MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT PRE-

UNIVERSITAIRE ET DE L'ALPHABETISATION

formation des Secrétaires des

services centraux et
déconcentrés du Ministère de
l’Enseignement pré-
universitaire et de
l’Alphabétisation

Technique de Rédaction administrative

et archivistique

SECRETARIAT CENTRAL
 ARCHIVISTIQUE
Archivage et classement
 L’ ARCHIVAGE

« A pour ancien ; R pour recherches ;

C pour cartons ; H pour histoire ;
I pour incommunicable ; V pour vétuste ;
E pour élitiste ; S pour saturé. »
 Archivage (définition)
Dans une approche plus pragmatique et concrète,
l’archivage peut être défini comme la conservation
volontaire, organisée, sécurisée pour une période
relativement longue d’une information qui n’a plus
nécessairement d’utilité immédiate en vue d’un
éventuel usage ultérieur.
Archivage et stockage (différence)
•
 pourquoi archiver ?
pour passer de cela ...
pourquoi archiver ?
...à de cela!
pourquoi archiver ?
 pourquoi archiver ?
L’archivage des documents au sein d’un service est une obligation légale. Selon leur
importance, les documents d’un service doivent légalement être conservés entre 2 et 30 ans.
Il est donc crucial d’adopter une gestion des archives efficace. Car qui dit archivage ne dit
pas simple stockage dans des cartons sur une étagère. Outre l’aspect légal de l’obligation de
conserver les documents, vous serez heureux de remettre facilement la main sur une
information ou sur un document lors d’un contrôle ou suite à un sinistre. Un bon archivage
des documents vous évitera une perte de temps et d’énergie. Vous éviterez également que
des informations sensibles ne « fuitent » en dehors de votre service si vous savez où chaque
document est classé. Facile donc d’identifier les enjeux légaux, économiques et de sécurité
d’un archivage efficace.
 La Théorie des 3 âges

• Archives courantes ou archives en formation ( à porter de main )

• Archives intermédiaires ou archives du deuxième âge ( plus de 5 ans )
• Archives du troisième âge ( historique , plus de trente ans )
 LES ARCHIVES COURANTES

regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui
les ont produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs
affaires courantes
LES ARCHIVES INTERMEDIAIRES

IL ne sont plus d'usage courant, mais doivent être conservées

temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques. À l'issue de
la durée légale ou réglementaire de conservation, les archives
intermédiaires font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement
(pour les besoins de recherches) soit éliminées
LES ARCHIVES DU TROISIEME AGE
•ont vocation à être conservées à durée illimitée pour des raisons
historiques ou patrimoniales
L'ELIMINATION

• Enfouissement
• Broyage
 Archivage électronique

•Définition
L’archivage de contenus numériques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis
en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus
électroniques sur un support sécurisé dans le but de les exploiter et de les rendre
accessibles dans le temps , que ce soit à titre de preuve ou à titre informatif
 Archivage électronique
•Spécificité
•Jusqu’à une période extrêmement récente, l’archivage ne reposait que sur la
conservation physique de supports documentaires. Grâce au développement
des technologies de l’information, on dispose maintenant d’une alternative à
ces méthodes : l’archivage électronique. Les motivations et finalités de celle-
ci sont bien évidemment les mêmes que celles de l’archivage traditionnel,
mais elle présente un certain nombre de caractéristiques offrant des
avantages significatifs.
 Le Classement

Le classement ne doit rien à la mémoire mais , tout à la logique !

 Introduction

Dans le milieu administratif notamment au secrétariat, il n’est pas rare

d’entendre le mot « classement ». C’est un procédé incontournable de la
fonction de secrétaire.
 DEFINITION
le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique
les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer
facilement et rapidement l’information recherchée dépendamment des règles
qui s’imposent. Donc « savoir ranger et classer » apparait comme un aspect de
l’intelligence.
•
 Définition
•Classifier
• Faire une répétition méthodique par classe, c’est-à-dire déterminer :
déterminer les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents
• •le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des
documents
• •l’ordre dans lequel on classera les documents
•
Les différents type de classement
•Le classement Alphabétique

•Le classement Numérique

•Le classement Thématique

•Le classement Chronologique

 Le Classement Alphabétique
•Le principe fondamental consiste à ranger les mots
d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.
•Le classement selon cet ordre est souvent délicat
pour les dénominations comportant plusieurs mots.
En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou
chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter
les recherches, il faut mettre le mot directeur en
Le Classement Alphabétique
 Le Classement Numérique

Il s’agit de classer les documents selon la suite des nombres entiers. Son utilisation nécessite
la consultation d’un répertoire alphabétique pour retrouver l’indicatif de classement.
Il consiste simplement à placer les documents les uns à la suite des autres dans leur ordre
d'entrée. L'inconvénient, c'est qu'il faut connaître le numéro du document pour y accéder, c'est
à dire qu'il faut sans cesse consulter le catalogue. Ce répertoire permet, connaissant le nom du
dossier, de retrouver rapidement le numéro correspondant.
Exemple :
MARTIN dossier 72841 V HOURADI dossier 71355 C
 Le Classement Thématique
•Le classement thématique ou idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à partir des
documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est divisé en sous-sujets, eux
mêmes subdivisés, et ainsi de suite.
Exemple :Cas de la tenue des Dossiers des Avancements du personnel
•Avancement de catégorie
•Avancement de catégorie Personnel Cadre
•Avancement de catégorie Personnel non cadre
•Avancement de catégorie Personnel Exécution
•Avancement de catégorie Personnel Maitrise
•Avancement de niveau
•Avancement de niveau Personnel Cadre
•Avancement de niveau Personnel non cadren
•Avancement de niveau Personnel Exécution
•Avancement de niveau Personnel Maitrise
 Le Classement Chronologique

•Le classementchronologique consiste àclasser les documentsdans l’ordre dela suite naturelle des dates :
années, mois, jours.
•Dans ce mode de classement, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus.
•Exemples :
•05/04/2010 Direction Nationale Alphabétisation
•27/02/2010 Direction Préfectorale de l’Education de Kouroussa
•20/02/2010 Service National Education Civique
Les procédés de classement
 Lexique de classement

•Classement : stockage d’un document suivant une méthode qui permet de le retrouver ultérieurement.
•Dossier : désigne à la fois l’ensemble des documents se rapportant à un même sujet et le matériel qui permet
de ranger et de conserver ces documents.
•Indexage d’une dénomination : manière de présenter une dénomination afin de faciliter le classement.
•Mot directeur (ou terme directeur) : mot choisi pour le classement dans une dénomination. Il détermine la
place de la dénomination dans l’ordre alphabétique.
•Procédé de classement : façon dont on range un dossier. Il existe trois procédés de classement : horizontal (ou
à plat), debout et vertical.
Merci !
Amadou Keita