Rapport d’Audit Interne

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AUDIT DE LA GESTION DE LA FLOTTE AUTOMOBILE

AUDIT DE LA GESTION DE LA FLOTTE AUTOMOBILE

AUDIT REF. DAC /AI /04 /2022

Wilfred NTUBA Directeur du Support Opérationnel

CC

Patrick EECKELERS Directeur Général

Oumarou Directeur Général Adjoint

HAMANDJODA

Jean Mathieu Directeur des Approvisionnements

TCHUISSEU
Adrian RATNER Conseiller spécial en charge des affaires financières

Mohamed KONDE Directeur Adjoint en Charge du Contrôle Financier

Stephane OSSOUBITA Sous-directeur Contrôle Interne

Serge AMAYEN Responsable Gestion de la Flotte

Audité(s): Wilfred NTUBA

Auditeur(s): Alain MBEY, Tania EMALEU, Dimitri MAGOUA,

Carson MBA.

Superviseurs: Henry KIVEN, Neville EBAI

Site(s) Couvert(s): SIEGE

Période de la mission : 10 Fév. 2022 – 09 Mai 2022

Date d’émission: 12 Juil. 2022

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AUDIT DE LA GESTION DE LA FLOTTE AUTOMOBILE

SOMMAIRE
I. RESUME ................................................................................................................................................. 3
1. Contexte .......................................................................................................................................................... 3
2. Démarche ...................................................................................................................................................... 6
3. Résumé des principaux points d’audit ..................................................................................... 8
4. Opinion : Améliorations nécessaires ........................................................................................ 9
II. ANOMALIES RELEVEES ET ACTIONS .......................................................................... 10
III. DEFINITION DES CRITERES DE NOTATION............................................................ 13
IV JUSTIFICATION DE L’OPINION.......................................................................................... 14
V. ANNEXES ................................................................................................................................................. 16

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I. RESUME

Introduction

Le présent rapport réf DAC /AI /04 /2022 s’inscrit dans le cadre du plan annuel
d’audit 2022 approuvé par le Comité d’Audit. Il est soumis à la Direction Générale
et apporte un éclairage sur la gestion des activités de la flotte automobile, leur
efficacité opérationnelle, les faiblesses de contrôle relevées et propose des
recommandations en vue de les améliorer.

1. Contexte

ENEO dans la réalisation de ses objectifs annuels 2022 s’est doté d’un plan
d’action ambitieux dont l’efficacité est conditionnée entre autre par une
optimisation de la réactivité au quotidien.
Cette réactivité s’articule autour des équipements de mobilité tels que les
véhicules, dont ENEO s’est doté d’un parc conséquent depuis plusieurs années
et qui est renouvelé fréquemment.

La gestion de cette flotte automobile nécessite la disponibilité des ressources

ainsi que la maitrise des couts dans un contexte où le secteur de transport évolue
rapidement. Le Fleet management apparait par conséquent comme une solution
d’optimisation permettant à l’entreprise de s’adapter aux évolutions du secteur
automobile tout en réalisant des économies dans la gestion opérationnelle.

La composante de l‘optimisation des couts au sein de la gestion de la flotte à

eneo intègre par conséquent les contraintes ci-dessous :
• Contraintes liées au choix de véhicules
• La sécurité des véhicules
• La gestion des couts de carburant
• La maitrise des couts d’entretien
• La fiscalité et la gestion du financement
• La prise en compte de l’accidentologie et la gestion des assurances.
• Les contraintes humaines de conduite et la sensibilisation des
conducteurs à la préservation du véhicule

Deux précédents audits ont été effectués respectivement en 2015 et 2019 sur la
gestion du parc automobile avec des notations « insatisfaisantes » et
« Quelques améliorations nécessaires ». Le taux de clôture des
recommandations de ces précédents audits étant de 90.91%.

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En outre, la recommandation de l‘audit réalisé en 2019, qui préconisait

réalisation d’un inventaire exhaustif du matériel roulant reste ouverte au
moment de la rédaction de ce rapport ; un inventaire de la flotte étant prévu d’ici
la fin d’année.

Par ailleurs, Eneo procède actuellement à l’implémentation d’un projet de

sécurisation et de performance du matériel roulant en remplacement de
l’ancienne solution Camtrack/Smartrack qui n’apportaient pas des réponses
suffisantes aux attentes du management. Le taux de réalisation de ce projet
étant porté à 67%.

Eneo dispose également pour ses leaders, d’un car plan régi par le mémo DG
N°EO/DG-DRH/PNB 1226 F-A du 03 juillet 2018

Les Directions intervenant dans le Fleet management sont :

La DSOP/SD logistique à travers son unité gestion de la flotte qui a pour mission
de répondre aux besoins de l’entreprise en équipement mobile, pour le transport
des personnes et de biens tout en respectant les obligations de qualité de
service, minimisation des couts, de respect des délais et de la sécurité.
La DAP qui s’occupe de l’achat des véhicules selon les prescriptions techniques
édictées par la SD LOGISTIQUE et dans les meilleurs couts et délais.

Les systèmes permettant le reporting et le suivi des activités de Fleet

management sont :
- SAGE 1000 en ce qui concerne les flux financiers relatifs aux acquisitions des
immobilisations,
- Maximo pour le reporting et suivi des activités d’entretien et de maintenance,
- Excel pour le reporting des activités de gestion de la flotte,
- La nouvelle solution de « ZELIOT » de sécurisation du matériel roulant qui est
en déploiement actuellement au sein de l ‘entreprise.

L’analyse des données liées à la gestion du parc automobile présente les chiffres
clés suivant :

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Consommation budgétaire.
Dec 2021
Sum of Budget YTD Sum of Total Under/Over Sum of Balance as at
Chapitre CodeChapitre
@ Dec Calc Engagements Calc budget (%) Q4
Fuel for vehicles A110 1,139,794,858 1,012,047,725 -11% 127,747,133
Vehicle Maintenance A120 945,991,826 978,728,850 3% - 32,737,024
Vehicle tracking A124 200,054,999 217,883,896 9% - 17,828,897
YTD June 2022
Sum of Budget YTD Sum of Total Under/Over Sum of Balance as at
Chapitre CodeChapitre
@ June Calc Engagements Calc budget (%) Q2
Fuel for Vehicle A110 413,549,693 406,713,806 -2% 6,835,887
Transportation A130 53,720,877 38,254,249 -29% 15,466,628
Vehicle Maintenance A120 561,889,835 614,498,664 9% - 52,608,829
Vehicle Tracking A124 162,125,791 106,252,490 -34% 55,873,301
*Source : DFI/SD Planification Financière.

Etat du parc au 31 Décembre.

*Source : rapport gestion de la flotte Déc. 2021

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*Source : rapport gestion de la flotte Déc. 2021

*Source rapport gestion de la flotte Déc. 2021

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2. Démarche

L’approche d’audit adoptée pour la réalisation de cette mission a consisté en

l’identification des objectifs d’audit, la détermination du périmètre adéquat et
au choix de la méthode à mettre en œuvre pour l’atteinte de ces objectifs.

a) Objectif
 Établir les zones à risque dans le processus de la flotte de véhicules.
 Établir les contrôles en place pour faire face aux risques identifiés et revoir
leur adéquation
 Vérifier si les contrôles sont suivis.
 Effectuer des tests détaillés des contrôles ; et
 Faire des recommandations là où des faiblesses ou inefficacités sont
constatées.

b) Périmètre
Le périmètre de cette mission inclut, mais ne se limite pas aux aspects
suivants :
 Examen des politiques et procédures existantes
 Existence des KPI et effectivité de la séparation des taches
 Revue de la structure organisationnelle.
 Revue de l’auto-évaluation des contrôles des responsables d’unités
 Revue du processus d’acquisition des véhicules.
 Effectivité de la maintenance des véhicules.
 Vérification de l’optimisation de la consommation en carburant.
 Vérification de l’implémentation du projet « Maximo car fleet Integration »

c) Méthodologie

Notre méthodologie était basée sur des entretiens avec les principales parties
prenantes, la revue des politiques et procédures, les tests par sondages des
éléments probants justifiant les données collectées.

Le rapport est rédigé sur la base des exceptions relevées et a pour but d’aider
le management à se focaliser sur les zones critiques et à haut risque
nécessitant une attention particulière. Les points d’audit ont été examinés
avec les parties prenantes intervenants dans la gestion de la flotte automobile
afin d’obtenir leur approbation pour l’implémentation des recommandations
formulées et de proposer un plan d’action pour y parvenir.

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3. Résumé des principaux points d’audit

Le présent audit sur la gestion de la flotte automobile a relevé des initiatives

positives ainsi que des faiblesses dans le contrôles qui, une fois adressés,
devraient améliorer le cadre de gouvernance.

a) Initiatives positives

Les initiatives suivantes ont été mise en place afin de réduire l’exposition de
l’entreprise aux différents risques identifiés.

 Tracking en temps réel des véhicules de la flotte suite au déploiement

du projet de sécurisation du matériel roulant,
 La gestion de la documentation fiscale et des dossiers d’assurance est
efficace,
 Mise en place d’une évaluation des garages.

b) Points clôturés pendant l’audit.

 Suivi de la consommation des cartes flottes 2022 dans Maximo.

 Soldes de 11 tomcard de véhicules vendus non transférés vers les
master cards.

c) Principales faiblesses de contrôle interne

Véhicules acquis non enregistrées dans Maximo.

Le rapprochement de la liste des véhicules achetés de 2019 -2021 et le fichier
des actifs de Maximo montre que : 93 véhicules sur 488 ne sont pas
enregistrés dans Maximo.
Non-respect de la procédure des achats.
Les achats des 488 véhicules de 2019-2021 ont été acquis par leasing,
toutefois ; ce processus d'achat n'a pas été diligenté au sein de la DAP.
Personnel insuffisant dans les postes de gestion du parc
L'analyse de l'organisation de l'unité gestion de la flotte révèle une
insuffisance du personnel dans les régions de la DRE, la DRC et au niveau du
VCC (centre de contrôle des véhicule) du siège.

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3.2. Classification de la cause profonde

Nombre de
Cause Profonde points Numéro de l’observation
concernés
Gouvernance:
Organisation/Ressources
1 1
Humaines-Délinquance
ou négligence
Gouvernance:
Organisation/Ressources 1 2
Humaines-Autres
Politiques / Procédures 1 3

4. Opinion : Améliorations nécessaires

Sur la base des faiblesses identifiées et conformément à la charte d’audit

d’Eneo, l’équipe d’audit est d’avis que le système de contrôle interne
développé et implémenté par l’unité de gestion de la flotte automobile
nécessite quelques améliorations.

Direction de l’Audit et de la Conformité

Sous-Direction de l’Audit Interne

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II. ANOMALIES RELEVEES ET ACTIONS

Observation 1 : VEHICULES ACQUIS NON ENREGISTRES DANS MAXIMO

Observation Une bonne gestion du parc automobile implique nécessairement un suivi
exhaustif des actifs qui composent ce parc.
L'audit interne a procédé au rapprochement du fichier du parc automobile
et de l'extraction des consommations de carburant total ainsi que la base
de donnée Maximo et a constaté que :
* 93 véhicules sur 488 ne sont pas enregistrés dans Maximo.
* 8 matériels roulant ayant consommé par des Tom Card ne figurent pas
dans la liste du parc automobile.
14 tom Card correspondant à des châssis de véhicules sont présents dans
le fichier global des tom Card et correspondent à du matériel roulant
existant mais ne sont pas présents dans le fichier du parc.
Cette absence de mise à jour des données Maximo ainsi que du fichier
du parc est de nature à causer un suivi inefficace des couts analytiques
des actifs et de la consommation de carburant des véhicules de
l'entreprise.

Risque(s) Non maitrise des couts analytiques

Pertes financières
Niveau de risque Elevé
Recommandation(s) 1) Procéder à la mise à jour de tout le matériel roulant dans Maximo

2) procéder à un inventaire du matériel roulant de l’entreprise.

Commentaire 1) Les véhicules manquants ont déjà été mis à jour dans Maximo
2) Un inventaire du matériel roulant est prévu avant la fin de l’année
Responsable DSOP/ SD LOGISTIQUE
Date 31/12/2022
d’implémentation

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Observation 2 : NON RESPECT DE LA PROCEDURE DES ACHATS

Observation Les modes d'achat au sein de l'entreprise sont régis par des procédures
qui encadrent quatre types d'achat (contrat cadre, appel d'offre, demande
de prix, consultation).

Les achats des 452 véhicules acquis de 2019-2021 l'ont été par leasing,
toutefois ce processus d'achat n'a pas été diligenté au sein de la DAP.
Par ailleurs, aucune procédure régissant ce type d'achat n'a été obtenue
de la DAP ni de l'unité du fleet management.

Des discussions avec l’équipe du fleet nous précisent que le marché de

monopole dans ce secteur est un élément justifiant l’absence de
consultation de la DAP.
Cette violation du processus d’achat ne garantit pas l’efficience dans la
négociation des prix des véhicules.
Risque(s) 1. Pertes Financières
2. Conflit d’intérêt
Niveau de risque Elevé
Recommandation(s) Rédaction d’une procédure encadrant les achats par crédit-bail

Commentaire Accepté
Responsable DAP
Date 31/12/2022
d’implémentation

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Observation 3 : PERSONNEL INSUFFISANT DANS LES POSTES DE GESTION DU PARC

Observation La note d'organisation et l'organigramme 1400F-B-2020 du 13 Mars
2020 défissent pour chaque région, les personnes assignées aux
missions de gestion du parc automobile.

cependant l'analyse de l'organisation de l'unité gestion de la flotte révèle

une insuffisance du personnel dans les régions de :
- La DRE, 35 Véhicules pour un seul agent
-La DRC, 65 Véhicules Aucun agent, la gestion des véhicules étant
confiée à l'unité GPA de Yaoundé
- Au niveau du siège le centre de contrôle des véhicules est assuré par un
seul agent qui gère en même temps le VCC tout en étant partie prenante
du projet de sécurisation et s'occupant des activités de suivi et de
performance des conducteurs, poste vacant.

Cette insuffisance du personnel est de nature à augmenter les délais de

satisfaction de la clientèle interne et peut occasionner une baisse de la
productivité.
Risque(s) Augmentation des délais de satisfaction
Baisse de la productivité
Niveau de risque Moyen
Recommandation(s) 1. Envoyer une demande formelle de personnel pour combler ces
rôles dans lesdites régions.

2. Evaluer la nécessité de remplir ces rôles et répondre formellement

au DSOP sur la conclusion.
Commentaire Accepté
Responsable 1. DSOP
2. DRH
Date 1. 15 Juillet 2022 DSOP
d’implémentation 2. 30 Septembre 2022 DRH

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III. DEFINITION DES CRITERES DE NOTATION

Niveau Définition
de risque

Grave L’observation d’audit est susceptible d'avoir un effet indésirable

significatif sur la réalisation des objectifs de la direction concernée
et pourrait avoir un impact notable sur d’autres directions, et
justifie par conséquent la remontée immédiate de l’information à
l'attention de la haute direction, par ex., le DG
Elevé L’observation d’audit est susceptible d'avoir un effet indésirable
significatif sur la réalisation des objectifs de la direction concernée.

Moyen L’observation d’audit est susceptible d'avoir un effet indésirable

sur la réalisation des objectifs de la direction concernée.

Faible La faiblesse est susceptible d’avoir un effet indésirable

négligeable sur la réalisation de l’un des objectifs de la direction
concernée, mais sa correction améliorerait le cadre de contrôle
fondé sur le risque.

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IV JUSTIFICATION DE L’OPINION

Opinion Définition
Les contrôles évalués sont adéquats, appropriés et efficaces pour
offrir l’assurance raisonnable que les risques sont gérés et que les
objectifs seront atteints.

Conception - La conception des contrôles est adéquate et efficace pour

faire face aux principaux risques.
Documentation et communication - Les contrôles, les politiques et les
procédures ont été officiellement documentés, sont à jour et sont
communiqués de manière proactive aux parties prenantes concernées.
Fonctionnement/mise en œuvre - Les contrôles fonctionnent
efficacement.
Conformité - Aucune violation connue des exigences législatives et/ou
Satisfaisant
des politiques et lignes directrices de la direction n’a eu lieu. Un cadre de
conformité complet est en place.
Gestion des risques - De bonnes pratiques de gestion des risques sont
en place.
Rentabilité, économie et efficacité – La direction/le projet/le processus
fonctionne dans les limites du budget et permet d’atteindre tous les
résultats attendus et/ou les projets sont gérés de manière rentable et/ou
les finances sont gérées efficacement.
Observations/lacunes - Toutes les observations sont mineures ou
moyennes – aucune observation grave ou à notation élevée n’a été
identifiée.

Peu de manquements spécifiques en matière de contrôle ont été

relevés ; en général cependant, les contrôles évalués sont adéquats,
appropriés et efficaces pour offrir l’assurance raisonnable que les
risques sont gérés et que les objectifs devraient être atteints.

Conception - La conception des contrôles est en grande partie adéquate

et efficace pour faire face aux principaux risques.
Améliorations
Documentation et communication - Les contrôles, les politiques et les
nécessaires
procédures ont été officiellement documentés et sont à jour, mais ne
sont pas communiqués de manière proactive aux parties prenantes
concernées.
Fonctionnement/mise en œuvre - Les contrôles fonctionnent en grande
partie de manière satisfaisante et offrent un certain niveau d’assurance.
Conformité - Aucune violation connue des exigences législatives et/ou
des politiques et lignes directrices de la direction n’a eu lieu.

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Opinion Définition
Gestion des risques - Les risques sont en grande partie gérés
efficacement.
Rendement, économie et efficacité- La direction/le projet/le processus
se déroule dans les limites du budget et atteint les principaux résultats
attendus et/ou les projets sont gérés de manière rentable et/ou les
finances sont gérées efficacement
Observations/manquements - La plupart des observations ont été
évaluées comme moyennes et/ou faibles - peu d’observations à
notation élevée et aucun résultat grave n’a été identifié.

De nombreux manquements spécifiques en matière de contrôle ont

été relevés. Il est peu probable que les contrôles évalués offrent une
assurance raisonnable que les risques sont gérés et que les objectifs
doivent être atteints.

Conception - La conception des contrôles ne tient compte que

partiellement des principaux risques
Documentation et communication - La documentation et/ou la
communication des contrôles/politiques/procédures sont incomplètes,
peu claires, incohérentes ou obsolètes.
Fonctionnement/mise en œuvre - Les contrôles ne fonctionnent pas de
manière uniforme et/ou efficace ou n’ont pas été mis en œuvre
Insatisfaisant intégralement.
Conformité - Il y a eu violation des exigences législatives et/ou des
politiques et lignes directrices de la direction
Gestion des risques - Les risques ne sont pas gérés efficacement, ce qui
pourrait entraîner l’incapacité de s’assurer que les objectifs de l’école
sont atteints
Rendement, économie et efficacité- Le département/le projet/le
processus dépassent le budget et atteignent les résultats minimaux
escomptés et/ou le projet n’est pas géré de manière rentable et/ou les
finances ne sont pas gérées efficacement
Observations/manquements - La plupart des résultats identifiés ont
été évalués à un niveau élevé et/ou moyen.

Les contrôles évalués ne sont pas adéquats, appropriés ou efficaces

pour offrir l’assurance raisonnable que les risques sont gérés et que
les objectifs doivent être atteints.

Conception - La conception des contrôles est inefficace pour traiter les

principaux risques (c.-à-d. ne tient pas compte des principaux risques).
Inacceptable
Documentation et communication - Documentation et/ou
communication inexistantes sur les contrôles/politiques/procédures.
Fonctionnement/mise en œuvre - Les contrôles ne sont pas
opérationnels ou n’ont pas encore été mis en œuvre.
Conformité - Violations importantes des exigences législatives et/ou
des politiques et lignes directrices de la direction.

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Opinion Définition
Gestion des risques - Les risques ne sont pas gérés.
Rendement, économie et efficacité – Le département/le projet/le
processus dépassent considérablement le budget et n’atteignent aucun
des résultats attendus et/ou les projets ne sont pas exécutés de manière
rentable et/ou les finances ne sont pas gérées efficacement.
Observations/manquements - La plupart des observations ont été
jugées graves et/ou élevés et des mesures correctives urgentes sont
nécessaires.

V. ANNEXES

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