Apprendre à rédiger une procédure

Définitions
Une ​procédure​ est la manière spécifiée et formelle d'effectuer une activité ou
un processus.
Une ​procédure​ représente la manière de mettre en œuvre tout ou partie d'un
processus ……et est reproductible. « il s’agit juste d’écrire ce qu’on fait et
comment »
Le processus représente le ​Quoi​ ?
La procédure représente le ​Q​uand ? ​Q​ui ? ​F​aits ? ​Q​uoi ?, ​O​ù ?
C​omment ? ​C​ombien ? Et ​P​ourquoi (QQOQCCP).
Ainsi, pour un processus donné peuvent correspondre plusieurs
procédures (système):
L​a chaîne d'activités est identique, mais les ressources (applicatives, humaines...)
utilisées pour son exécution peuvent varier (par exemple, d'une structure à l'autre,
ou d'une direction à l'autre).​
Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les
conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être
remplies conjointement :

● Le fond : le contenu de l’information doit être approprié,

pertinent et suffisant.

● La forme : elle participe à la bonne compréhension de

l’information et par conséquent à la mise en œuvre de la
procédure. La forme participe également à la gestion de la
procédure (identification, élaboration, diffusion, révision…).

● Les procédures concernant le métier ou les fonctions support

(ressources humaines, informatique, achats dans certains cas)
sont à rédiger lorsque le besoin s’en fait sentir, lorsque leur
absence a des effets négatifs :

Il est nécessaire d’opérer toujours de la même façon de

manière à satisfaire les objectifs fixés ​« faire ce que l’on a
écrit »
parce que l’opération est complexe ou nouvelle
parce que l’équipe manque de compétences ou de
connaissances

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Apprendre à rédiger une procédure

parce que l’opération demande l’intervention de plusieurs

postes de travail ou de plusieurs services.

Dans tous ces cas, respecter une rédaction simple et efficace

permet la révision de la procédure plus facilement. La présence
de procédures n’est donc plus perçue comme une contrainte
mais comme un outil utile le confort de l’équipe et l’atteinte
des objectifs fixés.

Les qualités d’une procédure :

● Simple
● Concise (courte)
● Adaptée au public auquel elle s’adresse
● Correctement structurée.

Le contenu d’une procédure (Quand, Qui, Fait Quoi ? avec Quoi ?

, Comment)

Une procédure doit répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient

donc d’analyser les besoins et d’adapter la forme et le fond du
document aux destinataires et utilisateurs de la procédure.
Une procédure doit définir ​QUI​ ​doit faire ​QUOI​ ​et faire référence
à ​COMMENT​ ​le faire (instruction spécifique, mode opératoire,
etc…). La procédure renseigne également sur une notion temporelle
en définissant l’enchainement des tâches et activités ​(​QUAND​).
Pour décrire ces aspects, le logigramme semble être la forme la plus
adaptée et plus universellement compréhensible.

Quelles sont les grandes étapes de la rédaction d’une procédure ?

On distingue 03 étapes regroupées en deux grands thèmes.

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● Identifier les procédures à créer :

Les questions à se poser

Face au besoin de créer une procédure ou de revoir une

procédure existante, les questions à se poser sont toujours les
mêmes.
Les procédures sont ou seront-elles :

utiles​ pour assurer la mise en œuvre des principes et des

exigences des différents référentiels applicables dans le cadre
spécifique de l’organisme ?
exactes​ dans son contenu et dans sa forme ?
complètes​ en respectant la condition « nécessaire et
suffisante » ?
compatibles​ avec les autres documents de l’entreprise (manuel,
autres procédures, consignes, modes opératoires, instructions, etc.) et
les autres systèmes de management ?
claires​ et ​accessibles​ aux intéressés ?
contrôlables​ dans sa mise en œuvre ?

En réponse à ces questions, vous identifierez la nécessité de créer ou

non, de revoir ou non vos procédures.

Il convient, en outre, de garder à l’esprit qu’une procédure doit

répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient donc d’analyser les
besoins, et d’adapter la forme et le fond du document aux destinataires
et utilisateurs de la procédure.

● Définir le contenu des procédures

Une fois les besoins identifiés vient la question du contenu. Quel

niveau de détail doit présenter ma procédure ? La réponse à cette
question est « pas trop de détails ! ». Les procédures sont un lien
majeur entre tous les documents de votre organisme.

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● Définir la forme des procédures

Pour finir vient la question de la forme des procédures. Là encore, il

n’y a pas d’exigences normatives sur la question. C’est à l’organisme
de choisir en fonction prioritairement des attentes des utilisateurs du
document. Certains préfèrent se référer à du texte alors que d’autres
préfèrent des logigrammes.

L’utilisation du logigramme pour documenter les procédures

Les logigrammes permettent de visualiser un enchaînement d’actions,

ils sont relativement simples et peuvent être compris par tous. Pour
qu’ils soient efficaces, ils doivent être allégés en explication et en
texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines
« règles » pour les logigrammes mais qui mises en œuvre rendent
compliquée la lecture du document.
Alors pour être compris par tous, l’utilisation des éléments suivants ne
suffit (nul besoin de se compliquer la tâche avec les représentations
« officielles »)

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Apprendre à rédiger une procédure

On découpe une page en 3 parties « Qui », « Fait Quoi » et « Comment » et on

met un bandeau en entête

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Apprendre à rédiger une procédure

Ce qui nous donnera ceci:

Nous allons maintenant mettre les éléments que nous avions identifiés : Lister les
différentes informations que devra comprendre votre procédure » à l’aide des
formes expliquées plus haut.

Cela pourrait nous donner la procédure suivante:

Nous allons maintenant mettre les éléments que nous avions identifiés : Lister les
différentes informations que devra comprendre votre procédure » à l’aide des
formes expliquées plus haut.

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Apprendre à rédiger une procédure

Cela pourrait nous donner la procédure suivante:

Faire vivre la procédure !

Comme tous les documents, une procédure n’est pas faite pour être un document
gravé dans le marbre ou dormir bien au chaud dans un Classeur.
Vous aurez à cœur de confronter votre procédure à la réalité du terrain, et de faire
de chaque remontée une opportunité d’améliorer, d’affiner votre procédure.

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Rédaction :
● Utilisez un formulaire de procédure dès le départ.
● Dans le cas de procédures dépendantes les unes des autres,
imposez-vous une approche globale cohérente.
● Ne formulez que le strict nécessaire.
● N’insistez que sur la description des particularités qui ne seraient pas
forcément connues d’un exécutant quelconque.
● Répondez simplement aux exigences incontournables de votre activité.
● Dites ce que vous faites, non pas ce que vous feriez
● N’essayez pas d’échafauder un nouveau système théorique idéal.
Appliquez-vous à décrire convenablement les pratiques actuelles.
● Faites relire les procédures par des personnes concernées
· Par les personnes qui les exécuteront ;
· Par les personnes qui en recevront les résultats (ses clients).
● La relecture est aussi importante que la revue.
● Assurez-vous que vos relecteurs sont compétents et qu’ils ont prêté à
votre document toute l’attention nécessaire. Il est pertinent de
soumettre le document à la vérification d’un expert.