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Conseils

Pour rédiger
une procédure efficace

Revenons un instant sur une question qui intrigue et qui crée de vives discussions dans les
entreprises : Comment rédiger des procédures ?

Pour rappel une procédure est document qui décrit la manière d’accomplir une activité ou un
processus. Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les
conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies
conjointement :

Cartouche de l’entreprise + système X expl : Production


Titre de la procédure Rev.x…..Date :
Objectif de la procédure :
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
N°1 Acteur : qui ? Action : fait quoi  ? Avec quoi ?
2 Initiateur, Commencer toujours par un verbe Documents et outils
L’agent ou le Matériels, engins
responsable X Ex Place ……………………. Matières,
Ex ferme…………………… Equipement
(non nominatif) Ex Démarre…………………
Ex Signe…………………….
Tenant d’un poste (Phrase Concise).

Client, ou visiteur
3
4
Etc
Suit ce tableau pour préciser pourquoi et comment

1. Règles de Gestion (précautions, avertissements mesures de prévenions, signalisations)


2. 1……………………………………………………………………………………………………
2……………………………………………………………………………………………………
3 etc …………………………………………………………………………………………

Règles d’organisation

1……………………………………………………………………………………………………
2……………………………………………………………………………………………………
3 etc ……………………………………………………………………………………………..…
les bonnes méthode et pratiques à adopter

1
 Le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant.
 La forme : elle participe à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à
la mise en œuvre de la procédure. La forme participe également à la gestion de la
procédure (identification, élaboration, diffusion, révision…).

Les qualités d’une procédure

1. UTILE pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents
référentiels applicables dans le cadre spécifique de l’organisme.
2. EXACTE dans son contenu et dans sa forme.
3. COMPLÈTE en respectant la condition “nécessaire et suffisant”.
4. COMPATIBLE avec les autres documents de l’entreprise (manuel, autres procédures,
consignes…) et les autres systèmes de management..
5. CLAIRE et ACCESSIBLE aux intéressés.
6. CONTRÔLABLE dans sa mise en œuvre.

Le contenu d’une procédure (Quand, Qui, Quoi, Avec quoi ? Comment ?)

Une procédure doit répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient donc d’analyser les besoins
et d’adapter la forme et le fond du document aux destinataires et utilisateurs de la procédure.

Une procédure doit définir l’enchainement des tâches et activités (QUAND). A QUEL
MOMENTS puis QUI doit faire QUOI et avec QUELS MOYENS et à la fin COMMENT le
faire (Règles spécifique, mode opératoire, etc…).

Pour décrire ces aspects, on établit le logigramme qui semble être la forme la plus adaptée et plus
universellement compréhensible. Il prépare une informatisation de la procédure.

L’utilisation du logigramme pour documenter les procédures

Les logigrammes (Figure1.) permettent de visualiser un enchaînement d’actions, ils sont


relativement simples et peuvent être compris par tous. Pour qu’ils soient efficaces, ils doivent
être allégés en explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines
“règles” pour les logigrammes mais qui mises en œuvre rendent compliquée la lecture du
document.

Alors pour être compris par tous, l’utilisation des éléments suivants suffit (nul besoin de se
compliquer la tâche avec les représentations “officielles”) :

 Rectangle arrondi définit le début ou la fin de la procédure;


 Rectangle symbolise une action;
 Losange une question, une décision.

L’avantage du logigramme par rapport à d’autres formes telle que la Modélisation RAD (Role
Activity Diagram) (Figure 2.) est de présenter les activités séquencées verticalement. Ainsi
chacun doit observer l’intégralité de la séquence pour comprendre son rôle et le moment où il
intervient.

2
A l’inverse, la modélisation RAD autorise le lecteur à n’observer que la colonne qui le concerne
et enlève ainsi tout l’intérêt de l’approche systémique induite par un système de management de
la qualité et permettant de renforcer l’implication des acteurs du système.

Au final, c’est à l’utilisateur de choisir !

Il est à retenir que le norme ISO 9001 n’exige rien sur la forme de la documentation et des
procédures. Leur contenu et leur forme doivent dépendre de la complexité des activités décrites
et de la compétence des acteurs.

Comme pour les modes de représentation des résultats qualité il appartient aux principaux
acteurs de choisir parmi les différentes formes possibles. Le tout étant que les procédures soient
rédigées par nécessité et non par contrainte.