OTA 2nde STT - 5

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PAR Mme NGA N. MARGO GISELE

PETP/ACA
Nom et Prénom________________________________________________
Classe_______________________________________________________
Etablissement fréquenté_________________________________________
MAGUY O.T.A / 2nde STT.
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Objectifs du cours d’O.T.A :

- Distinguer les différents organes de la structure de l’entreprise afin de se situer dans le cadre où
s’effectue le travail administratif :
- Déterminer le rôle de l’information, dans le traitement des activités administratives ;
- Distinguer les différentes organisations de l’information (ordres, procédés et niveaux de
classement) ;
- Déterminer l’importance du classement des informations dans les activités administratives.
Chapitre 1 : LA FONCTION ADMINISTRATIVE DANS
L’ENTREPRISE………………………………………………………………………………………
…… 2
Chapitre 2 : L’ORGANISATION DU POSTE DE TRAVAIL
…………………………………………………………………………………………………………….
Chapitre 3 : L’INFORMATION, MATIERE D’ŒUVRE DU TRAVAIL
ADMINISTRATIF…………………………………………………………………….. 11
Chapitre 4 : LA
COMMUNICATION……………………………………………………………………………………
……………………………………………………… 15
Chapitre 5 : CODIFICATION FONCTIONNELLE DE
L’INFORMATION……………………………………………………………………………………
……… 18
Organisation du Travail Page 2

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Chapitre 6 : LE
CLASSEMENT…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………. 23
Chapitre 7 : LES ORDRES PRINCIPAUX DE
CLASSEMENT…………………………………………………………………………………………
……………. 26
Chapitre 8 : LES ORDRES DERIVES DE
CLASSEMENT…………………………………………………………………………………………
…………………. 33
Chapitre 9 : LES PROCEDES DE
CLASSEMENT…………………………………………………………………………………………
……………………………. 39
Chapitre 10 : LES
DOSSIERS………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………. 44
Chapitre 11 : LES RELATIONS ET LES COMPORTEMENTS DANS LES GROUPES DE
TRAVAIL……………………………………..…..………… 47

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Objectifs
 Distinguer les fonctions d’une entreprise ;
 Distinguer les liaisons entre les services ;
 Identifier les activités de la fonction administrative.
Leçon 1 : la connaissance de l’entreprise.

Leçon 2 : la fonction administrative.
LEÇON 1 : LA CONNAISSANCE DE

L’ENTREPRISE.
I. DEFINITION ET ROLE DE L’ENTREPRISE
A. Définition
La notion d’entreprise est très précise et nous pouvons retenir les deux définitions ci-après :

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L’entreprise désigne le lieu où le travail des hommes s’organise afin d’agir sur la nature pour en
obtenir des résultats utiles.
L’entreprise peut aussi être définit comme un ensemble organisé et hiérarchisé d’hommes, de
matériels et de capitaux dont l’activité est de produire des biens et des services en vue de satisfaire un
public moyennant paiement.
La hiérarchie est le classement des personnels d’une entreprise selon leur rôle, leurs fonctions, leur
autorité.
Remarque : dans l’entreprise, les hommes n’ont pas le même rang, les mêmes pouvoirs. Les hommes
sont disposés en paliers avec au palier supérieur les décideurs et au palier inférieur les exécutants.
Voilà pourquoi l’on parle d’un ensemble hiérarchisé d’hommes. La structuration implique l’ordre et
l’organisation qui interviennent dans le classement des hommes dans une entreprise.
B. Rôles de l’entreprise
L’entreprise joue deux rôles essentiels :
 Le rôle social
 Le rôle économique.
1. Le rôle social de l’entreprise

L’entreprise est une cellule sociale. A ce titre, son rôle social lui impose trois impératifs majeurs :
- Au niveau des salariés ;
- Au niveau des clients ;
- Au niveau de l’environnement.
a) Au niveau des salariés

Les activités d’une entreprise sont nombreuses et variées. Pour effectuer les différentes tâches
liées à ces activités, l’entreprise a besoin de main-d’œuvre. Elle va donc recruter du personnel (cadres,
agent de maîtrise, employés, manœuvres) et lui offrir de bonnes conditions de travail (salaires
décents, bureaux confortables, informations utiles, outils et matériels de travail adéquats).
L’entreprise est par conséquent créatrice d’emplois. Son rôle social ici consiste à réduire, voire
éradiquer (supprimer) le chômage. Elle offre des formations, et permet l’insertion des salariés dans
l’entreprise. Elle mène donc une politique sociale envers son personnel.
L’entreprise a pour mission d’éduquer ses employés. Elle doit de ce fait, élaborer et faire
respecter un code de bonne conduite, une éthique qui enseigne l’honnêteté, la confiance (sincérité), la
loyauté (fidélité), l’équité, la transparence (clarté), la recherche du bien-être individuel et
collectif.
b) Au niveau des clients
Toutes les stratégies de l’entreprise mettent en avant la recherche du profit. Pour réaliser ce
profit, l’entreprise doit soigner sa clientèle. C’est la raison pour laquelle l’entreprise fait du client un
roi.

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Un des rôles sociaux de l’entreprise est de livrer au public des produits ou services sains, de
bonne facture. On parle alors d’entreprise citoyenne. Fort de cette épithète, l’entreprise a une finalité
sociale essentielle car elle se soucie des problèmes de société, elle se responsabilise envers la société et
les pouvoirs publics.
L’entreprise citoyenne est celle qui place l’intérêt de l’être humain devant toute autre
préoccupation. L’entreprise doit être au service de l’homme et non le contraire.
c) Au niveau de l’environnement
L’entreprise doit non seulement améliorer la qualité de vie au travail, mais elle doit aussi
rénover le cadre environnemental dans lequel elle est située. Elle doit participer à des activités sociales
et communautaires, aux actions d’intérêt général : construction des écoles, des dispensaires, des routes.
Elle participe à l’aménagement du territoire par ses implantations (succursales, agences).
L’entreprise doit assurer le bien-être de ses employés en intégrant dans son exploitation le respect de
l’environnement :
 Le traitement des eaux usées,
 La réduction des gaz émis,
 Le reboisement.
2. Le rôle économique de l’entreprise

L’entreprise, est un acteur économique fondamental dans l’économie de type libéral. Son
objectif est de produire des biens et des services pour réaliser un profit. Son rôle économique est par
conséquent déterminant. L’entreprise :
 Identifie et satisfait l’essentiel des besoins de la société,
 Crée de la richesse et distribue des revenus,
 Crée des emplois.
En effet, l’activité des entreprises crée de la valeur ajoutée qui est ensuite distribuée aux
actionnaires, aux salaires, aux créanciers, à l’Etat. L’entreprise est ainsi, une source de richesse qui se
mesurent par :
- Les ventes des produits et services ;
- Les bénéfices ;
- Les salaires versés aux salariés ;
- Les intérêts versés aux banques ;
- Les impôts versés à l’Etat.
II. LES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE

Dans l’entreprise, les activités sont regroupées en fonctions. Celles-ci sont accomplies dans des
cadres appelés services. Une fonction est un ensemble d’activités orientées vers un même but.
L’entreprise comprend six fonctions essentielles qui sont :
 La fonction financière,
 La fonction commerciale,
 La fonction sécurité,
 La fonction comptable,
 La fonction technique,
 La fonction administrative.
1. La fonction financière,
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La fonction financière regroupe toutes les activités qui visent à rechercher et à mettre à la
disposition de l’entreprise, au moindre coût et dans les délais impartis, les moyens financiers dont elle
a besoin.
2. La fonction commerciale,
La fonction commerciale rassemble toutes les activités de promotion, d’étude des marchés,
d’achat et de vente des produits de l’entreprise.
3. La fonction sécurité,
La fonction de sécurité regroupe tous les procédés permettant la protection des hommes, des
biens et services de l’entreprise.
4. La fonction comptable,
La fonction comptable concerne la facturation des entrées et sorties des biens et services de
l’entreprise. Elle s’occupe des inventaires des biens et service au sein de l’entreprise.
5. La fonction technique,
La fonction technique rassemble toutes les méthodes de fabrication et de mise sur pied des produits, de
la transformation des matières premières en produit fini ou semi-fini.
6. La fonction administrative.
La fonction administrative qui nous intéresse dans le cadre de ce chapitre, regroupe toutes les
activités de collecte, de tri, de traitement, de stockage et de diffusion de l’information.
EXERCICE D’APPLICATION
Activité 1 :
Combien d’entreprise y a-t-il dans votre
communauté ?
Citez les actions sociales menées par ces
entreprises.
LEÇON 2 : LA FONCTION ADMINISTRATIVE.

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A. GENERALITES
Rappelons que l’entreprise dispose de 6 fonctions essentielles : fonction technique, financière,
comptable, sécurité, commerciale et administrative.
FAYOL (ingénieur Français) dit la fonction administrative qu’elle est plus importante que les 5
autres fonctions. Pour FAYOL, chacune des 5 autres fonctions effectue des activités qui relèvent du
travail administratif (rechercher, trier, collecter, rédiger, classer, transmettre…). C’est la raison
pour laquelle chaque direction ou service est doté d’un secrétariat, c'est-à-dire un bureau qui s’occupe
de la correspondance, du classement de documents et des communications.
La fonction administrative à travers les activités administratives, saisit, collecte, traite et diffuse
vers chaque poste de travail, les informations indispensables à son bon fonctionnement et à la
prospérité économique et sociale de l’entreprise.
B. OBJECTIF DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE

L’objectif de la fonction administrative est d’apporter au moment opportun à l’ensemble des
opérateurs et décideurs les connaissances fiables nécessaires à l’exécution de leur tâche et à la prise de
décision. Par conséquent, le rôle de la fonction administrative est de définir les informations
pertinentes et utiles pour l’entreprise, de les saisir, de les collecter, de les transformer, de les conserver
afin d’en assurer la restitution et la diffusion le moment venu auprès des autres fonctions de
l’entreprise.
C. LES ACTIVITES DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE

L’activité administrative consiste à travailler sur une matière première : l’information. La
qualité et les délais de traitement de l’information dépendent de l’efficacité des méthodes et des
moyens utilisés ; efficacité que nous pouvons considérer comme gage de productivité. Ainsi la
fonction administrative dispose de plusieurs activités parmi lesquelles :
- Les activités administratives : concerne la saisie, la collecte, le traitement, le stockage et la
diffusion des informations aux utilisateurs
- Les activités d’organisation : concerne l’accueil des visiteurs, le classement de la
documentation, gestion des réunions et des agendas, établissement des documents relatifs à
l’information des représentants et des clients.
- Les activités de gestion : concerne le calcul des commissions et ristournes, création des
graphiques, établissement des documents comptables (facture…).

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Objectifs
 Identifier les types de poste de travail ;
 Identifier les activités de conception, d’exécution mixtes ;
 Identifier les différentes conditions de travail ;
 Aménager un poste de travail.

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INTRODUCTION
Le travail administratif est réalisé par la mise en œuvre de méthodes administratives. Il s’agit de
rechercher les moyens qui permettent d’effectuer le travail administratif dans les meilleures conditions
et avec le maximum d’efficacité. Pour accomplir les tâches qui lui sont confié, chaque employé
dispose d’équipement et de matériels qui constituent le poste travail ou station de travail.
I. DEFINITION ET TYPES DE POSTES DE TRAVAIL.
A. Définition
Le poste de travail ou station de travail est l’ensemble des équipements et des
matériels mis à la disposition d’un employé pour l’exécution des travaux relevant de ses
attributions.
B. Types de poste de travail

Le poste de travail doit conçu de manière à améliorer la productivité tout en en réduisant la
fatigue de l’exécutant. Un poste travail de travail doit avoir une forme, des dimensions, un équipement
adapté à la morphologie de son utilisateur pour obtenir un rendement optimum avec un minimum de
fatigue physique et nerveuse.
Il existe plusieurs types de poste de travail parmi lesquels :
- Les postes de conception ;
- Les postes d’exécution ;
- Les postes mixtes.
II. ORGANISATION DU POSTE DE TRAVAIL : L’ERGONOMIE DU POSTE DE

TRAVAIL
Il s’agit de déterminer l’environnement et l’aménagement du poste de travail, pour assurer à

l’employé, une ambiance et confort lui permettant d’atteindre le plus haut degré d’efficacité avec le
minimum de fatigue. Cette préoccupation qui consiste à adapter le travail à l’homme est un des
objectifs de l’ergonomie.
 Ergonomie : c’est l’étude scientifique des conditions de travail et des relations entre
l’homme et la machine.
 Condition de travail : c’est l’ensemble des éléments qui permettent l’épanouissement
de l’homme dans un poste de travail.
Il est nécessaire d’aménager les conditions de travail dans l’optique d’améliorer la productivité
et l’efficacité de l’entreprise et la satisfaction de l’employé. Pour travailleur mieux avec moins de
fatigue et plus de rentabilité, il faut être bien organisé.
A. L’implantation des locaux

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L’implantation des bureaux doit permettre la circulation rapide de l’information entre les
services et la réalisation d’un travail efficace. On distingue quatre types de bureau :
 Les bureaux individuels
 Les bureaux collectifs ;
 Les bureaux paysagés ;
 Les bureaux évolutifs ou semi-ouverts
1. Le bureau individuel
C’est un local clos, de taille variable selon le niveau hiérarchique. Il est favorable au calme, à la
concentration et à la confidentialité, mais rend cependant les communications peu aisées.
2. Le bureau collectif
C’est un local clos, de grandes dimensions avec plusieurs postes. I est favorable à une communication
aisée, à une meilleure surveillance, mais présente un climat de promiscuité (proximité) du fait du
cadre de travail non personnalisé.
3. Le bureau paysagé ;
C’est un espace délimité par des meubles et des plantes vertes. Il offre un cadre agréable et favorable à
une communication facile. Il est cependant bruyant et n’offre aucune garantie de confidentialité.
4. Le bureau évolutif ou semi-ouvert

C’est un espace modulable avec zone pour le travail individuel et des espaces réservés aux travaux de
groupe. Il favorise la communication et offre une intimité des postes de travail. Mais le coût de
l’investissement est élevé.
B. L’aménagement des locaux

L’aménagement des locaux est relatif aux facteurs d’ambiance, aux matériels et équipement.
1. Les facteurs d’ambiance

Les facteurs d’ambiance concernent le bruit, l’éclairage, la ventilation ou climatisation et les couleurs.
- Le bruit prit dans le sens facteur d’ambiance est « un ensemble de sons, d’intensité
régulière et indésirable à l’oreille ». Des mesures de protection sont nécessaires. Le double vitrage,
l’insonorisation des plafonds, des sols et des machines sont conseillés à cet effet.
- L’éclairage : la lumière doit venir de la gauche par rapport au poste de travail.
- La ventilation ou climatisation : la température conseillée varie entre 18 et 21°.
L’humidité de l’air doit être entre 40 et 60 %.
- Les couleurs doivent être choisies selon l’activité (les couleurs claires sont reposantes).
Tableau récapitulatif des effets de quelques couleurs

COULEUR EFFETS PSYCHOLOGIQUES
Blanc Provoque la fatigue et l’ennui
Violet Repose, rend mélancolique (triste)
Bleu Repose, facilite la réflexion
Vert Repose, facilite la réflexion
Jaune Stimule, incite à l’action, au travail intellectuel
Orange Stimule, incite à l’action, à la gaieté
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Rouge Stimule, excite (déconseiller aux nerveux)
Noir Repose, mais déprime (démoralise)
NB : le choix des couleurs peut donc favoriser :

- Une bonne visibilité et la réduction de la fatigue visuelle ;
- Une ambiance agréable.
2. Le matériel et équipements
Le matériel et les équipements concernent non seulement le mobilier, l’écran, le siège, mais aussi les
principaux outils du travail administratif :
 Le mobilier doit être modulaire afin d’assembler les éléments suivant les besoins ;
 L’écran doit avoir une bonne résolution graphique et être sans contraste violent par rapport à la
lumière ambiante ;
 Le siège conseillé est le style pivotant à roulettes.
Quand aux principaux outils du travail administratif, ils doivent répondre à des besoins spécifiques.
Selon le type de travail à réaliser, on choisir parmi les outils ci-dessous les mieux adaptés :
- Micro-ordinateur multimédia et périphériques ;
- Lecteur enregistreur de CD-ROM
- Téléphone et péritéléphonie ;
- Télécopieur.
- Annuaire téléphonique.
- Etc.

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Objectifs
 Définir l’information ;
 Distinguer les formes et types d’informations ;
 Déterminer le rôle et l’importance de l’information dans la prise de
décisions ;
 Citer les qualités de l’information ;
 Déterminer le rôle du travail administratif ;
 Distinguer les étapes du travail administratif.
Leçon 1 : l’information.

Leçon 2 : le travail administratif
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LEÇON 1 : L’INFORMATION.

A. DEFINITION DE L’INFORMATION
L’information désigne tout fait nouveau qui vient augmenter notre degré de connaissance sur
un sujet donné.
L’information est aussi définie comme :

 Un renseignement : L’information est ainsi une instruction qui vous permet de connaître une
chose, une personne.
Exemple : les résultats du concours d’entrée en 2nd STT.
 Une représentation : sur nos routes, des représentations du code de la route indiquent aux
automobilistes le comportement « interdit de dépasser », « sortie d’école », « voie
rétrécie », « vitesse limitée ».
L’information, c’est ce dont nous avons besoin pour identifier une chose, pour sélectionner une
chose parmi d’autre, pour faire un choix juste. L’information, c’est ce qui réduit l’incertitude. Elle
peut être comparée à la lumière qui, lorsqu’elle est présente, chasse l’obscurité.
B. LES FORMES D’INFORMATION

On distingue trois formes d’information :
- Les informations textuelles ;
- Les informations visuelles ;
- Les informations sonores.
C. TYPES D’INFORMATION
On distingue trois types d’information :
- L’information élémentaire ou données de base :
- l’information de commande ou règles de décision ;
- les informations élaborées ou de résultantes.
TABLEAU RECAPITULATIF DES TYPES D’INFORMATION
TYPE DEFINITION EXEMPLES
information élémentaire ou Information découlant d’un - Index d’un compteur électrique
donnée de base comptage, d’une constations. - Commande d’un client
information de commande Information nécessaire - Signes d’opérations
ou règles de décision permettant de traiter une - Textes de loi
information de base. - Règles de grammaire
information élaborée ou de Information résultant du - Montant de la consommation
résultante traitement d’une donnée de base électrique
Exemple 1 : Calcul du montant d’un article

Désignation de l’article
Quantité (Q)
Prix Unitaire (PU)
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Exemple 2 : demande de congé.

Congé accordé (ou
Demande de congé
refusé)
INFORMATION ELABOREE
Traitement (calcul
logique)
D. IMPORTANCE DE L’INFORMATION DANS LA PRISE DE DECISION
L’information est une composante essentielle d’une gestion efficace dans toutes les
organisations. Pour les décideurs, l’existence d’une information de grande qualité et qui fait autorité
favorise la mise en œuvre des programmes et des services.
L’information est l’élément fondamental qui déclenche la décision. Autrement dit, la valeur d’une
décision dépend étroitement de l’information qui l’a engendrée.
Décider, c’est :
- Porter un jugement sur une chose douteuse ou contestée :
- Etre déterminé à faire ou ne pas faire une chose.
Exemple 1 : Chantal, la patronne d’un salon de coiffure a décidé d’acheter du beurre de karité
pour le traitement des cheveux de ses clients, au lieu de la margarine.
Exemple 2 : CAMTEL a décidé de participer à la foire commerciale de Douala
L’information est un facteur de motivation pour le personnel de l’entreprise. L’entreprise qui

pratique la bonne gouvernance informationnelle, c'est-à-dire une entreprise qui a su créer un climat de
transparence caractérisée par l’absence de rétention (conservation) et de déformation de l’information,
développe la confiance des salariés et stimule leur créativité et leur dévouement au travail.
L’information est aussi un pouvoir pour celui qui la détient. Une information de première main, peut
permettre à une entreprise qui a le sens de l’anticipation d’occuper une place de choix sur un marché
ou dans un secteur et imposer sa loi aux autres entreprises.
E. QUALITES DE L’INFORMATION
Une bonne information présente 3 qualités essentielles :
- Exacte et précise : une information doit exister et pouvoir être mesurée, c'est-à-dire
l’information doit être digne de confiance.
- Actualisée : une information actualisée est celle qui est toujours mise à jour.
- Utile et pertinente : une information utile et pertinent signifie qu’elle est parfaitement
adaptée aux besoins de l’utilisateur.

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LEÇON 2 : LE TRAVAIL ADMINISTRATIF

A. DEFINITION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF
C’est l’ensemble des tâches effectuées dans le service d’administration. Il consiste à collecter,
stocker, saisir, traiter et diffuser les informations.
Dès que l’information se présente, elle est enregistrée sur un support. Cette opération s’appelle
la saisie.
Les différents supports sont regroupés dans les services de l’organisation. Cette opération
s’appelle la collecte. Les services peuvent faire un classement, une tribune comparaison, un calcul ou
même un regroupement. C’est la phase du traitement.
L’information qui en résulte est à nouveau enregistrée sur un support et mise au service des
utilisateurs. C’est la phase de diffusion.
Toutes ces opérations constituent le travail administratif.
Collecte Saisie Traitement Diffusion
Exemple : le calcul de la moyenne séquentielle des étudiants en secrétariat à la centrale informatique

et bureautique de Brazzaville Douala pour l’année académique 2008.
La saisie : relever toutes les différentes notes sur une fiche de calcul.
La collecte : rassembler les différentes notes des élèves.
Le traitement : additionner toutes les notes, les multiplier par le coefficient et diviser le
nombre de points obtenus par élève par le total des coefficients.
La diffusion : c’est envoyer les bulletins aux parents ou les distribuer aux élèves ou encore
afficher les résultats.
B. DEFINITION DE L’ORGANISATION
L’organisation se définie comme un regroupement d’homme qui met en œuvre un certain
nombre de moyens en vue d’atteindre des objectifs qu’ils ont en commun.
Exemple : la classe de secrétaire et infographe à la CIB.
Une entreprise, une administration, une association sont des exemples d’organisation.
Objectif du travail administratif

Le travail administratif a pour objectif le traitement de la communication.
Le traitement de l’information consiste :
- en son traitement
- en sa comparaison
- au calcul
- au tri
- en son regroupement

NNNNNNNNNTYTYY
Après le traitement de l’information, pour atteindre ces objectifs, il est nécessaire que chaque
membre de l’organisation ait à sa disposition tous les éléments nécessaires à la réalisation des tâches
qui lui sont assignées d’où la nécessité de la communication de l’information. Le domaine
administratif est celui de l’information. A l’intérieur de l’organisation et dans ses échanges avec
l’extérieur, circulent de nombreuses informations qui vont nous permettre de prendre des décisions et
donc de gérer cette organisation.
Des formes d’information sont variées : textes, chiffres, images, sons et peuvent être assimilées
entre-elle. La circulation et le traitement de l’information doivent être organisés à l’aide des méthodes
pour permettre à l’organisation d’être efficace.
Objectifs
 Définir la communication ;
 Identifier les éléments de la communication ;
 Identifier les obstacles à la communication ;
 Améliorer une communication ;
 Communiquer efficacement ;
 Répertorier les moyens d’action permettant une communication efficace.

NNNNNNNNNTYTYY
INTRODUCTION
Communiquer est indispensable dans les organisations, aussi bien dans l’exécution des tâches
que pour la motivation des employés, leur satisfaction et leur épanouissement. Le système de
communication doit permettre aux utilisateurs de recevoir les informations qui leur sont nécessaires
dans les meilleures conditions de temps, de fiabilité, de sécurité et de coût.
A. DEFINITION DE LA COMMUNICATION
La communication est la transmission de l’information d’un émetteur vers un récepteur par
l’intermédiaire d’un canal.
La communication désigne aussi l’échange d’informations sous forme d’un message. Elle a
lieu entre un émetteur et un ou plusieurs récepteurs.
Pour l’entreprise, la communication est l’ensemble des actions et moyens engagés pour
diffuser son image et ses messages.
Un système de communication désigne l’ensemble des moyens et procédures de circulation de

l’information.
B. LES COMPOSANTES OU ELEMENTS DE LA COMMUNICATION

Les composantes ou éléments de la communication sont :
- L’émetteur : c’est celui qui émet le message ; c'est-à-dire la source du message.
- Le récepteur : c’est le destinataire du message, c'est-à-dire celui qui reçoit le message.
- Le message : c’est l’information transmise pendant la communication.
- Le canal : c’est le moyen utilisé par l’émetteur pour transmettre le message au récepteur.
- Le feed-back ou rétroaction : c’est la réaction ou la réponse du récepteur au message reçu.
CANAL
SCHEMA DE LA SITUATION DE
COMMUNICATION
NNNNNNNNNTYTYY
C. LES OBSTACLES A LA COMMUNICATION
Toute communication n’est pas toujours parfaite, car il se peut que certains éléments nuisent à
la transmission du message. C’est ce que l’on appelle « les obstacles ou bruit ou frein à la
communication ».
Le bruit en communication est tout élément perturbateur gênant à la transmission du message.
On distingue 4 types de bruits en communication :

- Le bruit technique ;
- Le bruit organisationnel ;
- Le bruit sémantique ;
- Le bruit relationnel.
TABLEAU RECAPITULATIF DES TYPES DE BRUIT EN COMMUNICATION

NATURE ORIGINE EXEMPLE
Le bruit technique est celui dont les troubles Il y a des parasites sur la ligne
bruit technique émanent du matériel utilisé pour transmettre téléphonique.
l’information.
Le bruit organisationnel est un bruit causé La distribution du courrier est
bruit
par une mauvaise circulation de tardive
organisationnel
l’information dans l’entreprise
Le bruit sémantique est causé par une Le texte est incompréhensible et
bruit sémantique mauvaise adaptation du langage. illisible
Le bruit relationnel est causé par l’attitude Le récepteur est distrait, il fait
bruit relationnel ou le comportement non favorable à la autre chose.
communication0
D. AMELIORATION DE LA COMMUNICATION
L’amélioration de la communication dans l’entreprise exige trois séries d’actions :
 La modification des structures et des conditions de travail en vue de faciliter les rapports ;
 La motivation (chacun devant se sentir directement concerné par l’information) ;
 L’amélioration des canaux et des techniques de communication.
1. La modification des structures et des conditions de travail

Des structures trop hiérarchisées (divisées), des procédures trop rigides ou inexistantes et un travail
d’exécution répétitif entraînent une remise en cause de l’autorité et de mauvaise communication.
Un relais est Il
unfaut
poste
pour cela : de travail
- Réduire l’échelle hiérarchique (nombre de relais) ; intermédiaire entre
l’émetteur et le
- Faire reposer l’organisation sur des équipes de travail ayant une fonction précise à
récepteur d’une
- remplir, avec des objectifs à atteindre, et disposant d’une grande autonomie (liberté) ;
- Pratiquer une large délégation (attribution) à tous les niveaux.
2. La motivation ou « savoir être »

- L’émetteur doit avoir un réel désir de communiquer (connaissance des besoins du
personnel, formation des cadres à leur fonction d’animateur et de conseiller).
- Le récepteur doit avoir envie ou besoin de l’information (information générale sur
l’entreprise, information relative au travail et une formation aux relations humaines).

NNNNNNNNNTYTYY
3. Les canaux et techniques de communication.

- Les canaux : leur fonctionnement doit être étudié méthodiquement, notamment les
procédures administratives pour la transmission de l’information (circuit, sens de
communication, relais…) ; toute information venant du réseau informel ne doit être
admise qu’avec prudence après vérification.
- Adaptation du message au récepteur : le message (écrit ou oral) et son support doivent
être adapté aux besoins et à la psychologie (conscience) des destinataires et utilisateurs
NB : on distingue dans la communication le réseau formel et le réseau informel.

Le réseau formel : c’est le réseau légal, prévu par les procédures de l’entreprise. (Ex. la note de
service…)
Le réseau informel : c’est le réseau illégal, non prévu dans les procédures de l’entreprise. (Ex. les
rumeurs)
4. Formes d’une communication :

Une communication peut être :
 ORALE (conversation en face à face ou téléphonique)
 ECRITE (lettre, note de service, télécopie ou fax…)



 INTERNE : information échangée à l’intérieur de l’entreprise.
 EXTERNE : information échangée avec l’environnement de l’entreprise.
 INTERPERSONNELLE : entre deux personnes
 DE GROUPE : entre plusieurs personnes
 DIRECTE : les personnes sont en face l’une de l’autre

 MEDIATISEE : les personnes éloignées doivent utiliser un outil pour communiquer
 
NNNNNNNNNTYTYY
Objectifs :
- Définir la codification et identifier les différents codes et leurs technique de
contrôle ;
- Codifier les informations et contrôler la validité des codes ;
- Décoder les informations
- Citer les avantages et les limites de la codification.
Leçon 1 : généralité sur la codification

Leçon 2 : contrôle des codes

NNNNNNNNNTYTYY
LEÇON 1 : GENERALITE SUR LA CODIFICATION

Introduction
La codification des informations est l’opération qui consiste à traduire une information en
symboles (lettres ou chiffres) afin de faciliter son traitement informatique.
L’utilisation d’un code permet de :
- Condenser l’information (gain de place dans les fichiers)
- Identifier avec précision chaque rubrique
- Accélérer la saisie et le traitement
- Contrôler l’information.
A. DEFINITIONS
1. La codification fonctionnelle
C’est une opération intellectuelle qui consiste à rechercher, à étudier puis à choisir un système
de symbole (un code) permettant d’identifier ou représenter l’information à l’aide du langage abrégé.
Code : système de symboles utilisés pour représenter une information donnée.

Ex : Votre directeur décide de vous identifier par un code, pour y arriver, il devra mener une analyse
qui portera sur :
- La nature du code : significatif ou non-significatif
- La nature des symboles à utiliser : alphabétique, numérique, alphanumérique
- La structure du code : ordre de rangement des rubriques
- La dimension du code : combien de symboles seront utilisés par rubrique.
N° d’inscription
Sexe
Filière
Année d’entrée
Exemple : A donner
NNNNNNNNNTYTYY
2. La codification technologique ou codage

Le codage est l’opération matérielle qui consiste à transposer les informations exprimées en
langage abrégé dans un langage compréhensible par la machine de traitement des informations
(ordinateur).
SCHEMA GENERAL DE LA CODIFICATION
Support perforé
Document de base Doc. de base codé magnétique
Langage abrégé
conformément
à un code
Ecriture courante Chiffres et lettres Symboles de

type binaire
B. LA NATURE DU CODE
Il existe des codes significatifs et des codes non-significatifs :
1. Le code significatif
Lorsque chacun des caractères d’un code représente une information précise, on dit qu’il est
significatif. C’est ainsi qu’il peut être à séquence successive, juxtaposé, hiérarchisé ou mnémonique.
a) Code à séquences successives

Ex : Numérotation des chambres dans un hôtel
N° de la porte
Niveau de l’étage
Immeuble
b) Code juxtaposé
C’est un assemblage des codes (significatif et non-significatifs). Ex :
1 8 4 6 3
N° d’ordre (non-significatif)
Année de naissance Significatif
Mois
c) Code hiérarchisé
Ici, chaque indicatif fait partie d’une classe qui se subdivise.
Ex :
6- Sciences appliquées
6-1. Sciences médicales
6-1-1. Anatomie

NNNNNNNNNTYTYY
6-1-1-1. Le corps humain
d) Code mnémonique
C’est un code facile à retenir.
Ex : NUM CLI ==== Numéro client
2. Code non-significatif
Ce n’est qu’un assemblage des caractères indiquant les numéros d’ordre. Les lettres ou les
chiffres n’ont en eux-mêmes aucune signification. Ex :
- Le n° d’enregistrement au registre de commerce
- Le n° matricule des élèves
- Le n° des documents commerciaux
C. LA NATURE DES SYMBOLES

1. Le code numérique
Il est composé uniquement de chiffres. Ce code à une capacité de 10 valeurs (0 à 9). Un clavier
numérique à 10 touches est suffisant pour la saisie des informations.
Ex : Le code des 10 régions au Cameroun
2. Code alphabétique
Comme son nom l’indique, il est composé uniquement de lettres de l’alphabet. Il dispose de 26
valeurs (A à Z). La capacité de ce code est donc supérieure à celle d’un code numérique.
Ex : SONCA = Sécurité, Organisation, Nouveauté, Confort, Argent (c’est une forme de publicité :
incite la motivation d’achat du client).
3. Code alphanumérique
Il est composé de lettre et de chiffres. Ex : Immatriculation des voitures : LT 5421 C
NB : Dans la pratique, nous constatons que les codes numériques se développement de plus en plus car
il facilite la saisie et le traitement de l’information.

NNNNNNNNNTYTYY
LEÇON 2 : CONTROLE DES CODES

A. PRESENTATION DES DOCUMENTS DE BASE
Exemples d’erreurs commises sur des données numériques :
- Erreur de lecture sur un document mal écrit ou peu lisible (confusion entre 3 et 8)
- Erreur de report : interversion des chiffres.
Les erreurs de ce type sont fréquentes et ont toujours des conséquences regrettables. Elles
entraînent des réclamations et alourdissent les travaux administratifs, il faut donc chercher à éviter les
erreurs de lecture et de report.
Pour ce faire, il faut adopter une présentation qui oblige l’utilisateur à écrire en majuscule
d’imprimerie, et qui simplifie la rédaction par la prévision des réponses possibles : l’utilisateur n’a
qu’à cocher la réponse choisie.
2189 = n’est pas trop conseillé
2 1 8 9 = meilleur présentation
B. CONTROLE DE VALIDITE DES CODES : LES CLES DE CONTROLE

On contrôle la validité des codes en utilisant les clés de contrôle. Ces clés permettent à l’ordinateur de
déceler la plupart des erreurs commises sur les n° d’indentification. La détermination de la clé de
contrôle se fait à partir des chiffres qui composent le n° d’identification.
1. Contrôle par l’operateur

Pour éviter des erreurs lors du traitement, il faut que les informations soient correctement saisies. Les
codes numériques peuvent donner lieu à une vérification automatique par l’ordinateur s’ils sont
assortis d’une clé de contrôle. Ainsi 99 % des erreurs de saisie sont ainsi détectées.
a) Contrôle par redondance

C’est une opération qui consiste à écrire une information de deux manières pour mieux la vérifier.
Exemple : l’âge et l’année de naissance.
b) Contrôle par vraisemblance

C’est une opération qui consiste à vérifier la véracité de l’information.
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Exemple : le mois de naissance ne peut excéder 31 jours
2. Contrôle par modulo

Les procédés utilisés sont divers :
a) La méthode « Modulo 97 »
La clé de contrôle est constituée par le reste de la division par 97 (2 chiffres)
Ex : 1008 1008 97
970 10
38
1 0 0 8 3 8
b) La méthode « Modulo 10 » ou arithmétique (1 chiffre)
Le principe consiste à multiplier les éléments de l’indicatif par une progression arithmétique.
Le cumul des produits est soustrait de la dizaine immédiatement supérieure. Le reste constitue la clé de
contrôle.
Ex : 410 4 1 0
*3*2*1
12+2+0 = 14 20 – 14 = 6
4 1 0 6
c) La méthode géométrique ou par puissance successive de 2 (1 chiffre)

On procède comme dans la méthode Modulo 10 mais la progression adoptée est géométrique
(2, 4, 8, 16, 32…) ce qui correspond à 21, 2², 23, 24, 25…
Ex : 416 4 1 6
*8*4*2
32+4+12 = 48 50 – 48 = 2
d) La méthode « Modulo 11 » (2 chiffres)

On multiplie l’indicatif par la progression arithmétique (de la gauche vers la droite) on procède
au cumul des produits, le total ainsi obtenu est divisé par 11. Le reste de la division est soustrait de 11
afin d’obtenir la clé de contrôle.
Ex : 552 5 5 2
*1*2*3
5+10+6 = 21 21 11
11 1
10 11 – 10 = 1
1.1. La méthode « Modulo 23 » (1 lettre)
Une lettre est associée au reste de la division de l’indicatif par 23 (le I, O, S ne sont par retenus
pour éviter les confusions avec 1, 0 et 5)
Tableau de correspondance des lettres

NNNNNNNNNTYTYY
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 23
A B C D E F G H J K L M N P Q R T U V W X Y Z
Ex : 672 672 23

05 29 5=F
Pour chacun des nombres suivants, bien vouloir déterminer les clés par les 5 méthodes
étudiées : 8401, 397
EXERCICE DE CONSOLIDATION
Attribuer un code de 6 caractères à chacun des dossiers des abonnés dans le bois en prévoyant un
emplacement pour la clé de contrôle.
Clé de contrôle
N° d’ordre du client
Catégorie client
Région
LISTE DES ABONNES DANS LE BOIS
RAISON SOCIALE DES ADRESSE CATEGORIE CLIENT
ABONNES
Société Camerounaise de BP 254 Douala Grossiste = 3
bois
Société le Bubinga BP 866 Limbé Détaillant = 1
Ameublement Mariama BP 528 Bafoussam Détaillant = 1
Magasin Meuble d’OR BP 1584 Nkongsamba ½ grossiste = 2
Société Camerounaise de BP 2167 Garoua Grossiste = 3
bois
Meilleur bois de Bélabo BP 126 Bélabo Détaillant = 1
Le menuisier du coin BP 331 Yaoundé ½ grossiste = 2
Tout pour le bois BP 759 Bamenda Grossiste = 3
Travail à faire :
1.1. Codifier les rubriques ci-dessus
1.2. Calculer la clé de contrôle pour chaque référence en utilisant la méthode Modulo 23.
NB : les régions seront classées dans l’ordre alphabétique avant l’attribution des numéros.
L’entreprise a dû reçu 254 abonnés

NNNNNNNNNTYTYY
Objectifs
 Définir le classement ;
 Déterminer les qualités d’un bon classement ;
 Identifier les niveaux de classement.

NNNNNNNNNTYTYY
LEÇON 1 : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT

A. DEFINITIONS
 Classer : c’est ranger des documents, des dossiers, des fichiers selon un ordre
préalablement défini, de manière à pouvoir le retrouver facilement.
 Classement : c’est le rangement méthodique des documents, dossiers, fichiers en vue dans
un ordre précis en vue de faciliter la recherche ultérieure.
 Classifier : c’est répartir méthodiquement par classe en déterminant :

- les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents,
- le nombre et l’importance de classe en fonction de l’utilisation des documents
- l’ordre dans lequel on classera les documents.
 Rubrique : c’est le libellé, le titre ou l’intitulé d’un document ou d’un dossier à classer.
 Mot directeur : c’est le mot principal, le mot central ou le mot clé d’une rubrique.
 Répertoire : c’est une liste ordonnée de rubriques, placée dans un ordre de classement
bien déterminé et qui facilite la recherche.
 Indexage : il consiste à mettre en évidence le mot directeur d’une rubrique afin de faciliter
sa recherche.
 Purge : c’est l’extraction des documents en fin d’exercice.
B. LES CRITERES DE CHOIX D’UN CLASSEMENT

Plusieurs facteurs sont pris en compte lors du choix d’un ordre ou d’un mode de classement :
 La nature des documents : les documents peuvent être classés par :
- nom (Ex. : correspondance envoyée ou reçue des tiers),
- sujet par thème (Ex. : la documentation),
- genre de document (Ex. : factures, chèques…),
- affaire (Ex. : avocats, notaires, tribunaux…).
 Le volume des documents présents et à venir pour le choix du mobilier et du matériel.

 La fréquence d’utilisation (accessibilité, rapidité…).
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3 – Les qualités d’un bon classement

- Simple : le principe qui est le fondement doit être facile à comprendre et à réaliser.
- Sûr : on doit pouvoir déceler toute absence ou toute inversion de document.
- Rapide d’accès : le temps de recherche et de reclassement d’une information ne doit pas être
long.
- Extensibilité : il doit pouvoir s’étendre au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux documents.
LEÇON 2 : LES NIVEAUX DE CLASSEMENT

INTRODUCTION
Dans toute entreprise, le contenu, la fréquence de consultation, l’ordre de classement et le
volume des documents reçus ou créés sont extrêmement variés.
Il est très important de déterminer non seulement la nature des documents à classer mais
également le niveau de classement.
A. CLASSEMENT D’APRES LA NATURE DES DOCUMENTS ET LA FREQUENCE DE

CONSULTATION
Pour classer les documents il faut au préalable :
 les identifier ;
 les trier soigneusement en fonction de l’ordre du procédé du document à classer ;
 les ranger dans leurs dossiers préalablement réparés ou créés selon leurs besoins ;
 la signalisation doit être à jour.
Ainsi nous allons distinguer trois types de classement d’après la fréquence de consultation.
1) Le classement actif ou vivant

Les dossiers ou documents sont consultés très fréquemment Un document vivant se caractérise
par une consultation et une mise à jour très régulière.
Le lieu le plus approprié pour classer ces documents est le poste de travail. Il s’agit de certains
documents qui participent à l’activité quotidienne de l’agent administratif.
2) Le classement semi vivant ou semi actif

Les documents concernés par ce classement sont constitués d’archives intermédiaires, c’est-à-
dire les documents relatifs à des affaires achevées, mais qui peuvent avoir des incidences sur d’autres
affaires de l’entreprise et rebondir à tout moment. Il en est ainsi des documents liés aux inventaires, à
la comptabilité.
3) Le classement mort ou inactif

Quand le processus de traitement d’un document est parachevé, le document n’est pas détruit. Il
est conservé pour la durée de prescription définie par la loi (10 ans) ou de manière définitive pour des

NNNNNNNNNTYTYY
raisons scientifiques ou pour servir de mémoires d’entreprises ou de la Nation… Ce sont des archives
définitives.
On appelle archives l’ensemble des documents dont la consultation est de plus en plus rare ou
presque inexistante.
Les archives occupent une place essentielle dans la gestion de l’information : outil de recherche
et de référence, élément de preuve, elles constituent aussi la mémoire des individus, des entreprises,
des administrations.
Retenons qu’à la fin de chaque exercice, on doit extraire les documents les plus anciens des
dossiers pour les ranger aux archives : c’est la purge.
Notons également que les documents ou dossiers classés peuvent être consultés selon les
besoins. De ce fait, on a besoin soit :
 d’un guide sorti (intercalaire de couleur différente qui remplace un dossier sorti du
classement) ;
 d’une fiche de substitution (fiche de couleur différente qui remplace un document sorti
d’un dossier).
II - CLASSEMENT D’APRES LE LIEU

Le choix du lieu de classement des informations dépend du degré d’utilisation de celles-ci dans
les activités quotidiennes, périodiques ou cycliques de l’entreprise.
Les documents fréquemment utilisés doivent être constamment mis à la disposition des
personnes qui en ont besoin. A cet effet, deux procédés principaux sont utilisés :
 le classement décentralisé ;
 le classement centralisé.
1) Le classement décentralisé
a) Principe
Le classement se fait par poste de travail ou par service. Chaque poste de travail classe les
doubles de document de liaison transmis et les originaux des documents reçus.
Bref, plusieurs employés travaillent sur le même document.
b) Avantages
- gain de temps dans le traitement des tâches ;
- les documents sont bien classés car l’employé connaît leur nature et leur utilisation ;
- risques d’erreurs limités.
c) Inconvénients
- recherche longue quand l’employé est absent ;
- les documents peuvent se perdre ;
2) Le classement centralisé
a) Principe
Tous les documents de l’entreprise sont classés en un lieu fixe appelé service centrale de
classement. Le classement centralisé s’impose alors chaque fois que plusieurs services on t a consulté
les mêmes documents soit en même temps, soit successivement.
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b) Avantages
- gain de temps dans le traitement des tâches ;
- tous les documents classés sont à la disposition de tous ;
- le personnel est spécialisé.
- chaque poste de travail sait où trouver les informations nécessaires à son activité ;
c) Inconvénients
- il faut disposer d’un locale spécialement aménagé ;
- nécessité d’un matériel et un mobilier coûteux ;
- nécessité d’un personnel qualifié ;
- déplacements fréquents vers le service de classement ;
- nécessité d’un système automatisé et constitué en réseau ;
- coût du classement élevé du fait de la multiplicité des postes de classement.
Objectifs
 Identifier les différents ordres principaux de classement ;
 Classer suivant un ordre défini ;
 Rechercher et retrouver rapidement l’information désirée.
Leçon 1 : le classement alphabétique ;

NNNNNNNNNTYTYY
Leçon 2 : le classement numérique ;
Leçon 3 : le classement idéologique.
INTRODUCTION
Ordre de classement signifie la méthode suivant laquelle les documents ou les rubriques sont
classés les uns à la suite des autres.
Ordre de classement désigne aussi la façon méthodique d’après laquelle les dossiers sont
rangés.
Il existe des ordres principaux et des ordres dérivés de classement.

- Les ordres principaux sont : le classement alphabétique, le classement numérique et le
classement idéologique.
- Les ordres dérivés : le classement alphanumérique, le classement géographique, le classement
décimal, le classement chronologique.
LEÇON 1 : LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE
A. PRINCIPE
Il consiste à classer les mots selon l’ordre des lettres de l’alphabet. Le classement se fait
sur la première lettre du mot ; en cas de similitude, sous-classement sur la deuxième lettre.
L’application de cette règle est simple pour les mots isolés. Elle devient complexe pour
les dénominations comportant un ensemble de mots car, il faut choisir le mot directeur.
Après avoir choisi le mot directeur, on procède à l’indexage de la rubrique et au

classement suivant l’ordre des lettres de l’alphabet. L’indexage alphabétique consiste à placer le mot
directeur en premier, suivi des mots qui viennent normalement après lui, ensuite entre parenthèses ou
après la virgule des mots qui le précédent.
B. REGLES DE CHOIX DU MOT DIRECTEUR

Pour les rubriques comportant plusieurs mots, le mot directeur est :

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 Le premier nom de personne : ne pas tenir compte des prénoms ni des particules de et d’ ; les
noms commençant par Saint, Sainte… sont classés au mot entier ; les mots unis par un trait d’union
sont considérés comme un seul mot.
Exemple : Salon de coiffure ABOMO ATANGANA ABOMO

ATANGANA (Salon de coiffure)
Laboratoire du Docteur MBONDJI-MBONDJI MBONDJI-MBONDJI
(Laboratoire du Docteur)
Les alimentations Jean d’ESTRES ESTREES (Les alimentations
Jean d’)
Boulangerie Saint-Thomas Saint-Thomas (Boulangerie)
 Le premier nom propre géographique : ne pas tenir compte des articles ; les points cardinaux
et le mot Centre sont considérés comme noms propres s’ils n’ont pas de complément.
Exemple : Pharmacie de Bonamoussadi BONAMOUSSADI
(Pharmacie de)
Commissariat du Centre CENTRE (Commissariat du)
Boulangerie Pâtisserie d’Akwa AKWA (Boulangerie
Pâtisserie d’)
Les tanneries du Nord Cameroun CAMEROUN (Les tanneries
du Nord)
 Le toponyme est un nom propre servant à désigner un lieu déterminé. Il est considéré comme
mot directeur.
Exemple : les vestiges du lac Noys LAC NYOS (les vestiges du)
Cimetière bois-des-singes BOIS-DES-SINGES (cimetière)
 Un adjectif géographique est formé à partir d’un nom propre géographique. Il est considéré
comme mot directeur.
Exemple : société camerounaise du bois CAMEROUNAISE du bois (société)
 Les mots inventés sont considérés comme directeur

Exemple: horlogerie Tic-tac TIC-TAC (horlogerie)
 L’adjectif numéral ordinal ou cardinal est considéré comme directeur

Exemple : école de la 3e rue TROISIEME rue (école de la)
Boutique aux mille feux MILLE feux (boutique aux)
 Le prénom s’il est le seul nom de personne de la rubrique ou s’il est relié au nom de famille
par un trait d’union.
Exemple : salon de coiffure Nicole NICOLE (salon de coiffure)
Salon de coiffure Nicole-EBELLE NICOLE-EBELLE (salon de coiffure)
Salon de coiffure Nicole EBELLE EBELLE (salon de coiffure Nicole)

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 Le premier nom publicitaire ou étranger : ne pas tenir compte des articles et prépositions
français.
Exemple : Droguerie New Star New Star (Droguerie)

Ecole Privée Laïque les Rossignols Rossignols (Ecole Privée
Laïque les)
Savon Le Chat Chat (Savon Le)
Restaurant Self-service Self-service (Restaurant)
 Le sigle : classer au sigle si on n’en connaît pas la signification ; dans le cas contraire, classer à
la dénomination complète.
Exemple : SOCADI
CEMAC = Communauté Economique et Monétaire d’Afrique Centrale
ONU = Organisation des Nations Unis
AFRIQUE Centrale (Communauté Economique et Monétaire d’) voir CEMAC

ORGANISATION des Nations Unis voir ONU
SOCADI
 Les titres : s’ils sont reliés au nom de famille par un trait d’union, ils forment avec le nom de
famille le mot directeur.
Exemple : étude Maître-MOMO MAITRE-MOMO (étude)
Clinique du docteur EVINA EVINA (clinique du docteur)
 Le premier nom commun (excepté Société et Compagnie) ou le premier adjectif pris

substantivement, ou le premier verbe.
Exemple : Le Grand Hôtel GRAND Hôtel (Le)

Société camerounaise des chaussures plastiques CHAUSSURES plastiques
(Société camerounaises des)
Compagnie des producteurs de sucre PRODUCTEURS de sucre
(Compagnie des)
Vivre en harmonie VIVRE en harmonie
 Exceptions : les noms société et compagnie si c’est le seul nom commun de la rubrique ;
l’adjectif qui précède un nom commun unique ou l’adjectif numéral qui précède le premier nom
commun.
Exemple : Compagnie générale forestière COMPAGNIE générale forestière
Aux cent mille chaussures CENT MILLE chaussures (Aux)
Société des trois résidences TROIS résidences (Société des)
Nouveau parc floral NOUVEAU parc floral
 Un verbe à l’infinitif est constitué comme un mot directeur.

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Exemple : comment se faire belle SE FAIRE belle (comment)
 Les locutions identifiantes : une locution identifiante est tout groupe de mots indissociable,
essentiel pour l’identification d’une personne morale. Il est considéré comme mot directeur.
Exemple : restaurant le Gourmet LE GOURMET (restaurant)
Supermarché aux bas prix AUX BAS PRIX (supermarché)
C. AVANTAGES
- Classement simple pour les noms de personnes.
- Pratique, cette classification se prête à une extension infinie.
- Recherche rapide si le nombre de documents est réduit (moins de 250).
D. INCONVENIENTS
- Nécessité de connaitre parfaitement les règles de classement.
- Il est peu sûr, on ne peut pas facilement déceler l’absence d’un document ou son mauvais
classement.
E. UTILISATION
Le classement alphabétique est utilisé dans tous les domaines. En effet, il est présent dans les
autres ordres de classement.
NB : le renvoi est l’inscription supplémentaire faite dans un répertoire au cas où la rubrique
comporte plus d’un mot directeur.
Classez les rubriques ci-après selon l’ordre alphabétique, en respectant les règles de choix du mot
directeur :
- Société agricole du Nord Cameroun - SCB

- Garage du Centre de la Région - Société financière internationale
- La Centrale de Peinture - Café BABASSOU
- Le club des vrais amis - Avenue du Général De Gaule
- Restaurant « An 2000 » - Aux 600 mètres de tissus
LEÇON 2 : LE CLASSEMENT NUMERIQUE

A. PRINCIPE
Le classement numérique consiste à attribuer aux documents à classer un numéro d’ordre et à
ranger ces documents selon la suite naturelle des nombres entiers.
B. AVANTAGES
- Il est simple (il suffit d’attribuer des numéros séquentiels aux dossiers) ;
- Il est discret ;
- Les déclassements sont facilement repérables.

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C. INCONVENIENTS
- Il nécessite toujours l’établissement d’un répertoire alphabétique :
- Il est inefficace sans la liste nominative des dossiers identifiés par des numéros.
NB : le répertoire alphabétique est donc indispensable pour retrouver rapidement les dossiers
connaissant leur dénomination.
D. UTILISATION
Le classement numérique est généralement utilisé pour ranger des dossiers de volume élevé,
les fichiers confidentiels. Il est associé aux autres ordres de classement.
EXERCICE 1 : classez numériquement les élèves de votre classe en attribuant à chacun une année de
naissance. Faites le répertoire alphabétique de ce classement.
EXERCICE 2 : en adoptant la classification numérique, présentez les dossiers ci-dessous, tels qu’ils
se trouvent dans le meuble de classement et tracez le répertoire alphabétique correspondant.
 Laboratoires médicales MEKA
 Les provenderies de l’Ouest
 Union allumettière camerounaise
 Société avicole Jean-Rameau
 Cabaret chez Marguerite
 Collège Saint Benoit
 Le complexe du cinquantenaire
 Office national du tourisme
 Société UNALOR
 Collège Sacré-Cœur.
LEÇON 3 : LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE.
A. PRINCIPE
Le classement idéologique ou thématique est un regroupement d’informations par nature. Un
plan de classement préalable permet de distinguer les idées principales, les thèmes ou sujets essentiels.
Ceux-ci sont susceptibles de se diviser en idées secondaires, sous thèmes, sous sujet.
B. AVANTAGES
- Il est extensible ;
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- Le regroupement des informations par thème facilite le traitement
C. INCONVENIENTS
- L’établissement du plan de classement est délicat ;
- La recherche est longue.
D. UTILISATION
Le classement idéologique est utilisé dans tous les domaines de la vie. Rayons de magasins,
bibliothèque, urbanisme, médecine, dossiers clients et fournisseurs…
EXERCICES D’APPLICATION
EXERCICE 1 : rangez les outils ci-après en deux catégories et attribuez un titre à chaque catégorie :
livres, pelle, registre du personnel, décimètre, pince, brouette, cahiers, pioches, décamètre, correcteur,
seaux, ficelle.
EXERCICE 2 : regroupez les habitations de votre quartier dans des thèmes de votre choix.
EXERCICE 3 : faites un classement thématique des élèves de votre classe selon les critères suivants :
- Le teint,
- Le sexe,
- Le quartier où ils résident.
EXERCICE 4 : dans un organigramme, faites ressortier la façon dont les enseignements sont
structurés dans votre établissement. Comme fil d’Ariane, vous avez la division par cycle d’études, puis
par spécialités…
EXERCICE 5 : citez les ordres de classement utilisés dans les cas suivants :
SITUATIONS ORDRE DE CLASSEMENT UTILISE

Rangement des produits dans une
pharmacie
Rangement des articles dans un magasin
Rangement des livres dans une
bibliothèque
Rangement des vêtements dans votre
penderie
 Citez deux raisons qui justifient la conservation des documents sous formes d’archives.

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 Quel rôle joue le registre du courrier dans une entreprise ?
 Dans quel ordre de classement sont enregistrés les documents dans le registre du courrier ?
EXERCICE 6 : la société EVASION dispose d’une vingtaine de voitures qu’elle loue aux particuliers.
Les caractéristiques de ces véhicules sont indiquées ci-dessous. Classez ces voitures idéologiquement
(ne retenir que 3 critères).
- Marque : TOYOTA Modèle : RAV4, puissance : 15 cv, énergie : essence, traction : arrière,
nombre 4
- Marque : RENAULT Modèle : 607, puissance : 9 cv, énergie : essence, traction : avant,
nombre 3.
- Marque : RENAULT Modèle : 607, puissance : 8 cv, énergie : essence, traction : avant,
nombre 3
- Marque : MERCEDES Modèle : 1135, puissance : 25 cv, énergie : gaz oil, traction quatre
roues motrices, nombre 2
- Marque : TOYOTA Modèle : PICK UP, puissance : 25 cv, énergie : gaz oil, traction quatre
roues motrices, nombre 3
- Marque : RENAULT Modèle : Laguna, puissance : 10 cv, énergie : essence, traction : arrière,
nombre : 3

NNNNNNNNNTYTYY
Objectifs
 Identifier les différents ordres dérivés de classement ;
 Classer suivant un ordre défini ;
 Mettre en œuvre les méthodes de recherche pour fournir des documents
dans le délai imparti.
Leçon 1 : le classement alphanumérique ;

Leçon 2 : le classement chronologique ;
Leçon 3 : le classement géographique ;
Leçon 4 : le classement décimal ;
Leçon 5 : le classement par terminaison.
Les ordres dérivés de classement sont des ordres résultant des ordres principaux de classement.
Le tableau ci-dessous présente clairement cette combinaison.
ORDRES PRINCIPAUX DE
CLASSEMENT

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LEÇON 1 : LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE
A. PRINCIPE
Le classement alphanumérique consiste d’abord à répartir les documents dans des classes
alphabétiques préétablies, puis, à l’intérieur de celles-ci, de leur attribuer selon leur ordre d’arrivée, un
numéro qui tient compte du dernier numéro de la tranche..
B. AVANTAGES
- Recherche rapide et facile ;
- Discrétion.
C. INCONVENIENTS
- Nécessité de tenir un répertoire pour chacune des tranches alphabétique,
- Difficulté de déceler l’absence d’un dossier.
D. UTILISATION
Ce classement peut servir pour rangement des dossiers, des fiches ou des dossiers médicaux.
Procéder au rangement des nouveaux dossiers clients ci-dessous dans l’ordre alphanumérique.
- Ameublement et décoration
d’AKONO
- Couture et confection du
Littoral
- Compagnie cotonnière
- Habillement du Levant
- Broderie chez André-
LEÇON 2 : LE CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE
A. PRINCIPE

NNNNNNNNNTYTYY
Le classement chronologique, dérivé du classement numérique, consiste à classer les
documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates : années, mos, jours…
Dans le classement chronologique, le document le plus récent doit toujours être placé sur le
dessus.
B. AVANTAGES
- Il est simple ;
- Extensibilité à l’infini.
C. INCONVENIENTS
- Impossible de constater les absences de documents ;
- Recherche longue.
D. UTILISATION
Le classement chronologique est principalement utilisé pour le classement des documents et de
la correspondance dans les dossiers, pour le classement des doubles des lettres, des factures, des
bordereaux bancaires…
Classer dans l’ordre chronologique les rubriques ci-dessous
Date NOUVEAUX CLIENTS
07/10 Le grand hôtel
16/10 Dix mille chaussures
11/10 Restaurant tout va bien
25/10 Restaurant la maison blanche
09/10 Hôtel du centre ville
25/10 Ecole saint Marthe
23/10 L’Oreal fashion
21/10 Equipement moderne
18/10 Pharmacie du centre de santé
25/10 Crèche Tropicana
LEÇON 3 : LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE
A. PRINCIPE
Le classement géographique est basé sur la connaissance des divisions et des subdivisions
territoriales d’une même unité géographique : pays, région, département, arrondissement… Les
différentes subdivisions d’un même niveau sont classées dans l’ordre alphabétique.
NNNNNNNNNTYTYY
B. AVANTAGES
- Sécurité du classement dans le meuble ;
- Extensible
C. INCONVENIENTS
- Plan de classement délicat à établir ;
- Nécessite l’emploi d’un dictionnaire des subdivisions administratives.
D. UTILISATION
Le classement géographique est utilisé pour la répartition des clients, circonscriptions des
représentants, des succursales,…
Classer géographiquement les rubriques ci-dessous :
- Clinique Alpha Royale (BAMENDA)
- Hôpital Jamot (YAOUNDE)
- Centre Médical ADAMOU (NGAOUNDERE)
- Hôpital de référence de Douala (DOUALA)
- Fondation Chantal BIYA (YAOUNDE)
- Centre de la santé de la grâce (EBOLOWA)
- Hôpital de district de Limbé (LIMBE)
- La grande distribution de Moungo (NKONGSAMBA)
- Groupement des centres médicaux (EDEA)
- Société industrielle et financière (YABASSI)
LEÇON 4 : LE CLASSEMENT DECIMAL
A. PRINCIPE

NNNNNNNNNTYTYY
Le classement décimal consiste à classer les dossiers d’après l’ordre idéologique, chaque
subdivision étant affectée d’un numéro. Il dérive donc du classement idéologique et du classement
numérique.
B. AVANTAGES
- Facilité de recherche ;
- Extensibilité à l’infini.
C. INCONVENIENTS
- Plan de classement délicat à établir ;
- Recherche longue.
D. UTILISATION
Le classement décimal a de nombreuses utilisations : classement de la documentation, classement de
procédés techniques (le plan comptable).
Classer les rubriques ci-dessous dans l’ordre décimal :
 Restaurant du vingtième siècle
 Hôtel Majesté
 Restaurant du bœuf rouge
 Grand café,
 Hôtel « tout repos »
 Café de MARRONNIERS
 Restaurant lion d’or
 Café du centre de Douala,
 Restaurant « chez René »
LEÇON 5 : LE CLASSEMENT PAR TERMINAISON.

NNNNNNNNNTYTYY
A. PRINCIPE
Le classement numérique par terminaison consiste à classer les dossiers suivants le ou les
derniers chiffres (terminaison). On classera d’abord les dossiers se terminant par « 0 », par « 1 » et
ainsi de suite.
0 1 2 3 ………..
Exemple :
10 11 12 13 ……….
20 21 22 23 ……….
30 31 32 33 ………..
40 41 42 43 ………..
50 51 52 53 ……….
60 61 62 63 ……….
………… ……….. ………… ……… ………..
B. EXERCICE D’APPLICATION
Procéder au classement numérique par terminaison des nombres suivant :
30 – 103 – 34 – 50 – 44 – 32 – 21 – 200 – 72 – 14 – 331 – 123 – 10 – 23 – 11 – 132 – 421 - 40

NNNNNNNNNTYTYY
Objectifs
 Identifier les procédés de classement ;
 Classer, extraire, mettre à jour et reclasser un dossier suivant un procédé
bien défini.
Leçon 1 : le classement horizontal ou à plat ;

Leçon 2 : le classement débout ou sur champ ;
Leçon 3 : le classement vertical ordinaire ;
Leçon 4 : le classement vertical suspendu.
Organiser le classement dans l’entreprise, c’est :

- Choisir un ordre méthodique ;
- Déterminer le matériel le mieux adapté à la nature des documents à conserver ;
NNNNNNNNNTYTYY
- Définir le procédé de classement approprié au matériel utilisé en fonction du système de
rangement prévu ;
- Adapter le système de rangement qui permet de consulter aisément et rapidement les
documents tout en leur assurant une bonne conservation.
Le procédé de classement est la façon matérielle d’après laquelle les dossiers sont rangés.
LEÇON 1 : LE CLASSEMENT HORIZONTAL OU A PLAT
A. PROCEDE
Les dossiers sont posés les uns sur les autres, le dos face à l’utilisateur
B. MEUBLES UTILISES
- Classeur à clapets (meuble à rayon ou à casier)
- Classeur à rideau (meuble à tiroir)
- Classeur rotatif à axe horizontal.
C. AVANTAGES
- Procédé simple et peu coûteux
- Bonne lisibilité des intitulés de dossier.
D. INCONVENIENTS
Schéma du
- Manipulation difficile (extraction et remise en place) principe
Signalisation (papillon de
- Signalisation mobile impossible
couleur variée)
E. UTILISATION
Dossiers volumineux, livres, feuilles, imprimés…
Indication de la tranche
Indexage
de classement
LEÇON 2 : LE CLASSEMENT DEBOUT OU SUR CHAMP ;

NNNNNNNNNTYTYY
A. PROCEDE
Il consiste à ranger les documents verticalement les uns à côté des autres, le dos face à l’utilisateur.
B. MEUBLES UTILISES
- Meuble ou armoire à rayons
- Classeur rotatif à axe vertical.
C. AVANTAGES
- Recherche et manipulation facile ;
- Sécurité parfaite (absence d’un dossier facile à repérer).
D. INCONVENIENTS
- Les dossiers doivent obligatoirement être volumineux et rigides ;
- Encombrement important.
E. UTILISATION
Dossiers volumineux et rigides ou les livres dans une bibliothèque.
Schéma du principe
Identification des dossiers par des nombres
Indicatif de la tranche classement
LEÇON 3 : LE CLASSEMENT VERTICAL ORDINAIRE

NNNNNNNNNTYTYY
A. PROCEDE
Les dossiers sont rangés verticalement les uns derrière les autres et reposant sur leur dos.
B. MEUBLES UTILISES
- Classeur à tiroir ;
- Bacs.
C. AVANTAGES
- Recherche facile ;
- Procédé simple.
D. INCONVENIENTS
- Risque d’affaissement de dossiers s’ils sont légers ;
- Aspect souvent désordonné.
E. UTILISATION
Rangement des fiches, dossiers rigides et peu volumineux.
BUREAU AVEC
TIROIR
LEÇON 4 : LE CLASSEMENT VERTICAL SUSPENDU

NNNNNNNNNTYTYY
A. PROCEDE
Il consiste à ranger les dossiers dans des hamacs, suspendu au bord du tiroir ou d’autres meubles de
classement par des crochets. Les hamacs peuvent être réunis deux par deux (classement en accordéon
ou en continu).
NB : l’hamac est une chemise cartonnée muni de deux crochets à chaque extrémité permettant la
conservation des documents.
B. MEUBLES UTILISES
- Classeur à tiroirs muni d’un rail ou d’un cadre métallique ;
- Bac fixe spécialement aménagé.
C. AVANTAGES
- Recherche rapide ;
- Insertion de nouveaux documents facile.
D. INCONVENIENTS
- Encombrement du classeur à tiroirs ;
- Sécurité imparfaite.
E. UTILISATION
Classement en
Rangement des stencils, plans de dessins, les états d’ordinateur,… accordéon
REMARQUE : on distingue trois types de classement vertical suspendu :

- Le classement vertical suspendu à visibilité supérieure ;
- Le classement vertical suspendu à visibilité latérale

Rhodoï
- Le classement vertical suspendu à visibilité oblique.
d

NNNNNNNNNTYTYY
Objectifs
 Définir le dossier ;
 Identifier les types de dossiers.
Les documents sont placés dans des couvertures cartonnées de résistance et de forme variables.
Le choix de celles-ci est fonction de la nature des documents à classer, de la fréquence de leur
consultation et de la durée voulue de leur conservation dans le classement « actif ».

NNNNNNNNNTYTYY
Ces couvertures, qui protègent les documents et facilitent leur rangement, sont des chemises,
des classeurs ou des dossiers.
A. DEFINITION
Le dossier est une chemise en carton mince contenant les documents se rapportant à une personne ou à
un même sujet.
Le dossier désigne à la fois le contenu et le contenant.
Les dossiers servent à ranger et à protéger les documents.
B. LES TYPES DE CHEMISE

Les principaux types de dossiers sont :
 Les chemises ordinaires
 La chemise ou dossier à sangle ou à dos extensible
 Les dossiers ou classeurs sans perforation
 Les dossiers ou classeurs à perforations
1. Les chemises ordinaires

Elles sont en papier fort, en carton plastifié ; parfois entoilé sur toute la longueur de leur pli
pour assurer une meilleure résistance aux diverses manipulations, elles peuvent avoir un ou plusieurs
plis.
Certaines d’entre elles sont munies d’un ou plusieurs rabats, ou d’élastiques, ce qui évite le
glissement des documents et permet une meilleur conservation.
CHEMISE A UN CHEMISE A CHEMISE A

PLI DEUX PLIS PLUSIEURS RABATS
2. La chemise ou dossier à sangle ou à dos extensible

Elles sont en toile kraft ou en pleine toile. Leur dos est extensible. Une sangle, munie d’une
boucle pour le serrage, est placée autour du dossier qui maintient l’ensemble et évite la chute des
documents. Ces dossiers peuvent recevoir un grand nombre de documents.
CHEMISE A
SANGLE
3. Les dossiers ou classeurs sans perforation

Il existe plusieurs sortes de dossier sans perforations :
NNNNNNNNNTYTYY
- Les dossiers à tirettes : ils sont en carte (bristol) plus ou moins forte, en carton plastifié ou
non. Les documents sont maintenus entre deux glissières métalliques serrées par une bande tissées, ce
qui évite le glissement des documents.
- Les dossiers à pinces métallique ou plastique : en carton fort ou plastifié, ils sont munis d’un
ressort, de forme très variable, que l’on soulève pour placer ou extraire les documents. Ce système
évite tout déplacement du document.
DOSSIER A
TIRETTES
4. Les dossiers ou classeurs à perforations

Ils sont en carte fort, en plastique souple ou rigide, en carton recouvert de papier, de plastique
ou de toile. Ils sont munis de mécanisme à 2 ou 4 anneaux. L’ouverture de ces anneaux, commandée
ou non par un levier, permet l’introduction ou le retrait des documents. L’épaisseur de ces classeurs est
fonction de l’importance des documents à classeur. Ils sont très résistants et assurent une bonne
conservation des documents.
CLASSEURS A
PERFORATIONS
REMARQUE : quelle que soit la catégorie de chemise ou de dossiers utilisée, on peut, lorsque cela
est nécessaire, constituer à l’intérieur de ceux-ci, des sous-dossiers utilisés, selon les cas, ces sous-
dossiers sont des chemises en papier mince, des protège-documents en plastique.

NNNNNNNNNTYTYY
Objectifs
 Définir la notion de groupe de travail ;
 Participer à un travail de groupe, à une réunion, une table ronde ;
 Communiquer avec les autres membres du groupe.
A. NOTION DE GROUPE DE TRAVAIL

NNNNNNNNNTYTYY
Un groupe de travail est un ensemble d’individu dont l’activité est orientée vers la réalisation d’un
même but. C’est ce but commun qui détermine l’action du groupe. Une personne peut avoir plus
d’influence que les autres dans un groupe : c’est le leadeur.
Dans un groupe, la communication interpersonnelle peut être amicale et ouverte ou être remplie de
conflit.
Chaque individu appartient à un groupe social, cette appartenance influe sur son comportement en
situation de son comportement.
Dans un groupe de travail, les relations de communication dépendent :
- du comportement des membres du groupe
- de l’existence ou non d’un leadeur
- de l’organisation des réseaux d’information
- de la taille du groupe
- de l’organisation du travail à l’intérieur du groupe.

OTA 2nde STT - 5

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Objectifs du cours d’O.T.A :

Chapitre 1 : LA FONCTION ADMINISTRATIVE DANS

Chapitre 2 : L’ORGANISATION DU POSTE DE TRAVAIL

Chapitre 3 : L’INFORMATION, MATIERE D’ŒUVRE DU TRAVAIL

Chapitre 5 : CODIFICATION FONCTIONNELLE DE

Organisation du Travail Page 2

Chapitre 7 : LES ORDRES PRINCIPAUX DE

Chapitre 8 : LES ORDRES DERIVES DE

Chapitre 9 : LES PROCEDES DE

Chapitre 11 : LES RELATIONS ET LES COMPORTEMENTS DANS LES GROUPES DE

Organisation du Travail Page 3

Leçon 1 : la connaissance de l’entreprise.

LEÇON 1 : LA CONNAISSANCE DE

Organisation du Travail Page 4

1. Le rôle social de l’entreprise

a) Au niveau des salariés

Organisation du Travail Page 5

2. Le rôle économique de l’entreprise

II. LES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE

LEÇON 2 : LA FONCTION ADMINISTRATIVE.

B. OBJECTIF DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE

C. LES ACTIVITES DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE

Organisation du Travail Page 8

Organisation du Travail Page 9

I. DEFINITION ET TYPES DE POSTES DE TRAVAIL.

B. Types de poste de travail

II. ORGANISATION DU POSTE DE TRAVAIL : L’ERGONOMIE DU POSTE DE

Il s’agit de déterminer l’environnement et l’aménagement du poste de travail, pour assurer à

A. L’implantation des locaux

Organisation du Travail Page 10

4. Le bureau évolutif ou semi-ouvert

B. L’aménagement des locaux

1. Les facteurs d’ambiance

Tableau récapitulatif des effets de quelques couleurs

NB : le choix des couleurs peut donc favoriser :

Organisation du Travail Page 12

Leçon 1 : l’information.

LEÇON 1 : L’INFORMATION.

L’information est aussi définie comme :

B. LES FORMES D’INFORMATION

Exemple 1 : Calcul du montant d’un article

Exemple 2 : demande de congé.

Exemple 2 : CAMTEL a décidé de participer à la foire commerciale de Douala

L’information est un facteur de motivation pour le personnel de l’entreprise. L’entreprise qui

Organisation du Travail Page 15

LEÇON 2 : LE TRAVAIL ADMINISTRATIF

Collecte Saisie Traitement Diffusion

Exemple : le calcul de la moyenne séquentielle des étudiants en secrétariat à la centrale informatique

Objectif du travail administratif

Organisation du Travail Page 16

Organisation du Travail Page 17

Un système de communication désigne l’ensemble des moyens et procédures de circulation de

B. LES COMPOSANTES OU ELEMENTS DE LA COMMUNICATION

On distingue 4 types de bruits en communication :

TABLEAU RECAPITULATIF DES TYPES DE BRUIT EN COMMUNICATION

1. La modification des structures et des conditions de travail

2. La motivation ou « savoir être »

Organisation du Travail Page 19

3. Les canaux et techniques de communication.

NB : on distingue dans la communication le réseau formel et le réseau informel.

4. Formes d’une communication :

 ECRITE (lettre, note de service, télécopie ou fax…)

 DE GROUPE : entre plusieurs personnes

 DIRECTE : les personnes sont en face l’une de l’autre