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Manuel

Véhicules

2017
Département Logistique
Action Contre la Faim
Historique de révision du document :
Date de Auteur Résumé des changements
révision
25/15/2004 Département Dégagement initial
logistique
01/05/2005 Département Diverses erreurs de correction, nouveau format
logistique
2010 Département v.3 incluent des aspects sur la politique de conduite
logistique et organisent en tant qu'annexes les chapitres 1.2, 3
et 4 et comme outils les annexes originales

2017 Département Système de tracking de vehicles, et procedure pour


logistique vendre un vehicule

Note :

Ce manuel remplace le "module 5 les principes de base en mécaniques


voitures et en entretien d'une flotte de véhicules" de 1996.

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Table des matières:
1. Introduction.............................................................................................4
2. Conduire chez Action Contre la Faim.....................................................4
2.1. Règles générales...............................................................................4
2.2. Utilisation des voitures Action Contre la Faim..................................5
2.3. Passagers...........................................................................................6
2.4. Accident.............................................................................................7
2.5. Listes de contrôle des chauffeurs......................................................7
3. Ressources humaines..............................................................................8
3.1. Conducteurs......................................................................................8
3.2. Recrutement des conducteurs...........................................................9
3.3. Formation d'un nouveau conducteur...............................................10
3.4. Mécanique.......................................................................................10
4. Flotte de véhicules................................................................................11
4.1. Le rôle du coordonnateur de logistique..........................................11
4.2. Caractéristiques de véhicules.........................................................11
4.3. Quel 4x4 choisir ?............................................................................12
4.4. Traceurs GPS...................................................................................13
5. Gestion de flotte de véhicule.................................................................15
5.1. Location ou achat............................................................................15
5.2. Location...........................................................................................15
5.3. Conseils pour la location.................................................................16
5.4. Location idéale du point de vue d’Action Contre la Faim...............16
5.5. Achat................................................................................................17
5.6. Assurance........................................................................................17
5.7. Vendre un vehicule d’occasion sur le marché local.........................18

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1. Introduction

Ce manuel est censé fournir au logisticien des notions de base de


mécanique afin de traiter des problèmes mineurs sur le terrain. Il ne
transformera pas un logisticien en mécanicien.

Comme avec n'importe quel travail sur le terrain, la compétence et le


professionnalisme des équipes est essentiel, ainsi ce manuel fournit des
conseils sur le recrutement, les responsabilités principales, la gestion des
conducteurs et sur la mécanique.

En dépit de la pollution et du bruit qu'ils produisent, les véhicules peuvent


être très utiles, particulièrement 4x4. Ils sont des outils très utiles pour
Action Contre La Faim pour accéder à des secteurs difficiles. Un 4x4 n'est
pas indestructible et parce qu’il est souvent utilisé sur terrain accidenté, il
aura besoin de plus de soin qu'un véhicule ordinaire.

Le département logistique est responsable de la gestion de la flotte. Ce


manuel fournit les informations nécessaires et la connaissance mécanique
pour une gestion physique correcte.

La gestion de la flotte a un impact direct sur :

- Sécurité : un véhicule pas suffisamment entretenu peut causer


des accidents, et dans une zone de guerre un véhicule mal
entretenu qui ne démarrera pas quand c’est nécessaire pour une
évacuation peut poser de graves problèmes.

- Programmes : la mauvaise gestion des véhicules peut entraîner


des retards dans la planification et est plus chère à réparer que
s’il était maintenu régulièrement.

- Gestion d'équipement : Action Contre La Faim possède


quelques véhicules et les autres sont la propriété d'un bailleur.
Une bonne gestion permet la planification du renouvellement de
la flotte.

2. Conduire chez Action Contre la Faim


2.1. Règles générales

Action Contre la Faim demande à ce que tous les employés ou expatriés


qui conduisent un véhicule Action Contre la Faim doivent :

1. Avoir un permis de conduire valide et les formalités nationales


accomplies si nécessaire

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2. Respecter les règles de conduite nationales ;
3. Conduire sans risque et correctement, non seulement selon les lois
du pays de l'opération, mais également selon les procédures
internationales reconnues
4. Garder une distance raisonnable avec les autres véhicules
5. Ne pas conduire dans l'orage avec forte pluie ; arrêter et attendre
que l’orage passe
6. Avoir reçu une formation sur le contrôle de base (et les spécifications
pour 4x4)
7. Ne pas être sous l'influence de boissons alcoolisées ou de
psychotropes
8. Lors de longs voyages, avoir une coupure (repos) toutes les deux
heures.

Pour rappel, seulement les conducteurs sous contrats ont le droit


de conduire pendant des heures de travail.
Des expatriés sont autorisés à conduire seulement dans des
conditions spécifiques.

Adapter sa vitesse à l'état des routes et à la densité de population,


et respecter strictement les limitations de vitesse suivantes :

 Routes et routes secondaires : 80 km/h


 Sur des routes de la poussière/sable/gravier, et selon
le paysage: 60 km/h
 Dans les villes importantes : 50 km/h
 Dans les villages : 30 km/h

2.2. Utilisation des voitures Action Contre la Faim

2.2.1. Heures de travail

Action Contre la Faim utilise des conducteurs professionnels nationaux. Ils


connaissent l'état des routes et les règlements. Leurs compétences dans
une langue locale peut aider autant en pourparlers avec la police ou à des
passages de points de contrôle, que dans la collecte d'informations sur des
sujets de projet ou de sécurité. Ils peuvent également aider quelqu'un de
l'extérieur à se renseigner sur la coutume locale, l'histoire et la culture.

Seulement les conducteurs d'Action Contre la Faim peuvent conduire les


véhicules d'Action Contre la Faim.

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Pendant des heures de travail on ne permet pas à des expatriés de
conduire les véhicules d'Action Contre la Faim, sauf en cas de situation
d'urgence (médical ou opérationnel) et qu’aucun conducteur n’est
disponible. Par ailleurs, l’expatrié qui conduit a passé au préalable un test
de conduite.

Dans quelques circonstances, les logisticiens (expatriés ou nationaux) et le


logisticien sont autorisés à conduire les véhicules Action Contre la Faim
selon les besoins. Il doit être autorisé par le Log-Admin., le coordonnateur
logistique ou le chef de la mission en l'absence des deux autres
précédemment mentionnées.

L'heure la plus tôt de normale du départ : 8 h du matin


La dernière heure de normale à arriver à la destination : 17 h 00

Un véhicule peut exceptionnellement partir plus tôt ou être de retour plus


tard, mais après validation de la logistique et surtout pas avant le lever de
soleil ou après le coucher du soleil.

2.2.2. En dehors des heures de travail/expatriés

On ne permet pas à des expatriés d'Action Contre la Faim de conduire


les véhicules Action Contre la Faim, excepté dans le cas ou l'expat a un
accord écrit par le CDM qui le permet d'utiliser les véhicules de la mission
(2WD et 4WD).

Dans ce cas, le Coordo-Log valide que n'importe quel conducteur doit être:
- Capable passer le "test de conduite"
- Capable de conduire sans risque dans l'environnement dans lequel il
se trouve
- Averti sur les règles du code de la route
- Capable de montrer un permis international valide ou un permis de
conduire local
- Capable d’appliquer toutes les lois locales et règles Action Contre la
Faim concernant les voitures et la conduite
- Dans des secteurs stables pour conduire les vehicules Action Contre
la Faim (ceci doit être défini dans le guideline de sécurité).
- Sur que le CDM a jugé si l'environnement était approprié. (voir
l'Annexe 4)
- Au courant de la délimitation autorisée pour conduire les véhicules
- Au courant que les besoins opérationnels auront TOUJOURS la
priorité sur les besoins personnels, quelquesoit le temps ou les
circonstances
- En mesure d’accepter toutes les implications financières
- Sur que la personne responsable de la gestion de la sécurité au
niveau de la base sait où les expatriés sont ou a des moyens d'entrer
en contact avec eux
- Au courant que les expatriés doivent payer le carburant s'ils se
déplacent hors de leur base
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2.2.3. Autorisation et responsabilité

Les mouvements professionnels sont sous la responsabilité et la


surveillance du :
- Log-Admin. pour des voyages autour de la base ;
- Coordonnateur logistique pour des mouvements entre les bases ;
- Chef de mission pour des voyages internationaux ou pour toutes
autres autorisations en l'absence des deux autres précédemment
mentionnées.

Les mouvements en dehors des bases Action Contre la Faim sans but
professionnel sont sous la responsabilité entière et unique du chef de
mission. Un voyage peut être autorisé pour un but professionnel et être
refusé si demandé pour une raison non professionnelle.

En cas d'urgence, le coordonnateur logistique et le chef de mission ont


l'autorité pour permettre un mouvement de nuit.

2.3. Passagers

- Aucun policier, militaires ou n'importe quelles autres personnes en


uniformes ne sont autorisés dans des véhicules Action Contre la Faim

- On interdit strictement de prendre du personnel non-Action Contre la


Faim à bord des véhicules Action Contre la Faim excepté :
- Personnes sévèrement blessées ou malades (et en tous cas sans
armes) ;
- Ouvriers d'O.N.G., ouvriers de l'ONU, ouvriers du CICR, les
partenaires locaux d'Action Contre la Faim ;
- Individus liés au travail (sur des distances courtes et éviter les
personnes de l'administration).

Dans tous les cas, le conducteur doit informer la base et demander aux
passagers de signer une décharge de responsabilité déchargeant Action
Contre la Faim de toutes les responsabilités en cas d'accident ou autre
chose.

- Il est strictement interdit de prendre des passagers à l’arriere


d’un pick-up ou sur une moto.

2.4. Accident

1. Au cas où des gens étaient tués ou blessés dans l'accident


(même si vous n'êtes pas fautif), ou au cas où une foule
menaçante commencerait à se former, quitter le secteur

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immédiatement et aller au commissariat de police le plus
proche ; ne pas faire ainsi peut vous amener de sérieux ennuis, il est
possible que les personnes locales aient pour habitude de lyncher le
conducteur impliqué sur place…
2. Appeler un policier s'il y a un autour.
3. Noter autant informations sur le conducteur et sa voiture que vous
pouvez (le nom des conducteurs, N° carte d’identité, l'adresse et le
numéro de téléphone, le numéro de permis de conduire, le numéro
de plaque d’immatriculation, la marque et le modèle de la voiture, la
compagnie d'assurance avec son numéro de police) ; fournir vos
données à la police.
4. Très souvent, il est difficile d'obtenir toute ces informations parce
que par exemple le conducteur n'a ni permis de conduire ni
assurance, il n'est pas coopératif, etc.…; essayer au moins d'avoir
son numéro de plaque d’immatriculation et, si possible, rapports et
adresses des témoins.
5. Faire un rapport écrit sur la façon dont l'accident s'est produit et le
faire signer par l'autre conducteur ; c'est important pour obtenir
l'argent de l'autre partie ou de sa compagnie d'assurance ; si l'autre
conducteur refuse de faire ainsi et s'il n'y a aucune police pour vous
aider, essayer d'obtenir des rapports des témoins.
6. Le conducteur entre en contact avec le bureau Action Contre la Faim
(ou/et la maison si pendant la nuit) si possible et transmet le rapport
de l'accident au coordonnateur logistique : endroit, nombre de
blessé, véhicules impliqués.
7. La Maison/bureau entre en contact avec des services de secours si
présent et si approprié
8. Au besoin un logisticien national viendra sur place pour assister le
conducteur pour l'enquête policière.
9. Le conducteur remplira le format d'incident/accidents d'Action
Contre la Faim quand il sera de retour au bureau.

- Si la personne ne respecte pas les règles autorisées, cela est


considéré comme un sérieux manque de conduite.
o Elle couvre les dommages non couverts par l'assurance + les
intérêts
o Fin de mission pour non respect des règles.

- Si la personne était dans le cadre autorisé par Action Contre la Faim


mais dans une situation non urgente et en dehors des heures de
travail
o Elle couvre les dommages non couverts par l'assurance + les
intérêts

2.5. Listes de contrôle des chauffeurs

Habituellement la description des fonctions se rapporte au contrôle


quotidien et périodique. Ces contrôles sont comme suit :

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Þ Chaque matin avant de mettre en marche le véhicule, contrôler et
corriger si nécessaire :

1. Niveau d'huile moteur.


2. Niveau du liquide de refroidissement
3. Niveaux du liquide de frein et d'embrayage
4. Serrage de batterie
5. Propreté du radiateur
6. État des cinq roues, c.-à-d. pression et usage.
7. Absence de fuites ou de traces d'huile sur le sol
8. Propreté des pare-brises avant et arrière, latéraux et rétroviseurs
9. Présence de tout le matériel dans la voiture, c.-à-d. boîte à outils, cric,
pneu disponible etc.

Après ces contrôles, le conducteur doit mettre en marche le véhicule et


vérifier qu’il chauffe normalement.

10. Tandis que le moteur chauffe, le conducteur vérifie l'affichage du


tableau de bord
11. Niveau de carburant pour la durée de la mission

Þ Chaque soir au retour du véhicule

1. Laver la voiture si nécessaire


2. Remplir les réservoirs de carburant si nécessaire/politique définie par le
coordonnateur logistique.
3. Compléter le carnet
4. Rapporter les incidents de jour
5. Établir le contact par radio quand vous etes sur le terrain

Þ Chaque semaine ou après un voyage de fond, contrôle :

1. Niveau d'eau de la batterie et état des cosses


2. Fixation de radiateur et fixation et état des durites
3. Filtre à essence nettoyé de tous les débris
4. Niveau d'huile de la direction assistée
5. Propreté et état du filtre à air
6. Voyants et fonctionnement de système électrique
7. Niveau de lave glace des pare-brises
8. Propreté et état des essuie-glaces
9. État du châssis
10. État de l’habitacle et des protections
11. Amortisseurs et support de suspension
12. Graissage du kit d'araignée à l'intérieur du joint universel
13. Support de pot d'échappement
14. Serrage de tous les boulons et écrous
15. Inventaire de tous les kits censés être à bord, c.-à-d. trousse à outils
etc.

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3. Ressources humaines

3.1. Conducteurs

Action Contre La Faim recrute des chauffeurs professionnels pour


conduire les véhicules. Les expatriés et d'autres employés ne sont
normalement pas autorisés à conduire les véhicules.

Les raisons de cette politique sont multiples :


- Un véhicule s’usera plus s’il est utilisé par différents conducteurs
- Un conducteur spécifique prendra mieux soin d'un véhicule si c'est sa
machine assignée
- Conduire à travers champs ou sur le sable épuise
- Les conducteurs connaissent l'état des routes
- Les conducteurs connaissent les règlements et traditions locales
- Les conducteurs savent réagir en cas d'accident

Pour de longues missions, Action Contre La Faim recommande deux


personnes dans un véhicule. Le passager peut aider le conducteur pour la
navigation, et pour les contacts par radio. En cas d'accident ou de panne
on peut rester avec le véhicule pour garder le contact par radio, alors que
l'autre va chercher de l'aide.

Le logisticien doit assigner un véhicule à un conducteur. Le


conducteur sera responsable de son véhicule. L'usure du véhicule
sera amoindrit si conduit par un conducteur seulement.

C'est également une manière d'évaluer le niveau d'un conducteur : un bon


conducteur aura la consommation de carburant raisonnable, un véhicule
en bonne conditions avec des maintenances effectuées régulièrement.

3.2. Recrutement des conducteurs

Le recrutement de bons conducteurs est essentiel pour la mission.


L'administrateur définit les modalités et la documentation pour la
procédure de recrutement et le logisticien choisit le meilleur candidat.

Quelques exemples de descriptions des postes sont disponibles au


département Ressources Humaines. Les tâches communes d'un
conducteur :
1. Conduire
2. Communication et suivi par radio
3. Entretien, contrôle quotidien du véhicule et vérification régulière
du véhicule assigné
4. Compléter le log book et les autres documents administratifs
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5. Petit appui à l'équipe logistique : chargement, distribution de
courrier, achats
6. Vérifie quand il voyage qu’il a tout les documents nécessaires
(permis de conduire, copie d'assurance) et l'équipement standard
de sécurité ;
7. Vérifie avant le départ que tout le monde a attaché sa ceinture de
sécurité ;
8. Vérifier que la voiture n'est pas surchargée ;
9. Ne peut prendre aucune cargaison sans bon de livraison, et la
cargaison personnelle devrait être autorisée par le Log-Admin ou
le coordonnateur logistique.

Le recrutement passe normalement par trois étapes


1. Sélection sur CV, basé sur l'expérience, âge, références
2. Sélection par entretien et test pratique (un conducteur doit avoir
une bonne vue, normal ou corrigé)
3. Conduite et tests mécaniques.

Exemple d'un test mécanique:


1. Demander au conducteur d'effectuer la vérification quotidienne
2. Nom et fonction de différentes pièces (pompe à essence,
alternateur, distributeur etc.)
3. Spécificités d'un véhicule 4x4
4. Panne mineure à détecter (valve de carburant débranchée,
coupure etc. débranchés par sonde liquide….)
5. Temps pour changer une roue

Exemple d'un test de conduite :


Conduite dans la ville, respect des piétons et des règlements
Conduite tous terrains :
- 4x4, 2x4, L4, et H4 selon le véhicule
- Boue, sable, croisement de drainage

Le logisticien responsable du test doit avoir assez de connaissance


et des qualifications de conduite pour juger le candidat

Une fois que le candidat est choisi le logisticien doit le présenter à


l'administrateur pour un briefing sur les règles d’Action Contre la
Faim et pour signer le contrat de travail.

3.3. Formation d'un nouveau conducteur

La formation d'un conducteur de véhicule 4x4 doit inclure :

1. Spécifications du véhicule et mécanique de base


2. Pré contrôles de départ, utilisation des commandes sur le tableau de
bord, documents d’Action Contre la Faim

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3. La théorie et la pratique de la conduite de véhicule 4X4: utilisation
de 4L, 4H, serrures et exercices de conduite
4. Documents et équipement requis : Kits urgences, outils, logbook,
cartes, roadbook etc.
5. Utilisation radio HF
6. Procédures de sécurité à suivre (les points de contrôle, les règles en
convoi etc.)
7. Éthique et comportement sur la route

3.4. Mécanique

Quand la flotte de véhicule est importante Action Contre la Faim engage


des mécaniciens.
Action Contre la Faim entreprend souvent de faire tous les entretiens et
réparations en interne.
Seulement la carrosserie, la peinture et les réparations ayant besoin
d'outils spécialisés sont externalisées.

Cependant il est possible de travailler avec un garage externe si la qualité


de service est acceptable et si l'atelier a assez d'équipement.

En plus du mécanicien et de son éventuel assistant, le logisticien doit


prévoir :
1. Un garage avec une fosse
2. Un atelier de mécanique
3. Un lieu de stockage sécurisé pour les outils et les pièces de
rechange
4. Les bons outils et matériaux, voir en annexe
5. Générateur si l'alimentation électrique du bureau n'est pas
suffisante

Les responsabilités principales du mécanicien sont :


1. Le suivi de l'entretien et des réparations des véhicules
2. La planification des entretiens des véhicules
3. Gestion du garage et des assistants
4. Achat des pièces de rechange et gestion des avances
5. Le suivi des procédures d’Action Contre la Faim

Le mécanicien est responsable de l'inventaire et du suivi des outils et des


pièces de rechange dans le garage. Il peut avoir des responsabilités
additionnelles telles que la formation des conducteurs, organisation de la
planification des mouvements de la base, rapports des coûts par voiture,
gestion des stocks de carburant etc.

La définition exacte de la position dépend de la capacité de l'individu et de


la charge de travail.
Sur une petite base une personne peut avoir plusieurs fonctions tandis
qu’en capitale Action Contre la Faim peut engager plusieurs employés :
- Logisticien
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- Gestionnaire de la flotte
- Mécanicien
- Assistant mécanicien pour le générateur, le compresseur,
les motocyclettes etc.

4. Flotte de véhicules

4.1. Le rôle du coordonnateur de logistique

Le coordonnateur logistique est le responsable final de l'organisation de


la flotte de la mission. Il doit définir les spécifications des véhicules, leur
nombre, définit les modalités de contrats de location et achète parfois des
véhicules.

Ce travail est effectué en collaboration avec l'administrateur de la mission


pour définir une prévision globale de la flotte selon les besoins et les
fonds.

Les flottes typiques d’Action contre la Faim sur les missions se composent
de :
- 2x4, 4x4 et camions légers
- Camions lourds
- Motocyclettes
- Bateaux (moins fréquemment)

Le rôle du logisticien est d'organiser le bon entretien et la bonne


utilisation de sa flotte de véhicules. Une maintenance préventive et une
inspection soigneuse devraient empêcher les pannes. La maintenance
préventive réduit des réparations coûteuses et prolonge la vie des
véhicules.

Le logisticien doit suivre le protocole d'entretien du fabricant ; il peut aller


au-dessus de ces conditions quand l'état des routes est extrême.

La fréquence d'entretien est habituellement inscrite en kilomètres, mais


dans les pays avec des routes en mauvais état le temps passé sur la route
est plus approprié : le logisticien peut décider une périodicité mensuelle.

Se référer aux procédures véhicules pour les outils administratifs et


aux procédures pour la gestion de la flotte.

4.2. Caractéristiques de véhicules

Le coordonnateur logistique définit des caractéristiques de véhicules selon


les besoins des projets et l'environnement.

1. Capacité en passager et en poids

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2. Type de carburant, disponibilité de ce carburant dans le secteur
d'opération.
3. État des routes général pour le véhicule 2x4 ou 4x4
Si 4x4, Quelles sont les capacités de franchissement requises:
bonnes conditions, conditions difficiles ou extrémes
4. Conduite à droite ou à gauche

Options ou caractéristiques fréquentes :


- Réservoir de carburant supplémentaire
- Entrée d'air surelevée (franchissement de fleuve)
- Barre de traction et treuil (mécanique ou élém. élect.)
- Support de toit
- Type de pneus
- Serrures différentielles

4.3. Quel 4x4 choisir ?

Chaque véhicule a ses forces et faiblesses spécifiques et un protocole


spécifique d'entretien.

Les quelques considérations générales qui suivent concernent les


véhicules 4x4 utilisés la plupart du temps employés par Action contre la
Faim

Véhicules Positif Négatif


Toyota Land Construction solide Bon sur pistes et routes en
Cruiser HZJ Bonnes capacités en hors conditions détériorées
75/78/79 piste
Les pièces de rechange sont
facilement disponibles
Toyota Hilux Basse consommation de A considérer comme
carburant véhicule léger avec de
bonnes capacités en hors
piste mais pas pour un
usage extrême

Action Contre la Faim recommande l'achat du Toyotra Land Cruiser


HZJ 78 ou 79 en cas de besoin d’un vehicule pour des conditions
difficiles, et l’achat du Toyota Hilux (KUN 125) pour un usage dans
des situations moins difficiles.

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Toyota Land Cruiser HZJ 78 Toyota Land Cruiser HZJ 79
Hardtop Pick-up
Photo du service de Toyota Photo du service de Toyota Gibraltar
Gibraltar

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4.4. Traceurs GPS

Depuis 2017, le système de suivi TerraMar / TGS a été sélectionné comme


le standard Action Contre la Faim (3 sièges) pour le système de suivi de
flotte de vehicules et le tracking des vehicules.

4.4.1. Equipement

3 types de traceux GS sont disponibles, et font partie des standards:

1. Le traceur GSM : Il peut être installé de manière tres discrète


sous le tableau de bord ou au niveau du moteur. Il fonctionne
avec un protocole GPRS sur le réseau de téléphonie mobile.
S'il n'y a pas de réseau, l'appareil peut stocker 30 jours de
données avant de les envoyer dès que l'appareil est connecté à
nouveau.
2. Le traceur Hybride : Il a les mêmes capacités que l'unité GSM,
la discrétion en moins : une antenne sur le toit est necessaire
pour la communication par satellite, ; Il peut aussi fonctionner
sur la couverture du réseau mobile, si elle est disponible. En
liaison satellitaire, il communique des données de position
toutes les deux heures (paramétrable manuellement) mais peut
être localisé à tout moment à travers la plate-forme Tracpoint.
En tant qu'appareil satellite, le coût d'achat est plus élevé et
les tarifs de communication sont plus chers.
3. Le traceur « Quick fit » : Il s'agit du traceur le plus flexible et
le moins discret. Il est directement branché sur l'allume-
cigare. Il n'est pas du tout discret car il est visible sur le
tableau de bord. Il est également plus difficile de relier à une
voiture sur la mission à l’équipement correpondant sur la
plate-forme ; son allocation necessite donc un suivi très précis.
Cette solution amovible peut être utilisée pour du suivi
temporaire comme les voitures de location ou des
déplacements speciaux. Comme il n'est pas attribué à un
véhicule, même si le système est facilement amovible, il
devrait autant que possible être attribué à un seul véhicule,
pour la durée du contrat de location. Veuillez noter qu'il n'est
pas considéré comme une solution fiable sur le long terme.

Pour les véhicules équipés d’un traceur GPS, des informations sur l’activité
du vehicule telles que la position, les distances, la vitesse ou encore le
temps passé à l’arret avec le moteur allumé sont automatiquement
collectées via les appareils.

4.4.2. Commande et transport des traceurs GPS

Comme un accord-cadre a été signé à l'échelle internationale avec


TerraMar / TGS, tous les dispositifs de localisation GPS doivent être
achetés par l'intermédiaire d'un HQPR. Si votre mission utilise déjà une
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solution de système de suivi, le coordo log devrait envisager de la
remplacer par la solution standard Action Contre la Faim. Vérifiez les prix
pour les différents appareils et les coûts de fonctionnement relatifs sur le
catalogue LINK (réf: G03087, G03094, G3087, S3088, S3089 et S3090) ou
via le calculateur des coûts de suivi de flotte ci-dessous. Il faut prendre en
considération les frais de transport et les frais de douane.

Fleet tracking costs


calculation.xlsx

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D’autres options complémentaires sont disponibles pour les GPS trackers:
clés magnétiques identification (pour identifier le conducteur qui conduit
la voiture), bouton Panic (envoyer une alerte par SMS ou par courrier
électronique à une personne prédéfinie) et « Arret à distance » (arret à
distance du moteur de la voiture en cas de vol). Contactez votre siège de
référence pour savoir si toutes les options sont disponibles/autorisées pour
votre mission.

4.4.3. Installation

La première possibilité consiste à utiliser l'un des installateurs officiels


TerraMar / TGS. Cette option est coûteuse mais plus fiable et plus efficace
car elle étend la garantie jusqu'à des défauts d'installation.

Les dispositifs peuvent être installés par des installateurs non officiels
(experts locaux ou le personnel mécanique d'Action Contre la Faim) avec
le soutien à distance du technicien de Terramar. La garantie sera toujours
valable, mais ne pouura pas s’appliquer à l’installation elle-même.

Dans tous les cas, veuillez informer votre référent logistique pour
coordonner l'installation et obtenir la liste des installateurs officiels dans
le monde entier.

4.4.4. Cartes SIM et traceurs GPS

Tous les dispositifs de suivi GPS communiquent des données par le biais
du réseau GSM.

Une carte SIM globale (universelle) est fournie par défaut avec tous les
appareils. La carte SIM globale opère simultanément avec différents
opérateurs nationaux de télécommunications sur la plupart de nos zones
d'activités. Elle offre une meilleure garantie de continuité de service et des
coûts annuels réguliers et connus.
Elle offre également l'avantage d'un coût mensuel fixe pour les
communications, permettant une meilleure planification et le contrôle des
dépenses.

Certains pays ne sont pas éligibles aux services de la carte SIM universelle
et doivent trouver une solution locale (Ethiopie, Djibouti, Guinée, Liban,
Myanmar, Somalie, Syrie et Zimbabwe). Dans le cas où une SIM locale est
demandée, vérifiez auprès du fournisseur local si les cartes SIM peuvent
être formatées pour la communication Machine à Machine GPRS. Vérifiez
également avec le fournisseur le coût mensuel de 5Mb de transfert de
données par carte SIM (utilisation moyenne du protocole Machine à
Machine GPRS). Une carte SIM normale ne fonctionnera pas pour les
trackers GPS car les trackers n'utilisent pas la technologie SMS.

Sachez également que la carte SIM doit être installée dans le GPS tracker
avant l'installation de l'appareil sur le véhicule.

Action Contre la Faim – Kit Log V3_6_1 Page


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Veuillez consulter votre référent log au siège pour connaître les
spécifications requises sur votre mission.

5. Gestion de flotte de véhicule

5.1. Location ou achat

Normalement, Action Contre la Faim considère que:


- louer un véhicule correspond à un besoin particulier ou
provisoire.
Exemple: véhicules pour une distribution d'aide alimentaire,
camion à benne basculante 4x4
- Véhicule propriété d’Action contre la Faim répond aux
besoins structuraux.

Cependant quelques autres considérations essentielles détermineront une


politique générale sur la mission :
- Situation sécuritaire : risque de pillage = politique
d’investissement faible, aucun achat
- Contexte criminel, efficacité d'assurance
- Législation et coutumes : la possession d'un véhicule est un
cauchemar administratif dans quelques pays où Action Contre la
Faim fonctionne
- Opportunités d’avoir des fonds

5.2. Location

Avant de signer un contrat de location, le logisticien doit toujours vérifier :


- L'état mécanique général du véhicule
- La documentation administrative, propriété du véhicule
- L'historique du véhicule, signes d'une ancienne appartenance à
une NGO/IO (supports pour radio, colle restante d'autocollant
etc), risque que le véhicule soit volé ou pillé

Action Contre la Faim – Kit Log V3_6_1 Page


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Un contrat doit être signé avec le propriétaire ou le représentant autorisé
seulement.
Le contrat mentionnera :
Les informations standards : nom des parties, de la durée, du coût
de location par mois, et de la fin du contrat
+ Identification exacte du véhicule : (numéro de plaque et de
châssis)
+ Condition générale du véhicule
+ Responsabilités en cas de vol, pillage
+ Responsabilité de l'entretien, réparation
+ Responsabilité du conducteur (salaire), conducteurs additionnels
autorisés
+ Déduction pendant les jours d'immobilisation

Le Kit Log V3.0 fournit un exemple d'un contrat de location mais il n'y a
aucun format standard car il dépend des règles et de la législation du
pays.

Le coordonnateur logistique doit définir un contrat-cadre pour la mission ;


le conseil d'un avocat est toujours utile car les engagements civils peuvent
déjà exister dans la législation.

5.3. Conseils pour la location

5.3.1. Entretien et réparation

Cela pourrait être un axiome: Le moins Action Contre la Faim est impliqué
dans l'entretien et la réparation d'un véhicule loué le mieux c’est.

Impliquer Action contre la Faim dans l'entretien et les réparations exige


des contrats compliqués et un suivi strict. Le risque est que si une panne
importante se produit le propriétaire tiendra responsable Action contre la
Faim en raison du manque d’entretien.

5.3.2. Conducteur

Dans le meilleur des cas le conducteur doit être employé par le


propriétaire du véhicule et être approuvé par Action Contre la Faim.
Quand un conducteur est recruté par Action Contre la Faim et conduit un
véhicule loué, le propriétaire du véhicule peut juger qu’Action contre la
faim est responsable de la mauvaise utilisation du véhicule et peut
demander le changement de pièces chères ou la réparation complète en
cas d'accident.

Le conducteur doit respecter le règlement d’Action Contre la Faim et la


description de poste. En cas de difficultés, Action Contre la Faim peut
résilier le contrat de location ou demander un changement de conducteur.

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S'il s'avère que le propriétaire du véhicule ne paye pas le
conducteur décemment, Action Contre la Faim doit résilier
immédiatement le contrat.

Une autre solution est d'engager les conducteurs qui possèdent leurs
véhicules. Il est habituellement possible dans les pays où le coût de
location est bas comparé au coût de la main-d'oeuvre.

En outre, le logisticien doit se rendre compte que le recrutement d'un


conducteur pour un véhicule loué sera problématique quand Action contre
la Faim mettra fin au contrat de location. Il y aura un excès des
conducteurs comparés à la flotte, donc le conducteur sera écarté. Selon la
législation du code du travail national et le contrat de travail interne, les
indemnités de séparation peuvent exister.

5.4. Location idéale du point de vue d’Action Contre la


Faim

Que devrait être inclus en coût de location ?

- L’utilisation ou l’immobilisation d'un véhicule


- Frais d'entretien et de réparation
- Salaire et frais concernant le conducteur
- Usage du véhicule

Si faisable, dans les villes par exemple, même du carburant devrait être
inclus comme un taux forfaitaire dans le contrat.
Ce qu’Action Contre la Faim perdra en argent, ce sera sauvé en termes de
gestion.

5.5. Achat

La plupart des 4x4 sont achetés par les sièges d’Action Contre la Faim.
Cette politique garantit de bons prix, services de qualité et une
standardisation de la flotte.

D'une part, 2x4, camions et véhicules d'occasion sont fréquemment


achetés au niveau de la mission.

En commandant ou en achetant un véhicule le coordonnateur logistique


doit définir les caractéristiques. (Paragraphe 8.2).

Le coordonnateur logistique doit également vérifier :


- Disponibilité des pièces de rechange dans le pays ou le pays
voisin

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- Disponibilité de ce modèle dans le pays : la connaissance
mécanique
- Taxes d'importation, enregistrement, impôts.

5.6. Assurance

Quand souscrire des assurances pour les véhicules sur une mission ?

Est-ce une assurance

OUI NON

Le coordinateur L’assurance est-elle


Logistique va chercher
unepolice d’assuarnce
pour tous les véhicules OUI NON

Le coordinateur Pas d’assurance pour


logistique va chercher les véhicules Action
la couverture la moins Contre la Faim dans ce
chère pays

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5.7. Vendre un vehicule d’occasion sur le marché local

Voici les étapes à suivre lorsqu'une mission envisage de vendre un


véhicule d'occasion sur le marché local:

1. Vérifiez que le véhicule peut être vendu, selon les règles du bailleur qui
l’a acheté.
2. Vérifier que le véhicule peut être vendu conformément à la législation
nationale (certains pays interdisent aux ONG de vendre à but lucratif).
3. Établir un seuil minimum au-dessous duquel on peut vendre le véhicule
(ce seuil minimal peut être établi par un tiers - assurance, agence, ... - par
une évaluation formelle du véhicule et une étude du marché local).
4. Publier un appel à manifestation d'intérêt dans les médias nationaux
(sites Web, journaux, agences ...). Etablir un délai pour l'examen du
véhicule par les personnes interessées, un délai de réception des offres,
les formats acceptés pour la réception des offres (enveloppe fermée,
signature, date de validité), les modalités de paiement, la documentation
nécessaire ...
5. Le véhicule devra être disponible pour examen par les parties
intéressées, selon un calendrier défini. Les personnes interessées ne
peuvent en aucun cas conduire le véhicule pour l’essayer. Le test devra
être effectué sur place et toute conduite sera faite par un chauffeur Action
Contre la Faim.
6. Ouverture et enregistrement des offres, idéalement par une équipe de 3
personnes pour garantir la transparence.
7. Évaluation et sélection de la meilleure offre avec tableau comparatif.
8. Signature du contrat de vente (formaliser l'engagement des deux
parties et les conditions du transfert). Modèle de contrat disponible sur
KitLog, chapitre Équipements > Outils supplémentaires >
Contrat_de_vente_V3_0
9. Formalisation du transfert:
a. L'acheteur paiera le montant total selon les modalités de
paiement.
b. Une fois certifié par la banque que l'argent a été déposé sur le
compte bancaire d’Action Contre la Faim, ACF fournira la documentation
du véhicule pour le changement du registre de propriété auprès des
autorités.
c. Une fois certifié par les autorités que le véhicule est immatriculé
sous la propriété de l'acheteur, Action Contre la Faim annulera
l'assurance.
d. Ce n'est qu'à ce moment que les clés du véhicule peuvent être
transférées au nouveau propriétaire.
10. Mettre à jour le suivi des équipements et garder une une photocopie
de la facture dans le dossier papier.

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