Comment suivre les dépenses de

carburant dans une entreprise ?

Par Maxime Sartorius -
 
10 octobre 2013
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La dépense de carburant peut

peser entre 16% et 30% du budget total d’un parc automobile. Ne
sachant pas comment piloter ce poste, la plupart des entreprises
fixent des règles de fonctionnement mais laissent complètement de
côté le suivi des dépenses de carburant. Quels sont les moyens à
disposition des entreprises pour suivre les dépenses de carburant ?

Utiliser les données issues des déclarations de note de frais

Lorsque les dépenses sont effectuées à travers un paiement en note de frais,

l’entreprise dispose d’une base de données à exploiter. Il est vrai que cela est
plus facile lorsque le système de saisie des notes de frais s’appuie sur un
système expert de déclaration électronique permettant l’extraction de
données en masse. Lorsque les déclarations de note de frais sont réalisées
manuellement à travers la saisie d’information dans des formulaires
statiques, il est nécessaire d’organiser une ressaisie des données … ce qui est
difficilement réalisable ou bien, de réfléchir sur le système de saisie des notes
de frais. Il est notamment important de mesurer si les kilomètres parcourus
sont vraisemblables, de comparer si le coût du carburant payé en €/Litre est
normatif par rapport aux objectifs de l’entreprise (cf. lorsqu’une entreprise
demande à ses conducteurs de consommer dans des stations low-cost).

Exploiter les données issues des cartes de carburant

Au-delà de l’avantage indéniable que proposent la plupart des cartes de

carburant de bloquer certains types de consommation (par exemple : bloquer
les prises de carburant le week-end, ou bien après 19h, ou bien limiter à un
département ….), les cartes de carburant offrent surtout aux entreprises une
source d’information largement suffisante pour piloter le parc. En effet, il est
possible d’activer la saisie obligatoire du kilométrage lors du paiement avec
une carte de carburant. L’entreprise dispose alors d’informations pertinentes :
les coordonnées de la station-service ou le conducteur a pris du carburant
(ville, code postal …), la date et l’heure de la prise de carburant puis les
informations quantitatives (litrage, prix du carburant au litre, montants
totaux HT TVA et TTC) et le relevé kilométrique.

Les fournisseurs de carte de carburant proposent des applications très bien

faites et des indicateurs sur internet afin de visualiser les ratios de
consommation des conducteurs. Les entreprises rencontrent des soucis
lorsqu’elles utilisent plusieurs cartes de carburant ou plusieurs modes de
paiement (cartes + note de frais …) : dans ce cas les applications internet
sont inutilisables. De plus, ces applications ne permettent généralement pas
de neutraliser les erreurs de saisie de kilométrage.

Il est surtout possible d’extraire des fichiers de facturation en format Excel ou

bien en format CSV. Ces fichiers comprennent l’ensemble des informations
nécessaires au gestionnaire du parc automobile pour être intégré dans un
système informatique de gestion de parc ou bien pour être exploité
directement sous Excel. Dans les deux cas, il est alors possible de calculer
des ratios d’activité et de consommation qui permettent au gestionnaire de la
flotte automobile de suivre son parc en zoomant sur les incohérences ou sur
les des comportements anormaux.
Exploiter les données issues de la comptabilité interne

Lorsqu’une entreprise ne peut compter ni sur son système de note de frais, ni

sur l’utilisation de cartes de carburant, le dernier recours consiste à mettre en
place un paramétrage comptable. En effet, la comptabilité oblige d’enregistrer
les dépenses par nature de dépense dans des comptes comptables
normalisés. Elle permet aussi d’ajouter des codifications personnelles propres
à l’entreprise, appelées codifications analytiques. Nous conseillons vivement
d’utiliser cette codification ou bien d’autres champs éventuellement
disponibles pour systématiser la saisie du numéro d’immatriculation avec
chaque dépense liée au véhicule. Cette astreinte pourra ensuite vous
permettre d’extraire de votre comptabilité des analyses pertinentes sur la
consommation de vos véhicules.

Des lacunes dans la gestion des

carburants

Les recommandations bien acceptées

Les recommandations découlant de l'audition ont été acceptées par la
direction générale de Saguenay qui s'engage à former un comité de gestion.
Ce comité devrait mettre en place des outils de mesure fiables et s'engage à
développer des descriptions de tâches liées à la gestion du carburant. Une
structure sera élaborée pour permettre au Service des équipements
motorisés de responsabiliser et imputer ses partenaires dans une démarche
de saine consommation.
Une procédure d'inspection sera aussi instaurée afin de former les employés
et rendre le personnel cadre imputable. On mettra également en place une
procédure de vérification afin de détecter la présence d'eau dans les
réservoirs de carburants.
Des contrôles compensatoires de conciliation d'inventaire vont enfin
permettre de s'assurer de l'intégralité des quantités de carburant livré.
Quant au contrôle des accès, le Service des équipements motorisés devrait
sécuriser l'ensemble des pompes avec un système de contrôle d'accès
automatisé exigeant l'identification d'un usager de façon à éviter le risque
d'erreur ou d'usurpation d'identité. Il est proposé également de limiter et de
sécuriser l'accès aux clefs à puce et aux codes d'accès.
La sécurité entourant l'ouverture manuelle des boîtes du système de pompe
et leur activation devrait être renforcée immédiatement afin d'éviter le vol et
le vandalisme, selon le rapport, une recommandation avec laquelle est
d'accord la direction tout comme la restauration des barrières, grillages et
sites d'entreposage. L'installation de caméras de surveillance fonctionnelles
et d'un système d'éclairage de bonne intensité figure dans la liste des 11
recommandations.
Une procédure formelle pour sécuriser les réservoirs et contrôler les activités
de cadenassage devrait être instaurée par le Service des immeubles.
Le contrôle pour que le kilométrage et les heures-moteurs des véhicules
devraient être transférés lors d'un remplissage de carburant, et ce, sans
intervention humaine.