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TECHNICIEN COMPTABLE DENTREPRISES

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SOMMAIRE

RESUME DE LA THEORIE...4
INTRODUCTION.5

CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT...6


Section 1 : Facteurs du choix dun classement
Section 2 : But du classement..
Section 3 : Qualits dun bon classement.
CHAPITRE 2 : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT.. 8
Section 1 : Les ordres fondamentaux...
A - classement alphabtique...
B - classement numrique..
C - classement thmatique.
Section 2 : Les ordres drivs..
A - classement dcimal..
B - classement chronologique
C - classement gographique.
D - classement alphanumrique.
CHAPITRE 3 : LES PROCEDES DU CLASSEMENT.. 22
Section 1 : Les dossiers : indexage et signalisation.
Section 2 : Les diffrents procds du classement...
A - classement horizontal...
B - classement debout
C - classement vertical ordinaire
D - classement vertical suspendu...
D-1/ classement suspendu visibilit suprieur ..
D-2/ classement suspendu visibilit latrale..
CHAPITRE 4 : LES PLANNINGS.36
Section 1 : Gnralits sur les plannings..
Section 2 : Les principaux modles de plannings

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A - planning fiche T... 44
B - planning gouttire ou gorge... 45
C - planning fil ou ruban.. 46
D - planning magntique... 46
CHAPITRE 5 : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ET
LARCHIVAGE... 48
Section 1 : Le classement lectronique 48
A - supports utiliss.. 48
B - avantages du classement lectronique. 49
Section 2 : Larchivage 49
A - dfinition. 49
B - les objectifs de larchivage.. 49
C - lieu, meuble et support 50
D - dcentralisation des archives... 51
CONCLUSION 52
GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES 53
TP : 1. Classement alphabtique.
2. Classement numrique
3. Classement idologique..
4. Classement alphanumrique
5. Classement alphanumrique
6. Classement alphanumrique
7. Classement chronologique..
8. Classement dcimal.
9. Ordres de classement...
10. Classement des documents dans des dossiers
11. Indexage et signalisation
12. Les modes de classement...
13. Les ordres et les modes de classement..

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Module N 12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE


RESUME THEORIQUE

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Introduction
Pour lactivit de lentreprise, le document est dune importance
primordiale : cest souvent le document qui instruit, qui renseigne ; cest toujours
le document qui enregistre et retient linformation ; cest encore le document qui
sert de preuve.
Afin de remplir correctement son rle, ce document, la forme et aux
contenus varis, doit tre constamment disponible : tout moment il faut que lon
puisse dterminer rapidement sa position. Cette exploitation du document
entrane, ds sa cration, de nombreuses manipulations ; cest pour cette raison
que la connaissance des techniques de classement de linformation est considre
aujourdhui comme indispensables pour la pratique de tout mtier.
Ainsi travers ce module, nous allons traiter les techniques du classement
de linformation selon les rgles prconises par la norme AFNOR.

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CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT
Dfinition
Le classement est une technique qui consiste ranger dans un ordre
mthodique les documents selon un ordre prtabli, de faon pouvoir se
procurer facilement et rapidement linformation recherche.
Ainsi le classement comporte deux oprations :
classifier : faire une rpartition mthodique par classe, cest dire
dterminer :
- les caractres communs selon les quels on regroupe les documents
- le nombre et limportance des classes en fonction de lutilisation des
documents.
- lordre dans lequel on classera les documents
classer : effectuer le travail matriel :
- affecter chaque document dun indice ;(chiffre, lettre,..)qui dterminera
sa place dans le document
- ranger selon lordre prvu par la classification
Section 1 : Les facteurs du choix dun classement
Pour pouvoir stocker les informations en vue dune utilisation ultrieure, il
convient de mettre en place un plan de classement qui permette daccder
linformation dans les meilleures conditions de ; temps, scurit, cot.
temps daccs : il doit tre le plus rduit possible, pour cela il faut :
- dfinir les critres de classement ;
- classer rgulirement les documents.
scurit : le systme adopt doit donner lassurance :
- que tous les documents sont prsents ;
- quil est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critres ;
- quil ne risque pas dune dtrioration.
cot : le cot du classement se dcompose en :
- cot du classement (temps et matriels utiliss) ;
- cot de recherche.

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Section 2 : Le but du classement


On classe pour :
- retrouver srement et rapidement.
- ordonner, cest dire donner au lieu du travail une atmosphre dordre.
- contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible
de documents.
- Obir aux prescriptions lgales dont la lettre exige que toute pice doit tre
classe et rpertorie.
- Pallier labsence ou la dfaillance de celui qui a rang.
- Protger le document et le prserver des lments destructeurs (humidit,
poussires..).
- Assembler les documents par catgorie, par affaire, par famille.
- Dceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.
Section 3 : Les qualits dun bon classement
Un bon classement doit permettre :
- de retrouver rapidement lobjet, la pice recherche.
- de replacer rapidement cet objet ou cette pice aprs consultation, ou
utilisation.
- davoir la certitude que toutes les pices sont leur place et quaucune ne
manque.
- son dveloppement autant quil est ncessaire, lors de laccroissement des
objets ou des pices classer.

Enfin, tout classement doit faire lobjet dune rflexion pralable. Il varie
avec la nature, limportance et la frquence de consultation des documents
classer, le matriel ou le mobilier utilis. Ainsi, nous allons trait dans le chapitre
suivant les diffrents ordres de classement.

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CHAPITRE II : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT


Il y a plusieurs faons de prvoir et dorganiser un bon classement parce
que les documents classer sont, en gnral, varis et les personnes qui
recherchent une information ne portent pas toujours de mme donnes.
On distingue alors :
- les ordres fondamentaux :
classement alphabtique
classement numrique
classement thmatique
- les ordres drivs :
classement dcimal
classement chronologique
classement gographique
classement alphanumrique
Section 1 : Les ordres fondamentaux
Avant dentamer ltude des diffrents ordres ou modes de classement, il
est ncessaire de dfinir les mots suivants :
- Norme : ensemble de rgles alphabtiques qui ont t normalises.
- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant lintitul du document classer.
- Mot directeur : faon de prsenter une rubrique pour son classement.
- Renvoi : inscription supplmentaire dune rubrique pour renvoyer au mot
directeur retenu, lorsquil y a hsitation sur le choix de celui-ci.
A Classement alphabtique :
Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs lordre des
lettres dans lalphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent dlicat pour les dnominations
comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dnomination ou
chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre
le mot directeur en vidence en indexant la dnomination.
Ainsi, pour dterminer les mots directeur dans une rubrique complexe,
nous allons appliquer les rgles dfinies par la norme lAFNOR (Association
Franaise de NORmalisation).

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A-1 Etude de la norme :


1er cas : la rubrique contient des noms propres
on classe au premier nom propre :
Exemple :
Etablissement TALEB et compagnie
JEAN frre et compagnie
les particules Le, La, L, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd
sont
considres comme faisant partie du nom, sauf les particule de et d :
Exemple :
El mansouri sera class comme Elmansouri
Le besque.Lebesque
on classe au prnom sil est seul ou sil est reli au nom de famille par un
trait dunion :
Exemple :
Salon de coiffure Mohammed
Htel Pierre-andr
les noms dbutant par saint (ou sainte, saints) sont classs au mot entier :
Exemple :
Restaurant Saint-Laurent
2me cas : la rubrique contient des noms gographiques
on classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules :
Exemple :
Les conserveries de Safi
Les minoteries de Casablanca
les points cardinaux et leurs composs, le mot centre sont considres
comme nom propre, sil nen existe pas dautres et sils sont employs sans
complment :
Exemple :
Le garage du centre
La gazette du sud marocain
Socit litire de louest du Maroc
les noms dbutant par un article simple ou prcd dun article contract
(du, de, des) se classent daprs le nom caractristique :
Exemple :
Grand garage de la Koutoubia
Htel du Rif
Maroquinerai des Ouled Teima

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3me cas : la rubrique contient des noms publicitaires :


On classe au premier mot du nom utilis titre publicitaire lexception
des articles ou prpositions suivants : au, aux, d, de, des, du, l, la, le, les.
On considre comme noms publicitaires :
les mots ou ensemble de mots invents pour les besoins de la publicit :
Exemple :
Imprimerie UNIM
Machine laver Thermor
les noms historiques mythologiques et lgendaires :
Exemple :
Restaurant Don Quichotte
Htel des Mrinides
les mots pouvant tre isols dans la rubrique. on ne tient pas compte des
articles, ni des propositions :
Exemple :
Journal lopinion
Ptisserie A la coupe dor
Publication Pour nous
Les mots dorigine autre que marocaine et franaise :
Exemple :
Caf du stade du Foot-Ball
Manufacture de Pull-Over
4me cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne,
gographique, publicitaire ou assimils)
on classe au premier nom commun sauf socit ou compagnie
Exemple :
Les caves marocaines
Comptoir des importations
toutefois, sil ny a pas de nom commun autre que socit ou compagnie,
on classe lun de ces noms :
Exemple :
Socit industrielle et commerciale
Compagnie aropostale
Quand un nom commun unique est prcd dun adjectif qualitatif, on
classe ladjectif qualitatif :

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Exemple :
Grand soldeur
Quand un nom commun est prcd dun adjectif numral, on classe
ladjectif numral :
Exemple :
Htel du Dix-septime sicle
Aux cent mille chaussure
Si un adjectif est employ comme nom (substantivement), il est alors
considr comme mot directeur de classement :
Exemple :
Les jeunes du village.
La royale imprimerie
5me cas : la rubrique est forme dinitiale ou sigle :
On classe toujours daprs la premire lettre :
Exemple :
R.A.M
U.N.E.S.C.O
A-2 Indexage des rubriques :
On appelle ainsi la manire dcrire une rubrique afin de faciliter un
classement alphabtique.
Pour indexer correctement il faut :
- dabord crire le mot directeur (en majuscule)
- puis les mots suivants
- enfin entre parenthses, les mots prcdents
Exemple :
Rubriques non indexes
Rubriques indexes
Caf des Quatre Etoiles
QUATRE toiles (caf des)
Htel SAFIR
SAFIR (htel)
La Royale Imprimerie, casa
ROYALE imprimerie, casa (la)
A-3 Renvoi :
Lorsquil peut y avoir une hsitation dans la recherche du mot directeur , il
est conseill davoir recours une inscription supplmentaire.
Exemple :
Groupement des producteurs dagrumes
Renvoi PRODUCTEURS dagrumes (groupement des)
Ou ARGUMES (groupement des producteurs d)

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A-4 Avantages et inconvnients du classement alphabtique


1) les avantages :
simple dans son principe, le classement de noms et de mots noffre pas de
difficults.
rapide lorsquil porte sur un nombre restreint de documents.
extensible linfini, il est toujours possible dinsrer de nouvelles
dnominations ou un nouveau dossier entre deux dnominations ou deux dossiers
dj existants.
2) les inconvnients :
compliqu lorsquil sagit de classer des dnominations.
lent lorsquil porte sur un nombre important de documents dont les mots
directeurs de classement peuvent tre composs de lettre identiques.
Peu sr : sauf prcautions particulires, il est difficile de dceler le
dclassement ou labsence dun dossier.
Limit : dans son dveloppement par des problmes matriels (listes modifier
ou refaire, dossier dplacer etc.)
A-5 Utilisations :
Le classement alphabtique sadapte particulirement au classement des
noms de personnes, des raisons sociales de socit, clients, fournisseurs,
personnel dune entreprise, usagers dlectricit ou du tlphone, abonns un
service, ou un journal, lves des coles etc.
Exercice dapplication :
Soit la srie des nouveaux clients, indexez et effectuez le classement alphabtique
des dnominations suivantes :
Elments de correction :
Magasin de sport aux trois surfeurs
CASSIMA (restaurant)
Entreprise de Marina et Fils
DOS (la boutique du)
La Boutique du Dos
MARIE-HELENE (parfumerie)
MARINA et fils (entreprise de)
Parfumerie Marie-Hlne
MAROC (les artisan du sud du)
SARL les Briochres de Saint-Jean
NOUVELLE dcoration (la)
La Nouvelle Dcoration
SAINT-JEAN (SARL les Briochres de)
Les Artisans du Sud du Maroc
TABLE de sophie (restaurant)
Restaurant Cassima Restaurant
TROIS surfeurs (magasin de sport aux)
la Table de Sophie

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B- Classement numrique
B-1 Principe
Lordre numrique est bas sur la connaissance universelle de la suite
naturelle des nombres entiers. (Si lalphabet est limit 26 lettres, la suite
naturelle des nombres entiers est illimite).
Les objet, les documents sont classs dans lordre des numros qui leurs
sont attribus, au moment de leur cration.
Le classement numrique ncessite lemploie dun rpertoire alphabtique.
Ce rpertoire permet, connaissant le nom du dossier, de retrouver rapidement le
numro correspondant.
Exemple :
ELMARNASSI dossier 395
ELMOUNTACIR dossier 720
B-2 Utilisations
Il est utilis :
- dans les bibliothques.
- dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers.
B-3 Avantages et inconvnients du classement numrique
1) les avantages :
Extension linfini : linsertion des nouveaux documents ne modifie pas le
rangement des documents dj classs.
Scurit : il est facile de dceler immdiatement une absence du dossier.
Discrtion : les indices numriques ne signifient rien pour les personnes qui ne
disposent pas de rpertoire.
2) Les inconvnients :
ncessite la consultation dun rpertoire alphabtique.
Lent : la recherche dun dossier ncessite la consultation du rpertoire
alphabtique.
Rupture de classement provoque par lannulation ou la sortie dfinitive dun
document

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Exercice dapplication :
Prsenter le classement numrique des rubriques suivantes :
Date dentre
6 juin
20 mai
18 mai
8 juin
2 juin
15 juin
2 juin
21 juin
20 mai
15 mai

Rubrique
SARL Grafrois
Aux quatre saisons
Comptoir franais de scurit
Librairie du sud
Lartisan confiseur
Cabinet Dor
La gnrale de conseils
Boutique Salma
Htel de Bretagne
La Marbrerie de vichy

Elments de correction :
Classement numrique

Rpertoire alphabtique

1. La Marbrerie de vichy
2. Comptoir franais de scurit
3. Aux quatre saisons
4. Htel de Bretagne
5. Lartisan confiseur
6. La gnrale de conseils
7. SARL Grafrois
8. Librairie du sud
9. Cabinet Dor
10. Boutique Salma

BRETAGNE (htel de)


4
COMPTOIR (franais de scurit) 2
CONFISEUR (lartisan)
5
DOR (cabinet)
9
GENERALE de conseils (la)
6
GRAFOIS (SARL)
7
QUATRE saisons (aux)
3
SALMA (boutique)
10
SUD (librairie du)
8
VICHY (la marbrerie de)
1

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C- Classement thmatique ou idologique


C-1 Principe :
Le classement idologique se fait laide dun plan de classement, tabli
partir des documents classer. Ceux-ci sont rpartis par sujet ; chaque sujet
est divis en sous-sujets, eux mmes subdiviss, et ainsi de suite.
Lanalyse des sujets et de sous-sujets sera dautant plus approfondie que la
varit des documents classer est importante. Lorsquun document comporte
plusieurs ides , juges essentielles, il est indispensable dutiliser des renvois.
Exemple :
Un magasin arts mnagers veut classer la documentation quil reoit
rgulirement de fournisseurs ventuels.
Il divisera la documentation reue en grands groupes ou sujets savoir :
appareils mnagers
- appareil de chauffage
- petit appareillage lectronique
Ensuite chaque sujet en sous sujet comme suit :
- appareil de chauffage :
cuisinire bois
cuisinire charbon
radiateurs gaz
radiateur lectrique
- appareils mnagers :
Aspirateurs :
Balai
Boule
Traneau
Cuisinire lectrique :
2 feux
3 feux
4 feux
C-2 Utilisations :
Ce mode est principalement utilis :
- dans des bibliothques
- pour le classement de la documentation
- sous forme simplifi, pour la tenue des dossiers

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C-3 Avantages et inconvnients du classement idologique :


1) les avantages :
parfaitement adapt au classement et la recherche de documentation.
extensible : il est toujours possible de crer de nouveaux groupes ou de
subdiviser ceux qui existent.
peut se combiner frquemment avec dautres ordres de classement.
2) Les inconvnients :
organisation longue : il exige une analyse prliminaire trs pousse pour tablir
le plan de classement
emploi dlicat : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge la
recherche.
ncessite de renvois chaque fois quun mme document traite de plusieurs
sujets ou dides difficiles analyser.
ne prsente aucune scurit sauf sil est combin avec un classement
numrique.
Exercice dapplication :
Indexer et classer dans lordre idologique les rubriques suivantes :
Librairie AL MAARRIF
ditions maghrbines
Librairie-papeterie aux belles images
Grands magasins marocains
Libre-service de locan
Librairie internationale
ditions rencontre
Grands magasins de Chaouie
Librairie de best-sellers

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Elments de correction
Librairie
- AL MAARRIF
- BELLES IMAGES
- BEST-SELLERS
- INTERNATIONNALE
Editions
- MAGHREBINES
- RENCONTRE
Grands magasins
- CHAOUIE
-MAROCAINS
- OCEANS

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Section 2 : les ordres drivs


A- classement dcimal
A-1 Principe :
La classification dcimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres
dcimaux conscutifs de mme ordre, il est toujours possible dintercaler 9
nombres dcimaux conscutifs.
Exemple : voir le plan comptable
1B 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
2B 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
3B 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
A-2 Utilisations
Ce mode est principalement utilis pour :
- le classement de la documentation
- le classement des comptes dans le plan comptable
A-3 Avantages et inconvnients du classement dcimal
1) les avantages :
parfaitement adapt au classement et la recherche de la documentation,
extensible linfini.
2 ) les inconvnients :

organisation longue : il exige une analyse prliminaire trs pousse pour tablir
le plan de classement.
emploi dlicat : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge la
recherche.
ncessit de renvois : chaque fois quun mme document traite de plusieurs
sujets ou dides difficiles analyser.
difficult pour reprer une erreur de classement ou constater labsence dun
document.

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B- Classement chronologique
B-1 Principe :
Le classement chronologique consiste classer les documents dans lordre
de la suite naturelle des dates : annes, mois, jours.
Dans ce mode de classement, le document le plus rcent doit toujours tre plac
sur le dessus.
Exemple : 09/02/98
socit marocaines de courtage
02/02/98
socit de tissage FILATIS
25/01/98
socit de courtage GRACOM
B-2 Utilisations :
Le classement chronologique est principalement utilis pour le classement
des documents et de la correspondance dans les dossiers, pour le classement des
doubles, des lettres, des factures, des documents, des bordereaux bancaires, des
revues et des journaux
B-3 Avantages et inconvnients du classement chronologique :
1 ) les avantages :

simple.
le document le plus rcent est immdiatement visible.
extensible linfini
2) les inconvnients :
impossible de constater les absences de documents.
difficile de retrouver un document dont on ne connat pas la date prcise.
Exercice dapplication :
Le commissariat au tourisme vous communique la liste des manifestations
folkloriques et des expositions artisanales au Maroc :
Prsentez le calendrier chronologique des manifestations folkloriques.

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Du 14/11 au 28/11 : Agadir


Du 06/03 au 12/03 : Marrakech
Du 06/02 au 14/02 : Fs
Du 11/03 au 18/03 : Taroudant
Du 08/07 au 15/07 : Tanger
Du 15/07 au 21/07 : Mekns
Du 24/07 au 31/07 : Rabat
Du 08/08 au 15/08 : Essaouira
Du 21/10 au 28/10 : Casablanca
Du 09/10 au 15/10 : Ouarzazate
Du 25/09 au 24/09 : Zagora

Elments de correction
1. Agadir
2. Ouarzazate
3. Casablanca
4. Zagora
5. Essaouira
6. Rabat
7. Meknes
8. Tanger
9. Taroudant
10. Marrakech
11. Fs

C- Classement gographique
C-1 Principe :
Le classement gographique est bas sur la connaissance des divisions et
des subdivisions territoriales dune unit gographique : pays ville commune dpartement. Il est souvent associ un classement numrique ou alphabtique.
Exemple:
CASABLANCA
- ALAOUI (cabinet mdical)
- MOUKTAR (clinique)
ESSAOUIRA
- RAFFINERIE (socit marocaine de)
- ELJABRI (groupe industrielle)
C-2 Utilisations :
Le classement gographique est utilis par les :
- services commerciaux des entreprises ;
- les diteurs ;
- services de vente par correspondances ;
- services des abonnements : revues, journaux ;
- agences de publicit, etc.
C-3 Avantages et inconvnients
1 ) les avantages :

simple dans son principe ;


prcis ;
extensible puisquil se subdivise naturellement ;

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rpond parfaitement son objet.


2 ) les inconvnients :

ncessite frquemment lemploi dun dictionnaire des communes ;


ncessite un rpertoire alphabtique pour rduire le temps de certaines
recherches.
D - Cl a s s e m e n t alphanumrique :

D-1 Principe
Le classement alphanumrique consiste dabord rpartir les documents
dans des classes alphabtiques prtablies, puis, lintrieur de celles-ci, de leurs
attribuer, selon leurs ordre darrive, un numro.
Dans chaque tranche de classement alphabtique, un rpertoire
alphabtique succinct est donc ncessaire, il figure en gnral sur un guide.
Exemple dun guide :
B
BANQUE marocaine de commerce 01
BILALI (cabinet)
02
D-2 Utilisations :
Petits classements dans lesquels le nombre dlments est stable (ordre de
classement trs peu utilis pour des fichiers manuels) .
D-3 Avantages et inconvnients du classement alphanumrique :
1) les avantages :
scurit du classement ;
extensibilit relative.
2) les inconvnients :
ncessit de tenir un rpertoire pour chacune des tranches alphabtiques.
assez lent.
les divisions alphabtiques doivent tre fixes lavance.

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Exercice dapplication :
Dans leur ordre dentre. Ces fournisseurs ont t enregistrs ainsi puis classs
selon lordre alphanumrique :

Etabissement de la pelote du Nord


La Revue marocaine
La Grande couture du coin
Caisse Nationale de Scurit Sociale
Restaurant de la route de holand
Auto-cole Hilali et fils
Htel Mamounia

lments de correction
C.
- COIN (la grande couture du)
- CAISSE (nationale de scurit sociale)
H.
- HOLAND (restaurant de la route de)
- HILALI et fils (auto-cole)
M.
- MAROCAINE (la revue)
- MAMOUNIA (htel)
N.
-NORD (tablissement de la pelote du)

01
02
01
02
01
02
01

Aprs avoir dtermin lordre dans lequel doivent tre classs les supports,
nous allons trait dans le prochain chapitre les moyens matriels utiliser pour
conserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleures
conditions.

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CHAPITRE II : LES DIFFERENTS PROCEDES DU


CLASSEMENT
Le choix du mode de classement seffectue daprs plusieurs critres savoir :
- le volume et le nombre dlments classer,
- facilit daccs et de la manipulation,
- la dure de conservation,
- la fourniture, le mobilier et le matriel utiliser.
Section 1 : Les dossiers ; indexage et signalisation
A-Les dossiers :
A-1 Le classement des documents dans des dossiers :
Les documents sont placs dans couvertures cartonnes de rsistance et de
forme variables. Le choix de celles-ci est fonction de la nature des documents
classer, de la frquence de leurs consultation et de la dure voulue de leurs
conservation.
Ces couvertures qui protgent les documents et facilitent leur rangement,
sont des chemises, des classeurs ou des dossiers.
Les principaux types de dossiers sont :
- les dossiers ordinaires
- les dossiers tirettes
- les dossiers sangle
- les dossiers perforation
- les chronos

A-2 Le choix des dossiers :


Les dossiers ordinaires (chemises cartonnes) : ils sont utiliss pour les dossiers
de travail peu pais ; pour un rangement de document dans un dossier suspendu.

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Les dossiers systme (chemises rabat, tirette, lastiques ; classeurs


sangle ; anneaux ): ils sont utiliss pour les dossiers de travail pais ou
volumineux ; pour le rangement des documents consults frquemment.
Les dossiers suspendus (les hamacs en papier kraft suspendu sous un rayon
armoire ou dans un tiroir) : ils sont utiliss pour la plupart des dossiers
individuels (fournisseurs, clients, personnel)
B - Indexage :
Lindexage dun classement est lindication visuelle des tranches de
classement ainsi que lidentification des documents (dossiers, fiches).
Pour indexer les dossiers, on utilise :
- Les guides : ce sont des intercalaires en carton, mtal ou matire plastique. Ils
sont de mmes dimensions que les dossiers, mais portent des dpassants o sont
inscrites les mentions utiles au classement.
- Onglets fentres : lorsque les guides ne portent pas de dpassants, on utilise des
onglets fentre de diffrentes dimensions ou des papillons gomms.
Exemple :
Dans un dossier alphabtique, indexer le classement consiste :
- marquer sur des repres trs visibles les tranches de classement (A, B, C, par
exemple) ;
- inscrire sur chaque dossier (ou document) la rubrique correspondante.
C - Signalisation :
La signalisation est le moyen visuel pour mettre en vidence certains
caractres communs un groupe de dossiers. On distingue deux types de
signalisation :
- Fixes : couleurs des dossiers, case colore,
- Mobiles : onglet, cavalier
Exemple :
Clients domicilis dans le sud
Clients domicilis dans le nord
On emplois pour indiquer ces particularits :
dossiers de couleurs diffrentes
des papillons de couleurs que lon colle sur la partie visible du dossier ;
des anglets fentre de taille et de couleurs diffrentes

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Illustration :

Exercice dapplication :
Etablissez une liste de renseignement pouvant donner lieu signalisation
sur des documents concernant les employs. Prcisez dans chaque cas sil sagit
dune signalisation fixe ou dune signalisation mobile. Quel est lintrt de la
signalisation ?
Elments de correction
Signalisation fixe :
- fonctions des employs : cadres, employ
- catgories de fonction : permanent, occasionnel
Signalisation mobile :
- demande de cong
- attestation de travail

Section 2 : les diffrents procds du classement


A- Classement horizontal
A-1 Procd :
Le classement horizontal (ou plat) consiste empiler les documents les
uns sur les autres, le dos face lutilisateur.
A-2 Conditions dutilisation :
Pour les dossiers :
- le dos du dossier doit tre assez large pour recevoir les indications ncessaires.
On peut utiliser les dossiers sangle, les boites de carton, les sous-dossiers.
- la consultation des dossiers ne doit pas tre trs frquente.

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24

Pour les documents seuls :


- document de trs grand format
- imprim
- fournitures de bureau, etc.
A-3 Avantages et inconvnients :
1) les avantages :
simplicit
encombrement rduit
bonne conservation des documents
2) les inconvnients :
recherche et manipulation difficile
possibilit de signalisation limite une signalisation fixe.
ne convient pas aux dossiers minces
A-4 Utilisations :
Le classement horizontal est utilis pour :
- les dossiers volumineux
- les dessins et plans, dossiers de grand format
- les fournitures de bureau : papier, carbones
- les imprims, les bandes magntiques
A-5 Mobilier et matriel
Les principaux matriels et mobiliers utiliss pour ce procd sont :
- classeurs clapets
- classeurs rideaux
- classeurs tiroirs plats,
- classeurs plan
- rayonnages fixes ou mobiles
Classeur clapets
casiers ferms par un clapet (porte articule)
tiquette permettant lidentification du contenu
du casier (tranche de classement).
identification sur le dos du dossier.
chaque casier contient quelques dossiers.

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25

Classeurs rideau
gros dossiers
identification sur le dos du dossier,
tablette amovible ;
rideau articul;
Classeurs tiroirs plats
tiroirs peu profonds et amovibles,
identification du contenu du tiroir sur
ltiquette : recherche facile ;
un seul dossier par tiroir : manipulation trs
rduite ;
importance du mobilier variable suivant les
besoins.
Tiroirs plan
tiroirs peu profonds et amovibles,
identification du contenu du tiroir sur
ltiquette : recherche facile ;
un seul dossier par tiroir : manipulation
trs rduite ;
Exercice dapplication :

Indiquez dans quels cas sont utiliss les diffrents meubles pour le
classement horizontal des dossiers, tenir compte de :
La nature des dossiers
Dossiers en cours ou dossiers classs
Volume
Importance de classement
Elments de correction
- les dossiers volumineux
- dessins et plans, dossiers de grand format
- fournitures de bureau : papier, carbones
- les imprims, les bandes magntiques

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26

B- Classement debout :
B-1 Procd :
le classement debout consiste classer les dossiers ou les documents les
uns cot des autres sur leur arte la plus petite ;le dos, se prsentant
verticalement face lutilisateur.
B-2 Conditions dutilisation
Seuls les documents pais et les classeurs couverture renforce peuvent
tre classs debout. Les documents et les chemises minces doivent tre runis
dans des classeurs ou dans des dossiers solides (classeurs en carton,
perforations, pinces...)
B-3 Avantages et inconvnients
1) les avantages :
recherche et manipulation faciles,
absence dun dossier repr facilement,
mise en archives faciles.
2) Les inconvnients :
ce procd ne peut tre utilis que pour le classement des dossiers pais et
rigides,
les possibilits de signalisations sont trs rduites,
lencombrement est important.
B-4 Quelques utilisations :
Le classement debout est utilis pour ranger :
- les livres dans la bibliothque ;
- classement des lettres, pices comptables, documents clients et fournisseurs ;
- les annuaires, recueils, catalogues ;
- les liasses darchives
B-5 Mobilier et matriel
On utilise pour le classement debout :
- les rayonnages fixes ou mobiles

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27

- les armoires, placards, bibliothques ;


- les classeurs rotatifs axe vertical.

Rayonnages fixes ou mobiles


rayonnages faciles installer ou dplacer.
recherche facile
classement visuel

Armoires rayons
Divers systmes de portes :
portes battantes (portes pleines ordinaires),
portes coulissantes ;
portes pliantes (chaque porte se plie en deux, rduisant ainsi
lencombrement)
Classeur rotatif
tambour pivotant auteur dun axe vertical :
recherche plus rapide ;
les dossiers sont placs en couronne sur
chaque tambour (environ 30 dossiers)
gain de place.

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28

Exercice dapplication :
Les portes des armoires peuvent tre battantes (ordinaires), coulissantes et
pliantes ; indiquez les avantages et les inconvnients de chaque systme.
Elments de correction

Portes ordinaires

Portes coulissantes et
pliantes

Avantages
Cot rduit
Visualisation total du
classement
Manipulation facile
Rduire lencombrement

inconvnients
Manipulation difficile

Cot lev

C- Classement vertical ordinaire :


C-1 Procd
Le classement vertical ordinaire consiste placer les documents
verticalement, les uns derrire les autres, ou les uns cot des autres, les dossiers
reposants sur leur dos.
C-2 Conditions dutilisation :
Pour viter leur affaissement et leur glissement, les dossiers et les documents
doivent tre maintenus les uns contre les autres par des compresseurs ou des
intercalaires.
C-3 Avantages et inconvnients :
1) les avantages :
facilit de manipulation, condition que les dossiers soient rigides.
Possibilit de signalisations limites (couleurs de dossier, onglet)
2) Les inconvnients :
aspect souvent dsordonn ;
risque daffaissement des dossiers (recherche difficile, dtrioration des
documents) ;

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29

C-4 Quelques utilisations :


Le classement vertical ordinaire peut tre utilis pour toutes les formes de
classement :
dossiers
clients,
dossiers
fournisseurs,
correspondance
personnelle,etc
C-5 Mobilier et matriel :
On utilise pour ce mode de classement :
- classeurs tiroirs
- bacs fixes ou mobiles
- classeurs rotatifs
Classeur tiroirs
lment comprenant quatre tiroirs ;
tiquette permettant lidentification du
contenu du tiroir;
capacit : 100 dossiers par tiroir, environ ;

Bacs
Facilement dplacs et amens prs du poste du poste du travail.
D- le classement vertical suspendu
Le classement vertical suspendu consiste placer les dossiers et les
documents dans des chemises en carton fort, dites hamacs.
Le classement vertical suspendu peut tre :
- visibilit suprieure
- visibilit latrale

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30

D-1 Classement suspendu visibilit suprieur


D-1-1 Principe
Dans ce type de procd, les hamacs sont quips, sur leur partie
suprieure, dune tringle mtallique qui sert leur suspension. Lintitul du
dossier est inscrit :
- soit directement sur la tringle mtallique.
- soit sur une tiquette place dans une gaine transparente pour la protger.
Illustration :

Caractristiques :
- le hamac est suspendu au bord du tiroir ou du bac par des crochets.
- identification du dossier sur une bandelette glisse sous une baguette en
rhodod.
- signalisation fixes (cases colors en crayon), signalisation mobiles (cavalier).
- si les hamacs sont runis deux deux on ralise un classement en continu.
- ce procd amliore la scurit du classement, aucun document ne pouvant tre
gliss entre deux dossiers.
D-1-2 Conditions dutilisation :
Les documents ne doivent tre ni trop lourds ni trop pais. Ils doivent tre
placs dans des sous-dossiers avant leur insertion dans les hamacs.
D-1-3 Avantages et inconvnients
1) les avantages :
bonne conservation des documents
lisibilit satisfaisante de la dnomination
signalisation fixe et mobile facile
insertion aise de nouveaux dossiers

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31

2) les inconvnients :
capacit rduite
ncessit de sous-dossiers
D-1-4 Mobilier et matriel :
On utilise pour ce mode de classement :
- tiroirs quips
- bacs fixes ou mobiles

Tiroirs quips
les tiroirs sont quips des dossiers hamacs.
50 dossiers dans un tiroir de bureau
100 dossiers dans un tiroir de classeur

Bacs fixes ou mobiles


Le bac est quip des dossiers hamacs
couvercle basculant
Roulettes pivotantes (dplacement facile)

D-2 Classement verticale suspendu visibilit latrale


D-2-1 Principe :
Les hamacs de classement vertical suspendu visibilit latrale sont
quips, sur la partie visible face lutilisateur, dune bande mtallique ou
plastique.

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32

Illustration :

Caractristiques :
Les hamacs sont suspendus dans ce cas sous
les rayons de larmoire.
Lindentification dans ce cas est sur le petit
cot du hamac.

D-2-2 Conditions dutilisation :


Les documents ne doivent tre ni trop lourds, ni trop pais, ni trop fragiles.
Les documents doivent tre placs dans des sous-dossiers avant leur insertion
dans les hamacs.
D-2-3 Avantages et inconvnients:
1) les avantages :
rangement facile des dossiers et des documents ;
extension aise ;
signalisation fixe et mobile satisfaisante ;
bonne lisibilit des intituls ;
grande capacit de classement.
2) les inconvnients :
utilisation de sous-dossiers indispensables.
D-2-3 Mobilier et matriel
On utilise :
- armoire quipe
- classeurs tiroirs basculants
- classeur rotatif axe vertical
- classeur rotatif axe horizontal

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33

Armoires quips
portes pliantes
de 4 8 range par armoires
100 dossiers environ par range.

Armoires basculantes
encombrement moindre au sol.
tiroirs ouvert : visibilit latrale du
dossier.
tiroirs ferms ; les dossiers se trouvent
alors classs debout.

Classeurs rotatifs axe vertical


encombrement rduit
accs facile
tambours pivotant autour dun axe vertical

Classeurs rotatifs axe horizontal


encombrement rduit
accs facile
il suffit dappeler au clavier le dossier voulu
pour quil se place automatiquement en
position de lecture.

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34

Exercices dapplications :
1 . Comparer les deux procds :

- classement suspendu visibilit latrale : le cas du classement dans une


armoire.
- classement suspendu visibilit suprieure : le cas du classement dans un
classeur tiroir.
2 . votre travail consiste indiquez pour chaque document propos : le dossier, le

procd de classement et le mobilier utilis.


Documents :
- revues (exemple PC magazine, science et vie)
- doubles de courriers importants conserver (anne 1995-2000)
- dossiers clients
- plan du nouveau restaurant dentreprise (grande dimension)
- photocopie dans lordre chronologique de toutes les informations transmises au
personnel.
Elments de correction :
1. classement dans une armoire :
* classement visuel
* classement facile
* encombrement obligatoire
Classement dans un classeur tiroir :
* tiquette permettant lidentification du contenu du tiroir;
* bonne conservation
* capacit rduite
2.
revues
courrier

Dossiers clients

Dossiers utiliss
Les dossiers ordinaires
Chrono- dossiers
tirette- classeur
anneau- dossiers
ordinaire
Dossiers perforation
ou tirette

Procd de classement Mobilier utilis


Horizontal
Clapets -classeurs
rideaux..
Debout -Verticale
Rayonnages
armoires- tiroirs
quips
Debout - verticale

Plans

Dossiers ordinaires

horizontal

photocopies

Chrono- dossiers
ordinaires

Debout -Verticale

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Rayonnages
armoires- tiroirs
quips
Clapets -classeurs
rideaux..
Rayonnages
armoires- tiroirs
quips

35

CHAPITRE IV : LES PLANNINGS


Section 1 : Gnralits sur les plannings :
A- Dfinition :
Un planning est un tableau qui visualise lordonnancement de tches ou
dvnements cest dire la prvision de leur situation dans le temps. Il doit
permettre les mises jour et le contrle de la ralisation.
Un planning comprend :
- chelle de temps (jour, semaine, mois).
- reprsentation visuelle (prvisions ralises).
- chaque ligne correspond un excutant ou un poste de travail, ou
une activit.
- la premire colonne correspond aux titres des lignes.
- repre des jours.
B- Conception d un planning :
Echelle de temps

Description:
- tablir la liste des mentions porter en
ordonne.
- prvoir le nombre dunits de temps
ncessaires horizontalement.
NB : il faut dterminer la langueur rserver une unit de temps pour permettre
un reprage visuel facile ; en dduire la langueur du planning
Exemple : planning des travaux relatifs la prparation dun voyage par le comit
dentreprise :
fvrier
Travaux faire
- Runion du C.E (proposition
des dates, du lieu, des activits,
du budget)
- note au personnel
- rception des suggestions
- analyse des suggestions
- runion du C.E (fixation des
dates, du lieu,..)
-

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4 5

1 1
0 1

1
2
3

1
4

1
5

1
6

1
7

- - -

- - - - - -

36

C- Rles des plannings :


-

facilit la communication et la mmorisation


permet une comprhension plus synthtique
rduit les informations lessentielles
assure lordonnancement : rpartition dans le temps de divers travaux
il prcise quand le travail sera termin et le temps quil prendra

D - Choix du matriel :
Bien que tous les modles proposs par les fabricants puissent, en principe,
sadapter tous problmes de prvisions, le choix du matriel est dterminant
pour lefficacit de la solution propose.
Ainsi, les principaux matriels utiliss sont :
- plannings fiche T
- plannings bandelettes
- planning gouttire
- planning rubans
- plannings fils
- plannings magntiques
Section 2 : Les principaux modles de plannings
A- Planning fiche T
A-1 Description :
- ce planning est constitu par des bandes mtalliques verticales perfores des

fontes quidistantes, destins recevoir des fiches en T.


- la partie suprieure de la fiche reoit les informations essentielles.
- la partie infrieure reoit les informations complmentaires.
Illustration :

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37

A-2 Utilisations :
Ce type de planning permet le suivi des cas simples dans lesquels
lorganisation fonctionne par unit de temps complte (emploi du temps),
comme : leffectif du personnel et son emploi du temps ; dlais de livraison ;
excution des commandes en cours.
A-3 Avantages :
systme simple ;lecture rapide ; possibilit dcrire sur la partie visible de
la fiche en T; possibilit de signalisation garce aux diverses couleurs des fiches,
curseurs, lettres, symboles ; la mise jour et rapide ; et le cot est moyen.
B- Planning gouttires ou gorges :
B-1 Description
Planning gouttire, bande :
Il est constitu de plusieurs gouttires superposes en matires plastiques
dans lesquelles on glisse des bandelettes coupes la longueur, dsigns suivant
la prvision.
Planning gorges ou gouttire profondes :
Dans ce planning, les gouttires sont suffisamment grandes pour recevoir
les documents (bons de commandes, bon de travail,) seule la partie suprieure
reste visible.
Un fil repre la date du jour, ainsi toute bande place entirement gauche
du fil correspond un retard de ralisation.
Illustration :

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38

B-2 Utilisations :
Ce type de planning sadapte tous les problmes de contrle de stock et
approvisionnements, des ventes, de budget, de la publicit, avancement des
commandes
B-3 Avantages :
Ce planning aux mme avantages que le planning fiches en T.
C- Planning fil ou ruban
C-1 Description :
Planning fil : est un tableau perfor, la visualisation est obtenu par des
fils de couleurs que lon tire horizontalement jusqu' la position voulue, laide
de cheville. Des curseurs et symbole coulissant sur fils et moletant en vidence
des caractres importants. En gnral, les symboles de prvisions sont enlevs au
fur et mesure de la ralisation.
Planning ruban : ce planning ressemble extrieurement au planning
gouttires bandes, mais le principe dutilisation est le mme que le planning
fils. On tire le ruban mtallique ou plastique jusqu' la position voulue.
C-2 Utilisations :
- suivi des oprations de commande, de livraison, des chantiers
- chanciers divers
C-3 Avantages :
- possibilit de signalisations varies
- mise jour rapide et facile
D- Planning magntique :
D-1 Description :
Le support est gnralement form dune feuille mtallique vernisse sur
laquelle est imprim un quadrillage en centimtre.
Les symboles et les bandes de dimensions et de couleurs varies sont
aimants de faon permanente. Ces symboles peuvent tre codifis de lettres ou
de chiffres.

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39

Module : 12

Guide de travaux pratique

Organisation Administrative

Par ailleurs, les bandes portant les jours, les moisfacilitent la ralisation
de lchelle du plan.
Des bobines que lon pose nimporte quel endroit du tableau et qui
permettent de drouler un ruban sur la longueur dsire.
Illustration :

D-2 Utilisations :
- contrle des objectifs
- applications trs varies
- en progression (suivi doprations successives)
D-3 Avantages :
- systme simple, lecture facile ;

- possibilit de signalisations trs varies ;


- mise jour rapide et agrable ;
- cot moyen.
Exercice rcapitulatif:
Apprciation du critre de choix :
- favorable
- moyen
- dfavorable

Planning sur papier

Facilit de Souplesse
dutilisation
mise
jour
D
F

Possibilit
dinscription

Cot
rduit

P. fiche T
P. gouttire
P. ruban

F
M
F

M
M
D

M
F
D

F
M
D

P. fils

P. magntique

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utilisations

Activits
exceptionnelles
Cas simples
Tous problme
Plannings de
fabrication
Suivis
doprations
MAJ rapide

40

CHAPITRE VI : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ET


LARCHIVAGE
Section 1 : Le classement lectronique
Aujourdhui, pour permettre une recherche et une restitution suffisamment
efficaces, la r-excution de traitements antrieurs, voire des traitements
nouveaux, il nest plus possible que les archives soient uniquement composes
dun classement sur papier : il est indispensable que les informations soient
conserves sous une forme lectronique organise dans ce but.
A- Supports utiliss :
Plusieurs supports disponibles aujourdhui :
Les disques durs classiques : leur capacit sans cesse croissante permet de
conserver en ligne des quantits considrables dinformations
Les supports externes rinscriptibles : bandes, cartouches magntiques,
disques optiques ;
Les supports externes non rinscriptibles : disques Worm.
Remarque : pour lutilisation de ces supports, le problme de la preuve nest
encore rsolu.
Le choix du support est fonction dune srie de critres, dont notamment
les suivants :
* Dure de conservation de linformation compatible avec la dure du support. Si
le support nest pas assez durable, linformation devra tre priodiquement
recopie sur un support neuf.
* Ncessit daccs linformation. Si un accs quotidien aux archives est requis,
une conservation en ligne est plus approprie. Dans le cas contraire, un
archivage externe est gnralement moins coteux.
* Type dutilisation. Si lenregistrement lectronique est destin servir de
preuve, il convient de pouvoir dmontrer quil na subi aucune altration et,
ventuellement, de lui donner date certaine. La mise en uvre de techniques de
cryptage et dhorodatage peut se rvler ncessaire.
* La disponibilit des outils de lecture compte tenu de lvolution des techniques.
En effet, qui pourrait encore lire une disquette 8 pouces, mme si sa surface
magntique avait conserv sa qualit jusqu aujourdhui.

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41

B- Avantages du classement lectronique :


La gestion lectronique des documents existe depuis longtemps, mais elle
tait chre, complexe et lente. Grce au progrs technique, le classement
lectronique devient un outil conomique, simple et rapide.
Avec lui classement et archivage de documents deviennent logiques et
faciles. L'espace est libr et la scurit assure. Consultation comme distribution
sont instantanes et l'utilisation du papier est rduite au minimum.
Le classement de tous fichiers ou documents prsents sur l'ordinateur. Du
texte bien sr, mais aussi des tlcopies, des images couleur, des radiographies,
des films, de la parole et des sons.
Le classement lectronique de documents vous permet d'tre certain de
fournir la copie sans dlai et sans fatigue. Les documents papier gards pour des
raisons lgales ne sont pas pour autant supprims, mais leur nombre est rduit au
strict minimum et leur classement est simplement chronologique.
Section 2 : Larchivage :
A- Dfinition :
Larchivage consiste conserver des informations qui peuvent devenir
ncessaires soit titre informatif, soit titre de preuve, soit enfin lors dun
contrle de ladministration. Il permet dassurer la prennit de linformation et la
possibilit de la restituer ultrieurement.
B- Les objectifs darchivage:
Larchivage peut rpondre trois objectifs diffrents, selon la valeur des
documents que lon archive:
- Juridique : concerne tous les documents qui portent sur la justification de droits
longue ou courte chance, exemple : conservation de contrats des fins de
preuve en cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation des
documents comptables en cas de contrle fiscal ;
- Administrative : ce sont les documents dont lorganisme a besoin pour sa
gestion ;
- Historique : pour la reconstitution dvnement survenus dans lorganisme.

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C- Lieu, meuble et support


Lieu :
Le local doit tre peu coteux (sous-sol en gnral) et sain pour conserver les
documents labri de la poussire, de la lumire et de lhumidit.
Meuble :
Le rayonnage mobile est compos d'lments de rayonnages traditionnels fixs sur
des chariots qui se dplacent en translation. Ce principe permet l'accs au volume
total des documents contenus dans l'ensemble des rayonnages en utilisant un seul
couloir de consultation.
Ce mode de classement permet soit de :
Doubler la capacit de classement sur une mme surface.
Gagner 50% de surface pour une mme capacit.
Illustration :

Support :
Les documents sont rangs dans des boites par anne, et en respectant
lordre du classement principal.
Exemple dune tiquette- boite
Clients
Anne : 89
n : 101
n :200

Les boite darchivage

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43

D- La dcentralisation des archives :


Les archives ne sont pas ncessairement dtenues lintrieur de
lentreprise. En dehors mme du choix dun support, lentreprise peut examiner la
ncessit de recourir un tiers archiveur .
Cette solution peut prsenter certains avantages :
- lentreprise na pas investir en supports capables de stocker des volumes
importants ;
- elle dlgue les fonctions de sauvegarde et de protection physique des archives ;
Le recours ces prestations ncessite videmment un cahier des charges prcis et
des prcautions contractuelles concernant la transmission, la proprit des
donnes, leur confidentialit, leur restitution, leur destruction, etc.

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Conclusion

Un classement mthodique et logique est ncessaire pour plusieurs raisons :


- la masse des documents reue par les entreprises est considrable. Sils ne sont
pas tous dun intrt immdiat, Ils peuvent cependant devenir utiles. Il faut par
consquent, les conserver en ordre.
- dans certaine entreprises. Il existe une catgorie de documents qui ont une
grande valeur pcuniaire (plans, dessins, projets). Cest donc un capital
conserver.
- les affaires courantes se traitent de plus en plus par tlphone. Il est ncessaire
de pouvoir retrouver immdiatement le dossier intressant linterlocuteur.

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45

Module N 12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE


RESUME PRATIQUE

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46

TP 1 : Classement Alphabtique
1. Objectifs viss
- classer alphabtiquement les dnominations ;
- appliquer les rgles de la norme AFNOR
2. Dure du TP : 60 min
3. Equipements utiliss : papier tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens classer alphabtiquement les dnominations ;
pour cela, ils doivent distinguer un mot directeur selon les rgles dfinies par
la norme AFNOR.
5. Droulement du TP :
Rechercher, dans la liste ci-dessous, le mot qui vous semble le plus important
pour identifier les dnominations.
Pour cela, vous devez appliquer les rgles dfinies par la norme AFNOR pour
le choix du mot directeur, puis, indexer les dominations de manire mettre en
vidence les mots directeurs.
Enfin, appliquer le classement des mots directeurs suivant lordre de lalphabet.
Manufacture de cuirs et de peaux
Galerie LAFAYETTE
Socit commerciale franco-japonaise
Maison Renault
Outillage du centre Casablanca
La gnrale du courtage
Restaurant Welcome
Htel Cendrillon
Entreprise de Peintures Astral
Transport du Sud Ouest

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47

TP 2 : Classement Numrique
1 . Objectifs viss

- classer numriquement les dnominations ;


2. Dure du TP : 60 min
3. Equipements utiliss : papier- tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens classer numriquement les dnominations ;
pour cela, il est indispensable, avant dintgrer le rsultat de lanalyse au
classement numrique, den reporter le nom ou la dnomination, suivi du numro
attribu sur un rpertoire tenue alphabtiquement.
5. Droulement du TP :
Vous entrez en qualit demploy de bureau dans la socit ASTRAL et vous
tes charg douvrir des dossiers pour les nouveaux clients en respectant lordre
du classement numrique.
Vous allez attribuer un numro dordre aux nouveaux clients, selon lordre de
leur arrive, sachant que le dernier dossier ouvert porte le n300.
Les rsultats obtenus doivent tre enregistr sur un rpertoire tenu
alphabtiquement. Pour cela, vous devez appliquer les rgles du classement
alphabtique.
13/04/99 Institut Jean dAthnes et fils
15/06/98 CAOUTCHOUC lextra souple
18/06/98 Socit Allumettier Franaise
25/07/97 Garage de Mcanique Gnrale
04/09/98 CTR, transport rapide
10/10/98 Imprimerie du Rif
12/11/97 Centrale laitire de louest de Marrakech
18/12/98 Compagnie internationale dexportation

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48

TP 3 : Classement idologique
1 . Objectifs viss

- classer idologiquement les dnominations ;


2. Dure du TP : 45 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens classer idologiquement les dnominations ;
pour cela, il est indispensable dtablir un plan de classement partir des
documents classer.
5. Droulement du TP :
Pour classer les rubriques suivant lordre idologique, il faut diviser le sujet
principal en plusieurs sous- sujets, laide dun plan.
Puis, il faut affecter chaque sujet les rubriques le concernant.
Enfin, une fois le classement est effectu, un classement alphabtique est
indispensable.
Hpital Avicenne, Marrakech
Clinique EL HAKIM
Laboratoire dapplication biologique
Hpital vingt aot
Polymdic, laboratoire
Clinique dIris
Centre de sant Moulay Youssef
Clinique de lATLAS

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49

TP 4 : Classement alphanumrique
1 . Objectifs viss

- classer alpha-numriquement les noms simples ;


2. Dure du TP : 45 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens classer
alpha-numriquement les
dnominations ; pour cela, il est indispensable de raliser un classement
alphabtique, Ensuite, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut classer par
ordre numrique.
5. Droulement du TP :
Dans leur ordre dentre en relation avec la Maison qui vous emploie, les
fournisseurs de mobilier de bureau ont t enregistrs ainsi :
1. P.A. Chauvin
2. Burofuid
3. Sancar
4. Organos
5. Planex organisation
6. Comeca
7. Fibromtal
8. Sagal
9. Mobili-buro
10. Organex
11. Office technique
Pour classer ces noms, vous devez dabord retenir les lettres de chacun des
noms et en effectuer un classement alphabtique.
Ensuite, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut effectuer un classement
numrique selon lordre de leur arrive.

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TP 5 : Classement alphanumrique
1 . Objectifs viss

- classer alpha-numriquement les dnominations ;


2. Dure du TP : 60 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens classer
alpha-numriquement les
dnominations ; pour cela, il est indispensable de raliser un classement
alphabtique, puis, lintrieur de celle-ci, effectuer un classement numrique.
5. Droulement du TP :
Pour classer les dnominations suivantes, il faut dabord les indexer de manire
mettre en vidence les mots directeurs.
Ensuite, appliquer le classement des mots directeurs suivant lordre de
lalphabet.
Enfin, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut effectuer un classement
numrique.
Les fiches suivantes ont t classs par ordre de date cration :
Lessive OMO
Etablissement Marnier
S.C.A
Garage Narssani
Caf du Centre de ville
Les chantiers de lOuest
Laiterie Cooprative de Safi
Les transports Marocains
Laines de lAtlas
Les galeries modernes
Docteur Michel Brti
Htel du Sud
Les cloisons Saint-Hilaire
Taxis Scurit

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TP 6 : Classement GEOGRAPHIQUE

1. Objectifs viss
- classer gographiquement les dnominations ;
2. Dure du TP : 45 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens classer gographiquement les dnominations ;
lintrt de ce classement est la rpartition gographique des documents, puis a
lintrieur de chaque rpartition, il est ncessaire dappliquer un classement
alphabtique.
5. Droulement du TP :
Pour classer les dnominations suivantes,
Il faut effectuer au premier, le groupement des dnominations par ville,
Puis lintrieur de chaque groupement, il faut classer les dnominations selon
les rgles du classement alphabtique.
Socit industrielle gazire, Mknes
Office nationale de llectricit, Rabat
Bijouterie au diamant bleu , Safi
Pharmacie du nord-ouest, Casablanca
Union marocaine du travail, Rabat
Compagnie civile dameublement, Safi
Cooprative ouvrire, Casablanca
Etablissement de La Fayette et fils, Safi

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TP 7 : Classement CHRONOLOGIQUE
1 . Objectifs viss

- classer chronologiquement les dnominations ;


2. Dure du TP : 45 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens classer
chronologiquement les
dnominations ; pour cela, il faut effectuer le classement dans lordre de la suite
des dates : anne, mois, jours.
5. Droulement du TP :
Vous allez classer les documents dans lordre de leur rception, cest dire
selon lordre des dates ; le document le plus rcent tant plac sur les documents
dj classs.
Lentreprise qui vous emploie reoit, titre de documentation, une revue
hebdomadaire traitant chaque fois dune question relative au transport des
marchandises.
On vous demande de classer les numros suivants dans lordre chronologique :
31 mars
03 mars
21 avril
18 fvrier
10 mars
14 avril
17 mars
07 avril
24 mars

n 13
n 9
n 16
n 8
n 10
n 15
n 11
n 14
n 12

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transports par wagons complets


marchandises dangereuses sur nos routes
les relais routiers pour les marchandises
lavion est les denres prissables
nos marchandises en chemin de fer
nos marchandises en camions
transports des marchandises par bateaux
marchandises te liaisons ariennes
le rail et nos marchandises

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TP 8 : Classement DECIMAL
1 . Objectifs viss

- classer les dnominations selon lordre dcimal ;


2. Dure du TP : 60 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens classer les dnominations selon lordre
dcimal; lordre du classement des documents est bas sur le principe de la
numrotation dcimale universelle.
5. Droulement du TP :
On vous a remis la documentation suivante sur le mobilier de bureau, et
vous tes appelez appliquer un classement dcimal :
* les bureaux : bureaux direction, de secrtaire, de dactylographe.
Ils peuvent tre :
a. en mtal
b. en bois
* les siges : fauteuils, chaises.
Ils peuvent tre :
c. en mtal
d. en bois
* les armoires : armoires pour archives, pour classement de dossiers.
Ils peuvent tre :
e. en mtal
f. en bois
Il faut, dans un premier lieu, affecter un chiffre pour chacune des grandes
catgories de mobilier,
Ensuite, lintrieur de chaque grande catgorie, vous allez affecter un
deuxime chiffre aux diffrentes sections.
Et lintrieur des sections, vous devez affecter un troisime chiffe aux
diffrentes sous-sections.

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TP 9 : Ordres de classement
1 . Objectifs viss

- choisir le mode de classement adquat ;


2. Dure du TP : 90 min
3. Equipements utiliss : papier tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens faire le choix pour le classement le plus
appropri pour chaque situation, et expliquer ensuite leur choix.
5. Droulement du TP :
Analysez les situations suivantes. Pour chacune, indiquez l'ordre de classement
qui a t adopt et expliquez-en le principe en lappliquant au cas prsent.
CAS PRESENTE

ORDRE
ADOPTE

EXPLICATIONS
PRATIQUES appliques au
cas

La
secrtaire
d'un
centre
socioculturel
enregistre
les
inscriptions aux activits proposes
par le centre. Lorsqu'une personne
souhaite s'inscrire pour la premire
fois une activit, la secrtaire lui
fait renseigner (remplir) une carte
d'adhrent qu'elle va conserver dans
son bureau. Lorsque cette personne
reviendra s'inscrire une autre
activit, la secrtaire ressortira la
carte d'adhrent pour la complter.
Dans quel ordre va-t-elle classer
ces cartes ?
Elle est galement charge de
classer une revue mise disposition
du public. Elle utilise pour cela le

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numro de chaque revue.


Une vidothque (collection de
cassettes vido) a t nouvellement
cre. La secrtaire doit en tablir
le plan de classement, sachant que
chaque emprunteur doit pouvoir
accder aux films qui l'intressent
(comdie,
science
fiction,
documentaire, dessin anim)
Chaque jour, la secrtaire doit
galement classer le double du
courrier expdi par le centre. Elle
utilise pour cela un classeur levier
intitul "chronos".
Elle consacre 1/3 de son temps de
travail au fonctionnement de la
crche familiale qui occupe les
mmes
locaux.
Elle
tient
notamment jour un fichier des
assistantes maternelles employes
par la crche. Grce ce fichier, la
directrice de la crche peut
recommander aux parents une
assistante maternelle proche de leur
domicile. Dans quel ordre sont
classes les fiches ?

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TP 10 : Classement des documents dans des dossiers


1 . Objectifs viss

Choisir les dossiers adquats pour le classement des documents ;


2. Dure du TP : 45 min
3. Equipements utiliss : papier tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens faire le choix des dossiers utiliser pour le
classement des documents.
Les stagiaires doivent matriser les proprits et les caractristiques des
dossiers utiliss pour le classement des documents.
5. Droulement du TP :
Vous vous dcidez ranger les documents pars sur votre table de travail
en essayant de les regrouper, par dimension et par objet, afin de pouvoir les
consulter plus facilement.
Vous avez en vrac les documents suivants :
- des documents commerciaux pour vos travaux pratiques de connaissance de
lentreprise : factures, bon de commande, lettres de change
- des feuilles perfores sur lesquelles vous avez pris des notes sur
lenvironnement et les relations des entreprises avec les grands services publics et
privs
- des lettres de vos camarades
- de la documentation sur des recherches que vous devez faire sur les diffrents
types de bureaux.
- des photographies dcoups dans divers publications : paysages, animaux,
fleurs, modles
Dans quelles catgories de dossiers classeriez-vous ces divers documents ?
Justifier votre choix ?

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TP 11 : Indexage et signalisation
1 . Objectifs viss

Faire la distinction entre lindexage et la signalisation ;


2. Dure du TP : 45 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens distinguer entre lindexage et la signalisation
dans les situations ci-aprs.
Les stagiaires doivent matriser la diffrence entre les deux notions.
5. Droulement du TP :
Il faut analyser les situations et pour chaque cas, il faut cocher la bonne case et
dites sil sagit dindexage, de signalisations fixes ou mobiles.
CAS PRESENTE
Indexage
Indication courrier 2002 sur le dos
dun classeur.
Boites de rangement jaunes, rouges,
ou vertes pour distinguer 3 priodes
diffrents aux quels vous tes abonne.
Inscription du nom prnom du patient
en haut de son dossier mdical.
Etiquette adhsive place sur des
tagres en dessous de chaque pile
dimprim vierges pour indiquer le
nom de limprim.
Prsence dune gommette
sur les
fiches lves pour indiquer leurs
rgimes (externes, demi-pensionnaire,
pensionnaire)
Onglet fentre indiquant les lettres
de lalphabet

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Signalisation
fixe

Signalisation
mobile

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Dossier comportant un cavalier pont


pour indiquer quun courrier sy
rapportant est faire.
Intercalaire dun classeur portant des
inscriptions sur la partie dpassante.
Case coche dune croix rouge devant
lindication message urgent , sur
une fiche tlphonique.

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TP 12 : Les modes de classement


1 . Objectifs viss

- matriser les qualits des divers procds de classement ;


2. Dure du TP : 60 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens comparer les divers procds de classement
par rapport aux qualits prsentes par chaque mode de classement.
Les stagiaires doivent matriser les caractristiques de chaque mode de
classement.
5. Droulement du TP :
Pour comparer les divers procds de classement, vous allez utiliser la
grille ci-dessous dans laquelle, horizontalement sont indiqus les divers procds
de classement, verticalement les qualits que peuvent prsenter ces procds.
Chaque carr correspond donc un procd de classement et une qualit :
- si vous estimez que le procd possde la qualit envisage, laissez la case en
blanc ;
- si le procd ne possde quimparfaitement la qualit, coloriez en gris ;
- sil ne possde pas la qualit, coloriez la case en noir.
lment de comparaison

Horizontal
(rayons ou
casiers)

Horizontal
(tiroirs
plats)

Debout

Vertical Suspendu Suspendu


ordinaire visibilit
suprieur visualit
latrale

Nettet de laspect
Rapidit de laccs
Facilit de manipulation
Possibilit de
signalisation
Encombrement
Conservation des
documents

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TP 13 : les ordres et les modes de classement


1 . Objectifs viss

Choisir lordre et le mode adquats pour le classement des documents ;


2. Dure du TP : 60 min
3. Equipements utiliss : papier - tableau
4. Description du TP :
Les stagiaires sont amens faire le choix sur lordre et le mode utiliser
pour le classement des dossiers ci-aprs.
Les stagiaires doivent matriser les ordres et les modes du classement.
5. Droulement du TP :
Pour chacun des cas ci-dessous, indiquez : lordre de classement que vous
adopteriez pour les dossiers, le procd de classement et le types de meubles
utilis ; justifier votre solution.
Service commercial dune entreprise moyenne :
- 75 dossiers fournisseurs (une commande est passe, en moyenne, tous les deux
mois chacun des fournisseurs) ;
- 500 dossiers clients (chaque client passe, en moyenne, une commande par
mois) ;
- quelques dossiers regroupant les doubles des lettres envoyes ( chronos ) ;
- 30 dossiers daffaire suivre (sous la responsabilit dune seule employe).
Service du personnel :
- 200 dossiers de personnel
- une dizaine de dossiers ltude (dossiers souvent volumineux)
- une quinzaine de dossiers de documentation consults par une seule employe ;
- une quarantaine de dossiers de documentation lusage des employs du
bureau.
Vente correspondance :
- 1000 dossiers ventes crdit surveills par plusieurs employs.

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