COURS D’ORGANISATION DU

TRAVAIL ADMINISTRATIF 1ère ANNÉE

STT TRONC COMMUN

OBJECTIFS DU COURS :

À la fin de ce cours, l’élève doit être capable de :

- distinguer les différents organes de la structure de l’entreprise afin de se situer dans

le cadre où s’effectue le travail administratif ;
- déterminer le rôle de l’information dans des activités administratives ;
- distinguer les différentes organisations de l’information (ordres, procédés et
niveaux de classement) ;
- déterminer l’importance du classement des informations dans les activités
administratives.

1
 CHAPITRE 1 : LA CONNAISSANCE DE
L’ENTREPRISE
LEÇON 1 : DÉFINITION, TYPES ET FONCTIONS DE
L’ENTREPRISE

I. DÉFINITION DE L’ENTREPRISE

L’entreprise est une organisation dont la fonction principale est de produire des biens
et des services destinés à la vente, pour satisfaire un besoin et en tirer des bénéfices ou du
profit ” (source : INSEE).

L’entreprise est un groupe combinant les hommes, le matériel et les moyens financiers
dans le but de produire des biens et services destinés à la vente pour en tirer un bénéfice.

Exemple : la Chococam, la Sodecoton, la Camlait, le maiscam, la Sofavinc.

II. TYPES D’ENTREPRISES

Selon leur activité, on distingue plusieurs types d’entreprises :

- Les entreprises commerciales : qui achètent et revendent des biens et services

sans les avoir transformés.
- Les entreprises artisanales : qui vendent le produit de leur travail manuel
(boulangers, électriciens, cordonnier).
- Les entreprises industrielles : qui transforment les matières premières en produits
semi-finis ou finis pour les revendre (entreprise alimentaires, sociétés textiles)
- Les entreprises de service : qui fournissent des prestations diverses (entreprise de
transports, de nettoyage, de banques, les assurances).
- Les entreprises agricoles : qui produisent et vendent des cultures d’exploitation.

III. FONCTIONS DE L’ENTREPRISE

Dans l’entreprise, les activités sont regroupées en fonctions. Celles-ci sont accomplies
dans des cadres appelés services. Une fonction est un ensemble d’activités orientées vers un
même but.
L’entreprise comprend six fonctions essentielles qui sont :

2
 - La fonction financière,
- La fonction commerciale,
- La fonction sécurité,
- La fonction comptable,
- La fonction technique,
- La fonction administrative.

1. La fonction financière
La fonction financière regroupe toutes les activités qui visent à rechercher et à mettre à
la disposition de l’entreprise, au moindre coût et dans les délais impartis, les moyens
financiers dont elle a besoin.

2. La fonction commerciale
La fonction commerciale rassemble toutes les activités de promotion, d’étude des
marchés, d’achat et de vente des produits de l’entreprise.

3. La fonction sécurité,
La fonction de sécurité regroupe tous les procédés permettant la protection des
hommes, des biens et services de l’entreprise.

4. La fonction comptable,
La fonction comptable concerne la facturation des entrées et sorties des biens et
services de l’entreprise. Elle s’occupe des inventaires des biens et service au sein de
l’entreprise.

5. La fonction technique,
La fonction technique rassemble toutes les méthodes de fabrication et de mise sur pied
des produits, de la transformation des matières premières en produit fini ou semi-fini.

6. La fonction administrative.
La fonction administrative qui nous intéresse dans le cadre de ce chapitre, regroupe
toutes les activités de collecte, de tri, de traitement, de stockage et de diffusion de
l’information.

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IV. RÔLE SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE L’ENTREPRISE

1. Rôle social de l’entreprise

- Créer des emplois
- Participer à des activités sociales et communautaires ;
- Améliore le niveau de vie des populations par la suppression du chômage ;
- Livre à la société des produits sains ;
- Lutte pour la préservation de l’environnement.

2. Rôle économique
- Identifie et satisfait l’essentiel des besoins de la société ;
- Créer de la richesse et distribue des revenus ;
- Provoque enfin l’innovation et le progrès technique.

V. STRUCTURE DE L’ENTREPRISE

Les structures de l’entreprise permettent de situer le travail observé dans le système

d’information et de décision d’une organisation.
La structure de l’entreprise peut être représentée graphiquement selon plusieurs
modèles dont l’organigramme de structure.
La structure de l’entreprise repose sur l’organisation des services et sur le système de
relation existant entre eux.
A. Les types de structure
On distingue plusieurs types de structure :
- La structure hiérarchique,

- La structure fonctionnelle,

- La structure hiérarchique fonctionnelle.

1. La structure hiérarchique
La structure hiérarchique se caractérise par une unité de commandement. C’est-à-
dire que le subordonné ne reçoit les ordres que d’un seul chef auquel il doit rendre compte de
son activité.

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 - Simplicité, clarté
Avantages
- Autorité et responsabilité faciles à répérer.
- Risque de lenteur dans la transmission des infos.
Inconvénients
- Manque de coordination entre les organes

Direction générale

Direction commerciale Direction de production

Étude de marché ventes achats fabrication

Schéma de la structure hiérarchique

2. La structure fonctionnelle
Cette structure se caractérise par une spécialisation et une division de l’autorité par
fonction. Ici, le subordonné peut dépendre de plusieurs chefs et chaque chef n’a d’autorité que
dans son propre domaine de compétence.

Avantage - Règlement des problèmes par des spécialistes

- Multiplicité des commandements (source de conflits)
Inconvénients
- Manque de coordination des activités.

Direction générale

Direction commerciale Direction comptable

achats ventes fabrication contentieux

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 Schéma de la structure fonctionnelle
3. La structure hiérarchique fonctionnelle
Cette structure se caractérise par l’existence des spécialistes fonctionnels (état-
major), qui étudient, proposent, suggèrent, contrôle, mais ne décident pas.
- Règlement des problèmes par des spécialistes,
Avantage - Simplicité, clarté

- Autorité et responsabilité faciles à repérer.

Inconvénients - Risque de relations difficiles entre « fonctionnel » et
« opérationnel ».

Direction générale
Staff
Fonctionnel
État-major

Line

Direction comptable Direction commerciale Hiérarchique

Facture Paie achats ventes

Schéma de la structure hiérarchique fonctionnelle

4. La représentation de la structure
La représentation de la structure d’une entreprise se fait grâce l’organigramme.
L’organigramme est la représentation schématique de la structure d’une organisation
(entreprise, administration, association...).

a. Rôles de l’organigramme
Il permet :
- De savoir qui fait quoi ?

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- De visualiser les niveaux hiérarchiques et les liaisons entre les différents services.
b. Les différents types d’organigramme
On distingue plusieurs types d’organigrammes parmi lesquels :
- L’organigramme en bannière

- L’organigramme en arbre

- L’organigramme en étoile

- L’organigramme de structure normalisée.

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 EXERCCE D’APPLLICATION

1) Qu’es ce qu’une entreprise ?

2) Quelles sont les types d’entreprise que vous connaissez ?
3) Donnez une fonction d’entreprise que vous connaissez ?

EXERCICE DE CONSOSLIDATION

1) Définir : l’entreprise
2) Qu’es ce qu’une entreprise privée ?
3) Qu’es ce qu’une entreprise publique ?
4) Donnez 03 exemples pour : l’entreprise privée, entreprise publique, entreprise
individuelle.
5) Donnez les fonctions d’entreprise que vous connaissez.

EXERCCE D’APPLLICATION

1) Qu’es ce qu’une entreprise ?

2) Quelles sont les types d’entreprise que vous connaissez ?
3) Donnez une fonction d’entreprise que vous connaissez ?

EXERCICE DE CONSOSLIDATION

1) Définir : l’entreprise
2) Qu’es ce qu’une entreprise privée ?
3) Qu’es ce qu’une entreprise publique ?
4) Donnez 03 exemples pour : l’entreprise privée, entreprise publique, entreprise
individuelle.
5) Donnez les fonctions d’entreprise que vous connaissez.

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 CHAPITRE 2 : LE TRAVAIL
ADMINISTRATIF
LEÇON 2 : DÉFINITION, RÔLE ET ÉTAPES
DU TRAVAIL ADMINISTRATIF
I. DÉFINITION

Le travail administratif est une activité qui consiste à collecter, à saisir et à traiter
l’information dans le but d’obtenir des résultats permettant la prise de décision ou encore

Le travail administratif consiste à rassembler des informations de base, à les mettre en

ordre et à les exploiter afin d’en tirer une information plus synthétique permettant de prendre
une décision optimale.

II. RÔLE DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Le travail administratif a pour rôle de recueillir toutes les informations internes

(découlant de l’activité des services) et externes (information relatives aux relations de
l’entreprise avec les tiers), à les exploiter afin d’obtenir des résultats permettant aux
responsables de prendre des décisions.

III. ÉTAPES DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Le travail administratif comporte plusieurs étapes à savoir :

- la collecte,
- la saisie,
- le traitement,
- la mémorisation,
- l’édition,
- la transmission/diffusion,
- la prise de décision.

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 EXERCICE D’APPLICATION

1) Donnez la définition du travail administratif

2) Citez les étapes du travail administratif

EXERCICE DE CONSOLIDATION

1) Après avoir défini le travail administratif donnez son rôle.

2) Présentez les étapes du travail administratif dans l’ordre logique.

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 CHAPITRE 3 : L’INFORMATION :
MATIÈRE D’ŒUVRE DU TRAVAIL
ADMINISTRATIF

LEÇON 3 : DÉFINITION, QUALITÉS,

FORMES ET IMPORTANCE DU TRAVAIL
ADMINISTRATIF
I. DÉFINITION

- Information : c’est un renseignement relatif à un individu, un objet ou une situation.

Est tout fait nouveau qui vient augmenter ou diminuer notre degré de
connaissance sur un sujet ou une situation donnée.
- Décision : est le choix d’une ou de plusieurs hypothèses ayant chacune ses avantages
et ses inconvénients par rapport à l’objectif visé.

II. QUALITÉS D’UNE BONNE INFORMATION

Une bonne information devrait être :

- pertinente ;
- fiable ;
- disponible ;
- actuelle.

III. FORMES DE L’INFORMATION

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 Les formes de l’information sont :

- les informations textuelles ;

- les informations visuelles ;
- les informations audio ;
- les informations audiovisuelles.

IV. IMPORTANCE DE L’INFORMATION DANS LA PRISE DE DÉCISION

Avant de prendre une décision, il faut s’informer (des circonstances, des

conséquences…). L’information augmente la connaissance et réduit l’incertitude. S’informer,
c’est aller chercher l’information.

Il est donc indispensable de s’informer pour réduire notre incertitude. L’information

doit être recherchée, c’est une phase active en amont de la réflexion. Les informations doivent
être sélectionnées ; pour prendre une décision, il faut toutes les informations utiles et
seulement celle-là.

Décider : C’est choisir entre plusieurs actions possibles. Une décision ne doit pas être
prise au hasard. Avant de faire un choix, il faut examiner les avantages et les inconvénients de
chaque situation. La qualité de l’information conditionne la qualité de la décision. Une
mauvaise information ne permettra pas une bonne décision. C’est pour cela que l’information
est la matière d’œuvre du travail administratif.

Information

Décision

Action

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 EXERCICIE D’APPLICATION

1) Définir : information, décision

2) Donnez 03 qualités d’une bonne information
3) Citez les formes de l’information que vous connaissez

EXERCICE DE CONSOLIDATION

1) Qu’es ce qu’une information ?

2) Quelles sont les qualités d’une bonne information que vous connaissez ?
3) Quelles sont les formes de l’information que vous connaissez ? donnez pour chaque
forme 02 exemples.

EXERCICIE D’APPLICATION

4) Définir : information, décision

5) Donnez 03 qualités d’une bonne information
6) Citez les formes de l’information que vous connaissez

EXERCICE DE CONSOLIDATION

4) Qu’es ce qu’une information ?

5) Quelles sont les qualités d’une bonne information que vous connaissez ?
6) Quelles sont les formes de l’information que vous connaissez ? donnez pour chaque
forme 02 exemples.

EXERCICIE D’APPLICATION

7) Définir : information, décision

8) Donnez 03 qualités d’une bonne information
9) Citez les formes de l’information que vous connaissez

EXERCICE DE CONSOLIDATION

7) Qu’es ce qu’une information ?

8) Quelles sont les qualités d’une bonne information que vous connaissez ?

13
 9) Quelles sont les formes de l’information que vous connaissez ? donnez pour chaque
forme 02 exemples.

LEÇON 4 : LES SOURCES DE

L’INFORMATION
INTRODUCTION

L’information est à la base de toute activité administrative.Aujourd’hui, bien gérer une

information est la garantie de l’efficacité d’où connaitre son commencement, son point de
départ est nécessaire. La source étant l’endroit où l’eau sort de la terre, dans le travail
administratif cette source est la provenance, l’origine de l’information.

I. DÉFINITION D’UNE SOURCE D’INFORMATION

La source d’une information est le lieu où cette information a été créée.L’information

peut provenir de l’extérieur de l’entreprise (environnement) ou à l’intérieur (entre différents
services).

II. LES DIFFÉRENTES SOURCES D’INFOMATION

On distingue deux types de sources d’informations à savoir :

1. LES SOURCES INTERNES

Les sources d’informations internes proviennent des services de l’entreprise et sont

directement exploitables.

Exemple : le rabais du prix de vente pour les clients fidèles, horaire de travail, stock
en magasin, note de l’élève.

2. LES SOURCES EXTERNES

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 Les sources d’informations externes concernent toutes les informations qui viennent
hors de l’entreprise, c’est-à-dire des clients, Etat, fournisseurs, banque, assurance…

Exemple : un communiqué radio informe que la population de Dziguilao ne devra

plus être dehors à partir de 22heures pour éviter les agressions, taux de la TVA, réclamation
d’un client.

Nous distinguons plusieurs sources d’information externes qui sont :

- LES SOURCES INSTITUTIONNELLES

Ce sont les administrations, les banques et les assurances.

- LES SOURCES PROFESSIONNELLES

Ce sont les chambres de commerce, les syndicats, le Fonds National de l’Emploi

(FNE).

- L’ENVIRONNEMENT GENERAL

La télévision, la radio, les journaux, internet sont également des sources externes
d’informations.

CONCLUSION

Certaines sources d’informations sont inefficaces car elles fournissent des

informations imprécises ou volontairement tronquées c’est-à-dire vidées de leur partie
essentielle.

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 EXERCICE D’APPLICATION

Indiquer les sources externes et internes des opérations suivantes en cochant la case
correspondante.

INFORMATIONS SOURCES SOURCES

INTERNES EXTERNES
Le renvoi d’un élève du lycée

Le journal télévisé annonce que le Président de la République a

quitté le territoire camerounais pour un séjour à MALABO
La communication du règlement intérieur aux élèves

La commande des fournitures de bureau pour la direction

commerciale
Un recrutement de 1500 soldats est lancé pour les jeunes filles
et garçons âgés de 18 à 23ans
Programme des éliminatoires de la CAN (Coupe d’Afrique des
Nations)

Papa dit que le portail de la maison se ferme à 20heures pour

les élèves

RESOLUTION

INFORMATIONS SOURCES SOURCES

INTERNES EXTERNES
Le renvoi d’un élève du lycée
X
Le journal télévisé annonce que le Président de la
X
République a quitté le territoire camerounais pour un séjour
à MALABO
La communication du règlement intérieur aux élèves
X

16
 La commande des fournitures de bureau pour la direction
X
commerciale
Un recrutement de 1500 soldats est lancé pour les jeunes
X
filles et garçons âgés de 18 à 23ans
Programme des éliminatoires de la CAN (coupe africaine de
X
football)

Papa dit que le portail de la maison se ferme à 20heures pour

X
les élèves

EXERCICE 1

Citer cinq (5) sources d’informations internes et cinq (5) sources d’informations
externes représentez-les dans un tableau.

RESOLUTION

SOURCES INTERNES SOURCES EXTERNES

Le bilan de l’entreprise Les statistiques nationales

Le montant du chiffre d’affaire par produit Publication du prix officiel du gaz

Recette de fabrication d’un produit Campagne de vaccination des enfants de 0 à

5ans contre la rougeole
Information de travail transmise d’un service Un attentat déjoué par l’armée au nord
à un autre Cameroun
Description d’une fonction Information sur le taux de la TVA

EXERCICE 2

Identifier le type de source de ces informations et dites celles qui proviennent d’un
Etablissement Scolaire et d’une Entreprise. A représenter dans un tableau

Remise des prix aux meilleurs élèves

Donner des jours d’exclusion

Décision de donner les tableaux d’honneur

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Renvoi des élèves

Traduction au conseil de discipline

Décision de donner les ristournes aux clients fidèles

Mise à pied

Changement de poste et de service

Licenciement d’un employé

Remise des primes aux meilleurs employés

RESOLUTION

Toutes ces informations sont de source interne

ETABLISSEMENT SCOLAIRE ENTREPRISE

Remise des prix aux meilleurs élèves Décision de donner les tableaux d’honneur

Donner des jours d’exclusion Licenciement d’un employé

Renvoi des élèves Mise à pied

Traduction au conseil de discipline Décision de donner les ristournes aux clients

fidèles
Décision de donner les tableaux d’honneur Changement de poste et de service

EXERCICE 3

Cocher la source d’information correspondante

INFORMATIONS SOURCE SOURCE

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 INTERNE EXTERNE
Licenciement d’un employé pour faute lourde

Appel d’offre lancé par le ministre des travaux publics

Cameroon tribune publie les statistiques nationales

Augmentation du prix du carburant

Les cours débuteront tous les jours à 7H30au LTB

Les élèves doivent tous se vêtir d’une paire de tennis blanche

Le règlement de la maison stipule que tout le monde doit

participer aux travaux domestiques

RESOLUTION

INFORMATIONS SOURCE SOURCE

INTERNE EXTERNE
Licenciement d’un employé pour faute lourde
X
Appel d’offre lancé par le ministre des travaux publics
X
Cameroon tribune publie les statistiques nationales
X
Augmentation du prix du carburant
X
Les cours débuteront tous les jours à 7H30au LTB
X
Les élèves doivent tous se vêtir d’une paire de tennis blanche

Le règlement de la maison stipule que tout le monde doit

X
participer aux travaux domestiques

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 LEÇON 5 : INITIATION AU
CLASSEMENT DES INFORMATIONS DANS
L’ENTREPRISE
I. GÉNÉRALITÉS

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 Organiser les informations, c’est déterminer une logique qui permet de les regrouper,
de les répertorier et de les stocker de manière à les retrouver rapidement. C’est cette
organisation que nous appelons classement. Chaque entreprise doit choisir une méthode de
classement en fonction de ses besoins et ses utilisateurs.

II. DÉFINITONS

- Classement : unetechniquequiconsisteàrangerdansunordreméthodiqueles
documentsselonun ordre préétabli,defaçonà pouvoiraccéderfacilementet rapidementà
l’informationrecherchée.Ilcomporte deuxarticulationsprincipales: classifieret classer.
- Classifier:C’estfaireunerépartitionméthodiqueparclasses(groupedepièces ayant des
particularités communes). Il s’agit ici de déterminer les caractères
communsselonlesquelsonregroupelesdocuments;lenombre et l’importancedes
classesen fonction de l’utilisationdesdocumentset l’ordre danslequel onclassera les
documents.
- Classer:(substantiellement) c’est ranger dans unordreméthodique.
- Classer : c’est ranger, mettre dans un certain ordre, trier. Ses synonymes sont :
cataloguer, répertorier, organiser, grouper, différencier.
- Indexage : c’est une opération qui consiste à retenir le mot directeur et à présenter la
rubrique dans un certain ordre alphabétique.
- rubrique : est un ensemble de mots indissociables. C’est le mot ou le groupe de mots
qui forment la dénomination (patronyme, raison sociale, titre d’ouvrage, intitulé d’un
dossier…).
- Mot directeur : c’est le mot principal à partir duquel s’effectue le classement.
- Dénomination : c’est une rubrique (nom ou raison sociale d’une entreprise)
- Répertoire : liste ordonnée de rubrique placé dans un ordre de classement bien
déterminé et qui facilite la recherche.
- Rangement : disposition physique d’éléments selon certains critères particuliers.
- Indexage alphabétique:c’estune forme demiseenévidence dumotdirecteur qui
consisteàla présentationd’unerubriqueen mettant en premier lieule motdirecteur et les
autres mots qui le suivent, ensuite entreparenthèses, les mots qui le précèdent.

III. RÔLE ET QUALITÉS D’UN BON CLASSEMENT

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 1. Rôle

Leclassementa pour butdefaciliter la recherche desdocuments,de remettre le

documentenplaceaprèsconsultation,d’économiser letemps,de l’argent,le personnel etc.…,
d’éviter les erreurs et les pertes diverses.
2. Qualités d’un bon classement

Un bon classement doit être :

- rapide quant à l’accès (simple, précis et rationnel) : trouver et reclasser facilement et

rapidement un document ;
- extensible : offrir des possibilités d’insérer de nouveaux documents ;
- sûr (sécurisant) : constater rapidement le déclassement ou l’absence d’un document ;
- peu encombrant : occupe un espace réduit au sol ;
- mnémotechnique : capable d’aider la mémoire par des procédés facilement
enregistrés ou mettant en valeur certains caractères (utilisation des repères et voyants
de couleur) ;
- résistant : assurer la conservation matérielle efficace des documents (protection
contre l’usure, les parasites, l’incendie, les détournements volontaires ou non).
- Discret

IV. LES TYPES DE CLASSEMENT

Nous distinguons deux principaux types de classement :

- les ordres principaux 

- les ordres dérivés.

1. Les ordres principaux

- Le classement alphabétique  est basé sur la connaissance de l’ordre des lettres de

l’alphabet. Il consiste ainsi à ranger les mots dans l’ordre de succession des lettres de
l’alphabet.Exemple : AKONO, BEYALA, GUEMKAM.
- Le classement numérique consiste à attribuer à chacun des éléments à classer
(dossiers, fiches, documents, livres,…) un numéro d’ordre et à ranger ces éléments

22
 selon la suite des nombres entiers.Exemple : le classement des élèves par ordre de
mérite.
- Le classement idéologique consiste à ranger les éléments par thèmes (sujets), sous
thèmes (sous-sujets), sous sous-thèmes (sous sous-sujets) à partir d’un plan de
classement préalablement établi.Exemple : thème : classement ; sous-thème : ordre de
classement ; sous-sous-thème : principaux et dérivés ; sous-sous-sous-thème :
principaux : alphabétique, numérique, idéologique. Dérivés : alphanumérique,
chronologique, décimal, géographique.

2. Les ordres dérivés

Les classements dérivés sont ceux qui découlent des classements fondamentaux. On
distingue quatre ordres dérivés de classement :

- Le classement décimal : c’est un classement adapté au classement idéologique : au

lieu d’utiliser des nombres entiers, on se sert des nombres décimaux. Exemple : 10,
11, 20.
- Le classement chronologique : consiste à classer, suivant l’ordre des dates, des
pièces portant chacune une date. Il est souvent combiné avec le classement numérique
avec lequel il présente en effet une grande ressemblance. Il suffit de numéroter les
pièces à classer dans l’ordre des dates pour avoir à la fois un classement numérique et
un classement chronologique.Exemple : date d’arrivée des dossiers élèves : 15 janvier
2015, 09 février 2016, 15 février 2016.
- Le classement géographique : consiste à classer les éléments d’après un plan de
classement comportant la division d’un pays en région, départements, communes…
Les différentes subdivisions sont classées dans l’ordre alphabétique ou numérique. Le
classement géographique est donc une combinaison du classement idéologique et du
classement alphabétique ou numérique.Exemple : les dix régions du Cameroun.
- Le classement alphanumérique : c’est une combinaison du classement alphabétique
et du classement numérique. Les pièces à classer sont réparties dans des classes
alphabétiques, à l’intérieur de chacune de ces classes, on procède à un classement
numérique. Exemple : A1 ATC.

CONCLUSION

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 Toute entreprise a besoin d’un classement adapté à ses exigences pour faciliter
l’évolution du travail et une prise de décision rapide et efficace. Le classement devient alors
un élément essentiel dans le travail administratif.

EXERCICE DE CONSOLIDATION

1. Compléter les pointillés suivants :

24
 - ……………….. est une technique qui consiste à ranger méthodiquement selon un
ordre préétabli afin de retrouver ……………………… une information.
- L’indexage est
…………………………………………………………………………………………
…………………
- ………………….. est un ensemble de mots indissociables.
- ……………….. est le mot principal à partir duquel s’effectue …………………...
- Classer c’est …………………………………………………………………………
- ………………………..est une rubrique (nom ou raison sociale d’une entreprise)
- Répertoire ………………………………………………………………………….
2. Donnez le rôle du classement
3. Quelles sont les qualités d’un bon classement ? expliquez chacune d’elles.
4. Citez les différents types de classement et définissez-les.

CORRECTION DE L’EXERCICE DE CONSOLIDATION

1. Complétons les pointillés

- Le classement est une technique qui consiste à ranger méthodiquement selon un ordre
préétabli afin de retrouver facilement et rapidement une information.
- L’indexage est une opération qui consiste à retenir le mot directeur et à présenter la
rubrique dans un certain ordre alphabétique.
- La rubrique est un ensemble de mots indissociables.
- Le mot directeur est le mot principal à partir duquel s’effectue le classement.
- Classer : c’est ranger, mettre dans un certain ordre, trier.
- La dénomination est une rubrique (nom ou raison sociale d’une entreprise)
- Le répertoireest une liste ordonnée de rubrique placé dans un ordre de classement
bien déterminé et qui facilite la recherche.
2. Donnons le rôle du classement :

Le classement permet le rangement des documents afin de faciliter la consultation

ultérieure.

3. Les qualités d’un bon classement sont :

25
- rapide car il nous permet de trouver et reclasser facilement et rapidement un
document;
- extensible : il offre des possibilités d’insérer de nouveaux documents ;
- sûr (sécurisant) : il permet de constater rapidement le déclassement ou l’absence d’un
document ;
- peu encombrant : occupe un espace réduit au sol ;
- mnémotechnique : capable d’aider la mémoire par des procédés facilement
enregistrés ou mettant en valeur certains caractères (utilisation des repères et voyants
de couleur) ;
- résistant : assurer la conservation matérielle efficace des documents (protection
contre l’usure, les parasites, l’incendie, les détournements volontaires ou non).
- Discret
4. Citons les différents types de classement et définissons-les
- Le classement alphabétique : Il consiste ainsi à ranger les mots dans l’ordre de
succession des lettres de l’alphabet ;
- Le classement numérique consiste à attribuer à chacun des éléments à classer un
numéro d’ordre et à ranger ces éléments selon la suite des nombres entiers ;
- Le classement idéologique consiste à ranger les éléments par thèmes (sujets), sous
thèmes (sous-sujets), sous sous-thèmes (sous sous-sujets) à partir d’un plan de
classement préalablement établi ;
- Le classement décimal : c’est un classement adapté au classement idéologique : au
lieu d’utiliser des nombres entiers, on se sert des nombres décimaux ;
- Le classement chronologique : consiste à classer, suivant l’ordre des dates, des
pièces portant chacune une date ;
- Le classement géographique : consiste à classer les éléments d’après un plan de
classement comportant la division d’un pays en région, départements, communes…
- Le classement alphanumérique : c’est une combinaison du classement alphabétique
et du classement numérique.

26