Fiches PraTic A L' Usage Des Dirigeants D' Entreprises

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Accompagner
Mouvement des Entreprises de France MEDEF
lusage des dirigeants dentreprise
Se saisir des opportunits offertes par les nouvelles technologies du numrique.

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INTRODUCTION
Eric BESSON,
Ministre charg de l'Industrie, de l'nergie et de l'conomie numrique
Les PME constituent le cur de notre conomie. Elles contribuent l'emploi, l'innovation et sont l'un des moteurs essentiels de la croissance de notre pays. Depuis deux dcennies, les technologies de linformation et de la communication transforment notre manire de vivre et de travailler. Les TIC apportent entre un quart et un tiers de la croissance conomique des pays dvelopps. Ladoption des outils du numrique constitue un levier stratgique pour accroitre la comptitivit des PME et pour contribuer la croissance de notre conomie. Le gouvernement soutient l'adoption du numrique par les PME avec : > le programme TIC&PME qui aide depuis 2005 structurer des lires industrielles grce aux changes lectroniques. 10 projets de dmatrialisation bncieront ainsi dune aide de 3 millions deuros ; > le passeport pour l'conomie numrique qui donne aux TPE les premiers repres du numrique pour l'entreprise. 170 000 entreprises ont dj prot de cette formation ; > l'appel projet "Entreprise 2.0", que je viens de lancer, et qui consacrera 2 millions deuros une centaine de start-up proposant des solutions professionnelles innovantes utilisant les technologies du web. Les ches praTIC usage des dirigeants dentreprise compltent ce dispositif en offrant une vision claire et objective des nouveaux enjeux du numrique. Elles vous aideront, je l'espre, adopter ces nouveaux outils et en faire le meilleur usage.
Eric BESSON Ministre charg de l'Industrie, de l'nergie et de l'conomie numrique
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I n t r o d u c t i o n
INTRODUCTION
Cest un fait avr : les technologies de linformation et de la communication irriguent aujourdhui lensemble de lactivit conomique. Dabord parce que, dans notre socit de linformation , tous, nous les utilisons quotidiennement. Ensuite parce que, lconomie numrique devenant un puissant levier de dveloppement, elles constituent un secteur productif de premier ordre dans lconomie franaise. Lconomie numrique est donc une relle chance pour nos entreprises et, depuis plusieurs annes, le Medef se mobilise pour accrotre leur utilisation et leur dveloppement. Je suis particulirement re que le Medef contribue, avec le Syntec numrique et la DGCIS la diffusion des outils numrique au sein des entreprises, et des PME en particulier. Ce guide sinscrit parfaitement dans la continuit de notre action de partenariat avec ladministration dans le cadre du programme TICPME, lment essentiel des politiques publiques en faveur du dveloppement de nos entreprises. Les rsultats obtenus sur ces bases montrent combien notre travail vaut la peine dtre poursuivi. En si bon chemin, continuons travailler au dveloppement des TIC et contribuons ainsi aux mieux btir la France numrique !
Laurence PARISOT Prsidente du MEDEF
Avec lavnement du Cloud Computing, de lInternet haut dbit, des rseaux sociaux et la n de la sparation entre linformatique personnelle et professionnelle, le Numrique transforme notre conomie, nos entreprises, notre socit Petites ou grandes entreprises, rgionales ou parisiennes, franais ou internationaux, il nous faut relever un d : afrmer le positionnement de linnovation dans notre pays. Pour cela, lindustrie peut sappuyer sur linnovation pour tre performante et comptitive. Nous ne pourrons pas attirer les jeunes, les ingnieurs, avoir des salaris heureux et une responsabilit socitale du plus haut niveau si nous sommes dans un pays qui ne comprend pas les enjeux du numrique.
Guy MAMOU MANI Prsident du SYNTEC NUMERIQUE
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Les nouvelles technologies du numrique ?...

Vous comptez peut-tre parmi l'crasante majorit des chefs d'entreprises persuads qu'il faudra sauter le pas mais qui en retardent le moment, parce qu'en bon gestionnaire vous aimeriez savoir quoi ces nouvelles technologies servent prcisment et ce quelles peuvent apporter votre entreprise, quil sagisse de productivit, traabilit, scurit ou encore confort. Pour rpondre ces questions, nous avons ralis des ches praTIC , courtes, prsentant en deux pages lessentiel pour savoir quel parti tirer des technologies et usages numriques mergeants et quel prix. Vous pourrez ainsi choisir parmi les sujets qui nous ont paru les plus prometteurs pour une entreprise qui cherche squiper pour la premire fois : > lexternalisation des ressources informatiques que lon retrouve souvent sous le vocable de SaaS ou Cloud ; > la gestion des processus oprationnels de lentreprise que lon retrouve souvent sous le vocable dERP ou simplement logiciel de gestion ; > la dmatrialisation des factures qui devient souvent un passage oblig pour les sous-traitants de grands donneurs dordres ou lires industrielles ; > les tldclarations pour allger votre charge administrative et scuriser vos obligations ; > la dmatrialisation des bulletins de paie ; > les outils de pilotage pour les entrepreneurs et dirigeants mobiles ; > la nouvelle gnration doutils collaboratifs qui ouvre la porte au partage des connaissances et son corolaire la crativit et la ractivit de lentreprise ; > la maitrise de la chane dapprovisionnement connue sous le terme de Supply Chain management ; > la gestion de production ou de la fabrication ; > la gestion du cycle de vie dun produit ; > la relation-client connue sous le terme de CRM. Ces ches PraTIC sont le fruit dun travail collectif entre des reprsentants de petites et moyennes entreprises usagres (MEDEF), des acteurs du dveloppement territorial (Dgcis, Chambres de commerce et dindustrie, Rgions) et des reprsentants doffreurs de solution (Syntec numrique). Choisissez le ou les sujets qui vous intressent, tudiez-en la che et vous aurez dmysti ces nouvelles technologies et saurez en quelques minutes ce que vous pourrez en faire.
Romain HUGOT,
Prsident du Groupe de Travail
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SOMMAIRE
PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

Crer de la valeur avec les nouvelles technologies : le rle central du chef dentreprise .................. Mode de consommation des ressources IT : Cloud Computing, SaaS, Mode hberg Sur quel mode externaliser ? .......................................................................................................... 6,7
8,9
Larchivage numrique des documents .......................................................................................... 10,11 La gestion centralise de tous les processus oprationnels ............................................................. 12,13
FINANCE & COMPTABILIT

Dmatrialisation des factures et gestion comptable et financire ................................................. 14,15 La gestion centralise de tous les processus oprationnels ............................................................. 16,17
RESSOURCES HUMAINES
Le bulletin de paie dmatrialis et linformation du salari ........................................................... 18,19 Mobilit & pilotage de lentreprise ................................................................................................. 20,21 Les applications des outils de travail collaboratifs ........................................................................... 22,23
PRODUCTION & LOGISTIQUE

Supply chain management : la gestion informatise de la chane logistique ................................... 24,25 GPAO & GMAO : valoriser la gestion de loutil de production ........................................................ 26,27 Matriser les cots de conception dun produit .............................................................................. 28,29
MARKETING & COMMUNICATION

Crer sa boutique en ligne et grer ses ventes ............................................................................... 30,31 CRM : optimiser la relation-client et la gestion du Service Aprs-Vente (SAV) ................................. 32,33 Les outils numriques de veille et la gestion des connaissances ...................................................... 34,35
ACTUALITS
Les Green Tech, o comment lIT accompagne le dveloppement doutils et usages co-responsables ........................................................................................................................... 36,37 Les rseaux sociaux lusage de lentreprise .................................................................................. 38,39
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S o m m a i r e
Crer de la valeur avec les nouvelles technologies : le rle central du chef dentreprise
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Grer, produire et vendre : les trois rles-cls du chef dentreprise

Dvelopper lactivit, assurer la rentabilit et amliorer la visibilit de sa socit : tels sont les trois missions du chef dentreprise. Pour les mener bien, il doit optimiser trois fonctions-cls : Gestion, Production et Vente, en sappuyant sur des indicateurs et des donnes ables et sur la connaissance de son environnement. Face ces enjeux, les nouvelles technologies du numrique reprsentent pour les PME, une relle opportunit dtre plus performantes et donc de crer davantage de valeur. Sans devenir un expert informatique, ce qui le dtournerait de ses missions premires, le chef dentreprise doit impliquer son comit de direction, ses collaborateurs, ses conseils et constamment aligner le Systme dInformation [SI] de lorganisation - ses outils, ses donnes, ses processus/usages avec les besoins oprationnels, tactiques et stratgiques de lentreprise. En rapport avec les trois fonctions-cls du chef dentreprise, les quelques pistes dcrites ci-dessous vous aideront saisir les opportunits offertes par les nouvelles technologies.
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Mieux grer
Piloter lutilisation des capitaux et les retours sur investissements Loutil informatique, par sa capacit grer et relier un ensemble dinformations entre elles, joue un rle-cl pour afner la gestion de la trsorerie et/ou analyser les rsultats dinvestissements. Laide apporte va de lidentication de nouveaux leviers de dveloppement la prise de dcision immdiate au regard dvnements nanciers.
Amliorer la prcision du pilotage de lentreprise et lintgrit des donnes Le besoin dindicateurs de performance ables (nanciers, commerciaux, RH) est une ncessit quotidienne pour prendre les dcisions oprationnelles ou stratgiques. Produire ces informations est consommateur en temps et ncessite souvent de manipuler de nombreux tableurs comme Excel avec des risques derreurs. Le chef dentreprise gagne rendre ables et prennes certains indicateurs-clefs par un dveloppement informatique qui sappuie sur le systme dinformation en place.
Favoriser la collaboration et les changes entre les collaborateurs La vie dquipe et de lentreprise rvle chaque jour des difcults qui pourraient tre minimises par une meilleure collaboration et une meilleure communication. Loutil mail a, de ce point de vue, montr ses qualits. Cependant il a galement ses limites, notamment en ce qui concerne la possibilit de travailler plusieurs et de traiter le volume de messages. En offrant des possibilits avances de gestion, de recherche et de partage de linformation, les technologies et usages numriques avancs facilite le travail en rseau, la co-conception, la construction plusieurs
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Mieux produire
Amliorer en continu lagilit de son entreprise en France comme linternational le chef dentreprise doit en permanence stimuler ses quipes et leurs responsables dans un souci damlioration de la qualit et des processus. Son objectif sera de favoriser lusage des technologies innovantes dans son organisation pour gagner en productivit, en rapidit, en transversalit et donc utiliser les forces vives de lentreprise pour des activits forte valeur ajoute.
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C re r d e la va le u r a ve c le s n o u ve lle s t e c h n o l o g i e s : l e r l e c e n t r a l d u c h e f d e n t re p r i s e
Proter des opportunits de diminution de cots offertes par la dmatrialisation des transactions. Agir sur la performance de son entreprise ncessite des moyens et non pas seulement une vision conomique court terme. An de bncier pleinement de la dmatrialisation progressive des lments de gestion, le chef dentreprise doit mettre en place un plan dinvestissement raisonn. Mme si cela peut paratre contraignant, le systme dinformation est un organe vivant de lentreprise et les nouvelles fonctionnalits apportes aux outils existants sont des plus-values intgrer.
Valoriser et scuriser son patrimoine numrique, son savoir-faire et son intelligence collective. Le systme dinformation est un vritable actif de lentreprise, cest son ADN. Il contient lhistorique (donnes nancires, commandes, volution des prix, des salaires) ou encore le savoir-faire (organisation de la production, prix ngocis avec les fournisseurs, structure de cots des produits ou des offres). Cest un patrimoine fabuleux. Contrler et scuriser ses accs et sauvegarder prcieusement les donnes pour que lentreprise puisse fonctionner en toute circonstance (plan de continuit dactivit) est aussi important que la sauvegarde de ses clients. La cration des offres de demain viendra sans doute de lexploitation de ce patrimoine.
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Mieux vendre
Se positionner au mieux vis--vis de la concurrence et dvelopper sa capacit dintgrer de nouveaux standards franais et internationaux. Les volutions de votre march principal, la veille (concurrentielle, conomique et technologique), les changes avec votre environnement (relations, conseillers internes ou externes) impliquent la manipulation de nombreuses informations pour identier et analyser les forces et faiblesses de votre activit. Fort de ces lments, le dirigeant peut positionner son entreprise par rapport aux tendances globales, rester au contact des bonnes pratiques de son secteur et mme russir se diffrencier.
Animer les relations dans et en dehors de lentreprise et complter son capital immatriel par la concrtisation de ces relations. Vendre appelle chaque entreprise crer et dvelopper une relation avec ses prospects et clients, et de lenrichir sur la dure. Historiquement, ces relations taient interpersonnelles plaant certains commerciaux en relation quasi exclusives avec le client. A lavenir, lensemble des collaborateurs, sur toute la chane depuis la vente jusquau service rendu, pourront tre en contact potentiel avec le client. Grer limage de marque de lentreprise, crer un capital relationnel impliquant plusieurs collaborateurs est un d que seules les technologies de linformation peuvent aider relever lorsquune quipe se dveloppe ou travaille en entreprise tendue.
Se saisir des opportunits dinnovation en termes de produit, service, technologie et organisation, y compris venant de marchs qui ne sont pas les vtres. Que ce soit la cration dun site marchand, la refonte du systme analytique ou de la supply chain, ou encore la rvision des outils de conception, la matrise des technologies et usages numriques favorise linnovation. Ces innovations aident la conception des produits nouveaux et permettent lmergence de nouveaux services ; dcloisonnant ainsi lentreprise dans le temps et dans lespace. De mme, les innovations majeures peuvent tre organisationnelles tant en interne, pour permettre de nouveaux modes de collaboration, quen externe, pour permettre dintgrer des entreprises aux comptences et expriences complmentaires.
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Aller plus loin

Guide dvaluation du MEDEF, Limpact des technologies de linformation et de la communication disponible sur le site www.medef.fr
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Mode de consommation des ressources IT : Cloud Computing, SaaS, Mode hberg Sur quel mode externaliser ?
Pour qualier la sous-traitance de tout ou partie du systme dinformation, plusieurs termes sont utiliss par les fournisseurs, les cabinets dtude et la presse : SaaS*, Cloud Computing*, ASP [Application Service Provider]*, mode hberg*, TMA* [Tierce Maintenance Applicative], Infogrance*, On demand* Ces termes traduisent des ralits techniques diffrentes, souvent difciles apprhender pour un non technicien. Cette che offre une grille de lecture pour le chef dentreprise.
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chaque besoin, son mode dexternalisation

Ce sont les modles conomique et logistique, qui vont le plus souvent guider le chef dentreprise dans sa dcision dexternaliser (ou pas) un savoir-faire. Sagissant du modle conomique Externaliser peut impliquer une mutualisation de moyens (partage de ressources humaines, logicielles ou matrielles) qu'une entreprise ne peut amortir seule. Cest aussi une dcision conomique lie aux cots (investissement / charge, charge xe / variable). Sagissant du modle logistique Opter pour l'externalisation dpend aussi de la contribution la chane de production, de gestion et de vente de lentreprise. Cela peut tre une ncessit de partager des donnes et des tches entre plusieurs entreprises d'une mme lire ou des donnes dont la maintenance est externe. Lexternalisation peut simposer galement pour adresser une population mobile (commerciaux); la russite du SaaS dans le domaine des logiciels de gestion de la relation-clients et des forces commerciales (CRM) en est une illustration. Les composantes externalisables dun systme dinformation peuvent tre classes en trois grandes catgories. Le savoir-faire humain : Lacquisition et le maintien dune comptence dans lentreprise peut reprsenter une ressource facilement substituable ou au contraire une exclusivit stratgique. La question est de savoir sil sagit, pour lentreprise, dune fonction stratgique et si tel est le cas comment externaliser ce savoir-faire en prservant son avantage comptitif. Par exemple, un spcialiste informatique de la chane logistique sera stratgique dans une entreprise de VPC ou de e-commerce, quelle que soit sa taille, mais pas dans une agence de publicit.
Savoir-faire humain
Logiciels Infrastructures
Les infrastructures (ordinateurs, serveurs, rseaux, tlcommunications) : Lacquisition et lamortissement dune infrastructure ddie, son administration et sa maintenance peuvent tre conomiquement non viable pour certaines entreprises qui nont pas le volume dactivit sufsant. Dautres, en revanche, prsentent un volume sufsant pour recourir aux techniques doptimisation (mutualisation des ressources de serveurs par exemple). Les logiciels : Le logiciel appelle une administration - paramtrage notamment - et une exploitation - rgulire. On peut externaliser son administration, en conant lhbergement un tiers et en conserver lexploitation ou bien sous-traiter lexploitation et ne plus avoir de ressources internes pour lexploiter.
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M o d e d e co ns o m m at i on d es re s s o u rce s IT : C lo u d C o mp u tin g , S aa S , M o d e h b e r g S u r q u e l m o d e e x t e r n a l i s e r ?
Type d'externalisation
Externalisation globale d'un processus mtier Externalisation globale du SI Externalisation partielle du SI
Composante externalisable du SI
Savoir-faireSI, Infrastructure SI, Logiciels, Savoir-faire/Infrastructure "mtiers Savoir-faireSI, Infrastructure SI, Logiciels Infrastructure SI, Logiciels Savoir-faireSI
Technologie technicocommerciale correspondante

Business Process Outsourcing (BPO) "Service bureau" On-demand, ASP, Cloud Computing, (SaaS, IaaS, Paas) Mode hberg, ASP, Cloud Computing, On-demand Infogrence applicative ou matrielle
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Mot mot
ASP (Application Service Provider ou mode hberg) : utilisation distance dune application (logiciel de comptabilit, CRM, etc.) hberge chez un prestataire. Laccs se fait via Internet et lapplication sutilise comme si le logiciel tait install sur le poste de lutilisateur. Ce mode sutilise beaucoup pour grer des campagnes de-mailing. SaaS (Software as a Service) : cette technologie repose sur un modle proche de celui de lASP. Le mode SaaS est un concept consistant proposer un abonnement un logiciel plutt que l'achat d'une licence. Cloud Computing (littralement nuage de services) : ce procd permet lentreprise de ne plus utiliser de serveurs internes mais de coner cette ressource un prestataire qui lui garantit une puissance de stockage la demande. Pour le SaaS, cela concerne par exemple, les outils de CRM, les outils collaboratifs, les messageries, les Progiciels de Gestion Intgrs [PGI], etc. TMA (Tierce Maintenance Applicative) : recours du personnel informatique quali, externe lentreprise (par exemple une SSII) pour ladministration totale ou partielle des applications informatiques. On parle aussi d Infogrance (contraction des mots informatique et gestion). On-demand : modle reposant sur la tarication la consommation, et non sur le paiement mensuel ou annuel dun forfait, indpendant de la consommation. Ce terme a t repris dans les expressions VOD [Vido On-Demand] dans le mme esprit. BPO (Business Process Outsourcing ou externalisation des processus de gestion) : assimilable un service bureau, moins standardis, il sagit de lexternalisation dune ou plusieurs fonctions compltes de lentreprise (paie, comptabilit, centre dappel, SAV) auprs dun sous-traitant. Cest la pratique dexternalisation la plus globale.
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Equation conomique : tout dpend de la taille et de lactivit de lentreprise

Malgr son attractivit pour les entreprises, le modle SaaS, qui reprsente 3% du march du logiciel avec une croissance de 30 40% par an , nchappe pas la rgle selon laquelle le locatif cote plus cher terme. Bien que les ralits des entreprises rvlent une forte diversit, le mode SaaS ouvre de nouvelles opportunits en termes dconomies dchelle car il permet la mutualisation de linfrastructure (virtualisation de serveurs, quipes informatiques mutualises). Il exige toutefois la mme conguration-matriel. Les modles On-demand peuvent prsenter de rels avantages pour des consommations variables dans le temps (par exemple au bnce dune baisse dactivit) et permettent dajuster les cots au chiffre daffaires. La valeur perue par le client va prendre le pas sur le jugement plus cher / moins cher sil prote de lexternalisation pour toffer son cahier des charges (haute disponibilit, scurit) ou raliser un projet dans des dlais compatibles avec sa stratgie.
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Larchivage numrique des documents
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Archiver, scuriser et retrouver facilement tous les documents de lentreprise

Lentreprise est au cur dun systme dchange dinformations la reliant son environnement (fournisseurs, clients, administration, partenaires) via les factures, bons de commande, relevs bancaires, contrats, bulletins de salaire, formulaires administratifs, courriels, etc. Les technologies et usages numriques permettent de dmatrialiser ces documents, de les conserver en toute scurit, de les archiver et de les retrouver facilement; le papier cdant la place au format numrique. Pour autant, lentreprise reste confronte une double gestion de larchivage des informations, papier et numrique, et doit en assurer une mise en place cohrente. Tout comme larchivage papier, larchivage numrique fait appel des considrations techniques, organisationnelles et surtout rglementaires. La nature des documents dtermine le mode darchivage, qui peut tre simple ou lgal valeur probante*, ncessitant alors de mettre en place un dispositif plus complexe. La dmatrialisation de larchivage est un projet requrant srieux et mthode. Lensemble des besoins et des processus de lentreprise (comptabilit, gestion commerciale, production industrielle, gestion du personnel, R&D) doit tre pris en compte car larchivage concerne tous les services de lentreprise.
Les services de lentreprise concerns par larchivage

Fournisseurs
ACHATS
Devis Commandes Factures Brevets Fiches produits Communiqus Catalogues Notes de calcul Cahiers de laboratoire Comptes rendus CVThque Dclarations sociales Tl-dclarations Feuille de paie Liasses scales Documents comptables Tl-dclarations
PRODUCTION
Suivi des ressources utilises Dchets/Rebuts
STOCK
Inventaires Valorisation
VENTES
Bons de livraisons Factures
APRS VENTES
Fiches d'intervention Retour en garantie Consommables
MARKETING COMMUNICATION
RECHERCHE DEVELOPPEMENT
RESSOURCES HUMAINES
COMPTABILIT FINANCES
Source : Guide pratique MEDEF - Alliance TICS APROGED : Archivez numriquement vos documents : simple & utile.
Attention ne pas confondre sauvegarder et archiver Lentreprise qui sauvegarde rgulirement les donnes contenues dans les disques des serveurs doit pouvoir les rcuprer en cas de dfaillance ou de panne. Ces procdures sont indispensables pour assurer la continuit de lactivit mais elles ne remplacent pas une solution darchivage, qui prvoit un recyclage priodique des donnes lgales et/ou courantes pour quelles soient toujours accessibles et lisibles. Pour tre en conformit avec la loi, mais aussi pour des raisons de condentialit, les entreprises peuvent tre amenes conserver certains documents stratgiques au sein dun espace scuris, appel coffre-fort lectronique*.
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Equation conomique : plus de souplesse avec lexternalisation

Un projet darchivage se dcompose en trois phases. 1.Etablissement dune charte darchivage. Elle dtermine, par fonction, activit et nature de documents, les tapes et rfrentiels ncessaires, ainsi que les obligations lgales. Sa cration requiert laide dun archiviste professionnel. Pour les cas courants, les Chambres de commerce et les organismes professionnels peuvent fournir des rgles standards. 2.Choix des logiciels et des outils numriques pour numriser les documents. 3.Processus darchivage scuris. Deux approches se prsentent : internaliser la solution ou archiver chez un prestataire spcialis. La premire option ncessite dinvestir pour se doter dun outil darchivage et de prvoir les formations indispensables son utilisation. La seconde option impose didentier le prestataire qui proposera, aux meilleures conditions possibles, la solution et le coffre-fort*.
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Clients
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L a rc h i v a g e n u m r i q u e d e s d o c u m e n t s
Le choix sera dtermin par une tude conomique. titre indicatif, la numrisation et lindexation dun document dune page reprsentent un cot de 0,2 0,5 . Larchivage dune feuille de paie pendant 45 ans est de lordre de 2 5 , suivant le contexte et les volumes. Pour les PME, lexternalisation est une option permettant de bncier de prestations professionnelles sans mobiliser des investissements importants. Mais le chef dentreprise devra se montrer vigilant sur les engagements du prestataire en matire daccessibilit de linformation, de garantie de condentialit, de scurit des systmes, de dure darchivage, et vrier les conditions de rcupration des donnes en n de contrat (clause de rversibilit).
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Mise en uvre
Toute dmarche darchivage est rgie par le cycle de vie des documents, qui se dcline en quatre grandes tapes fonctionnelles : 1. La cration. 2. Lmission & la rception : ces tapes doivent tre accompagnes de garanties assurant les responsabilits de chacune des parties. 3. La circulation & lutilisation : ces tapes se droulent au sein de lentreprise et conduisent indexer le document dans un systme de Gestion Electronique de Documents [GED]* destin le mettre la disposition de toutes les personnes concernes par sa gestion. 4. Larchivage & ventuellement la destruction : la dmarche requiert de considrer la dure de conservation propre la nature de chaque document et leur utilit pour lentreprise (considration rglementaire). Ce cycle de vie constitue une chane de valeur. Lanalyse / modlisation des processus et flux dchanges reprsente une tape pralable dcisive. Cest elle qui conditionnera le succs et le retour sur investissement de la dmarche.
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6 conseils praTIC pour russir son projet darchivage

Identifier les acteurs cls en charge des documents qui engagent lentreprise. Dfinir les documents conserver : documents valeur contractuelle, preuves administrative, crations, procdures et savoir-faire Dterminer les conditions de conservation : dlai de prescription, dclenchement de larchivage, dure de conservation, format numrique Identifier des solutions prennes darchivage moyen/long terme : rfrentiel de conservation, supports adapts, normes garantissant laccessibilit Veiller et sinformer pour faire voluer le systme darchivage et linscrire dans la dure - auprs dorganismes spcialiss, dexperts, de salons, de publications, Associer archivage prenne des documents engageants et systme de backup des donnes vivantes, afin de rduire les risques de perte de documents.
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Mot mot
Coffre fort lectronique : service hautement scuris pour archiver facilement lensemble de ses chiers numriques sensibles (documents administratifs, factures, relevs, contrats, etc.). Backup ou sauvegarde : opration qui consiste dupliquer et mettre en scurit les donnes contenues dans un systme dinformation. Les donnes vivantes sont porte de main (utilisation courante), les donnes archives sont celles qui ne servent qu'occasionnellement. Archivage valeur probante (ou archivage probant) : mthodes et moyens utiliss pour conserver lectroniquement un document dmatrialis an de garantir sa prennit, sa scurit, son intgrit et sa non-rpudiation. Gestion Electronique de Documents : systme informatis d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents.
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Aller plus loin

Guide pratique MEDEF - Alliance TICS APROGED, Archivez numriquement vos documents : simple & utile, tlcharger sur les sites : www.medef.fr, www.aproged.fr, www.alliance-tics.org.
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La gestion centralise de tous les processus oprationnels
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Partager une base de donnes centralise

LERP (Entreprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intgre) permet lentreprise de grer de manire centralise toutes ses applications. Dans un ERP, compris ici comme logiciel intgr, linformation saisie une seule fois est disponible pour tous les processus qui en ont besoin. Par exemple La rception des matires premires met jour le stock physique, qui est valoris en temps rel, puis elle est prise en compte dans le calcul des besoins pour la programmation de la production. Le lancement en fabrication dun produit ni dclenche les besoins sur les composants consomms pour sa production et met jour le stock prvisionnel de produits nis, qui pourra tre consult par le service commercial. Linformation de comptabilit gnrale, budgtaire et analytique est gnre chaque transaction physique avec la mise jour des donnes comptables correspondantes, synchronisant ainsi les ux physiques et nanciers. Cette technologie, apparue dans les annes 80, prsente plusieurs avantages : mise en cohrence des donnes physiques et nancires, enrichissement et mise jour en temps rel de la base dinformations, conomie de cots dinterfaces et limitation des risques dincohrence de linformation de gestion. En contrepartie, elle ncessite de bien dcrire les processus-mtiers et de disposer dun langage commun au sein de lentreprise. Dans son primtre tendu, lERP couvre les fonctions suivantes : CRM Administration des ventes achats Approvisionnements Gestion des stocks Calcul des besoins Gestion de la fabrication Gestion de la qualit Expditions Logistique Entrepts Magasins Gestion de la maintenance Saisie dactivit Comptabilit gnrale, auxiliaire, budgtaire, analytique, industrielle, le reporting nancier Business Intelligence* Gestion lectronique des processus de lentreprise (workow)
Historiquement, lERP a concern la gestion commerciale, la gestion de la production, des stocks et des achats, et la gestion comptable et nancire. Puis sont apparues, soit comme solutions autonomes, soit intgres avec un ERP, les solutions de CRM (Customer Relationship Management ou gestion de la relation-client), doptimisation des ux (synchronisation des ux logistiques, ordonnancement capacit nie), doutils daide la dcision (ou Business Intelligence*), de gestion de la paie et des ressources humaines, de gestion des processus-mtiers (BPM*), de e-commerce
Si vous vous quipez pour la premire fois, il est important de choisir un ERP dont la couverture fonctionnelle est la plus complte possible an de limiter le nombre de bases de donnes et dinterfaces et, in ne, les risques associs.
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Equation conomique : plus de souplesse avec lexternalisation

La ventilation des cots dun projet ERP se dcompose en trois postes : Achat de licence (cot par utilisateur) : 500 (entre de gamme), 1 000 (milieu de gamme), 1 500 (haut de gamme), Maintenance annuelle : entre 15 % et 22 % du prix des licences selon les diteurs, Installation : entre 40 et 250 jours-homme (150 jours-homme en moyenne) en fonction du primtre fonctionnel et de la complexit des processus (hors interfaces, reprise des donnes et dveloppements spciques), avec un tarif de journe moyen variant entre 700 et 900 HT.
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La g e s ti o n c e n t r a l i s e d e t o u s l e s p ro c e s s u s o p r a t i o n n e l s
LERP offre des solutions gnralistes ou spcialises selon les secteurs conomiques, des couvertures fonctionnelles trs diverses au-del des fonctionnalits de base et des modes de mise disposition varis (installation dun logiciel ou utilisation distance, logiciel propritaire ou libre). Aussi intressante soit-elle, cette diversit appelle des dmarches de slection rigoureuses. Le recours un consultant pour laide la slection et un intgrateur spcialis pour la mise en uvre est recommand. Le retour sur investissement dune solution ERP se calcule partir des leviers de performance pertinents : Rduction des cots et des dlais de traitement administratifs, Respect des engagements clients, Optimisation des achats, Rduction du niveau de stocks et dencours, Planification fine et optimisation de lutilisation des ressources, Contrles a priori sur la bonne excution des traitements, Diminution du cot de traitement de linformation (saisie unique, erreurs minimises), Anticipation des problmes (rupture de stock, drive de cot, surcharge usine, etc.), Mise disposition dune base de Business Intelligence* cohrente et jour
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Mise en uvre
An de russir la mise en uvre dun projet dERP, il est ncessaire de bien dcrire les processus-mtier, de disposer dun langage commun au sein de lentreprise et de respecter une mthodologie rigoureuse. Chacun des acquis propres chaque tape (lancement, cadrage, conception dtaille, construction de la solution, dploiement, post-dmarrage) doit tre valid avant de passer ltape suivante. Le cahier des charges doit dcrire prcisment les critres de slection. Lvaluation des solutions prslectionnes au travers de dmonstrations dtailles permet de juger sur pice des possibilits et des limites de chaque logiciel, et donc de choisir le meilleur pour lentreprise. Les engagements de lditeur et de lintgrateur doivent tre formaliss dans un contrat prcis.
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6 bons rflexes lors dune contractualisation

1. Obtenir les contrats de licence, maintenance et support, ds le dbut des discussions, et proposer des modifications aux clauses standards si ncessaire, 2. Entamer rapidement les ngociations contractuelles car elles sont en gnral longues, 3. Analyser la stratgie de lditeur pour comprendre si vous tes dans sa cible, 4. Exiger de lditeur quil audite le projet dintgration et quil mette diagnostic et recommandations, 5. Inclure lexpression des besoins dans le contrat, 6. Signer un contrat aussi prcis que possible.
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Mot mot
Business Intelligence : linformatique dcisionnelle ou BI dsigne lensemble des outils et usages numriques permettant de collecter, consolider, modliser et restituer les donnes en vue d'offrir une aide la dcision et de permettre aux responsables de la stratgie davoir une vue densemble de lactivit de lentreprise. Business Process Management (BPM) : littralement gestion des processus-mtiers. Cette approche consiste utiliser des outils informatiques an de modliser les processus-mtiers de l'entreprise an d'en avoir une vue globale et den optimiser les interactions.
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Aller plus loin

ERP Infos : www.erp-infos.com APICS - Association for operations management : www.apics.org
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Dmatrialisation des factures et gestion comptable et financire
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Simplifier et homogniser les activits administratives et financires

Face aux volumes croissants de donnes traiter, facturation lectronique et dmatrialisation scale sinscrivent dans la recherche constante de gains de temps pour les entreprises. Lintgration manuelle de ces donnes, nancires et comptables, monopolise les services ad-hoc en les loignant de leur cur de mtier, et est source de risques derreurs possibles de saisie et les litiges qui en sont la consquence. Dmatrialiser le traitement des factures recouvre dvidents bnces pour lentreprise car cela permet de... Automatiser les processus de facturation, Eliminer les impressions papier, Diminuer le cot de traitement des factures et les frais de relance, Amliorer la traabilit comptable, Mieux matriser les dlais de paiement, Acclrer et facilit la validation des factures (avant envoi chez le fournisseur et paiement chez le client), Optimiser la gestion de trsorerie. Cependant, la dmatrialisation reste encore marginale et reprsente seulement 5% des factures traites en Europe . Mais les conomies occasionnes par sa mise en place veillent lintrt des chefs dentreprise (voir quation conomique).
Bon savoir : dmatrialisation lectronique ou de gestion (dite simple) et dmatrialisation scale sont deux choses distinctes.
La diffrence tient la valeur de la preuve. Dans le premier cas, si lchange des lments sopre par voie lectronique (le plus souvent en mode Echange Electronique de Donnes [EDI]*), la preuve juridique reste la facture papier. Lobjectif est de uidier les processus entre les diffrents acteurs (clients, fournisseurs) mais le traitement scal et juridique de la transaction reste inchang. Dans le cas de la dmatrialisation scale, le document lectronique transmis a une valeur de preuve. Ce traitement est ralis dans un cadre juridique prcis et lchange s'effectue sous contrle de mentions lgales, les chiers concerns tant norms. Le lgislateur reconnat une valeur probante deux types de factures : la facture texte ou image (apparence identique une facture papier) dans un format non modiable (type PDF), avec signature lectronique*, la facture de donnes structures (chier informatique), directement intgre dans le systme informatique du destinataire. Elle est assimile la facture EDI. La facture lectronique doit tre archive, quelle que soit sa forme, chez le client comme chez le fournisseur.
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Equation conomique : de 50 75 % dconomie par rapport un traitement papier

Le cot de traitement dune facture dpend de plusieurs critres. On admet que pour une facture entrante (chez le client qui la reoit), il oscille entre 14 et 20 , et que pour une facture sortante (chez le fournisseur qui lenvoie), il est compris entre 5 et 10 . Ces cots, unitaires, peuvent parfois dpasser 100 pour des factures demandant un contrle trs prcis.
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D ma t ria lis a tio n d e s f a c t u re s e t g e s t i o n c o m p t a b l e e t f i n a n c i re
La dcomposition des cots moyens aux diffrentes tapes du traitement
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Traitement courrier 0,9
Saisie 1,4
Validation 5,4
Paiement 2,8
Archivage 1,5
Gestion 6 des litiges 1,8
Source : Arthur D. Little pour Deskmond/Post@xess
Pour ce qui est de la facture lectronique, le cot est de 40 45 centimes deuro. Les tarifications la consommation ou unit duvre peuvent prsenter des avantages pour les PME et permettent dajuster les cots par rapport au chiffre daffaires. Daprs une statistique publie dans une tude de lIDC, les services comptables consacrent 30 % de leur temps la saisie manuelle des factures fournisseurs. La plupart des tudes montrent que la dmatrialisation des factures reprsente une conomie de lordre de 50 75% par rapport un traitement papier, et rduit le temps de traitement denviron 30%.
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Mise en uvre
Le cahier des charges dun projet de dmatrialisation de factures doit tenir compte de plusieurs critres : le nombre de factures reues (en global et ventil par fournisseur), le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou de services, le circuit de validation des factures (visa, bon payer, rapprochement ventuel avec des engagements de commande, etc.), le mode de classement et la gestion de l'archivage physique des factures papier, l'outil comptable dont lentreprise dispose (ERP, logiciel), l'existence ou non d'un workow (processus internes de traitement des factures fournisseurs), l'organisation entre la comptabilit et les services utilisateurs (multi-site, relance, gestion des litiges, etc.), le mode de gestion des commandes et des notes de frais. Un plan d'accompagnement prvoyant dadapter l'organisation et de former les diffrents utilisateurs aux nouveaux outils, doit tre prvu.
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Mot mot
EDI (Echange Electronique de Donnes) : change standardis de donnes (mandats, paiements, factures, etc.), d'ordinateur ordinateur, entre lentreprise, ses clients et ses fournisseurs. LAD (Lecture Automatique de Documents) : technologies permettant de segmenter et d'extraire, par reconnaissance optique de caractres, des textes sur des documents numriss. OCR (Reconnaissance Optique de Caractres) : technologie permettant, laide dun logiciel, de lire, dditer et/ou de stocker automatiquement du texte dactylographi, imprim ou manuscrit, sans le ressaisir. Signature lectronique : mcanisme permettant d'authentier l'auteur d'un document lectronique et de garantir son intgrit.
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Aller plus loin

Guide pratique du GS1 : La facture dmatrialise : mes premiers pas www.gs1.fr/gs1_fr/solutions/facture_dematerialisee/publications/2010_la_facture_dematerialisee_mes_premiers_pas
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Simplifier ses dclarations avec la dmatrialisation
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Gain de temps et de productivit

La dmatrialisation des changes entre entreprises et administrations s'est invite dans le paysage conomique dans les annes 1990. Pour lAdministration, lobjectif tait de simplier et de faciliter les procdures administratives des usagers (gain de temps, pas de ressaisie des donnes personnelles, etc.). Pour les entreprises, sa mise en place rpond deux objectifs : supprimer les cots de saisie et rduire les risques derreur. Egalement appele tldclaration (possibilit de faire ses dclarations scales et sociales via des plateformes prvues cet effet), elle a fait l'objet des premires rglementations en 2001.
Dclarations scales
TVA, Liasse scale TDCF (Transfert de Donnes Fiscales et Comptables), Taxes et droits de douane. Cotisations URSSAF et UNEDIC, Caisse de retraite (AGIRC - ARCCO), Prvoyance, Rgime de retraite (CNAV) Caisse primaire dAssurance Maladie (CNAMTS) Dclaration Unie de Cotisations Sociales (DUCS) Dclaration Automatise de Donnes Sociales Unie (DADS-U) Dclaration Pralable lEmbauche (DPAE) ou Dclaration Unique dEmbauche (DUE) Attestation Assedic du Rgime Gnral (AERG) Dclaration dIndemnits Journalires de Scurit sociale (DSIJ)
La diversit des formulaires est importante mais le petit nombre de destinataires (Direction gnrale des Finances publiques [DGFIP], Douanes) simplie les changes. Ces dclarations, quelles soient priodiques (DUCS, DADS-U) ou vnementielles (DUE, DSIJ), constituent de simples transmissions dinformations ou peuvent tre associes directement ou indirectement des paiements. Le plus grand nombre de destinataires, la diversit des normes, des systmes informatiques en jeu et le mode de gestion paritaire des organismes rendent les changes de la sphre sociale bien plus complexes.
Dclarations sociales
Sajoutent des dclarations vers dautres destinataires, dont le contenu est souvent redondant avec les prcdentes, mais dont lutilit est de renseigner des statistiques, comme la DMMO [Dclaration Mensuelle des Mouvements de Main duvre] qui concerne les entreprises de plus de 50 salaris, le TDFC [Transfert de Donnes Fiscales et Comptables] envoy dautres destinataires (Infogreffe, Banque de France, banques commerciales). Tableau rcapitulatif des diffrents modes dchange entre les entreprises et lAdministration
Procdure
Manuelle Automatique
Dmatrialisation
Non I I I I I Oui
Papier Saisie en ligne (EFI)* Postage de chiers (upload)* Echange de donnes informatises (EDI)*
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Equation conomique : rduction des cots et des dlais

Pourquoi dmatrialiser ses dclarations ? Le bnce pour lentreprise va au-del la dmarche environnementale (1,2 million darbres par an) et des conomies gnres (400 000 dimpression par an). La dmatrialisation rend possible lautomatisation, la traabilit et la planication des dclarations, en supprimant les interventions
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Simplifier ses dclarations avec la dmatrialisation
manuelles de ressaisie ou de manipulation de chiers, en permettant un meilleur contrle dexcution et en autorisant lenvoi plusieurs destinataires (par exemple envoi de la liasse TDFC la Banque de France ou Infogreffe, aprs validation de la liasse initialement envoye la DGFIP). Cest ce quon appelle la gestion des ux ou workow.En complment des tldclarations, les entreprises peuvent galement avoir accs soit une simple information, soit effectuer des dmarches en ligne. Vritable guichet des dmarches administratives, service-public.fr centralise les formulaires manant de lensemble des ministres et des services publics an de faciliter leur accs pour les usagers, par lintermdiaire dun point dentre unique et facilement mmorisable. Via sa dclinaison pme.service-public.fr, ce portail propose aux entreprises prs de 400 dmarches et services administratifs, avec des accs aux formulaires, tl-services et modules de calcul ou de simulation permettant de prparer, deffectuer ou de suivre distance ses dmarches. Certaines dmarches spciques ncessitent une inscription pralable. Le portail propose aussi aux entrepreneurs les formalits obligatoires dclaratives, prsente les formes juridiques existantes pour crer leur socit et liste les services disponibles en ligne.
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Mise en uvre
Comment dmatrialiser ses dclarations ? La mise en uvre est assez simple : le choix dun outil par rapport un autre dpend du mode de traitement des donnes et du niveau dquipement de lentreprise en logiciel de gestion. Saisie en ligne (EFI)* : Le principal bnciaire de la dmatrialisation est le destinataire de la dclaration. Pour lentreprise, le traitement reste manuel ce qui ne permet pas dassurer la traabilit de la dclaration. Pourtant, l'EFI nest pas sans intrt : il sapplique aux entreprises ne disposant pas de logiciel de gestion et nayant donc pas accs une solution automatise et scurise. Postage de chier (upload)* : cette solution, non automatise, est une variante de lEFI. Elle ncessite un logiciel pour gnrer la dclaration sous forme de chier lectronique au bon format puis un accs un portail web o lentreprise dpose son chier manuellement. Cette solution est privilgier si aucune solution EDI nest disponible. Ncessitant un logiciel de gestion, elle impose de traiter manuellement la dclaration sur le portail de chaque destinataire. Echange de donnes informatises (EDI)* : lentreprise bncie de tous les avantages de la dmatrialisation, condition dtre quipe dun logiciel de gestion. La diffrence avec lEFI est que ce processus se droule dordinateur ordinateur, avec un prestataire spcialis habilit par lAdministration. Envoi par messagerie : drive de lEDI, cette solution est faiblement scurise et la traabilit nest pas garantie. La mise en place des tldclarations peut tre simple, beaucoup dentreprises possdent des logiciels compatibles avec les tldclarations sans le savoir. Pour aller plus loin, il y a deux pistes privilgier : contacter son fournisseur de logiciels de gestion, sinformer sur les sites publics.
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Mot mot
Saisie en ligne ou mode EFI (Echange de Formulaires Informatiss) : saisie par lentreprise de donnes sur un portail ou tlchargement de chiers. Mode EDI (Echange de Donnes Informatises) : mode de traitement automatis et scuris des donnes, de la production du chier (par le logiciel applicatif) au transport de la dclaration jusqu son destinataire, sans aucune rupture. Le processus est compltement trac. Postage de chier (upload en anglais) : cette pratique manuelle consiste slectionner un chier prsent sur son ordinateur local et le charger sur le site web. ne pas confondre avec le tlchargement (download en anglais) qui consiste rcuprer un chier sur un serveur web, toujours de faon manuelle travers le navigateur Internet, pour le mettre sur son ordinateur ou une autre ressource locale.
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Aller plus loin

PME Service Public : http://pme.service-public.fr/
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Le bulletin de paie dmatrialis et linformation du salari
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Le BPE [Bulletin de Paie Personnalis] : socle dune refonte des processus RH

Annonc depuis 2005, le Bulletin de Paie Electronique [BPE, version numrique du bulletin papier] est aujourdhui une ralit, et les entreprises peuvent dsormais remettre leurs salaris un BPE sous certaines conditions. Entrin par la Loi n2009-526 du 12 mai 2009, de simplication et de clarication du droit et d'allgement des procdures, et accept par le Code du Travail, son usage rpond la gnralisation des nouvelles technologies dans lentreprise et la simplication des processus. De nombreux services destination des entreprises se dveloppent garantissant la conservation de la valeur probante* des documents long terme et permettant aux utilisateurs de conserver le document et de faciliter la dmonstration de sa vracit. Outre les conomies videntes quelle gnre, la mise en place du BPE impacte positivement limage de lentreprise car cette dmarche est valorisante (modernit, implication dans le dveloppement durable, etc.). De plus, le choix offert aux salaris dopter pour cette solution est le signe dune entreprise socialement responsable. Le BPE constitue par ailleurs le socle idal dans le cadre dun projet de refonte des procdures RH et/ou de la cration dun portail RH dune entreprise. Lamlioration de la productivit des processus RH passe par la mise en place dun portail RH et de services associs en libre-service. noter que ces portails ne couvrent pas toujours la remise aux salaris de documents numriques valeur probante, ni la mise en place de vrais coffres-forts lectroniques* personnels, oprs par des tiers de conance*. Le BPE nest pas quun simple courrier sortant, imprimer. Cest un document chang dans le cadre dune relation entre lemployeur et son salari. Il ncessite donc un systme dchange documentaire.
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Equation conomique : le BPE permet de 33 67 % dconomies

Lobjectif du BPE est quil soit moins cher que les processus papier qui englobent limpression, la mise sous pli et la distribution (manuelle ou postale). Ces trois postes cumuls reprsentent environ un cot moyen de 1,5 3 par bulletin, notamment dans les TPE-PME. Cela peut tre moins dans les grands groupes, mme si des cots cachs peuvent apparatre. En moyenne, la dmatrialisation du bulletin de salaire occasionne des conomies immdiates de lordre de 33 67 %, permettant une diminution du cot par bulletin moins de 0,5 , archivage vie pour le salari inclus. Le fait que le BPE ne cote pas plus que le papier facilite son adoption par lentreprise. Les solutions les plus attractives nimpliquent pas dinvestissement informatique pour les entreprises fonctionnant en mode SaaS, mais seulement des cots par bulletin. Avec solution de BPE, le cot par bulletin ne doit pas excder 0,5 . Le salari ne doit pas avoir payer pour ce service si lon veut une large adoption.
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Cas praTIC : Ne pas se limiter au seul bulletin de paie

Les salaris dune entreprise de technologie bretonne ont t invits commenter la mise en place dune solution de BPE. Sils ont apprci la mise en uvre rapide (dploiement en une demi-journe), ils ont souhait que lentreprise ne limite pas la dmatrialisation la paie mais ltende aux autres documents RH : feuilles des temps, notes de frais, bordereaux de participation/intressement, demandes de congs. Le bulletin de paie na pas le monopole de la dmatrialisation. On peut adopter cette solution pour dautres documents, moins contraignants car nexigeant pas laccord du salari.
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Le b u lle tin d e p a i e d m a t r i a l i s e t l i n f o r m a t i o n d u s a l a r i
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Mise en uvre
Le contexte juridique de la mise en uvre du BPE, encadr par la Loi du 12 mai 2009, obit plusieurs conditions : Le BPE ne peut pas tre impos au salari, qui doit donner son accord pralable. Prfrablement, il semble ce jour plus prudent de considrer que laccord doit tre exprim individuellement et par crit. Cet accord peut prendre la forme dune clause insre dans le contrat de travail dun nouveau salari. Lemployeur est responsable de la mise en place dune solution garantissant lintgrit des donnes. Un simple courrier lectronique avec le bulletin de paie en pice jointe, par exemple, ne fournit pas cette garantie dintgrit. Le BPE doit tre remis au salari. Sa simple mise disposition ne suffit pas. La remise implique le dpt du document dans un espace personnel appartenant au salari. Le BPE ncessite un systme dchange de documents lectroniques grant lautorisation du salari en amont et la conservation du bulletin de paie en aval. Le systme de cration du BPE doit tre, de prfrence, non-intrusif et indpendant du logiciel de paie. Deux solutions sont possibles : Utiliser un driver dimpression virtuelle qui traite les flux dimpression et cre des fichiers PDF, scells lectroniquement et prts tre envoys aux salaris, Dposer les fichiers de paie sur un serveur de traitements (solution plus adapte aux grands comptes). Une fois dits, les bulletins peuvent tre dposs dans les espaces personnels de chaque salari, pralablement crs. Idalement, dans des coffres-forts lectroniques personnels, oprs par un tiers de confiance. Au minimum, lentreprise doit fournir au salari des garanties quivalentes celles dun tiers de confiance*. Le bulletin lectronique est un document RH dmatrialisable parmi dautres. Il implique la mise en place dautres interfaces non-intrusives avec les diffrentes parties du Systme dInformation des Ressources Humaines [SIRH]. Certaines solutions combinent fonctionnalits-mtiers, gestion documentaire, signature lectronique et archivage valeur probante. Elles montrent la voie de ce que doit tre une Gestion Electronique des Documents [GED] et un processus RH moderne. Au-del du SIRH, une intgration est prvoir avec le portail RH.
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Mot mot
Valeur probante (ou archivage probant) : mthodes et moyens utiliss pour conserver lectroniquement un document dmatrialis an de garantir sa prennit, sa scurit, son intgrit et sa non-rpudiation. Coffre-fort lectronique : service hautement scuris pour archiver facilement lensemble de ses chiers numriques sensibles (documents administratifs, factures, relevs, contrats, etc.). Tiers de conance : Organisme habilit mettre en uvre des signatures lectroniques reposant sur des technologies adaptes.
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Aller plus loin

15 bonnes raisons de passer la dmatrialisation des bulletins de paie, Fdration nationale des tiers de conance : http://www.fntc.org/content/view/713/48/ 10 ides fausses propos de la dmatrialisation des bulletins de paie, Fdration nationale des tiers de conance : http://www.fntc.org/content/view/712/86/
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Mobilit & pilotage de lentreprise
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De nouveaux outils adapts aux besoins nomades et la prise de dcision distance

Grce aux nouvelles technologies numriques, le chef dentreprise dispose dun ventail doutils simples qui lui permettent de communiquer facilement et tout moment avec son entreprise et son environnement. Accder distance aux informations importantes ncessaires la prise de dcision (donnes de gestion, validation, signature ou accord trac, etc.) ou faciliter la mise en relation constituent dsormais de vraies volutions pour conjuguer mobilit et pilotage de lactivit distance. Les nouvelles applications facilitent et acclrent linteractivit pour : Joindre et tre joint, Programmer la mise en relation ( venir ou immdiate), Enrichir la mise en relation (vido, partage de documents, tableau blanc, tlconfrence). Le paysage des tlcommunications a radicalement chang ces dernires annes avec lmergence doffres et doutils adapts aux besoins nomades du chef dentreprise et de ses collaborateurs. Les domaines en transformation sont les suivants : mail, messagerie instantane, contact tlphonique, runion par tlphone, visioconfrence, change ou partage de documents ou dapplications, web-confrence.
Les informations permettant doptimiser la mise en relation, de joindre plus facilement son interlocuteur, sans perdre de temps, et dindiquer au moyen de ltres choisis ou statuts sa disponibilit : je suis disponible partir de je suis au bureau, en dplacement je dispose dun tlphone, dun PDA, je suis connect en messagerie instantane merci de me joindre a) en messagerie instantane, b) sur mon tlphone xe
Laccs distance des applications internes de lentreprise, la compatibilit entre certaines dentre elles (comme par exemple la messagerie et loutil CRM [Customer Relationship Management]), ou laccs lhistorique des commandes clients, permettent galement de gagner en productivit et doptimiser son temps.
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quation conomique : de vrais gains de productivit

Communication plus efcace et gain de productivit : tels sont les bnces majeurs des nouveaux outils de tlcommunication. Ils gomment les tentatives de communication infructueuses et les relances, facilitent laccs rapide une information, et permettent de gagner du temps. Associs une application de visioconfrence, ils vitent aussi de nombreux dplacements chronophage et coteux. Ces nouvelles technologies reprsentent un enjeu majeur pour les entreprises et constituent aussi un vecteur efcace pour amliorer considrablement lesprit dquipe. Elles sont aujourdhui indispensables toute PME qui se dveloppe en symbiose avec ses clients, ses partenaires, ses fournisseurs et ses distributeurs. Qui dit tlcommunications nomades, dit aussi scurit des ux dinformations. Lanalyse du service informatique savre ncessaire, tout comme la mise en place dun systme permettant de scuriser les accs extrieurs ces informations.
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M o b i l i t & p i l o t a g e d e l e n t re p r i s e
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Cas praTIC : Travailler distance et plusieurs nest plus un souci

Grce ces nouveaux outils et logiciels de tlcommunication, je sais qui me sollicite. Jai lhistorique de la conversation en cours, mon interlocuteur ma communiqu lobjet de son appel (en messagerie instantane) et je dispose mme de sa photo. Je peux aussi rentrer en contact avec un correspondant enn disponible. Je choisis mes applications et mon terminal : tlphone xe au bureau ou chez moi, mobile, softphone*. Le numro de tlphone disparat : jappelle directement par le nom. Fini le carnet dadresses papier : tout est mmoris dans mon PC et dans mon PDA, les 2 tant synchroniss. Cest la mme application que je retrouve sur mon smartphone, sur mon poste tlphonique xe (sil existe encore), sur mon PC, sur mon notebook*. Le systme suit mes activits et conserve la trace de tout ce qui sest pass, automatiquement. Je peux travailler au bureau, chez moi, lhtel, en dplacement, sans transporter de lourds et encombrants dossiers. Travailler distance et plusieurs nest plus un souci : cest une nouvelle discipline et de nouvelles habitudes. Tmoignage du fondateur dune entreprise dans le secteur des ressources humaines, spcialise dans le coaching et la gestion des mutations internes.
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Mise en uvre
Ces nouveaux outils de communication existent travers une offre abondante, mme si aucun dentre eux ne proposent de solutions tout en un, regroupant lensemble des fonctionnalits. Pour offrir le maximum de fonctionnalits et de services, les prestataires sont amens mixer et intgrer plusieurs outils et applications, dont certains sont dj prsents dans lentreprise, comme les systmes de tlphonie, la fonction agenda/calendrier, la messagerie, lannuaire gnral, etc. La mise en uvre de nouveaux outils et de nouvelles manires de travailler doit suivre une mthodologie rigoureuse en mode projet informatique. Le chef d'entreprise doit galement s'assurer de la mise niveau de lexpertise de ses collaborateurs en la matire. 5 tapes sont incontournables : (1) la phase d'tude; (2) la dnition du contexte d'utilisation avec la typologie de l'utilisateur et des conditions dans lesquelles il volue; (3) lvaluation du nombre des donnes transfrer ou stocker; (4) le test d'une short list de solutions avec une version pilote; (5) ladoption de la meilleure solution et dploiement.
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Mots mots
Messagerie instantane : programme permettant dchanger, en instantan, des messages entre ordinateurs connects entre eux. Joignabilit : cest la capacit dune personne matriser le moment et les conditions dans lesquelles elle peut entrer en contact avec son environnement via les outils numrique. Sa prsence est expose, sous toutes ses formes, un ensemble de relations quelle dnit au moyen de ltres (les statuts de disponibilit). Softphone : logiciel de tlphonie offrant les fonctionnalits dun tlphone. PDA : assistant numrique personnel ou Personal Digital Assistant (exemple : les smartphones). Notebook : PC portable de petite taille.
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Aller plus loin

Guide pratique du MEDEF : La bonne utilisation de le-mail dans lentreprise disponible sur le site www.medef.fr
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Les applications des outils de travail collaboratifs
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Faciliter le partage dinformations et le travail en mode projet de vos quipes

Lenvironnement mondialis, immatriel et interconnect dans lequel sinscrivent les entreprises les poussent voluer vers des modles dorganisation plus collaboratifs, fonds sur le rseau et facilitant le partage dinformations. Leur objectif est de gagner en ractivit, doptimiser les processus oprationnels et dtre davantage ouvertes aux partenaires, clients et fournisseurs. Les outils collaboratifs, constituent en ce sens une aide prcieuse pour les entreprises, grandes et petites, notamment en matire de
Outils de communication de base Partage des ressources Outils de communication avance Espace de travail
messagerie [instantane ou non], forum, chat, mailing-list, gestion des formulaires, agendas partags, gestion des tches, moteur de recherche, gestion de projet, workow*, web-meeting, confrence audio/vido, partage dapplications solution collaborative intgre
Fournir des outils facilitant la communication et permettant un meilleur travail collaboratif, automatiser et rationnaliser les processus internes en mutualisant les accs aux applications (messagerie, calendrier, contacts, informations d'entreprise et applications), offrir davantage de mobilit ses collaborateurs sont autant de motivations qui stimulent le besoin des entreprises de squiper.
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Equation conomique : chaque outil, ses bnfices

La mise en place doutils de travail collaboratifs requiert une tude pralable personnalise destine dimensionner les besoins de lentreprise. Les investissements peuvent tre dcomposs en trois grands postes : Achat de la licence logicielle (ou de la solution), Achat des licences dutilisation (notamment pour les solutions hberges), Frais de maintenance informatique. Si chacun des outils afche des ROI difcilement quantiables, tous offrent des opportunits de gain, que ce soit au niveau de la scurit, de la exibilit ou de la productivit.
Solutions de communication
Flexibilit accrue, Accs partout, Scurit et abilit amliores. Meilleure productivit (grce un accs direct aux ressources), Rduction des cots (grce une infrastructure unie), Rduction de dlais de mise en uvre de solutions mtiers. Flexibilit accrue, Accs partout, Scurit et abilit amliores, Simplication de la gestion IT (mise jour automatique, interface centralise).
Solutions de partage des ressources
Solutions hberges
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Les applications des outils de travail collaboratifs
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Cas praTIC : Une garantie en matire de scurit

Le parc naturel rgional des Causses du Quercy (Lot) uvre la sensibilisation du public la protection des ressources naturelles, de la faune et de la ore. Cette structure, qui emploie 25 salaris, tait confronte trois problmatiques : fournir son personnel une solution de messagerie able et scurise, raliser la migration dans les plus brefs dlais, assurer la continuit du service. Franois Daval, le responsable du systme dinformation gographique, de lvaluation et de linformatique du parc, a choisi une solution hberge en remplacement de son ancien outil. Le choix dune messagerie hberge ma sembl appropri car cela permettait de ne plus avoir de serveurs en interne. Cela mest galement apparu comme une garantie en matire de scurit et de abilit, car le prestataire se charge des sauvegardes des donnes, de lanti-virus et de lanti-spam. Ce changement a permis au parc naturel rgional des Causses denvisager ladoption de nouveaux outils collaboratifs, tel quun agenda partag qui faisait cruellement dfaut.
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Mise en uvre
Si linstallation dune solution collaborative impacte le systme dinformation (SI) de lentreprise, certains outils auront, plus que dautres, une fonction centrale et structurante, qui servira de socle la mise en place dun systme dinformation efcace, comme par exemple un portail de ressources humaines ou un portail de partage des documents. Dautres outils collaboratifs sont lis a des projets moins intgrs au SI, comme par exemple une plaquette en ligne et interactive, une plateforme dchange de documents avec un client ou fournisseur, etc. De nombreux outils facilitant lanalyse de vos besoins et le post-dploiement des solutions sont disponibles, pour limplmentation de ces solutions collaboratives au sein du systme dinformation de lentreprise. Ils permettent de vrier la topologie de lancienne solution pour prvenir au mieux les problmes lis au dploiement (ou la migration) dune version plus rcente et adapte.
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Mots mots
Workow : modlisation de la gestion des tches accomplir et des diffrents acteurs impliqus dans la ralisation d'un processus mtier, dun processus oprationnel ou dune procdure d'entreprise. Il dcrit le circuit de validation, les tches accomplir entre les diffrents intervenants, les dlais, les modes de validation et fournit chacun les informations ncessaires pour la ralisation de sa tche.
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Aller plus loin

Guide CMS : Outils de travail collaboratif http://www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-blancs/outils-du-km/panorama-de-l-offre-du-marche/outils-detravail-collaboratif
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Supply chain management : la gestion informatise de la chane logistique
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Le bon produit (quantit, scurit, qualit) au bon endroit (stock, rayon), au bon moment et au meilleur cot.
La Gestion informatise de la Chane Logistique [GCL], autrement appele Supply Chain Management [SCM], consiste optimiser lensemble des activits et processus dlaboration, de stockage et dacheminement dun produit ou dun service, depuis la gestion des matires premires jusqu celle des produits nis. La plupart des ERP [Enterprise Ressource Planning] dentreprises, y compris pour PME, propose des modules numriques adapts une gestion informatise de la chane logistique simple ou trs analytique, suivant les besoins. Des outils spciques doptimalisation de stocks, dinventaire RFID*, de traabilit, de calcul de besoins complexes, de gestion des tournes, suivi des ottes (GPS) compltent loffre disponible. Le primtre est vaste et ncessite une bonne expression des besoins de lentreprise et un pilotage prcis du projet. Optimiser la chane logistique dans le respect des exigences de qualit, de traabilit et de scurit revient matriser lensemble des cots intervenant dans le cycle industriel : cots dexploitation, du service clients ou cots de transport li au juste stock des matires premires, des produits non nis ou des pices dtaches. Grce aux indicateurs nanciers, qualitatifs ou rglementaires qui en maneront, le chef dentreprise disposera de tous les lments pour piloter son activit au plus juste. La facilit daccs aux informations et la uidit des changes entre les diffrents acteurs impliqus dans le processus requirent un systme dinformation adapt et performant.
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Equation conomique :
Le retour sur investissement [ROI] dune gestion de supply chain est difcile estimer, tant la gomtrie du projet varie dune entreprise lautre. Lenvironnement lgal (traabilit, chaine du froid, etc.) et le secteur dactivit interviennent dans la mesure du ROI. Les gains attendus sont rechercher au niveau : des axes nanciers (immobilisations), de loptimisation des diffrents cots (transaction, traabilit, cots dinventaire, gestion de stocks, etc.), de lagilit, de la productivit (ractivit dapprovisionnement en raction aux ventes effectives, saisie de donnes, changes inter et intra-entreprise), de la capacit danticiper les besoins du march. Le ROI sera aussi fonction de la capacit de lorganisation et de lapplication rednir facilement des processus ou une chaine de valeur. Il pourra se mesurer au niveau des indicateurs ou lments suivants : combien de temps me faut-il pour modliser la production dun nouvel article ou dun nouveau service ? Comment changer aisment de fournisseurs si un fabricant a disparu etc.?
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Cas praTIC : Ne pas se limiter au seul bulletin de paie

Comment une PME travaillant dans le secteur de la Dfense a raccourci la maintenance dun navire stratgique en optimisant sa supply chain ? En 24 mois, elle a remis plat ses processus, ses mthodes didentication des pices dtaches, limplication de ses fournisseurs (pour dnir et ngocier les pices livrer), les dlais dapprovisionnement et les ux de livraison prcis. La modication du paramtrage de lERP et la prparation en amont des nomenclatures, en intgrant les fournisseurs de pices critiques lui ont permis dconomiser un temps prcieux lors des oprations de grande maintenance, dans un budget compress. Autant datouts et davantages concurrentiels qui lui permettront de remporter ce march la fois suivante, et den conqurir dautres.
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S u p p ly ch a in ma n a g e me n t : l a g e s t i o n i n f o r m a t i s e d e l a c h a n e l o g i s t i q u e
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Mise en uvre
La mise en place dune supply chain constitue un rel projet dentreprise, puisquelle requiert limplication de nombreux dpartements. Parmi les tapes cls, on recense : Laudit pralable, pr-requis indispensable : lanalyse porte sur lexistant des processus mtiers et linventaire des logiciels (y compris Excel) qui supportent la chane logistique. La slection des fournisseurs : la solution retenue devra coupler un intgrateur pour adapter le logiciel au contexte et un diteur pour fournir et supporter le logiciel. En outre, cet appel doffres vous permettra de mieux cerner votre besoin et dy adapter les investissements consentir. La phase projet : mise en place du logiciel, initialisation des donnes, adaptation des processus et formation des utilisateurs. Ces tapes staleront sur plusieurs mois et ncessiteront dimpliquer vos collaborateurs, et une quipe interne ddie au projet. Informer sur les enjeux du changement et les gains esprs, pas seulement pour lentreprise mais aussi pour les utilisateurs, est essentiel car cela facilitera ladhsion. Le recours un cabinet externe spcialis dans le domaine peut acclrer la phase de dmarrage et aider estimer le bon budget .
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Mot mot
MRP (Materiel Requirement Planning) : mthode de gestion et de planication de production en ux pousss. RFID (Radio Frequency Identication) : mthode permettant de mmoriser et de rcuprer des donnes distance, en utilisant des marqueurs appels radio-tiquettes. WMS (Warehouse Management System) : application de gestion de stock et de gestion des besoins pour le colisage, le management des ressources dentrept, de prparation des arrives et expditions. SCEM (Supply Chain Event Management) : extension de la SCM qui permet de prendre en compte tous les vnements touchant la chane logistique.
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Aller plus loin

Association franaise pour la logistique : www.aslog.org
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GPAO & GMAO : valoriser la gestion de loutil de production
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Prvoir et ajuster ses capacits de production

Dans la coordination de ses actions de production, lentreprise est confronte un volume et une varit d'informations trs importants, des dlais de traitement courts, un niveau dexigence fort de la part de ses clients, des cots d'obtention des informations croissants, la ralisation de tches rptitives Le facteur temps et la abilit de l'information deviennent des paramtres essentiels. La Gestion de Production Assiste par Ordinateur [GPAO] permet damliorer la planication et le suivi des ux physiques et nanciers de lactivit de production. Elle permet de piloter la production pour fabriquer des produits conformes aux besoins des clients, en actionnant plusieurs leviers pour abaisser les cots : Minimiser les stocks et respecter les dlais-clients, Synchroniser les approvisionnements avec le plan de fabrication, Optimiser lutilisation des surfaces de stockage, des machines, et des quipes de travail Opter pour une meilleure gestion ou valorisation des stocks, Fiabiliser les dates dengagement, ragir efcacement aux modications externes, Suivre nement les engagements et les achats, la ralisation des commandes, et les carts entre cots de production standards et rels, Dcrire un endroit unique les donnes-produits. La Gestion de la Maintenance Assiste par Ordinateur [GMAO] permet pour sa part dassurer le maintien en bon fonctionnement des quipements industriels en planiant et excutant les maintenances prventives, en effectuant les maintenances curatives, ou en prenant en charge les maintenances prdictives avec la meilleure conomie de moyens employs (pices de rechange, consommables, main duvre, etc.). Elle offre aussi la possibilit de grer lentretien dun produit complexe chez un client comme un bateau, une machine, un avion, un train
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Equation conomique : optimiser les flux de production

Le tableau ci-dessous donne un clairage sur la ventilation des cots des outils de GPAO et de GMAO.
Achat de licences Cot par utilisateur : GPAO
Installation
Maintenance Entre 15% et 22% du prix dachat des licences, selon les diteurs. Entre 15% et 22% du prix dachat des licences, selon les diteurs.
Entre 40 et 150 jours-homme en fonction du primtre fonctionnel et de la complexit des processus (hors 500 (entre de gamme), interfaces et reprise des donnes*, et dveloppements 1 000 (milieu de gamme), spciques), avec un tarif de journe moyen variant 1 500 (haut de gamme). entre 700 et 900 HT.
Cot par utilisateur variable sui- Entre 20 et 80 jours-hommes, selon le primtre foncvant la gamme logicielle choisie tionnel et la complexit des processus (hors interfaces GMAO (rapport de 1 10). et reprise des donnes*, et dveloppements spciques), avec un tarif de journe moyen variant entre 700 et 900 HT.
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GPA O & GM A O : v a l o r i s e r l a g e s t i o n d e l o u t i l d e p ro d u c t i o n
Le retour sur Investissement de la GPAO se mesure la lumire de la rduction du niveau des stocks et des en-cours, loptimisation des achats, le respect des engagements clients, la diminution des heures supplmentaires, llimination des erreurs de fabrication, la diminution des cots de traitement administratifs, lidentication rapide des drives de cots, etc. La refonte des processus avec les mthodes de type Lean* permet daugmenter le ROI par loptimisation des flux de production (juste temps, changement rapide doutil (Single Minute Exchange of Die [SMED]). Le ROI de la GMAO se lie la lumire de laugmentation du taux de disponibilit des quipements, de loptimisation du stock de pices dtaches, de loptimisation de lutilisation des ressources humaines, de la diminution des cots de traitement administratifs, dun meilleur contrle des cots dentretien, de la diminution des pannes, etc.
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Mise en uvre
An de dployer des solutions de GPAO, il est conseill demprunter des mthodologies proches de celles employes pour la mise en uvre dun progiciel de gestion intgr (ERP) et de planier les phases de lancement, cadrage, conception dtaille, construction de la solution, dploiement, support post-dmarrage. Les points dattention et les facteurs conditionnant la russite du projet sont : 1) lanalyse et loptimisation des processus mtiers, 2) la reprise des donnes* (extraction, nettoyage, formatage), notamment des donnes quipements, pices dtaches, gamme de maintenance et programme dentretien prventif, 3) la conduite du changement et le pilotage du projet. Les liens des applications de GPAO et GMAO avec les autres lments du systme dinformation concernent les outils de comptabilit gnrale, auxiliaire, analytique et budgtaire, le Manufacturing Execution System (MES)*, le Product Life Cycle Management (PLM)* et la Gestion des Temps et des Activits (GTA).
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Mot mot
Reprise des donnes : il sagit dune reprise des donnes existantes, souvent hberges dans un autre systme, quil faut donc migrer dun ancien systme vers le nouveau, par exemple. Lean manufacturing : systme dorganisation de la production invent par Toyota et sappuyant sur la mise en ligne des ux de production avec une vitesse dcoulement la plus stable possible (TAKT time) et llimination de toutes les causes de gaspillage (stocks, dfauts, tches sans valeur ajoute, temps dattente, sur production, transports inutiles, etc.). Cest aussi une philosophie damlioration continue de la performance. Manufacturing execution system (MES) : systme informatique dont les objectifs sont d'abord de collecter en temps rel les donnes de production de tout ou partie d'une usine ou d'un atelier. Product life cycle management : cette famille dapplicatifs permet de grer un produit en conguration. Gestion des temps et des activits (GTA) : automatisation et suivi des temps de travail du personnel.
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ERP Infos : www.erp-infos.com/index.php
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Matriser les cots de conception dun produit
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Grer la qualit et le cycle de vie du produit

Quel que soit le secteur dactivit, la phase de conception dun produit est une tape critique et complexe. La matriser permet de maximiser les chances de russite de la mise sur le march, doptimiser le retour sur investissement [ROI] et de piloter lvolution technique et la capacit de maintenance du produit chez les clients. Grce aux nouvelles technologies, de nouveaux outils ont t dvelopps pour aider lentreprise dans la mise en uvre (ralisation, conception, travail collaboratif) et la traabilit du produit, an de matriser les cots de production et damliorer la satisfaction client. Deux dentre eux sont particulirement adapts : le Product Life cycle Management [PLM] et la Conception Assiste par Ordinateur [CAO]. PLM : une exploitation optimise des donnes Produits ds la phase de conception Le PLM renvoie la gestion de processus intgrs permettant les validations ncessaires pour la qualit et la performance dun produit. Vritables outils de gestion des composants assembls, les diffrentes applications du PLM permettent de gnrer la conguration prcise dun produit, den assurer la validation par les mtiers impliqus ds la phase de conception (bureaux dtudes, production, qualit, achats) et facilitent ltablissement dune conguration telle que conue. La gestion des diffrentes congurations (telle que conue, telle que construite et telle que maintenue) permet de suivre le cycle de vie du produit. Chaque modication de conguration est rpercute aux diffrentes tapes (conception, approvisionnement, production), ce qui permet damliorer la traabilit. CAO : llaboration de maquettes numriques La CAO est considre comme un outil part entire dans une dmarche de PLM. Elle permet deffectuer les simulations et calculs ncessaires llaboration dune maquette numrique, moins coteuse que les maquettes ou prototypes physiques.
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quation conomique : entre 50 000 et 300 000 dinvestissements

Les investissements dans un projet de PLM varient suivant la taille de lentreprise et le dimensionnement du projet. Ils oscillent entre 50 000 (pour une PME de 10 15 personnes impliques dans le processus) et 200 000 400 000 (pour une socit comptant une quarantaine de collaborateurs impliqus). La reprise des donnes* et les spcicits mtiers, qui peuvent tre plus ou moins fortes, constituent dautres paramtres dans le montant des investissements prvoir. Ces investissements se rpartissent en plusieurs postes : Les licences, dont le cot est fonction du nombre dutilisateurs, Linstallation et le paramtrage du logiciel, La migration de donnes, qui peut tre gre par des intgrateurs, des Socits de Services Informatiques [SSII] ou des cabinets spcialiss, La formation et laccompagnement des utilisateurs (ne pas ngliger les rsistances au changement qui peuvent tre fortes). Les entreprises se font parfois accompagner de consultants en assistance matrise douvrage [MOA] pour piloter le projet et les prestataires et mieux garantir les objectifs du projet. Le retour sur investissement dun projet de PLM bien men se calcule en intgrant plusieurs donnes : Gain de productivit dans la conception dune machine laffaire en rutilisant des fonctions du rfrentiel produit. Le PLM permet en effet de reprsenter un rfrentiel des composants pouvant tre rutilis plus facilement dans une nouvelle machine, Gains en qualit, Gain de temps pour les diagnostics lors dune panne, Gain dchanges au sein de lentreprise, Rduction des cots de maquettage ou prototypage (CAO). Un projet de PLM permet une rduction de 20 30% du temps de conception dune machine.
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M a t r i s e r l e s c o t s d e c o n c e p t i o n d u n p ro d u i t
Le retour sur investissement dun projet de PLM bien men se calcule en intgrant plusieurs donnes : Gain de productivit dans la conception dune machine laffaire en rutilisant des fonctions du rfrentiel produit. Le PLM permet en effet de reprsenter un rfrentiel des composants pouvant tre rutilis plus facilement dans une nouvelle machine, Gains en qualit, Gain de temps pour les diagnostics lors dune panne, Gain dchanges au sein de lentreprise, Rduction des cots de maquettage ou prototypage (CAO). Un projet de PLM permet une rduction de 20 30% du temps de conception dune machine.
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Cas praTIC : des dlais de conception courts

Le PLM et la CAO sont utiliss pour modliser de simples prises lectriques, des avions, des voitures ou des machines complexes. Dans cette PME de 90 personnes, qui construit des machines complexes pour lindustrie alimentaire, chaque machine est unique mais prsente des fonctions communes, et certains composants sont rutiliss. La mise en place dun PLM avec CAO a permis : De constituer une vritable bibliothque de composants rutilisables dj modliss, dont les variables (certaines dimensions, proprits) peuvent tre facilement contextualises pour chaque machine, Le traitement des nomenclatures pour ensuite alimenter les achats, les stocks et la production, ainsi que lidentication des pices de rechanges pour le service aprs-vente, Lamlioration de la chane qualit : plateau de rexion autour dune maquette 3D avec les dpartements concerns (qualit, achats, etc.). Le projet a dur 6 mois avec une migration de donnes dlicate (reprise des chiers CAO 2D). Six mois de plus ont t ncessaires pour que le bureau dtudes en ait la totale matrise. Le cout total fut denviron 150 000 puis 30 000 daccompagnement aux processus et au changement. Finalement, la dure de conception des machines (de 150k 800k) a t rduite de 1 mois, avec une meilleure rutilisation des composants et une meilleure mise jour qualit des composants unitaires. 40 60 machines sont fabriques annuellement. Rapidit, meilleure qualit, moins de prototype, plus de simulation numrique (y compris pour prvoir le montage), image valorise auprs des clients (les commerciaux ont t quips de maquettes numriques) : les effets connexes positifs ont t nombreux !
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Mise en uvre
Tout fait abordable, la mise en place dun outil de PLM requiert rigueur et prcision. Quatre tapes incontournables prsident sa russite : 1.Mise en vidence des processus cls et des spcicits de lentreprise, 2.Analyse rigoureuse des fonctions du (des) logiciel(s) propos(s), 3.Dnition du primtre dintervention avec le prestataire choisi, 4.Formation et accompagnement des utilisateurs. Les applications dun outil de PLM couvrent la conception, lingnierie, la production et la maintenance du produit. Les logiciels de CAO sont le plus souvent accompagns dune application permettant de grer des tches connexes (assemblages par exemple).
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Mot mot
Reprise des donnes : il sagit dune reprise des donnes existantes, souvent hberges dans un autre systme, quil faut donc migrer dun ancien systme vers le nouveau, par exemple.
Aller plus loin

Association franaise des utilisateurs de PLM / SGDT : www.fpdmug.org Portail CAO / PLM : www.cao.fr
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Crer sa boutique en ligne et grer ses ventes
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Gnrer du chiffre daffaires avec le e-commerce

80% des clients potentiels consultent Internet avant de raliser un achat. Cette statistique, qui traduit un profond changement dans les habitudes de consommation, rvle galement le potentiel du e-commerce pour les entreprises, quelles que soient leur activit et leur taille. Pourtant, si lon recense 70 000 sites marchands en 2010, 3% seulement du commerce de dtail transitent par ce canal et de nombreuses entreprises ne protent pas encore des opportunits offertes par le e-commerce et les nouvelles technologies pour accrotre leur chiffre daffaires. Quentend-on par e-commerce ? Si 2 millions d'entreprises et plus de 300 000 commerces de proximit, artisans et entrepreneurs n'ont pas les mmes attentes, cest que la vente en ligne (directe ou induite) recouvre plusieurs ralits. Les approches sont diffrentes et peuvent tre classes en trois grandes catgories de besoins. Amliorer sa visibilit : le site-vitrine est un outil de communication destin, avant tout, prsenter son activit, sa socit, ses services. Lobjectif est davoir un contenu riche et actualis, an damliorer le rfrencement* naturel, sa position sur les moteurs de recherche et donc les opportunits dtre repr par un prospect. Prsenter son catalogue et capturer des informations sur les visiteurs : lobjectif est de gnrer des contacts commerciaux, sans possibilit dachat en ligne. Vendre en ligne : cest le socle du e-commerce. Le site marchand prsente alors toutes les fonctionnalits pour un achat on-line : contenu riche pour prsenter les produits et rassurer lacheteur, panier, moyen de paiement scuris (Paypal par exemple), outils de gestion du site (back-ofce) pour lexploitant. La vente en multicanal* (points de vente physique, places de march* et points de revente en ligne) ne peut tre considre comme de la vente en ligne pure, mais plutt comme un complment, offrant une visibilit supplmentaire. Quels que soient les besoins, la seule cration dun site ne suft pas gnrer du trac, de la visibilit et donc, du chiffre daffaires. Ce sont les oprations de e-marketing que vous mettrez en place (rfrencement sur des comparateurs de prix, e-mailing, gestion de la relation-client, gestion de la chane logistique [supply-chain], etc.) qui seront les cls du succs.
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Equation conomique : entre 10 000 et plusieurs centaines de milliers deuro

Cration du site (navigation, design, contenu), moyens de paiement et e-marketing sont les principaux postes prvoir. Si l'investissement la 1re anne est de l'ordre de 2 000 pour une boutique simple, le rfrencement, la cration des contenus, le graphisme et l'e-marketing (campagnes de mots-cls, moteurs marchands*, publicits) alourdiront la facture, qui pourra osciller entre 10 000 et plusieurs centaines de milliers deuro. Bien dnir vos objectifs (nombre de visites, prospects, chiffre daffaires attendu, panier moyen, richesse de loffre, moyens marketing affects pour dclencher lachat) permettra dtablir vos attentes en termes de retour sur investissement, notamment le temps au bout du quel le site sera rentable. Bon savoir Crer son site et le grer est une chose, mais ne perdez pas de vue des notions importantes : 1.Les technologies et l'environnement changent trs rapidement. Appuyez-vous sur une solution volutive et prenne pour bncier des dernires opportunits offertes sur le march : solutions de paiement novatrices, export vers les places de march, liaisons avec la gestion, logistique, etc. 2.Pensez au support utilisateurs. Une assistance tendue, des coachings et des formations permettront vos quipes de dmarrer mais aussi de progresser. 3.Faites-vous accompagner et conseiller. Dans un domaine aussi rcent mais au potentiel commercial fort, les experts peuvent vous aider vous organiser et dcoller plus vite et mieux. 4.N'oubliez pas la abilit et la scurit. Votre fournisseur doit prouver le srieux de son hbergement, garantir la scurit des donnes, etc.
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C r e r s a b o u t i q u e e n l i g n e e t g re r s e s v e n t e s
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Mise en uvre
Lors de sa cration, pensez lvolution possible de votre site, cela vitera de repartir de zro si vous souhaitez lenrichir par la suite. Les prestataires qui vous aideront dans la cration et la mise en place de votre projet de vente en ligne sont, au choix, et suivant vos besoins : Les SSII (socits de services informatiques) qui sont requises pour des besoins spciques et des projets importants, impliquant par exemple une refonte des processus. Les diteurs de logiciels et solutions qui s'interfaceront avec votre site pour l'alimenter (catalogue, niveaux de stocks/base clients, commandes, etc.). Les agences web qui proposent des services cls-en-main et disposent de tous les outils pour vous accompagner et vous conseiller (gestion et visibilit de votre continu). Les plateformes de e-commerce qui offrent tous les outils standardiss mais pas toujours la possibilit de personnaliser son site. Cest une bonne solution pour dmarrer. Attention, demandez davoir la main sur le back-ofce* et ladministration du site, vous pourrez ainsi raliser en interne la publication des contenus et les mises jour. Dans la gestion quotidienne de la vente en ligne, cinq types de partenaires sont incontournables : Offreurs de moyens de paiement scuriss, destins simplier l'acte d'achat de vos clients et les rassurer, Les moteurs marchands*, qui gnrent du trac sur vos produits rfrencs sur leur plateforme, Les places de march sur lesquelles vous pouvez revendre vos produits, Les logisticiens qui stockeront ventuellement vos produits, les transporteront, etc. Une fois runis les outils technologiques, cest la gestion des contenus et les mises jour, les moyens marketing affects pour transformer les prospects en clients, et votre capacit dliser vos clients qui feront la diffrence.
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Mot mot
Rfrencement : consiste travailler le contenu et la visibilit de votre site dans les moteurs de recherche pour obtenir de bons rsultats sur les mots-cls qui concernent votre activit. Multicanal : Internet bouleverse le paysage de la distribution en facilitant la vente entre particuliers (CtoC), des professionnels aux particuliers (BtoC) mais aussi entre entreprises (BtoB). La vente multicanal consiste proter de ces diffrents moyens de vente. Place de march : site Internet qui permet des entreprises ou des particuliers de publier des produits pour les vendre aux enchres ou sous forme de petites annonces. Back-ofce / administration du site : votre site repose sur un systme de gestion et de publication de contenu, l'interface d'administration vous permet de le grer de manire autonome. Moteur marchand / Comparateur de prix : ces sites publient de riches catalogues et donnent une grande visibilit aux sites marchands qui ils proposent des clics, leur apportant des clients.
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Aller plus loin

Guide des Fichiers et du Marketing : e-commerce / e-marketing disponible sur le site www.gfm.fr
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CRM : optimiser la relation-client et la gestion du Service Aprs-Vente (SAV)
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Recruter des clients, augmenter les ventes et maximiser les cots marketing
Le Customer Relationship Management [CRM] ou Gestion de la Relation-Client [GRC] permet de contrler lensemble des processus intervenant dans le suivi client dont le Service Aprs-vente [SAV], en exploitant efcacement sa base clients, en la segmentant suivant des critres personnalisables de faon intervenir en consquence. Bien utilis, le CRM permet dagir sur trois leviers fondamentaux : les clients et les prospects : an de comprendre leurs besoins pour adapter loffre, amliorer le taux de transformation, crer et/ou prenniser une relation. les cots marketing : an de proposer des produits et services au meilleur rapport qualit / prix, surveiller les dpenses marketing, mesurer trs nement le retour sur investissement de campagnes cibles ou de tests. le travail des commerciaux : au travers de fonctionnalits permettant la gestion des actions des commerciaux depuis la relance tlphonique, le suivi des rendez-vous, la gestion des affaires jusqu la signature des contrats. Au-del de la collecte dinformations, le CRM permet dautomatiser les processus dentreprise travers diffrents points de contacts possibles (marketing, ventes, aprs-vente, assistance technique, etc.) en les concevant comme des canaux de communication multiples et interconnects. Il offre de nombreuses applications : Fournir des informations au client sur ltat dune commande, la facturation, la livraison, le statut dune rparation effectue par le service aprs-vente, etc., et disposer dun historique complet des changes avec le client, Adresser au client un suivi automatique de lavancement de la rsolution dun problme pour viter les appels inutiles et le rassurer quant au traitement de sa requte, Grer les priorits avec des procdures descalade lorsquun ticket SAV nest pas rsolu dans un temps donn, Proposer de nouveaux services grce un meilleur suivi des comptes clients et lintgration des nouvelles technologies, Segmenter et proler la base clients & prospects an de proposer des produits & services plus nement adapts leurs besoins, Toucher tous les contacts avec un rythme et un contenu prcis et dni, Tracer et partager lensemble des actions des quipes de vente an de permettre un pilotage n et une priorisation des cibles et des actions par un ensemble de rapports par vendeur, par produits, par rgion, Grer les les dattentes dans le standard tlphonique : indiquer au client le temps dattente, permettre des accs prioritaires pour les contrats Gold . propos du SAV Chaque entreprise en a sa propre dnition. Le primtre du SAV de chacune uctue au gr des rorganisations et de lvolution de loffre. Tous ces services peuvent (ou non) faire partie de ce que l'on appelle le SAV. Ils peuvent (ou pas) tre grs en centres de prots. Ainsi, les processus manuels peuvent tre remplacs par des ux automatiss plus efcaces et plus ractifs. En substituant des documents lectroniques aux supports imprims, vous contrlez plus troitement vos oprations et protgez les informations condentielles.
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C r e r s a b o u t i q u e e n l i g n e e t g re r s e s v e n t e s
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Equation conomique : un ticket dentre 250

Le prix dun CRM varie en fonction des fournisseurs, des besoins et de la taille de lentreprise. Il existe des logiciels on-line gratuits qui rpondront aux attentes de certaines TPE/PME. Les diteurs de logiciels proposent des applications plus compltes destines aux moyennes et grandes entreprises. 250 est le ticket dentre pour une solution payante adapte aux besoins des petites entreprises. La rentabilit dun CRM se calcule suivant lquation : Rentabilit = gains investissements. Les gains sont obtenus en additionnant : augmentation du chiffre daffaires et conomies ralises. Les investissements sont gaux aux cots de licence, de matriel et de maintenance. Il est possible de calculer le ROI dun CRM partir de plusieurs indicateurs comme le chiffre daffaires ralis avec les nouveaux contacts, la rduction du nombre de clients dormants , laugmentation du panier moyen, le chiffre daffaires gnr par rapport au montant dpens en marketing (rduction du cot dacquisition des clients), le chiffre daffaires ralis avec les meilleurs clients (grce la segmentation de la base).
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Cas praTIC : Un dploiement rapide et oprationnel en une semaine

IPP Logipal est spcialise dans la gestion et la location de palettes. An de rpondre au mieux aux demandes de ses clients, cette entreprise base Trlaz (Maine-et-Loire) a dcid de squiper dun CRM an de coordonner sa force commerciale rpartie sur plusieurs sites, tout en gardant une vue cohrente des dossiers clients. IPP Logipal souhaitait une mise en uvre rapide, sans perturber ses collaborateurs. Lentreprise a opt pour une solution volutive qui a ensuite t adapte dautres besoins tels que le suivi des incidents, la mise en uvre dune plateforme de reporting ou lenvoi automatique de rapports dimmobilisation des palettes chez les clients. La solution choisie a t dploye dans diffrentes liales du groupe (Angleterre, Pays Bas) sur priode dune semaine !
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Mise en uvre
La mise en place dun outil CRM impose des modications structurelles, de comptences et de comportements au sein de lentreprise. Il existe de nombreux produits quil faut savoir slectionner car tous ne sont pas facilement adaptables au sein des structures. Ils requirent : Limplication et le soutien de la Direction Gnrale, Limplication des utilisateurs eux-mmes reprsents par un matre douvrage, Lallocation dun budget raliste, La rdaction dun cahier des charges des besoins en collaboration avec les utilisateurs, Laccompagnement du changement et la mise en avant de la politique des petits pas. Il est inutile de procder des changements radicaux car les mentalits ne suivront pas. La formation et la communication seront indispensables pour favoriser ladhsion au projet, La mesure prcise des performances du projet (gain de CA, marges, gain de productivit, conomies ralises, etc.). Les indicateurs et les reportings doivent tre prcis et rguliers, an dapporter les correctifs ventuellement ncessaires.
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Aller plus loin

BRM Freehead propose un simulateur Excel pour le calcul du ROI de votre projet CRM sur le site : www.brmfreehead.com
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Les outils numriques de veille et la gestion des connaissances
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Collecter et analyser linformation pour faciliter la dcision

Soumises un environnement concurrentiel soutenu, les entreprises doivent relever le d de linnovation pour rester comptitives. Le cycle de vie des produits se raccourcit, obligeant les socits se diffrencier en anticipant les tendances an de prserver, voire daccrotre, leur rentabilit. Lobservation du march et lanalyse qui dcoule de cette veille concurrentielle reposent sur la collecte dinformations et de donnes, qui proviennent dindicateurs internes (service clients, comptabilit, service achats) ou externes (Internet, base de donnes). Ce processus permanent d'observation et d'analyse recouvre plusieurs ralits dont la nalit est d'optimiser la prise de dcision : Accompagner la stratgie et rduire les incertitudes, Surveiller son environnement (concurrents, fournisseurs, marchs), Accompagner et anticiper les volutions technologiques, Devancer les volutions rglementaires et normatives, Suivre les appels d'offres, Prvenir toute attaque la notorit et l'image de l'entreprise, de ses dirigeants et de ses produits. Face laccroissement du volume de donnes collectes, les outils numriques permettent de dtecter, dorganiser, de structurer et de diffuser l'information pertinente et constituent une aide la dcision du dirigeant. Deux familles doutils facilitent la gestion de ce processus : les outils de veille (recherche et collecte dinformations) et les outils de knowledge management (organisation des donnes collectes an de mieux les interprter, les analyser et les diffuser). Ces fonctions peuvent tre intgres dans des plateformes d'intelligence conomique, qui sont des outils couvrant l'ensemble du cycle de l'information.
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quation conomique : partir de 5 000 dinvestissements

La mise en place dun outil de veille et de gestion des connaissances peut tre envisage partir de 5 000 dinvestissements (cots d'acquisition des licences) auxquels se greffent les cots de maintenance, estims 15 % du cot des licences. Le nombre de postes-utilisateurs installs ou connects l'application, les fonctionnalits proposes par le logiciel, la gestion du multilinguisme, les dveloppements spciques sont des paramtres qui impacteront le cot nal. Calculer le retour sur investissement [ROI] en matire de veille et de gestion des connaissances semble dlicat au premier abord. La rentabilit dun tel outil est lie au cot de la non-information, cest--dire le risque de prendre une dcision stratgique errone ou de la prendre tardivement. Ce nest pas tant le retour sur investissement de l'outil qui est mesur, mais l'efcacit de la cellule de veille par rapport une situation antrieure. Ds lors, l'analyse du ROI porte sur des lments plus qualitatifs comme le gain de temps dans la collecte des donnes, la pertinence des rsultats remonts, le nombre de sources en surveillance, le nombre d'interactions entre les acteurs intervenant dans le processus de veille et de partage des connaissances
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Cas praTIC
La socit Vecteur Plus offre une gamme de service dans le domaine de la dtection d'opportunits commerciales. Cre il y a une quinzaine d'anne, elle a du faire voluer ses modes de production et introduire des outils numriques. Elle sert aujourd'hui 6 500 entreprises clientes pour environ 19 000 utilisateurs. Les prestations de veille proposes passent par la mise disposition de bases de donnes aux clients. Ces accs proposs sous forme d'abonnements sont complts par des services valeur ajoute : alertes sur les appels d'offre, analyse, intgration des donnes dans les applications de gestion de la relation client.
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Le s o u tils n u m r i q u e s d e v e i l l e e t l a g e s t i o n d e s c o n n a i s s a n c e s
Les deux tiers des effectifs de la socit - qui compte 300 salaris - participent la production des donnes d'information. Le processus de production passe par des phases de collecte des donnes, ddoublonnage, indexation et qualication. Il s'agit d'un processus industriel trs norm sur lequel l'impact des technologies numriques a des effets leviers dterminants. L'automatisation des tches dcrites a un effet direct sur le ratio volume de donnes traites et le temps de l'oprateur ddi la ralisation, l'excution de la tche. L'intgration de plusieurs plateformes de veilles dans la socit Vecteur Plus a permis de gnrer des gains de temps considrables. Aujourd'hui la socit traite plus de 5 000 sites Internet sous surveillance automatise. Elle est en mesure de fournir ses clients en information qualie J+1. Le recours des plateformes de veille est aujourd'hui une condition indispensable son activit.
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Mise en uvre
La plateforme de veille doit tre intgre au systme de gestion des connaissances qui assure la diffusion et l'exploitation des donnes collectes. L'interfaage peut tre ralise avec les applications telles que le CRM (on parle alors de datamining ou fouille de donnes dans les chiers clients). Le logiciel de veille peut aussi tre connect aux donnes hberges dans les bases de connaissance existantes dans l'entreprise (plateforme de production et d'hbergement de contenus, banques de donnes internes, bibliothques numriques diverses). Le tout peut constituer un systme de business intelligence qui agrge les fonctions de recherche, de diffusion, de traitement et d'analyse pour au nal produire un outil d'aide la dcision. Deux stratgies peuvent tre envisages lors de la mise en place dun outil de veille : L'application logicielle installe dans l'entreprise, sur un poste client (version monoposte) ou en solution client/serveur pour le multiposte (prvoir un serveur ddi ou bien hbergeant plusieurs applications). L'application logicielle hberge l'extrieur de l'entreprise (directement chez lditeur ou chez un prestataire). Ce sont les offres logicielles en version SaaS (Software as a Service) ou en web-service.
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Mot mot
Datamining : technologie permettant l'exploration dimportants volumes de donnes pour les transformer en informations exploitables. Text mining : mme principe que le datamining, mais il concerne l'automatisation du traitement de donnes textuelles. Crawler (dun moteur de recherche) : agent ou robot d'un moteur de recherche qui indexe des contenus web pour les restituer dans des pages de rsultats. Knowledge management (gestion des connaissances) : outils et mthodes de gestion des informations acquises et prsentes dans une entreprise. Agent intelligent : logiciel de veille spcialis dans la recherche d'informations, la surveillance de sites Internet et la production de processus d'alerte. Flux RSS : ux permettent une surveillance automatise des mises jour de sites suivis, sans se rendre manuellement sur ces sites. La lecture de ces ux se fait avec un agrgateur (lecteur en ligne ou lecteur intgr).
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Aller plus loin

Guide des fournisseurs de solutions de veille et d'intelligence conomique : http://guideie.gi.asso.fr/ (dit par le Groupement franais de l'industrie de l'information).
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Les Green Tech, o comment lIT accompagne le dveloppement doutils et usages co-responsables
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Un levier de progrs et doptimisation des processus

Les technologies et usages numriques responsables et durables, Green IT en anglais, apportent des rponses concrtes aux problmatiques de dveloppement durable, de gestion des ressources et de rduction de lempreinte cologique de tous les secteurs de lconomie. Elles peuvent tre dnies comme lensemble des mthodes, logiciels, matriels, services et processus qui : promeuvent les initiatives valorisant le respect de lenvironnement, amliorent le cadre de vie des citoyens et de travail des salaris, aident les entreprises grer lvolution du cadre rglementaire li lenvironnement, participent la croissance verte en encourageant les effets de levier positifs des TIC sur lenvironnement et les conditions sociales. Les technologies et usages numriques sont incontournables pour glisser vers une conomie positive, en permettant notamment la dmatrialisation des supports et processus physiques et en contribuant la rduction de lempreinte environnementale des processus industriels et logistiques. Lentreprise dispose ainsi d'un levier de progrs considrable, dans un esprit double dtente : Rduire limpact de linformatique sur lenvironnement par une dmarche co-responsable (Green IT), Intgrer les projets informatiques verts au cur des mtiers des entreprises usagres (IT for Green).
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Equation conomique : 25% de la croissance mondiale

Ces technologies et usages numriques contribuent aussi la rduction des cots directs et indirects auxquels lentreprise est soumise, en laidant : Rduire le volume dimpression et de papier (dmatrialisation des supports), Limiter les dplacements avec des pratiques comme le tltravail ou la tl-prsence (dmatrialisation des processus), Optimiser les processus mtiers, Valoriser lco-conception (conception assiste par ordinateur, simulations, tests numriques). Les TIC contribuent pour prs de 50% la croissance de la productivit de l'UE et reprsentent plus de 25% de la croissance mondiale (30% dici 5 ans). L'conomie numrique est donc le principal levier de gain de comptitivit des conomies dveloppes. Mais loptimisation des technologies et processus existants nest pas sufsant. La part de l'conomie numrique dans le PIB de la France nest que de 6% contre 13% aux Etats-Unis et 17% en Core du Sud. Il appartient aux acteurs franais du domaine de faire converger conomie, dveloppement durable et NTIC pour soutenir la croissance. Sur un plan micro-conomique, les bnces et conomies rendus possibles par le dveloppement durable sont bien rels, l aussi : Rduire les consommations de ressources en optimisant les process, Innover par lco-conception pour gagner de nouveaux marchs et crer de la valeur ajoute, Motiver les collaborateurs an de stimuler la cration et linnovation, Anticiper les volutions rglementaires et concurrentielles (gestion de la veille).
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L es G re e n Te c h , o co mme n t l IT a cco mp a g n e le d v e l o p p e m e n t d o u t i l s e t u s a g e s c o - re s p o n s a b l e s
ACTUALITS
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Cas praTIC : la cration dun ple numrique pour les professionnels de la martique
La martique est une nouvelle discipline mise en place par la Chambre de Commerce et dIndustrie du Havre avec les professionnels de la mer et du uvial. Elle concerne les activits de la pche, le transbordement de passagers, la logistique portuaire, le transport de marchandises, la scurit en mer, la gestion de la ressource, la connaissance des fonds marins, le nautisme, lenvironnement, la gestion des risques, lamnagement ctier et les interfaces terre-mer, la navigation, la conception des navires. Le ple martique sera la plate-forme ddition dapplications de simulation, et plus gnralement de dveloppement de solutions relevant de son primtre. Il aura plusieurs fonctions : Exprimenter et dvelopper de nouvelles solutions numriques rpondant aux besoins des professionnels de la mer : quipements, logiciels, applications, protocoles, capteurs, Mettre disposition des ressources et services, disponibles au sein dun rseau de partenaires, pour faciliter le dveloppement de nouvelles applications informatiques ou/et lectroniques, leur pr-industrialisation et leur industrialisation, Regrouper, dans des bibliothques lectroniques , les applications spciques aux activits maritimes. Lobjectif de ce ple est doffrir aux PME du secteur concern la possibilit de disposer dune application de simulation pour scuriser leurs investissements et leurs pratiques futures. Aujourdhui, les professionnels de la mer ne disposent pas dapplications de simulation abordables pour tester virtuellement la faisabilit dun scnario avant, ventuellement, de le concrtiser dans le rel. En effet, les cots sexpriment jusque-l en milliers voir en millions deuros, pour parfois une seule utilisation. Base sur des modles thoriques mathmatiques, la simulation numrique sert tudier le fonctionnement et les proprits d'un systme modlis pour en prdire son volution. Loptimisation des ux dans une zone dentreposage, la rsistance d'un port offshore la houle, la formation du personnel navigant ou les prvisions de rendement annuel dune olienne en mer sont quelques-uns des systmes modliss dans le secteur maritime.
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Aller plus loin

Vision et recommandation sur le Green IT et le dveloppement durable par Syntec numrique, Srie de 10 thmatiques cl pour lutilisation de linformatique comme levier de dveloppement et de croissance durables disponible sur le site www.syntec-numerique.fr Le site de la Chambre de commerce du Havre: www.seagital.com
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ACTUALITS
Les Rseaux Sociaux
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Renforcer la stratgie de marque et interagir avec ses publics

Certains spcialistes considrent que les rseaux sociaux permettent lavnement dune quatrime gnration de systmes dinformation, aprs la rvolution des systmes centraliss , des micro-ordinateurs (PC et logiciels individuels) et celle dinternet (e-mail, moteurs de recherche).
Mainframe 1970s
PC 1980s
Internet 1990s
Social Networking Today
On distingue les rseaux ouverts*, souvent gratuits et ouverts tous, des rseaux ferms*, payants ou rservs un groupe (alumni, entreprise, membres dune association ou dun club). En 2010, 73% des internautes disposaient dau moins un compte (une page) sur un rseau social ouvert1 . De nombreux usages se dveloppent autour de ces outils, et notamment pour les entreprises :
Maintenir le contact avec ses publics & dvelopper un rseau

Au plan individuel, le premier usage consiste partager des informations avec ses relations puis dvelopper son rseau, selon ses objectifs et les opportunits. Chacun peut en effet grce aux rseaux sociaux et pour un cot quasi-nul, partager des chiers (photos, textes, vidos), commenter lactualit, partager ses passions, changer avec une communaut dintrt, savoir ce que font ses contacts, les sujets qui les intressent, quels vnements ils seront prsents
Identifier des collaborateurs ou des fournisseurs, connatre ses partenaires, etc.

Dans les rseaux sociaux ouverts, quils soient usage personnel ou professionnel, les membres se dvoilent, voquent leur travail et leurs responsabilits, leurs centres dintrt, leurs expriences et partageant mme leur liste de contacts. Dsormais, les responsables de recrutement utilisent les rseaux sociaux comme un outil complmentaire au CV pour dcouvrir un candidat. Avec quelques drives parfois. Bien matriss, ces usages deviennent essentiels pour lentreprise car ils sont une ouverture vers une meilleure connaissance mutuelle. Certaines entreprises qui ont compris lintrt de ces espaces ouverts forment leurs collaborateurs au personal branding pour quils amliorent leur e-rputation.
Renforcer limage de marque de lentreprise

Les rseaux sociaux constituent galement un lieu de rencontre et dchanges entre lentreprise et ses publics (clients, prospects, fans actifs, leaders dopinion de son march). Le service marketing-communication peut ainsi travailler avec les nouvelles technologies pour adresser des messages de manire cible et personnalise, en cohrence avec la communication institutionnelle qui demeure indispensable. Cest surtout ce niveau que les marques peuvent grer leur communaut. Les mdias sociaux seront de plus en plus systmatiquement intgrs la stratgie mdia de lentreprise (quipe ddies budgets prvus, etc.). Certains experts marketing afrment quavec lmergence des rseaux sociaux, les marques nappartiennent plus leurs propritaires mais leurs publics et leurs cibles, qui sexpriment. Ces fans ont un pouvoir grandissant et peuvent inuencer trs concrtement les dcisions de lentreprise. Les rseaux sociaux permettant videmment dchanger avec eux.
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Les rseaux sociaux privs : faciliter la collaboration au sein de lentreprise

Tous ces usages des rseaux sociaux ouverts sont transposables au sein de lentreprise : communiquer avec son quipe ou avec les membres et parties prenantes dun projet commun, sinformer sur ltat davancement dun travail ou sur la faon dont il a t rparti, connatre les dates et/ou les thmes dune runion, les documents ncessaires, etc. Autant dlments qui facilitent et optimisent la communication interne.
Source1 : tude Nielsen
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L e s r s e a u x s o c i a u x l u s a g e d e l e n t re p r i s e
ACTUALITS
Individus / Groupes
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rseau social dentreprise

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Des socits dcident aujourdhui de crer un rseau social dentreprise avec 100% de leurs employs. Elles y associent mme certains anciens collaborateurs et des sous-traitants, utiles pour la composition dquipes-projets. Certaines constituent des rseaux sociaux privs selon les quipes concernes (RH, commerciaux) ou selon les groupes-projets forms. Dautres en crent de faon transversale, par exemple pour linnovation. Pour autant, il est vain de se lancer dans un rseau social priv sans objectif concret, clair et partag par ses membres. Une mthodologie couramment utilise pour mettre en uvre une stratgie (ouverte ou prive) de rseau social sintitule POST : Personnes Objectifs Stratgies Technologies qui accorde une priorit aux personnes / publics et usagers concerns.
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Les prochains challenges sociaux pour les entreprises Les rseaux sociaux vont impacter les entreprises et leur organisation.
Certains analystes pensent que le CRM va se transformer en social CRM ; les systmes de RH en social RH ; les systmes de gestion de projet en social project management ; et mme la R&D va voluer vers une social R&D, galement appele open innovation. Le management de ces projets ncessitera un community management, qui, daprs les premires expriences, devrait tre conduit par des binmes : comptences-mtiers et comptences technologiques. Les entreprises pionnires qui se lanceront sur les rseaux sociaux ouverts et privs, tout en mobilisant les dpartements concerns pour une coordination stratgique, obtiendront des avantages concurrentiels non ngligeables, au mme titre que celles qui se sont engages les premires sur internet.
Rester vigilant concernant la gestion de limage de marque, de la rputation et des informations stratgiques de lentreprise.
Il est important de rester vigilant sur les comportements et actions des employs qui peuvent poster des messages nfastes et donc vhiculer une image ngative de lentreprise. Les sensibiliser sur leur rle de reprsentation - voire dambassadeurs ds lors quils sexpriment sur lentreprise - et sur la notion de e-rputation est recommand. Il est galement ncessaire de les sensibiliser leur devoir de rserve et au degr de condentialit de certaines activits et missions, lies leur fonction ou plus largement de lentreprise.
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Mot mot
Rseaux sociaux ouverts : ces rseaux sont gratuits. Cest une pure plate-forme web 2.0 dans le sens o cest le user generated content (le contenu gnr) qui en fait la valeur. Les diteurs de ces plateformes mettent de nombreuses fonctionnalits notre service mais ce sont les utilisateurs qui produisent et publient ce contenu. Il existe des leaders mondiaux parmi ces rseaux, et dautres plus locaux. Il y a de plus en plus de rseaux sociaux ouverts de niche (ou rassemblant une communaut). Les internautes qui les frquentent sont des gnrations X (ns avant 1976), Y (ns entre 1977 et 1994) ou Z (ns aprs 1994) et sinterconnectent de faon trs ouverte pour communiquer facilement. Rseaux sociaux privs ou communauts : ce sont les rseaux exclusivement rservs ceux qui y sont accepts et parfois mme qui y sont invits. Cela peut tre lensemble dune entreprise, quelle que soit sa taille, un groupe-projet ou une communaut dexperts. On parle davantage ici des rseaux sociaux dentreprise.
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Dcryptage De quelques notions couramment employes
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Open source : une forme technico-juridique originale dexploitation dun logiciel

Dun point de vue technique, un logiciel est dit libre lorsqu'il est utilisable et modiable sans limitation et qu'il est fourni avec toutes les informations utiles pour cela (code source document et lisible, scripts d'installation, documentation, etc.). Dun point de vue juridique, c'est un logiciel pour lequel lauteur entend partager son monopole, avec ou sans condition de rciprocit, an de favoriser sa diffusion et sa rutilisation par d'autres. Une licence open source accompagne le logiciel an d'assurer ses dtenteurs les droits de le copier, de l'utiliser, de le modier et de le distribuer. Lopen source renvoie le plus souvent un mode de consommation dans lequel lutilisation du logiciel nest pas facture (pas de licence). Les prestations dinstallation et les ventuels modules spciques peuvent ltre. Le cot de ces prestations rete le degr de complexit dintervention et dinstallation du produit ou sa complexit technologique. La gamme des produits open source est vaste. Elle stend des briques technologiques , qui sadressent un public spcialis, aux produits nis tels que moteurs de recherches, post-it , aide- mmoire, messageries ou autres services. Certains hbergeurs commencent proposer des offres Cloud bases sur des briques open source. C'est le cas notamment dOVH avec son offre mini-cloud, tarife partir de 0.01/h.
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Bon savoir
Lopen source nest pas synonyme de gratuit et peut impliquer des cots dinstallation et/ou dobtention de modules spciques. Lditeur cherchera le plus souvent rmunrer les cots de dveloppement de son produit soit auprs de lutilisateur, soit auprs dun tiers (publicit). Dans le cas de lutilisation dun produit ni (comme par exemple dans le cas dun moteur de recherche), aucune question juridique nentre en ligne de compte. Lors quil y a modication des codes sources et dveloppement spcique, il est important de vrier la compatibilit avec vos licences existantes, pour des raisons techniques videntes et pour viter tout risque juridique.
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Cloud computing : quelles ralits ?

Le Cloud computing peut se dnir comme une approche permettant dutiliser des ressources matrielles distantes (serveurs, ordinateurs, etc.) pour crer des services accessibles en ligne. Cette technologie vite aux entreprises de crer, en interne, leurs propres infrastructures serveurs et rseaux. Le Cloud computing permet daccder des ressources mutualises, dmatrialises, contractualises (en termes de performances, de niveau de scurit, de cots), volutives (en volume, fonction, caractristique) et en libre-service. Ces ressources sont accessibles toute personne autorise. Il est possible de crer des runions virtuelles, de modier des documents ou des agendas en temps rel, mme pour des collaborateurs physiquement hors de l'entreprise. Toutes les modications de donnes sont alors synchronises et rendues immdiatement accessibles tous les utilisateurs. Trois grandes familles doffres sont identiables (voir le Livre blanc publi ce sujet par Syntec Numrique) : IaaS (Infrastructure as a Service) : concerne les serveurs, les moyens de stockage, les rseaux. PaaS (Platform as a Service) : concerne les environnements middleware (classe de logiciels permettant plusieurs applications en rseau dchanger des informations entre elles), de dveloppement, de test, etc. Le middleware est prsent dans la technologie de l'information base sur le XML ou les services web. Le pare-feu est galement un exemple de middleware. SaaS (Software as a Service) : concerne les applications dentreprise, comme les CRM, les outils collaboratifs, les messageries, ERP (Enterprise ressource planning). Le mode SaaS est un concept consistant proposer un abonnement un logiciel hberg chez le prestataire plutt que l'achat d'une licence.
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D cryp tag e D e q u e l q u e s n o t i o n s c o u r a m m e n t e m p l o y e s
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Virtualisation & Dmatrialisation : est-ce la mme chose ?

Dmatrialisation des changes : il sagit de la transformation de supports d'informations matriels (le plus souvent des documents papier) en chiers numriques. En langage informatique, dmatrialiser signie transfrer sur support numrique des informations existant sous forme analogique (papier, lm, microlm). Dans ce cas prcis, on parle de numrisation dun document. Dans un autre cas, le document est directement cr sous forme numrique et trait comme tel. La dmatrialisation permet de grer de faon totalement lectronique des donnes ou des documents transitant au sein des entreprises ou dans le cadre d'changes avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs). Virtualisation : cette technologie consiste faire cohabiter sur un seul ordinateur plusieurs systmes d'exploitation comme s'ils fonctionnaient sur des machines distinctes. On appelle serveur priv virtuel (virtual private server ou VPS) ou encore environnement virtuel (virtual environment ou VE) ces ordinateurs virtuels.
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Quels seront vos interlocuteurs cls ?

Dans la phase de conseil et dexpertise : Des consultants en organisation et en systmes d'information pourront vous accompagner dans l'amlioration de la stratgie et de l'organisation de l'entreprise. Ils mettent des recommandations en matire d'architecture et d'volution des systmes d'information, Des consultants fonctionnels spcialiss dans la mise en place d'applications ddies une fonction de l'entreprise. Dans la phase dappel doffre et de ngociation des contrats notamment chez les diteurs : Ingnieurs commerciaux, Ingnieurs avant-vente (en charge d'apporter un appui technique). Dans la phase de conception (puis dvolution) des solutions : Une quipe projet sera runie pour installer, paramtrer la solution suivant les besoins mtiers et faire la migration de donnes (prise en charge par des intgrateurs, SSII (socit de services informatiques), cabinets spcialiss, etc.). Lquipe comprendra des : Intgrateurs, Dveloppeurs, Architectes, Consultants MOA (matrise douvrage applique) qui vous aideront pour le pilotage du projet et des prestataires, an de mieux en garantir les objectifs. Dans la phase de formation et de gestion du changement : Formateurs en informatique, Techniciens de maintenance.
Lors de vos premires dmarches, nhsitez pas contacter les acteurs du dveloppement territorial (Chambres de commerce et dindustrie, Rgions, MEDEF territoriaux, Comit Rgionaux Syntec numrique) qui pourront fournir des premiers lments dinformation et dorientation.
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LES RDACTEURS DES FICHES
Contributeurs
Gilles dANCHALD Charg de mission, Ministre de l'Economie, des Finances et de l'Industrie
Xavier AUTEXIER Dlgu Gnral du SFIB (Syndicat de lindustrie des Technologies de lInformation) et dAlliance TICS
Vincent BARBEY Directeur associ, Ocentis Laurent BLANDIN Directeur Process BPO, Ricoh Jean-Pierre BLANGER Directeur R&D TDM, Ricoh Ludovic BOUR Responsable du dpartement Innovation et Intelligence Economique, ACFCI Herv BOURDON VP marketing communication, Oxatis Jean-Claude BERNARDON Directeur associ, Edixio Andr DAN Consultant et Administrateur dEntreprises internationales et de Clubs Challengy Bernard DUBS Fondateur & Grant-Associ, Cabinet BIT Group Herv DUCRUET Charg de mission, Cefac Jean-Claude ERMENAULT Directeur des Mtiers de l'Economie Numrique, Cefac Gwnal FOURRE Directeur Marketing Partenaires et PME, Microsoft Corinne GRAPTON Directeur des Relations Stratgiques, Ricoh Jaques HEITZMANN Associ-Grant JAITO, Analyste Stratgies Tlcoms & Convergences IP au BIT Group Romain HUGOT Directeur Etudes & Stratgie, SAGE Eric JOYEN-CONSEIL Directeur Groupe, Alexandrie Franois KOEL Directeur-Associ, Advese Rui TEIXEIRA GUERRA Directeur Associ, eFolia Marc WILKIE Directeur des projets stratgiques de croissance, ORANGE Business Services Jean-Michel YOLIN Ministre de l'Economie, des Finances et de l'Industrie
Membres du Comit de relecture finale

Vincent BARBEY Directeur associ, Ocentis Jean-Claude BERNARDON Directeur associ, Edixio Frdric DESCLOS Responsable de l' ECHANGEUR PME - Paris Franois KOEL Directeur-Associ, Advese
Membres du Comit de pilotage

Romain HUGOT Directeur Etudes & Stratgie, SAGE Anne LAURENT Ministre de l'Economie, des Finances et de l'Industrie Benoit LAVIGNE Direction Recherche Innovation Nouvelles technologies, MEDEF Benjamin LEPERCHEY Ministre de l'Economie, des Finances et de l'Industrie Caroline ANDRIEU Affaires conomiques, Syntec numrique
Journaliste en charge du rewritting

Stphane Dubourdieu Directeur, Agence TOUTcrit
Conception graphique : KAM&LEON
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Fiches PraTic A L&#39; Usage Des Dirigeants D&#39; Entreprises

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lusage des dirigeants dentreprise

Se saisir des opportunits offertes par les nouvelles technologies du numrique.

Eric BESSON Ministre charg de l'Industrie, de l'nergie et de l'conomie numrique

Mouvement des Entreprises de France MEDEF

Laurence PARISOT Prsidente du MEDEF

Guy MAMOU MANI Prsident du SYNTEC NUMERIQUE

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Les nouvelles technologies du numrique ?...

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

FINANCE & COMPTABILIT

PRODUCTION & LOGISTIQUE

MARKETING & COMMUNICATION

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

Grer, produire et vendre : les trois rles-cls du chef dentreprise

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

Aller plus loin

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

chaque besoin, son mode dexternalisation

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

Technologie technicocommerciale correspondante

Equation conomique : tout dpend de la taille et de lactivit de lentreprise

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

Larchivage numrique des documents

Archiver, scuriser et retrouver facilement tous les documents de lentreprise

Les services de lentreprise concerns par larchivage

Equation conomique : plus de souplesse avec lexternalisation

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

6 conseils praTIC pour russir son projet darchivage

Aller plus loin

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

La gestion centralise de tous les processus oprationnels

Partager une base de donnes centralise

Equation conomique : plus de souplesse avec lexternalisation

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PILOTAGE DE LACTIVIT INFORMATION

6 bons rflexes lors dune contractualisation

Aller plus loin

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FINANCE & COMPTABILIT

Dmatrialisation des factures et gestion comptable et financire

Simplifier et homogniser les activits administratives et financires

Equation conomique : de 50 75 % dconomie par rapport un traitement papier

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FINANCE & COMPTABILIT

La dcomposition des cots moyens aux diffrentes tapes du traitement

Traitement courrier 0,9

Gestion 6 des litiges 1,8

Source : Arthur D. Little pour Deskmond/Post@xess

Aller plus loin

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FINANCE & COMPTABILIT

Simplifier ses dclarations avec la dmatrialisation

Gain de temps et de productivit

Equation conomique : rduction des cots et des dlais

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Fiches PraTic A L' Usage Des Dirigeants D' Entreprises

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