La gestion des

documents
 1
Généralités sur le
classement

2
Qu’est ce que le classement ?
“Le classement consiste à ranger les
informations logiquement, dans le
matériel et le mobilier approprié”.

“Sa finalité demeure : Classer c’est-

à-dire stocker temporairement des
informations en vue d’une utilisation
ultérieure”.

3
Les phases du classement

Cadre de classement Classement

4
 Les objectifs du classement

C’est une obligation légale C’est une nécessité vitale

S c i e n c e T e c h n o l o g y E n g i n e e r i n g A r t s M a t h e m a t i c s
Tous les documents concernant l’activité d’une entreprise, doivent être conservés pendant un certain temps :

Nature des documents Durée de conservation

Toutes les pièces justificatives : les bons de commande, de livraison ou de 10 ans à partir de la clôture de
réception, factures clients et fournisseurs… l’exercice

Les livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre 10 ans à partir de la clôture de
d’inventaire… l’exercice

Bulletin de paie et tout autre document lié à la sécurité sociale CNSS 5 ans

au regard de l’inspection du travail (registre du personnel) 4 ans

6
Les facteurs du choix d’un bon classement

Le temps
La sécurité Le coût
d’accès

7
 Quand classer ?

CYCLE DE VIDE D’UNE ARCHIVE

Dynamique Semi-dynamique Statique

Service / Bureau /
Service / Bureau Service d’archives
Local d’archivage

Dossiers ayant encore Fin de l’utilité administrative :

Archives produites et rangées
une valeur administrative Conserver ? Mettre à disposition
dans un système de classementou
mais consultés/utilisés peu Éliminer ? pour la recherche
une structure de répertoires
fréquemment

8
Classer rapidement
Attendre que les documents et les dossiers s’accumulent dans les bureaux …???

ou
les classer dès la
phase de production???

9
Comment classer ?

10
Pour synthétiser

Dans cette vidéo, vous allez découvrir comment trier, classer et ordonner les documents.
 2
Les ordres de
classement

12
 Situation de démarrage

A partir de l’analyse de chacun des documents ci-dessous, demander aux

stagiaires de définir les critères permettant de les classer méthodiquement.

13
14
15
Notions à maitriser

Norme Rubrique l’A.F.NOR

Renvoi
Indexage Mot directeur

16
5 cas sont offerts par AFNOR et à
respecter :

Noms propres de On classe au nom patronymique.

On classe au premier nom propre simple ou composé.
personnes On classe au prénom s’il est employé seul ;

Noms propres On classe au premier nom géographique simple ou composé sans tenir
géographiques compte de l’article simple ou élidé qui le précède.

Noms propres
publicitaires On classe au premier nom publicitaire à l’exception des articles et
prépositions.
Noms communs et
adjectifs
Le mot directeur est le premier nom commun

Les sigles

Le mot directeur est le sigle lui-même.

Pour synthétiser

Cette vidéo représente les méthodes de classement

 Classification Origine Avantages Inconvénients Quelques utilisations
Alphabétique Alphabet français Simple, rapide pour les Lent, peu sûr, nombreux Toutes correspondances
dénominations courantes, renvois
extensible

Numérique Ordre naturel des nombres Simple, sûr, discret Nécessité d’un répertoire Commandes, factures, pièces
alphabétique, lent comptables, classements
confidentiels
Idéologique Analyse des idées Adaptation parfaite à la Organisation longue, emploi Documentation bibliothèque
recherche et au classement délicat, renvois nécessaires,
de la documentation manque de sécurité

Chronologique Dates Simple, document le plus Recherche très difficiles, Journaux, revues, doubles de
récent visible contrôle des manquants lettres, bordereaux de
impossibles banques, de chèques postaux,
etc.
Alphanumérique Alphabet et nombres Assez sûr, rapide pour le Nécessité d’un répertoire Clients, fournisseurs, plaques
classement et la recherche, alphabétique par tranche de minéralogiques
discrétion classement, lent
Géographique Noms de lieux Simple, précis, extensible Consultation fréquente du Presse, publicité, services
dictionnaire des communes commerciaux, agences
décimal Analyse des idées et Simple, extensible, Organisation longue, Documentation, plan
nombres codification facile, nécessité de renvois, peu sûr, comptable général,
regroupement logique emploi délicat, plan de bibliothèque
classement codifié
indispensable
 3
Le mobilier, les
procédés et le matériel
de classement

22
L’organisation d’un
dossier
 4
La gestion électronique
des documents

26
Situation de démarrage

Regardez cette vidéo et répondez au QCM

27
Qu’est ce que la GED?

“La Gestion Electronique de Documents

(GED) est définie comme un « ensemble de
logiciels concourant à réaliser les diverses
étapes de la chaîne de traitement d’un
document : acquisition, restitution,
diffusion

28
 Avantages de la GED
 Accès rapide et à distance aux documents

 Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise

 Conservation des documents

 Accès ubiquiste aux documents

 Réduction des coûts liés au papier

 Démarche qualité

29
30
 Les types de la GED

La GED administrative La GED bureautique La GED documentaire

S c i e n c e T e c h n o l o g y E n g i n e e r i n g A r t s M a t h e m a t i c s
 Enjeux relatifs à la GED
Enjeux techniques
Enjeux organisationnels
et stratégiques
 L’interopérabilité
 Localiser plus  La pérennité des
rapidement documents
l’information  La sécurité des données
 Eviter la perte de  La traçabilité
documents
 Eviter le redoublement
des processus

32
Pour synthétiser

La GED expliquée simplement !

33
 Les fiches

Une fiche est une feuille en papier fort qui permet de conserver des renseignements en
vue d’un traitement ultérieur. Ces renseignements peuvent être :
Soit des renseignements Stables (nom, prénom, sexe…)
Soit des renseignements dynamiques ; ces renseignements sont reportés sur la fiche
chaque fois que le fait est évolué. (Situation de stock ou des clients.)

34
 Les plannings
Le planning mensuel est l’ossature de l’emploi du temps sur le mois. Il permet d’afficher
les projets et leurs délais et ainsi favorise l’anticipation : réunions, déplacements,
journées de formation, conférences…

Le planning de l’année facilite la projection sur l’année.

En règle générale, un planning est un tableau qui sert à visualiser :

l’organisation d’un travail ou d’une activité,
le déroulement d’une tâche ou d’une activité dans le temps.

35
36