Mohamed LOTFI

Docteur en Gestion

CAS CONTROLE DE GESTION : T.B.

DE L’ACTIVITE PARC AUTO D’UN ORGANISME
PUBLIC

I. PRESENTATION GENERALE

En vue d’assurer la gestion de son parc de véhicules, un organisme public a créé une
Division chargée de la gestion du parc auto.

En effet, faisant partie de la Direction des Moyens logistiques, la Division de gestion

du parc auto (DGPA) est chargée de :

1. La gestion du parc de voitures et de véhicules utilitaires

2. La gestion du parc des auto-cars dédiés au transport de personnel

en veillant à leur disponibilité maximale, en maîtrisant leur coût d’exploitation et en

veillant sur la sécurité des personnes transportées, sachant qu’en cas d’indisponibilité
d’un véhicule, l’Organisme public peut recourir aux solutions suivantes :

- Allouer à l’agent une indemnité kilométrique, sachant que les lieux de

déplacement ne permettent pas l’usage des transports en commun ;
- Envisager d’allouer une indemnité de transport au personnel non transporté de
leur domicile au lieu de travail;
- Louer un véhicule de tourisme à 200 DH/jour en moyenne ;
- Louer un camion de 3T à 1.000 DH/jour ;
- Louer un autocar à 1.500 DH/jour.
- Sous-traiter le transport aux conditions du marché.

En vue de mener à bien sa mission, la DGPA dispose :

- D’un effectif total de 74 personnes.

- D’un garage permettant d’abriter les véhicules de transport.
- D’un magasin chargé de la gestion des stocks de fournitures et
consommables.
- D’un atelier assurant l’entretien courant des véhicules (voitures et auto-cars),
sachant que les grosses réparations sont effectuées par des prestataires
externes.
- Des équipements bureautiques et informatiques nécessaires pour la gestion
administrative du parc.

Avertissement : Ce cas est conçu dans un but purement pédagogique. Toute ressemblance avec 1
une situation réelle ne serait que pure coïncidence.
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Par ailleurs, les principales orientations stratégiques adoptées par l’organisme public
au titre du plan triennal 2004-2007 sont les suivantes :

- Assurer une meilleure maîtrise des moyens humains, financiers et matériels.

- Se recentrer sur les activités qui contribuent le plus à la réalisation des
objectifs et fournissant une prestation directe aux clients.
- Améliorer l’organisation et les performances des services.

Compte tenu des orientations stratégiques de l’organisme public et en vue

d’atteindre les objectifs fixés au titre de l’année 2005 , la DGPA envisage de mettre
en place un plan d’action qui s’articule autour des points suivants :

- Assurer les prestations de transport dans les meilleures conditions de coûts,

de délais et de qualité.
- Mettre en place les outils et méthodes permettant d’assurer une gestion
rigoureuse des ressources.
- Renforcer le contrôle des dépenses d’exploitation liées au parc par la mise en
œuvre d’un système d’analyse des coûts.
- Mettre en œuvre un système de pilotage et d’évaluation des performances.

A la veille de la préparation du budget de l’année 2005 et compte tenu de la politique

d’optimisation des ressources, Le Directeur des Moyens Logistiques a soulevé les
questions suivantes :

1. Faut-il continuer à gérer le parc autos tout en mettant en œuvre les

moyens permettant notamment de mieux maîtriser les coûts d’exploitation?

2. Peut-on envisager d’autres alternatives permettant d’assurer de meilleures

performances compte tenu des missions conférées à la Division ?

En vue d’étudier les mesures à entreprendre face à cette situation, l’organisme public
a constitué une commission chargée de faire une étude sur le système de contrôle
de gestion à mettre en place, intégrant l’ensemble du processus.

II. ORGANISATION DE LA DIVISION

La Division de gestion du parc autos (DGPA) est dirigée par un ingénieur, M. Said EL
HACHIMI, dépendant du Directeur de moyens logistiques.

II.1 Organisation

L’organisation de la DGPA s’articule autour de trois services :

- Service Technique (ST) comprenant, le garage, l’atelier d’entretien du parc de

véhicules et le magasin de fournitures et consommables, dirigé par M. Abdelatif
Bouanane, un technicien disposant d’une grande expérience dans la mécanique
auto ;

Avertissement : Ce cas est conçu dans un but purement pédagogique. Toute ressemblance avec 2
une situation réelle ne serait que pure coïncidence.
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- Service Gestion du Parc (SGP), qui est chargé de la programmation et de

l’exploitation du parc de véhicules, dirigé par M. Fouad Houari.

- Service Etudes (SE), qui est chargé de la gestion budgétaire , des études
économiques et du système d’information, dirigé par M Hamid MASSOUDI.

DIRECTION DES MOYENS

LOGISTIQUES

DIVISION DE GESTION DU
PARC AUTO

Secrétariat

Service Etudes Service de Service

Gestion du Technique
Parc

II.2 Principales attributions de la Division

Les principales attributions de la DGPA sont les suivantes :

 Service de Gestion du Parc:

- Programmer l’affectation des véhicules et des chauffeurs
- Exprimer les besoins en consommables, fournitures, réparations etc.
- Elaborer le plan d’action en matière de gestion du parc des véhicules.
- Assurer la gestion et le suivi du parc de véhicules.
- Réceptionner et contrôler les véhicules neufs.
- Suivre les dépenses (carburant, lubrifiants…).

 Service Technique
- Contrôler la situation mécanique des véhicules.
- Assurer l’entretien courant des véhicules.
- Demander et étudier les devis de réparation.
- Contrôler et suivre les réparations externes et l’état des véhicules.

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- Gérer le stocks des fournitures et consommables (filtres, huiles de graissages,

pneus……).

- Optimiser le stocks des fournitures et consommables.

- Evaluer les besoins en fournitures et consommables.
- Centralisation des besoins d’achat.

 Service Etudes
- Préparation et suivi du budget
- Suivi des inventaires et tenue des registres du matériel
- Effectuer les études économiques
- Préparer les rapports d’activité et autres situations périodiques
- Suivi du système d’information

II.3 Moyens

II.3.1 Personnel

DGPA SE ST SGP
Chef de Division 1
Chef de Service 1 1 1
Personnel administratif 1 1 2 3
Chef d’atelier 1
Techniciens atelier 7
Ouvrier atelier 5
Magasinier 1
Aide magasinier 1
Chauffeurs cars 25
Chauffeurs voitures 10
Chauffeurs camions 8
Ouvriers 2 3
TOTAL 2 2 20 50

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II.3.2 Matériel

Véhicules de tourisme 65
Véhicules utilitaires (Type Renault Express) 28
Camions 3 T 3
Camions 7 T 4
Cars (42 places) 20
Garage 1
Atelier 1
Pompes à carburants 3
Divers outillage atelier
Magasin 1
Bureaux 10
Ordinateurs 4

L’état du parc de véhicule se présente comme suit :

Ancienneté < 5 ans 5 à 10 ans + de 10 ans Total

Voitures de tourisme 12 35 18 65
Véhicules utilitaires 0 15 13 28
Camions 0 3 4 7
Autocars 2 8 10 20
TOTAL DU PARC 14 61 45 120

II.4 Organisation administrative et financière

Dans le cadre du budget annuel attribué à la Direction des moyens logistiques, la

DGPA dispose d’un budget portant sur deux principales rubriques :

- Dépenses de fonctionnement.
- Dépenses d’équipement.

Le budget de fonctionnement comporte les rubriques suivantes :

- Achats de carburants et lubrifiants

- Achats de fournitures et consommables.
- Achat de petit outillage
- Traitements, salaires et indemnités du personnel
- Frais d’entretien et réparation du matériel.
- Assurances.
- Dotations aux amortissements
- Taxes spéciales véhicules.

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- Frais de déplacement.
- Frais d’administration générale

Il y a lieu de noter le budget de l’année est élaboré sur la base :

- Des orientations définies par le Directeur Général ;

- Du plan d’action établis par la DGPA et soumis à l’approbation du Directeur
des Moyens logistiques.

La DGPA veille au respect des moyens prévus dans le cadre de son budget de
fonctionnement, afin d’éviter tout risque de rupture de stock ou d’immobilisation des
véhicules.

Quant au budget annuel pour équipement il concerne notamment le renouvellement

des véhicules de transport et l’acquisition des équipements techniques et
bureautiques.

III. ORIENTATIONS DEFINIES POUR 2005

La Direction des Moyens Logistiques mène une réflexion depuis l’exercice 2002, sur
les méthodes et les outils permettant de mettre en application les orientations
contenues dans la circulaire du Premier Ministre du 25 décembre 2001.

L’idée de base est de fonder l’action de la DGPA sur des projets et des programmes
d’action nettement définis quant à leurs objectifs, de telle sorte que le budget soit
orienté vers les résultats en terme d’amélioration des performances.

Dans ce cadre, la Direction a défini les orientations suivantes pour 2005 :

1) Véhicules

La direction souhaite pouvoir augmenter le volume d’activité de 5 % pour pouvoir

répondre aux besoins des différents utilisateurs, sans augmentation du parc et en
recherchant les niches de productivité permettant de réduire les coûts. Elle souhaite
également supprimer le recours aux locations ponctuelles, car elle estime que le parc
actuel est largement suffisant pour répondre aux besoins.

Une politique de renouvellement de certains éléments du parc n’est envisageable

qu’en dernier ressort, compte tenu des restrictions budgétaires.

D’autres solutions doivent être étudiées permettant de réduire le coût des

déplacements par voiture du personnel de l’administration.

2) Camions

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La Direction se pose des questions sur l’opportunité de continuer à assurer cette

prestation.

Dans ce cadre, tout investissement en camion est exclu et il est décidé de mettre à la
réforme le maximum de camions jugés non rentables.

3) Cars

Suite à des négociations avec le personnel, l’administration a décidé de créer une

nouvelle ligne de transport, en vue de réduire le délai de route pour certains agents.

Cette ligne permettra le ramassage de 35 personnes qui sont obligées aujourd’hui de

faire un trajet important avant de rejoindre l’arrêt le plus proche. Ces 35 personnes
viendront diminuer les effectifs transportés sur trois autres lignes actuellement en
service.

En d’autres termes, 157 agents actuellement transportés sur 3 lignes le seront sur 4
lignes. La nouvelle ligne sera créée sur un parcours de 8 km. Ainsi, la DGPA
desservira 19 lignes au lieu de 18 actuellement.

La Direction souhaite pouvoir réaliser cette opération, avec le parc actuel, à moins
que des solutions plus économiques puissent être mises en place.

Dans tous, les cas, elle estime que le coût du transport du personnel est élevé et
qu’il s’agit non seulement de ne pas augmenter les charges actuelles, mais au
contraire d’examiner les moyens de les ramener au niveau d’un standard de
comparaison externe privé.

4) Personnel

Compte tenu de la politique gouvernementale en la matière, les recrutements

constituent un point de blocage important.

Ainsi, il est décidé que les départs en retraite ne pourront être remplacés que sur la
base d’une étude justifiant la nécessité de maintenir le poste.

Les nouveaux recrutements ne sont envisageables que pour les activités nouvelles
génératrices de valeur ajoutée.

Un plan de formation a été mis en place pour 2005, dont le coût total passera de
215.000 DH en 2004 à 310.000 DH. L’objectif de ce plan est la mise à niveau du
personnel sur le plan technique et informatique, ainsi que sa préparation à la mise en
œuvre du nouveau système de contrôle de gestion.

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IV. TRAV AUX A REALISER

Vous faites partie de la commission chargée de faire l’étude de mise en place du

système de contrôle de gestion au sein de la DGPA et, sur la base des données
fournies, il vous est demandé de :

A. Mener une réflexion sur les différentes missions qui sont assurées par la
DGPA, en déclinant ces missions sous forme d’objectifs significatifs de la
réalisation desdites missions. Quel serait l’impact de cette réflexion sur les modes
d’organisation actuels ?

B. De concevoir un système de comptabilité analytique adapté aux besoins

de la DGPA comprenant notamment les tâches suivantes :

1. Définir les objectifs de ce système de comptabilité analytique.

2. Proposer un découpage de la DGPA en centres de responsabilité.
3. Proposer un plan comptable analytique.
4. Définir l’architecture du système de calcul du coût de revient.
5. Mener une réflexion sur les procédures permettant de collecter les données
comptables nécessaires à la mise en place d’une comptabilité analytique.
6. Proposer les modèles d’états analytiques.
7. Déterminer les coûts d’exploitation du parc au titre de l’exercice 2003.
8. Déterminer le coût de revient des éléments pertinents permettant
d’apprécier les performances.
9. Faire une analyse de la structure des coûts.

Il est entendu que les études de coût doivent prendre en considération l’ensemble
des éléments y afférent (personnel, matériel, consommations, frais généraux etc.)

D. Faire une étude sur la mise en œuvre des tableaux de bord en vue de :

1. Définir les objectifs des tableaux de bord du Chef de la Division et de ceux

des différents responsables des centres de responsabilité que vous aurez
proposés.
2. Proposer des indicateurs pertinents par centre de responsabilité.
3. Déterminer l’architecture de mise en place de ces tableaux de bord.
4. Proposer des modèles de tableaux de bord.
5. Etablir le tableau de bord de l’exercice 2003.

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DONNEES RELATIVES A L’ETUDE DE CAS DE LA DGPA

I – Données relatives à l’activité de l’exercice 2003

1.1 Statistiques de volume d’activité 2003

Véhicules de Véhicules Camions Cars

tourisme utilitaires
Kilométrage total parcouru par an 1 870 830 523 488 80 934 206 640
Personnes transportées par an 31 980 6 888 182 040
Tonnage transporté par an 3 808
Consommation carburants en litres 168 375 62 819 21 852 80 590

1.2 Indicateurs techniques de l’exercice 2003

Véhicules de Véhicules Camions Cars

tourisme utilitaires
Nb total jours d’arrêts pour 585 448 84 400
pannes et accidents
Nb moyen de pannes et 3 4 3 4
accidents/véhicule
Nb d’interventions équipe 771 835 172 335
atelier
Nb d’heures d’intervention 2 315 3 440 1 580 2 685
techniciens atelier

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1.3 Frais de personnel de l’exercice 2003

TOTAL
Chef de Division 420 000
Chef de Service 816 480
Personnel administratif 588 000
Chef d’atelier 151 200
Techniciens atelier 764 400
Ouvrier atelier 184 800
Magasinier 84 000
Aide magasinier 58 800
Chauffeurs cars 2 100 000
Chauffeurs voitures 672 000
Chauffeurs camions 672 000
Ouvriers 184 800
TOTAL 6 696 480

1.4 Détail des Charges 2003

Véhicules de Véhicules Camions Cars TOTAL

tourisme utilitaires
Achats de carburants 2 888 562 596 776 155 393 557 928 4 198 659
Achats de lubrifiants 39 495 27 839 8 687 25 924 101 945
Achats de pneumatiques 157 150 91 610 80 934 177 467 507 161
Achats consommables et PR 204 750 173 600 58 499 163 040 599 889
Frais de réparations 379 275 330 960 87 906 454 320 1 252 461

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Taxe sur les véhicules 2003 Taxe par véhicule

Véhicules de tourisme 3000
Véhicules utilitaires (Type Renault Express) 6000
Camions 3 T 800
Camions 7 T 1350
Cars (42 places) 5200

Assurance 2003 Total en DH

Véhicules de tourisme 195 000
Véhicules utilitaires (Type Renault Express) 168 000
Camions 3 T 24 000
Camions 7 T 44 000
Cars (42 places) 300 000
Garage 3 000
Atelier 5 000
Magasin 10 000
Bureaux 5 000

1.4 Indicateurs de suivi du personnel

Exercice 2003 DGPA SE ST SGP

Effectif 2 2 20 50
Jours d'absences / an 3 10 225 50
Heures supplémentaires / an 20 25 5 296 11 440
jours de formation / an 3 10 12 4

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II - Budget de fonctionnement Exercice 2004

Rubriques Budget 2003 Réalisé 2003 Budget 2004

Achats carburants 4 200 000 4 198 659 4 400 000
Achats lubrifiants 110 000 101 945 130 000
Achats pneumatiques 510 000 507 161 530 000
Achats consommables et PR 600 000 599 889 630 000
Achats fournitures atelier 220 000 213 520 225 000
Frais du personnel 7 000 000 6 696 480 7 000 000
Frais de réparation 1 200 000 1 252 461 1 320 000
Frais de location de véhicules 250 000 235 800 250 000
Frais d'assurances 770 000 754 000 790 000
Taxes de véhicules 475 000 474 800 474 800
Dotations aux amortissements 1200 0000 1200 0000 1 100 000
Frais de déplacement 200 000 195 000 210 000
Frais d'administration générale 1 000 000 987 632 1 000 000
TOTAL 17 735 000 17 417 347 18 059 800

Il y a lieu de noter que les charges du DGPA comportent les rubriques suivantes :

Désignation Nature des charges

Achats carburant Essence et Gasoil
Lubrifiants Huiles moteur et autres organes, graisses
En principe, vidange tous les 3.000 Km
Pneumatiques Pneus
Achats consommables et PR Filtres, batteries, ampoules, et pièces de rechanges courantes
Achats fournitures atelier Chiffons, petit outillage, consommables d’entretien et nettoyage
Frais du personnel Salaires, indemnités, primes, charges sociales, formation
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Frais de réparation Réparations pannes et accidents réalisées par des prestataires

externes
Frais d'assurances Responsabilité civile, personnes transportées, incendie
Taxes spéciales de véhicules Vignettes, taxe à l’essieu
Frais de déplacement Tickets autoroute, parking, gardiennage…etc.
Frais d’administration générale Eau, électricité, téléphone, fournitures de bureau, loyers ….etc.

III. INDICATEURS DE CONSOMMATION OBSERVES EN SITUATION NORMALE

Désignation Véhicules de Véhicules Camions Cars

tourisme utilitaires
Carburants DH/km 0,87 0,72 1,62 2,34
Lubrifiants DH/km 0,019 0,031 0,054 0,092
Consommables et pièces de 0,094 0,221 0,481 0,794
rechange courantes DH/km
Pneus (Nb de km pour un train 50 000 40 000 30 000 30 000
de pneus)
Réparations externes (coût 1 750 2 150 3 475 4 230
moyen de la réparation en DH)

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MODALITES DE TRAITEMENT DU CAS DE LA DGPA

Taches à réaliser Groupe devant Planning

présenter les travaux

- Analyse des missions et Constitution des Le 6 Avril 2005

des objectifs groupes de travail

- Etude sur la mise en place Constitution des Le 7 Avril 2005

du système de comptabilité groupes de travail
analytique

Constitution des Le 8 Avril 2005

- Etude sur la mise en place groupes de travail
des tableaux de bord

1) Les Groupes devront traiter le cas dans une mise en situation

professionnelle.

2) Chaque groupe de travail doit préparer et présenter les résultats de ses travaux.

3) Les présentations devront être préparées sur support informatique pour

faciliter la mise en commun des résultats.

Avertissement : Ca cas est conçu dans un but purement pédagogique. Toute 14

ressemblance avec une situation réelle ne serait que pure coïncidence.