GESTIONNAIRE DE PARC

AUTOMOBILE

CNFPT Réunion - 2 & 3 décembre 2013

© VW
 LES THÈMES ABORDÉS

 Le rôle du Gestionnaire de Parc Automobile

 Les différents types de gestion

 Les outils de gestion

 Les contraintes règlementaires et politiques

 Les Procédures d'achats

 L’Atelier intégré

 Le TCO

 Les Objectifs

 Les tableaux de bord

 Les recherches d'économies

LE RÔLE DU GESTIONNAIRE
DE PARC AUTOMOBILE
 LE RÔLE DU GESTIONNAIRE DE PARC
AUTOMOBILE

 Quel est son rôle exact ?

 Fiche 1 (lien internet)
 Fiche 2 (Lien internet)

 Et vous ?
 LES DIFFÉRENTS TYPES DE
GESTION D’UN PARC AUTOMOBILE
 LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
 Le Parc en Pleine Propriété

 Achat des véhicules neufs ou occasion

 Gestion de l’entretien (en régie ou externalisé)
 Gestion de la politique de remplacement et de la revente

 Totale maîtrise du parc

 LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
 Fleet Management

 Le Fleet Management consiste à confier à un tiers la gestion

de son parc automobile, que les véhicules soient loués ou
achetés. Le Fleet Manager est avant tout un intégrateur de
données et un point de contact unique entre les fournisseurs,
les utilisateurs et la collectivité. Le Fleet Manager se
rémunère sous forme d'honoraires fixes, calculés par véhicule
et facturés chaque mois.

 Exemple : offre UGAP :

Gestion générale du véhicule
Entretien courant, réparations consécutives à une panne, réparations consécutives à un accident, bris de
glace, contrôle technique, expertise.
En option
Gestion des pneumatiques, du dépannage/remorquage, du véhicules de remplacement en cas
d’immobilisation (uniquement véhicules légers), de la relation avec l’assureur en cas de sinistre, des
données de carte carburant .
 LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
 Location Longue Durée

 Financement de l’achat du véhicule assuré par un prestataire en

échange d’un loyer. Possibilité d’associer une prestation de Fleet
Management

 Argumentaire des Loueurs :

 Maîtrise des budgets (loyer fixe et mensuel connu d’avance)
 Préservation de la capacité de financement pour la collectivité (transfert
des dépenses du budget d’investissement vers le budget de
fonctionnement)
 Transfert des risques (dépréciation de la valeur résiduelle)
 Souplesse d’utilisation :
 adapter les paramètres de votre contrat de location en fonction de vos

besoins
 ajuster les caractéristiques (durée / kilométrage) si l'utilisation réelle

diffère des prévisions.

 Valorisation de l’image de la collectivité (véhicules récents)
LES OUTILS DE GESTION D’UN
PARC AUTOMOBILE
LES OUTILS DE GESTION
 LES OUTILS DE GESTION
 Gestion du parc et des consommations.
 Recenser l’ensemble des informations administratives, techniques et financières
concernant chaque véhicule (carte grise, coût d’acquisition, calcul des
amortissements, taxes, contrat de location...)
 Décomposer dans l’arborescence les équipements embarqués (Téléphone, GPS,
Extincteurs,…) ou montés (bras de levage, hayon, benne...) sur chaque véhicule
 Automatiser intégralement la récupération des informations des prises de
carburant, contrôler et analyser les consommations
 Faciliter le suivi des opérations techniques (contrôles réglementaires,
techniques,…) et des opérations administratives (suivi des affectations, des
sinistres, des taxes, des contrats d’assurance, des permis …) avec des alertes en
cas d’évènements liés à ceux-ci
 Gestion des réparations
 Enregistrer, classer et regrouper les demandes de réparation afin de mieux
coordonner et planifier les travaux
 Suivre l’état d’avancement des demandes de réparation et la charge globale des
ateliers
 Accroître la qualité des prestations (programmation de l’entretien, meilleure
communication vers les demandeurs et réduction des délais d’intervention)
 Imputer le coût des prestations aux bénéficiaires
 LES OUTILS DE GESTION
 La qualité des données se doit d’être indiscutable. Ce qui
suppose d’en valider la source en amont, d’en surveiller
la mise à jour et d’en éviter les ressaisies multiples au fil
de l’eau. Il faut simplifier le travail des collaborateurs
avec un logiciel et des processus accessibles et solides.
 Intégration des données extérieures (carburant, travaux
externalisés etc.)
 LES OUTILS DE GESTION
 Quelques Logiciels
 LES OUTILS DE GESTION
 Outil d’aide à la décision

 Base d’un reporting fiable

 Les outils de gestion de flotte font aussi partie du

système d’information de la collectivité avec lequel ils
doivent échanger
LES CONTRAINTES
 LES CONTRAINTES
(RÈGLEMENTAIRES ET POLITIQUES)

 Environnementales
 LaLoi sur l’Air et l’Utilisation Rationnelle de l’Energie (LA
URE)
 Normes pollution Euro

 Liées à la sécurité

 Politiques
 Objectifsde maîtrise ou réduction du parc
 Véhicules Energies Nouvelles
 LES PROCÉDURES D’ACHATS

 Très nombreux achats : Véhicules, Carburants, Pièces

détachées, Pneumatiques, Lubrifiants, Matériel d’Atelier
etc.

 Consultations (Marchés, MAPA)

 UGAP
L’ATELIER INTÉGRÉ
 L’ATELIER INTÉGRÉ
 L’Atelier Intégré est-il Compétitif ?
Depuis quelques années, les ateliers intégrés sont en danger. La mode est à
l’externalisation car les collectivités ont décidé de se concentrer sur leur
cœur de métier : leur mission publique. Cela étant, les ateliers intégrés
peuvent encore avoir leur utilité et, dans certains cas, s’avérer
indispensables. C’est le cas notamment lorsque la collectivité doit
entretenir des engins spécifiques qui ne peuvent être immobilisés sous
peine de mettre en péril ses missions de service public.
 L’évolution des coûts
 Les constructeurs automobiles espacent de plus en plus les révisions
de leurs véhicules. Mais les véhicules des collectivités roulent peu et
effectuer une révision tous les ans reste indispensable. L’effet de
l’espacement des révisions ne s’est donc pas fait ressentir dans le
cadre des collectivités territoriales et des établissements publics, de
plus, le coût de la main d’œuvre extérieure a lui aussi fortement
augmenté.
 L’ATELIER INTÉGRÉ
 Un contrôle nécessaire
 Quelle que soit la solution retenue (atelier intégré ou
externalisation), la collectivité doit mettre en place un processus
précis pour s’assurer du bon entretien de ses véhiculesLe responsable
de parc doit s’organiser pour mener des actions d’entretien préventif.
Le logiciel de gestion doit enregistrer toutes les interventions
nécessaires. Anticipation des révisions, Des contrôles techniques. Si
l’entretien est confié à des ateliers extérieurs, mise en place d’une
procédure pour autoriser les interventions sur le véhicule. « Le
gestionnaire ne doit pas se contenter de vérifier les factures ».
 Si la collectivité décide de conserver son atelier, l’activité doit être

évaluée. Le responsable du parc va enregistrer les temps passés et les

pièces consommées pour chaque intervention. Calcul d’un coût
horaire, mais aussi établissement de statistiques de coût selon la
marque et le type de véhicule.
 L’ATELIER INTÉGRÉ
 Des avantages Théoriques
 L’atelier intégré assure des services de proximité sur mesure, permet de
gérer des parcs hétéroclites, accroit la disponibilité des véhicules grâce à
leurs amplitudes horaires, permet de traiter des véhicules potentiellement à
risques (en fonction des compétences de la collectivité : Ordures
ménagères, nettoiement etc.) et engendre davantage d’économies
lorsqu’ils sont bien gérés.
 L’atelier intégré permet de faire baisser les coûts :
 Les conditions négociées sur le prix des pièces détachées sont

meilleures que celles qui sont obtenues dans l’atelier d’un

concessionnaire.
 Le prix des lubrifiants est largement favorable. Les volumes d’achat

permettent d’obtenir des remises confortables. Parallèlement, la main

d’œuvre n’est pas assujettie à la TVA et les temps passés sont sous
contrôle
 Au principe de réalité
 Les compétences doivent suivre l’évolution des techniques.
 Généralement : sous-utilisation du personnel, multiplication des petites
interventions curatives, coût des stocks
 Outils de gestion souvent incomplets
 ETUDE VILLE DE CLERMONT-FERRAND
Interventions réalisées en 2012
Répartition des interventions par catégorie Temps M.O. par catégorie (en h)
2 ROUES 2 500.00
3% BERLINES
MATERIELS DE 12%
2 000.00
NETTOIEMENT
31% CAMIONS
5% 1 500.00

ENGINS DIVERS
6% 1 000.00

500.00

Bureau Municipal 4 février 2013

FOURGONNETTES
0.00
16%
PETITS

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EN
UTILITAIRES

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FOURGONS

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Remarque : Les agents du garage ne possèdent pas les habilitations ni les outils de diagnostic et
d’atelier pour
22intervenir sur le GPL, le GNV ou la partie motorisation Electrique.
Les interventions de ce type sur berlines et fourgonnettes sont donc sous traitées auprès des
constructeurs, par contre les interventions purement ‘mécaniques’ sont réalisées en interne.
Les autres catégories de véhicules et matériels sont réparées en régie.
 L’ATELIER INTÉGRÉ
 Les avantages
 Réactivité
 Coût des pièces
 Polyvalence des agents
 Connaissance du matériel hétéroclite et technique
 Priorisation des interventions en fonction des missions de la
collectivité

 Les inconvénients
 Multiplication des technologies à maîtriser
 Normes de sécurité (humain et matériel)
 Investissements d’infrastructure et matériel
 Taux d’activité des agents généralement constaté
LES OUTILS D’AIDE À LA PRISE
DE DÉCISION
 LE TCO
 Total Cost of Ownership

 Coûts d'achat ou de financement des véhicules et des

équipements nécessaires, valeurs de revente, frais fixes,
assurances et taxes (TVA, bonus-malus, carte grise...) sans
oublier les frais d'utilisation, les entretiens programmés, les
pièces d'usure, les coûts de carburant et autres interventions
de réparations
 Approche complète d'optimisation des coûts de
fonctionnement où toutes les dépenses sont analysées.
 Critère de choix déterminant au moment de la constitution ou
du renouvellement d'un parc automobile
 LE TCO
 Coûts Prévisibles
 Achat ou Loyer
 Carburant
 Entretien courant
 Assurance
 Fiscalité

 Coûts non Prévisibles

 Surconsommation liée à l’attitude du conducteur
 Coûts liés à la sinistralité
 Frais associés à la gestion de flotte
LE TCO
 LES OBJECTIFS
 Spécifique : décrit précisément la situation et les
résultats à atteindre. L'objectif est précis et sans
équivoque.
 Mesurable : par des indicateurs nécessaires et suffisants.
En répondant à des questions simples, on peut savoir si
l'objectif est atteint ou non.
 Ambitieux : implique un effort, un engagement.

 Réaliste : prend en compte les moyens, les compétences

disponibles et le contexte.
 Temporel : défini dans le Temps avec une durée, une
date butoir, des étapes...etc.
 LES TABLEAUX DE BORD
 Définition d’indicateurs stratégiques
 Consommations
 Kilométrage
 Activité Atelier
 Usage pool
 Etc.

 Définition de la périodicité selon les indicateurs

 Hebdomadaire
 Mensuelle
 Annuelle
 LES RECHERCHES D’ECONOMIES
 Réalisation d’un Audit

 Les caractéristiques et l’évolution du parc

 L’utilisation réelle des véhicules et matériels
 Connaissance précise des coûts
 Adéquation véhicules (matériels) - missions
 Sinistralité
 LES RECHERCHES D’ECONOMIES
 Les Leviers

 Véhicule adapté aux missions confiées

 Traquer le suréquipement
 Mutualisation de véhicules
 Eco conduite (baisse sinistralité et consommations pouvant
déboucher sur négociation contrat assurance)
 Car Policy (mise en place d’une charte d’utilisation des
véhicules de la Collectivité)

Etablir clairement des Objectifs

MERCI DE VOTRE ATTENTION