L’ASSOCIATION PROFESSIONNELLE DES

LOGISTICIENS

Gestion de Parc Auto GPA

Formation en ligne sur WhatsApp

Par Abdoulmoumouni MAIGA OUSMANE

Aménagiste/Logisticien
Consultant/Formateur en Logistique et Transport
Email : abousmaiga@gmail.com
Tel : +227 96 55 28 83/94 42 41 85
CEDEAO-Niger

Juillet 2020

Par Abdoulmoumouni MAIGA OUSMANE -------- NIGER

Logisticien/Planificateur
Module : Gestion du Parc Auto (GPA)
 Description
L’objectif de ce module consiste à donner les capacités aux participants à cette formation de
comprendre la GPA et ses alentours, d’organiser un suivi et évaluation de la flotte auto et faire
des prévisions et planifications suivant les interventions en Gestion de Parc automobile.

Plan
 Introduction
 Définition
 Comprendre la gestion du parc automobile
 Outils administratifs
 Entretien mécanique de la flotte
 La planification d'entretien
 Outils de suivi des coûts
 Planification des mouvements
 Outils pour utiliser les véhicules
 Les 5 facteurs de la gestion du parc automobile
 Les responsabilités du gestionnaire de parc automobile
 Conclusion

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Logisticien/Planificateur
Module : Gestion du Parc Auto (GPA)
Introduction

La gestion du parc de véhicules est un métier de la logistique qui, essentiellement, est en charge
la gestion administrative (documents des véhicules), logistique (disponibilité, gestion des
capacités de transport, adaptabilité…) et technique (Achat de prestation de maintenance ou de
transport) des véhicules d’une entreprise.

C’est une activité qui se pratique pour tous les modes de transports. En transport maritime
(gestion de la flotte des navires ; en transport aérien (gestion de la flotte des aéronefs; en
transport ferroviaire (gestion des voitures pour passagers, des wagons pour marchandises des
UTI Unité de Transport Intermodal ; en transport routier (gestion des véhicules pour le transport
de personnes et véhicules pour le transport de marchandises. La gestion de parc automobile se
pratique dans les services « Production ou exploitation » des compagnies de transport et de
location de voitures, dans les services « généraux » ou « logistiques » des entreprises
industrielles ou commerciales.
Définition
La gestion de la flotte peut être définie comme les procédures mises en place pour garantir
une bonne utilisation et un bon entretien des moyens de transport
Les procédures de maintenances utilisées pour les véhicules peuvent également servir à
l'entretien de tout type d'équipement motorisé tel que des motos, des générateurs et des
machines hydrauliques (pompe de boue, compresseur etc.).

Objectifs

Les objectifs pour gérer une flotte de véhicule peuvent être:

 D’assurer un bon entretien et un bon suivi de la flotte
 De contrôler et de suivre les coûts de la flotte
 D’optimiser l'utilisation des véhicules selon les besoins
 De tenir des registres au sujet de la flotte

Comprendre la gestion du parc automobile

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Module : Gestion du Parc Auto (GPA)
La gestion de parc automobile se pratique dans les services « Production ou exploitation » des
compagnies de transport et de location de voitures, dans les services « généraux » ou «
logistiques » des entreprises industrielles ou commerciales. Les services généraux gèrent le parc
de véhicules affectés au transport du personnel de l’entreprise (véhicules utilitaires). Dans les
services logistiques, on gère essentiellement le parc de véhicules destinés au transport des
marchandises et les engins de manutention. Dans tous les cas, le parc de véhicules géré peut
être interne ou externe à l’entreprise.

Quel que soit le type d’entreprise ou le mode de transport, la gestion du parc automobile intègre
les mêmes activités et responsabilités. Son but est d’optimiser les coûts logistiques, de planifier
l’emploi des véhicules de transport et engins de manutention, de garantir la disponibilité de ces
derniers pour d’éventuels besoins logistiques ou de transport (mise en œuvre des contrôles
techniques, mise à jour des documents de bords, suivi des chauffeurs, gestion des stocks de
carburant et des pièces de rechanges)…

Outils administratifs

Lesuiviadministratifdelaflotteestlaconsolidationdetouteslesdonnéesofficielles,informationsetca
ractéristiquestechniques.Parexempleencasdevold'unvéhiculelaconsolidationdecesinformations
estessentiellepourréclamerleremboursementauprèsdel’assuranceetdéposeruneplainte.

1. Données techniques du véhicule (formulaire N°1)

La logistique remplit le format. Ce sera la première page du dossier du véhicule, qui regroupe

toute les informations de véhicule : les photocopies des documents du véhicule, la carte de

dépréciation (le cas échéant).

2. Contrat de location de véhicule (formulaire Nº2)

Le gestionnaire de la flotte utilisera cette forme après avoir pris la décision de louer un véhicule
additionnel provisoire.

Entretien mécanique de la flotte

L'entretien mécanique doit être basé sur la prévention et sur des réparations efficaces en cas de
panne ou d'accident.

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Le but est d'établir un planning uniforme pour la maintenance préventive de tous les véhicules,
selon les fabricants et les contextes. Les procédures de maintenance préventive et d'inspection
périodique aident à empêcher les problèmes d’arriver lorsque le véhicule est utilisé.

Un conducteur est non seulement responsable de sa conduite mais il est également responsable
de son véhicule, et remplit rigoureusement son log book. Un conducteur professionnel devrait
avoir suffisamment de connaissances mécaniques pour pouvoir détecter un problème mineur
avant qu'un plus grand problème n’arrive.

Une bonne collaboration est nécessaire entre l'atelier et le logisticien pour savoir:

•Combien de temps le véhicule sera-t-il sous réparation?

Quel sera tout le coût de la réparation?

1. Forme de contrôle technique (formulaireNº3 pour hard-top et pickup)

Le mécanicien ou le logisticien utilise un format de contrôle technique des véhicules de l’ONG
pour évaluer également l'état d'une voiture avant de signer le contrat de location.
2. Fiche d’entretien et de maintenance (formulaire N°5)
Quand un conducteur note un problème, il doit se référer au logisticien aussitôt que possible.
La forme N°5 peut être remplie par le mécanicien si le logisticien lui demande. Sur la première
page est notée l’estimation du travail à faire et les pièces de rechange nécessaires;
Sur la deuxième page on trouve le rapport synthétique de la réparation. La logistique doit signer
la première page avant que le travail commence. Une fois que les travaux sont finis, le
mécanicien effectue un essai final.
Si l'essai final est positif, le mécanicien rapporte la forme N°5; cette carte est alors signée par
la logistique et classée dans le dossier de suivi du véhicule.

La planification d'entretien (formulaire Nº6)

Le logisticien ou le gestionnaire de la flotte prépare le planning d'entretien pour tous les

véhicules sous sa responsabilité. Idéalement le planning d'entretien est en évidence dans le
bureau du responsable de la flotte ou du logisticien pour avoir une vue d'ensemble synthétique
des véhicules disponibles pour les opérations.
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 1. Le Log Book
C'est le "livre de santé" d'un véhicule. Il peut être adapté pour n'importe quel équipement
motorisé : voiture, moto, compresseur, et générateur… toutes les réparations et activités
d'entretiens doivent être enregistrées dans le log book (travaux effectués, pièces détachées
utilisées).

Le conducteur doit aider et participer à la réparation du véhicule (jusqu'à ses propres

qualifications mécaniques).
Les pages imprimées doivent être utilisées pour les entretiens a, b et le c et les pages blanches
pour n'importe quelle autre réparation.

Outils de suivi des coûts

Le coordonnateur logistique doit surveiller les coûts directs de la flotte, qui sont :
 Carburant

 Coût de location

 Entretien, réparations

 Assurance et divers impôts

L'entretien et le suivi de carburant sont essentiels pour empêcher les dégradations ou les abus
d’atelier privé.
Avec toutes les informations relatives aux dépenses, le coordonnateur logistique peut évaluer
le coût de fonctionnement de la flotte et prévoir les dépenses dans les futurs pour soumettre aux
bailleurs
1. Format des coûts mensuels des moteurs sur la base (formulaire N°7)
Le logisticien envoie ce rapport à la capitale. Ce format résume les informations du log book :
consommation, réparations et entretien.
Les informations pour un véhicule peuvent être vérifiées en utilisant:
 Format n°5
 Carte individuelle de prise de carburant
 Bons de carburant (le cas échéant)
Le dernier jour pour le rapport est le dernier jour ouvrable du mois prochain. Le plein de
carburant des véhicules doit être fait.

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À ce moment-là, les Log Book doivent être rassemblés au bureau de la logistique afin de
calculer les diverses consommations, réparations et coûts de maintenance. Le conducteur doit
apporter son log Book lui-même.
Le premier jour ouvrable du mois suivant commence la période pour le prochain rapport.
2. Le bon de carburant (formulaire Nº9)
L'utilisation du bon de carburant est nécessaire dans le cas des prises externes de carburant,
dans une station-service commerciale où l’organisation a un compte. C'est un genre de bon de
commande externe spécifique au carburant.
Leresponsabledelaflottepréparehabituellementlesbonsdecarburantetlelogisticiencapitaleoulelo
gisticien-administrateurl'approuve.
 Le bon de carburant a trois feuilles:
 La personne autorisant la prise de carburant garde la feuille originale.
 Le conducteur va à la station avec la 2ème et 3ème feuille. Une fois que le véhicule est
rempli de carburant, le bon est remplit et le gestionnaire de la pompe à essence garde la
2ème feuille.
 La troisième feuille est ramenée au responsable de la flotte ou au magasinier.
À la fin du mois (ou deux fois par mois) le responsable de la station essence prépare la facture.
3. Carte individuelle pour la prise de carburant (formulaire Nº10)
Cette carte est employée quand il y a un stock de carburant sur la base. La personne responsable
de fournir le carburant aux véhicules garde ce format dans le stock. Elle récapitule les prises de
carburant pour chaque véhicule.
Si un véhicule prend le carburant dans différentes bases ou stations, différentes cartes seront
faites. Ces différentes cartes seront envoyées à la coordination logistique à la fin du mois. Ceci
permet de vérifier que le carnet de carburant a été correctement rempli.
4. Le carnet de carburant
Le carnet de carburant est généralement attaché au log book.
Quotidiennement, le kilométrage au compteur au début du jour est noté (même si aucune prise
de carburant n'est prévue). À la fin du jour, le kilométrage au compteur est également noté. Le
but principal de l'utilisation du véhicule (destination et programme) doit être écrit dans les
remarques.
NB : Chaque prise de carburant doit être enregistrée (quantité et kilométrage au moment
du remplissage)

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Cette information servira de base au calcul de la consommation de carburant du véhicule au
100 kilomètres.
Le conducteur doit signer quotidiennement le carnet de carburant.

Planification des mouvements

Un planning est essentiel pour la coordination des mouvements. L'exemple typique d'un
fonctionnement sans coordination est d'envoyer deux véhicules dans le même endroit en même
temps tandis qu'il était possible de combiner les deux mouvements dans un voyage simple.
Le planning des mouvements doit être préparé chaque semaine. Habituellement le logisticien
saisit l'occasion de la réunion sur la base pour collecter les informations des différents
départements et services pour la semaine prochaine.
Le logisticien prévoit les véhicules selon les besoins et selon la spécificité des véhicules
(capacité de charge, expérience de conducteur, état du véhicule, matériel de transmission).
Le logisticien a également à considérer le programme d'entretien et réparation pour les
véhicules.
Il peut se produire qu'il n'est pas possible de répondre à tous les besoins ; dans ce cas-ci le
responsable de la flotte doit fixer des priorités et informer les employés. Si la base a besoin de
véhicules additionnels ou en cas de panne, la location de véhicules supports provisoires est une
option qui doit être approuvée par le coordonnateur logistique et l'administrateur ou le
logisticien-administrateur.
Aussi une planification hebdomadaire doit être préparée sur le papier ou sur électronique. Le
jour avant, la planification sera écrite sur un tableau visible accessible par tous les employés. Il
est essentiel de garantir une bonne communication entre les divers départements et de donner
une rétroaction dès qu'un changement se produira. Ce tableau est fréquemment dans la salle
radio ou dans le hall d’entrée du bureau.
Dans la capitale, les mouvements sont généralement trop difficiles à prévoir d’une semaine à
l'autre dû aux réunions non planifiées, à l'embouteillage, au retard d'avion, etc.
Le logisticien prépare un planning pour des activités régulières et assignera les autres véhicules
selon les besoins des employés.
1. Demande de transport (formulaire Nº12)

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Ce format peut être donné aux départements et aux services afin qu'ils prévoient leurs
mouvements et font suivre l'information au logisticien. Ce format est facultatif et peut être
remplacé par un point à l'ordre du jour de la réunion hebdomadaire.
2. Planification hebdomadaire (formulaire Nº13)
Le fichier électronique peut être utilisé pour effectuer le planning, toutefois il doit être visible
ou communiqué aux employés.

Outils pour utiliser les véhicules

1. Accord d'utilisation de véhicule (formulaire nº14)

Format d'accord pour tous les conducteurs des véhicules action contre la faim (si possédé, loué
ou loué) pour des activités officielles de l’ONG.
2. Décharge de responsabilité (formulaire Nº15)

Les 5 facteurs de la gestion du parc automobile

La gestion du parc automobile est une composante de la SCM (Supply Chain Management) ou
GCL (en français Gestion de la Chaîne Logistique). Théoriquement, elle peut être découpée en
5 facteurs : La marchandise, l’espace géographique, le véhicule, les ressources humaines, la
technologie.
 La marchandise
 L’espace géographique
 Le véhicule de transport
 Les ressources humaines
 La technologie
 Les responsabilités du gestionnaire de parc automobile
 Autres articles utiles au gestionnaire de parc automobile
 Avantages du GPS dans la logistique des transports

Les responsabilités du gestionnaire de parc automobile

 GPS et Localisation automatique de véhicules

 Détermination des modes de transport
 Traçabilité en logistique : Technique et outils

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  Détermination du réseau logistique
 Traçabilité : différence entre tracing et traking
 Détermination des coûts logistiques
 Types de contrats dans une entreprise étendue
 Location automobile, leasing et crédit-bail
 Législation internationale du routier
 Règles de chargement - déchargement
 Documents de bord du transport routier
 Législation relative au chargement des véhicules
 Gabarit et poids de chargement des véhicules routiers
 Circulation routière: prescriptions générales
 Organes et équipements des véhicules routiers
 Catégories d'infractions routières
 Véhicules routiers et infrastructures de la route
 Signalisation spéciale des véhicules routiers

Bonus

Complexité de la gestion d’un parc auto

La qualité de gestion du parc est souvent liée à la taille de l’entreprise. Gérée au cordeau lorsque
l’organisation dispose d’une taille humaine, celle-ci se dégrade dans les configurations multi-
sites, les structures juridiques différentes, les restructurations organiques, les croissances
externes. Lorsque la mission est confiée en polyvalence à des collaborateurs dont ce n’est pas
la mission principale, la gestion se limite souvent à quelques tâches récurrentes : solliciter le
même loueur/concessionnaire à chaque renouvellement, récupérer les kilométrages sur Excel,
déclarer le sinistre à l’assureur, gérer les amendes.

Dans certaines organisations, généralement au-delà de 100-150 véhicules, la mission est confiée
à un gestionnaire de parc à temps partiel ou complet. On y constate généralement un vrai travail
de remise en question des fournisseurs, une structuration de l’activité (procédures internes de
renouvellement de véhicules). Rarement considéré au sein de l’entreprise, le gestionnaire de
parc se heurte souvent à des problèmes de communication, d’exceptions à gérer, de qualité de
service des loueurs ou concessionnaires, d‘outil et d’investissement informatique qui peuvent
le dépasser.

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Les fournisseurs extérieurs développent de plus en plus d’outils performants véritables
systèmes d’aide à la décision de gestion du parc : suivi des ratios de consommation carburant
sur internet par les pétroliers avec graphique mensuel/annuel individuel/regroupé, mails
d’alertes sur les consommations anormales, suivi interactif cartographique avec les fournisseurs
de géolocalisation, … état de parc sur internet pas le loueur, cependant chacun œuvre
logiquement pour son propre intérêt avec le souci permanent de mieux fidéliser ses clients à ses
propres services. Quelques éditeurs proposent des solutions logicielles réellement
indépendantes qui permettent au gestionnaire de parc de consolider l’ensemble des données
internes et extérieures à l’entreprise : le logiciel de gestion de parc auto.

COUT D’EXPLOITATION DU TRANSPORT

 On appelle coût d’exploitation l’ensemble des dépenses engagées par le transporteur

pour faire fonctionner son investissement. Ce coût est la somme de deux (2) sortes
de dépenses.
 Les coûts variables d’exploitation
 Coût d’exploitation = C.V + CF
 Les coûts fixes d’exploitation. On a :
 Coût fixe (IOC)
 Ce sont les dépenses incompressibles, indépendant du kilométrage parcouru.

Les coûts fixes sont les dépenses suivantes :

 Les charges d’amortissement du véhicule

 Le salaire fixe du personnel roulant (chauffeur, apprenti)

 Les impôts et taxes diverses (vignettes, patentes)

 Les frais généraux (téléphone, électricité, eau)

Les coûts variables (DOC) :

 Ce sont les coûts propositionnels à la distance parcourue. Leur montant dépend de :

 Du carburant

 Les lubrifiants

 Les pneumatiques

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  Les pièces détachées ou de rechange.

Un peu de Pratique : Calculez les dépenses en pneumatique d’un véhicule parcourant 230 km
et caractérisé par : Nombre de pneus = 6 ; Durée de vie des pneus = 50 000 km Prix du pneu =
250 000frs.

Correction :

Coût kilométrique des pneus = = 30 F/km

Dépense totale en pneumatique = 30 x 230 = 6 900 F

Pour estimer la dépense en pneumatique, il faut connaître le nombre de roues composant le train
de pneus (nombre de pneus actifs montés sur le véhicule). Soit N et P le prix d’un pneu.

Le coût kilométrique des pneus est donné par la formule.

Coût kilométrique des pneus (F/km) = N×P/DV

Avec : DV = durée de vie des pneus, N = Nombre de pneus, P = Prix unitaire du pneu

La dépense totale en pneu est:

Dépense totale en pneumatique = Coût kilométrique des pneus (F/km) x distance

parcourue

Consommation totale en carburant = consommation kilométrique (l/km) x Distance

parcourue (km)

Connaissant la production kilométrique, on peut calculer la consommation totale en

carburant.

Dépense en carburant (F) = consommation totale x prix du litre de carburant

Les véhicules à moteurs thermiques ou explosion sont caractérisés par leur consommation
kilométrique en carburant. Cette consommation est définie par le constructeur du véhicule et
est exprimée en litre au 100 km.

Exemple : Consommation…………….. : 35l aux 100km

Cela revient ou à 0,35l/km

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Consommation totale en carburant = consommation kilométrique (l/km) x Distance
parcourue (km)

Connaissant la production kilométrique, on peut calculer la consommation totale en

carburant.

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Résumé sur image

Fig 1 : Exemple de processus de gestion du PA

Fig2 : Exemple de logiciel de gestion et d’entretien du PA

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Conclusion sur la gestion du parc

La gestion du parc automobile contribue au développement de l’entreprise tout en réduisant les

coûts de maintenance, en planifiant les livraisons, en gérant les stocks consommables et de
pièces de rechange. En plus, elle contribue à la gestion des transports (la traçabilité des
documents de transport), à la gestion des ressources humaines.

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Références bibliographiques

 Procédure gestion du parc automobile, MAJ d’aout 2013 - Samuel Beauchamp –

SAEMO Direction – 11/13 Rue des Émeraudes – 69006 LYON
 Résumé de théorie et guide de travaux pratiques, Module 3 : Exploitation technique
d’un parc de véhicules Version 1.1 – mai 2005
 Formation sur la gestion de la flotte automobile sous la direction des cabinets
UNIVERT LOGISTIC (Niger), GEULEM Consulting- Expertise (Sénégal) et
RAMMLA LOGISTICS
 AVIVA Assurance : Votre guide en matière de Gestion d’un parc automobile A-5590F
11/10
 OUEDRAOGO Moussa Ingénieur Logisticien, Formation sur la GESTION
PRATIQUE DU PARC AUTOMOBILE
 WWW.logistiqueconseil.org : gestion du parc automobile ou de la flotte automobile

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