SUPPORT DE LA FORMATION

THEME

MISE EN PLACE ET ORGANISATION

DES ARCHIVES DE LA SIVOP

Formateur :
M. KOFFI Oi Koffi Alexis
Consultant/Formateur en archivistique, bibliothéconomie et
documentation
1
2
Domaine : Archivistique

Niveau : archivistes et membres du personnel ayant un lien avec les archives

Intitulé : Session de formation sur la mise en place et l’organisation des

archives de la SIVOP

Objectif général

Connaitre les enjeux d’un système de classement pour une gestion optimale et
efficace des archives

Objectifs spécifiques

1. Connaître l’environnement des archives

2. Connaître l’importance des archives
3. Faire savoir l’importance d’organiser ses archives
4. Faire l’état des lieux du classement existant
5. Proposer un cadre de classement des archives ;
6. Permettre aux auditeurs de prendre en main l’organisation de leurs
archives ;

Attentes

Au terme de cette formation, les auditeurs seront capables de :

1. mieux connaitre l’environnement des archives ;

2. connaitre l’importance des archives ;
3. comprendre la nécessité de mieux organiser ses archives ;
4. mettre en place un cadre de classement adapté à leur réalité ;
5. organiser et mieux gérer leurs archives

3
 INTRODUCTION

Pour bien diriger et participer à la vie de la collectivité ou d’une

administration, il faut savoir. Or, une partie importante des informations et du
savoir requis se trouve consignée dans les masses de nos propres documents.
Comment organiser cette masse documentaire pour y retrouver rapidement
l’information nécessaire afin de l’exploiter avantageusement ?

La gestion des archives s’appuie sur le choix des moyens ou outils les plus
efficaces et les plus rentables pour créer, classer, repérer et diffuser les
documents (dossiers).

Entre la prise en main des dossiers et leur rangement final, se trouve des
opérateurs dont il convient de connaître le fonctionnement et l’utilisation. C’est
conscient de ce fait que cette formation a été initié par les responsables de la
SIVOP.

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 ETAT DES LIEUX

1. Votre entreprise dispose-t-elle d’un service d’archives ?

2. Quelles sont les différentes entités de votre entreprise ?

3. Quels sont les types de documents produits par votre

entreprise ?

4. Vos archives sont-elles organisées ? Si non pourquoi ne le sont-

elles pas ?

5. Disposez-vous d’un cadre et d’un plan de classement ?

6. Parvenez-vous à gérer convenablement vos archives ? Si non

pourquoi ?

7. Souhaitez-vous changer votre cadre et plan de classement ?

8. Souhaitez-vous les améliorer ? Si oui pourquoi ? Si non pourquoi

9. Combien de fonds d’archives disposez-vous ?

10. Travaillez-vous en collaboration ?

11. Etes vous satisfait de la gestion actuelle de vos archives ?

12. Quelles sont vos attentes en participant à ce séminaire ?

5
 MODULE 1
TERMINOLOGIE, IMPORTANCE, PRINCIPES ET TRI
ARCHIVISTIQUES

6
I- Terminologie archivistiques
Afin de faciliter la compréhension, il est utile d’avoir, en commun, le
vocabulaire. Pour cela, nous allons parcourir la terminologie archivistique.

I-1- Le document
Selon Michel ROBERGE1 « On parle de document lorsqu’une information est
fixée matériellement (…). »
Pour Paul ROBERT2, le document est « toute base de connaissance, fixée
matériellement, susceptible d’être utilisée pour consultation, étude ou preuve. »

On retient qu’un document est toute information matérialisée sur un

support.

I-2- Les archives

Michel LEGRAIN3 définit le terme comme « l’ensemble des documents anciens
rassemblés et classés à des fins historiques.»

- Pour Michel CHAMPAGNE4, les d’archives désignent « l’ensemble des

documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel,
produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou
organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.»

NB. Tout document quels que soient son âge, son support et sa forme est
appelé ''archives '' et sert de PREUVE.

1
Michel Roberge a été successivement archiviste, analyste en gestion des documents, professeur à l’Université du Québec
à Montréal (UQÀM) et en Catalogne avant de fonder son entreprise-conseil en gestion documentaire qu'il a dirigée pendant
32 ans.
2
Lexicographe et éditeur français. Il a dirigé la rédaction du Dictionnaire le Robert
3
Ancien directeur du Robert et de Larousse, philosophe et spécialiste des religions et de la mythologie
4
Michel Champagne est un artiste, peintre, écrivain et conservateur de musée québécois
7
I-3- La pièce
C’est la plus petite unité archivistique indivisible. C’est le document
élémentaire (peut être soit une lettre, soit un écrit composé d’un ou de plusieurs
feuillets, d’un registre, etc.).

I-4- Le dossier
Le dossier est l’ensemble des pièces réunies correspondant au traitement d’une
affaire ou d’une activité.

I-5- L’article
L’article est une unité de conservation pourvue d‘une cote.

I-6- La série
La série est une division (groupe) du plan de classement d’un fonds (d’archives)
dans laquelle on retrouve une suite de documents de même nature.

I-7- Le fonds
Le fonds est l’ensemble des pièces de toute nature que toute personne physique
ou morale, tout corps administratif a automatiquement et organiquement réuni
en raison de ses fonctions ou de son activité.

II- Importance des archives

Le document d’archives possède une valeur importante. Sans lui, rien ne

pourrait être affirmé avec certitude, car le témoignage humain est le sujet à
l’erreur et à l’oubli.
Les archives relèvent de l’usage administratif. Toute administration repose sur
des archives. Dans ce cas, on conserve des archives administratives pour deux
raisons :

8
- La gestion courante du service : Disposer en permanence des informations
utiles à son activité, aide à la prise de décision, assurer à la continuité de l’action
administrative. L’administration nait de l’écriture qui lui donne ses conditions
de possibilité et de fonctionnement.
- La justification des droits et des obligations des personnes physiques et
morales, publiques ou privées : conserver des preuves en cas de contestation.
Les archives relèvent donc, de la traçabilité du pouvoir, source de sa légitimité
et moyen de sa contestation. Les archives constituent une mine d’or pour faire
comprendre et transmettre aux futures générations
En somme, le caractère essentiel des archives pour la conduite efficace,
responsable et transparente des affaires, la protection des droits des citoyens, la
constitution de la mémoire individuelle et collective, la compréhension du passé,
la documentation du présent et la préparation de l’avenir.

III- Ages ou cycle des archives

Les archives connaissent trois (3) stades d’évolution. Elles passent par trois âges
différents : archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives.

III-1- Le premier âge ou Archives courantes ou vivantes

Les archives courantes sont les documents utilisés pour régler les affaires en
cours. Ils sont conservés dans les bureaux et ouverts quasi quotidiennement. Ils
sont utilisés de manière courante et ont un caractère opérationnel. La période
couverte va de 0 à 5 ans voire 10 ans.

III-2- Le deuxième âge ou Archives intermédiaires ou sémi-vivantes

Les archives intermédiaires sont les documents qui n’ont plus d'usage courant.
Ils sont utilisés périodiquement ou épisodiquement. La période couverte va de
10 à 20 ans voire 30 ans.

9
III-3- Le troisième âge ou Archives définitives ou archives mortes
Les archives définitives sont les documents qui ont une valeur probante, une
valeur documentaire ou historique. A ce dernier stade, le document n'a plus
aucune valeur primaire (le document n’est plus d’un usage fréquent). Ce sont
les archives qui ont plus de 20 ans.

IV- Principes archivistiques

Plusieurs principes régissent la gestion des archives.

IV-1- Le principe du respect du fonds

Le fonds d’archives forme un TOUT cohérent. Pour cela, il convient de le
respecter tel qu’il a été constitué.
Le respect du fonds consiste d’une part, à le garder dans son unité et d’autre
part, dans son classement. Autrement dit, on ne doit pas mélanger les documents
d’un fonds à un autre ou retirer les documents d’un fonds.

IV-2- Le principe de la provenance

Il faut laisser grouper, sans les mélanger à d’autres, les archives émanant d’un
même producteur (structure, organisme).

IV-3- Le principe de la sédimentation

Ce principe est calqué sur la sédimentation des couches géologiques.

Le document le plus récent (date) doit toujours être placé sur le plus ancien
(date). C’est dire que les dossiers les plus anciens se trouvent en bas et les
dossiers les plus récents en haut (reposant sur les plus anciens).

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Exemple :

1995 2020

1998 2005
OUI
NON
2005 1998

2020 1995

Exercice d’application
Sur les principes archivistiques énumérés

11
 MODULE 2 :
SALLE DE CONSERVATION

12
En général, il doit exister trois parties distinctes dans un bâtiment d'archives :
 la partie conservation,
 la partie traitement des documents,
 la partie communication et mise en valeur des documents.
L'architecte doit imaginer la répartition des différents volumes ainsi que leur
articulation pour leur permettre de se joindre sans se recouper tout en optimisant
les circuits de circulation.
L'archiviste doit veiller à ce que les principes de base soient scrupuleusement
respectés.
Mais dans cette partie, nous nous attarderons plus sur la première partie à savoir
la conservation.

I. Les locaux de conservation

I-1 La capacité des magasins

La capacité des magasins est calculée en mètres linéaires ou ml.

Une salle d’archives, pour des raisons de "cloisonnement" en cas d’incendie, ne

devrait pas dépasser 200 m².

Dans chaque salle de 200 m², on pourra installer 1150 ml de rayonnages fixes à
la hauteur de 2,20 mètres ou 2100 ml en rayonnages mobiles en incluant les
allées de circulations et de dessertes.

I-2 L’équipement des magasins

Deux solutions d’équipement des magasins coexistent dans les services

d’archives :

 soit des rayonnages fixes comme leur nom l’indique, posés et

éventuellement fixés au sol (rarement au plafond),

 soit des rayonnages mobiles

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Le gain d’espace procuré par les rayonnages mobiles est assez conséquent. Les
rayonnages doivent être en métal pour diminuer les risques d’incendie et les
invasions d’insectes du bois.

La hauteur des rayonnages reste fixée à 2,20 m (donc celle de la tablette la

plus haute à 1,80 m) : de ce fait la hauteur des plafonds recommandée est de
2,50 m dans les bâtiments neufs. Elle ne doit pas être inférieure à cette hauteur
de manière à laisser un passage d’air au-dessus des rayonnages une fois qu’ils
seront pleins.

La longueur maximale des épis est à 10 m surtout pour les rayonnages mobiles
qui, une fois chargés de documents parfois trop lourds, ont tendance à fléchir ou
à se déformer légèrement.

La largeur des tablettes est fonction de la nature des collections (ouvrages de

bibliothèques, presse et périodiques, documents larges ou étroits) : la moyenne
est à 0,35 m pour les archives de format standard. On peut prévoir un certain
nombre d'étagères de 40 cm de profondeur pour des documents spécifiques
comme la presse.

I-3 Implantation dans les magasins

Les allées devront permettre le passage des chariots : il faut donc prévoir une
largeur des allées principales de desserte du magasin entre 1,20m et 1,50 m.

L'une des allées principales, voire l'unique allée principale de desserte dans une
salle de 200 m², face à la porte d’entrée, est située de manière à éviter les
manœuvres difficiles avec les chariots.

Les circulations entre épis ne devraient pas être inférieures à 0,80m pour
permettre le passage de chariots de petite dimension.

Au bout de chaque épi :

14
  il est bon, à la fois pour la commodité du service, la circulation de l’air et
le passage des gaines, de laisser un passage étroit de 15 à 30 cm ;

 c'est indispensable lorsque l'épi se trouve perpendiculaire à un mur

extérieur, afin d'éviter le contact avec le froid et l'humidité.

En principe, pour éviter les dégâts des eaux, toute canalisation d’eau est interdite
dans les magasins : si elles ne peuvent être évitées pour des raisons techniques
impérieuses, toutes précautions seront prises pour éviter les dommages aux
collections.

Il est préférable de ne point appuyer les rayonnages contre les murs, surtout
les murs donnant vers l'extérieur, mais de prévoir un espace de quelques
centimètres qui, tout en laissant circuler l'air,

 protège les documents de la montée des termites le long des parois,

 et évite le contact avec des murs extérieurs parfois humides ou

conducteurs de chaleur.

I-4 La protection anti-solaire

Un soin particulier sera apporté à la protection anti-solaire et aux conditions

climatiques des magasins d’archives.

Sur le premier point, les ouvertures si elles existent ne doivent pas dépasser la
surface maximale de 10% des façades des magasins et encore convient-il que
celles-ci soient judicieusement et régulièrement réparties.

Le soleil ne doit jamais frapper directement les rayonnages ; son

rayonnement est très nocif pour la conservation des documents, en particulier
des encres et colorants. Une protection est en tous les cas nécessaire pour éviter
l’ensoleillement et l’élévation de la température lors des heures chaudes de la
journée.

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L’orientation des fenêtres est aussi très importante (au nord et non au sud ou à
l’ouest, dans la zone tempérée) et vérifiée avec soin sur les plans pour les autres
zones.

I-5 Norme d’éclairage

En lumière naturelle préférée si possible l’éclairage bilatéral à l’éclairage par le

haut (cas éblouissant). Utiliser de préférence les cubes mono fluorescents pour
éviter l’éblouissement. L’unité d’éclairage est exprimée en luxe. Au niveau de la
salle de consultation l’éclairage sera de 400 luxes environ. Dans les magasins de
conservation l’éclairage doit être compris entre 150 et 300 luxes.

I-6 Sécurité incendie dans les magasins d'archives

L’analyse peut être structurée autour de trois axes :

 l’élimination du risque,

 la prévention du risque,

 la réduction du risque.

Les normes ne doivent pas être appliquées aveuglément mais faire l’objet d’une
réflexion préalable tenant compte des spécificités de chaque lieu.

Parmi les mesures, il convient d’insister essentiellement sur le sérieux à

apporter :

 au contrôle de la prévention par les agents qui en sont chargés,

 à la vérification permanente des consignes anti-incendie,

 aux premières mesures de lutte contre les départs de feu (tout se joue dans
les premières minutes et il faut faire le maximum pour éviter
l’intervention des pompiers… qui ignorent les problèmes de conservation
du patrimoine).

16
Il convient d’insister aussi sur le sérieux des mesures d’encloisonnement
coupe-feu de 2 heures en faveur des magasins ; pour cela il faut vérifier que
tous les points suivants soient bien respectés :

 concevoir les magasins bien séparés des locaux de travail et d’habitation,

soit par l’éloignement physique, soit par des murs et planchers coupe-feu,

 encloisonner les monte-charge et escaliers de service dans des murs à

l’épreuve du feu,

 veiller à ce qu’aucune gaine ne traverse les magasins qui puissent aller

contre ce principe, sinon des clapets coupe feu de 2 heures avec fermeture
automatique sont indispensables,

 prévoir une fermeture automatique des bouches et des gaines de

ventilation d’aération asservie au système de détection en liaison avec le
système de détection d’incendie,

 veiller à ce que toutes les vitres extérieures soient coupe-feu comme les
portes pendant 1 heure,

 installer des portes coupe-feu à fermeture automatique compatibles avec

le passage fréquent des chariots.

Les modes d’extinction recommandés :

 extincteurs à poudre pour les appareils manuels, ou à eau sans additif

(cette question doit faire l'objet d'une étude à la Direction des Archives de
France en 2009) ;

 extincteurs à gaz inerte pour les appareils à déclenchement à distance.

17
I-6 Normes : température et hygrométrie

On recommande depuis toujours et généralement dans la littérature archivistique

internationale un environnement climatique pour le papier de 18-20° de
température et 45-50% d’humidité relative.

Néanmoins, d'autres normes vont de 14 à 20°C.

I-7 Disponibilité d’un ou des extincteurs

Des extincteurs de six litres sont à prévoir aux endroits stratégiques de
circulation. Ils doivent être placés à proximité du ou des accès au local. Ce
dernier doit être aménagé en conséquence et prévoir des portes coupe-feu
dotées de poignées anti-panique. Les installations électriques doivent être
vérifiées régulièrement. Des portes de sécurité sont à installer à toutes les issues
de secours et doivent s’ouvrir de l’intérieur par une simple poussée

II- Epi simple et double

II-1 Epi simple
Les épis sont un alignement de rayonnages ou d’armoires ou de travées placé
dans une salle et présentant une surface de rangement.

II-2 Epi double

Les épis sont un alignement de rayonnages ou d’armoires ou de travées placé
dans une salle et présentant deux surfaces de rangement

II-3 Calcul du nombre de boites d’archives sur un épi

1. Mesurer la longueur de l’étagère d’un épi

2. Mesurer la largeur d’un carton d’archives

3. Sachant qu’un mètre linéaire = 1 mètre de longueur sur un étagère

4. Diviser 1 mètre par la mesure de la largeur d’un carton d’archives.

18
5. Multiplier le nombre de carton sur un étagère par le nombre total d’étagère
que comporte un épi.

6. Si l’épi est double on multiplie le nombre par 2

Nous aurons le nombre de cartons que peut contenir un épi simple et un épi
double.

III- Les facteurs de dégradation des documents

Les dégradations les plus fréquentes sont généralement causées par une
mauvaise manipulation des documents pendant le transport, la communication,
la photocopie ou la reproduction photographique.

A coté de ces facteurs, nous avons plusieurs autres que nous allons passer en
revue dans les lignes qui suivent.

III-1 Le vol et le vandalisme

Ces risques sont habituellement du ressort des services de sécurité. Le vol

comme le vandalisme peuvent entraîner la perte totale de l'objet ou du
document. Les actes de guerre peuvent être inclus dans cette catégorie.

III-2 Le feu

Le feu est un danger pour toutes les collections, mais les matériaux organiques
sont particulièrement vulnérables. Les incendies entraînent des dommages
généralisés et des pertes massives.

III-3 L'eau

L'eau constitue une menace importante pour les archives. Les dommages causés
peuvent avoir de multiples origines : fuites de canalisation, toitures non
étanches, lutte contre des incendies. Lorsque les dégâts d'eau ne sont pas
découverts à temps ou lorsque les mesures de sauvetage ne sont pas adaptées à

19
l'ampleur des dégâts, ils entraînent en général des dégradations supplémentaires
par des moisissures.

III.4 Les agents de dégradation biologique

Les agents de dégradation biologique (moisissures, insectes et rongeurs)

contribuent majoritairement à la dégradation des documents. Ces agents se
nourrissent des substrats organiques qu'ils trouvent. L'absence de ventilation,
l'obscurité et des niveaux de température et d'humidité relative élevés favorisent
leur développement. Les dommages causés (destruction des papiers, des reliures,
taches...) sont irréversibles.

III-5 La pollution atmosphérique

Un autre facteur important de dégradation est la pollution atmosphérique. Elle

existe sous forme gazeuse : dioxyde de soufre ou oxydes d'azote et ozone
provenant des voitures et de l'industrie, formaldéhyde se dégageant de certains
matériaux (bois, textiles, papiers) utilisés lors de l'exposition ou pour le
stockage.

III-6 La lumière

Les sources de lumière, aussi bien la lumière du jour que les lampes électriques
émettent toutes, en proportion variable, des ondes électromagnétiques qui nous
sont invisibles. On distingue de part et d'autre du rayonnement visible le
rayonnement ultraviolet et le rayonnement infrarouge.

III-7 La température et l'humidité relative

La température et l’humidité relative sont deux paramètres liés l'un à l'autre. En

effet, l'humidité relative est définie comme étant le rapport entre la quantité de
vapeur d'eau qu'un volume d'air donné contient à une température donnée, et la
quantité maximale de vapeur d'eau que ce même volume peut contenir à la
même température. Cette relation est exprimée en pourcentage.

20
HA : humidité absolue (g d'eau / g d'air) S : humidité à saturation (g d'eau / g
d'air) HR = HA / S x 100 HR : humidité relative (%).

Exercice d’application
- calcul du nombre de carton sur un épi
- énumération de quelques facteurs de dégradation rapide des documents.

21
 MODULE 3 :
VERSEMENT ET TRI DES ARCHIVES

22
I- Versement

I-1- Définition du versement

Le versement est l’acte par lequel la conservation des documents d’une
administration est transférée de plein droit à l’unité qui a pour rôle de conserver
les documents de l’institution.
Le versement est accompagné d’un bordereau de versement.

I-2- Le bordereau de versement

Le bordereau de versement est la preuve qu’un document a été remis ou reçu.
Il joue deux rôles essentiels :
- Il établit la remise de documents dûment identifiés par les services
administratifs au service d’archives (récepteur) ;
- Il précise les conditions de la communication des documents au public (le
service versant étant prioritaire).

23
I-3- Exemple de bordereau de versement

Entreprise : SIVOP
N° versement :
Direction : Comptabilité
Service : Paie Date :

Effectué par :
Nombre d’articles :

1 2 3 4
N° Intitulé des dossiers versés Dates Cotes
D’ordre
1
2
3
.
.
20

Signature service versant Signature service archives

Nom et prénoms Nom et prénoms

Colonne 1 : numéro d’ordre de liasses, de cartons ou de dossiers versés.

Colonne 2 : description du contenu de la liasse, du carton ou du dossier.
Exemple : correspondances « départ »
Colonne 3 : indication des dates des documents les plus anciens et les plus récents contenus
dans la liasse, du carton ou du dossier.
Exemple : 2006-2021
Colonne 4 : mentionner la cote
Exemple : A20

24
II- Tri
II-1- Définition du tri
Le tri est une opération de sélection de documents. La sélection s’opère entre
documents devant être conservés et documents n'ayant plus aucune utilité
administrative et ne présentant pas d'intérêt historique.

II-2- Critères de tri

Il est impossible de faire des recommandations pour chaque type de documents.
Par contre, il existe différents critères généraux et spécifiques à partir desquels
l’élagage s’effectue.

Il faut tenir compte de la valeur de témoignage et de la valeur d’information

des dossiers traitées. (de quoi parle le document (valeur) L’intérêt de le
conserver)

II-3- Méthodes de tri

Dans ce domaine, il n’existe pas de réponse toute faite : tout dépend des
dossiers traités, de leur nature, de leur volume ainsi que des ressources du
service (matérielle, humaine, financière…).On travaille généralement par
groupe de dossiers.
L’idéal serait d’essayer d’équilibrer précision de l’élagage et ressources
disponibles.

II-3-1- Le tri à la pièce

Chaque pièce est examinée. Ce type de tri permet d’obtenir des résultats plus
intéressants. Par contre, il demande plus de temps et plus de ressources.

II-3-2- L’élagage au niveau de l’article

Le tri effectué à l’échelle du dossier. Il prend moins de temps mais est plus
susceptible d’entraîner des pertes ou des erreurs irrémédiables.
25
Toutefois, face aux masses documentaires à traiter, on a tendance à travailler sur
de grands ensembles.

Exercice d’application
- Faire un versement de dossiers
- Faire le tri des dossiers
- Etablir un bordereau de versement de ces dossiers

26
 MODULE 4
CLASSEMENT, CADRE DE CLASSEMENT
ET PLAN DE CLASSEMENT

27
I- Classement
A l’étape du classement des dossiers, on est amené à déterminer l’ordre dans
lequel l’ensemble des dossiers seront décrites et présentées pour la recherche

I-1- Définition et objectif du classement

Le classement est une opération qui consiste en la mise en ordre intellectuelle et
physique des dossiers en application du principe du respect des fonds, ou, en cas
d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères chronologiques,
géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques.

Le but du classement est d’aboutir à la constitution des articles (dossiers), à leur

cotation et à leur rangement. Il conditionne la rédaction de l’instrument de
recherche permettant de les retrouver.

I-2- Types de classement

Il existe plusieurs types de classement et le type de classement choisi,
détermine le plan ou la grille de classement des dossiers.

I-2-1- Classement alphabétique

C’est le type de classement dans lequel les documents ou les dossiers sont
regroupés dans l'ordre alphabétique. Le dossier peut être identifié par un nom
(famille) ou société (raison sociale).

I-2-2- Classement numérique

C’est le type de classement qui consiste à ranger les documents selon la suite des
nombres entiers naturels. La place occupée par un document est déterminée par
le numéro d’ordre qui lui a été attribué.

I-2-3- Classement alphanumérique

C’est la combinaison du classement alphabétique et du classement numérique.
28
Il consiste d’abord à repartir les documents dans des classes alphabétiques
préétablis, puis, à l’intérieur de celles-ci, à leur attribuer, selon leur ordre
d’arrivée, un numéro.
Dans chaque classe ou tranche de classement alphabétique, un répertoire
alphabétique succinct est nécessaire. Il figure en général sur un guide.

I-2-4- Classement chronologique

La date apparaît souvent comme un élément essentiel d’identification d’un
document. C’est par référence à sa date de création que ce document sera classé.
Cet ordre de classement est le classement chronologique.
Il consiste à classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle des
dates : années, mois, jours, etc.
Dans ce type de classement, le document le plus récent doit toujours être
placé sur le plus ancien. C’est dire que les dossiers les plus anciens en bas et les
dossiers les plus récents en haut (reposant sur les plus anciens) selon le principe
de la sédimentation.

N.B
- lorsque les années sont continues (1970, 1971, 1972, 1973, 1974), on
retient les deux bornes en les séparant par un tiret : (1970-1974) ;
- lorsque les années sont discontinues (1980, 1982, 1996, 2021), on les
écrit en les séparant par des barres verticales obliques (1980/1982/1996/2021) ;
- lorsqu’il y a une combinaison de continuité et discontinuité d’années
(1990, 1991, 1992, 1994, 1995, 1996, 1998, 1999, 2000, 2001, 2021) on procède
comme suit : les années continues sont séparées par des tirets et les années
discontinues par des barres verticales obliques (en application les deux principes
sus-mentionnés).
- (1990-1991- 1992/1994-1995-1996/ 1998-1999-2000-2001/2021)
- (1990-1992/1994-1996/ 1998-2001/2021)

29
- Lorsque certains dossiers ne sont pas datés, ces derniers sont classés suivants
des principes spéciaux. Soit le gestionnaire crée des sous-séries (sous-groupes)
avec des dates présumées mises entre crochets qu’il place dans l’ordre
chronologique, ou, si l’établissement de dates présumées est impossible pour un
groupe de dossiers, il constitue une sous-série « sans date » placée au début des
sous-séries.

Exemples
- (Sans date) / 1945-1954 / [1955-1969] / 1970-1984 / 1985-1999.
- (Sans date) / 1985-1999/ 1970-1984 / [1955-1969] / 1945-1954.

I-2-5- Classement idéologique ou thématique

Les classements alphabétique et numérique conviennent parfaitement chaque
fois que le rangement et la recherche d’un document ont comme point de départ
une dénomination ou un numéro d’ordre.
Cependant, si d’autres critères que la dénomination ou le numéro d’ordre
doivent être retenus pour déterminer le classement, il est préférable d’utiliser le
classement thématique qui mettra en évidence :
- le contenu du document,
- le sujet qu’il développe ;
- l’idée qui a inspiré son auteur.

NB : Ce type de classement se fait à l’aide d’un plan de classement.

II. Cadre de classement et plan de classement

II-1 Cadre de classement

Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d’un service d’archives, la répartition
des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées

30
séries et sous-séries. Cette répartition détermine la cotation. Il est assimilable à
un sommaire. Le cadre de classement ne doit pas être confondu avec le plan de
classement.

II-2 Plan de classement

Système qui fixe l’organisation des archives courantes et intermédiaires en

usage dans les bureaux doivent être organisés, permettant de les ranger, de les
classer et de les retrouver. Ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds,
d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service
d’archives. Il est assimilable à une table des matières.

III- Elaboration du cadre et du plan de classement

III-1- La notion de cadre et de plan de classement

Le plan de classement est un plan directeur, une grille ou un tableau qui fixe, au
sein d’un service, la répartition des dossiers (série ou groupe, sous-série ou sous-
groupe). Cette répartition va déterminer le rangement.

NB : La décision d’établir une série est prise en se basant sur la structure et le

contenu des dossiers. Le volume des dossiers à ce niveau n’a aucune
importance. A la limite, on pourrait constituer une série avec quelques dossiers.
Le cadre de classement est fonction des dossiers à traiter. Il n’existe pas de cadre
de classement passe-partout.

III-2- Elaboration des séries

Après examens des documents, ils sont répartis en de grands groupes
(divisions), selon leur contenu informationnel. Chaque groupe obtenu est appelé
une "série". Chaque série reçoit un titre qui le distingue des autres.

31
III-3- Elaboration des sous-séries
Un examen est effectué à l’intérieur de chaque série pour la subdiviser. Les
subdivisions obtenues sont appelées des "sous-séries". A chaque sous-série, est
attribué un titre.
Toutefois, la création des sous-séries ne s’impose pas si la série n’est pas
volumineuse ou ne s’y prête pas.

III-4- Elaboration des dossiers

La création des dossiers peut émaner de :
- la subdivision de la série ;
- la subdivision de la sous-série.
A l’instar de la série, chaque dossier reçoit un titre.

III-5- Elaboration des sous-dossiers

Le sous-dossier est une subdivision du dossier. Toutefois, la création des sous-
dossiers ne s’impose pas si le dossier n’est pas volumineux ou ne s’y prête pas.

Exercice d’application
- Classement alphabétique
- Classement numérique
- Classement thématique
- Conception de cadre de classement
- Conception de plan de classement

32
 MODULE 5

COTATION, RANGEMENT ET CONSERVATION

DES DOCUMENTS

33
I- Cotation

I-1- Définition de cotation

La cotation est une opération matérielle par laquelle chaque unité archivistique
(document) reçoit une marque permettant de l’identifier. C’est l’attribution d'une
cote à une unité archivistique.

La cote est l’ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) qui identifient

chaque document et correspondent à sa place dans le cadre de classement ou à
son adresse dans les dépôts d’archives.
Pour Yves PEROTIN « la cote est l’adresse du document ».

I-2- Méthode pour élaborer un système de cotation

I-2-1- Le choix des composantes de la cote (chiffres et lettres)

Selon que l’unité décrite est un article (dossier) ou une pièce, la cote n’a pas le
même nombre d’éléments.
Pour cela, il faut désigner chaque mention :
- la mention du fonds
- la mention de la série
- la mention de la sous-série
- la mention de l’article ou du dossier
- la mention du sous-dossier
- la mention de la pièce

I-2-2- Le choix de la ponctuation

Les mentions du fonds, de la sous-série, du dossier, du sous-dossier et de la
pièce sont désignées chacune par un nombre entier naturel (1, 2, 3, . 100,… n).
Afin de distinguer chaque nombre et identifier sa mention, une ponctuation lui
sera affectée. Ainsi, pour :

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 - le fonds (le nombre désignant le fonds sera suivi de la lettre désignant
la mention de la série :3A);
- la sous-série (le nombre désignant la sous-série sera précédé par une
barre verticale oblique à droite :/2) ;
- l’article ou du dossier(le nombre désignant le dossier ou l’article sera
précédé par une virgule : ,4) ;
- les sous-dossier (le nombre désignant le dossier sera précédé par un
tiret : -2);
- la mention de la pièce (le nombre désignant la pièce sera précédé par
un point .5).

Exemple 1
: courrier départ et arrivée. On a ainsi :(départ 1 ; arrivée 2)
1 : mention du fonds (SIVOP) ;
A : mention de la série (COURRIER) ;
/1 : mention de la sous-série (Courrier départ) ;
,1 : mention de l’article ou du dossier (RH) ;
-1 : mention du sous-dossier (Service du personnel)
.1 : mention de la pièce (premier courrier départ issu du service personnel de la
DRH).
Cote 1 : 1A/1,1-1.1

Exemple 2
: courrier départ et arrivée. On a ainsi :(depart 1 ; arrivée 2)
1 : mention du fonds (SIVOP) ;
A : mention de la série (COURRIER) ;
/2 : mention de la sous-série (Courrier arrivée) ;
,1 : mention de l’article ou du dossier (RH) ;
-1 : mention du sous-dossier (Service du personnel)

35
.1 : mention de la pièce (premier courrier arrrivée issu du service personnel de la
DRH).
Cote 1 : 1A/2,1-1.1

NB:
 Une pièce qui comprend plusieurs pages est cotée sur la première.
 Si les pièces sont placées dans un contenant (enveloppe, carton
d’archives), le contenant est aussi coté.
 Il faut éviter d’utiliser les lettres I et O pour éviter les confusions avec un
et zéro.

II- Rangement

II-1- Définition du rangement

Le rangement est une opération matérielle qui consiste à ordonner et placer les
articles (dossiers) ou les pièces d’un fonds, normalement dans l'ordre des cotes
selon le cadre de classement sur les rayonnages.

II-2- Types et méthodes de rangement

II-2-1- Le rangement à plat

C’est la méthode de rangement des documents sur les rayonnages en faisant
reposer leur plus grande face.

II-2-2- Le rangement vertical

C’est la méthode de rangement des articles sur les rayonnages en faisant reposer
sur leur côté.

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II-2-3- Le rangement suspendu
C’est la méthode de rangement des articles (documents) en ne faisant reposer
aucun de leur côté. Les documents sont suspendus.

Exemples :
1F1 - 1F2 - 1F3 - 1F4 - ...1F50 -…. - 1F100
A1.1 - A1.2- ….A1. 50 / A2.1 – A2.2- A2.3… - A2.100
Les boîtes d’archives sont placées les unes à côté des autres.

Dans le cas d’un dossier, les pièces se déposent comme dans le cas des
couches sédimentaires. On parle du principe de la sédimentation (les pièces les
plus récentes se déposent sur les pièces les plus anciennes selon leur date
d’établissement).

III- Conservation

III-1- Définition de conservation

C’est l’ensemble des techniques, méthodes ou procédés destinés à assurer la
sauvegarde matérielle des documents.

III-2- Délai de conservation

Combien de temps garder les documents ?
Le délai de conservation est fonction de la nature, de la valeur ou de
l’importance du document. Pour la conservation, on établit en général un
calendrier de conservation. Ce calendrier constitue l’outil de référence
indispensable pour identifier les documents qui possèdent une valeur historique
ou de témoignage.

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 III-4- Tableau de conservation

Nom du document Durée légale de conservation

Papiers concernant les assurances
1- Dossiers de sinistre 1- à conserver 10 ans après la fin de l’indemnisation
2- Cotisation d’assurance vie 2- 5 ans
3- Contrat d’assurance habitation 3- 2 ans après la résiliation du contrat
4- Courriers de résiliation des contrats 4- 2 ans
d’assurance
5- Quittances et primes 5- 2 ans
6- Dossier d’accident 6- A vie

Papiers concernant les Banques

1- contrat de prêt immobilier 1-à conserver 10 ans après le règlement de la dernière
2- relevé de compte (compte courant, échéance de paiement
épargne) 2- 5 ans
3- talon de chéquiers 3- 5 ans
4- bordereau de versement en liquide, 4- 5 ans
ordre de virement
5- documents sur les valeurs mobilières 5- 5 ans
6- documents de prêts à la consommation 6-- 2 ans après le terme du prêt
7- Reconnaissance de dette 7-Jusqu’ à liquidation
8- Coupons, Dividende des actions et 8- 5ans
obligation, intérêt

NB : Les talons de chèques ainsi que les relevés de comptes doivent être conservés plus longtemps que
possible en raison de leur teneur en information sur des créances qui de part leur nature font courir une
prescription plus longue.

Papiers concernant les impôts

1- Impôt sur le revenu 1- 6 ans
2- Impôt foncier 2- Pendant la durée de la propriété
3- déclaration de revenus 3- 3 ans à compter de l’année qui suit l’année
4- justification de réduction et de d’imposition
déduction 4- 3 ans
5- impôts locaux 5- 1 ans

Papiers concernant le logement, les titres de

propriétés
1- bail 1- toute la durée du bail
2- quittance loyer 2- cinq (5) ans
3- permis de construire 3- dix (10) ans
4- contrat de concession de cimetière 4- à vie
5- titre de propriété 5- à vie
Papiers concernant le travail
1- Contrat de travail 1- pendant toute la durée du travail
2- Certificat de travail 2- à vie
3- Bulletin de salaire 3- jusqu’à liquidation de la retraite.
38
 MODULE 4
CAS PRATIQUES DE L’ARCHIVAGE DANS
QUELQUES DIRECTIONS DE LA SIVOP

39
 Conclusion

Les archives sont créées à des fins de mémoire, pour « garder une trace »
immédiate (vérification de faits), cumulative (transfert d'expertise) ou à long
terme (informations authentiques). D'où l'intérêt d'offrir aux documents un
traitement efficace.

La conservation des archives permet de prouver des droits éventuels, de

démontrer que des obligations ont été remplies et de justifier les actions de
l'administration vis-à-vis de tiers (p. ex. des dirigeants politiques, des clients, des
usagers, des citoyens).

L’archivage est une obligation légale. Les documents d’une entreprise comme la
SIVOP, doivent être conservés sur une période réglementaire prescrite par des
normes et durant laquelle l’administration peut mener des contrôles à postériori.
Cette durée réglementaire de conservation des archives varie selon la nature des
documents papiers à conserver ainsi que des obligations légales qui s’y
rapportent. Aussi, le processus d’archivage a pour but précisément de gérer les
documents à archiver selon leur cycle de vie.

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