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Remerciements
La DRIF / Le CDC Gestion Commerce remercie toutes les personnes qui ont
participé à l’élaboration dudit manuel des travaux pratiques.
N.B :
Les utilisateurs de ce document sont invités à communiquer à la DRIF / CDC GC
toutes les remarques et suggestions afin de les prendre en considération pour
l’enrichissement et l’amélioration de ce programme de formation.
DRIF
« Une main sans la tête qui la dirige est un instrument aveugle ; la tête sans la
main qui réalise reste impuissante »
Claude Bernard
- une partie théorique dont nous rappelons les principaux points à traiter,
- une partie pratique qui comprend au moins deux TP à réaliser par les stagiaires
à titre individuel ou en sous-groupes.
Les sujets abordés ici sont totalement interdépendants et présentent une complexité
croissante. Il est donc très conseillé d’assurer une présence continue. Toute absence
portera préjudice à la compréhension des séances ultérieures.
Fiche Module
N° Intitulé
Séquence
Gestion des documents en papier
Les ordres de classement
1
Etude de la norme z 44-001
1. Classement alphabétique
2. Le classement numérique
3. Le classement idéologique 20H
4. Le classement géographique
5. Le classement chronologique
6. Le classement alphanumérique
7. Le classement décimal
Fiche séquence
Partie théorique
Points à traiter
1 Etude de la norme
2 Ordre alphabétique
3 Ordre numérique
4 Ordre idéologique
5 Ordre Chronologique
6 Ordre alphanumérique
7 Ordre géographique
8 Ordre décimal
Partie pratique
TP Etude de la norme AFNOR / classement alphabétique
Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur d’une rubrique
Durée estimée : 20 mn
Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP1 par groupe
Enoncé :
L’ONE, Casablanca
1 Entreprise de Peinture Astral, Casablanca
Société Laitière de l’Ouest du Maroc
Pharmacie de l’Etoile du Sud
Cuisinière Aga, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca
Magasin du Nord Marocain, Rabat
Hôtel des Alaouites, Rabat
Transport Rapide du Nord-Ouest du Pays
Imprimerie Royale de l’Atlas
Pharmacie Ain Sébaa, Casablanca
Société Pull Over, Casablanca
Grand Hôtel, Fès
Travail à faire :
1- En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des
dénominations, ci-dessus, et indexez-les ?
2- Classez les par ordre alphabétique
Corrigé du TP1
Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire Page 5 sur 36
ONE, Casablanca (L’)
ASTRAL, Casablanca (Entreprise de Peinture)
MAROC (Société Laitière de l’Ouest du)
SUD (Pharmacie de l’Etoile du)
AGA, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca
NORD Marocain, Rabat (Magasin du)
ALAOUITES, Rabat (Hôtel des)
NORD-OUEST du Pays (Transport Rapide du)
ATLAS (Imprimerie Royale de l’)
AIN SEBAA, Casablanca (Pharmacie)
PULL OVER, Casablanca (Société)
GRAND Hôtel, Fès
TP 2
Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP2 ; individuel
Enoncé :
2 Société du Verre textile
Yves Saint-Laurent
Savons le Chat
A Tout au beurre
Lignes Aériennes Chiliennes
Lire et relire
Compagnie Générale
Société des Trois Résidences
BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur)
Salon de Coiffure d’Estrées
Compagnie Internationale des Wagons-lits
Société Commerciale franco-polonaise
Travail à faire :
1- En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des
dénominations, ci-dessus, et indexez-les ?
2- Classez les rubriques déjà indexées par ordre alphabétique.
Corrigé du TP 2
VERRE textile (Société du)
SAINT-LAURENT (Yves)
CHAT (Savons le)
TOUT au beurre (A)
LIGNES Aériennes Chiliennes
LIRE et relire
COMPAGNIE Générale
TROIS Résidences (Société des)
BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur)
ESTREES (Salon de Coiffure d’)
WAGONS-LITS (Compagnie Internationale des)
SOCIETE Commerciale franco-polonaise
1 Enoncé :
Votre directeur vous remet les dossiers, ci-après, pour lui préparer le répertoire de l’ordre
numérique, sachant que le dossier «Au Palais des Bijoux» porte le numéro 710.
Vous êtes employé au service de classement d’une importante agence de publicité. Le 10 décembre
dernier, la guichetière du service « offre d’emploi » vous remet sa feuille de la journée sur laquelle
inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insérer une annonce d’offre d’emploi ce jour
là.
Travail à faire :
Présenter dans l’ordre numérique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier
déjà classé portait le numéro 525 ;
Corrigé du TP 3
Liste numérique :
TP L’ordre idéologique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre idéologique
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP 1 : individuel
1 Enoncé :
Corrigé du TP 1 :
Librairie
AL MAARRIF (Librairie)
BELLES images » (Librairie-papeterie « Aux)
BEST-SELLERS (Librairie de)
LIBRAIRIE Internationale
Editions
EDITIONS Maghribines
RENCONTRE » (Editions «)
Grands magasins
2 Enoncé :
Votre chef vous demande de faire un plan de classement d’une documentation relative à
l’équipement du bureau «Installation et ameublement».
Environnement ; insonorisation ; Mobilier ; Siège ; cloisons mobiles ;
Eclairage ; Matériel de rangement ; Dossiers ; Répertoires ; Rayonnages ; Revêtement ; Fiches ;
Mobilier de rangement ; Fichiers ; Bureau ; Tables ; Classeurs ; Ventilation.
Corrigé du TP 3 :
Installation et ameublement
• Environnement
- cloisons mobiles
- Eclairage
- Insonorisation
- Revêtement
- Ventilation
• Mobilier
- Bureau
- Siège
- Tables
• Rangement
- Matériel de rangement
- Dossiers
- Fiches
- Répertoire
- Mobilier de rangement
- Classeurs
- fichiers
- rayonnages
Enoncé :
1 Le responsable du service des achats vous remet divers documents d’un fournisseur. Préparez le
dossier du fournisseur en classant les documents par ordre chronologique.
Corrigé du TP 1 :
2 Enoncé :
Classez donc les lettres en faisant des dossiers individuels et en respectant les règles du classement
chronologique.
Corrigé du TP 2 :
CHAUFFAGE» (Etablissements «)
14 mars N° 1
29 avril N° 2
GEBRANE (Société)
10 mars N° 1
12 avril N° 2
Remarque : on complète l’ordre chronologique par un ordre numérique pour plus de sécurité et
Pour avoir la lettre la plus récente au-dessus dans chaque dossier.
TP L’ordre géographique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre géographique
Durée estimée : 15 mn
Déroulement du TP 1 : individuel
Enoncé :
1
Classer les rubriques suivantes par ordre géographique.
Corrigé du TP 1 :
CASABLANCA
COOPERATION Ouvrière
DIAMANT Bleu» (Bijouterie «Au)
MEKNES
SOCIETE Industrielle Gazière
RABAT
OFFICE National de l’électricité
UNION Marocaine du Travail
SAFI
AMEUBLEMENT (Compagnie Civile d’)
LA FAYETTE et Fils (Etablissement)
Enoncé :
1
Classer les rubriques suivantes par l’ordre alphanumérique :
Corrigé du TP 1 :
C
COUTURE du Coin (La Grande) 1
CAISSE Nationale de Sécurité Sociale 2
CASABLANCA (Hôtel) 3
F
FRANCE (Restaurant de la Route de) 1
H
HILALI et Fils (Auto-Ecole) 1
M
MAMOUNIA (Hôtel la) 1
N
NORD (Etablissement la Pelote du) 1
NADIR (La Revue de) 2
Enoncé :
2 Vous êtes secrétaire à l’assurance YASMINE, bd Zerktouni – Casablanca. Vous avez décidé de
classer les dossiers suivants par ordre alphanumérique.
Corrigé du TP 2
A
ATELIER d’Art chinois 1
AIT ALI (Compagnie Générale) 2
F
FATIMA-EZOHRA(Hôtel Lalla) 1
G
GENERALE de Surveillance (La) 1
GALERIE de la Ville (La Grande) 2
GRANDE Biscuiterie Libanaise 3
S
SAIN-HILAIRE (Horloge) 1
SOUR (Transport de la Flèche du) 2
SOCIETE Générale Pâtissière 3
Enoncé :
1 Classez les rubriques, ci-dessous, qui correspondent à quelques-unes des divisions d’un ouvrage
documentaire sur les jeux.
200 Pigeon vole 102 Tennis
121 Croquet 203 Jacques a dit
31 Jeux de cartes 1230 Lyonnaise
310 Cartes classiques 311 Cartes spéciales
32 Dominos 123 Boules
12 Billets et boules 1 Jeux d’adresse
3111 Tarots 3102 Nain jaune
10 Jeux de balle 22 Ombres chinoises
3 Jeux de réflexion 2 Jeux de malice et d’observation
11 Jeux de ballon 302 Autre jeux de damier
300 Echecs 30 Jeux de damier
301 Jeux de dames 20 Jeux en commun
1231 Pétanque 201 Colin-maillard
204 Statues 3100 Bataille
122 Quilles 3110 Sept familles
3104 Canasta
Corrigé du TP1 :
Enoncé :
Voici un extrait du plan comptable : les comptes de bilan.
2
-43 Etat -21 Immobilisations -40 Fournisseurs -16 Emprunts à plus d’un an
-10 Capital -35 Produits finis -214 Matériel et outillage -41 Clients
-30 Marchandises -420 Avances et -100 Capital social -42 Personnel
comptes personnel personnel
Corrigé du TP 2 :
16 Emprunts à plus d’un 216 Autres 370 Emballages perdus 46 Débiteurs et créditeurs
an immobilisations
corporelles
375 Emballages
récupérés
Fiche séquence
Filière Assistant Administratif
Séquence N° 2 Effectuer les opérations de classement selon les différents Temps prévu : 5H
procédés
Objectif de la Définir le procédé de classement approprié au matériel utilisé
séquence : en fonction du système de rangement prévu, en assurant une
bonne conservation.
Partie théorique
Points à traiter
Partie pratique
Exercice 1
Objectifs ciblés : connaître les systèmes de fermeture des certains meubles de classement
Durée estimée : 10 mn
Déroulement du TP1 : individuel
Enoncé : Les portes des armoires peuvent être battantes (ordinaires), coulissantes et pliantes ; indiquez les
avantages et les inconvénients de chaque système
Corrigé Exercice 1
Avantages inconvénients
Portes ordinaires visualisation total du classement Manipulation difficile
Portes coulissantes et pliantes Manipulation facile Coût élevé
Réduire l’encombrement
La nature des dossiers
Dossiers en cours ou dossiers classés
Volume
Importance de classement
Corrigé de l’exercice 2
- les dossiers volumineux
- dessins et plans, dossiers de grand format
- fournitures de bureau : papier, carbones…
- les imprimés, les bandes magnétiques
Exercice 3
Objectifs ciblés : savoir choisir le matériel à utiliser
Durée estimée : 15 mn
Déroulement de l’exercice : individuel
Enoncé :
1. Comparer les deux procédés : - classement suspendu à visibilité latérale : le cas du classement dans
une armoire. - classement suspendu à visibilité supérieure : le cas du classement dans un classeur à tiroir.
L’équipement du bureau
- Une armoire à dossiers suspendus
- Une armoire à rayons
- Un bac à dossiers suspendus
- Un échéancier
- Une corbeille de classement
Travail à faire :
Dans quel meuble et dans quel dossier faut-il classer ces documents ? Quel est le mode de
classement correspondant ? Quel est l’ordre de classement probable ?
Fiche séquence
Filière Assistant Administratif
Partie théorique
Points à traiter
1
Connaissances des différents types de fiches
- les fiches ordinaires
- Les fiches visibles
Partie pratique
TP1
Objectifs ciblés : Elaboration d’une fiche
Durée estimée : 1h30
Déroulement de l’exercice : Individuel
Enoncé :
Un entrepreneur de transports routiers dispose de nombreux véhicules de tourisme
(voitures, camionnettes, jeep)
Etablissez le tracé d’une fiche d’indentification de ces informations, qui devra permettre
de suivre l’entretien, les réparations et les accidents de ces véhicules. Renseignements
devant figurer sur les fiches :
- Marque - numéro de chassis
- Type - Carburant utilisé
- Nombre de CV - Numéro d’immatriculation
- Numéro de police d’assurance Signalez
:
- La catégorie du véhicule,
- L’indisponibilité du véhicule et le motif,
- Le carburant utilisé (essence, gazoil).
TAF :
Etablissez la fiche correspondante
MARQUE
Analyse de la fiche
Format : A5
Sens de l’écriture : à l’italienne Type
de fiche : Ordinaire
Commentaire
Signalisation fixe
Enoncé
Proposez le tracé d’une fiche client qui sera tenue au service commercial permettant de faire ressortir
toute les informations concernant son état civil, son activité (zone, secteur,….) les conditions de ventes
habituelles ainsi que les commandes effectuées avec leur dates prévues réelles de livraison et de
paiement.
Travail à faire
1- Réaliser la fiche
2- Proposer un moyen de signalisation pour : Qualité du client et la date de visite du
représentant.
Corrigé de l’exercice 2
Zone d’activité
Nord Sud Est Ouest Centre
Secteur d’activité
Primaire Secondaire Tertiaire
Conditions de vente
Qualité du
client
Conditions de livraison
- Délai :……………………………………………………..
Analyse
Format : A4
Sens de l’écriture : à la française Type de fiche :
verticale décalé
Commentaire
Signalisation fixe
Qualité du client : papillon de couleur
Signalisation mobile
Date de la visite du représentant : Cavalier indexé à disposer sur une Des 12 cases
représentant les mois de l’année
Fiche séquence
Utiliser et créer les différents types de plannings afin de gérer son temps et les
Objectif de la temps qui lui incombent
séquence :
Partie théorique
Points à traiter
EXERCICE 1
Enoncé :
La société « EDEN 2020 » créée depuis peu, est spécialisé dans la location
d’appartements pour les vacances.
Après une campagne publicitaire de lancement, vous avez reçu de nombreuses demandes
que vous consignées sur une liste récapitulative.
Vous êtes chargée d’organiser un planning afin de faire connaître aux demandeurs dans
quelle mesure ils pourraient être satisfaits.
La société dispose d’un immeuble comportant :
JUILLET AOUT
31
13
14
27
10
11
12
13
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
29
10
16
19
20
22
24
28
29
30
1
30
12
15
17
18
21
23
26
6
7
2
3
9
Périodes
Appartement LM M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V SD L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S
ALAMI
ATTACHI
SEBTI
HABAB
CHERRAF
MAAROUF
MOADINE
HADIRI
HAMDOUCH
SOUADKA
LAHLOU
SLAOUI
BIAZ
BOUHRICHI
TADLAOUI
FARIDI
3 pièces
« mer » 2 pièces « pinède »
Votre société ne dispose que de quatre voitures de fonction. Pour une gestion rigoureuse de
ces véhicules, le Directeur vous demande de prévoir un planning d’utilisation pour le mois
de juin.
La Safrane, immatriculée 25132-28 utilisée par la direction.
Les 2 Renault 21, immatriculées, 3517214 et 6721242 utilisés par les représentants.
La Clio immatriculée 4887238 à la disposition des différents services.
- M. Badaoui, Directeur, doit se rendre à un congrès du 2 au 4 inclus.
- M. Redouane, représentant, part pour une tournée du 6 au 15, du 17 au 22 et du 26 au
30 inclus.
- Son collègue M. Fawzi, parti le 28/05/20.. en tournée et rentrera le 09 pour reprtir du
13 au 20 et du 23 au 29 inclus.
Un véhicule a été réservé pour Mesdames Idrissi et Fikri du service personnel qui partent à
Agadir du 20 au 23 inclus.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
DIRECTEUR
M. BADAOUI
CHEFS DE SERVICE
Mme IDRISSI
Mme FIKRI
REPRESENTANTS
M. REDOUANE
M. FAWZI
CHEF D'ATELIER
M. BELKAHIA
Safrane 25132-
Légende : 28 Clio 4887238
R 21,
3517214 R 21, 6721242
Fiche séquence
Filière Assistant Administratif
Partie théorique
Points à traiter
1 synthèse
Partie pratique
TP
Objectifs ciblés : Synthèse
Durée estimée :5H
Exercice n°1
Travail à faire :
Exercice n°2
Travail à faire :
Classez les rubriques par ordre numérique en créant les deux répertoires (liste
numérique et répertoire alphabétique).
Corrigé de l’exercice 2
Répertoire numérique :
Exercice n°3
Lorsque les factures sont réceptionnées, elles doivent être vérifiées avant d’être
réglées. Votre chef vous demande de procéder à la conception d’une fiche permettant
la vérification des factures
Cette fiche doit mentionner :
Les documents vérifiés, leur numéros et date
L’erreur constatée
La suite à donner pour rectifier cet erreur
Le nom du vérificateur
Autres renseignements jugés utiles.
Travail à faire
Préparer la fiche convenable
Documents vérifiés :
Nom :………………… n° :………………………..
Suite à donner :
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………
En chiffres : └┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┘
………………………………………………………………………………………….
Nom de vérificateur :
Signature : ……………………
A partir d’une note laissée par votre chef de service (Annexe N°1), tracer le planning pour
visualiser la rotation des stagiaires dans les différents services de l’entreprise.
ANNEXE1
Planning de rotation des stagiaires
Bonjour !
Nous avons accepté de recevoir des stagiaires pour la période du 1er mai au 30 juin.
Merci de préparer le planning afin de visualiser la rotation des stagiaires dans les différents
services.
Mlle JAMILA ALAMI, prépare un diplôme du BTS en Secrétariat, elle sera affectée
au Service du Personnel tout le mois de mai et au Secrétariat de Direction les trois
premières semaines de juin, elle terminera son stage au Service Comptabilité
Mlle JINAN MASARI, prépare le même diplôme en Comptabilité, elle sera affectée
au Service Comptable tout le mois de mai et au Service Commercial tout le mois de
juin
M NAZIH SABRI, prépare une licence dans les Métiers de la Comptabilité, il sera
affecté au Service Comptable les deux premières semaines du mois de mai puis la
troisième semaine au service Commercial
Mlle Farida MAILLARD, prépare une licence des Métiers de la gestion des
ressources humaines, elle sera affectée les trois premières semaines de mai au
Secrétariat de Direction et la dernière semaine au Service Comptabilité.
Corrigé de l’exercice 4
Calendrier
MAI JUIN
Stagiaires
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
BERTHIER K.
JAMILA
ALAMI
MAILLARD F.
IHSAN
AMRANI
IIIIIAMiIHSiA
MAMRAAMRA
NI
JINAN
MASARI
SABRI N.
SLIMANI J.
Exercice 5
Classement classique
Classement numérique
Travail à faire
Compléter le tableau
Corrigé de l’exercice 5