Simplifiez la documentation des processus grâce à ces

10 étapes faciles
Au fur et à mesure que votre organisation se développe, la complexité devient
inévitable. Vous aurez plus d'employés, plus d'étapes, plus de tâches et plus de
processus. C'est en espérant que tout se mette en place organiquement que de
nombreuses entreprises s'essoufflent. La création et la mise à jour d'une
documentation précise sur les processus constituent l'une des méthodes les plus
efficaces pour garantir l'efficience des processus internes et leur bon
fonctionnement. 

Certains critiques considèrent la documentation des processus comme trop

administrative, nécessitant beaucoup de planification sans beaucoup d'action.
Cependant, de nombreux processus d'entreprise peuvent bénéficier de l'optimisation
qui permet une meilleure compréhension de chaque étape et activité. En
conséquence, les parties prenantes peuvent éliminer rapidement les activités
redondantes pour garantir de meilleurs temps de cycle. Considérons les étapes
suivantes :

1. Nommez votre processus

Commencez par écrire le nom de votre processus, une brève description et son
objectif principal.

2. Déterminer les limites du processus

Documentez les points de départ et d'arrivée de ce processus opérationnel. Qu'est-

ce qui lance le processus ? Comment se termine-t-il ? Où se termine-t-il ? En notant
ces éléments, vous obtiendrez une image plus claire.

3. Sélectionner les sorties du processus

Que se passe-t-il lorsque le processus opérationnel est terminé ? Quel est votre
résultat final ? Correspond-il à votre résultat souhaité ? Les extrants du processus
sont une autre façon de dire les résultats finaux.

4. Choisissez les entrées de votre processus

De quelles données avez-vous besoin pour déployer le processus ? D'où

proviennent les données ? Existe-t-il plusieurs sources de données ? Il est essentiel
de disposer de ces informations.

5. Documenter les activités

Quelles sont les étapes qui font passer votre processus du début à la fin ? Les
étapes sont également appelées activités. Y a-t-il des activités manquantes ? Y a-t-il
des étapes en double ?
6. Organisez votre processus

Désignez la séquence d'activités de votre flux de processus. Où sont les points de

décision critiques ? Qui sont les principales parties prenantes ? 

7. Revoir votre processus

Votre processus est-il organisé et séquencé de manière suffisamment adéquate pour

s'aligner sur les limites de votre processus ? Si ce n'est pas le cas, que pouvez-vous
changer ?

8. Attribuer les rôles des processus

Une fois que vous avez une version de la documentation de votre processus,
déterminez les rôles et les fonctions des membres de l'équipe. Quelles activités
réaliseront-ils dans le cadre de votre processus ?

9. Concevoir un organigramme

En utilisant les éléments décrits ci-dessus, créez un organigramme facile à lire pour
vous assurer que tout le monde peut comprendre le processus.

10. Examen final

Parlez aux parties prenantes et révisez votre processus. Des changements sont-ils
nécessaires ? Pouvez-vous valider le processus ? Est-il prêt à être approuvé ? Plus
de données vous permettent de trouver des activités qui se chevauchent.

La documentation du processus sert à décrire la façon dont votre processus

s'exécute. Il ne fait aucun doute que vous pouvez reproduire ces étapes pour chaque
processus. Une fois cette étape franchie, vous disposerez de diagrammes faciles à
comprendre et à mettre à jour.

À titre d'exemple, voici comment vous pourriez documenter le processus

d'accueil d'un nouvel employé :

Nom du processus : Embarquement des employés.

Limites du processus : Engagement continu et renforcement de l'équipe.

Résultats du processus : Placer le nouvel employé dans son équipe immédiate.

Processus d'entrée : Lettres d'offre, premières visites au cabinet, orientation,

formation, etc.

Activités liées au processus : Itinéraire de la première semaine, fourniture des

identifiants d'accès aux systèmes et réseaux de l'entreprise, courriels de bienvenue,
comptes rendus des sessions, visites des bureaux, rencontres, fourniture des outils
 et équipements de travail nécessaires, contrôles réguliers, enquêtes sur l'expérience
des nouveaux embauchés.

Rôles dans le processus : RH et managers de première ligne.

D'autres exemples de documentation de processus incluent :

 Avis des employés

 Processus de routage des clients
 Processus de maintenance des équipements de l'entreprise
 Processus de fourniture de produits ou de services
 Processus de facturation
 Processus de comptabilité

Pourquoi est-il crucial de documenter les processus

d'entreprise ?
Toute organisation s'appuie sur des processus pour fonctionner efficacement. Les
activités commerciales sont réalisées par le biais de processus spécifiques. Ces
tâches distinctes sont utilisées pour améliorer la cohérence autour des activités
commerciales. Par conséquent, les processus opérationnels doivent être
transparents, souples et efficaces. Malheureusement, de nombreux membres de
l'équipe développent des processus d'entreprise sans déterminer de manière
réfléchie comment chaque processus s'intègre dans la structure globale de
l'entreprise.

Cependant, BPMN permet d'aligner les processus métier sur les objectifs de
l'entreprise. BPMN permet également de déterminer et d'identifier les activités
essentielles nécessaires à la réalisation de chaque tâche de l'entreprise. La
cartographie de ces étapes peut créer une structure d'entreprise plus cohérente.

Parmi les autres avantages, citons la possibilité de faire ce qui suit :

 Contrôler, mesurer et modifier les processus si nécessaire.

 Renforcer la productivité des membres de l'équipe en coordonnant les activités de
manière plus précise et en effectuant les mises à jour nécessaires.
 Utiliser des technologies intelligentes pour relever les défis et les problèmes
potentiels.
 Réagir plus rapidement aux changements dans les projets. 

Cinq autres avantages de la documentation des

processus :
1. Augmenter l'échelle avec plus de flexibilité

Les entreprises contemporaines doivent avoir la capacité de réagir immédiatement

aux changements. Certains de ces changements peuvent provenir de perturbateurs
innovants, tandis qu'à d'autres moments, les changements du marché ont émergé
indéfiniment de la pandémie de COVID-19. Quelle que soit la manière dont le
changement s'est produit, des réponses flexibles sont essentielles pour conserver un
avantage concurrentiel. 

Par exemple, comparez toutes les entreprises qui disposaient déjà d'un modèle de
travail à distance et d'une empreinte numérique conviviale à celles qui ont eu du mal
à transférer leurs activités en ligne alors que la pandémie de COVID-19 a imposé
des scénarios de verrouillage dans tous les pays. Pourtant, les consommateurs
avaient toujours besoin de faire des achats, mais il était désormais plus crucial de
faire davantage de choses en ligne.

Faciliter la documentation des processus donne aux entreprises la capacité de

répondre à ces nouvelles demandes. Si vous disposez d'une documentation bien
définie, vous pouvez déterminer où mettre les processus en attente lorsqu'un
problème survient. Vous pouvez également procéder à des ajustements rapides,
puis remettre vos processus en ligne avec un minimum de perturbations. La
documentation des processus offre la souplesse nécessaire pour évoluer au gré des
attentes du marché.

2. Identifier les possibilités d'amélioration continue.

Les organisations doivent toujours rechercher les domaines qui gagneraient à être
améliorés. Se reposer sur ses lauriers n'est pas une stratégie commerciale
judicieuse. En revanche, il est préférable d'apporter des améliorations mineures et
progressives plutôt que des modifications aléatoires et drastiques de haut en bas qui
risquent de choquer l'ensemble du système, y compris vos employés. Les
informations glanées dans la documentation des processus encouragent
l'amélioration continue. En outre, BPMN peut garantir que les données guident
chaque décision prise concernant une amélioration nécessaire.

3. Traiter la question de la conformité de manière adéquate

Les secteurs sont de plus en plus réglementés, certains plus que d'autres, comme la
finance et les soins de santé. Néanmoins, de nouvelles réglementations continuent
de voir le jour. Une entreprise qui utilise la documentation des processus peut éviter
les risques de non-conformité et éviter des amendes et des pénalités coûteuses.
Chaque composant du processus étant décrit en détail, les parties prenantes
concernées peuvent l'utiliser pour s'assurer que les flux de travail sont conformes. 

En outre, un processus bien documenté contribue à améliorer la sécurité. Lorsque

vous comprenez tous les aspects d'un processus, vous pouvez mieux protéger les
données et les ressources physiques.

4. Obtenir une visibilité complète

La documentation des processus donne une image complète de chaque étape de

votre processus d'entreprise, ce qui facilite le suivi. Utilisez votre organigramme pour
suivre les performances. 

5. Rendre le transfert de connaissances commerciales plus pratique.

À mesure que les entreprises se développent et se contractent, il est essentiel de
s'appuyer sur un transfert cohérent des connaissances commerciales. Il n'est pas
pratique d'attendre d'un ou deux membres de l'équipe qu'ils comprennent des
processus spécifiques. Au fur et à mesure que la main-d'œuvre évolue, les employés
partent ou prennent leur retraite. L'entreprise doit conserver les connaissances
organisationnelles afin d'éviter un manque massif de possibilités d'apprentissage.

Cependant, BPMN encourage une documentation des processus qui soit

approfondie et complète. Par conséquent, vous pouvez créer des cartes de
processus pour chaque flux de travail tout en enregistrant et en archivant les
connaissances de l'entreprise pour permettre au personnel actuel d'y accéder. Vous
pouvez utiliser ces connaissances dans de nombreux domaines, tels que l'accueil
des nouvelles recrues, le renforcement des compétences, la formation aux
systèmes, etc. En outre, la conservation des connaissances métier permet d'éliminer
les perturbations qui se produisent lorsque les employés quittent l'entreprise.

En conclusion
En surveillant les processus, vous pouvez identifier les domaines spécifiques à
améliorer tout en cartographiant le flux d'activité global. Il est également possible de
minimiser les mouvements inutiles et d'identifier et d'éliminer les tâches en double.

Comment ProcessMaker peut-il aider à la documentation des processus ?

ProcessMaker propose une suite de gestion intelligente des processus métier
(iBPMS) low-code, leader sur le marché. Elle peut également vous aider à
automatiser la documentation des processus. Des organisations issues d'un large
éventail de secteurs utilisent l'iBPMS de ProcessMaker et les technologies de
documentation de processus pour mettre rapidement en œuvre leurs processus.