Lutter contre la faim dans le monde

Directive conjointe de la Division des

services de gestion et de la Division de la
logistique

Date: 22 juin 2015

Directive no.: OSL2015/002 – RMM2015/001

Utilisation de FleetWave comme système de gestion

du parc automobile du PAM

Objectifs

1. La présente directive vise à donner un caractère officiel à FleetWave, qui

est l’outil institutionnel de communication de l’information opérationnelle sur tous
les biens automobiles à l’échelle mondiale, en décrivant dans leur ensemble
l’objet et la portée de ce système, ainsi que les rôles et responsabilités
correspondants.

Généralités

2. S’efforçant d’harmoniser les systèmes au niveau mondial, la Division de la

logistique a joué un rôle moteur dans la mise au point de l’outil de gestion de la
performance du parc automobile FleetWave. Ce dispositif est un système de
gestion du parc automobile uniforme, normalisé et rentable; il est déjà utilisé par
le Programme mondial d’achat-location de véhicules, ainsi que par quelque
72 bureaux de pays pour les véhicules légers, les véhicules lourds et/ou les
groupes électrogènes (parc automobile du PAM).

Objet

3. La diffusion de la présente directive a pour objet de donner un caractère

officiel à l’adoption de FleetWave en tant que système institutionnel obligatoire
pour tous les biens et équipements automobiles gérés par la Division de la
logistique, la Division des services de gestion et les unités logistiques et
administratives de tous les bureaux de pays et bureaux régionaux.

4. L’utilisation de FleetWave a pour objet:

a. De réduire les dépenses opérationnelles grâce au suivi et à l’analyse

périodiques des coûts et de la performance opérationnelle;
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b. D’améliorer la transparence des processus décisionnels et de

transmettre régulièrement des rapports d’analyse;

c. De faciliter l’application des normes institutionnelles et des processus

opérationnels et, conformément à la circulaire OED2013/026 de la
Directrice exécutive sur la sécurité et la santé sur les lieux de travail,
de renforcer la sécurité du personnel;

d. De rationaliser la gestion des pièces détachées;

e. De simplifier les procédures de travail et de favoriser les pratiques

administratives électroniques;

f. De rationaliser la communication de l’information sur les émissions de

gaz à effet de serre liées à la consommation de carburant pour
alimenter les véhicules et les groupes électrogènes;

g. De saisir, traiter et stocker les données opérationnelles aux fins de la

communication de l’information et de l’audit;

h. De fournir des données analytiques afin d’améliorer la planification de

l’élimination des véhicules et du renouvellement du parc automobile du
PAM;

i. De servir d’outil de gestion permettant d’exercer une surveillance

financière et opérationnelle sur le parc automobile du PAM.

Portée

5. La présente directive s’applique à l’ensemble des bureaux de pays et des

bureaux régionaux, ainsi qu’aux autres unités locales ou du Siège directement ou
indirectement responsables de la gestion du parc automobile du PAM.

6. Toutes les données opérationnelles ainsi que les informations concernant

les pièces détachées et les stocks de carburant se rapportant aux biens et
équipements automobiles doivent être saisies dans le système de gestion du parc
automobile. Les biens concernés sont notamment les suivants1:

- Véhicules blindés - Bateaux

- Chariots élévateurs - Groupes électrogènes
- Véhicules légers - Motocycles
- Remorques - Camions

1
L’utilisation de FleetWave ne dispense pas de l’obligation de procéder à l’enregistrement et au suivi de ces
biens et équipements au moyen du progiciel de gestion intégré WINGS II.
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Rôles et responsabilités

7. Les responsables des divisions au Siège (Division de la logistique et

Division des services de gestion) doivent:
• Désigner les coordonnateurs qui seront chargés d’appuyer les
services sur le terrain;
• Faire en sorte que des directives normatives définissant les
processus opérationnels soient diffusées et actualisées;
• Veiller à ce que les bureaux de pays et les bureaux régionaux soient
tous informés des nouvelles procédures.

8. Les coordonnateurs des divisions doivent:

• Apporter à tous les utilisateurs finaux des conseils et un soutien sur
le plan technique concernant FleetWave, la logistique et les règles et
règlements administratifs;
• Organiser s’il y a lieu des cours de formation;
• Aider à s’assurer que FleetWave est utilisé de manière efficace au
Siège et dans les bureaux régionaux.

9. Dans leurs régions respectives, les directeurs régionaux doivent:

• Veiller à ce que la directive soit appliquée par les bureaux de pays;
• Assurer la coordination avec le Siège pour les activités
supplémentaires nécessaires en matière de formation et de soutien;
• Contrôler que FleetWave est utilisé de manière efficace;
• Désigner les coordonnateurs de FleetWave, ainsi que leurs
suppléants, dans chaque bureau régional.

10. Les directeurs régionaux et les directeurs de pays doivent:

• Porter la nouvelle directive à la connaissance du personnel des
bureaux régionaux et des bureaux de pays et harmoniser les
attributions et les procédures internes en conséquence;
• Désigner les coordonnateurs de FleetWave, ainsi que leurs
suppléants, dans chaque bureau/bureau auxiliaire du PAM.

11. Les utilisateurs finaux dans les bureaux extérieurs et au Siège doivent:
• Se familiariser avec la base de données FleetWave en consultant la
documentation pertinente et en demandant, le cas échéant, à
bénéficier d’une formation à ce sujet;
• Saisir régulièrement et de façon détaillée dans FleetWave les
données opérationnelles, notamment toutes les entrées relatives au
carburant, les fiches d’entretien, les comptes rendus d’accident, la
situation opérationnelle, les dossiers sur les conducteurs et les
pièces détachées;
• Veiller à ce que toutes les données opérationnelles sur le parc
automobile du PAM soient saisies dans FleetWave;
• Produire à partir de FleetWave des rapports mensuels, trimestriels
et annuels d’analyse sur la rentabilité et le carburant;
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• Se conformer aux instructions énoncées dans la présente directive

et aux orientations qui seront formulées ultérieurement;
• Suivre les orientations formulées par les coordonnateurs des
divisions;
• Favoriser une gestion du parc automobile du PAM axée sur les
personnes et sur l’utilisation optimale des ressources.

Date d’entrée en vigueur

12. La présente directive entre en vigueur immédiatement. Tous les bureaux

du PAM devraient utiliser FleetWave à compter du 1er octobre 2015.

Dominik R. HEINRICH Wolfgang HERBINGER

Directeur de la Division des services de gestion Directeur de la Division de la
logistique