COURS D’OTA 2Eme année ESCOM

LECON 1 : LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS

DANS L’ENTREPRISE : LES ORDRES DE

GENERALITES
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique
les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et
rapidement l’information recherchée.
Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il
est nécessaire de définir quelques mots.

I. DEFINITION

Indexage ou jalonnement : c’est la manière d’écrire une rubrique pour

faciliter son classement
Indexage d’une rubrique : c’est choisir le lot directeur et l’écrire en 1er
lieu en majuscule et en minuscule les mots qui le suive et entre parenthèse les
mots qui le précède.
Indexage d’un dossier : c’est écrire à l’endroit le plus visible de ce
dossier son nom et son numéro.
Indexage d’un classement : c’est le divisé entre les tranches
alphabétique ou numérique.
Mot directeur : c’est le mot principal de la rubrique servant de base au
classement placer en 1er lieu.
Rubrique : c’est l’ensemble de mot indissociable concernant une
personne, un groupement, une entreprise.
Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.

II. PRINCIPES DE CLASSEMENT

a) Elément de choix d’un classement

- La nature du classement
- Le volume des documents
- La fréquence de consultation (utilisation)

b) Les qualités d’un bon classement

Un bon classement doit être :

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

1
  Simple, global, évolutif prend en compte tous les sujets traités),
 Applicable à tous les documents,
 Valable pour tout le personnel,
 Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out).
Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les
documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une
information ne portent pas toujours de même données. On distingue alors :

- les ordres fondamentaux :

• Classement alphabétique
• Classement numérique
• Classement thématique (ou idéologique)
- les ordres dérivés :
• Classement décimal
• Classement chronologique
• Classement géographique
• Classement alphanumérique

III. LES DIFFERENTS ORDRES DE CLASSEMENT

A) LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE

1) Principe
Il consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet. Le
classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant
plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique
le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en
évidence en indexant la dénomination.
Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous
allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de
Normalisation).

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

2
 DETERMINATION DU MOT DIRECTEUR DANS LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE
CONTENU
1er cas : La rubrique
contient : un nom propre de
personne, nom patronymique
ou de la famille
- Nom propre simple de
famille
- Nom propre avec
prénom
- Nom propre de
personne avec Saint
- Nom propres avec
particules des, du, la, le
Mac, Ngo
2ème cas : A défaut du nom
propre, de personne, la
rubrique contient :
- Un nom propre
géographique
3 cas : La rubrique
ème
contient :
Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA
REGLES
Le mot directeur est le premier
nom propre de personne de la
rubrique
Le prénom et le titre liés au
nom par un trait d’union fait
partie du mot directeur
Le mot Saint, Sainte qui
précède le nom propre fait
partie du mot directeur
Ces particules font partie du
mot directeur
Le mot directeur est le premier
nom propre géographique.
NB : les points cardinaux et les
assimilés (littoral, centre,
levant, midi, orient, occident,
septentrion) sont considérés
comme noms propres
géographique s’ils ne sont pas
suivis d’un complément.
Le mot directeur est le mot ou
le groupe de mots publicitaires
EXEMPLES DE RUBRIQUES
RUBRIQUES INDEXEES
MBIDA (Compagnie)
- Compagnie MBIDA
ZOBO et compagnie
- Ets ZOBO et Compagnie
(Etablissements)
- Galerie le Martin-joseph
MARTIN-JOSEPH (galerie)
- Etablissements Paul
NGOUNOU (Ets Paul
Ngounou
- Crèche Sainte Anne SAINTE ANNE (crèche)
- Collège Saint Jean SAINT JEAN (collège)
- Restaurant Mac Donald MAC DONALD (restaurant)
- Parfumerie Ngo Ntamack NGO NTAMACK (parfumerie)
CAMEROUN (brasseries du)
- Brasseries du Cameroun CAMEROUN (centre
- Université de Yaoundé climatique de l’ouest du)
- Centre climatique de l’Ouest LITTORAL (pharmacie du)
du Cameroun OUEST (centre climatique de
- Pharmacie du Littoral l’)
YAOUNDE (université de)
- Prêt-à-porter « belle BELLE EPOQUE (prêt-à-
époque » porter)
3

- Un nom publicitaire
- Un mot étranger à la
langue française
4ème cas : A défaut de nom
Le mot directeur est le premier
propre, la rubrique contient :
nom commun excepté les mots - Librairie papeterie moderne
- Un ou plusieurs noms
« société » et « compagnie »
communs
- Un seul nom commun
société ou compagnie
- Un nom commun
unique précédé d’un
adjectif qualificatif
- Nom commun précédé
d’un adjectif numéral
- Maison « tout pour
l’enfant »
- Savonnerie Citroneige
- Société Palmolive
Considérez ce mot étranger - Club des amis de la nature
comme mot directeur - La maison des tee-shirts
- Fédération camerounaise de
boxe
- Société camerounaise
d’équipement
Les mots société et compagnie - Société industrielle et
peuvent être mot directeur s’ils commerciale
sont les seuls noms de la - Compagnie générale
rubrique métallurgique
- Aux bonnes courses
Le mot directeur est l’adjectif
- Au grand hôtel
qualificatif si le nom commun
- Aux bonnes courses de la
qui le suit est unique
ville
Le mot directeur est l’adjectif - Société aux 2000 mètres de
numéral précédant le nom toiles
commun qui en son absence - Compagnie commerciale du
aurait été le mot directeur 20è siècle
CITRONEIGE (savonnerie)
PALMOLIVE (société)
TOUT POUR L’ENFANT
(maison)
CLUB, des amis de la nature
TEE-SHIRT (la maison des)
EQUIPEMENT (société
camerounaise d’)
FEDERATION, camerounaise
de boxe
LIBRAIRIE, papeterie
moderne
COMPAGNIE, générale
métallurgique
SOCIETE, industrielle et
commerciale
BONNES courses (aux)
COURSES, de la ville (aux
bonnes)
GRAND, hôtel (au)
DEUX MILLES, mètres de
toiles (société aux)
VINGTIEME, siècle
(compagnie commerciale du)

BOIRE des chômeurs (aux)

- La rubrique contient un - Aux boire des chômeurs
CENTRALE,
adjectif pris Le mot directeur est cet - La centrale
d’approvisionnement
substantivement c’est-à- adjectif ou ce verbe d’approvisionnement
MANGER, des couches tard
dire pris comme un nom - Au manger des couches tard
(au)

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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5ème cas : la rubrique est un
sigle :
- Sigle avec une
signification inconnue
- Sigle avec signification
connue
Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA
- OMS Beac
La première lettre du sigle est
- BEAC Fogape
le mot directeur
- FOGAPE Oms
Le mot directeur est choisi
suivant le principe du
classement. - SOCAPE (Société NOUNGA, Elie (société
NB : ici le classement camerounaise Nounga elie) camerounaise
s’effectue 2 fois ; 1 fois sur le - oms (organisation mondiale ORGANISATION, mondiale
sigle avec renvoi au mot de la santé) de la santé
directeur 1 fois avec le mot
directeur
5
 2) AVANTAGES, INCONVENIENTS ET UTILISATIONS

a) Avantages b) Inconvénients
Simple dans son principe, le classement
Compliqué : lorsqu’il s’agit de classer
alphabétique de noms et de mots n’offre
des dénominations
pas de difficultés.
Lent : lorsqu’il porte sur un nombre
important de documents dont les mots
Rapide lorsqu’il porte sur un nombre
directeurs de classement peuvent être
restreint de documents
homonymes ou composés de lettres
identiques.

Peu sûr : sauf précautions particulières,

Extensible : il est toujours possible il est difficile de déceler le déclassement
d’insérer de nouvelles dénominations ou ou l’absence d’un dossier
un nouveau dossier entre deux
dénominations ou deux dossier déjà Limite : dans son développement pas de
existants. problème matériels (liste à modifier ou à
refaire, dossier à déplacer etc…
c) Utilisation
Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de
personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personne d’une
entreprise, abonnés à un service ou à un journal à une assurance, élèves des écoles
etc…

EXERCICE D’APPLICATION
CLASSEZ alphabétiquement les dénominations suivantes : (les mots en Gras sont les
mot-directeurs)
1-
 SECAE (société d’exploitation de cinéma d’art et d’essai)
 Etablissement Mbock et Fils
 Société nouvelle d’exploitation du Kaolin de Bertoua
 Location d’habits « au cor de chasse »
 Compagnie africaine cinématographique
 Jouets fair play
 Almanachs jean Cartier-bresson
 Pompes funèbres henrri de Borniol
 Association des artistes musiciens de variétés
 Bureau d’études batifer
 Bar « au gai matelot »
 Galerie « les deux îles »
Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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  Assureurs-conseils de belabo, Milla et Oman
 Le grand hôtel du sud
 L’air liquide
 La charcuterie camerounaise

2-
 Hôtel du centre
 Agence flying fox
 Aux chasses de siberie
 Laboratoire homéopalliques du centre de paris
 Société d’assuance l’alsacienne
 Société pipière du nigéria
 Dératisation père-cafard
 Vivre en harmonie
 Société clarentaise de papiers
 Compagnie internationale des wagons-lits
 Aux cent milles chemises
 Le grand hôtel
 société chimique routière
 le grand hôtel des voyageurs
 clinique brovel et sévérac
 pédicure paul-renard
 laboratoire mani-essomba
 docteur philippe des razats
 société saint-marc et compagnie

B) LE CLASSEMENT NUMERIQUE

1) Principe
L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle
des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres
entiers est illimitée). Les objets, les documents sont classés dans l’ordre des numéros
qui leurs sont attribués, au moment de leur création.

Le classement numérique nécessite l’emploie de deux répertoire :

1. un répertoire alphabétique : pour retrouver le numéro de document

2. un répertoire numérique : pour affecter à chaque nouveau document un
numéro
Exemple :
Répertoire Numérique
N° Rubriques
1 La grande casablancaise

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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 2 Transport rapide du Nord-Ouest du pays
3 Société du Pull-over
4 Imprimerie Royale de l’Atlas

Répertoire Alphabétique
N° Rubriques
4 ATALAS (imprimerie Royale de l’)
1 GRANDE casablancaise (la)
2 NORD-OUEST du pays (transport rapide du)
3 PULL-OVER (société)

NB : on appel le numéro donné la cote

La cote d’une pièce est attribuée en fonction de l’arrivée ou réception du dossier

2) AVANTAGES, INCONVENIENTS ET UTILISATIONS

a) Avantages b) Inconvénients
Rapide : en ajoute facilement des chiffres
Répertoire alphabétique indispensable
que des lettres
Une double recherche est nécessaire :
Extensible : on peut classer facilement de
consultation du répertoire alphabétique et
nouveaux dossiers
la recherche dans le meuble de classement
Discret : les indices numériques ne
Des trous apparaissent lors de la
signifient rien pour les personnes qui ne
destruction d’un dossier
dispose pas de répertoire alphabétique
Sûr : on s’aperçoit facilement de l’absence
ou de déclassement d’un dossier.
c) Utilisation
Le classement numérique est utilisé principalement pour les dossiers des tiers
Classement des : bon de commande, bon de livraison et des factures

EXERCICE D’APPLICATION
Classer numériquement les dossiers des nouveaux clients des brasseries du Cameroun,
sachant que le dernier dossier avait le n° 129 ou le dernier dossier classé porte le n°
129
- Domaine de la « sucrière », fruits ;
- Coopérative fruitière du sud
- Les graines camara producteurs réunis ;
- l’exploitation forestière ;
- société « miracle informatique »
- Etablissement avicole
- collège privé fapo
- collège privé saint eloi

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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 - société la faillite

C) LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE

1) PRINCIPE

Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à

partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est
divisé en sous sujets, eux-mêmes subdivisés, et ainsi de suite.
L’analyse des sujets et de sous-sujets sera d’autant plus approfondie que la
variété des documents à classer est importante. Lorsqu’un document comporte
plusieurs « idées », jugées essentielles, il est indispensable d’utiliser des renvois. Les
sous sujets et les subdivisions sont classés soit par ordre alphabétique soit par ordre
numérique.

2) AVANTAGES, INCINVENIENTS ET UTILISATIONS

a) Avantages b) Inconvénients
Ce classement est pratiqué pour la
Il est difficile d’organiser à l’avance un
recherche qui peut être longue d’une
plan de classement
documentation
Ne présente aucune sécurité : il ne
Extensible : il est toujours possible de
permet pas de déceler l’absence d’un
créer de nouveaux groupes
document : peu sûre
Emploi délicat
Rapidité dans la recherche
Recherche longue
Peut se combiner avec d’autre ordre de
Perte de temps
classement
c) Utilisation
il est utilisé principalement dans les bibliothèques et pour le classement de la
documentation.
Exemple :
Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit régulièrement
de fournisseurs éventuels.
Il divisera la documentation reçue en grands groupes ou sujets à savoir :

Cuisinières :
 cuisinière à bois
Appareils de  cuisinière à charbon
chauffage 

Radiateurs :

 radiateur à gaz
Subdivision

Appareils  radiateur électrique

Sous-sujets
Aspirateurs :
Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA
Balai
9
 Boule
Appareils ménagers
 Cuisinière électrique :
 2 feux
 3 feux
 4 feux

EXERCICE D’APPLICATION

Le travailleur au restaurant « le coq d’or » BP 35 Yaoundé, votre patron vous demande
de classer les recettes de cuisine ci-après ou thème :
- Viande ;
- Hors d’œuvre ;
- Légumes ;
- Desserts ;
- Poisson.
La liste suivante vous a été donnée :
- Gibier ; - Pâtisserie ; - Bars (rôti,
- Volaille ; - Carpe ; braisés) ;
- Salade ; - Ndolè ; - Viande de
- Maquereau ; - Glace ; boucherie ;
- Tomate en - Légumes sautés ; - Gâteau au
tranche ; - Gâteau chocolat ;
- Avocat ; madeleine - Cake.
CORRECTION

SUJETS SOUS-SUJETS SOUS-SOUS-SUJETS

DESSERTS - Glace
- Pâtisserie - Cake
- Gâteau au chocolat
- Gâteau madeleine
HORS D’ŒUVRE - Avocat
- Salade
- Tomate en tranche
LEGUMES
- Légumes sautés
- Ndolé
POISSON - Bar braisé
- Bar - Bar rôti
- Carpe
- maquereau

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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 LECON 2 : LES TYPES D’INFORMATIONS DANS
L’ENTREPRISE

COMPETENCES
A la fin de cette leçon, les doivent être capables de :

- Définir l’information, la décision ;

- Enumérer les qualités d’une bonne information ;
- Identifier les types d’informations selon (la source, le rôle, la permanence, la nature)

INTRODUCTION
Le fonctionnement de toute entreprise exige la prise constante des décisions. Le
décideur doit souvent opérer des choix face à plusieurs alternatives. L’efficacité de la
gestion implique qu’à chaque niveau de décision, chacun dispose d’informations
adaptées. Décider sans s’Informer, c’est s’en remettre au hasard et courir le risque de
compromettre la survie de l’organisation.

I- DEFINITION

L’information est un élément de connaissance, qui peut être collecté, traité,

conservé, communiqué au sein de l’organisation ou auprès de ses partenaires.
Ou
C’est un renseignement nouveau susceptible d’augmenter notre connaissance sur
un fait quelconque.

L’information est constituée de deux éléments :

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

11
 - Des données ;
- Un sens qui dépens de chaque individu.
Par exemple : virginie et sophie font les boutiques. Sophie décide d’acheter un
pantalon à 80$ et virginie trouve que cela fait trop cher pour un pantalon alors que
sophie estime avoir fait une bonne affaire.
Ici, le prix de 80$ est une donnée, le fait que virginie trouve le prix élevé constitue le
sens de l’information.

II- LES CARACTERISTIQUES DE L’INFORMATION

Une information est caractérisée par :

- Sa forme ;
- Son mode de présentation ;
- Ses qualités ;
- Son côut.

a) Les formes de l’information

Parmi les différentes formes que peut prendre une information, les plus courantes
sont :
- Les informations orales : essentiellement composées d’articulation de voix,
elle s’appuie sur les règles d’une langue donnée (français, anglais, Chinois,
ewondo…) exple : la conférence, émission radio, entretiens
- Les informations textuelles ou écrites : elles utilisent l’écriture s’appuyant
aussi sur les différents alphabets (français, arabe, braille, l’anglais..). exple :
lettre, rapport, compte rendu
- L’information visuelle et gestuelle : elles utilisent les images, les symboles et
les attitudes corporelles (langage des sourds-muets, mouvements du visage…)
exple : le dessin, photos, affiche, films
- Les informations sonores : Elle utilise les sons (sonnerie du lycée, son
ambulance-pompiers, sifflement du train…)
- Les informations audiovisuelles : ce sont des informations qui utilisent en
même temps le son et l’image Exple : les images télévisées, la vidéoconférence
- Les informations qualitatives : exple : les nouveaux produits vendus par la
concurrence.
- Les informations quantitatives : exple : le nombre de concurrents sur un secteur.

b) Les modes de présentation

L’information peut :
- Avoir un codage (exple : les numéros de téléphone) ;
- Etre traduite dans plusieurs langues (exple : les mentions obligatoires sur
l’étiquette d’un produit) ;
- Avoir une couleur (exple : les remarques d’un professeur écrites en rouge sur
une copie d’élève).

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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 c) Les qualités de l’information

Pour qu’une information soit de qualité, elle doit être :

- Non redondante : c-à-d nouvelle ; elle ne doit pas être déjà dans l’organisation.
- Accessible : c-à-d qu’on peut l’obtenir facilement ;
- Fiabilité : l’information doit être complète, contrôlable, exacte, précise, sûre,
- D’actualité : l’information doit être mise à jour, actuelle.
- Pertinente : information doit être utile, adaptée aux besoins de l’utilisateur
- Compréhensible : l’information doit être facile à décoder, le langage adapté à
tous.

III- LE ROLE DE L’INFORMATION

L’information est un élément primordial dans l’entreprise. En effet, elle représente un

outil de prise de décision (Par exemple, lorsque le vendeur fait le constat, auprès de
son manageur, qu’il ne reste que peu de produits en stock, le manageur va
déclencher le processus de réapprovisionnement. Il va prendre la décision de
commander de nouveaux produits).

De plus l’information est un outil de communication interne lorsqu’elle intervient (par

exemple au cours d’une réunion d’équipe), mais aussi un outil de communication
externe (lorsqu’elle est transmise entre l’entreprise et ses partenaires).

Enfin, l’information est un outil de travail collectif (par exemple, lors d’une réunion
entre les représentants et le chef régional, les informations collectées et diffusées
par chaque représentant « arrivé de nouveaux concurrents, ouverture de
nouveau point de vente » vont permettre d’améliorer les performances en
ajustant les actions de chacun.

L’essentiel

L’information est une donnée supplémentaire dans le patrimoine intellectuel de

l’individu et de l’organisation. Cette information peut revêtir plusieurs formes
(écrite, orale, qualitative etc) et peut être représentée par un code, une couleur..

Toutefois, pour qu’une information soit de qualité, il faut qu’elle remplisse 5

critères : fiabilité, pertinence, actualité, originalité et accessibilité. La plupart du
tempss, l’obtention a un coût qui doit être raisonnable par rapport à l’objectif à
atteindre.

L’information remplit 3 rôles principaux dans l’entreprise. Elle est perçue

comme un outil d’aide à la décision, un outil de communication interne et
externe, un outil de travail collectif.

IV- LES DIFFERENTS TYPES D’INFORMATIONS

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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Les informations peuvent être classées selon  leur source, leur rôle, leur nature, leur
permanence et leur mode d’obtention

1- Selon La Source

a) informations internes

Ce sont des informations qui émanent de l’entreprise c'est-à-dire produites et

utilisées par ses membres. Exemple : état du stock en magasin, horaire de travail,
règlement intérieur, note de service, communiqué, budgets… horaire du travail,
règlement intérieur, communiqué, état du stock en magasin

b) informations externes

Ce sont des informations qui proviennent de l’environnement, des relations

directes ou indirectes de l’entreprise c'est-à-dire, les informations reçues et échangées
avec ses partenaires. Exemple : réclamation d’un client, taux de TVA, journaux
professionnels, publicité, factures, bilans, rapport d’activité, réclamation d’un client,
factures, rapport d’activité

2- selon Le Rôle

a) informations d’entrées ou élémentaires ou données de base :

Ce sont des informations qui n’ont pas encore subie de transformation selon
l’utilisation souhaitée. Exple : nombre d’élève ayant eu le BPC session 2017 au
LCMM

b) informations de commande ou règles de décision :

ce sont des instructions, des directives utiles pour traiter l’information de base.
Exemple : signes d’opération, textes de loi, règles de délibération… calcul
arithmétique, choix logique, marie ou célibataire ; comparaison.

c) informations de sortie ou résultantes :

ce sont les résultats obtenus du traitement des données de base.
Exemple : Taux de réussite, Meilleur centre d’examens... salaire brut d’un salarié ;
montant brut de facture.

3- selon la Permanence

a) information constantes :
ce sont des informations ou des renseignements permanents, qui ne changent
pas c'est-à-dire invariables. Ou les informations valables sur une longue période. Exple
: raison sociale, sexe,, la profession, la zone géographique, jour de naissance.
Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

14
 b) informations variables :
ce sont des informations temporaires c’est-à-dire valables sur une courte
période ou des informations qui changent. Exple : le stock, l’âge, le chiffre d’affaires.

4- selon la Nature

a) informations numériques :
c’est une forme de représentation de l’information consultable à l’écran d’un
appareil électronique. Il s’agit d’une information virtuelle ou immatérielle. Un
message lu sous un écran de téléphone. C’est aussi une information qui contient
uniquement des chiffres. Exple : 2017

b) informations non numériques :

c’est une information contenue sur papier. Exple : lettre manuscrite ou
imprimée. C’est aussi une information qui contient uniquement des lettres ; Exple :
nom, sexe de l’enfant

5- Selon leur mode d’obtention

On distingue :
 Les informations de base ou élémentaires. Exemple : nombre d’heure
effectuée.
 Les informations résultantes ou de synthèse. Exemples : net à payer d’une
facture ; net a déduire d’une facture « Doit ».

6- Selon leur degré d’importance

A cet effet nous distinguons :

a) Les informations formelles

Une information est dite formelle lorsqu’elle est organisée et a une source
fiable. On citera entre autres le contenu d’un bon de commande, les statistiques de
vente, le budget, le bilan comptable et financier, les réglementations, le stock
minimum…
b) Les informations informelles

Une information est dite informelle lorsqu’elle est subjective et liée aux
individus qui la mettent en œuvre et qui la reçoive parfois de façon hasardeuse,
l’information informelle a un rôle qui dépend du degré de structuration de
l’information. Comme exemple, nous aurons les opinions, les jugements, les rumeurs,
les discussions entre les membres de l’organisation

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

15
 7- Selon leurs domaines d’utilisation

A cet effet nous distinguons :

c) Les informations juridiques ;
d) Les informations commerciales ;
e) Les informations économiques ;
f) Les informations techniques ;
g) Les informations comptables.
h) …
8- Selon leur niveau d’utilisation

A cet effet nous distinguons :

a) Les informations stratégiques 

Il s’agit des informations prises au plus haut niveau de la hiérarchie et qui

peuvent avoir une incidence sur le fonctionnement général de l’entreprise. Elles
émanent des directeurs généraux. Exemple : mise sur pied d’un nouveau produit.
Ouverture d’une nouvelle firme à l’étranger.
b) Les informations tactiques 

Il s’agit des informations prises au niveau intermédiaire de la hiérarchie et qui

peuvent avoir une incidence partielle sur le fonctionnement de l’entreprise. Elles
émanent des responsables situés à des niveaux intermédiaires de la structure.
Exemple : concernant la fabrication d’un produit, les informations tactiques seront par
exemple la mise sur pied d’un organigramme de traitement relatif à la mise sur pied
effective de la production d’un produit.
c) Les informations opérationnelles.

Il s’agit des informations misent en pratique par les subordonnés et qui n’ont
aucune incidence sur le fonctionnement de l’entreprise. Exemple : concernant la
fabrication d’un produit, les informations opérationnelles seront par exemple la
production des articles.

9- Selon le sens de communication ou de circulation

Ici, nous avons trois sens à savoir :

a) Les informations descendantes

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

16
 Ce sont les informations qui vont du plus haut niveau hiérarchique au plus bas
niveau hiérarchique. Exemple : les notes de service, de synthèse….
b) Les informations latérales

Ce sont les informations qui circulent au même niveau hiérarchique. Exemple :

les concertations, les groupes de travail…
c) Les informations ascendantes

Ce sont les informations qui vont du plus bas niveau hiérarchique au plus haut
niveau hiérarchique. Exemple : le compte rendu, le rapport, …

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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 LECON 2 : LA STRUCTURE DES INFORMATIONS

La structure d’une information est liée à sa nature. Elle est différente suivant
que l’on se place sous l’aspect matériel ou formel.
I- DEFINITION DES TERMES

L’information désigne tout fait ou élément nouveau susceptible d’augmenter notre

degré de connaissance sur un sujet donné.

L’information est aussi définie comme :

Un renseignement, représenté sur un support, facilitant la prise de décisions
Exemple : Exemple : 20% de taux de réussite au CAP ESCOM.

Une représentation : sur nos routes, des représentations du code de la route indiquent
aux automobilistes le comportement « interdit de dépasser », « sortie d’école », «
voie rétrécie », « vitesse limitée ».

La décision : C’est un acte par lequel une personne (autorité) opte pour une solution
après délibération ou examen.

II- LA STRUCTURE DE L’INFORMATION (L’ASPECT

FORMEL)

Lorsque l’information est définie comme représentation, elle doit comporter 2

éléments : le langage et le support. Ex : la fête : palme tressé
D’une manière générale, les besoins des utilisateurs de l’information exigent
que l’information soit organisée c’est-à-dire structurée.

L’information est constituée de :

1) Caractère :
c’est l’élément de base de l’information ayant ou non un sens. C’est le
symbole de base du langage humain, la plus petite en unité d’information. IL peut être
une lettre, chiffre, un symbole ou un code. Exple : A (lettre), 1 (chiffre), +(symbole), $
(code)

2) Mot :

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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 c’est un ensemble de caractères pris dans un alphabet et placé selon une
structure linéaire. Ou c’est le plus petit de groupement de caractère que l’on peut
utiliser pour représenter quelque chose. IL peut être alphabétique. Exple : sac, bras IL
peut être numérique, alphanumérique. Exple : matricule BCA 2.

3) Rubrique :
c’est un ensemble de mots indissociables décrivant une entité.
Exple : Etat civil (né le 06/10/2017 à Mfou), ENIET de SOA

4) Article :
c’est un ensemble de rubriques relatif à une même entité. Ou ensemble de
rubrique ayant entre elles un certain rapport. Il est constitué de mot et de rubrique qui
décrive une personne, une chose, une idée.
Exple : Mr EBODE âgé de 16 ans, élève en seconde STT, il est intelligent.

5) Fichier :
c’est un ensemble d’articles décrivant la même entité. Ou encore un ensemble
organisé d’article de même nature.
Exple : Madame MENGUE, censeur STT, âgée de 50 ans, Fichier « élèves »

III- LA NATURE DE L’INFORMATION : (ASPECT

MATERIEL)
Pour qu’une information soit un renseignement, on doit considérer 03 éléments
suivants que l’on ne peut dissocier :

1- L’entité :
c’est le sujet auquel se rapporte l’information, l’objet, l’être ou le concept que
l’on veut décrire.
Exemple : Enseignant, ordinateur…

2- L’attribut :
c’est le caractère, la propriété, retenus pour décrire l’entité.
Exemple : Pour « Enseignant » : nom, âge… / Pour « ordinateur » : marque,
prix…

3- La mesure :
C’est la valeur, numérique ou non, que l’on associe à l’attribut.
Exemple : Pour l’enseignant nous avons « Nom » : ABE, « Age » : 45 ans
Pour l’ordinateur nous aurons « Marque » : Acer, « Prix » : 2 50 000fcfa
Ainsi, si l’on supprime l’un de ces éléments, on perd la totalité de la connaissance
apportée par l’information.
Exemple : Manga à 20 ans
Entité mesure attribut

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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Exercice d’application
- Elisabeth achète 5 poulets
- Mme PIANTA est un professeur
- Ernestine à 21 ans

IV- LA GESTION DE L’INFORMATION

Gérer l’information consiste à l’organiser, l’actualiser et enfin la maitriser et la
contrôler. Toute prise de décision dans une entreprise exige des travaux préparatoires.
CONCLUSION
L’information est une composante essentielle pour la gestion efficace d’une
organisation. Pour les décideurs, l’existence d’une information de bonne qualité et qui
fait autorité favorise la mise en œuvre des programmes et des services. Ainsi,
l’information, est ce dont nous avons besoin pour identifier une chose, pour
sélectionner une chose

Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA

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