Chapitre 6 : Audit du système de gestion des temps

I. Préambule  :
 La gestion des temps permet de gérer et de quantifier l’activité des collaborateurs. Elle
regroupe un grand nombre de domaines liés aux accès physiques aux bâtiments
(matériel et logiciels de badgeuses), aux temps (définitions des compteurs, des règles,
acquisition des temps, ...), aux plannings des absences et des activités, et à
l'automatisation de règles de contraintes.
 Pour ce chapitre, on retient les principaux domaines fonctionnels suivants :
 la gestion des pointages.
 la gestion des absences.

 A partir du 1er Juillet 2005, il a été décidé d’adopter l’horaire continu au niveau de
l’administration et des services publics et ce de manière permanente.

 Pour le contrôle et le suivi des temps de présence, certains départements ministériels

ont mis en place des pointeuses / badgeuses. Pour les autres départements ministériels,
le contrôle du temps de présence ou d’absence des fonctionnaires est assuré par la
hiérarchie et l’entité en charge de la gestion des ressources humaines.

II- Liste des documents nécessaires à l’audit du système de gestion des

temps :

N
Liste des documents
°
1 le statut du personnel
2 les notes de services et circulaires relatives à la gestion des temps (absences et retards),
3 l’historique des absences signalées ou relevés
4 l’état de suivi des absences par nature (autorisée, maladie…..)
5 un échantillon des listes d’émargement, si elles existent

III- Liste des principales personnes à rencontrer dans le cadre de l’audit du de

gestion des temps :

N° Liste des principales personnes

1 Le responsable à la tête de la structure auditée
2 Le responsable des ressources humaines
3 Le responsable du personnel

IV- Fiche d’audit relative à l’audit du système de gestion des temps :

GUIDE D’AUDIT SOCIAL

 TITRE : AUDIT DU SYSTEME DE GESTION DES TEMPS VERSION DU : JUILLET 07

RUBRIQUE : ORGANISATION ET COMPOSANTES SYSTEME

DE GESTION DES TEMPS (ABENCES ET RETARDS)

Guide d’exploration Réponses Justification de

Oui /Non réponses négatives

SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES A L’ORGANISATION ET AUX COMPOSANTES DU SYSTEME DE

GESTION DES TEMPS

• Existe-t-il un système de contrôle des temps de présence des

fonctionnaires sein du département ministériel ?
• Décrire succinctement le système de contrôle des temps de
présence des fonctionnaires et les reportings générés (pour ce qui
est des systèmes informatisés).
• La mise en place du système de contrôle des temps de présence
des fonctionnaires a-t-il fait l’objet d’un document officiel ?
• Ce processus de gestion des temps est-il diffusé et expliqué à
l’ensemble du personnel ?
• Les pratiques de gestion en matière de contrôle des temps de
présence des fonctionnaires sont elles conformes à la procédure ?
• Sinon, expliquer les raisons.
• Quelle est l’entité en charge du processus de gestion des temps ?
- A qui est-elle rattachée ? Indiquer son positionnement au
niveau de l’organigramme.
- Existe-t-il des fiches de fonctions détaillées ?
- Cette entité tient –elle un tableau de bord ?
- Les effectifs du personnel sont ils suffisants ?
- Le personnel dispose-t-il des compétences requises ?
- Le personnel est-il polyvalent ?
- Existe-t-il une bonne séparation des tâches (grille de
séparation de fonctions) ?
- Existe-t-il des besoins ou autres problèmes ?
- Existe-t-il un fichier informatique sur la gestion des temps du
personnel ?
- Discuter de la fréquence et de l’utilité des listings
informatiques et de leur exploitation ?
• Par qui et quant les reportings relatifs aux présences des
fonctionnaires sont ils édités ?
• A qui ces reportings sont ils destinés ?
• Les responsables hiérarchiques sont ils informés des absences non
autorisés (ou non justifiés) de leurs collaborateurs ?