POS de Formation Et de Développement

ID unique SOP : [Nr]
[NOM DE L'INSTITUTION]
INSTRUCTIONS / POLITIQUES
ET
PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES
STANDARD
LA FORMATION ET LE DÉVELOPPEMENT
Il ne s'agit pas d'une instruction du Trésor. Ce document constitue la base sur laquelle les institutions sont encouragées à rédiger leurs propres instructions,
politiques et procédures, conformément aux règlements du Trésor. Ce document est un modèle qui peut être utilisé par les institutions individuelles pour
adapter leurs politiques existantes si nécessaire. Elles ne comprennent pas nécessairement toutes les instructions, processus ou procédures possibles qui
pourraient être nécessaires pour se conformer aux exigences des règlements du Trésor. Il incombe à l'entité de s'assurer que ses processus et procédures
spécifiques englobent toutes les instructions, processus et procédures nécessaires pour se conformer aux exigences des règlements du Trésor.
Document # Titre : Date d'impression :

[ID] [Nom de la procédure] [Date]
Révision # Préparé par : Date de préparation :
[Nr] [Nomde l'auteur] [Date]
Date d'entrée en vigueur : Reviewed By : Date d'examen :
[Date] [Nomde l'évaluateur] [Date]
Standard : Approuvé par : Date d'approbation :
[Norme, loi ou règlement] [Nomde l'approbateur] [Date]
Publié en vertu de la section de la loi de 1999 sur la gestion des finances publiques (loi 1 de
1999) - [PFMA] et des règlements du Trésor de 2016.
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TABLE DES MATIÈRES
1. Objectif 4
2. Champ d'application 4
3. Définitions et abréviations 4
4. Gestion financière, gouvernance et cadre réglementaire 6
4.1 Législation 6
4.2 Règlements du Trésor 6
4.3 Autres instructions / politiques et POS à lire avec la présente POS 7
5. Développement des capacités 8
5.1 Le développement des capacités est traité en détail dans les Concepts, définitions et
principes généraux, et doit être lu conjointement avec les présentes instructions/politiques et
procédures opérationnelles standard. 8
6 Instructions / Politiques institutionnelles : Formation et développement 9
7 Annexes 10
8 Délégations d'autorité 10
9 Non-conformité 11
10 Suivi, contrôle et maintenance 11
11 Conclusion 11
12 Personne de contact 11
13 Approbation 11
Annexe 1 : Organigramme de la formation et du développement 13
Annexe 2 : processus et procédures de formation et de développement 14
Annexe 3: liste de contrôle pour la conformité: formation et développement 30
Annexe 4 : analyse des risques et mesures de contrôle interne proposées : formation et

développement 34
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1. Objectif
1.1 L'objectif de ces instructions / politiques et procédures opérationnelles standard

est de favoriser une culture de la responsabilité et de l'obligation de rendre
compte dans la gestion et l'utilisation des dépenses de formation et de
développement au sein de <Insérer le nom de l'institution>.
1.2 Il sert à définir la responsabilité de chaque employé dans la (les) politique(s), les
procédures et le traitement des paiements et vise à assurer l'uniformité de son
application.
1.3 Il sert également d'outil de référence à des fins éducatives et de formation.
2. Champ d'application
2.1 Les présentes instructions, politiques et procédures opérationnelles standard de

l'institution s'appliquent à tous les employés de <Insérer le nom de l'institution>, y
compris au comptable / à l'autorité comptable [supprimer ce qui n'est pas
applicable].
3. Définitions et abréviations
3.1 La liste complète des abréviations et des définitions est traitée en détail dans
Concepts, définitions et principes généraux et doit être lue conjointement avec les
présentes instructions/politiques et procédures opérationnelles normalisées.
3.2 Les abréviations et définitions pertinentes pour les présentes

instructions/politiques et procédures opérationnelles normalisées sont décrites ci-
dessous :
WSP Plan de compétences sur le lieu de travail
SCOA Plan comptable standard
SETA Secteur Autorité chargée de l'éducation et de la formation
Les dépenses de "formation et développement" peuvent être définies comme une

fonction de la gestion des ressources humaines concernant l'activité organisationnelle
visant à améliorer les performances (en termes d'attitude, de compétences et de
comportement) des individus et des groupes au sein de l'institution. Il est également
connu sous le nom de "développement des ressources humaines" et "apprentissage
et développement".
Les termes "formation" et "développement" sont utilisés conjointement pour décrire

l'amélioration générale et l'éducation des employés de l'institution par le biais d'une
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variété de méthodes et de programmes éducatifs. Les programmes de formation ont des
objectifs très spécifiques et quantifiables, par exemple, faire fonctionner une machine
particulière, comprendre un processus spécifique ou exécuter certaines procédures avec
une grande précision. Les programmes de développement, quant à eux, se concentrent
sur des compétences plus larges qui s'appliquent à une plus grande variété de
situations, telles que la prise de décision, les compétences de leadership et la fixation
d'objectifs.
On trouvera ci-après une brève description des paiements effectués pour les différents
biens/services tels qu'ils apparaissent dans le SCOA :
Formation et développement fournis aux salariés et aux non-salariés, ainsi que le

matériel de formation non prévu séparément dans les biens et services. Ce poste
comprend les paiements effectués aux instituts (SAGO, IPFA, SAICA, etc.) pour
participer à des séminaires, des ateliers et des sessions de formation. Ce poste
comprend les frais d'inscription à des ateliers et à des séminaires en rapport avec la
description de poste de l'intéressé ou avec les exigences commerciales et
opérationnelles de l'institution. Coûts encourus pour le matériel et les manuels
spécifiquement liés à la formation et au développement du personnel.
Les éléments suivants relatifs à la formation et au développement ne sont pas inclus

dans la définition. Ils sont traités séparément dans le SCOA et sont les suivants :
 Bourses, remboursement des frais de voyage et de séjour
 Les frais d'hébergement inclus dans les frais d'inscription doivent être classés
dans les frais de voyage et de séjour - intérieur - hébergement si l'élément de
coût est fourni. Dans le cas où l'information n'est pas facilement disponible, le
fractionnement n'est pas nécessaire.
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4. Gestion financière, gouvernance et cadre réglementaire
4.1 Législation
4.1.1 La loi 1 de 1999 sur la gestion des finances publiques.
4.2.2 Loi sur le service public de 1994.
4.2.3 Loi 97 de 1998 sur le développement des compétences
4.2 Règlements du Trésor
4.2.1 L'AA / AO et le CFO sont responsables de la mise en place d'un système

de contrôle interne et de processus permettant une évaluation efficace et
efficiente des risques au sein de leur institution. Les règlements de
trésorerie suivants (2016) doivent être respectés dans le cadre de
l'exécution de ces instructions, politiques et procédures opérationnelles
normalisées.
Para 6 Instructions institutionnelles et procédures opérationnelles

standard
Para 9 Fonctions des directeurs financiers
Para 16 Système de contrôle interne [articles 38(1)(a)(i) et 51(1)(a)

(i)]
Para 17 Environnement de contrôle
Para 18 Évaluation des risques [articles 38(1)(a)(i) et 51(1)(a)(i)]
Para 54 Processus de planification
Para 63 Saisie du budget dans le système financier
Para 73 Rapports mensuels sur les recettes et les dépenses
Para 90 Système de gestion des dépenses
Para 91 Approbation des dépenses et des engagements
Para 93 Paiements dans le délai prescrit
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Para 186 Plan annuel de passation de marchés
Para 187 Système de gestion des acquisitions
Para 194 Achats stratégiques
4.2.2 Les instructions des Trésors provinciaux sont les instructions émises par
un Trésor provincial en vertu de la loi sur les finances publiques (PFMA)
pour les institutions provinciales d'une province.
Les départements provinciaux peuvent personnaliser cette section pour y ajouter les
instructions de la trésorerie provinciale.
4.2.3 Les pratiques comptables générales reconnues (General Recognised

Accounting Practice - GRAP) sont des normes publiées par le Conseil des
normes comptables (Accounting Standards Board) en vertu de la PFMA,
afin de réglementer les cadres de reporting et de comptabilité pour les
municipalités et les entités publiques.
4.2.4 La norme de comptabilité de caisse modifiée (MCS) est le "GRAP" pour les
départements et toute autre entité qui prétendent se conformer à la
comptabilité de caisse modifiée. Le MCS, tel que prescrit par le Trésor
national : Office of the Accountant-General, définit les principes de
reconnaissance, d'enregistrement, de mesure, de présentation et de
divulgation des informations requises selon les formats prescrits par le
Trésor national.
Il est important de noter que, bien que les institutions adhèrent à différents cadres de
présentation des rapports, à savoir les normes du GRAP et du MCS, ces
instructions/politiques et SOP servent de base aux bonnes pratiques pour aider à la
conformité avec l'un ou l'autre de ces cadres.
[L'entité doit compléter cette section pour sa (ses) propre(s) référence(s), si une (des)
norme(s) GRAP doit (doivent) être notée(s) ici].
4.3 Autres instructions / politiques et POS à lire avec la présente POS
4.3.1 Concepts, définitions et principes généraux
4.3.2 Procédures opérationnelles normalisées pour le traitement des

paiements
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4.3.3 Procédures de comptabilité et de fin de mois SOP.
4.3.4 Procédures d'exploitation des rapports du YIM
4.3.5 Manuel de procédures pour les fautes financières
4.3.6 Manuel financier du service public et de l'administration (DPSA).
4.3.7 Résolutions DPSA.
4.3.8 Manuel du SMS.
4.3.9 Manuel ministériel.
4.3.10 Manuel du directeur financier
Des systèmes détaillés et/ou des processus opérationnels, relatifs à ces procédures
opérationnelles standard, doivent être développés par <Insérer le nom de
l'institution> pour compléter les processus de haut niveau contenus dans les
présentes procédures opérationnelles standard.
5. Développement des capacités
5.1 Le développement des capacités est traité en détail dans les Concepts, définitions
et principes généraux, et doit être lu conjointement avec les présentes
instructions/politiques et procédures opérationnelles standard.
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6 Instructions / Politiques institutionnelles : Formation et développement
6.1 Ledirecteur financier ou ses délégués doivent
6.1.1 Veiller à ce que les dépenses de formation et de développement

fassentpartie des biens et services dont l'acquisition est envisagée sur une
période de cinq ans liée au plan stratégique de l'institution.
6.1.2 Prévoir ces dépenses dans le plan opérationnel annuel élaboré et mis en
œuvre par le directeur financier (délégué par le comptable/l'autorité
comptable) de l'institution pour l'unité "Gestion de la chaîne
d'approvisionnement".
6.1.3 Soumettre le plan de passation des marchés pour l'exercice financier au

trésor public concerné avant le 30 avril de chaque année, en indiquant
tous les marchés prévus dans un format et selon des seuils prescrits par
l'instruction du Trésor national.
6.1.4 Veiller à ce que les dépenses de formation et de développement soient

allouées conformément aux crédits inscrits au budget et à ce que les
postes corrects soient utilisés.
6.1.5 Veiller à ce que la délégation de pouvoir précise les responsabilités et les

autorités chargées de l'autorisation et de la gestion de ce type de
dépenses.
6.1.6 Veiller à ce que la délégation d'autorité et les spécimens de signature

concernant les dépenses de formation et de développement soient
communiqués à l'ensemble de l'institution.
6.1.7 Le budget de formation et de développement de l'institution est saisi dans

son système financier conformément au plan comptable normalisé (PCN).
Le système financier doit être configuré de manière à pouvoir afficher le
budget disponible pour chaque poste de dépense afin d'aider les
fonctionnaires délégués à prendre des décisions lorsqu'ils envisagent
d'acheter des articles de formation et de développement. Le système doit
être conçu pour bloquer l'approbation d'un paiement si le budget disponible
pour une dépense est insuffisant.
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6.1.8 Veiller à l'application des mesures de contrôle relatives à la séparation des
tâches en ce sens que la personne qui saisit les paiements et/ou les
ordres ne doit pas être la même que celle qui autorise ces paiements et/ou
ces ordres. Cela s'applique à la fois au système de gestion de la chaîne
d'approvisionnement et au système comptable.
6.2 Les autres employés (y compris les gestionnaires de budget) doivent :
6.2.1 Veiller à ce que les dépenses de formation et de développement ne soient

engagées que dans le cadre des activités de l'institution, ou d'une division
de l'institution, qui sont directement liées à la réalisation de ses objectifs.
6.2.2 Veiller à ce que les descriptions de poste et les résultats mesurables des
contrats de performance de tous les fonctionnaires délégués concernés
soient alignés sur les processus du présent manuel de procédures.
6.2.3 Veiller à ce que les demandes de formation et de développement et

l'approbation des commandes ne soient approuvées par les fonctionnaires
délégués que si les articles ont été inclus dans le plan annuel de passation
de marchés.
6.2.4 Veiller à ce que les processus d'acquisition pour la formation et le

développement soient conformes au processus de gestion de la chaîne
d'approvisionnement (voir la politique de gestion de la chaîne
d'approvisionnement).
7 Annexes
7.1 Annexe 1 : Biens et services : Organigramme de la formation et du

développement
7.2 Annexe 2 : Processus et procédures pour la formation et le développement
7.3 Annexe 3 : Liste de contrôle interne pour les biens et services : Formation et
développement
7.4 Annexe 4 : Analyse des risques et mesures de contrôle interne proposées
8 Délégations d'autorité
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8.1 Une copie du cadre de délégation en matière de formation et de développement
est jointe en annexe ;
Ou <Entityto decide on this>
8.2 Les acteurs impliqués dans la formation et le développement doivent respecter

strictement les délégations d'autorité institutionnelles.
9 Non-conformité
9.1 Toute dérogation aux dispositions des présentes instructions/politiques et

procédures opérationnelles standard, sans l'autorisation écrite préalable de
l'AO/AA, sera considérée comme une faute financière et donnera lieu à des
procédures disciplinaires ou pénales appropriées qui seront envisagées et
engagées à l'encontre de la personne concernée, si cela est jugé nécessaire.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter le POS sur les fautes
financières.
10 Suivi, contrôle et maintenance
10.1 Afin d'assurer le bon fonctionnement de ces instructions/politiques et SOP, les

utilisateurs doivent signaler tout changement nécessaire à leurs supérieurs.
Chaque fois qu'un changement intervient dans les zones de traitement des
paiements et/ou dans l'environnement, il convient d'en vérifier la pertinence. Ces
instructions/politiques et SOP doivent être révisées périodiquement comme
indiqué dans les Concepts, définitions et principes généraux.
11 Conclusion
11.1 Le contenu de ces instructions/politiques et SOP doit être porté à l'attention de

tous les fonctionnaires de l'institution.
11.2 Ces instructions, politiques et procédures opérationnelles normalisées entrent en

vigueur à partir de [insérer la date].
12 Personne de contact
12.1 Pour toute question relative aux présentes instructions et procédures opératoires
normalisées, veuillez contacter[Nom de la personne].
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13 Approbation
________________ _____________
Comptable Date
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Annexe 1 : Organigramme de la formation et du développement
Aperçu général des biens et services - Formation et développement
Processus SCM - Rapports

Processus de gestion de enregistrement de la SCM/Finance mensuel et CFO
la demande - facture dans le système Rapport trimestriel et annuel
Identification d'un besoin sur les factures et les
engagements
Exigences des règlements du
Trésor :
Plan opérationnel annuel
Processus budgétaire et
Vérification de la préparation Plan annuel de passation de
saisie du budget par rapport
des factures et des marchés
aux crédits du système
paiements par l'utilisateur Marchés passés au-delà de la
final valeur seuil
Évaluation des risques
Demande par utilisateur, Tableaux de contrôle interne
Gestion de l'acquisition et de Listes de contrôle des
l'approvisionnement - Approbation par le transactions
approbation de la commande Prog. / Gestionnaire du
par le Prog/ responsable du budget et retour au SCM
pour soumission au
service financier pour
Services
rendus/marchandises reçues -
Facture reçue et certification
par le gestionnaire du
programme
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Annexe 2 : processus et procédures de formation et de développement
Action Modèle Responsabilité

référence
Processus de gestion de la demande - Identification des besoins en matière de dépenses de formation et de développement
1.  La division du budget de l'institution doit rassembler et consolider les besoins de toutes les
 Bureau du
divisions opérationnelles de l'institution qui nécessiteraient une formation et un développement. budget et
 Pour donner effet aux dispositions de la Constitution, de la loi n° 108 de 1996, de l'instruction gestionnaires
institutionnelle et de la législation régissant le développement des ressources humaines, de programmes
l'institution doit créer des possibilités pour tous les employés d'acquérir les connaissances et  DIRECTEUR
les compétences nécessaires à l'exécution des tâches qui leur sont confiées et d'améliorer FINANCIER
leurs perspectives de carrière. Le mandat de cette instruction institutionnelle découle de ce qui  SCM
suit :
o Loi sur les conditions de base de l'emploi, 1997 (loi n° 75 de 1997) ;
o Constitution, RSA, 1996 (loi n° 108 de 1996) ;
o Loi sur l'équité en matière d'emploi, 1998 (loi n° 55 de 1998) ;
o Système de gestion des performances des employés de l'institution ;
o Journal officiel n° 20865 du 7 février 2000 ;
o Stratégie de développement des ressources humaines de l'institution ;
o Stratégie de développement des ressources humaines du service public (Vision 2015)
o Stratégie nationale de développement des compétences pour l'Afrique du Sud, (2010-2025)
o Politique de compilation des descriptions de postes de l'institution ;
o Loi sur la gestion des finances publiques, 1999 (loi n° 1 de 1999)
o Règlement de 2001 relatif à la fonction publique ;
Page 14
référence
o Résolution n° 14 de 2002 de la Chambre centrale de négociation de la fonction publique
(CCNFP) ;
o Résolution n° 1 de 2003 de la CCSPB ;
o Système de gestion et de développement des performances pour les membres de la

Commission européenne
o Service d'encadrement supérieur (SMS), 2002 ;
o Loi sur le développement des compétences, 1998 (loi n° 97 de 1998) ;
o Skills Development Levies Act, 1999 (loi n° 9 de 1999) ;
o Livre blanc sur la formation et l'éducation dans le service public, 1996 ; et
o Livre blanc sur la transformation du service public, 1997.
 Pour tirer le meilleur parti de toutes les interventions en matière de développement des
compétences, une évaluation doit être réalisée afin de déterminer les compétences (aptitudes
et connaissances) dont les employés et l'institution auraient besoin. Il convient de déterminer,
dans le même temps, si les compétences dont l'institution a besoin sont rares, abondantes ou
moins critiques.
 Un assortiment d'interventions de formation doit être planifié et mis en œuvre chaque année
pour combler les lacunes identifiées. Pour gérer l'efficacité de la formation, il convient de
l'évaluer par rapport aux objectifs fixés dans la stratégie nationale de développement des
compétences du ministère de l'enseignement supérieur et de la formation, la stratégie de
développement des ressources humaines Vision 2015 de la fonction publique et la stratégie de
développement des ressources humaines de l'institution. Les interventions en matière de
formation comprennent l'ABET/GET, la FET, la HET, les bourses d'apprentissage, les cours de
courte durée et les conférences.
 Tous les travailleurs, y compris ceux qui sont nommés sur la base d'un contrat à durée
déterminée, sous réserve des conditions de ce contrat, doivent bénéficier de l'égalité d'accès à
des possibilités de formation appropriées et pertinentes et d'un développement de carrière
Page 15
référence
efficace.
 L'institution doit, conformément à la Gazette gouvernementale n° 20865 du 7 février 2000,
élaborer et soumettre chaque année des plans de compétences sur le lieu de travail
(Workplace Skills Plans - WSP). Le PSS documentera toutes les interventions prévues en
matière de formation et de développement pour un exercice financier. Le PSM comprendra les
éléments suivants suivant :
o Vision stratégique et mission de l'institution.
o Priorités et objectifs clés en matière d'éducation, de formation et de développement.
o Lien avec les mesures positives et le plan d'équité en matière d'emploi.
o Lien avec les plans de développement personnel de tous les employés.
 Le directeur général doit s'acquitter des tâches suivantes :

o Identifier les besoins de formation et de développement de l'institution et élaborer des plans
de formation pour répondre aux priorités en matière de formation ;
o Aligner les programmes de formation axés sur les besoins avec les objectifs stratégiques
de l'institution ;
o Veiller à ce que des fonds suffisants soient disponibles pour la formation des employés de
l'institution à tous les niveaux ;
o Veiller à ce que des fonds soient disponibles pour les programmes de développement.
 Le comité interne de formation et de développement (ITDC) doit superviser la qualité des

interventions de formation mises en œuvre dans l'institution et recommander l'approbation des
politiques, rapports et stratégies de développement des ressources humaines au COEX de
l'institution.
 La direction : Développement des employés et gestion des performances doit :
Page 16
référence
o Faciliter l'élaboration de profils de compétences ;
o Faciliter l'évaluation des compétences ;
o Consolider un plan d'action pour le département ;
o Organiser les cours transversaux basés sur le PSM ;
o Compiler les rapports trimestriels et annuels sur la formation ;
o Assurer les fonctions administratives de l'aide interne aux études ;
o Conserver une base de données des employés et des enregistrements des cours de
formation organisés à leur intention ;
o Contrôler et évaluer l'efficacité des programmes de formation et aider les responsables
hiérarchiques respectifs à sélectionner les prestataires de services et à coordonner les
cours de formation.
o Veiller à ce que tous les employés aient un accès équitable aux possibilités de formation.
o Donner des conseils sur tous les résultats en matière d'apprentissage et de développement
au sein du département.
 La direction doit fournir des ressources pour la formation ou le développement des
compétences de manière égale et équitable à tous les employés. Ils doivent également gérer
les performances de leurs employés en nommant les inscrire à des cours qui leur
permettront d'améliorer leurs performances et leurs perspectives de carrière.
 La responsabilité première de la formation et du développement d'un individu incombe à
l'employé lui-même. L'employé reconnaîtra son rôle dans l'amélioration de sa propre situation
par le biais d'une formation et d'un développement continus. Les employés doivent accepter la
responsabilité d'utiliser toutes les mesures et tous les canaux à leur disposition pour répondre
à leurs besoins en matière de formation et de développement, y compris prendre des
initiatives en matière d'auto-apprentissage et de formation pendant qu'ils sont au service de
l'institution.
Page 17
référence
 Employés (boursiers) bénéficiant d'une aide financière dans le cadre du régime de bourses
d'études pour La participation à des cours de courte durée doit faire l'objet d'un accord
contractuel avec le département.
 Le facilitateur de développement des compétences doit
o Élaborer le plan d'action pour l'environnement en conformité avec les lignes directrices
fournies par la SETA concernée.
o Soumettre le plan de compétences sur le lieu de travail au SETA compétent.
o Conseiller le ministère sur la mise en œuvre du plan de compétences sur le lieu de travail.
o Identifier les opportunités stratégiques pour l'apprentissage et la promotion des priorités

nationales en matière de développement des compétences.
o Développer des structures et des systèmes pour une planification efficace des
compétences.
o Faciliter et coordonner les réunions du comité de formation et de développement interne.
o Aider le département à remplir les principaux rapports exigés par le SETA compétent et
l'institution.
o Assister l'institution dans la rédaction d'un rapport annuel de suivi du plan d'action
approuvé.
o Conseiller l'établissement sur les exigences en matière d'assurance qualité définies par le
SETA applicable et celles déterminées par l'établissement.
o Faciliter la mise en œuvre des mesures d'assurance qualité.
o Servir de contact entre le département et le SETA concerné.
 La formation et le développement doivent faire partie de la stratégie de gestion de la chaîne

d'approvisionnement pour l'année en cours et la période de dépenses à moyen terme.
Page 18
référence
 La formation et le développement doivent alors faire partie du plan opérationnel annuel de
l'institution, qui comprend la méthode, le calendrier, la valeur estimée, le financement et le
service responsable de l'exécution de la passation de marché.
 Les dépenses pour la formation et le développement doivent être spécifiées dans le plan
annuel de passation de marchés sous un format et selon des valeurs seuils qui détermineront
la stratégie de passation de marchés.
 Les processus détaillés sont contenus dans le POS de gestion de la demande.
 Le budget des dépenses de formation et de développement doit être affecté et saisi dans le
système comptable au fonds, à l'objectif, à la responsabilité et à l'article appropriés,
conformément à la loi de finances.
 La délégation de pouvoir et les spécimens de signature des fonctionnaires délégués qui
peuvent approuver les dépenses de formation et de développement doivent être communiqués
à l'ensemble de l'institution.
Note : Le système doit être configuré avec les niveaux d'approbation appropriés pour tous les
fonctionnaires délégués - ainsi, un fonctionnaire qui n'a pas le niveau d'autorité requis ne peut
pas approuver certaines transactions - [vérifier si le nouveau système dispose de cette
fonctionnalité].
 Le gestionnaire de programme/budget concerné doit contrôler les dépenses de formation et de
développement afin de s'assurer qu'il n'y a pas de dépassement.
 Le gestionnaire de programme/budget concerné doit suivre l'évolution des dépenses en
matière de formation et de développement par rapport au plan d'acquisition et veiller à ce que
les fonds publics ne soient pas dépensés de manière inappropriée ou utilisés à mauvais
escient de quelque manière que ce soit.
 Le plan de passation de marchés doit être revu tous les trimestres en fonction du budget de
l'institution et du plan annuel de performance.
 Les rapports sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement doivent être présentés par le
Page 19
référence
comptable selon les modalités, le format et la périodicité prescrits par l'instruction de la NT.
Processus budgétaire et saisie du budget dans le système financier

2.  Le budget de l'institution doit être saisi dans son système financier selon les 8 segments du
 DIRECTEUR
plan comptable normalisé (PCN). FINANCIER
 Le système financier doit être configuré de manière à pouvoir afficher le budget disponible  RH
pour chaque poste de dépense afin d'aider les fonctionnaires délégués à prendre des
 Gestionnaires
décisions lorsqu'ils envisagent d'acheter des services de formation et de développement.
de programme
 Le système doit être configuré pour bloquer l'approbation d'un paiement si le budget
disponible pour une dépense est insuffisant.
 Les descriptions de poste et les résultats mesurables des contrats de performance de tous les
fonctionnaires délégués concernés doivent être alignés sur les processus du présent manuel
de procédures. Par exemple, les paiements aux fournisseurs doivent être effectués dans les
30 jours suivant la réception de la facture afin d'éviter le non-respect de la TR 81. Par
conséquent, les contrats de performance de tous les fonctionnaires délégués impliqués dans
le processus de paiement doivent refléter l'exigence selon laquelle les fonctionnaires
délégués doivent empêcher le non-respect de la TR81 dans l'exercice de leurs responsabilités
respectives. Les descriptions de poste doivent également indiquer que les fonctionnaires sont
tenus d'empêcher le non-respect des réglementations en matière de trésorerie.
 Pour assurer une gestion efficace et efficiente des dépenses de formation et de
développement, les gestionnaires de programme doivent assumer les responsabilités
suivantes :
o Assumer la responsabilité de la gestion et du contrôle des fonds qui leur sont alloués
en ce qui concerne les dépenses de formation et de développement ;
o Utiliser les fonds qui leur sont alloués conformément aux politiques de l'institution et
aux prescriptions pertinentes ;
o comparer mensuellement le montant budgétisé conformément au plan
Page 20
référence
d'approvisionnement aux dépenses réelles et signaler tout écart au directeur financier ;
et
o Fournir des motivations ou des informations à la demande du directeur financier en
matière de formation et de développement.
Réquisitions et commandes
3. Approbation de la réquisition
 Fonctionnaire
 L'utilisateur final remplit une demande de biens/services délégué
 Le gestionnaire du programme doit s'assurer qu'il existe un besoin pour les biens/services et
qu'un budget est disponible avant d'engager des dépenses de formation et de  Gestionnaire
développement. de programme
 Le gestionnaire de programme concerné vérifie que les dépenses sont pertinentes et contrôle
les pièces justificatives pour s'assurer que les processus de GCL et autres prescriptions sont  SCM
respectés (les approbations nécessaires ont été obtenues auprès du comité départemental
concerné).
 Le gestionnaire de programme concerné doit également vérifier dans les rapports du système
si des fonds sont disponibles au niveau de la description de l'article du SCOA avant
d'approuver la demande.
 La gestion des acquisitions est désormais assurée - SCM participe à l'approvisionnement en
biens/services - en fonction de la valeur des dépenses conformément au plan annuel
d'approvisionnement. Veuillez vous référer à la procédure d'utilisation normalisée de la
gestion du cycle de vie des produits.
 Les processus relatifs à l'acquisition de biens et de services sont abordés dans le manuel
d'exploitation de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de la stratégie
d'approvisionnement.
Page 21
référence
4. Approbation de l'ordre
 Fonctionnaire
 Aucun bien ou service ne peut être acquis sans l'émission d'un ordre officiel. délégué
 Les commandes ne peuvent être traitées qu'à la condition que -

 Gestionnaire
o sont disponibles sous la description correcte de l'article SCOA ; de
o les coordonnées bancaires du fournisseur ont été vérifiées et la commande a été programme
autorisée dans le système financier/de passation de marchés approprié ; et  Fonctionnaire
délégué
o toutes les approbations et tous les documents pertinents sont joints à la demande d'achat
 Capteur de
 Le système imprime le texte suivant lorsque la commande est autorisée au stade de données
l'acquisition  Utilisateur
o La commande (envoyée au fournisseur externe) final /
Gestionnaire
o le reçu (signé par l'utilisateur final lors de la réception des biens et services) de budget
o L'engagement (qui est envoyé par interface au système comptable)
 Le reçu doit être traité quotidiennement dans le système afin de mettre à jour les registres
comptables.
 Le récépissé simultané est classé dans le dossier du bon de réception dans l'ordre
numérique.
 Autre solution : une copie de la commande accompagnée de la facture originale est envoyée
à la section financière après que le fonctionnaire du magasin a saisi l'information par voie
électronique.
 Lorsque des marchandises spécialisées sont livrées directement à l'utilisateur final, celui-ci
doit en informer les magasins et le préposé à la réception des marchandises/le fonctionnaire
chargé du transit des magasins doit être présent lors de ces livraisons.
Page 22
référence
5. Les services sont rendus


 Les services sont normalement rendus dans le cadre d'un accord contractuel entre l'institution
et le fournisseur externe.
 Les factures peuvent être reçues directement par l'utilisateur final/le gestionnaire du budget,
soit par voie électronique, soit sur papier, en mains propres ou par la poste. L'utilisateur final
doit certifier que les services ont été rendus.
 La facture doit être envoyée au fonctionnaire délégué pour être datée et enregistrée dans le
système.
 Le système génère un reçu lorsque la facture signée par l'utilisateur final/le gestionnaire du
budget est saisie.
Les éléments suivants sont consignés sur le reçu : l'agent de transit signe la réception des
marchandises, le deuxième agent - l'utilisateur signe, le troisième agent - le responsable de la
saisie des données. Quatrième fonctionnaire - responsable hiérarchique entrepôt de transit
(logistique)
6. Réception de biens et de services
 Fonctionnaire
 À l'arrivée des marchandises commandées, celles-ci doivent être déchargées en présence du délégué
fonctionnaire délégué et de l'utilisateur final dans une zone de réception des marchandises
désignée (magasins).
 La procédure suivante doit être suivie :
o Obtenir le bon de livraison auprès du personnel de livraison du fournisseur et le comparer
au bon de commande ;
Page 23
référence
o Vérifier la quantité et la description des marchandises livrées par rapport au bon de
commande et au bon de livraison ;
o Effectuer un contrôle superficiel de l'état des marchandises livrées, par exemple des
boîtes cassées ou mouillées, etc ;
o Rejeter toutes les marchandises incorrectes, identifier et marquer les rejets sur les copies
du bon de livraison et du bon de commande ;
o Dresser la liste des marchandises acceptées et refusées ;
o Veiller à ce que le personnel du fournisseur signe les deux exemplaires du bon de

livraison, y compris les modifications ;
o Signer le bon de livraison du fournisseur.
Remarque : le non-respect de la procédure peut entraîner des dépenses inutiles et des

gaspillages pour l'institution.
7. Réception des services
 Fonctionnaire
 Lorsque les services sont rendus, l'utilisateur final/le gestionnaire de programme doit procéder délégué/
à une évaluation des services rendus par le fournisseur et noter les éléments suivants :  Gestionnaire
de programme
o si les services rendus sont conformes aux dispositions contractuelles de l'accord.
o Le niveau de coopération avec le fournisseur
o La fourniture du service dans les délais prévus
o la qualité et la performance du fournisseur, et
o Une évaluation de l'opportunité de faire appel au fournisseur à l'avenir par l'institution.
8. SCM traiter les factures reçues concernant des biens et/ou des services
 Responsable
 Le chef du SCM doit désigner un fonctionnaire au sein de l'unité SCM qui sera responsable SCM
Page 24
référence
de la réception de toutes les factures.
 Utilisateur final
 Lorsque l'institution dispose de plusieurs sites, un fonctionnaire délégué (contrôleur des  Fonctionnaire
stocks) doit être nommé dans chaque site. délégué
 Une adresse électronique dédiée doit être configurée pour recevoir toutes les factures  DIRECTEUR
envoyées par courrier électronique, à laquelle le fonctionnaire délégué au SCM doit avoir FINANCIER
accès.  Gestionnaire
 Tous les fonctionnaires doivent être informés de la fonction du fonctionnaire délégué de
responsable de la réception de toutes les factures. programme/bu
dget
 Toutes les factures remises en main propre ou reçues par la poste doivent être remises par
l'utilisateur final au fonctionnaire délégué du SCM.
 Toutes les factures reçues par le fonctionnaire délégué doivent être datées afin de permettre
à l'institution d'évaluer son respect de l'obligation de paiement dans les trente (30) jours.
 La facture reçue par courrier électronique doit être imprimée et datée.
 Le fonctionnaire délégué doit enregistrer la facture dans le registre des factures (registre
électronique/manuel) dès réception de la facture.
 Le fonctionnaire délégué doit au minimum vérifier la facture pour s'assurer que
o c'est au nom de l'institution
o Qu'il s'agit d'une facture fiscale valide et non d'une copie de facture fiscale/ facture pro
forma non acceptée si le service a été rendu.
o La date de la facture
o La description des biens fournis / des services rendus correspond au bon de

commande et au bon de livraison.
o Les coordonnées bancaires du fournisseur figurent sur la facture.
Page 25
référence
o les factures
 Les documents doivent porter le cachet "Reçu", la date de réception de la facture, le nom et la
signature documentés.
 Le fonctionnaire délégué au SCM doit remettre la facture et le registre manuel à l'utilisateur
final.
 L'utilisateur final doit signer le registre et le dater de la date à laquelle la facture lui a été
remise.
 Le fonctionnaire délégué chargé de la gestion des risques doit mettre à jour le registre
électronique (le cas échéant) en indiquant la date à laquelle la facture a été remise à
l'utilisateur final.
 Le fonctionnaire délégué au SCM se renseigne régulièrement sur les factures qui n'ont pas
été renvoyées par l'utilisateur final.
 Le registre des factures doit également indiquer le signataire autorisé pour le code de coût et
le montant. Le fonctionnaire délégué du SCM doit transmettre la facture au gestionnaire du
programme/budget délégué pour autorisation conformément à la délégation.
 La signature autorisée sur la facture doit correspondre à la signature autorisée figurant sur le
registre des spécimens, conformément à la délégation pour la certification des factures.
 Le fonctionnaire délégué chargé de la gestion du cycle de vie des produits doit augmenter la
fréquence des enquêtes si la période de 30 jours approche et que la facture n'a pas été
renvoyée par l'utilisateur final.
 Lorsque la facture est renvoyée au SCM, le fonctionnaire délégué doit vérifier chaque facture
par rapport à l'avis de couverture et au registre et confirmer que toutes les factures ont été
reçues.
 Si la facture est incorrecte pour quelque raison que ce soit, le fonctionnaire délégué au MCS
peut en informer le fournisseur par courrier électronique. Le fonctionnaire délégué au MCS
doit annuler la facture du registre des factures, en indiquer la raison sur le registre et
Page 26
référence
conserver le courriel adressé au fournisseur comme preuve.
 Le fonctionnaire délégué du SCM doit apporter les factures et les pièces justificatives à l'unité
Finances.
Le fonctionnaire délégué chargé de la gestion du cycle de vie des produits doit mettre à jour le
registre électronique avec les informations pertinentes.
Note : Risque de non-conformité à la PFMA et aux TR en cas de non-respect.

Les délégations d'autorité doivent être communiquées à l'ensemble de l'institution.
Des échéances doivent être définies pour tous les flux de documents entre les différents
fonctionnaires - ces échéances doivent être liées à leurs contrats de performance.
La période de 30 jours équivaut à 21 jours ouvrables.
9. Vérification de la facture par l'utilisateur final et préparation du paiement

 Utilisateur final
 Lorsque l'utilisateur final reçoit la facture du SCM, il doit signer le registre et enregistrer la date
à laquelle la facture lui a été remise.
 L'utilisateur final doit être satisfait de l'état des marchandises reçues.
 L'utilisateur final doit vérifier les points suivants :

o La facture correspond à la commande ou à l'accord contractuel signé (le cas échéant),
au bon de commande et au bon/note de réception des marchandises ;
o Les biens ou services ont été reçus/livrés.
o Lorsque les marchandises de l'utilisateur final ont été reçues par le personnel de
réception de l'institution, l'utilisateur final doit obtenir une copie du NRG et s'assurer
que les marchandises correctes ont été reçues et qu'elles ont été reçues en bon état.
o Le numéro de commande figure sur la facture et correspond au numéro de commande
Page 27
référence
original ;
o Il s'agit des biens et/ou services effectivement commandés et reçus (description de
l'article) ;
o La date de la facture se rapporte à la période en cours ou à la période précédente ;
o le montant de la facture correspond au montant figurant sur le bon de commande et/ou

le devis, ainsi qu'au bon/note de réception des marchandises ; et
o vérifier et recouper toutes les factures valides pour s'assurer de leur exactitude
Le risque - s'il n'est pas exécuté correctement - peut entraîner des dépenses inutiles et des
gaspillages.
 L'utilisateur final doit joindre les documents relatifs à la transaction (demande d'achat, devis,
bon(s) de commande, contrats le cas échéant).
 La facture doit être signée/estampillée par l'utilisateur final afin d'indiquer qu'elle a été
correctement vérifiée, ou ;
Risque - en cas d'exécution incorrecte, il devient le catalyseur de l'engagement de dépenses non
autorisées.
 L'utilisateur final peut préparer l'avis de paiement. L'utilisateur final doit inclure tous les détails
de paiement requis et, dans le cas d'une institution, les codes SCOA.
 L'utilisateur final doit signer l'avis de paiement en tant que préparateur.
 L'utilisateur final remet ensuite la facture et les pièces justificatives au gestionnaire du

programme/budget pour autorisation.
7. Approbation par le gestionnaire du programme/budget  Gestionnaire

de
 Lorsque le gestionnaire du programme/budget reçoit la facture et les pièces justificatives de
programme/bu
l'utilisateur final, il doit déterminer si le paiement peut être approuvé.
Page 28
référence
 Le gestionnaire du programme/budget doit s'assurer que le montant de la facture est dget
conforme au montant qu'il est habilité à approuver en vertu des délégations financières.
 Toutes les anomalies entraînant un refus de paiement doivent être renvoyées à la division
concernée pour être corrigées, examinées et une nouvelle autorisation doit être obtenue
après que les corrections ont été effectuées.
 Toutes les divergences doivent faire l'objet d'un suivi avec le prestataire de services jusqu'à
ce qu'elles soient résolues avant que les factures ne soient payées.
 Le gestionnaire du programme/budget doit, après avoir vérifié les factures, approuver le
paiement si le montant est conforme à ses délégations financières.
 Lorsque le montant est supérieur au montant délégué, le paiement doit être soumis à
l'approbation du fonctionnaire délégué compétent.
 L'approbation doit être attestée par une signature sur la facture ou, si un avis de paiement a
été préparé, l'avis de paiement doit être signé.
 Les gestionnaires de programme/budget doivent s'assurer que le budget est disponible avant
l'acquisition de biens et de services et doivent déclarer la disponibilité des fonds lors du
paiement.
 Les paiements doivent toujours être effectués sur les affectations correctes et non sur un
autre poste lorsque le budget est disponible.
 La facture approuvée doit être renvoyée à l'utilisateur final.
 L'utilisateur final renvoie la facture approuvée, accompagnée des pièces justificatives, au

fonctionnaire délégué du SCM, qui la transmet à la section des finances pour paiement.
Contrôle
8.  DIRECTEUR
 Des listes de contrôle des transactions doivent être mises en place pour enregistrer toutes les FINANCIER
actions à effectuer depuis l'initiation d'une demande de formation et de développement
jusqu'à l'autorisation finale de paiement.
Page 29
Annexe 3: liste de contrôle pour la conformité: formation et développement
LISTE DE CONTRÔLE DE CONFORMITÉ RESPONSABLE REMARQUE /

ACTION
CORRECTIVE
Gestion de la demande
1. Les dépenses de formation et de développement Gestionnaire de
sont-elles nécessaires pour soutenir les engagements programme
stratégiques et opérationnels de l'institution ?
2. Les dépenses de formation et de développement Gestionnaire de
font-elles partie de la stratégie de gestion de la chaîne programme
logistique pour les biens et services (formation et
développement) et sont-elles conformes aux
dépenses de l'exercice en cours et de la période de
dépenses à moyen terme ?
3. Ces dépenses de formation et de développement Gestionnaire de
sont-elles conformes au plan opérationnel annuel en programme
ce qui concerne :
 La méthode de passation des marchés ;
 Délais d'exécution de la passation de marché ;
 Valeur estimée (y compris toutes les taxes

applicables) ;
 la confirmation que les fonds sont

disponibles ; et
 Le bureau responsable ou le bureau

régional ?
Processus budgétaire et saisie du budget dans le système

4. Le budget pour les dépenses de formation et de Section du
développement a-t-il été alloué et saisi dans le budget
système comptable au fonds, à l'objectif, à la
responsabilité et à l'article corrects, comme prévu
dans la loi de finances ?
5. Le budget des dépenses de formation et de Section du
développement a-t-il été alloué de manière budget
centralisée pour l'institution ou attribué à chaque
centre de coûts individuel ?
6. La délégation de pouvoir pour l'approbation de ces DIRECTEUR
dépenses a-t-elle été vérifiée et confirmée ? FINANCIER
7. Le système bloque-t-il l'approbation des dépenses si DIRECTEUR
les fonds disponibles sont insuffisants ? FINANCIER
8. Le gestionnaire de programme compare-t-il les Gestionnaire de
dépenses réelles au budget et signale-t-il tout écart programme
au directeur financier ?
Approbation des demandes et des commandes de formation et de développement
9. Le gestionnaire du programme a-t-il vérifié les Gestionnaire de
éléments suivants relatifs à la dépense avant programme
d'approuver la demande conformément à l'objet du
vote ;
Page 30
ACTION
CORRECTIVE
 dans le cadre du budget de l'institution pour le
poste (fonds disponibles) et n'entraînera pas
de dépenses non autorisées, irrégulières,
stériles et inutiles ;
 représentant un bon rapport qualité-prix, et les

services à obtenir sont de la qualité, de la
quantité et du prix requis ; et
 dans les limites et les conditions éventuelles

de sa délégation de pouvoir ?
10. Les contrôles suivants ont-ils été effectués pour la Fonctionnaires

saisie des commandes afin de s'assurer que des finances
 toutes les transactions sont rapidement
enregistrées pour le montant exact et dans la DIRECTEUR
période comptable appropriée ; FINANCIER
 toutes les transactions sont enregistrées de

manière appropriée conformément au poste
de dépenses SCOA et que des fonds sont
disponibles pour le poste Formation et
développement (détection des dépenses non
autorisées) ; et
 des registres d'engagement sont tenus et mis

à jour régulièrement.
Biens livrés/services rendus

11. Lorsque des services sont rendus, la facture a-t-elle Utilisateur final
été envoyée au SCM pour être datée et une Fonctionnaire
commande a-t-elle été générée pour être enregistrée des finances
dans le système ?
12. La date du reçu a-t-elle été apposée sur la facture ? Fonctionnaire
des finances
13. La quantité et la description des marchandises livrées Utilisateur final
ont-elles été comparées au bon de commande et au
bon de livraison ?
14. Le bon de livraison a-t-il été signé en acceptation des Utilisateur final
marchandises et/ou des services ?
15. Le montant de la facture correspond-il au montant de Utilisateur final
la commande ? Lorsque ce n'est pas le cas, les
raisons en ont-elles été données ?
16. La facture a-t-elle été enregistrée dans le registre Fonctionnaire
électronique/manuel ? des finances
17. L'utilisateur final a-t-il signé le registre pour en Utilisateur final
accuser réception ?
18. Les contrôles de surveillance suivants ont-ils été mis Gestionnaire
en œuvre pour évaluer la fiabilité des fournisseurs et Finances
s'assurer que :
Page 31
ACTION
CORRECTIVE
 Les délais de livraison ont été respectés,
 La quantité et la qualité des biens fournis ou

des services rendus étaient satisfaisantes, et
 Des mesures ont été prises à l'encontre des

fournisseurs sous-performants ou non
performants.
Traitement des factures reçues par le SCM

19. Toutes les factures sont-elles datées par le Fonctionnaire
fonctionnaire délégué au MCS lors de leur réception SCM
et enregistrées dans le registre électronique ou
manuel ?
20. Le fonctionnaire du SCM vérifie-t-il les détails de la Fonctionnaire
facture afin d'en déterminer la validité ? SCM
21. Le montant de la facture correspond-il au montant de Fonctionnaire
la commande ? Lorsque ce n'est pas le cas, les SCM
raisons en ont-elles été données ?
22. La facture a-t-elle été soumise à l'autorisation du Fonctionnaire
gestionnaire de programme délégué ? SCM
23. Le responsable de la gestion du cycle de vie a-t-il Fonctionnaire
assuré le suivi des factures approuvées par le SCM
gestionnaire de programme qui ne lui ont pas été
renvoyées ?
24. Le fonctionnaire du SCM a-t-il transmis les factures et Fonctionnaire
les pièces justificatives à l'unité financière pour SCM
paiement ?
Vérification de la facture par l'utilisateur final et préparation du paiement
25. L'utilisateur final a-t-il signé le registre des factures Utilisateur final
attestant que les marchandises ont été livrées et/ou les
services rendus ?
26. La facture correspond-elle à la commande ou à Utilisateur final
l'accord contractuel signé (le cas échéant), au bon de
commande et au bon/note de réception des
marchandises ;
27. Le numéro de commande figure-t-il sur la facture et Utilisateur final
correspond-il au numéro de commande original ?
28. La facture est-elle correcte en termes de montant, Utilisateur final
d'adresse, d'exercice financier et d'affectations ?
29. Les pièces justificatives pertinentes sont-elles jointes Utilisateur final
à la facture/à l'avis de paiement ?
30. Le paiement est-il tamponné et signé après Utilisateur final
vérification ?
Vérification par le gestionnaire final du programme/budget
31. Le budget est-il disponible pour le paiement en Gestionnaire de
question sur le poste adéquat ? programme
32. Le montant de la facture est-il conforme au montant Gestionnaire de
autorisé dans le cadre des délégations financières ? programme
33. Le paiement et les pièces justificatives sont-ils Gestionnaire de
corrects en termes de montant, de commande, de programme
Page 32
ACTION
CORRECTIVE
biens/services livrés, de dates et d'affectations ?
34. Toutes les pièces justificatives pertinentes sont-elles Gestionnaire de
jointes au paiement ? programme
35. Le paiement est-il autorisé par le gestionnaire du Gestionnaire de
programme/budget ? programme
Contrôle
36. Des listes de contrôle des transactions ont-elles été Fonctionnaires
mises en œuvre conformément à l'instruction du des finances
Trésor qui consigne toutes les actions à effectuer
depuis l'initiation d'une demande de formation et de
développement jusqu'à l'autorisation finale d'un
paiement ?
Page 33
Annexe 4 : analyse des risques et mesures de contrôle interne proposées : formation et développement
* Pour les besoins de ce tableau, les abréviations suivantes ont la signification suivante :
TYPE DE MESURE DE CONTRÔLE
TYPE DE RISQUE PROBABILITÉ
Acc = Accès
Accu = Précision Pro = Procédure
Auth = Autorisation L = Faible Rep = Rapport
Com = Complétude M = Moyen Seg = Séparation des tâches
Val = Validité H = Haut Tr = Formation
NON RISQUE MESURES DE CONTRÔLE
. DESCRIPTION TYPE IMPACT PROB TYPE DESCRIPTION
Dépenses
Suivi par le gestionnaire du programme et le
1 non H
directeur financier
Affectation d'un poste à un programme incorrect autorisées
Dépenses
2 Dépassement du budget alloué au programme non H Blocage du budget sur le système
autorisées
Réception de biens et de services non Dépenses
3 conformes aux spécifications ou de vaines ou H Suivi par le SCM
biens/services de qualité inférieure inutiles
Non-paiement des factures dans les 30 jours Non- Suivi par la direction de la gestion de la chaîne
4 H
suivant leur réception conformité logistique et le directeur financier
Dépenses
inutiles ou
gaspillées/
Les objectifs H
Accord sur le niveau de service et pénalités
5 Non-performance du prestataire de services de la
Suivi par la direction
prestation de
services ne
sont pas
atteints.
Page 35

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4. Gestion financière, gouvernance et cadre réglementaire 6

4.2 Règlements du Trésor 6

4.3 Autres instructions / politiques et POS à lire avec la présente POS 7

5. Développement des capacités 8

6 Instructions / Politiques institutionnelles : Formation et développement 9

10 Suivi, contrôle et maintenance 11

Annexe 1 : Organigramme de la formation et du développement 13

Annexe 2 : processus et procédures de formation et de développement 14

Annexe 3: liste de contrôle pour la conformité: formation et développement 30

Annexe 4 : analyse des risques et mesures de contrôle interne proposées : formation et

1.1 L'objectif de ces instructions / politiques et procédures opérationnelles standard

1.3 Il sert également d'outil de référence à des fins éducatives et de formation.

2.1 Les présentes instructions, politiques et procédures opérationnelles standard de

3.2 Les abréviations et définitions pertinentes pour les présentes

Les dépenses de "formation et développement" peuvent être définies comme une

Les termes "formation" et "développement" sont utilisés conjointement pour décrire

Formation et développement fournis aux salariés et aux non-salariés, ainsi que le

Les éléments suivants relatifs à la formation et au développement ne sont pas inclus

 Bourses, remboursement des frais de voyage et de séjour

4.1.1 La loi 1 de 1999 sur la gestion des finances publiques.

4.2.2 Loi sur le service public de 1994.

4.2.3 Loi 97 de 1998 sur le développement des compétences

4.2 Règlements du Trésor

4.2.1 L'AA / AO et le CFO sont responsables de la mise en place d'un système

Para 6 Instructions institutionnelles et procédures opérationnelles

Para 9 Fonctions des directeurs financiers

Para 16 Système de contrôle interne [articles 38(1)(a)(i) et 51(1)(a)

Para 17 Environnement de contrôle

Para 18 Évaluation des risques [articles 38(1)(a)(i) et 51(1)(a)(i)]

Para 54 Processus de planification

Para 63 Saisie du budget dans le système financier

Para 73 Rapports mensuels sur les recettes et les dépenses

Para 90 Système de gestion des dépenses

Para 91 Approbation des dépenses et des engagements

Para 93 Paiements dans le délai prescrit

Para 187 Système de gestion des acquisitions

Para 194 Achats stratégiques

4.2.3 Les pratiques comptables générales reconnues (General Recognised

4.3 Autres instructions / politiques et POS à lire avec la présente POS

4.3.1 Concepts, définitions et principes généraux

4.3.2 Procédures opérationnelles normalisées pour le traitement des

4.3.4 Procédures d'exploitation des rapports du YIM

4.3.5 Manuel de procédures pour les fautes financières

4.3.6 Manuel financier du service public et de l'administration (DPSA).

4.3.7 Résolutions DPSA.

4.3.8 Manuel du SMS.

4.3.9 Manuel ministériel.

4.3.10 Manuel du directeur financier

5. Développement des capacités

6.1 Ledirecteur financier ou ses délégués doivent

6.1.1 Veiller à ce que les dépenses de formation et de développement

6.1.3 Soumettre le plan de passation des marchés pour l'exercice financier au

6.1.4 Veiller à ce que les dépenses de formation et de développement soient

6.1.5 Veiller à ce que la délégation de pouvoir précise les responsabilités et les

6.1.6 Veiller à ce que la délégation d'autorité et les spécimens de signature

6.1.7 Le budget de formation et de développement de l'institution est saisi dans

6.2 Les autres employés (y compris les gestionnaires de budget) doivent :

6.2.1 Veiller à ce que les dépenses de formation et de développement ne soient

6.2.3 Veiller à ce que les demandes de formation et de développement et

6.2.4 Veiller à ce que les processus d'acquisition pour la formation et le

7.1 Annexe 1 : Biens et services : Organigramme de la formation et du