ou au contraire, repérez les manquements
pour (ré)équilibrer votre trésorerie.

 Saisie et pointage comptable entre client et fournisseur ;

 Identification des incomplétudes de comptabilité, réctification de mouvements,
enregistrement symétrique ;
 Vérification des écritures comptables ;
 Assistance validation de rapprochement bancaire.

J’en ai besoin !

Gestion des notes de frais

Courir après les justificatifs de frais professionnels ne sera plus qu’un mauvais souvenir.
Confiez la gestion de vos notes de frais comptables à un professionnel de l’Office
Management ! DAF, responsable comptable ou dirigeant d’entreprise à effectif limité :
allégez votre masse salariale en économisant sur les coûts de traitement de vos salariés et de
vos équipes. Exonérés de cotisations sociales, les frais professionnels sont soumis à un
contrôle pointilleux des organismes en charge. Avec nos assistants administratifs et
comptables, rien n’est laissé au hasard.

 Pilotage, gestion du processus de saisie comptable des frais de déplacement, des notes
de frais ;
 Respect des règles fiscales, de l’exactitude des rapports de dépenses présentés et des
justificatifs et assurance d’un contrôle strict du processus.

Je me lance !

Relance facture impayée et suivi des litiges

Les retards de paiement peuvent être évités par une meilleure gestion des factures
impayées. Les facteurs de réussite de ce processus sont la transversalité et la fluidité des
échanges entre les chargés de recouvrement et le service administratif du client concerné.
Plus de débiteurs laissés en sommeil ! Confiez le suivi rigoureux de vos états comptables et la
relance facture impayée à un assistant Officéo.

 Gestion, relance et suivi des factures impayées ;

 Selon la procédure légale applicable, assistance de recouvrement amiable des
créances.

Je souhaite en savoir plus !

Gestion des litiges clients

La gestion des litiges conditionne fortement l’expérience et la satisfaction clients. Un litige

mal géré, c’est alors un coup dur pour toute la relation client, l’image de l’entreprise voire
l’écosystème interne de l’entreprise dans son entièreté. Réactivité, communication interne
agile, mise en place d’un rapport de compte à effectuer par les acteurs du litige, suivi poussé
de la satisfaction client : fini les gestions de litiges clients contraignantes et chronophages, la
solution de gestion administrative et comptable Officéo est là pour vous ! Officéo permet
de mettre en place une préparation en amont et une bonne gestion des impératifs pour réduire
considérablement le nombre de litiges clients.

 Règlement simple, avec arrondi, avec escompte ou partiel des factures ;

 Suivi des comptes clients ;
 Gestion des relances clients.

Je suis intéressé⸱e !

Aide à la déclaration TVA

Remplir et payer sa déclaration TVA professionnelle avec l’aide d’un assistant comptable
Officéo, c’est l’assurance d’avoir l’esprit tranquille pour développer son activité. Lors du
paiement des acomptes ou du bilan annuel, nos assistants s’adaptent rapidement à vos pics
d’activité soudains et objectifs court-terme élevés.

 Comptabilisation de la TVA sur les achats courants et achats intracommunautaires ;

 Comptabilisation de TVA sur les ventes et déclarations de TVA ;
 Enregistrement de TVA ;
 Rectification de TVA collectée.

Je dis oui !

La fiscalité entreprise dirigeant

Dirigeants de SA, SAS, gérants minoritaires et égalitaire de SARL, gérants non associés
de SARL ou sociétés de personnes : Officéo vous éclaire sur les démarches à suivre relevant
de l’impôt sur les sociétés (IS) et du suivi de l’impôt sur le revenu (IR). Avec une souplesse
opérationnelle réelle, nous nous engageons à déployer des assistants compétents pour les
démarches fiscales à mettre en place lors de la création de votre entreprise.

Je souhaite déléguer !

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice

générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait
appel à Officéo ?

J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps
de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les
relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

Témoignage complet

Nos heureux clients

La gestion administrative et comptable par Officéo :
choisir une gestion comptable polyvalente et multilingue
Votre assistant administratif et comptable Officéo, en plus de vous aider dans la gestion
comptable de votre entreprise, peut se charger pour vous de votre secrétariat courant et de
l’ensemble des tâches administratives et RH nécessaires au bon fonctionnement de votre
entreprise tels que :

 Réception, filtrage et réorientation les courriers électroniques ;

 Edition les bulletins de salaires ;
 Mise à jour les dossiers du personnel (suivi des absences et des congés) ;
 Rédaction des comptes rendus et procès verbaux de réunion ;
 Vérification de la validité des informations traitées et rédiger des documents
administratifs.

L’ensemble de nos services sont disponibles dans le cadre de missions de secrétariat et

assistanat bilingue. Vous êtes en contact avec des clients et fournisseurs étrangers de
l’entreprise, votre clientèle peut s’internationaliser ou demander des échanges ponctuels
nécessitant des compétences administratives et linguistiques spécifiques : Officéo répond
aussi à cela, sous 48 H nous apportons un assistant bilingue externalisé pour votre gestion
comptable.

 Traduction et interprétation de divers documents échangés (rapports de synthèse,

courriers, mails, etc) ;
 Échanges en langue étrangère (réunions, standard téléphonique).

J’ai un besoin URGENT !

Les avantages Officéo

Flexibilité totale

 Garanti sans impact sur la masse salariale ;

 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
 Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
  Une totale efficacité économique ;
 Sans embauche.

Sourcing premium

 Profils experts sélectionnés pour votre projet ;

 Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
 Intervenants qualifiés aux références établies.

Fiabilité

 Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;

 Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
 Continuité de service garantie.

Rapidité et ubiquité

 Service opérable sous 48H si besoin ;

 Une solution disponible partout en France.

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation
administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à
votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h.

Je souhaite être rappelé(e)

J’appelle directement : 01 49 70 98 63

Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un
freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative
s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à
présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre
besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Témoignage de Serge Estrade, client

Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement
apprécié. »
Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus
de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?

S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma
demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma
secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant
habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle
assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour
elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement
apprécié.
 –> Lire la suite <–

Déjà assistant administratif et comptable

… et si vous donniez un nouveau souffle à votre carrière ?
Présent dans toute la France, nous recrutons constamment de nouveaux assistants
administratifs et comptables pour accompagner les entreprises dans leur administration
commerciale.

Si vous êtes intéressé(e), vous pouvez dès à présent déposer votre candidature. Nous
pouvons également vous accompagner dans vos démarches afin de vous lancer à votre
compte.

Pourquoi postuler chez Officéo ?

 Travaillez sans devoir prospecter : Concentrez-vous sur ce que vous faites de

mieux.
 Sécurisez vos revenus : Dites adieu aux impayés.
 Partagez, échangez, rencontrez : Une communauté de 6 000 assistants.

Je suis déjà assistant administratif et comptable

Questions fréquentes
 ❓ Comment choisir un.e secrétaire efficace et compétent.e pour votre
gestion comptable ?

Au delà de sa polyvalence et son expertise, un.e assistant.e de gestion administrative et

comptable efficace se distingue par sa réactivité. Il/Elle sait gérer une situation urgent
et est à l’écoute de ses interlocuteurs.

 💪 Pourquoi recourir à un.e secrétaire administratif.ve et comptable

indépendant.e plutôt qu’à un.e alternant.e ?

Un.e assistant.e alternante n’est pas totalement autonome et compétent.e. Il/Elle a

besoin d’être constamment supervisé.e. En recourant à un.e secrétaire indépendant.e,
vos besoins en assistance comptable sont pris plus rapidement en charge.

 💡 Puis-je déléguer ma gestion comptable et administrative ?

Oui ! L’externalisation de la gestion comptable et administrative est une solution

adaptée à toute taille de structure et au type de mission, qu’elle soit temporaire ou
récurrente. L’externalisation permet de recourir à une solution ponctuelle comme
récurrente, sans considérer les contraintes d’un ETP et des charges associées.
Rate this page

Définition de la gestion des dépenses d’entreprise

La bonne gestion des dépenses en entreprise est de la responsabilité des DAFs.

Les dépenses qu’ils gèrent se distinguent en deux catégories principales :

 Dépenses fixes : le loyer, les frais de gestion du personnel, les frais d’entretien des
locaux, les frais de transport, les frais bancaires, les impôts et taxes, etc.
 Dépenses variables :les salaires des stagiaires et des employés saisonniers, les
dépenses logistiques, l’achat de stock, la sous-traitance ou externalisation (les
prestataires externes et freelances), etc.

Quels sont les types de dépenses d’une entreprise

Les types de dépenses d’une entreprise sont souvent de deux natures : fixes et
variables. Parmi les dépenses fixes, citons par exemple :

 Les loyers, frais internets et frais de télécommunication ;

 Les frais d’entretien de la société et des véhicules professionnels (frais de carburant,
péage, stationnement, etc.) ;
 Les abonnements ;
 La maintenance et l’entretien des machines et/ou du matériel ;
 Les budgets de restauration, les frais bancaires ;
 Les cotisations patronales et sociales ;
 Les frais de gestion du personnel ;
 Les impôts et les taxes.

Ensuite, du côté des dépenses variables, peuvent se trouver les dépenses professionnelles
suivantes :

 L’achat de produits destinés à la revente ;

 L’achat de matières destinées à la transformation ;
 Les salaires de contrats courts, intérimaires, saisonniers ;
 Les frais d’externalisation ou sous-traitance ;
 Les dépenses logistiques ;
 Les commissions versées aux apporteurs d’affaires.

La gestion des dépenses et des comptes

Vous l’aurez compris, la gestion de dépenses financières d’une entreprise est un travail
prenant et complexe. Maîtriser les comptes professionnels peut devenir un vrai casse-tête et
une perte de temps pour le directeur financier et le chef d’entreprise.

Certaines pratiques ont pourtant faits leurs preuves.

Pourquoi optimiser la gestion des dépenses en entreprise ?
Une bonne gestion financière permet aux petites et moyennes entreprises d’avoir une
assurance quant aux fluctuations du marché.

Il est très important d’optimiser la gestion de ses dépenses en entreprise pour deux raisons
principales :

Une meilleure rentabilité grâce à un suivi régulier des dépenses

Instaurer un suivi régulier des dépenses en entreprise est plus que primordial car il est très
bénéfique pour les finances sur le moyen et le long terme.

Ainsi, afin de contrôler les coûts et s’assurer du respect des limites des budgets, il est
conseillé de mettre en place un contrôle mensuel ou quotidien des dépenses. Cela permet de
corriger des erreurs ou des lacunes dans les plans financier ainsi que dans les dépenses afin
que les seuils prédéfinis ne soient pas dépassés.

Cela permet, par ailleurs, de maîtriser les dépenses et d’économiser de l’argent qui sera
consacré à d’autres projets ou sera investi ailleurs.

Une meilleure satisfaction des collaborateurs

Une grande partie des dépenses de l’entreprise provient des collaborateurs.

Quand les employés font des dépenses professionnelles dans le cadre d’un projet, il est
important de :

 Avoir un suivi des frais des collaborateurs afin de vérifier qu’ils sont bien conformes à
la politique de dépense ;
 S’assurer de leur remboursement dans les plus brefs délais.

Le suivi des dépense est un processus important qui a un impact positif sur la productivité et
l’épanouissement des collaborateurs dans leur travail. Il a également un impact sur la
rentabilité de l’entreprise et la satisfaction des collaborateurs.

Anticiper la déclaration d’impôt

L’optimisation de la gestion des dépenses en entreprise permet de préparer la déclaration de

revenus qui représente la base du calcule de l’impôt dû par les sociétés.

La gestion des dépenses permet également de répertorier les charges déductibles du résultat
fiscal de l’activité de l’entreprise.

Quelles sont les bonnes pratiques pour une gestion efficace

des dépenses en entreprise ?
Avoir un budget par type de dépenses
Avec un budget défini selon que les dépenses soient fixes ou variables, vous avez une
meilleure visibilité sur les dépenses professionnelles à venir. Dans certains cas, les salariés
s’en trouvent plus responsabilisés, car ils connaissent les budgets.

Fixer des limites de dépenses professionnelles

Vous pouvez par exemple fixer une limite temporelle. Les notes de frais doivent être
transmises dans les trois mois sinon elles ne seront plus remboursables.

Mettre en place des procédures de remboursement de notes de frais

Pour réduire le travail administratif et augmenter la productivité des employés, vous pouvez
imposer des modes opératoires stricts et précis. Par exemple, une note de frais est à
accompagner de justificatif au moment de déposer la demande de remboursement.

Concevoir une politique des dépenses professionnelles

Vous mettez par écrit les règles de l’entreprise et établir un cadre précis. Cela peut donner
naissance à un document sur la politique des dépenses en matière de frais de voyage ; ou
encore sur les frais d’hôtels avec le budget par nuit et par pays.

Afin de mettre en place une politique de dépenses en entreprise, il est primordial de respecter
l’ensemble des règles de remboursement de notes de frais.

Mettre en place une politique de dépense en entreprise vous permettra de :

 Garantir un processus de gestion de dépenses professionnelles suivi par tous les

collaborateurs ;
 Collecter des données qui facilitent l’élaboration de rapports de comptabilité ;
 Contrôler et centraliser le processus de gestion des dépenses.

Opter pour la dématérialisation des documents financiers

L’objectif de la dématérialisation de documents comme les factures, les reçus et autres, est de
les stocker en format digital. Cela permet d’optimiser de l’espace et de faire des économies
quant aux charges de stockage.

Par ailleurs, la dématérialisation de vos documents permet une meilleure accessibilité ainsi
qu’un meilleur suivi de la trésorerie et des dépenses.
 Les frais professionnel sont un poste très
important des dépenses de l’entreprise. Il ne faut pas le négliger, mais il ne faut pas non plus
s’arracher les cheveux sur la comptabilité. Votre temps est précieux, il est donc nécessaire
de mettre en place des actions pour ne pas le gâcher. Officéo vous apporte l’assistance
administrative et comptable dont vous avez besoin.

Ca m’intéresse

Gérer la comptabilité via des logiciels comptables

Ainsi, vous centralisez les dépenses de l’entreprise, et les données sont consultables de
n’importe où et à tout moment. Vous avez un suivi en temps réel, la plupart des logiciels
permettent des reportings et conceptions de tableaux de bord avancés. En plus de cela, de
nombreuses fonctions comptables peuvent être automatisées.

Avoir des cartes d’entreprise pour gérer les dépenses professionnelles

Les salariés amenés à faire des dépenses professionnelles sont à équiper de cartes bancaires
d’entreprise. Ceci vous permet de garder la main sur les dépenses professionnelles des
salariés. Vous évitez d’avancer la trésorerie, les informations sont directement remontées à
votre logiciel de comptabilité, et un plafond peut être mise en place. De cette manière, un
plafond selon la fonction du salarié peut être envisagé.

Appliquer les règles et récupérations de TVA

De nombreuses dépenses d’entreprises sont assujetties à des règles de TVA. En connaissant

les règles de ces taxes, vous accompagnez les actions de vos employés d’un processus de
récupération de la TVA.

Les Officéo-Hacks pour une gestion budgétaire idéale

Faites jouer la concurrence

Entre les charges fixes et les charges variables, il est temps de s’attaquer aux points les plus
importants. Vous pouvez en effet faire jouer la concurrence parmi vos principaux
fournisseurs. Que ce soit sur des coûts variables ou fixes, les comparateurs en ligne sont
toujours d’un bon secours. Par exemple pour l’assurance de vos voitures de fonction, vous
pouvez facilement économiser 300€/an/voiture. De même avec votre fournisseurs d’accès à
internet ou vos partenaires en services de logistique.
Attention dans cette recherche à ce que cela ne vous coûts plus que prévu. Il vaut mieux
parfois payer 5% plus cher avec un prestataire, et tenter de renégocier en assurant la fidélité,
que de partir en quête d’un nouveau fournisseur. Les bonnes relations commerciales
prennent du temps à s’instaurer, et font elles aussi gagner de l’argent !

Digitalisez vos services

Comptable en ligne, mutuelle digitale, gestion documentaire informatisée, et bien d’autres

solutions digitales sont disponibles pour vous permettre de baissez les coûts liés.

Pensez freelance, plutôt qu’employé

En France, il est parfois compliqué d’embaucher ou débaucher de bons profils. Dans

certaines circonstances, faire appel à un prestataire externe est plus rentable qu’une
embauche. En effet, un indépendant est parfois plus onéreux à la journée, mais a des
obligations que le salarié n’a pas toujours : obligation de résultat, absence de congés payés ou
d’avantages salariaux, arrêt du contrat plus souple, etc.

Comparer le coût d’une embauche, et ses risques, à celui d’une agence ou d’un freelance
pour les projets à court ou moyen terme est une bonne approche.

Cherchez des subventions

Dans toutes les activités d’entreprise, il existe des dispositifs fiscaux. Ceux-cis permettent de
dégager de la trésorerie. N’hésitez pas à vous faire accompagner d’un expert dans ce domaine.
Il pourra étudier votre éligibilité avant de vous lancer.

Les points clés à retenir

 Établissez des budgets, des limites et des modes opératoires précis pour limiter les
débordements ;
 Résumez ces procédures dans ces documents simples et accessibles qui seront
communiqués à vos collaborateurs ;
 Utilisez un logiciel de gestion de services que vous pouvez automatiser ;
 Récoltez les informations nécessaires pour vous organiser et optimiser vos budgets.

Vous avez des questions ? Vous souhaitez dès maintenant profiter d’une assistance
administrative et comptable pensée pour répondre à vos besoins ? Nous sommes là pour
vous, du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63 ou à votre convenance via ce
formulaire de contact.

J’ai besoin d’aide dans ma gestion des dépenses

J’appelle directement : 01 49 70 98 63
Questions fréquentes
 ❓ Quels sont les différents types de dépenses ?

Il existe deux types de dépenses en entreprise : fixes et variables.

Comme dépenses fixes, on peut citer : les loyers et frais internet, les frais d’entretien
de la société, les abonnements, etc.
Comme dépenses variables, on trouve toutes les dépenses professionnelles comme :
achat de produits destinés à être revendus, achat de matières destinées à être
transformées, les salaires de contrats d’intérims et saisonniers, etc.

 💪 Quel est l’intérêt d’une bonne gestion des dépenses ?

Une bonne gestion des dépenses en entreprise offre de nombreux avantages comme :
• Le gain en solidité financière ;
• L’optimisation de la rentabilité de l’entreprise ;
• La facilitation des possibilités d’emprunts ;
• La garantie de la satisfaction des salariés.

 💡 Comment gérer les dépenses d’une entreprise ?

Pour gérer ses dépenses en entreprises et en assurer un bon suivi, il est nécessaire de
suivre ces trois étapes :
• Faire un état des lieux des dépenses ;
• Définir une politique des dépenses ;
• Remplacer les notes de frais par des cartes bancaires professionnelles.

 💰 Quelles sont les principales dépenses d’une entreprise ?

L’entreprise effectue deux types de dépenses : des dépenses fixes et des dépenses
variables. Parmi les dépenses principales d’une entreprise, on retrouve : les salaires du
personnel et cotisations associées, les impôts et taxes locales, les loyers, les frais
d’entretien des bureaux, les achats liés à la demande client, les frais de fonctionnement
liés à la production comme l’électricité, les frais de transport de marchandises, etc.

Rate this page

Gagnez en productivité.
On se charge de votre administratif.
Parce que la trésorerie d’une entreprise est son oxygène, vous devez la surveiller au quotidien.
Confiez le suivi de la trésorerie de votre société à un expert réactif, disponible, opérationnel dès les
premiers instants