Affaires générales

Métier Activités essentielles Compétences

Connaissances Savoir-faire Savoir-être
Agent / agente d’accueil Accueil physique, téléphonique, internet Environnement institutionnel Maîtriser les Faire preuve de
Assure l’accueil et l'orientation des différents interlocuteurs. et administratif : techniques d'accueil. courtoisie et rester
des usagers et des partenaires Ecoute et réponse de premier niveau. organisation, Ecouter, analyser, maître de soi.
Orientation adéquate en fonction de la fonctionnement et missions reformuler la Gérer des situations
demande Surveillance et gardiennage des des services dans le champ demande. conflictuelles.
locaux. concerné. Réagir de façon S'adapter aux
adaptée aux différents types de
situations imprévues. publics.
Recueillir et traiter S'exprimer avec
l'information. aisance.
Assistant / assistante Accueil physique et téléphonique, Environnement institutionnel Prendre des notes. Etre rapide, réactif et
Assiste un responsable dans orientation des usagers et des appels. et administratif : Utiliser les avoir l'esprit
l'organisation quotidienne de Gestion et sécurisation pour le compte du organisation, techniques de lecture d'initiative.
son travail, assure l'interface responsable, de l'organisation quotidienne fonctionnement et missions rapide. Avoir le sens de
entre les différents de son travail. des services selon le domaine Organiser des l'écoute et du
interlocuteurs et le Personne- ressource sur l'activité et le d'activité. réunions. dialogue.
responsable hiérarchique et fonctionnement du service selon le Techniques administratives Réaliser des comptes Travailler en équipe.
plus particulièrement en domaine d'exercice de l'activité. et bureautiques. rendus et des Faire preuve de
matière de communication et Gestion de la planification collective des Système de classement et synthèses. rigueur
de traitement de l'information. agendas, des déplacements et de d’archivage. Maîtriser les méthodologique et
l'organisation des réunions. techniques de avoir le sens de
Elaboration des tableaux de bord des classement et l'organisation.
dossiers et suivi des échéanciers. d'archivage. Avoir le sens de
Traitement de l'information et réponse de l'analyse et de la
premier niveau. synthèse.
Constitution des fonds de dossiers,
rédaction des projets de courrier et de
comptes-rendus, traitement de texte.
Classement et archivage de documents
(plan de classement).

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 Métier
Chauffeur / chauffeuse
automobile
Assure le transport individuel
ou collectif de personnes
Gestionnaire des archives
courantes Gère les archives
courantes d'une structure
administrative.
Gestionnaire des archives
courantes.
Gère les archives courantes
d'une structure administrative
Activités essentielles Compétences
Connaissances Savoir-faire Savoir-être
Conduite de véhicules légers. Règles de sécurité routière et Maîtriser la conduite Faire preuve de
Identification et application des règles de de transport. automobile. courtoisie et rester
sécurité. Notions de mécanique. Respecter les règles maître de soi.
Opérations d'entretien courant des Lecture de plans ou de de sécurité routière. Faire preuve de
véhicules pour une utilisation en toute cartes. Réagir de façon discrétion.
sécurité. Utilisation du global adaptée aux Etre disponible.
Vérification du respect des règles positioning system (GPS). situations imprévues. Faire preuve de
d'utilisation des véhicules. Notions de secourisme. patience et de
Effectue diverses liaisons pour le service souplesse.
(courrier, courses diverses, etc.). Avoir le sens des
contacts humains.
Collationnement des documents et Environnement institutionnel Collecter les archives. Avoir le sens de la
enregistrement des données, y compris sur et administratif/ Gérer des tableaux pédagogie.
le logiciel spécialisé. connaissance de la structure. de gestion des Avoir le sens de
Contrôle du respect des règles Règlementation dans le archives. l'écoute et du
d'archivages. domaine archivistique. Indexer et classer. dialogue.
Suivi du tableau de gestion des archives de Principes et techniques Gérer les archives Travailler en équipe.
la structure. d'archivage. vivantes.
Collationnement des documents et Environnement institutionnel Collecter les archives. Avoir le sens de la
enregistrement des données, y compris sur et administratif / Gérer des tableaux pédagogie.
le logiciel spécialisé. connaissance de la structure de gestion des Avoir le sens de
Contrôle du respect des règles d'archivage Réglementation dans le archives. l'écoute et du
Suivi du tableau de gestion des archives de domaine archivistique. Indexer et classer. dialogue.
la structure. Principales et techniques Gérer les archives Travailler en équipe.
d'archivage. vivantes.
2
 Métier
Gestionnaire des diplômes et
des formations.
Assure l'organisation et la
gestion des diplômes et des
formations
Activités essentielles Compétences
Connaissances Savoir-faire Savoir-être
Recherche et propositions de membres de Modalités de délivrance des Maîtriser les processus Avoir le sens de
jurys et de formateurs. diplômes relevant du champ de gestion des l'organisation.
Organisation sur le plan administratif, d'exercice professionnel. formations Faire preuve de
logistique et budgétaire des formations et Textes d'application relatifs professionnelles. rigueur.
des sessions de jury conduisant à la aux diplômes gérés, à la VAE. Préparer, organiser et Faire preuve de
délivrance de titres, de qualifications ou de Référentiels professionnels. assurer des épreuves discrétion
certifications relevant du champ concerné. Principes généraux du droit de certification. professionnelle.
Préparation matérielle des épreuves de et du contentieux. Elaborer et contrôler Travailler en équipe.
certification et des actions de formation. Fonctionnalités des logiciels des actes
Rédaction des documents nécessaires dédiés. administratifs.
(programmes, convocations, listes de Analyser et maîtriser
présence, etc.). les risques.
Contrôle et saisie des dossiers des Savoir organiser et
candidats. hiérarchiser son
Saisie des notes, rédaction du procès- activité Informer et
verbal et notification des résultats. communiquer avec les
Communication et information auprès des différents
organismes de formation, des formateurs interlocuteurs.
et des candidats. Maîtriser l'utilisation
Saisie des données nécessaires. de tableurs.
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 Métier
Gestionnaire-instructeur /
gestionnaire-instructrice
administratif
Assure de façon autonome
l'instruction de demandes et
de dossiers débouchant sur
une réalisation attendue par le
ou les responsables :
financement d'une
association, délivrance d'une
autorisation administrative
Gestionnaire logistique
Organise la gestion et la mise
à disposition des diverses
ressources et moyens
logistiques
Activités essentielles Compétences
Connaissances Savoir-faire Savoir-être
Instruction de dossiers sur le plan Droit et procédures Organiser des réunions. Travailler en équipe.
administratif, comptable, régularité administratifs Rédiger des documents et Travailler en
juridique. Règles budgétaires et des actes administratifs. autonomie.
Secrétariat de commissions, tenue des comptables. Réaliser des analyses et Faire preuve de
échéanciers, préparation et notification des des synthèses. rigueur et avoir le sens
comptes-rendus, notification de décisions Utiliser les outils de de la méthode.
individuelles. système d'information
Statistiques administratives se rapportant à (bases de données,
l'activité concernée. applicatifs de gestion,...)
Courriers et relations téléphoniques
courantes avec les interlocuteurs
concernés.
Recensement des moyens disponibles et Réglementation Animer une équipe Avoir le sens de la
planification des besoins budgétaires et technique. (interne ou externe). diplomatie /
techniques. Règles budgétaires et Participer à la médiation.
Organisation de la répartition de ces comptables. contractualisation du Faire preuve de
moyens, notamment par l'établissement de Obligations soutien logistique avec les rigueur et avoir le sens
calendriers et de tableaux de bord. professionnelles en structures de de l'organisation.
Supervision des prestataires externes. matière d'hygiène et de l'administration. Travailler en équipe.
Relations avec les usagers. sécurité. Participer à la Faire preuve de
Gestion et animation d'une équipe. Outils bureautiques et négociation dans le cadre discrétion.
Gestion budgétaire et administrative informatiques. de l'achat public.
Suivi technique des moyens mis à Gérer un budget.
disposition (utilisation, respect des normes Gérer le temps.
techniques, etc.). Respecter les conditions
Prise en charge de la sûreté, de l'hygiène et d'hygiène et de sécurité.
de la sécurité Réception et enregistrement Utiliser les logiciels du
du courrier, y compris sur le logiciel domaine d'activités.
spécialisé Répartition et distribution du Savoir s’organiser.
courrier. Mettre en œuvre les
Classement du courrier au retour et techniques de
affranchissement et enregistrement du négociation.
courrier au départ.
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 Métier
Imprimeur / imprimeuse
reprographe
Prépare, réalise et exécute les
travaux de finition des
opérations d'impression.
Reproduit, conditionne et
diffuse des documents.
Activités essentielles Compétences
Connaissances Savoir-faire Savoir-être
Conception de maquettes de documents ou Environnement Animer une équipe (interne Avoir le sens de la
réception de documents à reproduire sur technique des matériels ou externe). diplomatie /
papier, sous forme papier ou sous forme de de reprographie haut Maîtriser les outils médiation.
fichier numérique. volume et de finition. d'impression et de Faire preuve de
Elaboration, le cas échéant, des devis à Environnement reprographie. discrétion
destination des donneurs d'ordre. informatique, Savoir gérer un stock. professionnelle.
Contrôle de la qualité de l'impression et de bureautique et logiciels Tenir un tableau de bord Etre précis et
la finition. spécialisés selon les d'activités. rigoureux.
Proposition de solutions techniques configurations des Etre acteur dans la Travailler en équipe.
relatives aux travaux demandés. ateliers de reprographie. contractualisation du Avoir l'esprit
Reproduction en nombre par photocopie Réglementation hygiène soutien logistique avec les d'initiative.
ou tirage. et sécurité du domaine structures de
Conditionnement en vue de la diffusion métier. l'administration (conseil
(agrafage, encollage et reliure) et de la pour satisfaire au mieux la
livraison (mise en cartons). demande au regard des
Livraison au service chargé de la diffusion. délais demandés).
Réparation de pannes mineures, Participer à la négociation
identification de pannes graves et contact sur le produit attendu avec
avec la société assurant la maintenance. les structures de
l'administration.
Participer à la négociation
dans le cadre de l'achat
public.
Gérer un budget.
Gérer le temps.
Mettre en œuvre les
techniques de négociation
professionnelle.
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 Métier
Responsable des ressources
humaines et des affaires
générales
Organise, coordonne et
supervise les ressources
humaines et le
fonctionnement de la
structure.
Responsable logistique
Organise, pilote, coordonne le
soutien logistique. Contrôle la
gestion des flux et des stocks
de matières et de matériels
dans le respect des règles de la
commande publique.
Activités essentielles Compétences
Connaissances Savoir-faire Savoir-être
Pilotage et animation des processus de Droit administratif général. Animer une équipe. Rester maître de soi.
gestion des ressources humaines : masse Statut général de la fonction Conduire un audit Avoir le sens de
salariale, gestion des compétences, gestion publique. interne. l'écoute et du
des carrières, dialogue social, Droit de travail et les Dialoguer avec les dialogue.
communication interne et contentieux. conventions collectives des représentants du Faire preuve
Organisation, coordination et supervision organismes de sécurité personnel. d'autorité et de
de la gestion budgétaire, comptable et sociale. Analyser et maîtriser les leadership.
logistique de l'institution. Finances publiques. risques. Avoir le sens de la
Collaboration avec les services de la Règles relatives à l'hygiène, Mener une médiation. pédagogie.
structure et les partenaires extérieurs. la sécurité et les conditions Elaborer un cahier des
Impulsion des projets de l'institution dans de travail. charges.
leur mise en œuvre administrative.
Encadrement et animation d'une ou de
plusieurs équipes de collaborateurs.
Suivi des indicateurs et des tableaux de
bord en liaison avec le contrôleur de
gestion.
Responsabilité de la mise en œuvre d'un ou Règles de gestion des stocks Animer une équipe. Avoir le sens de la
plusieurs processus organisationnels. Réglementation hygiène et Superviser l'intervention diplomatie /
Planification, gestion des besoins sécurité. des prestataires. médiation.
budgétaires et techniques ainsi que des Réglementation Planifier, organiser, Faire preuve de
coûts. environnementale. coordonner les actions rigueur et avoir le
Elaboration et mise en place des Droit et procédures des des équipes. sens de
procédures de gestion des flux et des marchés publics. Participer à la l'organisation.
stocks. contractualisation du Savoir gérer des
Contrôle du respect de la réglementation soutien logistique avec situations
en matière de commande publique. les structures de conflictuelles.
Supervision de la gestion du courrier. l'administration. Rester maître de soi.
Négocier avec les Savoir résister au
structures de stress.
l'administration dans le
cadre de l'achat public.