Service AEMO

PARC AUTOMOBILE
Procédure de gestion du parc automobile
1. Choix du garagiste
2. Organisation des révisions routinières
3. Remplacement lié à l’usure des pièces moteur
4. Gestion des pannes et dysfonctionnements
5. Petit entretien et nettoyage des véhicules
6. Gestion des accidents et sinistres
7. Suivi des réparations et constitution des dossiers véhicules

I CHOIX DU/DES GARAGISTE(S) EN CHARGE DE L’ENTRETIEN

DU PARC AUTOMOBILE DU SERVICE

Responsable : Directeur / Responsable administratif, finances et services généraux

Avis / Consultation : Responsables d’antennes / Ouvrier d’entretien

Depuis le début de l’année 2011, le garage Autopole a été retenu pour assurer les travaux
d’entretien et de réparation des véhicules de l’ensemble du service.
Cette situation ne fait l’objet d’aucun contrat ou convention de maintenance formalisée
mais fait suite à une négociation menée par la direction du service et ayant permis d’obtenir
des conditions de prise en charge des véhicules et des tarifs préférentiels.

La qualité de la prestation est évaluée chaque année par le responsable administratif,

finances et services généraux, en lien avec les responsables d’antennes et l’ouvrier
d’entretien.
Au moins une fois par an, une rencontre sera organisée avec le gérant du garage afin :
- de négocier les tarifs pratiqués
- de faire le point sur les problèmes rencontrés et le niveau de prestation attendu.
En fonction de l’évaluation qui sera faite de ces prestations, les moyens de faire appel
d’autres prestataires pourront être envisagés, si nécessaire.

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II ORGANISATION DES RÉVISIONS ROUTINIÈRES
Responsable : Responsables d’antennes / Secrétaires d’antennes

Avis / Consultation : Ouvrier d’entretien

Le plan de révision du parc automobile est établi en fonction des programmes d’entretien
déterminés par les constructeurs.

Ces derniers (Peugeot, Renault, Citroën, Dacia et Fiat pour les véhicules du service)
prévoient, a-minima, une révision avec vidange et diagnostic global tous les 2 ans ou tous
les 30 000 km.

Afin d’éviter les visites superflues, ces visites d’entretien seront programmées à une date
précédant directement le visite de contrôle technique obligatoire pour les véhicules de plus
de 4 ans. La première révision sera, quant à elle, organisée 2 ans (ou 30 000 km) après la
date de mise en service. Un calendrier des échéances de révision et contrôle technique est
tenu à jour par les secrétaires d’antenne sur la base d’un modèle de tableau et de fiches
commun à l’ensemble du service.

Compte tenu des distances parcourues annuellement par les véhicules du service et sauf
besoin particulier et exceptionnel observé par le responsable d’antenne, aucune autre
révision routinière du véhicule ne sera mise en œuvre.

Le suivi de cet échéancier et la prise de rendez-vous avec le garage (le garage Autopole
étant, pour l’instant, le seul garage retenu par le service pour ce type d’intervention) relève
de la responsabilité du responsable d’antenne et de son secrétariat. L’ouvrier d’entretien et
le responsable administratif, finances et services généraux pourront être associés à tout
moment pour apporter leur soutien autour de ces opérations.

Au moment de la remise des clés du véhicule, le secrétariat d’antenne remet au

représentant du garage la fiche de demande d’entretien ou réparation en complétant le
plus précisément possible les taches d’entretien et de réparations à réaliser. Une copie de
cette fiche est transmise à la direction du service pour permettre le meilleur suivi de la
facturation de ces demandes d’entretien.

Dans le cadre de ces opérations d’entretien, le garage Autopole assure un « service jockey »
qui prévoit, outre la prise en charge du véhicule sur le lieu de stationnement habituel, la
mise à disposition d’un véhicule de prêt.

Le véhicule de prêt doit en effet être rendu dans un état de propreté satisfaisant et avec
un niveau de carburant suffisant, le service AEMO remboursant naturellement les dépenses
réalisées à l’utilisateur amené à faire l’appoint de carburant.

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III REMPLACEMENTS LIES À L’USURE DES PIÈCES MOTEURS
Responsable : Responsable administratif, finances et services généraux / Ouvrier d’entretien

Avis / Consultation : Responsables d’antennes / secrétaires d’antenne

A l’occasion des révisions notamment, le garagiste peut être amené à proposer le

remplacement de certaines pièces usées, conformément aux programmes d’entretien
définis par les constructeurs.

Pour rappel et à titre indicatif, ces programmes proposent les échéanciers suivants pour les
véhicules les plus couramment utilisés au sein du service :
Révision Filtre à huile Bougies Filtre à air Courroies de Filtre à
Entretien distribution essence

Peugeot 30 000 km ou 30 000 km ou 120 000 km

60 000 km 60 000 km 60 000 km
206 2 ans 2 ans ou 10 ans

Renault 30 000 km ou 30 000 km ou 60 000 km ou 120 000 km

60 000 km 120 000 km
Clio 2 ans 2 ans 5 ans ou 5 ans

Renault 30 000 km ou 30 000 km ou 60 000 km ou 120 000 km

60 000 km 120 000 km
Twingo 2 ans 2 ans 5 ans ou 5 ans

Le garagiste évaluera également la nécessité de remplacer les plaquettes et disques de freins

et sera conduit à proposer cette opération le cas échéant.

Il a été demandé au garagiste retenu pour l’entretien du parc automobile de transmettre

pour accord du responsable administratif, finances et service généraux un devis pour tous
les remplacements qui seraient nécessaires au-delà de la vidange et du remplacement du
filtre à huile.

L’ouvrier d’entretien sera sollicité systématiquement pour avis et le responsable d’antenne

concerné sera également informé des choix retenus.

Une copie des factures correspondant à ces opérations sera transmise par la comptable du
service aux antennes concernées. Sur la base de ces factures, les secrétaires d’antenne
indiqueront dans la fiche de suivi du véhicule la date et la nature du remplacement réalisé.

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IV GESTION DES PANNES ET DYSFONCTIONNEMENTS
Responsable : Responsables d’antennes / Secrétaires d’antennes / Ouvrier d’entretien

Avis / Consultation : Responsable administratif, finances et services généraux

En cas de panne ou de dysfonctionnement observé sur un des véhicules, le responsable

d’antenne, ou par délégation le secrétariat de l’antenne, est invité à prendre contact, par
téléphone, avec l’ouvrier d’entretien afin d’avoir un avis technique sur le problème
rencontré. Une fiche réflexe rappelant les premières démarches à réaliser et les
coordonnées utiles est tenue à disposition des utilisateurs dans le véhicule.

En fonction de l’analyse qu’il fera du problème, l’ouvrier d’entretien déterminera s’il peut
intervenir, en urgence, ou, à l’inverse, si la panne doit être prise en charge par un
spécialiste.

Si l’ouvrier d’entretien n’est pas en mesure de solutionner la panne ou le

dysfonctionnement, il en rendra compte aux responsables d’antenne ou aux secrétaires
d’antenne et ils organiseront ensemble la prise de rendez-vous et la transmission des
consignes au garage.

Pour ce faire et sauf prise en charge en urgence, au moment de la remise des clés du
véhicule, le secrétariat d’antenne remettra au représentant du garage la fiche de demande
d’entretien ou réparation en complétant le plus précisément possible les taches
d’entretien et de réparations à réaliser.

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V PETIT ENTRETIEN ET NETTOYAGE DES VÉHICULES
Responsable : Ouvrier d’entretien / Utilisateurs des véhicules / responsables d’antenne /
secrétaires d’antenne

Avis / Consultation : Responsable administratif, finances et services généraux

En tant qu’utilisateurs réguliers du véhicule, les travailleurs sociaux par lesquels le véhicule
est utilisé sont engagés à maintenir le véhicule propre et à alerter le responsable d’antenne
en cas de dysfonctionnement ou de problème.

Pour mémoire, la responsabilité pénale du conducteur peut être engagée s’il utilise un
véhicule dont l’état est susceptible de mettre en péril la vie des autres usagers de la route.

Au besoin (et selon une régularité trimestrielle par exemple), les travailleurs sociaux sont
invités à bien vouloir réaliser, au frais du service, un nettoyage de la carrosserie et/ou de
l’habitacle dans une station de lavage.

En plus de ce soin apporté au quotidien, l’ouvrier d’entretien réalisera annuellement un

nettoyage de fond de chacun des véhicules du service. Par ailleurs, ponctuellement et en
fonction des besoins, le responsable d’antenne peut solliciter le nettoyage d’un véhicule
dont l’état de propreté le nécessiterait tout particulièrement.

L’ouvrier d’entretien procédera à une vérification semestrielle sommaire de l’état de

propreté, de la carrosserie et de la mécanique du véhicule (niveaux de liquides : freins /
lave-glace / refroidissement, bon fonctionnement de l’éclairage, état des essuie-glaces, état
d’usure et pression des pneumatiques...).

Pour ce faire, il utilisera une fiche de vérification de l’état du véhicule qu’il remettra à l’issue
de l’opération au responsable de l’antenne concernée. Le responsable d’antenne pourra
également participer à l’opération d’état des lieux s’il le souhaite. La date et les conclusions
de la vérification seront intégrées par les secrétaires d’antenne concernées dans la fiche de
suivi du véhicule.

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VI GESTION DES ACCIDENTS ET SINISTRES
Responsable : Responsables et secrétaires d’antenne / Ouvrier d’entretien

Avis / Consultation : Responsable administratif, finances et services généraux

En cas d’accident ou accrochage ayant des conséquences matérielles, l’utilisateur, le

responsable ou le secrétariat d’antenne concerné informeront l’ouvrier d’entretien ou la
direction du service dans les meilleurs délais en indiquant les circonstances et les dégâts
occasionnés.

Une fiche réflexe rappelant les premières démarches à réaliser et les coordonnées utiles est
tenue à disposition des utilisateurs dans le véhicule.

La décision d’envisager une réparation et/ou de faire une déclaration de sinistre auprès de
l’assureur du véhicule sera prise par le responsable administratif, finances et services
généraux et l’ouvrier d’entretien en fonction :
- de la nature des dégâts et la gêne occasionnée pour l’utilisateur,
- du cout prévisionnel de la réparation et de la franchise déterminée par l’assureur,
- du mode de jouissance (location / location avec option d’achat / propriété de
l’association) et l’ancienneté du véhicule concerné.

La décision et les modalités de prise en charge du véhicule (garage référent / déclaration de

sinistres / organisation de l’expertise) seront communiquées à l’antenne (responsable ou
secrétariat) par l’ouvrier d’entretien.

Si nécessaire, l’ouvrier d’entretien sera mobilisé pour conduire le véhicule au garage et

suivre la réalisation des réparations.

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VII SUIVI DES RÉPARATIONS ET CONSTITUTION DES DOSSIERS
« VÉHICULES »
Responsable : Secrétaires d’antenne / Comptable

Avis / Consultation : Ouvrier d’entretien / responsable administratif, finances et services généraux

Toutes les factures liées à l’entretien des véhicules sont adressées par le prestataire à
l’attention du service comptable du service (direction).
Ces factures seront ensuite présentées et proposées à la validation (« bon à payer ») du
responsable de l’antenne concernée avant règlement. L’ouvrier d’entretien indiquera
également son visa sur la facture.

Une fois celle-ci validée, la comptable transmettra systématiquement à l’antenne concernée,

via la navette ordinaire, une copie de la facture.

Pour chaque véhicule, un dossier est constitué sur chaque antenne comprenant au moins :
- une copie du certificat d’immatriculation et de l’attestation d’assurance
- une copie du dernier PV de contrôle technique
- une copie de toutes les factures d’entretien et de réparation réalisés sur le véhicule

Ce dossier pourra être consulté par l’ouvrier d’entretien, en cas de besoin.

Afin de faciliter le suivi des véhicules de son antenne (échéance de contrôle technique et
révision, suivi des réparations, etc…), les secrétariats d’antennes compléteront le tableau et
les fiches de suivi informatique mises en place pour tout le service.

Un dossier plus complet mais comprenant également ces éléments est par ailleurs tenu à
jour à la direction du service, afin de faciliter la prise de décision en matière de gestion des
pannes, sinistres et réparations.

Le 20 septembre 2013

Le directeur,
Eric Berger

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