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Chapitre  0  –Système  de  management,  transparence  et  traçabilité

Fiche  d'information  ­  Comment  gérer  les  sujets  des  ressources  humaines  (probation,  dossiers  du  
personnel,  licenciement  et  pratiques  disciplinaires)

Quel  est  l'objectif ?

L'objectif  principal  est  de  comprendre  les  politiques  et  les  procédures  qui  doivent  être  en  place  pour  gérer  efficacement  les  personnes,  y  compris  des  sujets  tels  que  la  
probation,  les  dossiers  du  personnel,  le  licenciement  et  les  pratiques  disciplinaires.

Définition :  les  ressources  humaines  sont  un  terme  utilisé  pour  décrire  les  personnes  employées  par  l'établissement  ainsi  que  le  service  ou  la  
personne  qui  gère  l'embauche,  le  licenciement,  la  formation  et  l'administration  du  personnel.

Comment  atteindre  l'objectif ?

Quels  sont  les  éléments  clés  d'un  système  de  ressources  humaines?

1­  Établissement  de  politiques  ­  les  politiques  d'embauche,  de  rémunération,  d'heures  de  travail,  de  formation,  d'opportunités  d'avancement,  de  licenciement  et  de  
démission  doivent  énoncer  des  mesures  anti­discrimination,  être  justes  et  conformes  à  la  législation  locale.
Ces  politiques  doivent  être  révisées  et  mises  à  jour  chaque  année  et  chaque  fois  que  la  législation  du  travail  change.

Exemple  de  structure  de  la  politique  des  ressources  humaines

1.  Objectif  de  la  politique  =  mot  du  président  2.  

Portée  =  à  qui  s'applique  cette  politique ?  Travailleurs  à  temps  plein /  temps  partiel,  sous­traitants  sur  site,  personnel  
d'encadrement,  etc. /  Que  contient  la  politique  de  ressources  humaines  (chapitres)
3.  Description  de  la  structure  de  gestion  pour  que  les  travailleurs  connaissent  leur  position  dans  l'entreprise
organigramme
4.  Pratiques  d'emploi  (embauche,  recrutement,  contrats,  période  d'essai,  période  de  préavis,
condition  de  résiliation,  etc.)  a.  
Principaux  postes  (et  rapports)  b.  Canaux  de  
recrutement  (y  compris  les  agences  de  recrutement  le  cas  échéant)  c.  Règles  de  recrutement  

(expliquant  que  les  frais  de  recrutement  ne  sont  pas  à  la  charge  du  travailleur,  méthodologie  de  vérification  des  antécédents,  
restriction  de  recrutement  –  âge,  conditions  physiques  le  cas  échéant  et  légales,  etc.)  d.  Type  de  contrats,  règles  
standard  de  probation/préavis  et  règles  de  
résiliation)
5.  Rémunération  et  avantages

un.  Structure  de  la  rémunération  (en  référence  à  la  réglementation  locale)  b.  Calcul  
spécifique  si  nécessaire  (par  exemple,  travailleurs  à  la  pièce)  c.  Structure  et  étendue  des  
avantages  (y  compris  le  salaire)  d.  Fréquence/Mode  de  rémunération  6.  
Horaires  de  travail  et  heures  supplémentaires  
a.  Heures  de  travail  quotidiennes  (pour  
chaque  quart  de  travail,  le  cas  échéant)  b.  Jours  de  repos  
hebdomadaire  c.  Règles  sur  
les  heures  supplémentaires  (y  compris  l'aspect  bénévole)  d.  Règles  
d'absence

7.  Plan  de  formation  initiale  et  continue  8.  
Confidentialité  des  informations  9.  Politiques  
anti­discrimination,  travail  forcé,  harcèlement  et  abus,  liberté  d'association*  10.  Pratiques  disciplinaires  et  mécanisme  de  
réclamation*  11.  Politique  de  santé  et  de  sécurité*  12.  Descriptions  de  
poste*  *

*Les  points  9  à  11  peuvent  être  des  documents  distincts  liés  à  la  politique  principale  des  ressources  humaines
**Les  descriptions  de  poste  ne  sont  pas  disponibles  pour  tous  les  travailleurs,  mais  chaque  travailleur  doit  avoir  une  description  de  
poste  claire  en  main
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Chapitre  0  –Système  de  management,  transparence  et  traçabilité

Fiche  d'information  ­  Comment  gérer  les  sujets  des  ressources  humaines  (probation,  dossiers  du  
personnel,  licenciement  et  pratiques  disciplinaires)

2­  Personne(s)  désignée(s)  –  que  l'établissement  dispose  d'un  service  complet  ou  d'une  personne  désignée  pour  superviser  les  domaines,  il  doit  y  avoir  
une  personne  responsable  de  la  mise  en  œuvre  des  politiques  de  ressources  humaines.  Cette  personne  devrait  être  responsable  du  maintien  des  
politiques  et  des  pratiques  conformément  à  la  loi.

3­  Formation  ­  tous  les  nouveaux  travailleurs  doivent  recevoir  une  formation  sur  les  conditions  d'emploi,  l'embauche,  le  licenciement,  la  probation  et  les  
politiques  et  procédures  du  mécanisme  de  règlement  des  griefs.  Tous  les  travailleurs  devraient  recevoir  une  formation  de  remise  à  niveau  pendant  
leur  période  d'emploi  sur  tous  ces  sujets.

4­  Mise  en  œuvre  des  politiques  –  des  procédures  et  des  instructions  doivent  être  formellement  élaborées  pour  déployer  les  politiques  de  ressources  
humaines.  Certaines  politiques  peuvent  nécessiter  un  investissement,  par  exemple,  un  mécanisme  de  réclamation  anonyme  doit  être  mis  en  place.  
L'usine  peut  utiliser  des  boîtes  à  suggestions  ou  décider  de  faire  appel  à  un  tiers  pour  maintenir  et  surveiller  son  mécanisme  de  réclamation.  
Cependant,  l'efficacité  du  mécanisme  de  réclamation  anonyme  doit  être  évaluée.

Pour  chaque  politique,  le  système  suivant  doit  être  mis  en  œuvre

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Audit  interne
Instructions
Personne  en  charge Procédures

+  Désigné  en Description  sur   Pour   Pour  chaque Audit  régulier  de

l'organigramme  comment  la  politique  est   chaque  procédure  
concrètement et  poste,   procédure, le  système  à
+Profil  adapté  mis  
en  place  pour  le  poste description  des  
tâches  spécifiques  mise  en  œuvre  à  faire  des   s'assurer  que  la  
dossiers  à  conserver  afin  de  faire  le  suivi ,   mise  en  œuvre  
contrôler  que  les   quotidienne  est  
consignes  et   conforme  à  la  Politique
procédures  sont  
respectées  et  que  
la  politique  est  suivie

5­  Dossiers  du  personnel  ­  Le  service  des  ressources  humaines  (RH)  doit  conserver,  pour  chaque  travailleur,  un  dossier  personnel  contenant  leur  contrat  
de  travail,  la  documentation  de  vérification  de  l'âge,  la  date  d'embauche,  les  dossiers  disciplinaires,  les  dossiers  de  formation  spécifiques,  tout  autre  
document  conformément  à  la  loi,  etc.

6­  Dossiers  des  ressources  humaines  ­  Les  heures  de  travail,  la  paie,  les  fiches  de  paie,  les  dossiers  de  cessation  d'emploi,  les  contrats  signés,  etc.,  sont  
des  exemples  significatifs  des  dossiers  à  conserver,  à  classer  et  à  archiver  correctement.
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Chapitre  0  –Système  de  management,  transparence  et  traçabilité

Fiche  d'information  ­  Comment  gérer  les  sujets  des  ressources  humaines  (probation,  dossiers  du  
personnel,  licenciement  et  pratiques  disciplinaires)

Non­conformités  courantes

  Ne  pas  conserver  les  dossiers  de  résiliation  pendant  la  durée  légalement  requise ;

  Licenciement  ou  refus  d'embauche  en  fonction  de  l'affiliation  syndicale,  du  sexe,  de  l'âge,  de  l'état  de  grossesse  ou  
de  l'orientation  sexuelle ;

  Manque  de  personne(s)  désignée(s)  pour  superviser  les  ressources  humaines;

  Absence  de  politiques  stipulant  la  non­discrimination,  les  conditions  d'emploi,  les  conditions  de  licenciement,  etc. ;

  Manque  de  formation  dispensée  aux  travailleurs  sur  les  éléments  des  ressources  humaines,  y  compris  le(s)  
mécanisme(s)  de  réclamation.

Non­conformités  courantes

  Mise  en  place  de  politiques  plus  favorables  aux  travailleurs  que  celles  imposées  par  la  loi,  la  norme  internationale,  l'industrie.