Manuel Véhicules

2017
Département Logistique
Action Contre la Faim
Historique de révision du document :
Date de révision Auteur Résumé des changements
25/15/2004 Département Dégagement initial
logistique
01/05/2005 Département Diverses erreurs de correction, nouveau format
logistique
2010 Département v.3 incluent des aspects sur la politique de conduite et organisent
logistique en tant qu'annexes les chapitres 1.2, 3 et 4 et comme outils les
annexes originales

2017 Département Système de tracking de vehicles, et procedure pour vendre un

logistique vehicule

Note :

Ce manuel remplace le "module 5 les principes de base en mécaniques voitures et en entretien

d'une flotte de véhicules" de 1996.

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4.3 Véhicules 2017
Table des matières:
1. Introduction............................................................................................................................4
2. Conduire chez Action Contre la Faim...................................................................................4
2.1. Règles générales.............................................................................................................4
2.2. Utilisation des voitures Action Contre la Faim..............................................................5
2.3. Passagers........................................................................................................................6
2.4. Accident..........................................................................................................................7
2.5. Listes de contrôle des chauffeurs...................................................................................7
3. Ressources humaines.............................................................................................................8
3.1. Conducteurs....................................................................................................................8
3.2. Recrutement des conducteurs.........................................................................................9
3.3. Formation d'un nouveau conducteur............................................................................10
3.4. Mécanique....................................................................................................................10
4. Flotte de véhicules...............................................................................................................11
4.1. Le rôle du coordonnateur de logistique........................................................................11
4.2. Caractéristiques de véhicules.......................................................................................11
4.3. Quel 4x4 choisir ?.........................................................................................................12
4.4. Traceurs GPS................................................................................................................13
5. Gestion de flotte de véhicule...............................................................................................15
5.1. Location ou achat.........................................................................................................15
5.2. Location........................................................................................................................15
5.3. Conseils pour la location..............................................................................................16
5.4. Location idéale du point de vue d’Action Contre la Faim...........................................16
5.5. Achat............................................................................................................................17
5.6. Assurance.....................................................................................................................17
5.7. Vendre un vehicule d’occasion sur le marché local.....................................................18

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4.3 Véhicules 2017
1. Introduction

Ce manuel est censé fournir au logisticien des notions de base de mécanique afin de traiter des
problèmes mineurs sur le terrain. Il ne transformera pas un logisticien en mécanicien.

Comme avec n'importe quel travail sur le terrain, la compétence et le professionnalisme des
équipes est essentiel, ainsi ce manuel fournit des conseils sur le recrutement, les responsabilités
principales, la gestion des conducteurs et sur la mécanique.

En dépit de la pollution et du bruit qu'ils produisent, les véhicules peuvent être très utiles,
particulièrement 4x4. Ils sont des outils très utiles pour Action Contre La Faim pour accéder à
des secteurs difficiles. Un 4x4 n'est pas indestructible et parce qu’il est souvent utilisé sur
terrain accidenté, il aura besoin de plus de soin qu'un véhicule ordinaire.

Le département logistique est responsable de la gestion de la flotte. Ce manuel fournit les

informations nécessaires et la connaissance mécanique pour une gestion physique correcte.

La gestion de la flotte a un impact direct sur :

- Sécurité : un véhicule pas suffisamment entretenu peut causer des accidents, et dans
une zone de guerre un véhicule mal entretenu qui ne démarrera pas quand c’est
nécessaire pour une évacuation peut poser de graves problèmes.

- Programmes : la mauvaise gestion des véhicules peut entraîner des retards dans la
planification et est plus chère à réparer que s’il était maintenu régulièrement.

- Gestion d'équipement : Action Contre La Faim possède quelques véhicules et les

autres sont la propriété d'un bailleur. Une bonne gestion permet la planification du
renouvellement de la flotte.

2. Conduire chez Action Contre la Faim

2.1. Règles générales

Action Contre la Faim demande à ce que tous les employés ou expatriés qui conduisent un
véhicule Action Contre la Faim doivent :

1. Avoir un permis de conduire valide et les formalités nationales accomplies si nécessaire

2. Respecter les règles de conduite nationales ;
3. Conduire sans risque et correctement, non seulement selon les lois du pays de
l'opération, mais également selon les procédures internationales reconnues
4. Garder une distance raisonnable avec les autres véhicules
5. Ne pas conduire dans l'orage avec forte pluie ; arrêter et attendre que l’orage passe
6. Avoir reçu une formation sur le contrôle de base (et les spécifications pour 4x4)
7. Ne pas être sous l'influence de boissons alcoolisées ou de psychotropes
8. Lors de longs voyages, avoir une coupure (repos) toutes les deux heures.

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4.3 Véhicules 2017
Pour rappel, seulement les conducteurs sous contrats ont le droit de conduire pendant des
heures de travail.
Des expatriés sont autorisés à conduire seulement dans des conditions spécifiques.

Adapter sa vitesse à l'état des routes et à la densité de population, et respecter strictement

les limitations de vitesse suivantes :

 Routes et routes secondaires : 80 km/h

 Sur des routes de la poussière/sable/gravier, et selon le paysage: 60
km/h
 Dans les villes importantes : 50 km/h
 Dans les villages : 30 km/h

2.2. Utilisation des voitures Action Contre la Faim

2.2.1. Heures de travail

Action Contre la Faim utilise des conducteurs professionnels nationaux. Ils connaissent l'état
des routes et les règlements. Leurs compétences dans une langue locale peut aider autant en
pourparlers avec la police ou à des passages de points de contrôle, que dans la collecte
d'informations sur des sujets de projet ou de sécurité. Ils peuvent également aider quelqu'un de
l'extérieur à se renseigner sur la coutume locale, l'histoire et la culture.

Seulement les conducteurs d'Action Contre la Faim peuvent conduire les véhicules d'Action
Contre la Faim.

Pendant des heures de travail on ne permet pas à des expatriés de conduire les véhicules
d'Action Contre la Faim, sauf en cas de situation d'urgence (médical ou opérationnel) et
qu’aucun conducteur n’est disponible. Par ailleurs, l’expatrié qui conduit a passé au préalable
un test de conduite.

Dans quelques circonstances, les logisticiens (expatriés ou nationaux) et le logisticien sont

autorisés à conduire les véhicules Action Contre la Faim selon les besoins. Il doit être autorisé
par le Log-Admin., le coordonnateur logistique ou le chef de la mission en l'absence des deux
autres précédemment mentionnées.

L'heure la plus tôt de normale du départ : 8 h du matin

La dernière heure de normale à arriver à la destination : 17 h 00

Un véhicule peut exceptionnellement partir plus tôt ou être de retour plus tard, mais après
validation de la logistique et surtout pas avant le lever de soleil ou après le coucher du soleil.

2.2.2. En dehors des heures de travail/expatriés

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4.3 Véhicules 2017
On ne permet pas à des expatriés d'Action Contre la Faim de conduire les véhicules Action
Contre la Faim, excepté dans le cas ou l'expat a un accord écrit par le CDM qui le permet
d'utiliser les véhicules de la mission (2WD et 4WD).

Dans ce cas, le Coordo-Log valide que n'importe quel conducteur doit être:
- Capable passer le "test de conduite"
- Capable de conduire sans risque dans l'environnement dans lequel il se trouve
- Averti sur les règles du code de la route
- Capable de montrer un permis international valide ou un permis de conduire local
- Capable d’appliquer toutes les lois locales et règles Action Contre la Faim concernant
les voitures et la conduite
- Dans des secteurs stables pour conduire les vehicules Action Contre la Faim (ceci doit
être défini dans le guideline de sécurité).
- Sur que le CDM a jugé si l'environnement était approprié. (voir l'Annexe 4)
- Au courant de la délimitation autorisée pour conduire les véhicules
- Au courant que les besoins opérationnels auront TOUJOURS la priorité sur les besoins
personnels, quelquesoit le temps ou les circonstances
- En mesure d’accepter toutes les implications financières
- Sur que la personne responsable de la gestion de la sécurité au niveau de la base sait où
les expatriés sont ou a des moyens d'entrer en contact avec eux
- Au courant que les expatriés doivent payer le carburant s'ils se déplacent hors de leur
base

2.2.3. Autorisation et responsabilité

Les mouvements professionnels sont sous la responsabilité et la surveillance du :

- Log-Admin. pour des voyages autour de la base ;
- Coordonnateur logistique pour des mouvements entre les bases ;
- Chef de mission pour des voyages internationaux ou pour toutes autres autorisations en
l'absence des deux autres précédemment mentionnées.

Les mouvements en dehors des bases Action Contre la Faim sans but professionnel sont sous la
responsabilité entière et unique du chef de mission. Un voyage peut être autorisé pour un but
professionnel et être refusé si demandé pour une raison non professionnelle.

En cas d'urgence, le coordonnateur logistique et le chef de mission ont l'autorité pour permettre
un mouvement de nuit.

2.3. Passagers

- Aucun policier, militaires ou n'importe quelles autres personnes en uniformes ne sont

autorisés dans des véhicules Action Contre la Faim

- On interdit strictement de prendre du personnel non-Action Contre la Faim à bord des

véhicules Action Contre la Faim excepté :
- Personnes sévèrement blessées ou malades (et en tous cas sans armes) ;
- Ouvriers d'O.N.G., ouvriers de l'ONU, ouvriers du CICR, les partenaires locaux
d'Action Contre la Faim ;
- Individus liés au travail (sur des distances courtes et éviter les personnes de
l'administration).
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4.3 Véhicules 2017
Dans tous les cas, le conducteur doit informer la base et demander aux passagers de signer une
décharge de responsabilité déchargeant Action Contre la Faim de toutes les responsabilités en
cas d'accident ou autre chose.

- Il est strictement interdit de prendre des passagers à l’arriere d’un pick-up ou sur une
moto.

2.4. Accident

1. Au cas où des gens étaient tués ou blessés dans l'accident (même si vous n'êtes pas
fautif), ou au cas où une foule menaçante commencerait à se former, quitter le
secteur immédiatement et aller au commissariat de police le plus proche ; ne pas
faire ainsi peut vous amener de sérieux ennuis, il est possible que les personnes locales
aient pour habitude de lyncher le conducteur impliqué sur place…
2. Appeler un policier s'il y a un autour.
3. Noter autant informations sur le conducteur et sa voiture que vous pouvez (le nom des
conducteurs, N° carte d’identité, l'adresse et le numéro de téléphone, le numéro de
permis de conduire, le numéro de plaque d’immatriculation, la marque et le modèle de
la voiture, la compagnie d'assurance avec son numéro de police) ; fournir vos données à
la police.
4. Très souvent, il est difficile d'obtenir toute ces informations parce que par exemple le
conducteur n'a ni permis de conduire ni assurance, il n'est pas coopératif, etc.…; essayer
au moins d'avoir son numéro de plaque d’immatriculation et, si possible, rapports et
adresses des témoins.
5. Faire un rapport écrit sur la façon dont l'accident s'est produit et le faire signer par
l'autre conducteur ; c'est important pour obtenir l'argent de l'autre partie ou de sa
compagnie d'assurance ; si l'autre conducteur refuse de faire ainsi et s'il n'y a aucune
police pour vous aider, essayer d'obtenir des rapports des témoins.
6. Le conducteur entre en contact avec le bureau Action Contre la Faim (ou/et la maison si
pendant la nuit) si possible et transmet le rapport de l'accident au coordonnateur
logistique : endroit, nombre de blessé, véhicules impliqués.
7. La Maison/bureau entre en contact avec des services de secours si présent et si
approprié
8. Au besoin un logisticien national viendra sur place pour assister le conducteur pour
l'enquête policière.
9. Le conducteur remplira le format d'incident/accidents d'Action Contre la Faim quand il
sera de retour au bureau.

- Si la personne ne respecte pas les règles autorisées, cela est considéré comme un
sérieux manque de conduite.
o Elle couvre les dommages non couverts par l'assurance + les intérêts
o Fin de mission pour non respect des règles.

- Si la personne était dans le cadre autorisé par Action Contre la Faim mais dans une
situation non urgente et en dehors des heures de travail
o Elle couvre les dommages non couverts par l'assurance + les intérêts

2.5. Listes de contrôle des chauffeurs

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4.3 Véhicules 2017
Habituellement la description des fonctions se rapporte au contrôle quotidien et périodique. Ces
contrôles sont comme suit :

Þ Chaque matin avant de mettre en marche le véhicule, contrôler et corriger si nécessaire :

1. Niveau d'huile moteur.

2. Niveau du liquide de refroidissement
3. Niveaux du liquide de frein et d'embrayage
4. Serrage de batterie
5. Propreté du radiateur
6. État des cinq roues, c.-à-d. pression et usage.
7. Absence de fuites ou de traces d'huile sur le sol
8. Propreté des pare-brises avant et arrière, latéraux et rétroviseurs
9. Présence de tout le matériel dans la voiture, c.-à-d. boîte à outils, cric, pneu disponible etc.

Après ces contrôles, le conducteur doit mettre en marche le véhicule et vérifier qu’il chauffe
normalement.

10. Tandis que le moteur chauffe, le conducteur vérifie l'affichage du tableau de bord
11. Niveau de carburant pour la durée de la mission

Þ Chaque soir au retour du véhicule

1. Laver la voiture si nécessaire

2. Remplir les réservoirs de carburant si nécessaire/politique définie par le coordonnateur
logistique.
3. Compléter le carnet
4. Rapporter les incidents de jour
5. Établir le contact par radio quand vous etes sur le terrain

Þ Chaque semaine ou après un voyage de fond, contrôle :

1. Niveau d'eau de la batterie et état des cosses

2. Fixation de radiateur et fixation et état des durites
3. Filtre à essence nettoyé de tous les débris
4. Niveau d'huile de la direction assistée
5. Propreté et état du filtre à air
6. Voyants et fonctionnement de système électrique
7. Niveau de lave glace des pare-brises
8. Propreté et état des essuie-glaces
9. État du châssis
10. État de l’habitacle et des protections
11. Amortisseurs et support de suspension
12. Graissage du kit d'araignée à l'intérieur du joint universel
13. Support de pot d'échappement
14. Serrage de tous les boulons et écrous
15. Inventaire de tous les kits censés être à bord, c.-à-d. trousse à outils etc.

3. Ressources humaines

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4.3 Véhicules 2017
 3.1. Conducteurs

Action Contre La Faim recrute des chauffeurs professionnels pour conduire les véhicules. Les
expatriés et d'autres employés ne sont normalement pas autorisés à conduire les véhicules.

Les raisons de cette politique sont multiples :

- Un véhicule s’usera plus s’il est utilisé par différents conducteurs
- Un conducteur spécifique prendra mieux soin d'un véhicule si c'est sa machine assignée
- Conduire à travers champs ou sur le sable épuise
- Les conducteurs connaissent l'état des routes
- Les conducteurs connaissent les règlements et traditions locales
- Les conducteurs savent réagir en cas d'accident

Pour de longues missions, Action Contre La Faim recommande deux personnes dans un
véhicule. Le passager peut aider le conducteur pour la navigation, et pour les contacts par radio.
En cas d'accident ou de panne on peut rester avec le véhicule pour garder le contact par radio,
alors que l'autre va chercher de l'aide.

Le logisticien doit assigner un véhicule à un conducteur. Le conducteur sera responsable

de son véhicule. L'usure du véhicule sera amoindrit si conduit par un conducteur
seulement.

C'est également une manière d'évaluer le niveau d'un conducteur : un bon conducteur aura la
consommation de carburant raisonnable, un véhicule en bonne conditions avec des
maintenances effectuées régulièrement.

3.2. Recrutement des conducteurs

Le recrutement de bons conducteurs est essentiel pour la mission. L'administrateur définit les
modalités et la documentation pour la procédure de recrutement et le logisticien choisit le
meilleur candidat.

Quelques exemples de descriptions des postes sont disponibles au département Ressources

Humaines. Les tâches communes d'un conducteur :
1. Conduire
2. Communication et suivi par radio
3. Entretien, contrôle quotidien du véhicule et vérification régulière du véhicule
assigné
4. Compléter le log book et les autres documents administratifs
5. Petit appui à l'équipe logistique : chargement, distribution de courrier, achats
6. Vérifie quand il voyage qu’il a tout les documents nécessaires (permis de conduire,
copie d'assurance) et l'équipement standard de sécurité ;
7. Vérifie avant le départ que tout le monde a attaché sa ceinture de sécurité ;
8. Vérifier que la voiture n'est pas surchargée ;
9. Ne peut prendre aucune cargaison sans bon de livraison, et la cargaison personnelle
devrait être autorisée par le Log-Admin ou le coordonnateur logistique.

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4.3 Véhicules 2017
Le recrutement passe normalement par trois étapes
1. Sélection sur CV, basé sur l'expérience, âge, références
2. Sélection par entretien et test pratique (un conducteur doit avoir une bonne vue,
normal ou corrigé)
3. Conduite et tests mécaniques.

Exemple d'un test mécanique:

1. Demander au conducteur d'effectuer la vérification quotidienne
2. Nom et fonction de différentes pièces (pompe à essence, alternateur, distributeur
etc.)
3. Spécificités d'un véhicule 4x4
4. Panne mineure à détecter (valve de carburant débranchée, coupure etc. débranchés
par sonde liquide….)
5. Temps pour changer une roue

Exemple d'un test de conduite :

Conduite dans la ville, respect des piétons et des règlements
Conduite tous terrains :
- 4x4, 2x4, L4, et H4 selon le véhicule
- Boue, sable, croisement de drainage

Le logisticien responsable du test doit avoir assez de connaissance et des qualifications de

conduite pour juger le candidat

Une fois que le candidat est choisi le logisticien doit le présenter à l'administrateur pour
un briefing sur les règles d’Action Contre la Faim et pour signer le contrat de travail.

3.3. Formation d'un nouveau conducteur

La formation d'un conducteur de véhicule 4x4 doit inclure :

1. Spécifications du véhicule et mécanique de base

2. Pré contrôles de départ, utilisation des commandes sur le tableau de bord, documents
d’Action Contre la Faim
3. La théorie et la pratique de la conduite de véhicule 4X4: utilisation de 4L, 4H, serrures
et exercices de conduite
4. Documents et équipement requis : Kits urgences, outils, logbook, cartes, roadbook etc.
5. Utilisation radio HF
6. Procédures de sécurité à suivre (les points de contrôle, les règles en convoi etc.)
7. Éthique et comportement sur la route

3.4. Mécanique

Quand la flotte de véhicule est importante Action Contre la Faim engage des mécaniciens.
Action Contre la Faim entreprend souvent de faire tous les entretiens et réparations en interne.
Seulement la carrosserie, la peinture et les réparations ayant besoin d'outils spécialisés sont
externalisées.

Action Contre la Faim – Kit Log V3_6_1 Page 10 / 19

4.3 Véhicules 2017
Cependant il est possible de travailler avec un garage externe si la qualité de service est
acceptable et si l'atelier a assez d'équipement.

En plus du mécanicien et de son éventuel assistant, le logisticien doit prévoir :

1. Un garage avec une fosse
2. Un atelier de mécanique
3. Un lieu de stockage sécurisé pour les outils et les pièces de rechange
4. Les bons outils et matériaux, voir en annexe
5. Générateur si l'alimentation électrique du bureau n'est pas suffisante

Les responsabilités principales du mécanicien sont :

1. Le suivi de l'entretien et des réparations des véhicules
2. La planification des entretiens des véhicules
3. Gestion du garage et des assistants
4. Achat des pièces de rechange et gestion des avances
5. Le suivi des procédures d’Action Contre la Faim

Le mécanicien est responsable de l'inventaire et du suivi des outils et des pièces de rechange
dans le garage. Il peut avoir des responsabilités additionnelles telles que la formation des
conducteurs, organisation de la planification des mouvements de la base, rapports des coûts par
voiture, gestion des stocks de carburant etc.

La définition exacte de la position dépend de la capacité de l'individu et de la charge de travail.

Sur une petite base une personne peut avoir plusieurs fonctions tandis qu’en capitale Action
Contre la Faim peut engager plusieurs employés :
- Logisticien
- Gestionnaire de la flotte
- Mécanicien
- Assistant mécanicien pour le générateur, le compresseur, les motocyclettes etc.

4. Flotte de véhicules

4.1. Le rôle du coordonnateur de logistique

Le coordonnateur logistique est le responsable final de l'organisation de la flotte de la mission.

Il doit définir les spécifications des véhicules, leur nombre, définit les modalités de contrats de
location et achète parfois des véhicules.

Ce travail est effectué en collaboration avec l'administrateur de la mission pour définir une
prévision globale de la flotte selon les besoins et les fonds.

Les flottes typiques d’Action contre la Faim sur les missions se composent de :
- 2x4, 4x4 et camions légers
- Camions lourds
- Motocyclettes
- Bateaux (moins fréquemment)

Le rôle du logisticien est d'organiser le bon entretien et la bonne utilisation de sa flotte de

véhicules. Une maintenance préventive et une inspection soigneuse devraient empêcher les
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4.3 Véhicules 2017
pannes. La maintenance préventive réduit des réparations coûteuses et prolonge la vie des
véhicules.

Le logisticien doit suivre le protocole d'entretien du fabricant ; il peut aller au-dessus de ces
conditions quand l'état des routes est extrême.

La fréquence d'entretien est habituellement inscrite en kilomètres, mais dans les pays avec des
routes en mauvais état le temps passé sur la route est plus approprié : le logisticien peut décider
une périodicité mensuelle.

Se référer aux procédures véhicules pour les outils administratifs et aux procédures pour
la gestion de la flotte.

4.2. Caractéristiques de véhicules

Le coordonnateur logistique définit des caractéristiques de véhicules selon les besoins des
projets et l'environnement.

1. Capacité en passager et en poids

2. Type de carburant, disponibilité de ce carburant dans le secteur d'opération.
3. État des routes général pour le véhicule 2x4 ou 4x4
Si 4x4, Quelles sont les capacités de franchissement requises: bonnes conditions,
conditions difficiles ou extrémes
4. Conduite à droite ou à gauche

Options ou caractéristiques fréquentes :

- Réservoir de carburant supplémentaire
- Entrée d'air surelevée (franchissement de fleuve)
- Barre de traction et treuil (mécanique ou élém. élect.)
- Support de toit
- Type de pneus
- Serrures différentielles

4.3. Quel 4x4 choisir ?

Chaque véhicule a ses forces et faiblesses spécifiques et un protocole spécifique d'entretien.

Les quelques considérations générales qui suivent concernent les véhicules 4x4 utilisés la
plupart du temps employés par Action contre la Faim

Véhicules Positif Négatif

Toyota Land Cruiser Construction solide
HZJ 75/78/79 Bonnes capacités en hors piste
Les pièces de rechange sont
facilement disponibles
Toyota Hilux Basse consommation de carburant
Bon sur pistes et routes en
conditions détériorées
A considérer comme véhicule
léger avec de bonnes capacités en
hors piste mais pas pour un usage
extrême

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4.3 Véhicules 2017
Action Contre la Faim recommande l'achat du Toyotra Land Cruiser HZJ 78 ou 79 en
cas de besoin d’un vehicule pour des conditions difficiles, et l’achat du Toyota Hilux
(KUN 125) pour un usage dans des situations moins difficiles.

Toyota Land Cruiser HZJ 78 Toyota Land Cruiser HZJ 79

Hardtop Pick-up
Photo du service de Toyota Gibraltar Photo du service de Toyota Gibraltar

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4.3 Véhicules 2017
 4.4. Traceurs GPS

Depuis 2017, le système de suivi TerraMar / TGS a été sélectionné comme le standard Action
Contre la Faim (3 sièges) pour le système de suivi de flotte de vehicules et le tracking des
vehicules.

4.4.1. Equipement

3 types de traceux GS sont disponibles, et font partie des standards:

1. Le traceur GSM : Il peut être installé de manière tres discrète sous le tableau de
bord ou au niveau du moteur. Il fonctionne avec un protocole GPRS sur le
réseau de téléphonie mobile. S'il n'y a pas de réseau, l'appareil peut stocker 30
jours de données avant de les envoyer dès que l'appareil est connecté à nouveau.
2. Le traceur Hybride : Il a les mêmes capacités que l'unité GSM, la discrétion en
moins : une antenne sur le toit est necessaire pour la communication par
satellite, ; Il peut aussi fonctionner sur la couverture du réseau mobile, si elle est
disponible. En liaison satellitaire, il communique des données de position toutes
les deux heures (paramétrable manuellement) mais peut être localisé à tout
moment à travers la plate-forme Tracpoint. En tant qu'appareil satellite, le coût
d'achat est plus élevé et les tarifs de communication sont plus chers.
3. Le traceur « Quick fit » : Il s'agit du traceur le plus flexible et le moins discret. Il
est directement branché sur l'allume-cigare. Il n'est pas du tout discret car il est
visible sur le tableau de bord. Il est également plus difficile de relier à une
voiture sur la mission à l’équipement correpondant sur la plate-forme ; son
allocation necessite donc un suivi très précis. Cette solution amovible peut être
utilisée pour du suivi temporaire comme les voitures de location ou des
déplacements speciaux. Comme il n'est pas attribué à un véhicule, même si le
système est facilement amovible, il devrait autant que possible être attribué à un
seul véhicule, pour la durée du contrat de location. Veuillez noter qu'il n'est pas
considéré comme une solution fiable sur le long terme.

Pour les véhicules équipés d’un traceur GPS, des informations sur l’activité du vehicule telles
que la position, les distances, la vitesse ou encore le temps passé à l’arret avec le moteur allumé
sont automatiquement collectées via les appareils.

4.4.2. Commande et transport des traceurs GPS

Comme un accord-cadre a été signé à l'échelle internationale avec TerraMar / TGS, tous les
dispositifs de localisation GPS doivent être achetés par l'intermédiaire d'un HQPR. Si votre
mission utilise déjà une solution de système de suivi, le coordo log devrait envisager de la
remplacer par la solution standard Action Contre la Faim. Vérifiez les prix pour les différents
appareils et les coûts de fonctionnement relatifs sur le catalogue LINK (réf: G03087, G03094,
G3087, S3088, S3089 et S3090) ou via le calculateur des coûts de suivi de flotte ci-dessous. Il
faut prendre en considération les frais de transport et les frais de douane.

Action Contre la Faim – Kit Log V3_6_1 Page 14 / 19

4.3 Véhicules 2017
D’autres options complémentaires sont disponibles pour les GPS trackers: clés magnétiques
identification (pour identifier le conducteur qui conduit la voiture), bouton Panic (envoyer une
alerte par SMS ou par courrier électronique à une personne prédéfinie) et « Arret à distance »
(arret à distance du moteur de la voiture en cas de vol). Contactez votre siège de référence pour
savoir si toutes les options sont disponibles/autorisées pour votre mission.

4.4.3. Installation

La première possibilité consiste à utiliser l'un des installateurs officiels TerraMar / TGS. Cette
option est coûteuse mais plus fiable et plus efficace car elle étend la garantie jusqu'à des défauts
d'installation.

Les dispositifs peuvent être installés par des installateurs non officiels (experts locaux ou le
personnel mécanique d'Action Contre la Faim) avec le soutien à distance du technicien de
Terramar. La garantie sera toujours valable, mais ne pouura pas s’appliquer à l’installation elle-
même.

Dans tous les cas, veuillez informer votre référent logistique pour coordonner l'installation et
obtenir la liste des installateurs officiels dans le monde entier.

4.4.4. Cartes SIM et traceurs GPS

Tous les dispositifs de suivi GPS communiquent des données par le biais du réseau GSM.

Une carte SIM globale (universelle) est fournie par défaut avec tous les appareils. La carte SIM
globale opère simultanément avec différents opérateurs nationaux de télécommunications sur la
plupart de nos zones d'activités. Elle offre une meilleure garantie de continuité de service et des
coûts annuels réguliers et connus.
Elle offre également l'avantage d'un coût mensuel fixe pour les communications, permettant
une meilleure planification et le contrôle des dépenses.

Certains pays ne sont pas éligibles aux services de la carte SIM universelle et doivent trouver
une solution locale (Ethiopie, Djibouti, Guinée, Liban, Myanmar, Somalie, Syrie et
Zimbabwe). Dans le cas où une SIM locale est demandée, vérifiez auprès du fournisseur local
si les cartes SIM peuvent être formatées pour la communication Machine à Machine GPRS.
Vérifiez également avec le fournisseur le coût mensuel de 5Mb de transfert de données par
carte SIM (utilisation moyenne du protocole Machine à Machine GPRS). Une carte SIM
normale ne fonctionnera pas pour les trackers GPS car les trackers n'utilisent pas la technologie
SMS.

Sachez également que la carte SIM doit être installée dans le GPS tracker avant l'installation de
l'appareil sur le véhicule.

Veuillez consulter votre référent log au siège pour connaître les spécifications requises sur
votre mission.

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5. Gestion de flotte de véhicule

5.1. Location ou achat

Normalement, Action Contre la Faim considère que:

- louer un véhicule correspond à un besoin particulier ou provisoire.
Exemple: véhicules pour une distribution d'aide alimentaire, camion à benne
basculante 4x4
- Véhicule propriété d’Action contre la Faim répond aux besoins structuraux.

Cependant quelques autres considérations essentielles détermineront une politique générale sur
la mission :
- Situation sécuritaire : risque de pillage = politique d’investissement faible, aucun
achat
- Contexte criminel, efficacité d'assurance
- Législation et coutumes : la possession d'un véhicule est un cauchemar administratif
dans quelques pays où Action Contre la Faim fonctionne
- Opportunités d’avoir des fonds

5.2. Location

Avant de signer un contrat de location, le logisticien doit toujours vérifier :

- L'état mécanique général du véhicule
- La documentation administrative, propriété du véhicule
- L'historique du véhicule, signes d'une ancienne appartenance à une NGO/IO
(supports pour radio, colle restante d'autocollant etc), risque que le véhicule soit
volé ou pillé

Un contrat doit être signé avec le propriétaire ou le représentant autorisé seulement.

Le contrat mentionnera :
Les informations standards : nom des parties, de la durée, du coût de location par mois,
et de la fin du contrat
+ Identification exacte du véhicule : (numéro de plaque et de châssis)
+ Condition générale du véhicule
+ Responsabilités en cas de vol, pillage
+ Responsabilité de l'entretien, réparation
+ Responsabilité du conducteur (salaire), conducteurs additionnels autorisés
+ Déduction pendant les jours d'immobilisation

Le Kit Log V3.0 fournit un exemple d'un contrat de location mais il n'y a aucun format
standard car il dépend des règles et de la législation du pays.

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Le coordonnateur logistique doit définir un contrat-cadre pour la mission ; le conseil d'un
avocat est toujours utile car les engagements civils peuvent déjà exister dans la législation.

5.3. Conseils pour la location

5.3.1. Entretien et réparation

Cela pourrait être un axiome: Le moins Action Contre la Faim est impliqué dans l'entretien et la
réparation d'un véhicule loué le mieux c’est.

Impliquer Action contre la Faim dans l'entretien et les réparations exige des contrats
compliqués et un suivi strict. Le risque est que si une panne importante se produit le
propriétaire tiendra responsable Action contre la Faim en raison du manque d’entretien.

5.3.2. Conducteur

Dans le meilleur des cas le conducteur doit être employé par le propriétaire du véhicule et être
approuvé par Action Contre la Faim. Quand un conducteur est recruté par Action Contre la
Faim et conduit un véhicule loué, le propriétaire du véhicule peut juger qu’Action contre la
faim est responsable de la mauvaise utilisation du véhicule et peut demander le changement de
pièces chères ou la réparation complète en cas d'accident.

Le conducteur doit respecter le règlement d’Action Contre la Faim et la description de poste.

En cas de difficultés, Action Contre la Faim peut résilier le contrat de location ou demander un
changement de conducteur.

S'il s'avère que le propriétaire du véhicule ne paye pas le conducteur décemment, Action
Contre la Faim doit résilier immédiatement le contrat.

Une autre solution est d'engager les conducteurs qui possèdent leurs véhicules. Il est
habituellement possible dans les pays où le coût de location est bas comparé au coût de la
main-d'oeuvre.

En outre, le logisticien doit se rendre compte que le recrutement d'un conducteur pour un
véhicule loué sera problématique quand Action contre la Faim mettra fin au contrat de location.
Il y aura un excès des conducteurs comparés à la flotte, donc le conducteur sera écarté. Selon la
législation du code du travail national et le contrat de travail interne, les indemnités de
séparation peuvent exister.

5.4. Location idéale du point de vue d’Action Contre la Faim

Que devrait être inclus en coût de location ?

- L’utilisation ou l’immobilisation d'un véhicule

- Frais d'entretien et de réparation
- Salaire et frais concernant le conducteur
- Usage du véhicule

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Si faisable, dans les villes par exemple, même du carburant devrait être inclus comme un taux
forfaitaire dans le contrat.
Ce qu’Action Contre la Faim perdra en argent, ce sera sauvé en termes de gestion.

5.5. Achat

La plupart des 4x4 sont achetés par les sièges d’Action Contre la Faim. Cette politique garantit
de bons prix, services de qualité et une standardisation de la flotte.

D'une part, 2x4, camions et véhicules d'occasion sont fréquemment achetés au niveau de la
mission.

En commandant ou en achetant un véhicule le coordonnateur logistique doit définir les

caractéristiques. (Paragraphe 8.2).

Le coordonnateur logistique doit également vérifier :

- Disponibilité des pièces de rechange dans le pays ou le pays voisin
- Disponibilité de ce modèle dans le pays : la connaissance mécanique
- Taxes d'importation, enregistrement, impôts.

5.6. Assurance

Quand souscrire des assurances pour les véhicules sur une mission ?

Est-ce une assurance efficace?

OUI NON

Le coordinateur Logistique va L’assurance est-elle

chercher unepolice
d’assuarnce pour tous les
véhicules (motos incluses). OUI NON

Le coordinateur logistique va Pas d’assurance pour les

chercher la couverture la véhicules Action Contre la
moins chère Faim dans ce pays

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 5.7. Vendre un vehicule d’occasion sur le marché local

Voici les étapes à suivre lorsqu'une mission envisage de vendre un véhicule d'occasion sur le
marché local:

1. Vérifiez que le véhicule peut être vendu, selon les règles du bailleur qui l’a acheté.
2. Vérifier que le véhicule peut être vendu conformément à la législation nationale (certains
pays interdisent aux ONG de vendre à but lucratif).
3. Établir un seuil minimum au-dessous duquel on peut vendre le véhicule (ce seuil minimal
peut être établi par un tiers - assurance, agence, ... - par une évaluation formelle du véhicule et
une étude du marché local).
4. Publier un appel à manifestation d'intérêt dans les médias nationaux (sites Web, journaux,
agences ...). Etablir un délai pour l'examen du véhicule par les personnes interessées, un délai
de réception des offres, les formats acceptés pour la réception des offres (enveloppe fermée,
signature, date de validité), les modalités de paiement, la documentation nécessaire ...
5. Le véhicule devra être disponible pour examen par les parties intéressées, selon un calendrier
défini. Les personnes interessées ne peuvent en aucun cas conduire le véhicule pour l’essayer.
Le test devra être effectué sur place et toute conduite sera faite par un chauffeur Action Contre
la Faim.
6. Ouverture et enregistrement des offres, idéalement par une équipe de 3 personnes pour
garantir la transparence.
7. Évaluation et sélection de la meilleure offre avec tableau comparatif.
8. Signature du contrat de vente (formaliser l'engagement des deux parties et les conditions du
transfert). Modèle de contrat disponible sur KitLog, chapitre Équipements > Outils
supplémentaires > Contrat_de_vente_V3_0
9. Formalisation du transfert:
a. L'acheteur paiera le montant total selon les modalités de paiement.
b. Une fois certifié par la banque que l'argent a été déposé sur le compte bancaire
d’Action Contre la Faim, ACF fournira la documentation du véhicule pour le changement du
registre de propriété auprès des autorités.
c. Une fois certifié par les autorités que le véhicule est immatriculé sous la propriété de
l'acheteur, Action Contre la Faim annulera l'assurance.
d. Ce n'est qu'à ce moment que les clés du véhicule peuvent être transférées au nouveau
propriétaire.
10. Mettre à jour le suivi des équipements et garder une une photocopie de la facture dans le
dossier papier.

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